STRATEGI PENGEMBANGAN IMPLEMENTASI APLIKASI SAP PADA PT.DAYA MITRA SERASI SKRIPSI Oleh Atalya Septina Vional (0900815673) Sisca Jayanti (0900823284) Rina (0900829331) Universitas Bina Nusantara Jakarta 2009 i
STRATEGI PENGEMBANGAN IMPLEMENTASI APLIKASI SAP PADA PT.DAYA MITRA SERASI SKRIPSI diajukan sebagai salah satu syarat untuk gelar kesarjanaan pada Jurusan Sistem Informasi Jenjang Pendidikan Strata-1 Oleh Atalya Septina Vional (0900815673) Sisca Jayanti (0900823284) Rina (0900829331) Universitas Bina Nusantara Jakarta 2009 ii
STRATEGI PENGEMBANGAN IMPLEMENTASI APLIKASI SAP PADA PT.DAYA MITRA SERASI SKRIPSI Disusun oleh : Atalya Septina Vional Sisca Jayanti Rina 0900815673 0900823284 0900829331 Disetujui oleh: Pembimbing Johan, S.kom.,MM Kddsn : D1582 Universitas Bina Nusantara Jakarta 2009 iii
PRAKATA Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmatnya, penulisan skripsi yang berjudul Strategi Pengembangan Implementasi Aplikasi SAP Pada PT.Daya Mitra Serasi dapat selesai tepat pada waktunya. skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat yang harus dipenuhi dalam kelengkapan studi untuk jenjang studi Strata-1 jurusan Sistem Informasi di Universitas Bina Nusantara. Penulisan skripsi ini dapat terlesaikan dengan baik karena adanya dukungan dari berbagai pihak, untuk itu pada kesempatan ini penulis dengan tulus mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M. App. SCi, selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk menulis skripsi ini. 2. Bapak Johan, S.Kom., MM, selaku ketua jurusan Sistem Informasi. 3. Bapak Johan, S.Kom., MM, selaku dosen pembimbing yang telah banyak membantu, membimbing, dan memberikan pengarahan serta masukanmasukan kepada penulis dalam penulisan skripsi ini. 4. Bapak Erika Dwi Saputra, selaku Project Manager yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan penelitan pada PT.Daya Mitra Serasi. viii
5. Bapak Candida Drihardjanto, selaku Compensation and Benefit Analyst PT.Daya Mitra Serasi yang telah bersedia meluangkan waktu untuk menerima survei dan memberikan informasi yang dibutuhkan dalam penulisan skripsi ini. 6. Bapak Mar ifat Laely Manshur, selaku Maintenance System Application Section Head yang telah bersedia meluangkan waktu untuk menerima survei dan memberikan informasi yang dibutuhkan dalam penulisan skripsi ini. 7. Keluarga, baik orang tua maupun saudara yang telah memberikan dukungan baik moral maupun material kepada penulis sejak awal sampai dengan selesainya skripsi ini. 8. Teman-teman yang telah memberikan bantuan kritik dan saran yang membangun dan bermanfaat dalam penulisan skripsi ini. Saran dan kritik para pembaca sangat diharapkan untuk menjadi masukan sehingga mutu dan kualitas skripsi ini dapat ditingkatkan. Akhir kata, semoga penulisan skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi para pembaca, khususnya bagi mahasiswa yang akan membuat skripsi pada tahuntahun berikutnya Jakarta, 24 Februari 2009 Penulis ix
DAFTAR ISI Halaman Judul Luar... i Halaman Judul Dalam... ii Halaman Persetujuan Hard Cover... iii Halaman Pernyataan Dewan Penguji... iv Abstrak...vii Kata Pengantar... viii Daftar Isi...x Daftar Tabel... xvi Daftar Gambar... xx Daftar Lampiran... xxiv BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang... 1 1.2. Ruang Lingkup... 3 1.3. Tujuan dan Manfaat... 4 1.4. Metodologi... 5 1.5. Sistematika Penulisan... 7 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1. Balanced Scorecard... 9 2.1.1. Perspektif Finansial... 10 2.1.2. Perspektif Pelanggan... 10 2.1.3. Perspektif Proses Bisnis Internal... 11 x
2.1.4. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan... 11 2.2. IT Balanced Scorecard... 12 2.2.1. Perspektif IT Balanced Scorecard... 14 2.2.1.1. Perspektif Kontribusi Perusahaan... 14 2.2.1.2. Perspektif Orientasi Pengguna... 15 2.2.1.3. Perspektif Penyempurnaan Operasional... 16 2.2.1.4. Perspektif Orientasi Masa Depan... 18 2.3. Pengertian Kuesioner... 19 2.4. Teknik Penggunaan Skala Likert... 20 2.5. Analytic Hierarchy Process (AHP)... 21 2.6. Fit / Gap Analysis... 25 2.7. Benefit (Manfaat)... 26 2.8. Cost (Biaya)... 27 2.9. Analisa Biaya Manfaat... 27 2.10. Historical Basis of ERP... 32 2.11. MRP (Material Requirements Planning)... 33 2.12. MRP II (Manufacturing Resource Planning)... 33 2.13. ERP (Enterprise Resource Planning)... 34 2.14. SAP... 35 2.15. SAP R/3... 36 2.15.1. Financial Accounting (FI)... 36 2.15.2. Treasury... 38 2.15.3. Controlling (CO)... 38 2.15.4. Enterprise Controlling... 40 xi
2.15.5. Investment Management... 40 2.15.6. Project System... 40 2.15.7. Material Management (MM)... 41 2.15.8. Sales and Distribution (SD)... 42 2.15.9. Production Planningi... 44 2.15.10. Plant Maintenance... 44 2.15.11. Customer Service... 44 2.15.12. Quality Management... 44 2.15.13. Environment, Health, and Safetyi... 45 2.15.14. Human Resource (HR) / Human Capital Management (HCM)... 45 2.16. System Wide Concepts... 47 2.16.1. Organizational Elements... 47 2.16.2. Master Data... 49 2.16.3. Transactions... 51 2.17. SAP R/3 ECC 4.7... 52 2.18. SAP ECC 6.0... 55 2.18.1. Overview of SAP ECC 6.0... 55 2.18.2. Kelebihan SAP ECC 6.0... 57 2.19. SAP Enhancemaent Package for SAP ERP... 61 BAB 3 EVALUASI KINERJA 3.1. Profil Perusahaan... 65 3.2. Struktur Organisasi Perusahaan dan Job Description... 66 3.3. Struktur Organisasi Divisi IT dan Job Description... 71 3.4. Visi, Misi, dan Strategi Bisnis Perusahaan... 77 xii
3.5. Visi, Misi, dan Strategi Divisi IT... 77 3.6. Analisa Proses Bisnis yang Sedang Berjalan... 78 3.6.1. Finance... 81 3.6.2. Procurement... 83 3.6.3. Sales and Distribution... 85 3.6.3.1. Sales Process... 85 3.6.3.1.1. Penjualan Service Driver... 85 3.6.3.1.2. Penjualan Service Training... 88 3.6.3.2. Addendum Process... 91 3.6.3.3. Credit and Debit Memo... 94 3.6.4. Human Capital Management... 96 3.7. Pengukuran Kinerja... 99 3.7.1. Penyelarasan Visi, Misi, dan Strategi Perusahaan dengan Visi, Misi, dan Strategi Divisi TI... 99 3.7.2. Penyelarasan Visi dan Strategi TI ke dalam Empat Perspektif IT Balanced Scorecard... 101 3.7.3. Perumusan Tujuan dan Ukuran Strategis... 103 3.7.4. Perumusan Target Strategis Tiap Perspektif... 107 3.7.5. Cara Pengukuran Ukuran Strategis Tiap Perspektif... 110 3.7.6. Penentuan Bobot Dengan Menggunakan Perhitungan AHP... 112 3.7.6.1. Penentuan Bobot untuk Perspektif Kontribusi Perusahaan... 112 3.7.6.2. Penentuan Bobot untuk Perspektif Orientasi Pengguna... 113 3.7.6.3. Penentuan Bobot untuk Perspektif Penyempurnaan Operasional.. 115 3.7.6.4. Penentuan Bobot untuk Perspektif Orientasi Masa Depan... 116 xiii
3.7.7. Hasil Pengukuran Kinerja... 117 3.7.7.1. Penyajian dan Pengolahan Data Kuesioner... 117 3.7.7.1.1. Perspektif Kontribusi Perusahaan... 119 3.7.7.1.2. Perspektif Orientasi Pengguna... 121 3.7.7.1.3. Perspektif Penyempurnaan Operasional... 130 3.7.7.1.4. Perspektif Orientasi Masa Depan... 136 3.7.7.2. Perhitungan dengan Tingkat Pemenuhan Target (TPT) dan AHP. 140 3.7.7.2.1. Perspektif Kontribusi Perusahaan... 140 3.7.7.2.2. Perspektif Orientasi Pengguna... 141 3.7.7.2.3. Perspektif Penyempurnaan Operasional... 142 3.7.7.2.4. Perspektif Orientasi Masa Depan... 143 3.7.7.3. Grafik Hasil Pengukuran IT Balanced Scorecard... 143 BAB 4 STRATEGI PENGEMBANGAN IMPLEMENTASI APLIKASI 4.1. Strategi Aplikasi Yang Direncanakan... 147 4.1.1. Reimplementasi SAP ECC 6.0... 148 4.1.2. Upgrade dari SAP R/3 ECC 4.7 ke SAP ECC 6.0... 151 4.2. Penentuan Prioritas Metodologi... 154 4.3. Fit/Gap Analysis... 155 4.4. Skema Proses Pengelolaan Strategi Pengembangan Implementasi Aplikasi 195 4.5. Analisis Biaya... 198 4.6. Analisis Manfaat... 203 4.6.1. Reimplementasi SAP ECC 6.0... 204 4.6.2. Upgrade dari SAP R/3 ECC 4.7 ke SAP ECC 6.0... 214 4.7. Perhitungan Arus Kas (Cash Flow)... 222 xiv
4.8. Pengembalian (Payback Period)... 223 4.9. Net Present Value (NPV)... 225 4.10. Indeks Keuntungan atau Rasio Keuntungan/Biaya (Profitability Index)... 226 4.11. Internal Rate of Return (IRR)... 228 4.12. Analisis Tingkat Pengembalian Modal (Return on Investment)... 231 4.13. Hasil Perhitungan... 232 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1. Simpulan... 240 5.2. Saran... 241 DAFTAR PUSTAKA... 243 RIWAYAT HIDUP... 245 LAMPIRAN-LAMPIRAN... L1 SURAT SURVEI... L11 xv
Daftar Tabel Tabel 2.1. Balanced Scorecard untuk Fungsi TI... 13 Tabel 2.2. Pengukuran Perspektif Kontribusi Perusahaan... 15 Tabel 2.3. Pengukuran Perspektif Orientasi Pengguna... 16 Tabel 2.4. Pengukuran Perspektif Penyempurnaan Operasional... 17 Tabel 2.5. Pengukuran Perspektif Orientasi Masa Depan... 19 Tabel 2.6. Skala Fundamental AHP... 22 Tabel 2.7. Tabel Random Consistency... 24 Tabel 3.1. Penyelarasan Visi Perusahaan dan Visi Divisi TI... 99 Tabel 3.2. Penyelarasan Misi Perusahaan dan Misi Divisi TI... 100 Tabel 3.3. Penyelarasan Strategi Perusahaan dan Strategi Divisi TI... 101 Tabel 3.4. Penyelarasan Visi dan Strategi Visi Divisi TI ke dalam Empat Perspektif Pendekatan IT Balanced Scorecard... 102 Tabel 3.5. Target Strategis Pendekatan IT Balanced Scorecard... 107 Tabel 3.6. Penentuan Bobot Untuk Perspektif Kontribusi Perusahaan... 112 Tabel 3.7. Penentuan Bobot Untuk Perspektif Orientasi Pengguna... 114 Tabel 3.8. Penentuan Bobot Untuk Perspektif Penyempurnaan Operasional... 115 xvi
Tabel 3.9. Penentuan Bobot Untuk Perspektif Orientasi Masa Depan... 117 Tabel 3.10. Perhitungan TPT dan AHP untuk Perspektif Kontribusi Perusahaan.. 140 Tabel 3.11. Perhitungan TPT dan AHP untuk Perspektif Orientasi Pengguna... 141 Tabel 3.12. Perhitungan TPT dan AHP untuk Perspektif Penyempurnaan Operasional... 142 Tabel 3.13. Perhitungan TPT dan AHP untuk Perspektif Orientasi Masa Depan.. 143 Tabel 4.1. Jadwal Kegiatan Pada Strategi Reimplementasi SAP ECC 6.0... 149 Tabel 4.2. Jadwal Kegiatan Pada Strategi Upgrade SAP R/3 ECC 4.7 ke SAP ECC 6.0... 152 Tabel 4.3. Requirement HCM Organization Management... 155 Tabel 4.4. Requirement HCM Personnel Administration... 158 Tabel 4.5. Requirement HCM Personnel Development... 162 Tabel 4.6. Requirement HCM Training... 165 Tabel 4.7. Requirement HCM Time Management... 167 Tabel 4.8. Requirement HCM Payroll... 169 Tabel 4.9. Requirement Sales and Distribution... 176 Tabel 4.10. Requirement Finance... 181 Tabel 4.11. Total Pemenuhan Requirement... 190 xvii
Tabel 4.12. List Penambahan Hardware... 194 Tabel 4.13. List Penambahan Teknologi... 194 Tabel 4.14. Biaya Hardware... 196 Tabel 4.15. Biaya Software... 197 Tabel 4.16. Biaya Instalasi dan Konfigurasi... 198 Tabel 4.17. Biaya Pelatihan Pengguna... 200 Tabel 4.18. Biaya Awal Strategi Pengembangan Implementasi Aplikasi SAP... 200 Tabel 4.19. Biaya Operasional Aplikasi SAP... 201 Tabel 4.20. Tangible and Intangible Benefit dari Strategi Pertama... 202 Tabel 4.21. Kenaikan Pendapan dari Strategi Pertama... 206 Tabel 4.22. Total Keseluruhan Tangible Benefit Strategi Pertama untuk Lima Tahun Mendatang... 207 Tabel 4.23. Tangible and Intangible Benefit dari Strategi Kedua... 212 Tabel 4.24. Kenaikan Pendapatan dari Strategi Kedua... 215 Tabel 4.25. Total Keseluruhan Tangible Benefit Strategi Kedua untuk Lima Tahun Mendatang... 216 Tabel 4.26. Manfaat Bersih pada Strategi Pertama... 221 Tabel 4.27. Manfaat Bersih pada Strategi Kedua... 221 xviii
Tabel 4.28. Hasil Perhitungan Payback Period pada Strategi Pertama... 222 Tabel 4.29. Hasil Perhitungan Payback Period pada Strategi Kedua... 223 Tabel 4.30. Hasil Perhitungan NPV pada Strategi Pertama... 224 Tabel 4.31. Hasil Perhitungan NPV pada Strategi Kedua... 225 Tabel 4.32. Hasil Perhitungan Profitability Index pada Strategi Pertama... 226 Tabel 4.33. Hasil Perhitungan Profitability Index pada Strategi Kedua... 226 Tabel 4.34. Hasil Perhitungan IRR pada Strategi Pertama... 228 Tabel 4.35. Hasil Perhitungan IRR pada Strategi Kedua... 229 Tabel 4.36. Hasil Perhitungan ROI pada Strategi Pertama... 230 Tabel 4.37. Hasil Perhitungan ROI pada Strategi Kedua... 231 Tabel 4.38. Hasil Perhitungan Analisis Biaya Manfaat... 232 xix
Daftar Gambar Gambar 2.1. Kerangka Kerja Balanced Scorecard... 10 Gambar 2.2. Penyesuaian Balanced Scorecard Tradisional dengan IT Balanced Scorecard... 12 Gambar 2.3. Before and After ERP... 34 Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT. Daya Mitra Serasi... 66 Gambar 3.2. Struktur Organisasi Divisi TI PT. Daya Mitra Serasi... 71 Gambar 3.3. Gambaran Proses Bisnis PT. Daya Mitra Serasi... 80 Gambar 3.4. Pembuatan Invoice Penjualan-Penerimaan Piutang... 82 Gambar 3.5. Pembuatan Invoice Pembelian-Pembayaran Utang... 83 Gambar 3.6. Proses Bisnis Pembelian... 84 Gambar 3.7. Proses Bisnis Penjualan Service Driver... 87 Gambar 3.8. Proses Bisnis Penjualan Service Training... 90 Gambar 3.9. Proses Bisnis Addendum karena adanya GS/GT... 92 Gambar 3.10. Proses Bisnis Addendum karena Perpanjangan Sewa... 93 Gambar 3.11. Proses Bisnis Addendem karena adanya Perubahan Pasal... 93 Gambar 3.12. Proses Bisnis Addendum karena adanya Penambahan Driver... 94 xx
Gambar 3.13. Proses Bisnis Pembuatan Credit Memo... 95 Gambar 3.14. Proses Bisnis Pembuatan Debit Memo... 96 Gambar 3.15. Proses Bisnis Perekrutan Karyawan Driver... 97 Gambar 3.16. Proses Bisnis Penggajian Karyawan... 98 Gambar 3.17. Persentase Responden Pertanyaan 1... 122 Gambar 3.18. Persentase Responden Pertanyaan 2... 123 Gambar 3.19. Persentase Responden Pertanyaan 3... 124 Gambar 3.20. Persentase Responden Pertanyaan 4... 125 Gambar 3.21. Persentase Responden Pertanyaan 5... 126 Gambar 3.22. Persentase Responden Pertanyaan 6... 127 Gambar 3.23. Persentase Responden Pertanyaan 7... 128 Gambar 3.24. Persentase Responden Pertanyaan 8... 129 Gambar 3.25. Persentase Responden Pertanyaan 9... 130 Gambar 3.26. Persentase Responden Pertanyaan 10... 131 Gambar 3.27. Persentase Responden Pertanyaan 11... 132 Gambar 3.28. Persentase Responden Pertanyaan 12... 133 Gambar 3.29. Persentase Responden Pertanyaan 13... 134 xxi
Gambar 3.30. Persentase Responden Pertanyaan 14... 135 Gambar 3.31. Persentase Responden Pertanyaan 15... 136 Gambar 3.32. Persentase Responden Pertanyaan 16... 137 Gambar 3.33. Persentase Responden Pertanyaan 17... 138 Gambar 3.34. Persentase Responden Pertanyaan 18... 139 Gambar 3.35. Grafik Hasil Pengukuran IT Balanced Scorecard... 144 Gambar 4.1. Grafik Persentase Pemenuhan Requirements pada Strategi Pertama... 191 Gambar 4.2. Grafik Persentase Pemenuhan Requirements pada Strategi Kedua... 191 Gambar 4.3. Perbandingan Payback Period Masing-Masing Strategi Pengembangan Implementasi Aplikasi... 233 Gambar 4.4. Perbandingan Net Present Valur Masing-Masing Strategi Pengembangan Implementasi Aplikasi... 233 Gambar 4.5. Perbandingan Profitability Index Masing-Masing Strategi Pengembangan Implementasi Aplikasi... 234 Gambar 4.6. Perbandingan IRR Masing-Masing Strategi Pengembangan Implementasi Aplikasi... 235 Gambar 4.7. Perbandingan ROI Masing-Masing Strategi Pengembangan Implementasi Aplikasi... 236 xxii
Gambar 4.8. Perbandingan Waktu yang Dibutuhkan oleh Masing-Masing Strategi Pengembangan Implementasi Aplikasi... 237 Gambar 4.9. Perbandingan Pemenuhan Requirements Masing-Masing Strategi Pengembangan Implementasi Aplikasi... 237 xxiii
DAFTAR LAMPIRAN Kuesioner Berdasarkan Orientasi Pengguna... L1 Kuesioner Berdasarkan Penyempurnaan Operasional... L4 Kuesioner Berdasarkan Orientasi Masa Depan... L6 Daftar Pertanyaan Wawancara... L7 Daftar Pertanyaan Wawancara dengan Bagian TI... L8 Surat Survei... L11 xxiv