ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI KEUANGAN PADA SMA PANCASILA PURWOREJO Naskah Publikasi diajukan oleh Winda Asti Devega 08.11.2404 Kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012 1
2
Analysis And Designing Financial Applications At Pancasila High School Analisis Dan Perancangan Aplikasi Keuangan Pada SMA Pancasila Purworejo Winda Asti Devega Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT In the development of information technology in the financial sector analysis and design is required in order to facilitate financial applications in financial management at the Pancasila's senior high school. Because Pancasila s seniorhigh school is a private high school under the auspices of a foundation in Purworejo. And also in order to improve the quality of the financial performance of the school. Analysis and design of financial applications with the intent here is to manage such financial inflows and outflows with more detailed and simple to use application. This is the reason to perform analysis and make the design of financial applications. The research methodology used was to conduct field research in the form of interviews and library research data and information that is obtained directly from Pancasila senior high school in Purworejo related financial processing to be studied. Keywords: Analysis, Financial Management 3
1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Di zaman yang semakin canggih ini, kebutuhan terhadap suatu informasi dan perkembangannya sangat berperan penting bahkan menjadi suatu kebutuhan di mayoritas masyarakat. Hal ini telah membawa sistem informasi dan komputer menjadi lebih berkembang. Untuk mempersiapkan kemajuan teknologi, sekolah harus menjalankan suatu langkah strategis yaitu dengan menggunakan suatu sistem yang terencana dan terorganisir. Suatu lembaga pendidikan agar dapat mencerdaskan anak bangsa perlu adanya peningkatan pelayanan, Oleh karena itu penggunaan sistem informasi diperlukan untuk membantu memenuhi kebutuhan suatu sekolah salah satunya dengan analisis dan perancangan aplikasi keuangan. SMA Pancasila adalah salah satu sekolah menengah atas swasta di kabupaten Purworejo, Jawa Tengah. Pada SMA Pancasila masih menggunakan cara manual dalam mengolah data SPP, mengolah data gaji pegawai dan membuat laporan keuangannya, sehingga kurang praktis, kurang efisien dan masih sering terjadi kesalahan antara lain kesalahan dalam penulisan, perhitungan, serta akses datanya kurang cepat dan belum terorganisir dengan baik sehingga keakuratan datanya kurang dan dalam penyimpanan data masih belum tertata dengan rapi. Aplikasi yang dibutuhkan SMA Pancasila yaitu aplikasi keuangan yang menghasilkan informasi keuangan yang akurat dalam bentuk laporan yang dibutuhkan oleh yayasan untuk arsip pengelolaan SMA Pancasila Purworejo dan dengan pengolahan data menggunakan database sebagai media penyimpanan data-data yang telah di olah. Aplikasi keuangan diperlukan oleh SMA Pancasila karena dengan adanya aplikasi keuangan dapat membantu sekolahan ini untuk menganalisis dan mengolah data - data keuangan agar lebih terorganisir, dan terkomputerisasi serta lebih praktis untuk memudahkan pegawai tata usaha dalam bekerja mengolah data SPP, data gaji pegawai dan membuat laporan keuangan. Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, penulis tertarik untuk membuat sebuah skripsi dengan judul Analisis dan Perancangan Aplikasi Keuangan di SMA Pancasila Purworejo. Analisis dan Aplikasi ini diharapkan dapat membantu kinerja pegawai tata usaha di SMA Pancasila Purworejo. 1.2 Rumusan Masalah Sesuai dengan permasalahan yang dikemukakan pada pembahasan latar belakang diatas, maka secara garis besar rumusan masalah yang akan diselesaikan adalah Bagaimana cara merancang aplikasi keuangan agar dapat memberikan kemudahan bagi pegawai tata usaha dalam mengolah data SPP murid, mengolah data gaji pegawai dan membuat laporan keuangan di SMA Pancasila Purworejo?. 4
1.3 Batasan Masalah Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka perlu dibuat suatu batasan masalah dalam skripsi ini antara lain : 1. Aplikasi keuangan ini dibuat hanya untuk mengelola data keuangan SPP murid, data keuangan gaji pegawai dan anggaran hanya di SMA Pancasila Purworejo dalam bentuk laporan keuangan setiap satu bulan sekali. 2. Data yang dikelola hanya hasil transaksi pembayaran uang SPP murid, gaji pegawai, pemasukan dan pengeluaran anggaran. 3. Orang yang terlibat untuk menggunakan aplikasi ini adalah dua pegawai bagian tata usaha yaitu satu admin dan satu user. 4. Admin dan user yang akan mengakses program aplikasi ini harus login terlebih dahulu, sehingga terjamin kemanan pada saat melakukan pengolahan data keuangan. 5. Tool yang digunakan untuk pembuatan aplikasi ini adalah Netbeans IDE 6.9.1 sebagai aplikasi dalam membangun interface dengan database MySQL. 1.4 Metode Penelitian dan Pengumpulan Data Untuk memperoleh informasi yang akurat dan relevan sehingga data yang diperoleh obyektif sebagai sumber dalam pelaksanaan kegiatan maka digunakan metode pengumpulan data sebagai berikut : a. Metode Observasi Melakukan pengamatan dan pengumpulan data yang dilakukan secara langsung terhadap kegiatan yang dilakukan langsung oleh petugas tata usaha pada SMA Pancasila Purworejo. b. Metode Wawancara Pengumpulan data dilakukan langsung dengan cara bertanya secara langsung pada petugas tata usaha mengenai pengolahan keuangan. c. Metode Kearsipan Merupakan metode penelitian yang dilakukan dengan menggunakan arsip yang di peroleh penulis dari bagian tata usaha dalam bentuk dokumen. d. Metode Kepustakaan Melakukan studi kepustakaan dengan cara mengumpulkan sumber-sumber yang berupa buku, internet dan sumber informasi lain sebagai landasan dalam pelaksanaan kegiatan dan penyusunan laporan. 5
2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Sistem merupakan sebagian seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan yang lainnya yang saling berintegrasi yang merupakan suatu kesatuan yang terpadu untuk suatu tujuan bersama. (Jogiyanto,HM. 2005 : 34) 2.2 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu (Jogiyanto,HM. 2005 : 3) : Komponen Sistem (Component) Batas Sistem (Boundary) Lingkungan Luar Sistem (Environment) Masukan Sistem (Input) Keluaran Sistem (Output) Pengolahan Sistem (Process) Sasaran atau Tujuan Sistem (Goal) 2.3 Konsep Dasar Informasi Konsep dasar informasi adalah Suatu informasi merupakan suatu hal yang sangat penting bagi manager didalam pengambilan keputusan. Sistem informasi difokuskan untuk menganalisa, merancang, dan membangun sebuah sistem yang sesuai dan dapat membantu organisasi dalam melakukan pekerjaannya, agar lebih efektif dan efisiensi. (Jogiyanto, HM. 2005 : 8) 2.3.1 Komponen Sistem Informasi Sistem informasi menurut Jogiyanto (2005 : 11) terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (Building Blok), yaitu : 1. Blok Masukan (Input Block) Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, mewakili metodemetode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok Model (Model Block) Blok yang berisi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tentu menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran (Output Block) Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna bagi pemakai sistem. 6
4. Blok Teknologi (Technology Block) Teknologi adalah Tool box dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dan sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama yaitu teknisi (Brainware), perangkat lunak (Software) dan perangkat keras (hardware). 5. Blok Basis Data (Database Block) Basis data merupakan kumpulan data yang saling berinteraksi satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya dengan mengunakan perangkat lunak paket yang disebut Database management Sistem (DBMS). 6. Blok Kendali (Control Block) Agar sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan, maka perlu diterapkan pengendalian-pengendalian didalamnya. Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi. Beberapa pengendalian dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan, bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun jika terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi dengan cepat. 2.4 Konsep Laporan Keuangan Laporan keuangan adalah laporan yang menggambarkan dampak keuangan dari transaksi dari peristiwa lain yang diklasifikasikan dalam beberapa kelompok besar menurut karakteristik Ekonominya. (Standar akutansi keuangan, 1999:8) Laporan keuangan adalah output dari hasil akhir dari proses akuntansi, laporan keuangan inilah yang menjadi bahan informasi bagi para pemakainya sebagai salah satu bahan dalam proses pengambilan keputusan. Laporan keuangan juga sebagai pertanggungjawaban atau accountability. (Teori akutansi, 2003 : 201). 2.5 Konsep Dasar Database Basis Data merupakan suatu koleksi data yang saling berelasi dan satu set program untuk mengakses data, menambah, menghapus, mengambil dan membaca data. Database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi, relasi tersebut dapat ditunjukan dengan kunci dari tiap file yang ada. Satu database menunjukan satu kumpulan data yang dipakai dalam satu lingkup perusahaan atau instansi.data dinyatakan dengan nilai (angka, deret, simbol, karakter). (Kusrini, 2006, hal.2) 7
3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis Sistem Ada beberapa metode untuk menganalisis sistem, diantaranya adalah metode analisis PIECES yaitu analisis terhadap Performance (Kinerja), Information (Informasi), Economic (Ekonomi), Control (Pengendalian), Efficiency (Efisiensi), dan Service (Pelayanan). a. Performance (Kinerja) Kinerja adalah kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat tercapai. Kinerja dapat diukur dengan jumlah produksi (troughtput) dan waktu tanggap (respon time). Tabel 3.1 Analisis Performance (Kinerja) No. Faktor Hasil Analisis 1. Throughput Tiap hari pelayanan membutuhkan waktu hingga 8 menit. Diharapkan sistem baru dapat melayani 3 menit, sehingga dapat melakukan pelayanan yang lebih banyak lagi. 2. Response Time (waktu tanggap) Waktu transaksi lebih lama karena banyaknya data yang harus dicari dalam bentuk catatan-catatan buku dan arsip-arsip yang menumpuk. b. Information (Informasi) Informasi ini merupakan hal yang paling penting untuk mengetahui informasi yang lebih akurat. Tabel 3.2 Analisis Information (Informasi) No. Faktor Hasil Analisis 1. Akurat Kurangnya keakuratan data berkas, sehingga sering terjadi kesalahan dalam pencatatan data. 2. Relevan Informasi yang dihasilkan tidak sesuai yang diinginkan. Contoh: informasi data yang disajikan tidak tersusun dengan jelas karena pencarian data masih secara manual. 3. Tepat waktu Pencatatan semua data dan transaksi pembayaran spp dan gaji masih bersifat manual, menyebabkan waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan informasi lebih lama dan laporan tidak tertata dengan baik. c. Economic (Ekonomi) Analisis ekonomi adalah penilaian terhadap sistem dalam penggunaan biaya. Sistem ini akan memberikan penghematan biaya operasional. 8
Tabel 3.3 Analisis Economic (Ekonomi) No. Faktor Hasil Analisis 1. Biaya Biaya yang dikeluarkan untuk pembelian alat tulis, buku, dan kertas sangatlah besar setiap bulannya. d. Control (Pengendalian) Sistem yang digunakan harus dapat mengamankan data dari kerusakan. Selain itu, menjamin keamanan data dari akses yang tidak diijinkan. Tabel 3.4 Analisis Control (Pengendalian) No. Faktor Hasil Analisis 1. Pengendalian terhadap hak akses Tidak adanya pembatasan hak akses terhadap informasi yang ada. Semua laporan dan dokumen yang ada masih diletakan secara terbuka dan sembarangan sehingga orang lain dengan mudah mengakses informasi. e. Efficiency (Efisiensi) Analisis efisiensi berhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalkan pemborosan dengan pemakaian sumber daya tersebut secara maksimal. Pemakaian waktu dan sumber daya manusia yang tidak tepat dapat menyebabkan kesalahan informasi. Tabel 3.5 Analisis Efficiency (Efisiensi) No. Faktor Hasil Analisis 1. Jumlah sumber daya Banyak kertas yang digunakan yang digunakan sebagai data atau dokumen. Banyaknya orang yang mengurus pencatatan data transaksi. f. Service (Pelayanan) Harus memberikan pelayanan yang cukup baik untuk mendukung jalannya proses transaksi dan dengan waktu yang efektif. Tabel 3.6 Analisis Service (Pelayanan) No. Faktor Hasil Analisis 1. Proses Pelayanan Pelayanan yang lama dan kurang efisien, disebabkan karena pelayanan pembayaran masih melakukan pencatatan arsip yang kadang tidak akurat. 9
3.2 Flowchart Gambar 3.1 Flowchart 3.3 Diagram Konteks Gambar 3.2 Diagram Konteks 10
3.4 Data Flow Diagram Gambar 3.3 Data Flow Diagram 4. Implementasi Dan Pembahasan 4.1 Menjalankan Program Aplikasi Keuangan Sekolah a. Form Login Form login merupakan form yang pertama kali keluar saat program dijalankan. Fungsi dari form login adalah untuk membatasi pengguna program. Pengisian username dan password mengambil dari tabel login pada database keuangan sekolah. 11
Gambar 4.1 Form Login b. Form Menu Utama Menu utama merupakan tampilan utama yang menampilkan pilihan-pilihan menu yang dapat diakses oleh pengguna program aplikasi ini. Menu yang ditampilkan akan berbeda-beda setelah melakukan login. Gambar 4.2 Form Menu Utama c. Form SPP Form SPP ini berfungsi untuk menginputkan data murid yang ada di SMA Pancasila Purworejo untuk melakukan proses pembayaran SPP murid tiap bulannya. Jika ada murid yang akan melalukan pembayaran SPP klik tombol tambah untuk menambah murid yang akan melakukan pembayaran SPP, klik tombol cari untuk mencari data murid yang akan melakukan pembayaran SPP, Setelah data murid yang akan membayar SPP diinputkan berikut dengan total yang akan 12
dibayarkan kemudian klik tombol simpan untuk menyimpan ke daftar data pembayaran SPP, Jika ingin menghapus salah satu data pembayaran SPP klik tombol hapus untuk menghapus datanya. Gambar 4.3 From SPP Pilih Bulan Gambar 4.4 Form SPP d. Form Cari Murid Form cari murid ini berfungsi untuk membantu mencari data murid yang akan melakukan pembayaran SPP ditombol cari pada form SPP. Masukkan nis atau nama yang akan dicari kemudian klik tombol Ok untuk menginputkan data pada form SPP dan jika ingin membatalkan data yang akan diinputkan klik tombol batal. 13
Gambar 4.5 Form Cari Murid e. Form Gaji Pegawai Form gaji pegawai ini berfungsi untuk menginputkan data pegawai yang ada di SMA Pancasila Purworejo untuk proses pembayaran gaji pegawai tiap bulannya. Untuk menambah pegawai yang akan dibayarkan gajinya klik tombol tambah untuk menambah data pegawai yang akan menerima gajinya, klik tombol cari untuk mencari data pegawai yang akan menerima gaji, Setelah data pegawai yang akan menerima gaji diinputkan berikut dengan total gaji bersihnya yang akan diterima pegawai kemudian klik tombol simpan untuk menyimpan ke daftar data gaji pegawai, Jika ingin menghapus salah satu data gaji pegawai klik tombol hapus untuk menghapus datanya dan untuk merubah data gaji pegawai klik tombol ubah untuk mengubahnya. Gambar 4.6 Form Pilih Bulan Gaji 14
Gambar 4.7 Form Gaji Pegawai Gambar 4.8 Form Cari Pegawai 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dari uraian, penjelasan dan pembahasan materi pada bab-bab sebelumnya dan dalam mengakhiri pembahasan Analisis dan Perancangan Aplikasi Keuangan Pada SMA Purworejo maka penyusun mengambil kesimpulan bahwa : Pengolahan data keuangan SPP murid, data gaji pegawai dan anggaran yang masih manual selama ini mengakibatkan pelayanan informasi keuangan pada SMA Pancasila Purworejo belum terkomputerisasi dan terorganisir dengan baik. Contohnya 15
dalam pencatatan data dan pencarian data yang membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Oleh karena itu sistem manual perlu dikembangkan menjadi sistem yang terkomputerisasi karena dapat memberikan kemudahan bagi pegawai tata usaha dalam mengelola informasi keuangan SPP murid serta gaji pegawai dan anggaran. Berikut kemudahan dan kelebihan yang didapatkan : a. Proses pencatatan dan pengolahan data keuangan SPP, gaji pegawai dan anggaran menjadi lebih cepat dan efisien. b. Mampu menyajikan informasi yang lebih berkualitas sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan. c. Efisiensi waktu, tenaga, pikiran dan biaya dalam proses pencatatan, pencarian dan pembuatan laporan, sehingga laporan yang dihasilkan lebih tepat waktu, akurat dan relevan sehingga keamanan pun terjamin. 5.2 Saran Berdasarkan kesimpulan diatas, juga sebagai pertimbangan bagi pihak Yayasan Bina Tani Bagelen didalam usaha meningkatkan pelayanan dan kinerja di SMA Pancasila Purworejo, penyusun mempunyai beberapa saran yang dapat dipetimbangkan guna meningkatkan kualitas dan kuantitas kerja. Sebagai berikut : 1. Mengganti sistem yang masih manual menjadi sistem yang terkomputerisasi yang dapat mengolah dan menyajikan data lebih efektif dan efisien. 2. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang penyusun usulkan. Sistem tersebut dapat digunakan untuk proses pengolahan data keuangan. 3. Jika sistem yang penyusun usulkan ini digunakan oleh SMA Pancasila Purworejo, maka perlu diadakan pelatihan personil untuk menangani pengolahan data keuangan secara terkomputerisasi yang akan bertindak sebagai operator program agar proses penginputan data dapat berjalan. Dalam pembuatan aplikasi ini penyusun menyadari bahwa masih banyak kekurangan, baik dari segi penulisan,desain maupun dalam pembuatan aplikasi dikarenakan keterbatasan penyusun, untuk itu saran dan kritik sangat penyusun harapkan. Serta harapan penyusun semoga Aplikasi Keuangan ini dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya. 16
DAFTAR PUSTAKA Abdul Kadir. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. http://www.idafazz.com/pengertian-sistem.php. Diakses tanggal 20 Januari 2012. Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Pemrograman Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta. Febriani. 2011. Pengertian Sistem dan Analisis Sistem. http://febriani.staff.gunadarma.ac.id/downloads/files/5612/pengertian+ Sistem+%26+Analisis+Sistem.pdf. Diakses tanggal 20 Januari 2012. Fikri Rijalul. 2005. Pemrograman Java. Andi. Yogyakarta. Jogiyanto HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi; Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis.Edisi KeTiga. Andi. Yogyakarta. Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Andi. Yogyakarta. 17
18