PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA SEKOLAH TINGGI MULTI MEDIA MMTC YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI. diajukan oleh Gagah Prayogi

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA SEKOLAH TINGGI MULTI MEDIA MMTC YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Gagah Prayogi kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014

2

3 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA SEKOLAH TINGGI MULTI MEDIA MMTC YOGYAKARTA Gagah Prayogi, Krisnawati, Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia gagahyogi@gmail.com, krisna@amikom.ac.id Abstract - High School Multi Media MMTC is an institution of higher education in the field of broadcasting and multi-media which is under the Ministry of Communications and Information, and allows the central office at any time want information on staffing at STMM "MMTC". Based on the analysis on STMM "MMTC" Yogyakarta on the staffing, staffing data recording is still done manually, it is prone to an error in the input data, so the accuracy of the information and speed of information processing is inadequate. Based on the analysis of the problem in order to determine the real issues. There are several steps to perform the analysis, such as identifying problems, weaknesses analysis system using the PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, and Service), the system needs analysis and feasibility analysis of the system. The results of the analysis of the weakness of the system shows that the old system has not been able to solve the problem optimally, both in terms of performance, information, economic, security, efficiency and service. Thus designed a system of personnel information on High School Multi-Media "MMTC" a web-based to overcome the problems often encountered in Sub-Section personnel. Keywords: Human Resources Information System, Web, STMM "MMTC" Yogyakarta, System Design 1. Pendahuluan Pada sebuah perusahaan atau organisasi, database berperan seperti lemari besar yang berisi berbagai data, seperti data pegawai, pengambilan cuti pegawai, penyimpanan surat-surat penting, informasi tentang gaji pegawai dan masih banyak yang lainnya. Sekolah Tinggi Multi Media MMTC merupakan institusi pendidikan tinggi dibidang penyiaran dan multi media yang berada dibawah Kementrian Komunikasi dan Informatika RI, dan memungkinkan sewaktu-waktu kantor pusat menginginkan informasi tentang kepegawaian pada STMM MMTC. Berdasarkan hasil analisis pada STMM MMTC Yogyakarta pada bagian kepegawaian, pencatatan data kepegawaian masih dilakukan secara manual, hal tersebut rentan dengan adanya kesalahan dalam penginputan data, sehingga keakuratan informasi dan kecepatan proses informasi kurang memadai. Kondisi tersebut mendorong penulis untuk memberikan alternatif pilihan pemecahan masalah melalui perancangan sistem informasi kepegawaian untuk memudahkan penginputan data kepegawaian dan memudahkan pengguna untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. 2. Landasan Teori 2.1 Format Penulisan Definisi Sistem Menurut Mc. Leod dalam tulisannya Hanif, A (2007:4), mendeifinisikan sistem sebagai sekelompok elemenelemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan, sumber daya mengalir dari elemen output dan untuk menjamin prosesnya berjalan dengan baik maka dihubungkan dengan mekanisme kontrol Karakteristik Sistem Sistem memunyai beberapa karakteristik atau sifat-sifat tertentu, antara lain: 1. Komponen (Component) 2. Batasan (Boundary) 3. Lingkungan (Environment) 4. Masukan (Input) 5. Keluaran (Output) 6. Penghubung (Interface) 7. Penyimpanan (storage) 8. Pengolahan (process) 9. Sasaran (Object) 2.2 Konsep Dasar Informasi Definisi Informasi Menurut Davis dalam tulisan Hanif, A (2007:9), informasi didefinisikan sebagai data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang Kualitaas Informasi Informasi yang berkualitas memiliki 3 kriteria, yaitu: 1. Akurat (accurate) 2. Tepat pada waktunya (timeliness) 3. Relevan (relevance) 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Definisi Sistem Informasi 1

4 Menurut Gondodiyoto (2007), Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai kumpulan elemen-elemen atau sumber daya dan jaringan prosedur yang saling berkaitan secara terpadu, terintegrasi dalam suatu hubungan hierarki tertentu, dan bertujuan mengolah data menjadi informasi. 2.4 Definisi Sistem Informasi Kepegawaian Sistem informasi kepegawaian adalah suatu alat atau kumpulan elemen yang saling berinteraksi atau terhubung untuk mengolah data yang berhubungan dengan pegawai. 2.5 Konsep Analisis Definisi Analisis Sistem Menurut Hanif A. Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yamg menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagianbagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka Analisis Sistem Informasi Tujuan utama dari analisis sistem informasi adalah: 1. Menentukan kelemahan dari proses-proses yang terjadi pada sistem lama. 2. Menentukan tingkat kebutuhan dari sistem baru. 3. Menentukan tingkat kelayakan sistem baru. 2.6 Konsep Pemodelan Pemodelan sistem secara umum didefinisikan sebagai pengidentifikasian komponen-komponen sistem informasi dengan tujuan untuk dikomunikasikan dengan pemakai Flowchart Tabel 2.1 Simbol Flow Chart Simbol Keterangan Simbol Untuk laporan data Simbol input secara manual Simbol proses komputerisasi/ pengolahan Simbol media penyimpanan secara file tetap Simbol dokumen Context Diagram Context Diagram adalah diagram aliran data yang paling dasar dari suatu organisasi yang menunjukkan bagaimana proses-proses mentransformasikan data yang datang ke informasi dan yang keluar Data Flow Diagram Data Flow Diagram adalah gambaran alir data atau informasi tanpa mengaitkan bentuk fisik media penyimpanan data atau hardware. Tabel 2.2 Simbol Data Flow Diagram Simbol Keterangan 2.7 Konsep Basis Data Definisi Basis Data Entitas eksternal merupakan sumber atau tujuan dari aliran dara Aliran data menggambarkan aliran data dari satu proses ke proses lainnya Proses atau fungsi yang mentransformasikan data secara umum Berkas atau tempat penyimpanan fungsi untuk menyimpan data atau file Basis data adalah kumpulan data yang salign berelasi. Data sendiri merupakan fakta mengenai objek, orang, dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter, atau simbol) Kelebihan Basis Data Banyak manfaat atau kelebihan yang dapat diperoleh dengan menggunakan basis data. Kelebihan basis data antara lain: 1. Kecepatan dan kemudahan (Speed) 2. Kebersamaan pemakai (Sharability) 3. Pemusatan kontrol data 4. Efisiensi ruang penyimpanan (Space) 5. Keakuratan (Accuracy) 6. Ketersediaan (Availability) 7. Kelengkapan (Completeness) 8. Keamanan (Security) 9. Kebebasan data (Data Independence) 10. User view Simbol arus data 2

5 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Tinjauan Umum Sejarah Sekolah Tinggi Multi Media MMTC Multi Media Training Centre (MMTC) adalah lembaga penyelenggara pendidikan dan latihan milik pemerintah yang berdiri pada tanggal 31 Juli Sesuai dengan tuntutan jaman, maka kini MMTC telah menjadi Sekolah Tinggi Multi Media MMTC Yogyakarta (STMM MMTC), institusi pendidikan tinggi di bidang penyiaran dan multi media yang berada di bawah Depertemen Komunikasi dan Informatika RI Visi Visi Sekolah Tinggi Multi Media MMTC Yogyakarta adalah menjadi Institusi Pusat Multi Media terbaik di Indonesia Misi Misi Sekolah Tinggi Multi Media MMTC Yogyakarta: 1. Menghasilkan tenaga professional dan aplikatif yang siap berkompetisi di dunia multi media khususnya di bidang penyiaran. 2. Mengembangkan hasil riset untuk meningkatkan pelayanan prima guna memenuhi tuntutan masyarakat sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. 3. Menciptakan SDM yang berperan aktif dalam mencerdaskan kehidupan bangsa dan pembangunan Negara. 4. Membangun dan mempertahankan etika moral akademis Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sub Bagian Kepegawaian Gambar 3.2 Sub Bagian Kepegawaian 3.2 Analisis Sistem Analisis merupakan kegiatan penguraian suatu sistem informasi yang utuh dan nyata ke dalam bagian-bagian atau komponen-komponen komputer yang bertujuan untuk mengidentifikasi serta mengevaluasi masalah, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga mengarah pada suatu solusi yang lebih baik dan sesuai dengan kebutuhan Identifikasi Masalah Berdasarkan hasil penelitian yang penulis lakukan pada sistem kepegwaian Sekolah Tinggi Multi Media MMTC Yogyakarta, dapat dilihat masalah yang muncul yaitu: 1. Pengolahan data pada sistem kepegawaian yang sedang berjalan menghasilkan informasi yang kurang akurat dan relevan. 2. Membutuhkan waktu yang banyak untuk menampilkan laporan, karena harus mencari data yang tersimpan pada banyak folder (penyusunan database yang kurang baik) Analisis Kelemahan Sistem Metode yang digunakan untuk menganalisa adalah metode PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency,dan Service). Tujuan dari analisis kelemahan sistem adalah untuk mengevaluasi dan menentukan permasalahan yang ada Analisis Kinerja (Performance) Kinerja diukur dengan throughput dan response time. Throughput adalah jumlah informasi yang dihasilkan dalam jangka waktu tertentu. Response Time adalah waktu tunggu antara permintaan informasi dengan tanggapan yang dihasilkan sistem informasi Analisis Informasi (Information) Dalam penyajian informasi sering terjadi keterlambatan, bahkan kesalahan Analisis Ekonomi (Economy) Penilaian sistem atas pengurangan dan keuntungan yang akan didapatkan dari sistem yang dikembangkan Analisis Keamanan (Control) 3

6 Sistem keamanan yang digunakan harus mengamankan data dari kerusakan, misalnya dengan membuat back up data Analisis Efisiensi (Efficiency) Behubungan dengan sumber daya yang ada gunanya untuk meminimalkan pemborosan Analisis Layanan (Service) Perkembangan organisasi dipicu peningkatan pelayanan yang lebih baik DFD Level 1 Gambar 3.4 Diagram Konteks 3.3 Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi Perancangan Proses Flow Chart Gambar 3.5 DFD Level Perancangan Basis Data Database adalah kumpulan data yang terorganisir yang saling terhubung satu sama lain. Tersimpan pada media penyimpanan komputer dan menggunakan suatu pertangkat lunak untuk memanipulasinya Data Flow Diagram Gambar 3.3 Flowchart Pemodelan proses dengan menggunakan Data Flow Diaram (DFD) secara formal merupakan gambaran sistem secara global. Keuntungan menggunakan DFD adalah memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang computer untuk mengerti sistem yang akan digunakan Diagram Konteks 4

7 4.1 Halaman Login Gambar 3.6 Relasi Antar Tabel Halaman login merupakan halaman yang akan muncul pertama kali sebelum memasuki sistem. Dan user akan diminta untuk memasukkan NIP dan password sebelum memasuki sistem. Berikut adalah listing program: 4.2 Form Data Agama 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Gambar 4.3 Halaman Login Gambar 4.4 Form Data Agama 1. Sistem informasi kepegawaian pada Sekolah Tinggi Multi Media MMTC Yogyakarta dapat dijalankan pada semua sistem operasi yang telah ter-install xampp atau perangkat lunak sejenis, hal ini memungkinkan karena sistem ini berbasis web. 2. User dapat memasukkan data agama, jenjang pendidikan, status pernikahan, jenis diklat, jenis jabatan, jabatan, jenis cuti, golongan, pangkat, data pegawai, data orang tua dan mertua, data suami/istri, data anak, riwayat pendidikan, riwayat organisasi, riwayat jabatan, riwayat penghargaan, riwayat diklat, riwayat cuti, riwayat kepangkatan, laporan daftar riwayat hidup, laporan riwayat cuti, laporan rekap presensi. 5.2 Saran Setelah membangun sistem ini, didapatkan beberapa saran penting dalam upaya pengembangan sistem ini nantinya. Jika nanti ada yang mengembangkan aplikasi ini ada beberapa hal yang perlu diperhatikan: 1. Dapat melakukan searching pada semua halaman. 2. Lebih banyak laporan yang dapat dihasilkan, agar sebagian besar pekerjaan subbagian kepegawaian dapat ditangani oleh sistem ini. Daftar Pustaka [1] Hanif,A Analisis dan Perancangan Sitem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Andi Offset. Yogyakarta [2] Kusrini Strategi Perangcangan dan Pengelolaan Basis Data. Andi Offset. Yogyakarta [3] Kusrini dan Andri, K Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Andi Offset. Yogyakarta [4] Matt Junior APA ITU TWITTER BOOTSTRAP, diakses tanggal 22 Januari [5] Rudiyanto Arief, M Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact SQL Server Andi Offset. Yogyakarta [6] Rudiyanto Arief, M Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL. Andi Offset. Yogyakarta Biodata Penulis Gagah Prayogi, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun