USER MANUAL UM 05 Lelang Umum (e-tender)

Transkripsi

1 USER MANUAL UM 05 Lelang Umum (e-tender) TAHUN 2018

2 Daftar Isi A. User Manual (UM) 06 Lelang Umum Pengantar Pengertian Lelang secara Elektronik (e-tendering) Pengguna Sistem e-tendering Proses yang Harus Dilakukan Vendor dalam Proses Pelelangan Memeriksa Undangan Lelang Mengakses Websitee-Procurement PT. Angkasa Pura I (Persero) Mengakses Akun Vendor (Sign-In) Memeriksa Daftar Undangan Lelang Melihat Detail Lelang dan mendaftar (Registrasi) Lelang Memeriksa Detail Undangan Lelang Vendor Register Penjelasan Lelang (Aanwizjing Online) Vendor Membatalkan Registrasi Memberikan Penawaran Lelang (Quotation) Mendownload Dokumen Lampiran Lelang (Attachment for Registered) Memilih untuk Memberikan Penawaran (Quotation) Lelangan Mengisi dan Menyimpan Form Pengajuan Komersial Penawaran Lelang Meng-upload Dokumen Dokumen Persyaratan Lelang

3 A. User Manual (UM) 06 Lelang Umum 1. Pengantar 1.1 Pengertian Lelang secara Elektronik (e-tendering) e-tendering adalah tata cara pemilihan rekanan (vendor) penyedia barang/jasa yang dilakukan oleh PT. Angkasa Pura I (Persero) dan dapat diikuti oleh semua Vendor Terdaftar yang mendapatkan undangan dari sistem VMS. Undangan Lelang akan dikirimkan kepada vendor-vendor yang memenuhi Kualifikasi Lelang sesuai ketentuan yang ditetapkan sebelumnya oleh Panitia Lelang melalui sistem pelelangan menggunakan aplikasi e- Procurement yang dimiliki dan diselenggarakan oleh PT. Angkasa Pura I (Persero). Setiap vendor yang telah diundang berhak mengikuti atau tidak mengikuti proses Lelang. Vendor yang telah mendaftar Lelang berhak menyampaikan penawaran, dalam rentang waktu yang telah ditentukan oleh mekanisme lelang. Penawaran lelang diajukan kepada Panitia Lelang secara online melalui sistem e-tendering, yang merupakan bagian dari sistem e-procurement. Mekanisme penentuan pemenang lelang dilakukan oleh sistem e-tendering dan akan diberitahukan secara langsung kepada pemenang lelang melalui media elektronik dan juga diumumkan di website e-procurement PT. Angkasa Pura I (Persero). 1.2 Pengguna Sistem e-tendering Pengguna (user) dari sistem e-tendering dapat dibagi 2 kategori, yaitu: Vendor / Rekanan telah terdaftar di VMS e-procurement PT. Angkasa Pura I Adalah perusahaan yang telah mendaftarkan diri dan telah lulus Prakualifikasi Online, dinyatakan aktif sebagai Vendor di sistem VMS e-procurement PT. Angkasa Pura I (Persero). Sebagai Vendor yang diundang pada Proses Lelang, sistem e-procurement PT. Angkasa Pura I (Persero) akan memberikan otoritas kepada setiap vendor untuk mengikuti atau tidak mengikuti Proses Lelang, melakukan penawaran harga terhadap Lelang yang ditawarkan Panitia Lelang melalui sistem eprocurement PT. Angkasa Pura I (Persero). Panitia Lelang (Panitia) Adalah pengguna yang diberikan otoritas oleh PT. Angkasa Pura I (PERSERO) untuk mengelola Proses Pengadaan secara elektronik / e-procurement PT Angkasa Pura I (PERSERO). Kepala Panitia Lelang Adalah pengguna / pihak yang menyetujui segala proses yang diperintahkan oleh panitia 1.2 Proses yang Harus Dilakukan Vendor dalam Proses Pelelangan Proses-proses yang menjadi bagian dari rangkaian dari Proses Pengadaan untuk Vendor dalam Sistem Pelelangan e-procurement PT Angkasa Pura I (PERSERO) adalah: Otentifikasi Vendor (Sign-in) Periksa Daftar Undangan Lelang Memutuskan mengikuti proses Lelang (Registrasi) atau tidak ikut (No Quote) Menyampaikan Penawaran Harga (Quote) dan melampirkan Dokumen Persyaratan Lelang. 3

4 Diagram Alur Proses e-tendering PANITIA PENGUMUMAN & UNDANGAN LELANG OTORITASISASI KEIKUTSERTAAN VENDOR PENILAIAN PENAWARAN VENDOR OTENTIKASI & PERIKSA DAFTAR UNDANGAN PENYAMPAIAN PENAWARAN NILAI LELANG PENGUMUMAN PEMENANG e-tender: e-procurement PT Angkasa Pura I (PERSERO) 4

5 2. Memeriksa Undangan Lelang 2.1 Mengakses Websitee-Procurement PT. Angkasa Pura I (Persero) Vendor yang akan mendapatkan Undangan Lelang adalah Vendor yang telah terdaftar sebagai Rekanan Aktif pada sistem e-procurement PT. Angkasa Pura I (Persero), dan termasuk ke dalam Kualifikasi Proses Lelang tersebut. Untuk memeriksa daftar Undangan Lelang, Vendor harus mengakses website e-procurement dengan menggunakan USER ID dan Password yang telah diberikan pada proses Prakualifikasi Online. 2.2 Mengakses Akun Vendor (Sign-In) Pengguna diharuskan meng-akses alamat website berikut: Gunakan USER ID dan Password untuk dapat mengakses akun (account) perusahaan dalam sistem e- Procurement PT. Angkasa Pura I (Persero). Catatan: Memasukan USER ID dan Password harus berhati-hati, karena sistem e-procurement hanya memberikan 3 (tiga) kali kesempatan saja. Apabila terjadi 3 kali kesalahan pemasukan Password, Vendor harus menunggu selama 3 menit untuk proses entry USER ID dan Password berikutnya. Apabila entry USER ID dan Password benar, maka akan tertampil halaman Akun Vendor dalam website e-procurement sebagai berikut: 5

6 Tampilan Halaman Akun Vendor pada Sistem eprocurement PT. Angkasa Pura I (Persero) 2.3 Memeriksa Daftar Undangan Lelang Untuk melihat Daftar Undangan Lelang yang diadakan PT. Angkasa Pura I (Persero), klik menu Quotation View Quotation 6

7 Tampilan Tender - List 3. Melihat Detail Lelang dan mendaftar (Registrasi) Lelang 3.1 Memeriksa Detail Undangan Lelang Untuk mengetahui detail dari sebuah Undangan Lelang yang diadakan PT. Angkasa Pura I (Persero), Vendor dapat mengetahuinya dengan mengklik Nomor RFQ (Highlight kuning) dari Lelang tersebut. Tampilan Tender - List Klik nomor RFQ (highlight kuning) untuk memeriksa secara detail Undangan Lelang. Proses Lelang Pengadaan Barang/Jasa pada sistem e-procurement PT. Angkasa Pura I (Persero) ini adalah proses secara elektronik, sehingga detail penjadwalan (Schedule) harus sangat diperhatikan. Jadwal-jadwal tersebut akan mengatur prosesi waktu lelang secara ketat. 7

8 Tampilan Request For Quotation View Jadwal Proses Lelang yang harus diperhatikan Vendor Jadwal Undangan Aanwijzing, waktu, Tempat dan persyaratannya 3.2 Vendor Register Vendor yang akan mengikuti proses Lelang harus melakukan Registrasi terlebih dahulu. selalu perhatikan jadwal proses lelang. Untuk vendor yang akan mengikuti proses lelang pengguna bisa mengisi Password dan klik menu Register kemudian Klik Go. Tampilan Halaman Request For Quotation View - Register Setelah itu vendor / Pegguna akan mendapatkan dokumen yang dilapirkan oleh panitia lelang sebagai penduan untuk mengikuti lelang di PT. Angkasa Pura I (Persero). Pengguna bisa meng-unduh File tersebut dengan cara meng klik menu (Download). 8

9 3.3 Penjelasan Lelang (Aanwizjing Online) Bila setelah melakukan registrasi terdapat link PENJELASAN LELANG seperti gambar dibawah, maka pada pekerjaan ini Aanwizjing di lakukan secara Online. Untuk menghadiri Aanwijzing Online pengguna bisa melakukannya dengan mengklik menu PENJELASAN LELANG, Disana Vendor/Pengguna bisa mengajukan pertanyaan dari lampiran dokumen yang dilampirkan panitia. Tampilan Request For Quotation RFQ Attachments Klik Penjelasan Lelang untuk mengajukan pertanyaan Pada halaman ini vendor/pengguna bisa mengajukan pertanyaan kepada panitia jika ada pertanyaan mengenai penjelasan lelang. Klik Tambah Topik untuk mengajukan pertanyaan kepada panitia lelang. Tampilan Penjelasan Dokumen Lelang Klik Tambah Topik untuk mengajukan pertanyaan 9

10 Tampilan dalam tambah topik Document : diisi dengan judul dokumen yang ingin ditanyakan. Bab : diisikan dengan bab document yang ingin dtanyakan. Keterangan : Diisiikan dengan pertanyaan/pernyataan/penjelasan. Lampiran : Unggah File bila diperlukan Isi Password dan klik Send untuk menambah Topik Tampilan penjelasan lelang Klik untuk melihat detail topik dan memberikan komentar Tampilan detail sebuah topik Klik Tutup untuk kembali ke halaman sebelumnya Klik Download untuk mengunduh File yang di lampirkan Masukkan Komentar lalu klik Send 10

11 3.4 Vendor Membatalkan Registrasi Jika pengguna ingin membatalkan registrasi, pengguna / vendor bisa meng klik menu dropdown kemudian pilih menu Batal Regitrasi lalu klik Go secara otomatis vendor/pengguna batal registrasi dan tidak biasa mengikuti proses lelang selanjutnya. Klik Close untuk kembali ke halaman sebelumnya. Tampilan Request For Quotation Batal Regitrasi Klik menu dropdown, Pilih Batal Registrasi kemudian klik Go Untuk kembali ke halaman sebelumnya klik Close 4. Memberikan Penawaran Lelang (Quotation) 4.1 Mendownload Dokumen Lampiran Lelang (Attachment for Registered) Setelah mendaftar Lelang dan mengikuti proses Aanwijzing, periksa form Request for Quotation, apabila ada dokumen lampiran Lelang, silakan download. Download dan pelajari semua Dokumen Lampiran Lelang yang dikhususkan bagi Vendor yang sudah mendaftarkan untuk mengikuti Lelang. 11

12 4.2 Memilih untuk Memberikan Penawaran (Quotation) Lelangan Setelah mendaftarkan perusahaannya untuk mengikuti Undangan Lelang, Vendor kemudian harus memutuskan untuk memberikan penawaran (Quote) atau tidak. Menu tersebut dapat ditemukan pada form Request for Quotation, pilih menu Quote untuk mengirimkan terus mengikuti Lelang dan memberikan penawaran, No-Quote untuk berhenti mengikuti Lelang. 1. Pilih menu Quote untuk terus mengikuti Lelang dan memberikan penawaran. 2. Klik tombol Go 4.3 Mengisi dan Menyimpan Form Pengajuan Komersial Penawaran Lelang Ketika menu Quote yang dipilih, sistem akan menampilkan form Vendor Commercial Quotation Manual yang merupakan isian mengenai penawaran Vendor terhadap Proses Lelang yang diajukan. Isikan data-data penawaran yang akan diberikan terhadap Proses Lelang, beserta data-data khusus mengenai kesanggupan Vendor terhadap persyaratan teknis secara umum. Setelah data isian form telah komplit, klik tombol Save setelah memasukan password untuk di kolom ysng disediakan. Isi semua data-data yang dimintakan sebagai pengajuan harga komersial. Setelah selesai, masukan password dan klik tombol Save 12

13 Berikut adalah data isian form Vendor Commercial Quotation Manual : 1. No. Referensi. 2. Masa berlakunya penawaran (Hari). 3. Kode (Code) Deviasi Spek penawaran ada ketidaksesuaian dengan yang dimintakan oleh teknis Lelang. Fully Comply Seluruh spek sesuai dengan apa yang diminta oleh teknis Lelang. 4. Deskripsi material (Secara umum) 5. Kuantitas Jumlah paket yang ditawarkan 6. Harga Penawaran harga yang diajukan (beserta satuan currency-nya) 7. Jumlah total harga 8. Waktu pengiriman Sistem akan memberitahukan informasi apabila pengajuan komersial penawaran telah sukses diperbaharui. 4.4 Meng-upload Dokumen Dokumen Persyaratan Lelang Langkah berikutnya adalah meng-upload semua Dokumen Persyaratan Lelang yang dimintakan oleh Panitia Lelang. Berikan nama masing-masing file / dokumen sesuai dengan yang dimintakan, upload dari PC dan simpan (Save) ke sistem e-procurement. Setelah semua dokumen berhasil di-upload dan disimpan, kemudian klik tombol Close Upload dan Simpan (Save) Dokumen Persyaratan Lelang satu per-satu, sesuai dengan permintaan. 13

14 Sistem akan memberikan pembertahuan untuk setiap keberhasilan proses peng-upload-an dan penyimpanan masing-masing file. Klik tombol Close setelah semua file yang menjadi Dokumen Persyaratan Lelang berhasil di-upload dan disimpan ke dalam sistem e-procurement sesuai yang dimintakan. Klik tombol Close setelah semua file yang dimintakan selesai di-uplad dan disimpan di dalam sistem e- Procurement. 14

15 Tampilan status tender yang diikuti akan berubah dari Registered menjadi Quoted sebagai tanda proses pengajuan penawaran terhadap Undangan Lelang, baik secara komersial maupun teknis telah selesai. Proses selanjutnya, Vendor menunggu keputusan penilaian dan pengumuman pemenang Lelang oleh Panitia Lelang Pengadaan Barang/Jasa PT. Angkasa Pura I (Persero). 15