PROPOSAL INOVASI PELAYANAN PUBLIK Judul Inovasi : Penerapan Sistem Manajemen Absensi Real Time (SMART) melalui Face Scan.

Transkripsi

1 1 PROPOSAL INOVASI PELAYANAN PUBLIK Judul Inovasi : Penerapan Sistem Manajemen Absensi Real Time (SMART) melalui Face Scan. A. Gambaran Umum dan Latar Belakang Inovasi Daerah Birokrasi merupakan suatu tata aturan yang lekat dengan kehidupan masyarakat. Birokrasi diciptakan untuk menata kehidupan yang lebih baik. Namun walaupun dicita-citakan demikian, justru birokrasi sering menghadapi kendala. Birokrasi sering melahirkan masalah yang tidak terduga sebelumnya, seperti proses pelayanan yang berbelit-belit dan membuat sebuah urusan menjadi tidak efektif. Akibat buruknya, masyarakat justru enggan dengan adanya birokrasi. Tuntunan pelayanan yang sebaik-baiknya bagi masyarakat adalah sesuatu yang niscaya dalam setiap Negara. Negara pada dasarnya dibuat dan didirikan dengan maksud untuk melayani kepentingan umum, sesuai dengan prinsip res publica. Negara kita tidaklah lahir dengan sendirinya, tetapi dibentuk dan didirikan bersama. Namun realitas praktis perjalanan birokrasi pemerintahan di Indonesia, banyak sekali ditemukan perilaku birokrat yang tidak mencerminkan adanya fungsi pelayanan terhadap kepentingan publik. Birokrasi sebagai suatu sistem kerja yang berdasarkan atas tata hubungan kerja sama antara jabatan-jabatan secara langsung mengenai persoalan yang formil menurut prosedur yang berlaku dan tidak adanya rasa sentimen tanpa emosi atau pilih kasih, tanpa pamrih dan prasangka. Birokrasi juga dimaksudkan untuk mengorganisir secara teratur suatu pekerjaan yang dilakukan banyak orang. Selain itu, birokrat dalam melaksanakan tugas dan kewenangannya harus dilandasi persepsi dan kesadaran hukum yang tinggi. Untuk memperoleh Pegawai Negeri Sipil yang kuat, kompak dan bersatu padu, memiliki kepekaan, tanggap dan memiliki kesetiakawanan yang tinggi, berdisiplin, serta sadar akan tanggung jawabnya sebagai unsur mewujudkan aparatur sipil negara sebagai bagian dari reformasi birokrasi, perlu ditetapkan aparatur sipil negara sebagai profesi yang memiliki kewajiban mengelola dan mengembangkan dirinya dan wajib mempertanggung jawabkan kinerjanya dan menerapkan prinsip merit dalam pelaksanaan manajemen aparatur sipil negara yang semuanya diatur dalam Undang-undang No. 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara.

2 2 Dalam mengimplementasikan tugas pokok yang menjadi tanggungjawab kepala Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah yang menjadi permasalahan utama yang menjadi issu aktual adalah masalah kedisiplinan pegawai yang berdampak pada kinerja Aparatur Sipil Negara di SKPD kurang optimal. Adanya exspektasi Pemerintah Kota Makassar terhadap Aparatur Sipil Negara yang cukup tinggi terhadap pelayanan kepada masyarakat yang tidak diimbangi dengan penaatan peningkatan disiplin pengelolaan abesensi secara real time kepegawaian memunculkan kesenjangan yang perlu dicarikan jalan keluarnya. Untuk dapat meningkatkan disiplin aparatur dilingkup Sekretariat Kota Makassar dan SKPD diisekitarnya yang berdampak pada peningkatan kinerja Aparatur Sipil Negara maka BKPSDMD Kota Makassar menetapkan tujuan meningkatkan kedisiplinan Aparatur Sipil Negara melalui Penerapan sistem manajemen absensi real time (smart) melalui face scan. B. Permasalahan Adanya/Dilakukan Inovasi Daerah Kemampuan manusia dalam menyelesaikan pekerjaan yang semakin banyak dan rumit sangatlah terbatas, sehingga disini dibutuhkan suatu sistem yang dapat mengolah data dengan baik sehingga dapat mempercepat serta mengefisiensikan pekerjaan pengolahan data adapun masalah yang dihadapi sebelum dilakukan inovasi yaitu : 1. Pengelolaan Absensi belum efektif dan akurat sehingga masih banyak terjadi kecurangan-kecurangan/manipulasi. 2. Membutuhkan waktu yang terlalu lama dalam hal merekap hasil absensi seluruh pegawai. Penggunaan standar absensi secara manual dapat mempermudah kecurangan para pegawai yang ingin memalsukan tanda tangan absensinya, adanya pembuatan absensi yang secara terus-menerus dan harus disetorkan kepada kepala instansi terkait untuk diperiksa, juga adanya biaya tambahan untuk pembelian kertas absensi. Berdasarkan masalah yang ada pada sistem absensi manual yang sedang digunakan untuk absensi daftar hadir di instansi tersebut, dengan kakurangan yang ada pada sistem lama dan hardware yang memadai untuk menjalankan sistem absensi yang baru, maka kami memberikan solusi perbaikan perihal absensi pegawai

3 3 untuk menggantikan sistem absensi manual tersebut dengan menerapkan Sistem Manajemen Absensi Real Time Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Kota Makassar (SMART BKPSDMD). Monitoring data kehadiran menggunakan Face Scan merupakan suatu pendekatan strategis terhadap peningkatan kinerja pegawai, untuk mencapai peningkatan kinerja tersebut maka diperlukan sebuah sistem monitoring data absensi menggunakan sidik jari yang efektif dengan tidak memisahkan antara manusia, sarana prasarana dan sistem manajemen secara keseluruhan, agar proses penilaian kinerja pegawai sesuai yang diharapkan. Aplikasi sistem monitoring absensi menggunakan Face scan merupakan suatu aplikasi pemrogaman yang mampu mendukung penilaian kinerja pegawai. Aplikasi ini diharapkan dapat membantu menyelesaikan masalah-masalah yang ada dibagian sumber daya manusia umumnya dan bagian administrasi kepegawaian khususnya. Metode yang gunakan adalah metode SDLC (siklus hidup pengembangan sistem), metode deskriptif analisis mencakup studi lapangan dan kepustakaan. Perancangan sistem monitoring data kehadiran menggunakan sidik jari ini menangani input dari seseorang yang telah terdaftar dalam database, sedangkan output yang ditampilkan menampilkan laporan yang berhubungan dengan laporan absensi untuk dipergunakan sebagai pendukung dalam penilaian kinerja pegawai, sekaligus dapat dijadikan data sebagai penunjang dan penunjang keputusan. Penerapan Sistem Manajemen absensi Real Time merupakan Program untuk mengetahui tingkat kehadiran seluruh pegawai secara real time. Dalam Penerapan Absensi SMART ini dilengkapi dengan mesin Absensi wajah yang mampu menampung 3000 data wajah pegawai. Selain pengenalan wajah (biometric) juga di lengkapi dengan fitur sidik jari, sehingga pegawai di berikan dua alternatif dalam melakukan absensi sehari-hari, yaitu melalui identitas wajah dan sidik jari. C. Landasan atau Dasar Peraturan Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Makassar Nomor 3 Tahun 2009 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Perangkat Daerah Kota Makasar, dan ditindak lanjut dengan uraian tugas pokok dan fungsi BKPSDMD Kota Makassar ditetapkan dalam Peraturan Walikota Makassar Nomor 43 Tahun 2009 yang salah satu tugas pokok Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah adalah pengelolaan sistem informasi kepegawaian daerah yang berkaitan dengan

4 4 pelaksanaan evaluasi, kinerja dan peningkatan disiplin PNS sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2010 tentang Disiplin PNS. D. Maksud dan Tujuan Strategi Percepatan Penerapan Absensi SMART BKPSDMD ini di awali dari SKPD Lingkup Sekretariat Balaikota Makassar sebanyak 22 Unit Kerja untuk tahun pertama, kemudian berlanjut hingga SKPD di Luar Lingkup Balaikota Makassar diantaranya 14 Kecamatan dan 27 Badan dan Dinas di tambah dengan Rumah Sakit Umum Daerah dan Puskesmas. Kedepannya akan di adakan hingga Tingkat Kelurahan dan UPTD Dinas Pendidikan dan sekolah-sekolah se kota makassar. Dalam Pelaksanaan Penerapan SMART BKPSDMD ini sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing. Koordinasi pelaksanaan Penerapan SMART BKPSDMD terdiri dari: a. Walikota Makassar b. Sekretaris Daerah c. Kepala BKSPDMD d. Sekretaris BKPSDMD e. Kepala Bidang Kinerja f. Kasubid Kasubid Kinerja g. Kasubag Umum dan Kepegawaian BKPSDMD h. Kepala Dinas/Badan/Bagian i. Para Kasubag Umum & Kepegawain j. Staf BKPSDMD Kota Makassar Sumber daya keuangan program ini dibiayai oleh Anggaran Pembiayaan dan Belanja Daerah (APBD) Kota Makassar melalui Badan Kepegawain dan Sumber Daya Manusia Daerah Kota Makassar. Hasil dari kegiatan Penerapan Absensi SMART BKPSDMD ini yakni: 1. Disiplin Kedatangan Pegawai Disiplin merupakan sikap mental yang tercermin dalam pembuatan tingkah laku pegawai berupa kepatuhan atau ketaatan terhadap peraturan, ketentuan, etika, norma dan kaidah yang berlaku, Disiplin kerja adalah sikap kejiwaan pegawai yang senantiasa berkehendak untuk mengikuti atau mematuhi segala peraturan yang telah di tentukan. Kedisiplinan pegawai dalam tepat waktu

5 5 memberikan pengaruh positif terhadap Produktivitas kerja Pegawai. Adapun Pemberlakuan Jam Kerja seperti pada biasanya yakni pada Pukul 07:30 dan pulang 15:30 sementara Pada Jam kedatangan (Absensi Pagi) dibatasi Antara Pukul 7:30 Hingga Pukul 08:00 dan (Absensi Sore) pada Pukul 15:30 Hingga Pkl.06:00. Dari Pembatasan waktu di atas tersebut, Pegawai Pemerintah Kota Makassar dapat di monitor dan dipantau langsung kehadirannya baik yang hadir tepat waktu maupun yang datang terlambat serta yang tidak hadir. 2. Dari Penerapan Absensi Smart BKPSDMD ini dapat menurunkan tingkat keterlambatan pegawai serta menurunkan angka ketidak hadiran pegawai yang malas masuk kantor. Sebab dalam print out hasil laporan dari Absensi Smart ini, pegawai yang sering terlambat atau malas masuk kantor langsung tertera kategori tidak disiplin di hasil print out rekap absensi perbulannya. 3. Pengawasan, pemantauan, dan evaluasi Penerapan SMART BKPSDMD ini proses, output dan outcome dapat dijalankan dan/atau dihasilkan di dalam pelaksanaan kebijakan dan kegiatan penerapan hasil Print Out Laporan Absensi yang menghasilkan Real Time ke hadiran dan pelaporan yang jelas terkait dengan: a. Terlaksananya kegiatan sesuai perencanaan; b. Memiliki daya efisiensi dan efektifitas dalam pelaksanaan strategi pencapaian tujuan;dan c. Mampu menghasilkan dampak perubahan penting Kegiatan pengawasan dilaksanakan untuk memastikan bahwa pelaksanaan Penerapan sistem ini sesuai dengan arah kebijakan, prinsip, dan tujuan SMART BKPSDMD. Kegiatan pengawasan selain ditujukan untuk mengendalikan dan menjaga kualitas kegiatan, juga dilaksanakan untuk mengkonsolidasi dan memastikan pelaksanaan kegiatan Absensi di setiap SKPD dan bekerja secara maksimal pada pencapaian target yang telah ditetapkan dalam rencana strategis. Bentuk-bentuk kegiatan pengawasan yang dapat dilakukan adalah: - Pengiriman hasil rekap laporan absensi real time setiap bulan;

6 6 - Melakukan pemanggilan kepada pegawai yang masuk kategori sangat tidak disiplin; - Melakukan pembinaan dan penjatuhan sanksi; - Melakukan penurunan pangkat yang tidak mampu bekerja baik dan disiplin dalam mamatuhi jam kerja yang telah diterapkan E. Waktu Penyelenggaraan Waktu penyelenggaraan penerapan Sistem Manajemen Absensi Real Time (SMART BKPSDMD) sudah berjalan mulai dari tahun 2015 hingga saat ini. Disamping dengan berjalannya waktu kami terus melakukan pengembangan-pengembangan SMART BKPSDMD dan alhamdulillah pada saat ini kami sudah menyelesaikan SMART BKPSDMD berbasis Android dan IOS. F. Indikator Keberhasilan 1. Penggunaan sebuah mesin absen tidak hanya bermanfaat untuk kemajuan sebuah Birokrasi saja tetapi juga untuk mendisiplinkan para pegawai dan membentuk pribadi yang lebih baik. Demi terbentuknya sebuah kesatuan konkrit antara SKPD dan juga Pegawainya, maka penggunaan mesin sidik jari merupakan sebuah kewajiban 2. Membentuk karyawan agar lebih produktif Dengan menggunakan mesin fingerprint, maka karyawan akan terlatih untuk disiplin dalam menghargai waktu yang diberikan sehingga bisa bekerja lebih cepat, teratur dan juga hasil kerja yang didapat lebih banyak sehingga karyawan sendiri bisa menyelesaikan pekerjaan sebelum waktunya pulang. 3. Disiplin untuk tidak terlambat Mesin sidik jari dilengkapi dengan jam yang terdapat pada layar monitor dan akan langsung merekam waktu apabila seseorang meletakkan jarinya di tempat scanner. Dengan keakuratan jam yang ada, mau tidak mau seorang karyawan harus datang tepat waktu sebelum jam masuk yang ditentukan oleh perusahaan. Terlambat satu menit saja, mesin akan langsung merekamnya dalam sistem database yang sudah ada. Pihak HR akan langsung mengetahuinya dan mencatat jumlah keterlambatn tersebut guna memutuskan sanksi yang pantas didapat oleh seorang karyawan yang terlambat.

7 7 4. Mendapatkan gaji yang sesuai kinerja Dengan penggunaan mesin absen dalam perusahaan, maka pihak personalia bisa membuat laporan kehadiran dan jumlah kerja dari setiap individu sehingga perusahaan bisa bersikap adil dalam menentukan jumlah gaji yang sesuai dengan kinerja dan juga totalitas Anda dalam bekerja sehingga gaji yang lebih atau bonus pun bisa Anda peroleh sebagai karyawan yang disiplin. Selain itu apabila seorang karyawan lembur, maka perhitungan jam pulang juga bisa dinilai sebagai bentuk kelayakan seorang karyawn mendapatkan gaji yang lebih. 5. Pegawai akan terlatih jujur Penggunaan mesin sidik jari tersebut akan melatih seorang karyawan untuk bersikap jujur pada dirinya sendiri untuk tidak membolos, meninggalkan pekerjaan sebelum waktunya, menitip absen pada teman dan juga tidak mencuri hal-hal penting dari perusahaan. Secara tidak disadari, mesin fingerprint akan melatih seorang karyawan untuk masuk sesuai dengan hari yang sudah ditentukan sehingga pekerja hanya akan menggunakan fasilitas cuti yang diberikan. Niat jahat beberapa karyawan pun bisa hilang dengan adanya mesin sidik jari sebagai pengaman sebuah perusahaan sehingga apabila pihak tidak berkepentingan masuk, maka akan langsung ketahuan. 6. Karyawan akan patuh pada peraturan dan juga sanksi Apabila seorang karyawan sudah menumbuhkan sikap disiplin pada pribadi masing-masing, maka para pekerja secara otomatis dan tanpa disadari akan tunduk dan patuh pada peraturan yang sudah dibuat oleh perusahaan sehingga jumlah pelanggaran bisa diminimalisir. Hal ini juga bisa menumbuhkan rasa takut karyawan akan sanksi-sanksi dan juga tindakan tegas yang bisa mereka dapatkan apabila melakukan kesalahan.

8 LAMPIRAN DOKUMENTASI 8

9 9

10 10 i DAFTAR ISI DAFTAR ISI... i A. Gambaran Umum dan Latar Belakang Inovasi Daerah... 1 B. Permasalahan Adanya/Dilakukan Inovasi Daerah... 2 C. Landasan atau Dasar Peraturan... 3 D. Maksud dan Tujuan... 4 E. Waktu Penyelenggaraan... 6 F. Indikator Keberhasilan... 6 LAMPIRAN... 8