PROSEDUR UMUM Peraturan Perolehan PROIUIJK - 06 Bilangan Semakan : 2 Tarikh : 1 1.03.13 Disediakan oleh Disahkan oleh Ketua Unit Ketua Pegawai Kewangan PERUBAHAN Ubahan Muka surat Tarikh Keterangan Diluluskan n A A n I Sistem Kualiti ANGWSA
MUKA : 1 DARI 16 I. Tujuan: Menyediakan satu sistem / peraturan yang menentukan tanggungjawab untuk menyemak dan meluluskan dokumen-dokumen pembelian produk atau perkhidmatan dan seterusnya memastikan bekalan yang diterima adalah berkualiti dan memenuhi kehendak. II. Skop: Merangkumi pembelian / perkhidmatan yang diperolehi dari syarikat-syarikat yang berdaftar dengan (2P). III. Istilah/Singkatan : JTK - Jawatankuasa Tadbir JKK - Jawatankuasa Kerja Kebangsaan KPE - Ketua Pegawai SUE - Setiausaha KPK - Ketua Pegawai Kewangan PP - Pengurus Pelajaran PKPI - Pengurus KPI PBAR - Pengurus Bahagian Audit & Risiko PBPKP - Pengurus Bahagian Perkhidmatan Kredit & Perbankan TPBPKP - Timbalan Pengurus Bahagian Perkhidmatan Kredit & Perbankan KUK - Ketua Unit Kewangan KU2P - Ketua Unit 2P KK - Kerani Kanan K - Kerani DO - Nota Hantaran PO - Pesanan Belian ROC - Pendaftar Syarikat PKTA - Persidangan Kebangsaan Tahunan IV. Rujukan : a) Senarai Stok Alat-alat Tulis. b) Anggaran Belanjawan Tahunan. c) Prosedur PRO/U/JK -13 : Kawalan Produk Dan Perkhidmatan Yang Tak Memenuhi Keperluan. Sistem Kualiti
MUKA : 2 DARI 16 V. Carta Aliran : 1. Permohonan Pembelian / Perkhidmatan 2. Semakan C 3. Ada Bajet? Tiada 4. Maklumkan pemohon untuk memohon bajet Tunai Ada 5. Cara pembelian? Sebutharga B 6. Dapatkan Pendahuluan dari Kewangan 7. Dapatkan Sebutharga / Pemilihan 7.1 Pasukan Audit Pembekal Gagal Lulus 8. Dapatkan kelulusan pembelian 9. Penyediaan P.O A Sistem Kualiti
MUKA : 3 DARI 16 A 10. Maklumkan Pembekal 11. Terima dan Semak 12. Tepat? Ya 13. Rekod dan Agihkan Kepada Pemohon / Simpan Dalam Setor Tidak Kembalikan Kepada Pembekal 14. Analisa Prestasi Pembekal 15. Memuaskan? Ya 16. Kekalkan dalam Senarai Pembekal Tidak Maklumkan dan Keluarkan dari Senarai Pembekal 17. Sediakan Laporan Bulanan Tamat Sistem Kualiti
MUKA : 4 DARI 16 B 18. Dapatkan Sokongan Bajet daripada Mesyuarat JK Bahagian Berkaitan. 19. Dapatkan Kelulusan JKK 20. Maklumkan Bahagian Kewangan tentang Kelulusan Bajet Tambahan 21. Sertakan Keputusan Mesyuarat dan Sokongan KPK kepada Unit 2P. (Langkah 5) C Sistem Kualiti
MUKA : 5 DARI 16 VI. Prosedur Terperinci : 1. Permohonan Pembelian / Perkhidmatan 1.1 Semua permohonan untuk mendapatkan perkhidmatan dari Unit 2P perlu melengkapkan borang dan dapatkan sokongan seperti di bawah :- Gunakan Borang Borang Permohonan Alat-Alat Pejabat / Perkhidmatan Borang Permohonan Membuat Tempahan Penerbangan (dikepilkan bersama Borang Arahan Bertugas) [ Semua Bahagian ] Tujuan i) Pembelian Peralatan Pejabat dan Mendapatkan Perkhidmatan ii) Pembelian Alat Tulis Tempahan Tiket Penerbangan Sokongan/Perakuan Timbalan Bahagian / Ketua Unit / Pegawai Pentadbiran Cawangan / Pegawai Penyelia 1.2 Borang Permohonan Membuat Tempahan Penerbangan (dikepilkan bersama Borang Arahan Bertugas) yang telah disokong perlu diserahkan kepada Ketua Bahagian / Pengurus Cawangan / Pengurus Bahagian untuk kelulusan. [ Semua Bahagian ] 1.3 Kedua-dua Borang Permohonan yang lengkap dengan kelulusan Pengurus Bahagian masing-masing seterusnya dihantar ke dan Perkhidmatan. [ Semua Bahagian ] 1.4 Borang permohonan yang tidak lengkap akan dikembalikan kepada pemohon untuk dilengkapkan. [ Semua Bahagian ] 2. Semakan 2.1 Kerani Kanan Pembelian akan menyemak semula permohonan tersebut dan kemukakan kepada Ketua Unit 2P. [ KK ] 2.2 Untuk permohonan pembelian alat tulis, Ketua Unit 2P akan memberi ulasan sama ada barang yang dipohon itu betul-betul tidak ada di dalam simpanan stok dan perlu dibeli. [ KU2P ] 2.3 Untuk Borang Permohonan Membuat Tempahan Penerbangan ( telah diluluskan apabila diterima ), Ketua Unit 2P akan menyerahkan kepada Kerani Pembelian bagi membuat tempahan tiket penerbangan melalui panel agensi pelancongan dan diserahkan kepada pemohon. Setelah urusan tempahan dibuat dan inbois diterima dari pembekal, borang permohonan serta inbois disemak oleh dan Perkhidmatan dihantar ke Bahagian Kewangan untuk urusan bayaran. [ KU2P ] Sistem Kualiti
MUKA : 6 DARI 16 2.4 Borang Permohonan Alat-Alat Pejabat / Perkhidmatan yang diterima seterusnya akan direkodkan ke dalam Sistem Kewangan oleh Kerani Kanan Pembelian. [ KK ] 3. Ada Bajet 3.1 Sekiranya perlu dibeli, KU2P akan memajukan permohonan ke Bahagian Kewangan untuk memeriksa bajet di dalam Sistem Kewangan bagi menentukan samada perbelanjaan termasuk ke dalam bajet. [ KU2P ] 3.2 Sekiranya terdapat bajet, KU2P akan menyokong permohonan tersebut dan menyerahkan borang untuk kelulusan. [ KU2P ] 4. Maklumkan Pemohon Untuk Memohon Bajet 4.1 Sekiranya perbelanjaan tersebut tidak termasuk di dalam bajet, KU2P akan memaklumkan pemohon agar memohon bajet. Rujuk Langkah 18.[ KU2P ] 5. Cara pembelian 5.1 Ketua Unit 2P akan menyemak pembelian berdasarkan anggaran harga iaitu samada pembelian melibatkan harga di bawah RM 200.00. [ KU2P ] 6. Dapatkan Pendahuluan dari Kewangan 6.1 Untuk pembelian secara tunai kurang dari RM 200.00, Kerani Pembelian hendaklah membuat permohonan pendahuluan ke Bahagian Kewangan untuk mengeluarkan wang secara tunai, akan tetapi jika jumlahnya lebih dari RM 200.00, cek atas nama Kerani Pembelian akan dikeluarkan. Pembelian akan diuruskan oleh Kerani Pembelian dan resit asal diserahkan kepada Bahagian Kewangan sebagai bukti pembelian. [ KP ] 7. Dapatkan Sebutharga / Pemilihan 7.1 Pemilihan pembekal dibuat berdasarkan senarai pembekal yang telah berdaftar dengan. Pembekal yang ingin berdaftar dengan perlu menyerahkan profil syarikat atau melengkapkan Borang Pendaftaran Pembekal dan perlu mematuhi kriteria berikut : i) Berdaftar dengan Pendaftaran Syarikat (ROC) atau Pendaftar Koperasi atau tersenarai di dalam Yellow Pages. ii) Diluluskan oleh pasukan audit pembekal, jika perlu melaksanakan audit. Keutamaan kepada pembekal yang mempunyai kontrak berjumlah lebih dari RM 250,000 dengan. Sekiranya audit tersebut lulus, ianya akan di bawa kepada Kelulusan Pembelian, manakala sekiranya audit tersebut gagal, pemilihan semula terhadap pembekal lain akan dilaksanakan. Pasukan audit akan ditentukan oleh Ketua Pegawai Kewangan. Sistem Kualiti
MUKA : 7 DARI 16 iii) iv) Mendapatkan kelulusan Ketua dan Ketua Pegawai Kewangan. Walau bagaimanapun, di dalam keadaan tertentu sebutharga boleh juga dipelawa dari pembekal atau Koperasi / Syarikat yang belum berdaftar dengan tetapi perlu mendapatkan kelulusan terlebih dahulu seperti 7.1 (iii) dan perlu didaftarkan kemudian. 7.2 Surat Tawaran disediakan oleh Kerani Pembelian untuk mempelawa Koperasi/Syarikat memberi sebutharga bagi barangan/perkhidmatan yang dikehendaki. Spesifikasi seperti jenis, model, jumlah keperluan serta tarikh tutup sebutharga dinyatakan. [ KP ] 7.3 Di Surat Tawaran tersebut juga dicatat jika jawapan tidak diterima selepas tarikh tutup, pihak beranggapan Koperasi / Syarikat berkenaan tidak dapat memenuhi permohonan dari pihak. Permohonan sebutharga melalui telefon tidak akan dilayan. [ KP ] 7.4 Polisi seperti di Jadual 8.1 perlu dipatuhi untuk mendapatkan sebutharga. 7.5 Hanya satu (1) sebutharga sahaja diperlukan dari Pembekal Tunggal. [ KP ] 7.6 Dalam kes-kes tertentu bilangan sebutharga kurang daripada tiga (3) dapat dipertimbangkan tertakluk pada keperluan segera dan skop kerja, pembelian atau perkhidmatan yang diperlukan. Kelulusan perlu diperolehi mengikut Had Kuasa Jadual 8.1. [ KU2P ] 7.7 Untuk pembelian melebihi RM 150,000.00 yang dibuat melalui tender tertutup, dan tender terbuka, surat jemputan juga akan dikeluarkan kepada pembekal berkaitan yang telah berdaftar dengan. Pembekalpembekal ini serta pembekal-pembekal baru yang mendapat maklumat melalui tender terbuka di dalam akhbar-akhbar tempatan perlu hadir dan membuat bayaran sekurang-kurangnya RM 10.00 untuk mendapatkan dokumen tender serta spesifikasi barang / perkhidmatan yang berkenaan dari. Namun begitu pengilang-pengilang barang atau pengedar utama dikecualikan daripada bayaran RM 10.00. [ KU2P ] 7.8 Kemudian semua sebutharga yang kurang daripada RM 150,000.00 jika boleh, dimasukkan ke dalam sampul dan akan dimasukkan ke dalam Peti Sebutharga. Peti ini akan dibuka sekurang-kurangnya sekali pada setiap minggu mengikut keutamaan dihadapan Ketua Pegawai Kewangan, Ketua Unit Kewangan dan Ketua. Setiap surat tawaran sebutharga yang diterima, perlu ditandatangani oleh Ketua Pegawai Kewangan, Ketua Unit Kewangan dan Ketua sebagai pengesahan penerimaan. Bagi pembelian secara tender yang melebihi RM 150,000.00, peti tender akan di buka oleh 3 orang Panel Pembuka Tender. Tender yang melibatkan pembelian untuk sesuatu bahagian tertentu, Pengurus Bahagian tersebut tidak boleh dilantik menjadi Panel Pembuka Tender. Semua Sebutharga Tender akan di buka di bilik salah seorang Panel Pembuka Tender mengikut keutamaan perjawatan. Peti Tender akan dibuka selepas tarikh tutup tender dalam tempoh tidak melebihi 2 hari bekerja. [ SUE / PKPI / PBAR / PBPKP / TPBPKP / KU2P ] Sistem Kualiti
MUKA : 8 DARI 16 7.9 Borang Cadangan Pemilihan Pembekal akan disediakan dengan maklumat butir-butir yang diterima dari Koperasi/Syarikat yang telah memberi sebutharga. [ KP ] 7.10 Polisi seperti di Jadual 8.1 perlu dipatuhi untuk mendapatkan ulasan/persetujuan pemilihan pembekal. 7.11 Jika demo bagi sesuatu barangan perlu diuruskan, unit yang berkenaan bersama dengan Pihak Pengurusan akan menghadiri demo tersebut. Unit yang berkenaan bertanggungjawab menyediakan laporan demo untuk menentukan samada barangan berkenaan menepati keperluan sebelum mendapatkan kelulusan JKK. 8. Dapatkan kelulusan pembelian 8.1 Kelulusan untuk pembelian akan dibuat oleh pihak seperti berikut tanpa melalui JKK untuk penggunaan peruntukan kerana Belanjawan telah di luluskan semasa PKTA. Jadual 8.1 Jenis Pembelian dan Perkhidmatan Belanja Operasi - Bukan Aset dan mengikut kelulusan Belanjawan oleh PKTA seperti bil telefon, elektrik, pos dan lain-lain. Kelulusan Peruntukan/ Belanjawan Oleh: PKTA/ JKK/JTK Kelulusan Borang Permohonan Pembelian Pengurus / Ketua Bahagian (sokong b.permohonan cek) Kelulusan Had Kuasa Oleh: Ketua Pegawai Kewangan (borang permohonan cek) Had Kuasa Pemilihan Pembekal Tiada had untuk pembayaran Sebutharga sekurangkurangnya Tidak Perlu Kelulusan Oleh: Tidak Perlu dan PO tidak perlu. Pembelian Aset, barangan dan perkhidmatan bernilai kurang daripada RM2,000 dan yang tidak termasuk dalam semua perkara dalam jadual ini seperti pencetak, kerusi & lain-lain. PKTA/ JKK/JTK Pengurus / Ketua Bahagian 1. Ketua Pegawai Kewangan 2. Setiausaha 3. Ketua Pegawai 1. RM 2,000 2. RM 2,000 3. RM 2,000 1 atau beli terus KPK/SUE/K PE PO Jika Perlu. Pembelian Cenderamata untuk Program/stok termasuk beg, pakaian, pen dan lain-lain di mana contoh akan diluluskan oleh JK Bahagian/Pengurus Bahagian. PKTA / JK Bahagian / JKK/JTK Pengurus / Ketua Bahagian 1. Ketua Pegawai Kewangan 2. Setiausaha 3. Ketua Pegawai 4. Pilih Pembekal 5. Melalui Proses Tender. 1. RM 40,000 2. RM 40,000 3. RM100,000 4. Setakat RM150,000 5. Melebihi RM 150,000 1.KPK 2.SUE 3.KPE 4.JKK 5.JKK Sistem Kualiti
MUKA : 9 DARI 16 Jenis Pembelian dan Perkhidmatan Belanja Hotel dan lain-lain untuk Kursus/Seminar/ Bengkel/Taklimat yang telah dirancang dalam Belanjawan Tahunan Kursus/Seminar/Bengkel/ Taklimat yang tidak dirancang dalam Belanjawan Tahunan PKTA program ad-hoc. Ubahsuai Pejabat dan lainlain projek / kontrak penyelenggaraan bangunan, keselamatan, perlantikkan konsultan perlu kertas cadangan. Pembelian Aset, barangan, perkhidmatan, kontrak penyelenggaraan dan lainlain kontrak, perlantikkan konsultan dan lain-lain perkara selain daripada semua di atas. Kelulusan Peruntukan/ Belanjawan PKTA dan Panel Pembekal & Hotel telah diluluskan oleh JKK/JTK JK Bhgn. Pemilihan Pembekal & Hotel bukan panel akan diluluskan oleh JK Bahagian/ JKK/JTK PKTA/ JKK/JTK PKTA/ JKK/JTK Kelulusan B.Permohonan Pembelian Pengurus / Ketua Bahagian Pengurus / Ketua Bahagian Pengurus / Ketua Bahagian selepas JKK lulus. Pengurus / Ketua Bahagian selepas JKK lulus. Kelulusan Had Kuasa Oleh: 1. Ketua Pegawai Kewangan 2. Setiausaha 3. Ketua Pegawai 4. JKK Pilih Pembekal 1. Ketua Pegawai Kewangan 2. Setiausaha 3. Ketua Pegawai 4. Pilih Pembekal 1. Ketua Pegawai Kewangan 2. Setiausaha 3. Ketua Pegawai 4. Pilih Pembekal 5. Melalui Proses Tender. 1. Ketua Pegawai Kewangan 2. Setiausaha 3. Ketua Pegawai 4. JKK Pilih Pembekal 5. Melalui Proses Tender/Sebut Harga Had Kuasa Pemilihan Pembekal 1. RM 40,000 2. RM 40,000 3. RM 100,000 4. Setakat RM 150,000 5. Melebihi RM 150,000 1. RM 40,000 2. RM 40,000 3. RM 100,000 4. Setakat RM 150,000 5. Melebihi RM 150,000 1. RM 40,000 2. RM 40,000 3. RM 100,000 4. Setakat RM 150,000 5. Melebihi RM 150,000 1. RM 40,000 2. RM 40,000 3. RM 100,000 4. Setakat RM 150,000 5. Melebihi RM 150,000 Sebutharga sekurangkurangnya Kelulusan Oleh: 1.KPK 2.SUE 3.KPE 4.JKK 5.JKK 1.KPK 2.SUE 3.KPE 4.JKK 5.JKK 1.KPK 2.SUE 3.KPE 4.JKK 5.JKK 1.KPK 2.SUE 3.KPE 4.JKK 5.JKK Sistem Kualiti
MUKA : 10 DARI 16 Harga Jumlah Sebutharga Pembekal Ulasan / Persetujuan Sokongan Kelulusan < RM 2,000 Sekurang-kurangnya 1 pembekal Tidak Perlu Tidak Perlu KPK / SUE / KPE >RM 2,000 tetapi < RM40,000 Sekurang-kurangnya 2 pembekal KU2P Ketua Unit Kewangan (jika perlu) KPK / SUE >RM40,000 tetapi < RM100,000 Sekurang-kurangnya 2 pembekal KU2P KPK KPE >RM100,000 tetapi < RM150,000 Sekurang-kurangnya 3 pembekal KU2P / KPK Memo Pematuhan Spesifikasi JKK >RM150,000 Sekurang-kurangnya 3 pembekal (Tender) KU2P / KPK Memo Pematuhan Spesifikasi JKK 8.2 Untuk permohonan kerja-kerja penyelenggaraan bangunan, Unit Pembangunan & Penyelenggaraan perlu menyediakan butir-butir permohonan melalui Borang Permohonan Kerja-Kerja Kontrak / Perkhidmatan untuk dibentang di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Kebangsaan (JKK) perlu diperolehi. [ UPP ] 8.3 Semua permohonan pembelian, pemilihan syarikat / tender yang telah diluluskan oleh Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Kebangsaan (JKK) hendaklah terus diambil tindakan berdasarkan arahan Ketua Pegawai Kewangan / Ketua Pegawai tanpa menunggu minit mesyuarat dikeluarkan. [ KK ] 8.4 Di dalam keadaan tertentu, setelah mendapat kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Kebangsaan(JKK), pembelian boleh terus dibuat tanpa melalui proses / prosedur tender atas alasan urusan segera atau syarikat berkenaan adalah merupakan satu-satunya pembekal tunggal atau jenama berkenaan hanya dikeluarkan oleh satu syarikat sahaja. Untuk pembelian seperti ini yang bernilai RM150,000 ke bawah, Ketua Pegawai akan membuat keputusan tersebut dan kemudian disahkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Kebangsaan (JKK) jika perlu. 8.5 Manakala bagi pembelian / tempahan khas seperti beg Persidangan Tahunan (PKTA) dan lain-lain, sampel-sampel akan dikemukakan di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Kebangsaan (JKK) untuk terus membuat pemilihan dan keputusan. 8.6 Walau bagaimanapun, di dalam keadaan tertentu permohonan pembelian barangan/perkhidmatan yang memerlukan tindakan segera, kelulusan dari Ketua Pegawai atau Ketua Pegawai Kewangan perlu diperolehi tanpa dirujuk ke Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Kebangsaan (JKK) sebelum diuruskan oleh. [ KU2P ] Sistem Kualiti
MUKA : 11 DARI 16 9. Penyediaan P.O. 9.1 Selepas mendapat kelulusan pemilihan pembekal dari pihak berkenaan, Pesanan Belian [AKKM (PB) A43 Pind 2006] di sediakan dengan keterangan seperti nama dan alamat pembekal, butir-butir pembelian, spesifikasi dan harganya. Bekalan barang-barang / perlaksanaan kerja perlu dihantar / diselesaikan pada atau tarikh yang dicatat di Pesanan Belian. [ KP ] 9.2 Pesanan Belian akan disemak dan ditandatangani oleh Ketua Pegawai Kewangan / Setiausaha / Ketua Pegawai. [ KUK / KPE / SUE / ] 9.3 Pesanan Belian akan dikeluarkan kepada pembekal yang telah ditentukan seperti berikut : [ KP ] - salinan pertama dan kedua dihantar kepada pembekal (warna putih dan hijau) - salinan ketiga dihantar kepada Bahagian Kewangan (warna merah muda) - salinan keempat disimpan oleh Unit 2P (warna kuning) 9.4 Pesanan ini boleh dibatalkan jika barang-barang tidak diterima pada tarikh yang ditetapkan. [ KP ] 9.5 Sekiranya kontrak perlu disediakan, Unit 2P akan mendapatkan khidmat dari panel peguam sebelum diserahkan kepada pembekal. Sebarang makluman kerja dari masa ke semasa akan dibuat menggunakan Arahan Kerja. 10. Maklumkan Pembekal 10.1 Setelah Pesanan Belian siap diproses, Kerani Pembelian akan menyerahkan P.O/Arahan Kerja tersebut pada pembekal yang telah dipilih samada secara pos biasa, fax atau diambil sendiri oleh wakil syarikat. [ KP ] 11. Terima dan Semak 11.1 Alat tulis dan peralatan pejabat akan diterima dari pembekal berserta dengan Nota Hantaran (Delivery Order), Inbois dan Pesanan Belian. [ KS ] 11.2 Pembelian dan barang-barang yang ditempah khas akan dihantar terus kepada pemohon oleh kerana spesifikasinya ditentukan oleh unit berkenaan, contohnya untuk tempahan Buku Persidangan Kebangsaan/Negeri, Beg Persidangan, Kain Batik, Majalah Pelancar, Cenderamata, Diari, Kalender, Kertas Komputer, Peralatan Komputer dan sebagainya. [ KP ] Sistem Kualiti
MUKA : 12 DARI 16 11.3 Kerani Stor / Unit berkenaan adalah bertanggungjawab untuk menyemak / memeriksa barangan tersebut dari segi kualiti dan kuantiti. Jika berpuashati, turunkan tandatangan dan kembalikan sesalinan Nota Hantaran (DO) kepada pembekal. [ KS / BAHAGIAN / UNIT ] 11.4 Kerani Pembelian yang mengeluarkan Pesanan Belian tidak dibenarkan menerima barang dan menandatangani Nota Hantaran tersebut. 12. Tepat 12.1 Jika ada berlaku sebarang kerosakan ataupun tidak menepati spesifikasi bagi pembelian alat tulis, peralatan pejabat dan tempahan khas, barangan itu akan dipulangkan semula kepada pembekal dan minta gantian dengan segera serta dimaklumkan kepada Kerani Kanan dan Perkhidmatan. Kerani Kanan akan membuat ulasan pada Nota Hantaran (DO) jika barangan dipulangkan. [ KS / KK / BAHAGIAN / UNIT ] 12.2 Kerani Kanan akan merekodkan di dalam Log Pemantauan Pembekal dan Laporan Kegagalan Bekalan yang diterima dari Pembekal [U/JK 13/4.2] dan Borang Kegagalan Penyediaan Perkhidmatan dari Luar (Borang KPP) [U/JK 13/ 1.5]. [ KK ] Rujuk Prosedur PRO/U/JK-13, Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Keperluan. 13. Rekod dan Agihkan kepada Pemohon / Simpan Dalam Stor 13.1 Salinan D.O bersama Inbois dan Salinan Kuning Pesanan Belian (akan dicop dan ditandatangani oleh KU2P) jika diterima oleh Kerani Stor, perlu diserahkan kepada Kerani Pembelian untuk tujuan membuat bayaran. [ KS / KP ] 13.2 Salinan Kuning Pesanan Belian, (jika ada) Nota Hantaran dan Inbois akan direkodkan dan dihantar ke Bahagian Kewangan untuk urusan bayaran. [ KP ] 13.3 Kerani Stor yang menjaga stok akan merekodkan butir-butir semua barang alat-alat tulis, peralatan dan mesin-mesin yang dibeli melalui Pesanan Belian. Ini termasuk daftar aset. [ KS ] 13.4 Jika tiada sebarang masalah, Kerani Stor akan menyerahkan barangan berkenaan kepada pemohon ataupun menyimpan di dalam stor. [ KS ] 13.5 Semua barangan yang diterima hendaklah disimpan dengan baik dan teratur di dalam stor. Kerani Stor adalah bertanggungjawab ke atas barangan tersebut. [ KS ] 13.6 Untuk pembelian Harta Pejabat (Aset), Nombor Folio perlu dicatat pada barangan tersebut dan pengeluaran label aset perlu dibuat sebelum dihantar kepada pemohon di Bahagian / Unit berkenaan. [ KS ] Sistem Kualiti
MUKA : 13 DARI 16 13.7 Jika berlaku kerosakan pada bekalan / perkhidmatan, Kerani Stor akan melaporkan kepada Kerani Kanan. [ KS / KK ] Rujuk PRO/U/JK-13 Kawalan Produk Dan Perkhidmatan Yang Tak Memenuhi Keperluan. 14. Analisa Prestasi Pembekal 14.1 Kerani Kanan bersama-sama Pegawai di Unit / Bahagian berkenaan akan membuat penilaian prestasi terhadap pembekal jika perlu berdasarkan kepada Log Pemantauan Pembekal untuk tempoh satu (1) tahun. Ini termasuk kontrak perkhidmatan tahunan. [ KK / Semua Bahagian ] 14.2 Penilaian prestasi pembekal jika dibuat akan berdasarkan kepada kriteria berikut: [ KK ] a) Tempoh Serahan b) Kualiti dan Kuantiti Barangan c) Spesifikasi Barangan d) Khidmat Selepas Jualan e) Bilangan Borang Kegagalan Penyediaan Perkhidmatan dari Luar U/JK13/1.5 (KPP) dan Permintaan Tindakan Pembetulan dan Pencegahan (TPP) [BRG/UKK/01] yang diterima dari unit / bahagian lain. f) Laporan Prestasi Subkontraktor dari Unit Pembangunan & Penyelenggaraan (untuk kerja pengubahsuaian dan penyelenggaraan 14.3 Setiap bahagian akan membuat cadangan terhadap status pembekal dalam Borang Laporan Prestasi Pembekal. Ketua dan Perkhidmatan akan menyokong cadangan tersebut. [ Semua Bahagian / KU2P ] 15. Memuaskan 15.1 Jika tidak berpuashati dengan prestasi pembekal, keluarkan satu surat panggilan kepada pembekal berkenaan serta adakan perbincangan dengan pihak pembekal supaya mereka boleh mengambil tindakan pembetulan. [ KK / KU2P ] 15.2 Kerani Kanan jika perlu mencadangkan agar audit ke atas pembekal dilaksanakan bagi memastikan pembekal telah mengambil tindakan yang sewajarnya. [ KK ] 15.3 Sekiranya audit mendapati tindakan pembetulan tidak diambil, cadangan untuk menggugurkan nama pembekal tersebut bolehlah dibuat oleh Kerani Kanan terus kepada Ketua Unit dan hendaklah disertakan dengan borang Laporan Prestasi Pembekal yang telah diluluskan oleh Ketua Pegawai Kewangan atau Ketua Unit Kewangan serta laporan audit jika ada. Manamana pembekal yang telah disenarai hitam tidak boleh mendaftar sebagai pembekal di selama 2 tahun. [ KK / KU2P / KPK / KUK ] Sistem Kualiti
MUKA : 14 DARI 16 16. Kekalkan dalam Senarai Pembekal 16.1 Jika berpuashati dengan keputusan penilaian, teruskan sebagai pembekal berdaftar. [ KK ] 17. Sediakan Laporan Bulanan 17.1 Sediakan laporan bulanan tentang status pembelian pada setiap akhir bulan untuk semakan Ketua Pegawai Kewangan. [ KK / KU2P ] 17.2 Satu laporan tahunan prestasi pembekal perlu dimaklumkan kepada Mesyuarat JKK. [ KU2P ] 18. Dapatkan Sokongan Bajet daripada Mesyuarat JK Bahagian berkaitan. 18.1 Untuk pembelian barangan / aset, perkhidmatan dan perbelanjaanperbelanjaan lain yang tidak dimasukkan dalam bajet, sediakan kertas cadangan untuk dikemukakan kepada Jawatankuasa Bahagian masingmasing bagi mendapatkan sokongan. [ Unit / Bahagian ] 19. Dapatkan Kelulusan JKK 19.1 Bentangkan kertas cadangan di dalam Mesyuarat JKK untuk mendapatkan kelulusan dan pengesahan. [ Unit / Bahagian ] 20. Maklumkan Bahagian Kewangan Tentang Kelulusan Bajet Tambahan 20.1 Maklumkan Bahagian Kewangan bagi membuat pindaan pada bajet. [ Unit / Bahagian ] 21. Sertakan Keputusan Mesyuarat dan Sokongan KPK kepada Unit 2P. 21.1 Sertakan keputusan mesyuarat dan dapatkan sokongan dari Ketua Pegawai Kewangan sebelum memaklumkann Unit 2P. Terus ke Langkah 5. [ Unit / Bahagian ] Sistem Kualiti
MUKA : 15 DARI 16 VII. Rekod Kualiti : Bil. Rekod Tempat Simpanan Tanggungjawab Tempoh 1. Borang Permohonan Alat- Alat Pejabat / Perkhidmatan Kerani Pembelian 2. Pesanan Belian Kerani Pembelian 3. Buku Rekod Kelulusan Borang Permohonan Pembelian / Perkhidmatan Kerani Pembelian 4. Log Pemantauan Pembekal Kerani Kanan 5. Laporan Kegagalan Bekalan Dan Perkhidmatan Yang Diterima Kerani Kanan 6. Laporan Prestasi Pembekal Kerani Kanan 7. Borang Permohonan Membuat Tempahan Penerbangan Kerani 8. Buku Daftar Borang Permohonan Dan Tindakan Kerani 9. Borang Kegagalan Penyediaan Perkhidmatan Dari Luar (KPP) Kerani Kanan 10 Borang Permintaan Tindakan Pembetulan Dan Pencegahan (TPP) Kerani Kanan Sistem Kualiti
MUKA : 16 DARI 16 PERATURAN TAMBAHAN BAGI CAWANGAN (SABAH DAN SARAWAK) 1. Jumlah panjar runcit cawangan yang dibenarkan ialah RM 1,000.00, dan untuk pembelian secara tunai, setiap pengunaan panjar runcit tidak boleh melebihi RM 200.00 sekali belanja. Panjar runcit dikawal dan diselia oleh Pegawai Pentadbiran Cawangan. [ PPC ] 2. Semua pembelian melebihi RM 200.00, perlu dibayar dari Ibu Pejabat dengan pembayaran melalui cek dan perbandingan sebutharga perlu dibuat daripada beberapa pembekal. 3. Pegawai Pentadbiran Cawangan hanya boleh membantu dan Perkhidmatan (2P) untuk menghubungi pembekal dan memberi maklumat tentang sebutharga yang dikehendaki. [ PPC ] 4. Pegawai Pentadbiran Cawangan tidak boleh menerima sebutharga dari pembekal dan tidak boleh menyerahkan sebutharga tersebut kepada dan Perkhidmatan (2P) Ibu Pejabat bagi pihak pembekal. [ PPC ] 5. Pembekal-pembekal perlu menghantar sendiri sebutharga mereka dalam sampul surat bertutup terus kepada (2P) di Ibu Pejabat melalui pos / kurier. Bagi sebutharga yang kurang daripada RM 2,000.00 pembekal boleh menghantar melaui fax ke dan Perkhidmatan (2P) di talian 03-7880 3949 atau 03-7803 3457. 6. Untuk pembelian melebihi RM 150,000.00, proses tender perlu dipatuhi di mana pembekal perlu membayar RM 10 untuk menyertai tender dan menghantar sebutharga di dalam sampul surat bertutup terus ke Pejabat Cawangan dan semua sebutharga akan dihantar ke Ibu Pejabat melalui pos / kurier selepas tarikh tutup tender tersebut. 7. Setiap kali pembelian dibuat sebutharga perlu diperolehi daripada sekurangkurangnya 3 pembekal untuk membuat perbandingan harga sebelum pembelian dapat dilaksanakan. 8. Jika sekiranya pembekal hendak dipilih untuk membekalkan barangan untuk tempoh setahun, maka sebutharga perlu diperolehi sekurang-kurangnya 3 pembekal dan dibentangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Kebangsaan (JKK) untuk kelulusan perlantikan pembekal untuk tempoh setahun. Sistem Kualiti