PANDUAN SMART ONLINE

Transkripsi

1 PANDUAN SMART ONLINE I. REGISTRASI 2 II. III. PEMESANAN 1. Permintaan Pemesanan 4 2. Konfirmasi Pemesanan Oleh Pengguna 5 3. Persetujuan Atasan 8 ALUR KERJA SMART ONLINE SYSTEM 1. Alur Registrasi Alur Ganti Password Alur Pemesanan Alur Perubahan Pemesanan Alur Persetujuan Atasan 13 IV. FEEDBACK 14 1

2 I. REGISTRASI 1.1 Silahkan membuka link SMART ONLINE ; smart.sfg.id 1.2 Silahkan klik tombol Join Us 1.3 Silahkan lengkapi data diri dan klik tombol Sign Up 1.4 Registrasi selesai. Anda akan mendapatkan Registrasi Anggota dan Konfirmasi Akun berisi info user name dan password. 1.5 Mengganti Password dan Edit Data Untuk memudahkan login, silahkan mengganti password pribadi yang mudah diingat. a. Login menggunakan akun & password sesuai yang tertera di Konfirmasi Akun. b. Klik Profil - Ganti password - OK 2

3 1.6 Jika password terlupa, silahkan klik tombol Lupa Password. 1.7 SMART ONLINE - Beranda Setelah melakukan login, pengguna harap membaca Petunjuk Penggunaan dan Ketentuan Pemesanan yang terdapat pada Beranda SMART ONLINE. 3

4 II. PEMESANAN A. Permintaan Pemesanan a.1. Login a.2. Klik Pemesanan : Masukkan jumlah pengguna dan klik Pemesan sebagai Pengguna bila pemesan termasuk dalam perjalanan dinas. a.3. Silahkan klik tombol Lanjut a.4. Lengkapi data perjalanan ticket pesawat/kai, hotel, dan mobil rental dengan teliti dan benar. Untuk ticket KAI dan mobil rental, klik Pemesanan Lainnya. Jika terdapat kesalahan dalam menginput data setelah klik tombol Pesan, silahkan membuat pemesanan baru. a.5. Permintaan pemesanan yang telah terkirim ke admin SMART ONLINE akan tercatat di Daftar Pemesanan dengan no. pemesanan. 4

5 B. Konfirmasi pemesanan oleh pengguna. Setelah permintaan pemesanan diajukan, SMART ONLINE akan mengirimkan konfirmasi pemesanan. Untuk mengetahui status pemesanan, mengubah pemesanan, dan memberikan konfirmasi untuk issue pemesanan yang sudah sesuai, silahkan buka Daftar Pemesanan. Proses pemesanan dapat terlihat dari status masing-masing no. pemesanan. notifikasi dari setiap proses pemesanan secara otomatis akan dikirim pula oleh sistem. Berikut ini daftar status yang terlihat pada Daftar Pemesanan berdasarkan proses yang telah dilakukan: 1. New request Permintaan pemesanan baru sudah dikirim ke SMART ONLINE. 2. On process Pemesanan sedang diproses. Pengguna dapat melihat konfirmasi pemesanan pada SMART ONLINE atau notifikasi terkirim dari system untuk pengguna. 3. Need confirm Pengguna diminta mengkonfirmasikan permintaan pemesanan dengan meng-klik Need confirm. Info data perjalanan akan muncul untuk diperiksa oleh pengguna. Jika sudah sesuai, klik KONFIRM, dan permintaan approval akan terkirim ke Atasan. Jika perlu perubahan, klik UBAH RESERVASI, maka permintaan perubahan akan terkirim kembali ke admin SMART. 5

6 Jika sudah sesuai dan sudah klik Konfirm, status pemesanan berubah menjadi seperti berikut : 4. Superior Approval Jika permintaan pemesanan sudah disetujui/tidak disetujui oleh Atasan, maka status pemesanan berubah menjadi Superior Approval. 5. Done Status permintaan pemesanan yang sudah di-issued menjadi Done. 6

7 Jika tiket perjalanan dan hotel tidak tersedia sesuai dengan permintaan, maka Pemesan dapat mengajukan perubahan pemesanan/ jadwal perjalanan dengan klik tombol Ubah Reservasi. Isi kolom Komentar Perubahan Penerbangan/ Hotel sesuai dengan permintaan terbaru. Setelah itu klik tombol OK Pada Daftar Pemesanan status pemesanan menjadi Change. 7

8 Pengguna akan mendapatkan pemberitahuan untuk setiap proses pemesanan yang ada. Berikut ini subjek yang menunjukan proses pemesanan : 1. Permintaan pemesanan notifikasi mengenai detail pesanan yang sudah diinput oleh Pengguna di SMART ONLINE. 2. Konfirmasi pemesanan notifikasi dari Admin untuk User tentang ketersediaan pesanan yang diminta oleh Pengguna. Pengguna diminta untuk memberi konfirmasi bila sudah sesuai. 3. Perubahan pemesanan notifikasi tentang detail perubahan pesanan yang sudah diinput oleh Pengguna di SMART ONLINE. 4. Konfirmasi perubahan notifikasi dari Admin untuk Pengguna tentang ketersediaan perubahan pesanan yang diminta oleh Pengguna. 5. Permohonan persetujuan notifikasi untuk Atasan menyetujui/tidak menyetujui perjalanan yang diminta oleh Pengguna. 6. Konfirmasi persetujuan notifikasi untuk Pengguna mengenai disetujui atau tidaknya pesanan. C. Persetujuan Atasan Atasan akan mendapat notifikasi Permohonan Pesetujuan. Atasan silahkan meng-klik link Setuju/Tidak Setuju yang ada pada tersebut. Permintaan pemesanan yang perlu persetujuan Atasan terdapat pada Daftar Persetujuan (hanya tersedia bagi Manager/Dept.Head). 8

9 Sistem akan mengirimkan reminder kepada pengguna jika dalam 2 hari tidak ada persetujuan Atasan. Berikut status permintaan persetujuan yang didapat oleh Atasan : 9

10 III. ALUR KERJA SMART ONLINE SYSTEM 1. Alur Registrasi SMART.PHD.CO.ID (Smart Online System) Klik Join Us Input Data Diri Klik Sign Up Cek untuk melihat Username & Password Login ke Smart Online (Input Username & Password) 2. Alur Ganti Password Login ke Smart Online Pilih Menu Profil Klik Ubah Password Masukkan Password baru di field Password Baru dan Konfirmasi Passsword Cek untuk melihat Username & Password Login ke Smart Online (Input Username & Password) Note: Bila lupa password, silahkan klik link lupa password yang ada di halaman muka SMART ONLINE. 10

11 3. Alur Pemesanan LOGIN (Smart Online System) Pilih Menu Pemesanan Jika sebagai pengguna Jika bukan sebagai pengguna Isi Form Data Pengguna Isi Data Pemesanan * Klik Pesan **Cek Konfirmasi Pemesanan Klik link Lihat Reservasi yang ada di Klik Need Confirm untuk status No Reservasi yang sesuai dengan yang ada di Klik Konfirmasi Jika disetujui Jika tidak disetujui Pemesanan di-issued Buat pemesanan dari awal Notes : * Mendapat yang berisi detail permintaan pemesanan dan no reservasi pemesanan. ** Mendapat yang berisi info detail jadwal penerbangan dan hotel yang tersedia. 11

12 4. Alur Perubahan Pemesanan Klik Need Confirm untuk status No Reservasi yang sesuai di dalam Klik Ubah Reservasi Isi permohonan perubahan di field Komentar Perubahan Penerbangan / Hotel * Klik OK **Cek Konfirmasi Perubahan Klik link Lihat Reservasi yang ada di Klik Need Confirm untuk status No Reservasi yang sesuai dengan yang ada di Klik Konfirmasi Jika disetujui Jika tidak disetujui Pemesanan di-issued Buat pemesanan dari awal Notes : * Mendapat yang berisi detail perubahan pemesanan. ** Mendapat yang berisi info detail jadwal perubahan penerbangan dan hotel yang tersedia. 12

13 5. Alur Persetujuan Atasan Atasan mendapat notifikasi Permohonan Persetujuan Klik link Setuju / Tidak Setuju yang ada di Jika disetujui Jika tidak disetujui Pemesanan di-issued Buat pemesanan baru 13

14 IV. FEEDBACK Sistem akan mengirimkan formulir feedback setelah 2 hari dari perjalanan untuk mendapatkan masukan atas penggunaan layanan penerbangan, hotel dan mobil sewaan. 14