PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SD NEGERI REJOWINANGUN SELATAN 1 MAGELANG NASKAH PUBLIKASI. disusun oleh. diajukan oleh

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SD NEGERI REJOWINANGUN SELATAN 1 MAGELANG NASKAH PUBLIKASI disusun oleh diajukan oleh Gerry Ade Prabowo kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013

2 ii

3 MAKING OF THE INFORMATION SYSTEM LIBRARY AT SD NEGERI REJOWINANGUN SELATAN 1 MAGELANG PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SD NEGERI REJOWIANGUN SELATAN 1 MAGELANG Gerry Ade Prabowo Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Nowadays, the development of information technology systems is growing rapidly to support a variety of things in the company's management and school. At school now many are using information systems to support the smooth running of the work, such as school administrative records, student data, teacher data, and libraries. Library has been thriving and dynamic, manual systems are no longer adequate to handle the workload, especially in the procurement of routine detailing activities, Cataloging, and circulation control. Such circumstances demand the use of computerbased information systems technology or CBIS (Computer Base Information System). At SD State Library South Rejowinangun 1 Magelang not use any information system, the process used is manual so there is a wide range of problems in a library, the problems that often arise, among others, the process of finding the book, the process of borrowing and returning books, and the delay in making the report. Because the researchers will make the system entitled "Designing Of the Information Systems Library at SD Rejowinangun Selatan 1 Magelang. making this system is to design a new information system is a solution of the weaknesses of existing systems, and then implemented in the form of a library information system-based computing. Keywords: library, Borrowing and returning books, sql server Keywords: Library, Borrowing and Returning Books, Sql Server iii

4 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Di era globalisai sekarang ini, dunia informasi begitu pesat karena ditunjang dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih. Komputer merupakan salah satu alat guna menunjang perkembangan teknologi informasi. Oleh karena itu suatu lembaga yang menggunakan komputer dalam mengelola sistem informasinya akan mempunyai nilai lebih daripada sistem yang diolah secara manual. Dapat dikatakan sistem informasi yang menggunakan komputer akan menunjang efisiensi dan produktivitas yang tinggi. Perpustakaan sekolah merupakan salah satu fasilitas yang disediakan oleh sekolah sebagai pendukung dan penunjang proses kegiatan belajar mengajar bagi para murid. Keberadaan sebuah perpustakaan sangat membantu untuk menambah atau meningkatkan pengetahuan dan wawasan bagi para murid di sekolah. Pada sistem perpustakaan yang sudah ada di Sekolah Dasar Negeri Rejowinangun Selatan 1 ini, penulis melihat masih kurang efektif dan efisien dalam mengolah sistem informasi perpustakaan. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Pengertian Sistem Sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama (Murdick dan Ross ) Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat sifat tertentu, yaitu : a. Komponen Sistem (system component) b. Batasan sistem (System boundary) c. Lingkungan Luar Sistem (System environment) d. Penghubung Sistem (System Interface) e. Masukan Sistem (System input) f. Keluaran Sistem (System output) g. Pengolah Sistem (System process) h. Sasaran Sistem (System objective) atau Tujuan (goal) iv

5 2.2 Konsep Dasar Informasi Pengertian Informasi Menurut Tata Sutabri, informasi adalah sekumpulan data yang telah diklasifiksi atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. (Tata Sutabri, 2004, 18) Nilai Informasi Jogiyanto (2000: 11) mengemukakan bahwa nilai informasi ditentukan dari dua hal yaitu: 1. Manfaat : informasi bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibanding biaya mendapatkannya. 2. Biaya : penilaian nilai informasi biasanya dihubungkan dengan effectiveness cost (biaya efektif) dan benefit cost (biaya manfaat). 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Definisi Sistem Informasi Sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak Komponen Sistem Informasi Agar sistem informasi berjalan dengan lancar dibutuhkan beberapa komponen yang fungsinya sangat vital di dalam sistem informasi. Komponen-komponen tersebut adalah sebagai berikut : a. Input b. Proses c. Output d. Teknologi e. Basis data f. Kendali 2.4 Sistem Informasi Manajemen Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi manajemen adalah sistem informasi yang digunakan untuk menyajikan informasi agar mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. 2

6 2.5 Sistem Informasi Perpustakaan Sistem informasi perpustakaan dikembangkan dari pemikiran dasar bagaimana kita melakukan otomatisasi terhadap berbagai proses bisnis dalam suatu perpustakaan. Sistem informasi perpustakaan (SIPERPUS) merupakan perangkat lunak yg didesain khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, data peminjaman/pengembalian, pembuatan laporan dan mencari buku. Keseluruhannya bekerja secara sistematis sehingga dapat memperbaiki administrasi dan operasional perpustakaan serta dapat menghasilkan bentuk-bentuk laporan yang efektif dan berguna bagi manajemen perpustakaan. 2.6 Konsep Teori Analisis Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, maka kita harus melakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan kepada masyarakat. 2.7 Konsep Pemodelan Sistem Flowchart Flowchart atau diagram alur adalah sekumpulan simbol-simbol atau yang menunjukan atau menggambarkan rangkaian kegiatan program dari awal sampai akhir Konsep Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah cara mempresentasikan proses model, yaitu bagaimana mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dan bagaimana data berpindah di antar aktivitas-aktivitas itu. a. Prosess b. Data flow c. Data store d. External entity 2.8 Sistem Basis Data Database merupakan sekumpulan data yang saling terintegrasi satu sama lain dan terorganisasi berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu dan tersimpan pada sebuah hardware komputer. 3

7 2.9 Normalisasi Normalisasi adalah teknik yang digunakan untuk memvalidasi model data. Serangkaian aturan diberlakukan pada data model logis untuk meningkatkan pengaturanya Software yang Digunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Visual basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows secara tepat dan mudah Microsoft SQL Server 2000 SQL Server 2000 merupakan salah satu produk DBMS (Database Managament System) yang dibuat oleh Microsoft, didesain untuk melakukan proses manipulasi penjualan database berukuran besar dengan berbagai fasilitas. Kemampuan dalam manajemen data dan kemudian dalam pengoperasiannya membuat SQL Server 2000 ini menjadi pilihan para database administrator. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Profil SD Negeri Rejowinangun Selatan 1 Magelang SD Negeri Rejowinangun Selatan 1 Magelang terletak dijalan Singosari no.32a, kelurahan Rejowinangun Selatan, kecamatan Magelang Selatan, propinsi Jawa Tengah, kode pos 56124, didirikan dan mulai beroperasi pada tahun 1974 dengan luas bangunan 569m² dan luas halaman 491m². 3.2 Analisis Sistem Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. 3.3 Identifikasi Masalah Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan pada SD Negeri Rejowinangun Selatan 1 Magelang, didefinisikan bahwa sistem kerja yang dijalankan masih kurang efektif. Hal ini dapat terlihat dari proses atau pencatatan semua data dan transaksi, juga dalam proses pembuatan laporan memerlukan waktu yang cukup lama. 3.4 Analisis Kelemahan Sistem Sebagai alat ukur dalam menentukan sistem yang dibuat layak atau tidak, maka disusun analisis PIECES (Performances, Information, Economy,Control, Services) yang dapat digunakan sebagai alat ukur. 4

8 1. Analisis Kinerja (Performace) 2. Analisis Informasi (Information) 3. Analisis Ekonomi (Economy) 4. Analisis Pengendalian (Control) 5. Analsisi Efisiensi (Efisincy) 6. Analisis Pelayanan (Service) 3.5 Analisis Kebutuhan Sistem 1. Kebutuhan Fungsional a. Sistem harus dapat melalukan entri buku b. Sistem harus dapat melakukan pendataan anggota c. Sistem harus dapat melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian buku d. Sistem harus dapat melakukan laporan 2. Kebutuhan Non Fungsional a. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) b. Kebutuhan Perangkat Keras (hardware) c. Kebutuhan Perangkat Manusia (brainware) 3.6 Analisis Kelayakan Sistem Tujuan utama dari analisis kelayakan sistem adalah mengetahui apakah sistem yang yang akan diterapkan sudah layak pakai atau belum. Dalam hal ini tentunya diperlukan pertimbangan yang matang, seberapa besar kegunaan yang didapat dan berapa biaya yang diperlukan dari sistem Kelayakan Hukum 3.6.2Kelayakan Operasional Kelayakan Teknologi Kelayakan Ekonomi 3.7 Analisis Biaya dan Manfaat ~ Uji kuantitatif kelayakan Biaya dan Manfaat a) Biaya Pengadaan dan Operasi b) Biaya Proyek c) Biaya Operasi dan Perawatan ~ Metode Biaya dan Manfaat 1) Analisis Payback (Payback Period) 2) Return On Investasi (ROI) 3) Analisis Net Present Value (NPV) 5

9 3.8 Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan tahap awal dari perancangan perangkat lunak. Tujuan perancangan ini dilakukan untuk mengetahui kondisi sistem secara umum. Program ini di rancang menggunakan database, sehingga lebih mudah dalam mengoperasikannya Flowchart Sistem Admin Anggota Peminjaman Pengembalian Buku Penerbit Pengarang Kategori Denda Admin Anggota Peminjaman Pengembalian Buku Penerbit Pengarang Kategori Denda Dt Admin Dt Anggota Dt Pmnjman Dt Pngmblian Dt Buku Dt Penerbit Dt Pngrng Dt Kategori Dt Denda Admin Anggota Det_Peminj Peminjaman Pngmbalian Det_Buku mn Buku Penerbit Pngrang Kategori Denda Pmbtn Lap.Anggota Pmbtn Lap.Pmnjmn Pmbtn Lap.Pngmbln Pmbtn Lap.Buku Anggota Peminjaman Pengembalian Buku Data Flow Diagram (DFD) Untuk mendukung perancangan perpustakaan, penulis menggambarkan data flow diagram pada SD Negeri Rejowinangun Selatan 1 Magelang untuk dijadikan sebagai model yang nantinya akan digunakan dalam membuat program. adapun diagram konteks yang telah penulis rancang adalah sebagai berikut : 6

10 Diagram Konteks ADMIN LAPORAN : BUKU, ANGGOTA,PEMINJAMAN, PENGEMBALIAN DATA PENGARANG DATA PENERBIT DATA ANGGOTA DATA BUKU DATA PEMINJAMAN DATA PENGEMBALIAN DATA KATEGORI DATA USER DATA DENDA Sistem Informasi Penjualan LAPORAN : BUKU, ANGGOTA,PEMINAJAMAN, PENGEMBALIAN DATA PENGARANG DATA PENERBIT DATA ANGGOTA DATA BUKU DATA PEMINJAMAN DATA PENGEMBALIAN DATA KATEGORI DATA DENDA user Data Flow Diagram (DFD) ADMIN golongan pengarang penerbit buku Input data peminjaman Input data pengmbelian Laporan anggota input Data anggota Input data denda Olah data kategori Olah data pengarang Olah data penerbit Olah data buku Olah data peminjaman Olah data pengembalian Olah data anggota Olah data denda Data ketrpsi Data pengerang Data penerbit Data buku Laporan buku Data peminjaman Data pengembalian Data anggota Data denda D1 kategori D2 pengarang D3 penerbit D4.1 Detail buku D4 buku D5 Peminjaman Detail D5.1 Peminajaman Detail D6 Pengembalian D7 anggota D8 denda Input data kategori Laporan pengarang Laporan kategori Input data penerbit Laporan penerbit Laporan penerbit Input data pengarang Inputa data buku Laporan buku 9 Pembuatan laporan buku USER Laporan peminjaman 10 Pembuatan laporan peminjaman Input data peminjaman Input data pengembalian 11 Pembuatan laporan pengembalian Laporan pengembalian Laporan anggota 12 Pembuatan laporan anggota Input data anggota Input data denda 3.9 Perancangan Database Perancangan database harus dilakukan secara cermat agar dihasilkan database yang efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah dalam manipulasi data. 7

11 3.9.1 Teknik Normalisasi Suatu proses untuk mengubah suatu tabel yang memiliki masalah tertentu ke dalam dua buah tabel atau lebih, yang tidak lagi memiliki masalah tersebut Relasi Antar Tabel Relasi antartabel menunjukkan hubungan antartabel yang ditandai dengan adanya foreign key Perancangan Tabel Berikut adalah tabel tabel yang terdapat dalam database yang digunakan dalam perancangan sistem informasi perpustakaan; a) Rancangan Tabel Admin b) Rancangan Tabel Anggota c) Rancangan Tabel Buku d) Rancangan Tabel Peminjaman e) Rancangan Tabel Penerbit f) Rancangan Tabel Pengarang g) Rancangan Tabel Kategori h) Rancangan Tabel Pengembalian i) Rancangan Tabel Denda j) Rancangan Tabel Detail Peminjaman k) Rancangan Tabel Detail Buku Perancangan Input dan Output a. Perancangan Form Login Username : Password : Masuk Keluar 8

12 b. Perancangan Form Menu Utama File Master Sirkulasi Cari buku Lapora Log Out 4. Implementasi Sistem 4.1 Pemrograman Pemrograman merupakan kegiatan menulis kode program yang akan di eksekusi oleh komputer Pembuatan Database Dalam pembuatan aplikasi Sistem informasi Perpustakaan Pada SD Negeri Rejowiangun Selatan 1 Magelang, penulis menggunakan SQL Server Pembuatan Form dan coding Program Pembuatan form atau tampilan sistem menggunakan Microsoft Visual Basic Implementasi Manual Program a. Tampilan Main menu Gambar 4.1 Form Main Menu 9

13 b. Tampilan Data Buku Gambar 4.2 Form Data Buku c. Tampilan Form Sewa Gambar 4.3 Tampilan Form Sewa 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dengan diterapkannya sistem informasi perpustakaan pada SD Negeri Rejowinangun Selatan 1, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan perbandingan sistem yang baru ini. Sistem yang diusulkan dapat memberikan layanan sebagai berikut : 10

14 1. Memudahkan pihak staf perpustakaan dalam melakukan pengolahan data buku, data anggota, data penerbit, data pengarang, data golongan serta data sirkulasi.. 2. Sistem informasi terkomputerisasi ini dapat mempercepat proses peminjaman dan pengembalian.. 3. Sistem informasi perpustakaan ini dapat mempercepat dalam dalam mengolah laporan-laporan meliputi laporan data sirkulasi, laporan data buku dan laporan data anggota. 4. Dengan adanya aplikasi ini pihak staf perpustakan SD Negeri Rejowinangun Selatan 1 akan lebih mudah dalam hal pencarian data, mengerdit data dan penghapusan data dengan sistem yang penulis usulkan. 5.2 Saran Dalam penggunaan sistem informasi ini sebaiknya dilakukan pelatihan terlebih dahulu, supaya penggunaan dapat mengetahui cara dan fungsi pengunaan sistem informasi ini. 2. Penulis menyadari dengan terbatasnya kemampuan setiap manusia bahwa sistem informasi ini masih jauh dari kesempurnaan oleh karena itu sangat besar harapan penulis untuk diberikan masukan dan kritik agar sistem informasi penjualan ini dapat dikembangkan agar lebih sempurna dengan versi yang lebih lengkap dan baik. DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi. Rudiyanto Arief, M Pemrograman Basis Data menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server Yogyakarta: ANDI. Sunyoto, Andi Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: ANDI. Kusrini Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis data. Penerbit Andi. 11