MUKA SURAT : 1/9 PROSEDUR PK.UiTM.APB.(P).04 Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh Tandatangan... Nama Teh Hong Siok Bosirah Daud Prof. Dr Hajibah Haji Osman Jawatan Pensyarah Pen. Pendaftar Kanan (Pentadbiran) Dekan Tarikh 20 Mei 2009 20 Mei 2009 20 Mei 2009
MUKA SURAT : 2/9 REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan. HALAMAN DIPINDA Tarikh No. No. Muka Ringkasan Pindaan Diluluskan Keluaran/ Para Surat Pindaan 1/06/06 01/100 5.(i) 6 Lantik pensyarah kelas sebagai mentor bagi pelajar berkenaan dan pastikan sesi kaunseling akademik dan kosultasi pelajaran diadakan (Lampiran 2) 1/06/06 01/00 5. (ii) 6 Beri ujian khas/ tambahan (jika Perlu) 1/06/06 01/00 5 (ii) 6 Wujudkan kelas remedial (jika Perlu) 1/06/06 01/100 5.(iv) 7 Adakan bengkel kemahiran pembelajaran bagi pelajar terlibat. (cadangan untuk BHEP)
MUKA SURAT : 3/9 BIL. ISI KANDUNGAN MUKASURAT Muka Hadapan 1 Rekod Pindaan Dokumen Terkawal 2 Isi Kandungan 3 1.0 Objektif 4 2.0 Skop 4 3.0 Dokumen Rujukan 4 4.0 Definisi 5 5.0 Singkatan 6 6.0 Tanggungjawab dan Tindakan 7 7.0 Rekod Kualiti 10 8.0 Lampiran 10
MUKA SURAT : 4/9 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua produk yang tidak memenuhi spesifikasi dikesan, diasing dan diperbaiki di sepanjang perlaksanaan, pemantauan serta penambahbaikan SistemPengurusan Kualiti APB. 2.0 SKOP Prosedur ini diterima pakai oleh MEP APB yang dipertanggungjawab untuk bertindak bagi mengesan prodek yang tidak memenuhi spesifikasi sehingga produk itu dapat diasingkan daripada penggunaanya dan tindakan pembetulan yang sewajarnya dapat diambil. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.1 MK.UiTM.APB.01 MANUAL KUALITI BIL. JENIS 3.1.1 Seksyen 8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses Seksyen 8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk Seksyen 8.3 Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi 3.2 Dokumen Sokongan BIL. JENIS 3.2.1 DS. UiTM.APB.37 Manual Sistem Pengurusan Markah APB 3.2.3 DS. UiTM.APB.22 Garis Panduan Penyediaan Kertas Soalan
MUKA SURAT : 5/9 4.0 DEFINISI 4.1 Produk Terdiri daripada tiga kategori iaitu pelajar, peperiksaan. bahan pengajaran dan 4.1.1 Pelajar Pelajar yang berdaftar bagi sesuatu semester. 4.1.2 Bahan Pengajaran Bahan yang digunakan oleh pensyarah untuk mengendalikan aktiviti pembelajaran dan pengajaran 4.1.3 Peperiksaan Proses penghasilan mekanisme pengukuran dan penilian tahap pencapaian pelajar bagi sesuatu kursus yang diikuti
MUKA SURAT : 6/9 5.0 SINGKATAN BIL. SINGKATAN MAKSUD SINGKATAN 5.1 UiTM Universiti Teknologi MARA 5.2 APB Akademi Pengajian Bahasa 5.3 D Dekan 5.4 TDBI Timbalan Dekan Bahasa Inggeris 5.5 TDBAE Timbalan Dekan Bahasa Asia dan Eropah 5.6 KBI(A) Koordinator Jabatan Bahasa Inggeris (Akademik) 5.7 KBAE(A) Koordinator Jabatan Bahasa Asia dan Eropah (Akademik) 5.8 KBI(P) Koordinator Jabatan Bahasa Inggeris (Pengurusan) 5.9 KBAE(P) Koordinator Jabatan Bahasa Asia dan Eropah (Pengurusan) 5.10 KPM Koordinator Jabatan Pengajian Melayu 5.11 PS Pensyarah Sumber 5.12 P Pensyarah 5.13 PE Pegawai Eksekutif (Akademik) 5.14 MEP Mesyuarat Eksekutif Pengurusan 5.15 SsPMAPB Sistem Pengurusan Markah Akademi Pengajian Bahasa 5.16 FK Fail Kursus
MUKA SURAT : 7/9 6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB TDBI 1. 2. 3. 4. 5. KSA 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Lantik WP dan KSA. TINDAKAN Bincang dengan WP dan KSA untuk melaksanakan Audit Dalam. Pastikan perancangan Audit Dalam dijalankan mengikut jadual pelaksanaan yang telah dipersetujui. Bincang dengan KSA untuk penjadualan audit. Menentukan auditee bagi setiap proses yang akan diauditkan. Sediakan Jadual Perancangan Audit Tahunan (Lampiran 1) pada awal tahun dan beri satu salinan kepada Pengurusan, PAD, WP dan pihak Lloyd s. A: Sebelum Hari Pengauditan Rancang dan sediakan bidang tugas PAD dan memo panggilan audit dalam. Sediakan Pelan Audit Dalam dan skop pengauditan (Lampiran 2). Kemukakan Pelan Audit Dalam kepada Dekan atau WP untuk mendapatkan kelulusan. Jika tidak diluluskan, bincang dengan Dekan atau WP dan buat pindaan yang sewajarnya. Maklumkan dan serah satu salinan Pelan Audit Dalam dan skop pengauditan melalui memo (Lampiran 3) kepada PAD, WP, D, PP dan KUPK sekurang-kurangnya 14hari sebelum tarikh audit dijalankan. Buat persiapan untuk melaksanakan pengauditan dengan: i. Memahami proses pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti APB ii. LPHA terdahulu iii. Dokumen-dokumen yang berkaitan Sediakan template Senarai Semak, Borang LKP, alat tulis dan
MUKA SURAT : 8/9 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. sebagainya. Arahkan PAD sediakan SSA. (Lampiran 4) A. Pada Hari Pengauditan Tentukan PAD membuat persediaan sewajarnya. Adakan Mesyuarat Pembukaan dengan Pihak Pengurusan dan Auditee. Rekodkan kedatangan semua yang hadir. Selia PAD menyemak tahap keberkesanan dan tahap kawalan Sistem Pengurusan Kualiti APB serta rekod-rekod yang berkaitan. Kumpulkan bukti objektif secara bertulis melalui proses temuduga, pemeriksaan dokumen dan rekod secara terpilih, pengamatan tapak serta mengesan sebarang kepincangan ke atas pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti APB. Catatkan butir-butir penemuan audit dengan menggunakan Borang LKP dan kenalpasti cadangan penambahbaikan dan tindakan pembetulan yang sewajarnya untuk Auditee. Maklumkan tarikh mesyuarat penutup samada dijalankan pada hari yang sama atau pada hari lain. Jalankan mesyuarat penutup dengan a) pastikan kehadiran semua ahli pengurusan b) membentangkan LPHA termasuk sebarang ketidakpatuhan c) berbincang dengan auditee mengenai sebarang cadangan pembetulan dan penambahbaikan SPK APB d) pastikan auditee menandatangani borang LKP e) tetapkan tarikh yang dipersetujui oleh auditee untuk menyelesaikan tindakan pembetulan dan audit susulan f) tetapkan tarikh serahan LPHA kepada pengurusan
MUKA SURAT : 9/9 22. B. Selepas Pengauditan Tulis LPHA akhir.( Lampiran 6) 23. 24. 25. Sediakan LKP mengikut format laporan yang disediakan Kumpul dan serahkan LKP& LPHA kepada Kumpulan Pengurusan. Rekod dan failkan ke dalam Fail Audit Dalam II. Auditee 26. Buat pembetulan atau penambahbaikan seperti mana yang telah dipersetujui dengan PAD. AUDITOR/PAD 27. 28. Sediakan SSA. Laksanakan AS pada tarikh dipersetujui. Catat/rekod penemuan hasil audit. 29. 30. Bincang dengan KSA penemuan dan ketidakpatuhan. Bentang HPA. Kemaskini Borang LKP dan serahkan kepada KSA beserta LPHA. KSA 31. 32. 33. Semak LKP dan buat rumusan mengenai tahap keberkesanan dan tindakan pembetulan yang telah dibuat oleh Auditee. Bincang/Kaji semula dengan PAD untuk tindakan pembetulan, jika tidak berkesan, bincang semula dan serahkan kepada Auditee untuk diadakan pembetulan berdasarkan kepada cadangan baru. Selenggara Log Laporan Audit (Lampiran 7).
MUKA SURAT : 10/9 WP 34. 35. 36. 37. KSA 38. Semak dan kaji LPHA. Pastikan tindakan pembetulan telah dilaksanakan oleh Auditee secara berkesan. Bentangkan LPHA (Lampiran 5) dalam MKSP. Memaklumkan kepada MKSP mengenai tahap keberkesanan tindakan pembetulan yang telah diambil. Jika terdapat cadangan untuk menambahbaik pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti APB daripada MKSP proses berikut hendaklan dipatuhi:- a. Prosedur Kawalan Dokumen Kualiti (PK.UiTM APB.(P).01 b. Prosedur Tindakan Pembetulan (PK.UiTM.APB.(P).05 c. Prosedur Tindakan Pencegahan (PK.UiTM.APB.(P).06. 39. Menilai prestasi PAD dan cadangkan keperluan latihan yang sewajarnya, jika perlu, mengikut Prosedur Pengurusan Latihan (PK.UiTM.APB.(P).08. 7.0 REKOD KUALITI BIL JENIS REKOD RUJUKAN LOKASI TEMPOH SIMPANAN 7.1 Memo / Surat Makluman Keperluan Audit Dalam (Jadual Audit) Fail Pengurusan Kualiti (Am) 600-APB.(PT.12/1) Pejabat Pentadbiran 5-7 Tahun 7.4 Surat Pelantikan PAD 7.2 7.3 Senarai Semak Audit Kertas Kerja Audit Fail Audit Dalam I (Surat Menyurat dan Perlantikan) 600-APB(PT.12/7/3) Fail Audit Dalam II (Kertas Kerja Audit/Analisa Penemuan Audit/ Laporan Audit) Pejabat Pentadbiran Pejabat Pentadbiran 5-7 Tahun 5-7 Tahun
MUKA SURAT : 11/9 7.4 Laporan Audit Dalam dan Laporan Audit Luar 600-APB(PT.12/7/4) 7.5 Pensijilan Fail Audit Dalam III (Pensijilan) 600-APB(PT.12/7/5) 7.6 Analisis Data Fail Analisis Data (PDCA) 600-APB(PT.12/7/8) Pejabat Pentadbiran Pejabat Pentadbiran 5-7 Tahun 5-7 Tahun 8.0 LAMPIRAN 8.1 Jadual Perancangan Audit Tahunan Lampiran 1 8.2 Pelan Audit Lampiran 2 8.3 Memo Pemberitahuan Audit Lampiran 3 8.4 Senarai Semak Audit Lampiran 4 8.5 Borang LKP Lampiran 5 8.6 Contoh Laporan Hasil Penemuan Audit Lampiran 6 8.7 Log Laporan Audit Lampiran 7