PROSEDUR PENERIMAAN TAMU

Transkripsi

1 PROSEDUR PENERIMAAN TAMU No. Dokumen : PT-KITSBS-18 Halaman : i dari iv LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN DIBUAT OLEH No Nama Jabatan Tanda Tangan 1. RM. Yasin Effendi PLT DM ADM Umum & Fas 2. Abdan Syakuro PLT DM Akuntansi 3. Bambang SA DM Pemeliharaan 4. Nursalim PLT DM Enjiniring DIPERIKSA OLEH No Nama Jabatan Tanda Tangan 1. Andi Aziz Wakil Manajemen 2. Budi Widi Asmoro Manajer Enjiniring 3. Ikram Manajer Produksi 4. Nyimas Rosdiana Manajer Keuangan 5. Suparyanto Manajer SDM & Umum DISETUJUI OLEH No Nama Jabatan Tanda Tangan 1. Ruly Firmansyah General Manager

2 PROSEDUR PENERIMAAN TAMU No. Dokumen : PT-KITSBS-18 Halaman : ii dari iv DAFTAR ISI Uraian Halaman LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN... i DAFTAR ISI... ii DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI... iii DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN... iv 1. TUJUAN LINGKUP REFERENSI DEFINISI PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB LAMPIRAN... 2

3 PROSEDUR PENERIMAAN TAMU No. Dokumen : PT-KITSBS-18 Halaman : iii dari iv DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI No Unit Kerja Salinan Dokumen 1. Wakil Manajemen/Sekretariat SMT MASTER 2. Seluruh Karyawan Softcopy

4 PROSEDUR PENERIMAAN TAMU No. Dokumen : PT-KITSBS-18 Halaman : iv dari iv DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN No Tgl Hlm Uraian yang diubah Uraian Perubahan Disahkan oleh

5 PROSEDUR PENERIMAAN TAMU No. dokumen : PT-KITSBS-18 No. revisi : 01 Halaman : 1 dari 2 1. TUJUAN Memberikan panduan dalam mengendalikan keluar masuk tamu, pekerja di dalam dan di luar hari kerja melalui briefing K3 sehingga memberikan jaminan keamanan, keselamatan dan kesehatan kerja kepada tamu atau mitra kerja/ rekanan untuk dapat dilaksanakan dengan konsisten. 2. LINGKUP Prosedur berlaku untuk seluruh area Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel mencakup pelaporan dan pemberian briefing. 3. REFERENSI 3.1. Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul 6.4 Lingkungan Kerja Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul Pengendalian Operasional Persyaratan SMK3 PP 50/ 20112, Elemen 12.4 Pelatihan pengenalan dan pelatihan untuk pengunjung dan kontraktor Persyaratan PAS 99: 2012, klausul 8.1 perencanaan dan pengendalian operasional Surat Dirut PT PLN (Persero) No.01166/024/Dirut/ DEFINISI 4.1 Tamu Personal dari pihak eksternal yang berkunjung ke Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel dalam rangka pelaksanaan pekerjaan, pribadi, Dinas dll Mitra Kerja/ Rekanan Personal dari pihak eksternal yang berkunjung ke lokasi Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel dalam yang bertujuan dalam rangka proses pengadaan material atau barang/ tender Briefing Lingkungan dan K3 Kegiatan yang dilakukan untuk memberikan informasi Lingkungan, K3 dan klasifikasi area kerja/ pengamanan kepada pengunjung atau mitra kerja/ rekanan tentang peraturan yang berlaku pada suatu perusahaan baik melalui lisan maupun tulisan (dokumen) 4.4. Selebaran/ Leaflet Lembaran berisi peraturan yang berlaku dan informasi ringan pada suatu perusahaan

6 PROSEDUR PENERIMAAN TAMU No. dokumen : PT-KITSBS-18 No. revisi : 01 Halaman : 2 dari 2 5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB 5.1. Pengunjung/ tamu saat datang dan akan masuk kedalam lingkungan Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel melaporkan diri ke Pos Keamanan dan mengisi Formulir Kunjungan Tamu (FR-PT-KITSBS-18-01) Satuan Pengamanan (Satpam) melakukan identifikasi apakah termasuk tamu biasa atau Mitra Kerja serta keperluan tamu/ pengunjung Pengunjung/ tamu dan Mitra Kerja/ rekanan yang telah melaporkan diri akan memperoleh briefing K3 dari Satuan Pengamanan (Satpam) yang bertugas di Pos Keamanan berupa induksi pengunjung/tamu. Induksi pengunjung/tamu tertulis di balik lembaran Formulir Kunjungan Tamu atau ditempelkan dalam bentuk papan informasi yang dapat dibaca oleh pengunjung/ tamu dan Mitra Kerja/ rekanan Jika untuk mitra kerja/ rekanan perlu diperiksa apakah diperlukan ijin kerja atau tidak, jika diperlukan ijin kerja maka mengacu pada prosedur ijin kerja Pengecualian : 1. Untuk tamu rombongan dengan tujuan yang sama dapat diberikan satu identitas kepada penangung jawab rombongan. 2. Untuk Mahasiswa atau Siswa/i PKL dan Mitra Kerja/ rekanan yang sedang beraktifitas di Kantor Induk PT PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel menggunakan kartu identitas yang dibuatkan oleh Kantor Induk PT PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel atau tanda pengenal yang disepakati saat pemberian kerja. a. Tata cara masuk/ keluar Area Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel selengkapnya mengacu pada Instruksi Kerja Penerimaan Tamu (IK-KITSBS-133). b. Jika diperlukan, dilakukan Orientasi lebih mendalam kepada mitra kerja tentang keselamatan, kesehatan kerja dan lingkungan dengan mengisi Formulir Orientasi Keselamatan Kesehatan Kerja dan Lingkungan (FR-PT-KITSBS-18-02) c. Tamu tidak di perkenankan memasuki ruang kerja, kecuali tamu tersebut sudah mendapat izin dari pegawai yang bersangkutan (FR-PT-KITSBS-18-03). 6. LAMPIRAN 6.1. Klasifikasi Daerah/ Tingkat Pengamanan (PT-KITSBS-18) 6.2. Induksi Kunjungan Tamu (PT-KITSBS-18) 6.3. Formulir Kunjungan Tamu (FR-PT-KITSBS-18-01) 6.4. Formulir Lembar Orientasi Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan (FR-PT-KITSBS-18-02) 6.5. Formulir Pos Admin (FR-PT-KITSBS-18-03)

7 FORMULIR KUNJUNGAN TAMU No. Formulir : FR-PT-KITSBS Tanggal : April Halaman : No. Kartu Tamu : No. Subyek Uraian 1. Nama 2 Identitas 2.1. No. KTP 2.2. No. SIM 3. Pekerjaan 4. Alamat 5. Perusahaan 6. Nomor Telepon / HP 7 Bertemu Dengan 8 Dengan / Tanpa Perjanjian 9 Kepentingan 10 Tanggal Jam Masuk Jam Keluar Tanda Tangan Tamu Petugas Keamanan Tanda Tangan Penerima Tamu ( ) ( ) ( )

8 No. dokumen : FR- PT-KITSBS FORMULIR POS ADMIN No. revisi : 00 Tanggal : April Halaman : No Nama Tgl/Bln Yang di Tuju Masuk Keluar Paraf `

9 KLASIFIKASI DAERAH/TINGKAT PENGAMANAN No. Dokumen : PT-KITSBS-18- Lamp ii Halaman : NO DAERAH TINGKAT LOKASI PENGENDALIAN 1 TERTUTUP (EXCLUSION AREA) a b d e f Pusat atau Jantung Kegiatan Instalasi Tempat Kegiatan yang sangat penting Tidak Sembarang orang boleh masuk (Hanya yang berkepentingan saja) Perlu tingkat pengamanan yang tinggi Harus ada penjagaan izin masuk resmi. Ruang Server, PABX & Instalasi AC Ruang Manajer Bidang, Ruang general Manager Tamu harus didampingi / dikawal/diawasi oleh pegawai Kantor Induk PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel dan telah memperoleh Briefing SMK3, Surat Pengantar Tamu/Rekanan, Lokasi dikendalikan dengan baik 2 TERBATAS (LIMITED AREA) Daerah Instalasi Air a Hanya petugas yang berkepentingan yang boleh masuk/mengetahui b Harus ada izin masuk (resmi) Seluruh Ruang Kerja c Ditempatkan rambu/ saran pengaman Tamu harus didampingi/dikawal oleh Pegawai kantor induk PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel dan Surat Pengantar Tamu Rekanan 3 BEBAS TERBATAS Halaman Sentral a b Dimana personil dan material diawasi dan dikendalikan kegiatannya Perlu Pengawasan terbatas Gedung Kantor Administrasi Musholah, Kantin, Ruang Foto Copy c Harus ada izin masuk Parkir Tamu mengisi Form Surat Pengantar Tamu Rekanan

10 INDUKSI KUNJUNGAN TAMU No. Dokumen : PT-KITSBS-18- Lamp iii Halaman : 1. Umum 1) Pengunjung harus mematuhi peraturan, prosedur, dan ketentuan-ketentuan Perusahaan yang berlaku di Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel selama berada di lokasi. 2) Pengunjung wajib mengenakan pakaian yang sopan (bukan kaos), pakaian lapangan atau pakaian dinas dan sepatu. 3) Pengunjung wajib meninggalkan ID (KTP/SIM, dan Lain-lain) yang masih berlaku. 2. Informasi Tanggap Darurat 1) Apabila ada bunyi sirine tanda bahaya, ikuti petunjuk dan rambu-rambu keadaan darurat 2) Tetap tenang dan jangan panik. 3) Segera menuju tempat evakuasi/ berkumpul. 4) Apabila menemukan keadaan bahaya hubungi petugas keamanan/ control room 5) Tangani keadaan bila mampu. 3. Larangan 1) Dilarang bertindak dan bertingkah laku yang dapat mengganggu peralatan/ instansi PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel. 2) Dilarang merubah, mengganti, memindahkan & menggunakan peralatan PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel tanpa ijin dari pejabat yang berwenang. 3) Dilarang memasuki daerah khusus dan terlarang dalam Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel tanpa ijin. 4) Dilarang memarkir kendaraan bermotor (termasuk Mitra Kerja) di seluruh area instalasi, parkirlah di tempat yang telah disediakan. 5) Dilarang menyalakan api dan merokok di daerah tertutup dan terbatas

11

12 KLASIFIKASI DAERAH/TINGKAT PENGAMANAN No. Dokumen : PT-KITSBS-18- Lamp ii Halaman : NO DAERAH TINGKAT LOKASI PENGENDALIAN 1 TERTUTUP (EXCLUSION AREA) a b d e f Pusat atau Jantung Kegiatan Instalasi Tempat Kegiatan yang sangat penting Tidak Sembarang orang boleh masuk (Hanya yang berkepentingan saja) Perlu tingkat pengamanan yang tinggi Harus ada penjagaan izin masuk resmi. Ruang Server, PABX & Instalasi AC Ruang Manajer Bidang, Ruang general Manager Tamu harus didampingi / dikawal/diawasi oleh pegawai Kantor Induk PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel dan telah memperoleh Briefing SMK3, Surat Pengantar Tamu/Rekanan, Lokasi dikendalikan dengan baik 2 TERBATAS (LIMITED AREA) Daerah Instalasi Air a Hanya petugas yang berkepentingan yang boleh masuk/mengetahui b Harus ada izin masuk (resmi) Seluruh Ruang Kerja c Ditempatkan rambu/ saran pengaman Tamu harus didampingi/dikawal oleh Pegawai kantor induk PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel dan Surat Pengantar Tamu Rekanan 3 BEBAS TERBATAS Halaman Sentral a b Dimana personil dan material diawasi dan dikendalikan kegiatannya Perlu Pengawasan terbatas Gedung Kantor Administrasi Musholah, Kantin, Ruang Foto Copy c Harus ada izin masuk Parkir Tamu mengisi Form Surat Pengantar Tamu Rekanan

13 INDUKSI KUNJUNGAN TAMU No. Dokumen : PT-KITSBS-18- Lamp iii Halaman : 1. Umum 1) Pengunjung harus mematuhi peraturan, prosedur, dan ketentuan-ketentuan Perusahaan yang berlaku di Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel selama berada di lokasi. 2) Pengunjung wajib mengenakan pakaian yang sopan (bukan kaos), pakaian lapangan atau pakaian dinas dan sepatu. 3) Pengunjung wajib meninggalkan ID (KTP/SIM, dan Lain-lain) yang masih berlaku. 2. Informasi Tanggap Darurat 1) Apabila ada bunyi sirine tanda bahaya, ikuti petunjuk dan rambu-rambu keadaan darurat 2) Tetap tenang dan jangan panik. 3) Segera menuju tempat evakuasi/ berkumpul. 4) Apabila menemukan keadaan bahaya hubungi petugas keamanan/ control room 5) Tangani keadaan bila mampu. 3. Larangan 1) Dilarang bertindak dan bertingkah laku yang dapat mengganggu peralatan/ instansi PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel. 2) Dilarang merubah, mengganti, memindahkan & menggunakan peralatan PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel tanpa ijin dari pejabat yang berwenang. 3) Dilarang memasuki daerah khusus dan terlarang dalam Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel tanpa ijin. 4) Dilarang memarkir kendaraan bermotor (termasuk Mitra Kerja) di seluruh area instalasi, parkirlah di tempat yang telah disediakan. 5) Dilarang menyalakan api dan merokok di daerah tertutup dan terbatas

14