MUKA SURAT : 1/12 PK. UiTM APB (O).12 Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh T/tangan Nama Dr. Muhammad Arsyad Bin Abdul Majid Prof. Madya Dr. Saidatul Akmar Prof. Madya Datin Dr. Hajibah Osman Jawatan Koordinator JBAE () Timbalan Dekan () Dekan Tarikh 21 Mei 2009 21 Mei 2009 21 Mei 2009
MUKA SURAT : 2/12 REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan. HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Keluaran/ No. Muka Ringkasan Pindaan Diluluskan Pindaan Para Surat 23/6/06 01 4.2 4/10 Penamaan semula jawatan TD 4.3 4/10 Penamaan semula jawatan TD 4.5 5/10 Definisi Ketua Program 5.9 6/10 Singkatan KP untuk Ketua Program 5.13 6/10 Singkatan BPAM untuk Bahagian Pengurusan Arkib dan Muzium No.4 No.27 7/10 Penambahan yang bertanggung jawab iaitu KP 8/10 Dekan menandatangani borang pengesahan untuk dihantar ke BPP. No.36 9/10 Turun taraf kertas peperiksaan oleh BPAM 2/8/08 01/02 1/11 Nama-nama individu yang menyediakan, menyemak dan meluluskan dokumen diubah kerana terdapat pertukaran jawatan dalam pentadbiran.
MUKA SURAT : 3/12 2/8/08 01/02 5.0 6/11 Nama-nama singkatan timbalan-timbalan dekan diubah kerana terdapat pertukaran jawatan dalam pentadbiran. 2/8/08 01/02 4.2 & 4.3 4/11 Istilah serta penjelasan timbalan-timbalan dekan diubah kerana terdapat pertukaran jawatan dalam pentadbiran. 2/8/08 01/02 7.4 10/11 Perkataan Linguistik digugurkan 21/5/09 01/02 4.2 5/12 Penamaan semula jawatan TD 4.3 5/12 Penamaan semula jawatan TD 4.11 6/12 Pindaan kepada orang yang bertanggung jawab dan proses kerjanya. 5.3 7/12 Pindaan singkatan TDSP kepada TD(PA) 5.4 7/12 Pindaan singkatan TDKP kepada TD(A) 5.18 7/12 Pertambahan singkatan 5.19 7/12 Penamaan baru No. 10 9/12 Saring kertas soalan serta skema jawapan dan pastikan mengikut piawai yang ditetapkan. No.11 9/12 Dilupuskan
MUKA SURAT : 4/12 No.11 9/12 Rekodkan proses semakan ke dalam borang JKPA Borang A (Lampiran 7) No.12 9/12 Serahkan kertas soalan yang mengikut piawai serta draf dan ulasan kepada KBI(A), KBAE(A), KPM, KP No.13 No.13 No.14 No.19 9/12 Dilupuskan 9/12 Serahkan kertas soalan kepada PJKPA. 9/12 Agihkan kertas soalan kepada AJKPA. 10/12 Jika tiada masalah minta AJKPA, PS dan PKS menandatangani BPP (Lampiran 9). No 20 10/12 Jika bermasalah, kembalikan kepada AJKPA untuk tindakan selanjutnya. No 24 10/12 Jika ada masalah, kembalikan kepada PJKPA untuk tindakan. 8.4 12/12 Jadual Surat dari PJKPA kepada Pensyarah Sumber untuk kumpulkan semua draf kertas soalan.
MUKA SURAT : 5/12 BIL. ISI KANDUNGAN MUKA SURAT Muka Hadapan Rekod Pindaan Dokumen Terkawal Isi Kandungan 1.0 Objektif 5 2.0 Skop 5 3.0 Dokumen Rujukan 6 4.0 Definisi 6 5.0 Singkatan 8 Tanggungjawab dan Tindakan 9 7.0 Rekod Kualiti 11 8.0 Lampiran 12 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk merancang dan melaksanakan proses penyediaan kertas soalan peperiksaan dengan baik untuk mengelakkan kemungkinan kebocoran soalan tersebut yang akan menjejaskan kewibawaan pihak Jawatankuasa Peperiksaan APB. 2.0 SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh Pengurusan APB dan staf akademik semasa proses penyediaan sehingga penyerahan soalan peperiksaan akhir bagi semua kursus bahasa ke Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan.
MUKA SURAT : 6/12 3.0 DOKUMEN RUJUKAN BIL. JENIS 3.1 MK.UiTM.APB.01 Seksyen 4.2 Seksyen 7.5 3.2 DS DS.UiTM.APB.23 DS.UiTM.APB.22 DS.UiTM.APB.26 MANUAL KUALITI Keperluan Dokumentasi 4.2.3 Kawalan Dokumen 7.5.1 Kawalan Proses DOKUMEN SOKONGAN Peraturan UiTM Buku Garis Panduan penyediaan kertas soalan. Kompilasi Spesifikasi Ujian 4.0 DEFINISI BIL. ISTILAH PENJELASAN 4.1 Dekan Dekan Akademi Pengajian Bahasa 4.2 Timbalan Timbalan Dekan yang bertanggung jawab ke atas hal ehwal Dekan Pelajar pelajar dan alumni. dan Alumni 4.3 Timbalan Dekan Timbalan Dekan yang bertanggung jawab ke atas pengurusan akademik. 4.4 Koordinator Koordinator yang dilantik oleh TNC(A) dan bertanggungjawab terhadap segala urusan akademik APB. 4.5 Ketua Program Ketua Program yang dilantik oleh TNC(A) dan bertanggungjawab terhadap segala urusan program akademik APB.
MUKA SURAT : 7/12 4.6 Pensyarah Sumber Pensyarah yang dilantik oleh Dekan dan bertanggungjawab terhadap urusan penyediaan kertas peperiksaan. 4.7 Penyelaras Unit Bahasa Asia & Eropah 4.8 Peperiksaan Akhir Bertulis 4.9 Penyedia Kertas Soalan Pensyarah Bahasa Asia dan Eropah yang dipertanggungjawabkan untuk menyelaraskan urusan unit bahasa berkenaan. Semua peperiksaan bertulis yang dijalankan dalam tempoh peperiksaan akhir dalaman UiTM. Pensyarah yang bertanggungjawab untuk menyediakan kertas soalan bagi satu-satu kursus. 4.10 Pensyarah Pensyarah APB. 4.11 Pengerusi Jawatankuasa Penilaian 4.12 Ahli Jawatankuasa Penilaian 4.13 Bahagian Pengurusan Arkib dan Muzium 4.14 Pembantu Am Rendah Pensyarah yang dipertanggungjawabkan untuk menjaga kualiti soalan kursus-kursus di APB bagi menepati prinsip kesahan, kebolehpercayaan dan menepati format BHEPep. Jawatankuasa yang terdiri daripada pensyarah APB yang dipertanggungjawabkan untuk menjaga kualiti serta soalan kursus-kursus di APB bagi menepati prinsip kesahan, kebolehpercayaan dan menepati format BHEPep. Menyimpan dan menguruskan dokumen-dokumen rasmi UiTM. Pembantu Am Rendah APB 4.15 Skema Jawapan yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Penilaian
MUKA SURAT : 8/12 Jawapan APB yang mesti diguna pakai oleh pemeriksa semasa memeriksa kertas jawapan untuk tujuan keseragaman dan keadilan. 4.16 Silabus Dokumen yang mengandungi penerangan lengkap mengenai sesuatu kursus dan disahkan menepati kurikulum yang telah diluluskan oleh Senat. Ini termasuk deskripsi kursus, objektif kursus, tajuk-tajuk kursus, penilaian kursus dan bahan rujukan. 5.0 SINGKATAN BIL. SINGKATAN MAKSUD SINGKATAN 5.1 APB Akademi Pengajian Bahasa 5.2 D Dekan 5.3 TDPA Timbalan Dekan Pelajar dan Alumni 5.4 TDA Timbalan Dekan 5.5 KBI(A) Koordinator Jabatan Bahasa Inggeris(). 5.6 KBAE(A) Koordinator Jabatan Bahasa Asia & Eropah(). 5.7 KPM Koordinator Jabatan Pengajian Melayu 5.8 KP Ketua Program 5.9 PJKPA Pengerusi Jawatankuasa Penilaian 5.10 AJKPA Ahli Jawatankuasa Penilaian 5.11 PS Pensyarah Sumber 5.12 PKS Penyedia Kertas Soalan 5.14 BPAM Bahagian Pengurusan Arkib dan Muzium 5.15 PAR Pembantu Am Rendah 5.16 BHEPep Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan UiTM
MUKA SURAT : 9/12 5.17 BPP Borang Produk Pelanggan 5.18 PP(A) Penolong Pendaftar () 5.19 MP Mesyuarat Pengurusan TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN KBI(A), KBAE(A), KPM, KP 1. Merangka dan menyediakan jadual proses penyediaan kertas soalan (berserta tarikh tentatif untuk di hantar ke BHEPep. D 2. Terima pekeliling penyediaan kertas soalan daripada BHEPep (Lampiran 2). 3. Edarkan pekeliling kepada TDA. TDA 4. Edarkan pekeliling kepada KBI(A), KBAE(A) KPM dan KP KBI(A), KBAE(A), KPM, KP 5. Keluarkan surat arahan dan Jadual Proses Penyediaan Kertas Soalan kepada PJKPA (Lampiran 3). PJKPA 6. Keluarkan Jadual Proses Penyediaan Kertas Soalan kepada PS. 7. Maklumkan kepada PS untuk mengumpulkan semua draf kertas soalan serta ulasan (Lampiran 4) PS 8. Berikan silabus dan spesifikasi ujian kepada PKS (Lampiran 5). PKS 9. Sediakan soalan peperiksaan dan skema jawapan mengikut spesifikasi dan jangka masa yang telah ditetapkan (Lampiran 6). PS/PKS 10. Saring kertas soalan serta skema jawapan dan pastikan mengikut piawai yang ditetapkan. 11. Rekodkan proses semakan ke dalam borang JKPA Borang A (Lampiran 7) 12. Serahkan kertas soalan yang mengikut piawai serta draf dan ulasan kepada KBI(A), KBAE(A), KPM, KP KBI(A), KBAE(A), KPM, KP 13. Serahkan kertas soalan kepada PJKPA.
MUKA SURAT : 10/12 PJKPA AJKPA PJKPA KBI(A), KBAE (A), KPM, KP TD(A) D KBI (A), KBAE(A), KPM, KP 14. Agihkan kertas soalan kepada AJKPA. 15. Semak kertas soalan serta skema jawapan dan pastikan mengikut piawai yang ditetapkan. 16. Jika ada sebarang ketidakpatuhan, minta PS betulkan kertas soalan. 17. Jika tiada masalah serahkan kepada PJKPA.. 18. Semak kertas soalan dan pastikan mengikut spesifikasi serta mematuhi format BHEPep. 19. Jika tiada masalah minta AJKPA, PS dan PKS menandatangani BPP (Lampiran 9). 20. Jika bermasalah, kembalikan kepada AJKPA untuk tindakan selanjutnya. 21. Serahkan kertas soalan yang mengikut piawai dan semua draf kertas soalan kepada KBI(A), KBAE (A), KPM dan KP 22. Rekodkan penyerahan BPP, kertas soalan dan skema jawapan berserta dengan draf kertas soalan dalam Buku Rekod Penerimaan dan Penyerahan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir Dan Skema Jawapan. 23. Semak kertas soalan dan skema jawapan. 24. Jika ada masalah, kembalikan kepada PJKPA untuk tindakan. 25. Jika tiada masalah, tandatangan BPP dan serahkan kertas soalan dan skema jawapan berserta dengan draf kertas soalan kepada TD(A). 26. Jika tidak teratur, kembalikan kertas soalan kepada KBI(A), KBAE (A), KPM dan KP 27. Jika teratur serahkan kepada D. 28. D akan turunkan tandatangan pengesahan pada BPP dan kembalikan kepada KBI(A), KBAE (A), KPM dan KP 29. Masukkan kertas soalan ke dalam sampul D dan skema dalam Sampul C yang bertanda SULIT dan lekatkan pelekat keselamatan BHEPep. 30. Serahkan kepada TD(A) dan rekodkan penyerahan dalam Buku Rekod Penerimaan dan Penyerahan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir Dan Skema Jawapan.
MUKA SURAT : 11/12 TD(A) 31. Rekodkan penerimaan dalam Buku Rekod Penerimaan Kertas Soalan Dan Skema Jawapan. 32. Simpan dalam peti besi untuk diserahkan kepada BHEPep mengikut tarikh yang ditetapkan, dan kemaskinikan pengeluaran dalam buku rekod. KBI (A), KBAE(A), KPM, KP 33. Rekod penerimaan sampul surat yang dilekatkan pelekat keselamatan BHEPep dalam buku rekod. 34. Serahkan kepada BHEPep. Pastikan kertas soalan dicetak untuk pelajar istimewa. 35. Bawa balik salinan pendua borang penerimaan kertas soalan daripada BHEPep (Lampiran 10). 36. Failkan dalam fail borang penerimaan kertas soalan daripada BHEPep. BPAM KBI (A), KBAE (A), KPM, KP PAR 37. Menurun taraf semua kertas soalan APB kepada tidak sulit setelah peperiksaan akhir tamat. 38. Arahkan PAR supaya melupuskan semua draf kertas soalan dan ulasan (Lampiran 11). 39. Lupuskan semua draf kertas soalan dan ulasan. 7.0 REKOD KUALITI BIL. REKOD LOKASI TEMPOH SIMPANAN 7.1 Jadual Proses Penyediaan Kertas Soalan 7.2 Borang Penerimaan Kertas Soalan 7.3 Borang Produk Pelanggan 600-APB (AKA. 2/3/17/1) 600-APB (AKA. 2/3/17/2) 600-APB (AKA. 2/3/17/3) 600-APB (AKA. 2/3/17/1) 600-APB (AKA. 2/3/17/2) 600-APB (AKA. 2/3/17/3) 600-APB (AKA. 2/3/17/1) 600-APB (AKA. 2/3/17/2) 600-APB (AKA. 2/3/17/3) Bilik Koordinator Bilik Koordinator Bilik Koordinator 7.4 Buku Rekod JBI Bilik Koordinator 5 7 tahun 5 7 tahun 5 7 tahun
MUKA SURAT : 12/12 Penerimaan Kertas Soalan dan Skema Jawapan. JPM JBAE 5 7 tahun 8.0 LAMPIRAN BIL PERKARA LAMPIRAN 8.1 Carta Alir Prosedur Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan akhir Bertulis. Lampiran 1 8.2 Contoh pekeliling penyediaan kertas soalan Lampiran 2 8.3 Contoh surat arahan dan Jadual Proses Penyediaan Kertas Soalan. 8.4 Jadual Surat dari PJKPA kepada Pensyarah Sumber utk. kumpulkan semua draf kertas soalan. Lampiran 3 Lampiran 4 8.5 Silabus dan Spesifikasi Peperiksaan. Lampiran 5 8.6 Contoh soalan dan skema yang mengikut spesifikasi peperiksaan Lampiran 6 8.7 Borang JKPA Borang A Lampiran 7 8.8 Contoh memo daripada KBI(A),KBAE(A),KPM dan KP kepada PS untuk pelupusan draf kertas soalan Lampiran 8 8.9 Borang Produk Pelanggan Lampiran 9 8.10 Salinan pendua borang penerimaan kertas soalan daripada BHEPep Lampiran 10 8.11 Contoh Memo Pelupusan draf kertas soalan dan ulasan. Lampiran 11