RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO BANGUNAN SINAR BARU DI SUNGAILIAT. Naskah Publikasi

Transkripsi

1 RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO BANGUNAN SINAR BARU DI SUNGAILIAT Naskah Publikasi Diajukan oleh ELEN PRATIWI kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010

2

3 ABSTRACT Along with the development of today's business world, every company is required to develop a service system to the maximum extent possible, to support the company's performance. One of them is a system of accounting services, the sales information system. Benefits have sales information system is one of them to support the flow of financial information "purchases, sales, stock inventory, and other documentation." Referring to this, the author considers important to have an accounting service to manage the flow of sales information systems at the shop building of Sinar Baru. The Shop building of Sinar Baru is a private company founded by Mr. Ali in January 2006, located in Sungailiat. The Shop building of Sinar Baru a secondary trading business that specializes in sales of building materials. Conditions using the sales system in the shop building of Sinar Baru, still use manual system and not take advantage of investment companies using technology that is more competent and berkomputerisasi, where trade competition always appear in the business world. To the authors recommend that the shop building of Sinar Baru to the development of a system of a software-based sales information relevant data and facilitate accurate data sales processing.yang transaction will result in the company's sales report information correctly and can save time and energy in its composition. Keywords: accounting, sales information system.

4 1. Pendahuluan Sistem informasi merupakan suatu layanan penyedia informasi yang bertujuan untuk menyediakan informasi yang benar untuk orang yang tepat (right person), tempat yang tepat (right place), waktu yang tepat (right time), serta biaya yang tepat (right cost). Sistem informasi ini tidak lepas dari pemanfaatan perkembangan teknologi dalam bidang komputer. Dalam pemanfaatan informasi tersebut, pengguna dapat mengelola data dan mencari informasi yang di butuhkan. Usaha dagang di Indonesia semakin menjamur, walaupun tidak semuanya dikenal oleh seluruh masyarakat Indonesia, paling tidak mereka dikenal di daerah asalnya. Semakin banyaknya toko, maka persaingan yang ada semakin ketat. Dan persaingan selalu muncul dalam dunia usaha. Dimana setiap toko memiliki kompetensi yang berbeda-beda antara yang satu dengan yang lain. Usaha dagang yang memiliki kompetensi yang paling baik, akan mampu bertahan dalam dunia persaingan. Hal yang paling mendasar adalah toko harus mengetahui kompetensi yang dimilikinya. Untuk itu perusahaan membutuhkan sejumlah informasi yang akan digunakan sebagai pedoman dan dasar operasional perusahaan. Informasi merupakan data yang telah tersaring, terorganisir, terealisasi, dan saling berhubungan sehingga berguna untuk mencapai tujuan organisasi. 2. Landasan Teori 2.1 Sistem Informasi Penjualan Suatu struktur yang berlanjut dan saling terkait dengan orang peralatan dan prosedur yang bertujuan untuk mengumpulkan, menyaring, menganalisis dan membagikan informasi secara spesifik, tepat waktu dan berurut untuk digunakan oleh pengambilan keputusan dibidang penjualan dengan tujuan menyempurnakan, merancang pelaksanaan dan pengendalian penjualan. 2.2 Sistem Basis Data Sistem Basis Data adalah sekumpulan basis data dengan para pemakai yang menggunakan basis data secara bersama-sama personil-personil yang merancang dan mengelola basis data. 2.3 Sistem Perangkat Lunak Menggunakan Windows XP, Visual basic,dan Ms SQL Server 2000 Personal Edition. 2.4 Pengembangan Sistem Menggunakan, linear sequencial model, juga disebut Classic Life Cycle (Waterfall model). Metode ini mencakup sejumlah fase atau tahapan yaitu analisis sistem, desain sistem, implementasi dan perawatan system. Richart F. Neuschel: Manajemen by Sistem, Yogyakarta, PT Elex Media Komputindo, 1991, hal. 27

5 3. Analisis Analisis yang dilakukan yaitu menggunakan analisis PIECES (performance, information, economic, control, efficiency, services). Dengan analisis ini kita bisa mendapatkan beberapa masalah dan akhirnya dapat menemukan masalah utamanya. Pada analisis kinerja : dalam system lama, masalah yang timbul dikarenakan tugas dan beban kerja pegawai lebih banyak dan dapat mengakibatkan penurunan semangat produktifitas kerja. Pada analisis informasi : kurangnya keakuratan data, karena seringnya terjadi kesalahan dalam pencatatan data penjualan. Informasi yang di hasilkan juga kurang relevan, karena proses pencarian data penjualan masih manual. Informasi kurang tepat waktu, memerlukan waktu sekitar 15 menit untuk mencari data- data berupa arsip- arsip. Pada analisis ekonomi : Investasi yang ada belum di manfaatkan sepenuhnya untuk mendukung kinerja system. Penggunaan kertas, tinta, dan alat tulis lainnya untuk menyimpan dokumen dinilai boros, karena terjadi kesalahan tidak dapat di gunakan lagi. Pengelolaan data relative lebih lambat dan belum seimbang dengan biaya yang telah di keluarkan. Pada analisis pengendalian : Antisipasi terhadap keamanan data yaitu penggunaan kata sandi (password) belum di terapkan sehinga data bisa di manipulasi Data transaksi masih berupa arsip-arsip kertas, sehingga mudah sekali rusak dan sulit untuk di lacak dimana kesalahannya, bahkan sering terjadi kesamaan data. Pada analisis efisiensi : sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk pengolahan data penjualan lebih banyak dan waktu yang di butuhkan pun cukup lama. Kurang efisien karena kebutuhan informasi bagi pengguna tidak dapat di peroleh dengan cepat, karena adanya keterbatasan ruang dan waktu dalam memperolehnya. Pada analisis Pelayanan : pelayanan dalam penyajian data-data barang yang telah terjual membutuhkan waktu yang relative lama. Dari beberapa macam analisa di atas yang telah di uraikan, kelemahannya adalah pada ketepatan waktu untuk menghasilkan informasi (timelines), kemudahan akses (accessibility), dan keamanan system (security). Dalam analisis kebutuhan system, menggunakan analisis kebutuhan informasi, analisis kebutuhan teknologi meliputi hardware,software dan brainware, memiliki tujuan agar dapat memperoleh informasi yang lebih cepat dan tepat serta meningkatkan kualitas kerja. Juga menggunakan analisis biaya dan manfaat, untuk menghitung kelayakan ekonomi suatu proyek sistem Informasi tersebut layak atau tidak dilakukan. Metode yang digunakan yaitu metode payback period, berdasarkan perhitungan yang telah

6 dilakukan sistem ini akan mengembalikan investasinya saat 1 tahun 7 bulan 14 hari, karena itu maka sistem dinyatakan layak digunakan. Berdasarkan metode return of investment, sistem ini akan memberikan pendapatan pada tahun ke-2 sebesar 22,12 % dari beban pengadaan, sehingga sistem ini layak digunakan. Berdasarkan metode net present value, metode yang memperkirakan selisih antara pendapatan dan pengeluaran per tahun. sebesar ,58. Selain itu juga menggunakan analisis kelayakan ekonomi, yang mana memberikan gambaran kepada user bahwa manfaat yang diperoleh dari sistem baru lebih besar dibandingkan dengan sistem yang sudah lama. Dalam analisis kelayakan operasional merupakan suatu perkiraan dalam perhitungan penggunaan sistem atau program, dimana program tersebut layak atau tidak dipakai/ digunakan. di dalam program tersebut. 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1 Hasil Penelitian Setelah menganalisis beragam kendala pada system lama dengan menggunakan analisis PIECES, maka telah dirasakan manfaat menggunakan system yang sedang berjalan, berdasarkan pada analisis kinerja : dengan system yang terkomputerisasi, tugas dan beban kerja pegawai menjadi lebih ringan dan meningkat produktifitas kerjanya. Pada analisis informasi : dengan komputerisasi dapat menghasilkan informasi yang akurat, karena pengerjaannya terformat. Informasi yang dihasilkan, sangat relevan karena memberikan kemudahan dalam mencari informasi. Tepat waktu, karena hanya membutuhkan waktu sekitar 1 menit untuk mencari data berupa arsip-arsip. Pada analisis ekonomi : Investasi sudah dimanfaatkan sepenuhnya karena system sudah terkomputerisasi. Biaya kertas, alat tulis dan perlengkapan penyimpanan dapat di tekan karena penggunaan database dalam computer dapat di perbaiki atau di edit apabila terjadi kesalahan. Pengolahan data lebih cepat dan seimbang dengan biaya yang dikeluarkan. Pada analisis pengendalian : Adanya jaminan terhadap keamanan data yaitu dengan memanfaatkan password yang hanya di ketahui oleh yang berwenang. Data-data dapat tersimpan lebih baik, karena tersimpan dalam file dan tidak ada kesamaan data dalam file.

7 Pada analisis efisiensi : kebutuhan informasi di peroleh denag cepat dan akurat karena tidak ada keterbatasan ruang dan waktu dalam memperolehnya. Lebih menghemat waktu dan sumber daya manusia yang dibutuhkan pun lebih sedikit. Pada analisis Pelayanan : Pelayanan di berikan kepada pembeli akan lebih baik, dengan adanya proses data penjualan yang lebih cepat. 4.2 Pembahasan Hasil dari program yang telah di rancang meliputi : Menu login,yaitu : menu untuk menginput user id serta password sebagai security. Gambar 1. sub menu login Menu utama, merupakan tampilan awal aplikasi program. Gambar 2. sub menu utama Menu data barang, meliputi : input supplier dimana data-data supplier diinputkan.

8 Gambar 3. sub menu input supplier input kode barang, terdiri dari penyusunan kode barang pembelian dari supplier, sub menu daftar kode barang merupakan Gambar 4. sub menu daftar kode barang dan sub menu daftar kelompok barang, merupakan penyusunan kode kelompok jenis barang pembelian dari supplier.

9 Gambar 5. sub menu daftar kelompok barang input pembelian barang, merupakan isi data-data pembelian barang dari supplier. Gambar 6. sub menu input pembelian barang input return pembelian, merupakan data-data pengembalian barang pembelian kepada supplier.

10 Gambar 7. sub menu return pembelian barang Menu transaksi, meliputi : penjualan, merupakan menu data input transaksi penjualan. Gambar 8. sub menu transaksi penjualan barang cari barang, merupakan pencarian data barang. Gambar 9. sub menu cari barang koreksi penjualan, merupakan menu untuk mengedit data transaksi penjualan yang salah masukan.

11 Gambar 10. sub menu koreksi transaksi penjualan pembayaran konsinyasi, merupakan menu untuk pembayaran konsinyasi pada pihak supplier. Gambar 11. sub menu pembayaran konsinyasi Menu laporan, meliputi :

12 laporan konsinyasi, untuk mengetahui data laporan yang sudah maupun belum di bayar kepada supplier dalam periode setiap bulannya, yang di dalamnya terdapat no faktur, nama barang juga jumlah harga barang konsinyasi. Contoh implementasi laporan konsinyasi dari salah satu supplier yang ada. Gambar 12. sub menu cetak laporan konsinyasi laporan penjualan perbulan, untuk mengetahui data laporan penjualan perbulan, yang di dalamnya terdapat no faktur, beserta diskon dan total barang yang dijual. hasil dari laporan penjualan selama bulan juli 2009 pada Toko bangunan sinar baru sebesar Rp ,-,- Gambar 13. sub menu cetak laporan penjualan perbulan

13 laporan kasir, untuk mengetahui data laporan penjualan kasir dalam periode setiap hari atau tanggal, yang di dalamnya terdapat no faktur, nama barang, jumlah dan harga tiap barang beserta total barang yang dijual. hasil dari laporan kasir selama bulan juli 2009 pada Toko bangunan sinar baru sebesar Rp ,- Gambar 14. sub menu laporan kasir laporan stok barang, untuk mengetahui jumlah stok barang baik barang konsinyasi maupun milik. Gambar 15. sub menu laporan stok barang

14 laporan pembelian, untuk mengetahui data laporan pembelian dalam periode setiap hari atau tanggal baik berdasarkan pembelian konsinyasi maupun milik yang isi laporannya meliputi setiap pembelian dari masing-msing supplier,tanggal pembelian,nama barang beserta jumlah, harga dan total barang pembelian. Gambar 16. sub menu laporan pembelian laporan return pembelian, untuk mengetahui data laporan return pembelian dalam periode setiap hari atau tanggal yang isi data laporannya meliputi nama supplier, tanggal return pembelian, nama barang, jumlah beli, jumlah return, sisa barang, harga beli beserta total return pembelian juga keterangan return barang yang di beli. Gambar 17. sub menu laporan return pembelian Menu setting user, berfungsi untuk memasukkan data user baru atau mengganti password yang di inginkan sebagai security.

15 Gambar 18. sub menu setting user Menu keluar. Yaitu menu untuk keluar dari program sistem penjualan. 5. Kesimpulan Berdasarkan analisis, penelitian dan pembahasan, maka diperoleh kesimpulan yaitu : 1. Sistem informasi penjualan dibangun untuk mempermudah pengguna sebelum mengolah data transaksi penjualan. 2. Cakupannya meliputi input data barang, data supplier, data pembelian, data return pembeian, data transaksi penjualan dan data pembayaran konsinyasi, serta pembuatan laporan penjualan, laporan kasir, laporan konsinyasi, laporan stok barang, laporan pembelian, dan laporan return pembelian. 3. Proses pengolahan data dilakukan oleh user yang berhak mengakses data tersebut, yang dikelompokan berdasarkan hak akses user sesuai dengan jabatannya. 4. Proses pembuatan laporan yang masih manual membutuhkan waktu yang lama, sehingga tidak adanya efisiensi dalam proses pembuatan laporan.

16 Dengan adanya system yang terkomputerisasi pembuatan laporan yang biasa di selesaikan dalam waktu 2-3 hari dapat diselesaikan dalam waktu yang singkat. 5. Sistem informasi penjualan yang di bangun, secara umum telah memenuhi kebutuhan yang di inginkan. 6. Pengguna dapat membuat laporan setiap bulan dengan mudah, cepat dan akurat.

17 DAFTAR PUSTAKA Richart F. Neuschel Manajemen by Sistem. Yogyakarta, Komputindo. PT Elex Media