USER MANUAL E-PROCUREMENT CKB (Vendor) Version 2.0 A. Halaman Utama (Home) Halaman utama yang dilihat pertama kali oleh user ketika membuka website E-Procurement CKB. Pada halaman utama ini terdapat menu Home, Contact Us, Help dan FAQ s. Disebelah kanan halaman ini terdapat Form Login, Sign Up dan Forgot Password. A. Home B. Halaman Registrasi Vendor (Sign Up) Halaman ini terdapat pada halaman utama, yang berisi Form pendaftaran bagi vendor yang ingin menjadi perusahaan rekanan dalam pengadaan tender yang diadakan oleh Procurement PT. Cipta Krida Bahari. Langkah langkah registrasi vendor, yaitu : 1. Isi semua field yang ada pada form registrasi vendor, dan perhatikan tanda bintang yang tertera disamping field pada form tersebut, yaitu : *) Wajib diisi **) Mohon disertakan fotokopinya / Please enclose copy of document ***) PT. Cipta Krida Bahari tidak melakukan pembayaran ke rekening atas nama pribadi / PT. Cipta Krida Bahari will do not pay, if holder's name account not use company name ****) Salah Satu Wajib Diisi dan Diharapkan Untuk Data Bank IDR dan USD Menggunakan Bank Mandiri Untuk Memudahkan Transaksi (Jika Ada)
B.1.1. Registrasi Vendor (Sebelum Diisi) Version 2.0
B.1.2. Registrasi Vendor (Setelah Diisi) Version 2.0
2. Setelah proses pengisian form selesai dan telah di submit, kemudian vendor akan mendapatkan notifikasi email dan sms (alamat email dan nomor handphone untuk mengirimkan sms berasal dari proses registrasi vendor sebelumnya) B.2.1. Notifikasi Email Setelah Proses Registrasi Vendor Selesai B.2.2. Notifikasi SMS Setelah Proses Registrasi Vendor Selesai 3. Kemudian, data vendor yang masuk akan di verifikasi dan di validasi oleh admin E- Procurement. - Data vendor akan di cek oleh admin berdasarkan email notifikasi yang masuk. Proses validasi dan verifikasi oleh admin akan dilakukan terhadap semua data yang sudah diinput oleh vendor sebelumnya. - Pada proses verifikasi, jika admin me-reject data vendor tersebut maka vendor akan diberikan notifikasi email dan sms yang berisi pemberitahuan bahwa ada kesalahan data pada saat pengisian data vendor. Vendor akan diberi pilihan untuk melakukan registrasi ulang atau mengirimkan data yang seharusnya / benar via email ke admin E-Procurement. - Selanjutnya, jika proses verifikasi telah selesai dan data vendor sudah valid, maka vendor akan mendapatkan email dan sms notifikasi yang menyatakan bahwa proses registrasi vendor sudah selesai dan vendor sudah dapat bergabung di E- Procurement. Vendor akan mendapatkan username dan password untuk logi ke E- Procurement. Vendor juga mendapat SAP ID dan satu jenis kategori industri dan area yang dapat ditambahkan nanti pada saat sudah logi ke E-Procurement.
B.3.1. Email Notification (Rejected By Admin) B.3.2. SMS Notification (Rejected By Admin) B.3.3. E-Mail Notification (Active) B.3.4. SMS Notification (Active) - Jika status sudah active, maka vendor sudah dapat mengikuti tender yang ada di E-Procurement. Vendor dapat melihat detail informasi vendor menu Home Profile. Kemudian, vendor juga dapat melihat dan mengubah profilnya yang ada di E-Procurement. Untuk proses perubahan data vendor, vendor dapat melakukannya dengan cara Request Edit, yaitu vendor mengajukan beberapa perubahan data profil ke admin melalui E-Procurement dan berdasarkan request dari vendor tersebut, maka admin akan mengubah data profil vendor. Vendor akan mendapatkan sms dan email notifikasi untuk proses perubahan ini.
- Vendor dapat tidak dapat melakukan perubahan data di profilnya sendiri, tetapi harus menggunakan fasilitas menu Request Edit. Menu Request Edit / Edit hanya ada di halaman user / vendor. Vendor dapat melakukan request data profil yang akan diubah. Request tersebut akan dikirimkan ke admin dan admin akan melakukan perubahan data profil vendor berdasarkan data yang sudah di request sebelumnya. B.3.5. Vendor Profile (Active)
C. Halaman Lupa Password (Forgot Password) Halaman ini terdapat di halaman utama yang berisi Form Forgot Password, form ini digunakan oleh user / vendor yang lupa password. Vendor yang lupa password bisa menggunakan menu ini. Langkah langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Vendor memasukkan data email ke kolom E-mail dan isi kolom kode verifikasi. Selanjutnya klik send. 2. Kemudian sistem akan melakukan pengecekan terhadap data email yang masuk. Jika valid, maka admin akan mengirimkan ke email yang diinput sebelumnya. Email tersebut berisi link untuk melakukan reset password. 3. Selanjutnya, klik link yanga ada di email, lalu akan muncul tab baru di browser yang menampilkan halaman pembuatan password baru. Silahkan isi kolom New Password dan Confirm New Password da nisi juga kolom komentar, kemudian isi kolom verification code dan klik send untuk memproses pembuatan password yang baru. 4. Silahkan tunggu sejenak, kemudian vendor akan memperoleh email kembali yang berisi notifikasi bahwa password anda sudah diganti dengan yang baru. Mohon untuk menyimpan password tersebut dengan aman. Agar tidak perlu melakukan proses Forgot Password kembali. 5. Dan terakhir, silahkan memasukkan password yang baru saat login ke E-Procurement. C.1. Form Forgot Password
C.2. Form Forgot Password (Validation Email Sent) C.3. Form Forgot Password (Notification Validation Email) C.4. Form Forgot Password (Reset Password)
C.5. Form Forgot Password (Reset Password Succesfull) C.6. Form Forgot Password (Notificattion Email Reset Password Succesfull)
D. Halaman Contact Us Halaman ini digunakan untuk mengirimkan pesan oleh pengunjung website E-Procurement CKB dan informasi alamat PT. Cipta Krida Bahari. Vendor dapat mengirimkan pertanyaan ke admin E-Procurement dan nanti pertanyaan yang diinput melalui pesan di halaman ini akan direply oleh admin ke email dari pengirim pesan tersebut. Diharapkan untuk isi data dengan valid karena berkaitan dengan feedback yang akan diberikan oleh admin kepada pengirim pesan / pengunjung website E-Procurement. D.1. Contact Us
D.2. Contact Us (Input Data) D.3. Contact Us (Input Data Email Notification)
D.4. Contact Us (Message Reply Email Notification) Version 2.0
E. Halaman Bidding Information Halaman ini berisi informasi bidding yang dapat diikuti oleh vendor yang sudah registrasi dan sudah login di E-Procurement CKB. Ada dua jenis Bidding Information, yaitu Quotation Based dan Tender Based. 1. Quotation Based. Pada halaman ini, berisi tender yang merupakan Quotation Based, yaitu proses tender yang proses penyelenggaraannya ditentukan oleh admin dengan cara mengirimkan email notifikasi ke vendor yang ditentukan yang tipe industry dan areanya sesuai dengan tender tersebut. Proses tender ini hanya berlangsung sebentar dan biasanya hanya dalam hitungan jam. E.1. Bidding Information (Quotation Based) E.2. Bidding Information Detail (Quotation Based)
2. Tender Based. Pada halaman ini, berisi tender yang merupakan Tender Based, yaitu proses tender yang proses penyelenggaraannya ditentukan oleh admin dimana vendor harus join terlebih dahulu untuk mengikuti tender yang sesuai dengan kategori industry dan area vendor tersebut. Proses tender ini berlangsung cukup lama dan biasanya bisa dalam hitungan hari atau bulan. E.2. Bidding Information (Tender Based) E.3. Bidding Information Detail (Tender Based)
F. Halaman Bidding Submission & Bidding Final Halaman ini berisi informasi bidding atau tender yang sedang berjalan dan diikuti oleh vendor. Ada dua jenis Bidding Submission, yaitu Quotation Based dan Tender Based. 1. Quotation Based - Vendor akan mendapatkan invitation email yang berisi informasi untuk ikut serta dalam pengaadaan tender dimana kategori industri dan area dari tender tersebut harus sama dengan vendor yang akan ikut serta pengadaan tender tersebut. F.1.1. Bidding Submission (Email Notification Quotation Based) - Vendor yang dikirimkan quotation tersebut akan masuk datanya ke halaman Bidding Submission. Dihalaman ini vendor akan mulai bersaing untuk memberikan penawaran terbaik agar dapat menjadi pemenang tender tersebut. - Vendor dapat langsung memberikan penawaran atau bisa memberikan file terkait penawaran harga pada tender tersebut terlebih dahulu. Tetapi diharapkan agar vendor tetap memasukkan penawaran harga melalui sistem dengan mengisi kolom harga di halaman ini. Penawaran harga yang diberikan adalah sebanyak 3 kali.
F.1.2. Bidding Submission (Quotation Based) F.1.3. Bidding Submission (Quotation Based Detail)
F.1.4. Bidding Submission (Quotation Based Process) - Jika vendor sudah memberikan penawaran harga sebanyak 3 kali, maka otomatis vendor tersebut tidak dapat lagi memberikan penawaran pada tender yang sedang diikuti tersebut. Dan vendor akan menunggu hasilnya hingga tender tersebut statusnya Closed dan ditentukan pemenangnya. F.1.5. Bidding Submission (Quotation Based Vendor)
- Selanjutnya jika status tender sudah Close, maka akan segera ditentukan pemenangnya. Pemenang tender akan mendapatkan email notifikasi dan sms notifikasi. Segala keputusan dan ketentuan pemenang adalah hak admin E- Procurement dan penyelenggara di PT. CKB dan keputusan tersebut tidak dapat diganggu gugat. F.1.6. Bidding Final (Quotation Based Email Notification)
2. Tender Based - Vendor dapat memilih tender yang akan diikuti olehnya. Tender yang dapat diikuti oleh vendor adalah tender dengan status Open. Vendor diharuskan untuk join tender terlebih dahulu. Setelah join, maka vendor dapat mengikuti proses tender tersebut. Di halaman menu Bidding Submission akan tercantum data vendor yang ikut tender tersebut dengan status pertama yaitu Unread yang artinya adalah bahwa belum dilakukan pengecekan oleh admin terkait join tender tersebut. F.2.1. Bidding Information (Tender Based) F.2.2. Bidding Information (Tender Based Join Tender)
F.2.3. Bidding Submission (Tender Based Unread) F.2.4. Bidding Submission (Tender Based E-Mail Notification) F.2.5. Bidding Submission (Tender Based SMS Notification)
- Selanjutnya admin akan melakukan pengecekan terhadap data Bidding yang sudah masuk dari vendor. Admin akan membuka statusnya menjadi Open untuk Bidding tersebut. Setelah itu, vendor dapat mengupload dokumen pendukung yang menjadi syarat dari proses tender ini. - Pada saat verifikasi dokumen, ada 3 status untuk dokumen tersebut, yaitu Valid (File status benar dan valid), Warning (File status belum diverifikasi oleh admin untuk ditentukan valid atau tidak) dan Reject (File status salah atau tidak benar dan nanti akan dihapus file tersebut dari list) - Dokumen atau file yang sudah diupload akan diverifikasi oleh admin. Jika ada kesalahan file yang diupload maka vendor akan mendapatkan sms dan email notifikasi bahwa ada file yang salah, dan vendor harus mengupload ulang file penggantinya dan file yang salah sebelumnya akan dihapus oleh admin.
F.2.6. Bidding Submission (Tender Based Upload Document Vendor) F.2.7. Bidding Submission (Tender Based E-Mail Notification Failed Document) F.2.8. Bidding Submission (Tender Based SMS Notification Failed Document) - Kemudian, jika sudah valid semua dokumen, maka admin akan approve dokumen tersebut dan di lanjutkan ke proses penawaran harga.
F.2.9. Bidding Submission (Tender Based Doc. Verification Email Notification) F.2.10. Bidding Submission (Tender Based Doc. Verification SMS Notification) - Setelah status Bidding berubah menjadi Bidding In Processing, maka vendor sudah dapat melakukan penawaran harga. Vendor dapat melakukan penawaran harga sebanyak 5 kali dalam sistem. Jika sudah 5 kali, maka vendor dapat menunggu proses Tender ini selesai hingga ditentukan pemenangnya. - Pemenang tender akan mendapatkan email notifikasi dan sms notifikasi. Segala keputusan dan ketentuan pemenang adalah hak admin E-Procurement dan penyelenggara di PT. CKB dan keputusan tersebut tidak dapat diganggu gugat.
F.2.11. Bidding Submission (Tender Based Bidding In Processing) Version 2.0
F.2.12. Bidding Submission (Tender Based Bidding Final Email Notification)
G. Halaman Vendor Halaman ini berisi informasi / biodata vendor yang terdaftar sebagai rekanan di E- Procurement CKB. - Pada menu Vendor ini terdapat fasilitas yang dapat digunakan, yaitu : dapat melihat detail data vendor dan melakukan perubahan pada data vendor sesuai dengan permintaan dari vendor dengan sebelumnya vendor mengajukan permintaan menggunakan fasilitas Request Edit. Request Edit yang hanya dapat diakses oleh vendor yang digunakan untuk request perubahan data vendor. - Vendor dapat melakukan perubahan dengan data dengan menggunakan fasilitas menu Request Edit. Dengan klik tombol Edit pada halaman Profil Vendor, maka vendor akan dapat melakukan request edit data vendor. - Selanjutnya, isi kolom yang kosong ditiap data yang akan diubah. Setelah selesai mengisi kolom kolom tersebut untuk diganti dengan data yang baru, kemudian klik tombol Send. Request tersebut akan dikirimkan ke admin untuk diverifikasi dan diubah datanya. Jika ada request perubahan data yang tidak sesuai, maka admin akan mengirimkan email pemberitahuan ke vendor bahwa ada data yang tidak atau harus dilengkapi lagi syarat perubahannya. Jika tidak maka, request data tersebut akan segera diubah oleh admin sesuai dengan permintaan dari vendor. - Vendor akan mendapatkan email notifikasi bahwa perubahan data sudah selesai. Dan proses request edit untuk pengajuan perubahan data sudah selesai juga.
G.1. Vendor (Vendor Information Request Edit) G.2. Vendor (Vendor Information Email Notification Request Edit) G.3. Vendor (Vendor Information Email Notification Edit Data Vendor)