BAB III PELAKSANAAN MAGANG 1.1.Pengenalan Lingkungan Kerja Penulis memulai praktek kerja lapangan atau magang pada kantor Walikota Jakarta Barat selama 1 bulan 20 hari di mulai pada tanggal 9 Maret sampai 29 April 2016. Pelaksanaan magang dilaksanakan dari hari Senin s/d Jum at. Pada Kantor Walikota Jakarta Barat sebelum masuk jam kerja di terapkan briefing atau apel pagi terlebih dahulu dari jam 07:30 s/d 08:00 WIB dan masuk kerja pada Pukul 08.00 s/d 16.00 WIB, sedangkan pada setiap hari Jum at dilaksanakan senam bersama dari jam 07:00 s/d 08.00 WIB Pada hari pertama pelaksanaan magang penulis langsung bertemu dengan Kepala Bagian Tata Usaha Suku Dinas Koperasi, Usaha Kecil Mikro Menengah serta Perdagangan yaitu Ibu Een Herawati dan dijelaskan tentang tata tertib serta diberikan materi tentang Pedagang Kaki Lima ( PKL ) yang ada di Wilayah Jakarta Barat. Setelah selesai dijelaskan tentang tata tertib yang berlaku dan diberikan materi, kemudian Penulis diperkenalkan dengan para karyawan yang berkerja di Suku Dinas Koperasi, Usaha Mikro Kecil Menengah serta Perdagangan dan dijelaskan pula tugas masing-masing para karyawan yang bekerja di Suku Dinas Koperasi, Usaha Mikro Kecil Menengah serta Perdagangan tersebut.disuku Dinas Koperasi, Usaha Mikro 24
Kecil Menengah serta Perdagangan terdiri dari bagian Koperasi, Usaha Mikro Kecil Menengah dan Perdagangan. 3.2 Kegiatan Selama Magang Selama kegiatan magang berlangsung penulis mendapatkan banyak manfaat dan pengetahuan yang di dapat, seperti cara membuat Retribusi tunggakan para pedagang, membuat laporan data Pedagang Kaki Lima, berorganisasi di dalam dunia kerja, belajar kepemimpinan, ketelitian dalam melakukan pekerjaan dan belajar menjalankan sebuah tanggung jawab. Adpun kegiatan yang penulis lakukan pada Kantor Walikota Jakarta Barat di bagian Suku Dinas Koperasi, Usaha Mikro Kecil Menengah serta Perdaganganyaitu sebagai berikut : 1. Kegiatan Rutin Kegiatan rutin yang dilakukan oleh penulis selama melaksanakan magang adalah sebagai berikut: a. Membuat data Pedagang Kaki Lima ( PKL ) liar/non loksem menggunakan Ms. Excel. b. Mengentri data Pedagang Kaki Lima ( PKL ) Lokasi Binaan ( Lokbin ) wilayah Meruya Ilir. c. Mengentri Retribusi Pedagang Kaki Lima yang ada di Wilayah Jakarta Barat. d. Membuat laporan Rapat Anggota Tahunan ( RAT ) Koperasi di wilayah Jakarta Barat. 25
2. Kegiatan Non Rutin a. Membuat Sampul/Cover Pembukuan data Pedagang Kaki Lima untuk di Arsipkan. b. Mengentri data nomor kios para pedagang dan ditulis di ID card para Pedagang Kaki Lima yang ada di Wilayah Jakarta Barat. c. Menyortir surat masuk d. Membuat ID Card untuk para Pedagang Kaki Lima ( PKL ) Lokasi Sementara ( Loksem ) wilayah Jakarta Barat. e. Membuat data untuk Pembangunan Koperasi f. Mengikuti survey Pedagang Kaki Lima (PKL) di Jalan. S Parman, Jakarta Barat g. Mencatat surat keluar untuk koperasi yang akan mengikuti Rapat Anggota Tahunan (RAT) 3.3 Masalah Yang Ditemui Pada Unit Kerja Ada beberapa masalah yang penulis temukan pada saat magang, masalah tersebut terbagi menjadi 2 ( dua ) yaitu : A. Masalah Kebijakan 1. Banyak karyawan yang datang tidak tepat pada waktunya. 2. Karyawan banyak yang menggunakan waktu istirahat secara berlebihan. 26
3. Pada saat jam bekerja banyak karyawan yang keluar dari ruangan. 4. Menonton televisi pada saat jam bekerja. B. Masalah Operasional 1. Mesin fotocopy yang digunakan pada saat penulis melaksanakan magang terlalu jauh sehingga menyulitkan penulis untuk menyelesaikan tugas. 2. Suhu AC di dalam ruangan tidak berfungsi dengan baik, sehingga dapat mengganggu penulis untuk mengerjakan tugas. 3. Para karyawan banyak yang tidak menyelesaikan tugasnya dengan baik. 3.3.1 Masalah Kebijakan Masalah kebijakan yang penulis temukan selama magang di Suku Dinas Koperasi, Usaha Mikro Kecil Menengah serta Perdagangan, Kantor Walikota Jakarta Barat yaitu : A. Masalah Kedisiplinan Masalah Kedisiplinan yang penulis temukan pada saat magang adalah masalah keterlambatan karyawan pada saat jam masuk kerja dan setelah istirahat makan siang, menonton televisi 27
pada saat jam kerjasehingga dapat mengakibatkan pekerjaan menjadi tidak selesai tepat pada waktunya. B. Jabatan kosong yang Belum Terisi Para Karyawan seringkali melakukan Pelatihan ke luar kota, sehingga sering terjadinya penumpukan tugas dan terlambatnya pelaporan kepada kepala Dinas yang bersangkutan. Karena hanya di kerjakan oleh beberapa orang di sebuah bagian, yang dikarenakan adanya jabatan yang kosong di beberapa bagian tersebut. Hal tersebut merupakan dari beberapa Karyawan yang sedang melukakan pelatihan dinas / menghadiri Rapat Anggota Tahunan (RAT) sehingga berakibat kepada produktivitas yang hilang selama masa pergantian karyawan tersebut. C. Kendala Pembayaran Retribusi Terkait dengan program autodebet/ pembayaran retribusi yang langsung disetor oleh pedagang ke Bank DKI, banyak pedagang yang enggan menyetor langsung ke Bank 28
DKI, sehingga terjadilah penunggakan-penunggakan retribusi para pedagang lokbin/loksem. 3.3.2 Masalah Operasional Masalah operasional yang penulis temukan pada Suku Dinas Koperasi, UMKM serta Perdagangan, sesuai kegiatan operasional yang di lakukan sehari-hari adalah sebagai berikut : A. Peralatan Kantor Yang Sering Rusak Seringnya pekerjaan menjadi terhambat karena Peralatan kantor yang sering rusak seperti printer dan mesin fotocopy yang tidak boleh digunakan untuk meng-copy dalam jumlah yang banyak sehingga membuat pekerjaan menjadi terhambat dan tidak terselesaikan tepat pada waktunya sehingga dapat mempengaruhi produktivitas para Karyawan. B. Suhu Di dalam Ruangan AC yang tidak berfungsi dengan baik sebagaimana mestinya sehingga membuat para karyawan menjadi tidak konsentrasi dan dapat mengakibatkan pekerjaan menjadi terhambat. 29
C. Banyak Koperasi yang tidak menyampaikan RAT Terkait dengan Koperasi, banyak Koperasi yang selama ini tidak menyampaikan RAT, padahal itu harus diketahui oleh Suku Dinas Koperasi. Karena kurangnya pemahaman masyarakat tentang perkoperasian dan banyak Koperasi yang tidak berbadan hukum. 3.4 Penyebab Masalah Setelah dilakukan pengamatan dan telah di bahasnya mengenai masalah yang dihadapi oleh berbagai pihak yang terkait selama penulis magang di Kantor Walikota Jakarta Barat pada Suku Dinas Koperasi, Usaha Mikro Kecil Menengah serta Perdagangan maka ditemukan hal-hal yang menyebabkan terjadinya masalah tersebut. 3.4.1 Masalah kebijakan A. Masalah Kedisiplinan Masalah Kedisiplinan yang penulis temukan selama magang, penyebabnya yaitu tidak adanya sanksi yang tegas dari masing-masing Kepala Sub Bagian langsung, membuat penyebab karyawan selalu datang tidak tepat waktu dan banyak karyawan yang menggunakan waktu istirahat secara berlebihan. 30
B. Jabatan kosong yang Belum Terisi Kekosongan pada jabatan terjadi akibat adanya pegawai yang pensiun dan para pegawai seringkali melakukan pelatihan Dinas yang dilakukan oleh Dinas yang bertujuan untuk menunjang kinerja kerja para karyawan. Akibat dari karyawan yang pensiun dan karyawan yang seringkali melakukan pelatihan dinasmenyebabkan tugas menjadi menumpuk dan terlambatnya tugas-tugas yang seharusnya di selesaikan sesuai dengan pada waktu yang sudah ditentukan dari Kepala Dinas yang bersangkutan. C. Kendala Pembayaran Retribusi Masalah pembayaran retribusi yang penulis temukan selama magang, penyebabnya yaitu tidak adanya penyuluhan secara berkala yang dilakukan kepada masyarakat mengenai pembayaran retribusi. 3.4.2 Masalah Operasional A. Peralatan Kantor Yang Sering Rusak Penyebab perlatan sering rusak seperti mesin foto copy dan printer adalah karena kurangnya pengawasan dan pengontrolan dari bagian tata usaha dan bagian teknisi 31
terhadap fasilitas atau peralatan kantor yang harus segera diperbaiki atau diganti. B. Suhu di dalam ruangan Penyebab suhu di dalam ruangan tidak berfungsi dengan baik adalah kurangnya pengawasan dari bagian tata usaha dan bagian teknisi terhadap fasilitas atau peralatan kantor yang harus segera diperbaiki atau diganti. C. Banyak Koperasi yang tidak menyampaikan RAT Penyebab banyaknya Koperasi yang tidak menyampaikan RAT adalah kurangnya pengawasan dari Suku Dinas terkait dengan pihak-pihak masyarakat yang mendirikan Koperasi yang tidak berbadan hukum. 3.5 Alternatif Pemecahan Masalah Pemecahan masalah adalah kegiatan yang mengerahkan pada suatu solusi dalam memecahkan suatu masalah.dalam mencari pemecahan masalah tersebut hendaknya dicarikan juga alternatifnya agar dapat dipilih pemecahan masalah yang paling tepat. Berikut penulis akan mengemukakan alternatif pemecahan masalah, yaitu : 3.5.1 Masalah Kebijakan A. Masalah Kedisiplinan Pemecahan Masalah Kedisiplinan sudah dilakukan, yaitu dibuatkan absen, tetapi masih saja ada karyawan yang masih 32
terlambat, alternatif untuk mengatasi masalah ini agar tidak terjadi terus-menerus adalah : a. Memberikan reward, bagi karyawan yang memiliki kinerja baik dan berprestasi. Dan sebaliknya berikan hukuman atau sanksi yang tegas, berupa teguran langsung kepada karyawan dan penerbitan surat teguran sampai surat peringatan bagi karyawan yang tidak disiplin dan memiliki kinerja buruk. b. Di berikannya arahan suatu pelatihan untuk karyawan agar karyawan berperilaku disiplin dan juga datang ke kantor tepat waktu dan menggunakan waktu istirahat tidak berlebihan. c. Adanya suatu perjanjian tata tertib dari bagian personalia untuk karyawan langsung agar datang tepat waktu dan tentunya perjanjian itu ditandatangi oleh karyawan sebagai bukti bahwa karyawan tersebut tidak akan mengulangi kesalahannya kembali. B. Jabatan kosong yang Belum Terisi Adanya beberapa jabatan yang masih kosong belum terpenuhi, membuat pekerjaan menjadi menumpuk dan penundaan pelaporan tugas, alternatif untuk mengatasi masalah ini adalah : a. Menganalisis ketersediaan tenaga kerja, yang dapat di peroleh dari dua sumber yaitu sumber dari dalam perusahaan dan 33
sumber dari luar dan dilakukannya rotasi pegawai untuk jabatan yang segera membutuhkan karyawan. C. Kendala Pembayaran Retribusi Sudin UMKM langsung turun memberikan penyuluhan kepada para pedagang mengenai pembayaran retribusi dan memberikan penyuluhan kepada masyarakat yang melakukan penunggakan pembayaran retribusi. 3.5.2 Masalah Operasional A. Peralatan kantor yang sering rusak Alternatif utuk mengatasi masalah fasilitas kantor yang sering rusak, agar tidak terjadi terus menerus yang dapat mengganggu terhambatnya kegiatan operasional kantor adalah : a. Dilakukannya pemeliharaan barang yang sering terhadap semua peralatan yang ada di setiap bagian/divisi. b. Seringnya dilakukan pemeriksaan yang rutin oleh bagian tata usaha dan bagian teknisi pada barang-barang yang ada di dalam ruangan untuk menjaga dan memastikan barang tetap dalam kondisi yang baik untuk mencegah kerusakan pada saat ingin digunakan. 34
B. Suhu di dalam Ruangan Alternatif untuk mengatasi masalah suhu di dalam ruangan yang tidak berfungsi dengan baik, yaitu : Dilakukan pengecekan secara berkala/rutin mengenai penggunaan pendingin ruangan (AC). C. Banyak Koperasi yang tidak menyampaikan RAT Alternatif untuk mengatasi masalah banyaknya Koperasi yang tidak menyampaikan RAT adalah dilakukan pengawasan secara langsung kepada pihak-pihak Koperasi untuk menyampaikan RAT dan memperbaiki koperasikoperasi yang tidak terdaftar di dalam badan hukum koperasi. 35