CONTOH SENARAI SEMAK TUGAS-TUGAS AJK KONVOKESYEN 1. Setiausaha/ Urus Setia 2. Jemputan Lulusan Induk Penempahan bilik mesyuarat/minuman/agenda (tentukan dengan Pengarah Menyediakan dan mengedarkan surat pelantikan AJK Induk dan AJK Kecil Mesyuarat Urus Setia Minit Mesyuarat Peruntukan Surat - Menyurat Atur cara Atur cara Pentadbiran Taklimat Lawatan ke tempat Majlis Konvokesyen ( Jika di luar institut) Raptai kawalan masa Mesyuarat post-mortem Menyediakan dan menghantar surat penghargaan dan terima kasih Tugas-tugas lain dari semasa ke semasa Menghantar surat makluman Menerima jawapan Menerima wang pos dan menyerahkan kepada Bendahari Memberi maklumat kepada AJK Pendaftaran 3. Raptai Lulusan Menjalankan raptai mengikut prosedur protokol Taklimat umum kepada lulusan Menentukan tempat duduk lulusan Februari 2008 1/6
4. Jubah Senarai lulusan yang akan menerima sijil Status jubah untuk lulusan dan tetamu Menentukan tarikh dan tempat mengambil jubah Menentukan tempat dan tarikh mengambil sijil Menentukan tarikh dan tempat memulangkan jubah 5. Anugerah Hadiah Cemerlang dan Sijil Mendapatkan sijil yang lengkap dengan tandatangan Pengarah BPG dari BPG Memastikan nama lulusan dalam sijil betul dan tepat seperti nama dan kad pengenalan Membuat keputusan Memaklumkan keputusan kepada SUP dan HEP Menyediakan biodata dan gambar Serah kepada jawatankuasa Buku Cenderamata dan Hadiah maklumat yang diperoleh 6. Siar Raya Kenal pasti jenis dan bilangan mikrofon dan pembesar suara yang hendak digunakan Menguji alat tersebut Kemas setelah digunakan 7. Jamuan Bilangan hadir Mengurus jamuan Persiapan bilik jamuan Menentukan menu/ vegetarian/dll Menentukan susunan tempat duduk meja VIP Menentukan jamuan untuk pembantu semasa dan sebelum konvokesyen Menentukan semua peralatan yang digunakan dalam keadaan baik dan dikembalikan pada tempat berkaitan Menyediakan hiasan di bilik jamuan Februari 2008 2/6
8. Buku Cenderamata Menentukan Isi Kandungan Mendapatkan kata alu-aluan Mendapatkan biodata/gambar lulusan cemerlang Nama lulusan Menyediakan dummy Hantar cetak I Suntingan II Hantar cetak II Suntingan II Hantar cetak III Suntingan III Hantar cetak IV Menerima buku Pengedaran kepada Jawatankuasa Sambutan dan pihak lain yang berkenaan 9. Sambutan Kenal pasti penyambut tetamu bagi tetamu tertentu Susunan tempat duduk tetamu di atas pentas dan di dalam dewan Persiapan sambutan di luar dewan dan di dalam dewan Latihan semasa raptai Pengedaran Buku Cenderamata kepada tetamu di atas pentas Mengemaskan dewan setelah selesai majlis 10. Teks Ucapan Berbicang tentang teks ucapan dan kata alu-aluan dengan Pengarah Penyediaan draf 1 Kelulusan Pengarah Hantar ke BPG untuk disunting Serah teks ucapan yang telah diluluskan kepada urus setia 11. Pendaftaran Pendaftaran Menyediakan Kad Nama Lulusan Februari 2008 3/6
12. Undangan Menentukan tetamu undangan Menyediakan senarai nama tetamu undangan Menyediakan pelekat kereta Menyediakan senarai nama tetamu undangan yang hadir Menyediakan dummy kad jemputan Mencetak kad undangan Mengedar kad undangan Penerimaan kad jawapan Menyediakan tag tempat duduk tetamu khas Taklimat kepada AJK Sambutan 13. Kewangan belanjawan Bentang kedudukan kewangan dalam mesyuarat JK Induk Putuskan pungutan setiap lulusan dengan persetujuan JK Induk Dapatkan anggaran belanjawan setiap JK Buat agihan untuk semua JK Pembayaran bil-bil Menyediakan penyata kewangan 14. Hadiah dan Cenderamata Terima senarai cadangan daripada AJK Anugerah Hadiah Cemerlang Cadangkan jenis hadiah dan cenderamata bagi tetamu kehormat dengan mendapat persetujuan tetamu tersebut Cadangkan jenis hadiah untuk lulusan cemerlang yang telah ditentukan Dapatkan persetujuan Pengarah Pembelian hadiah Persediaan tempat hadiah di atas pentas Tentukan pembantu di atas pentas semasa penyampaian hadiah Februari 2008 4/6
15. Persiapan Dewan 16. Muzik dan Persembahan Lawatan ke tempat konvokesyen ( jika diadakan di luar institut) Persediaan latar pentas Susunan kerusi, meja dan rostrum Susunan kerusi lulusan Susunan kerusi waris lulusan Bunga-bungaan Tempat Persembahan Tempat Jurucara Susunan kerusi tetamu Susunan kerusi staf Persediaan terakhir Pelan tempat duduk Mengemaskan dewan Bilangan/jenis Persembahan Latihan Menentukan tempat persembahan Menentukan makan/minum ahli-ahli persembahan Tempat duduk ahli di dalam dewan Pengurusan Pengangkutan alat muzik pergi dan balik 17. Pengangkutan Menentukan bilangan kenderaan yang diperlukan Meminjam bas daripada organisasi lain, jika perlu Menentukan jadual pergi balik Mendapakan nama pemandu Memastikan bas sentiasa dalam keadaan baik 18. Seranta Menghubungi media massa Promosi dan liputan Undangan media massa Atur sidang akhbar Teks ucapan Membuat guntingan akhbar,,jika ada 19. Pengurusan Lalu Lintas Menetapkan tempat letak kereta mengikut jenis pelekat kereta yang disediakan Menghubungi pihak polis Menghubungi pihak hotel Menghubungi lulusan Februari 2008 5/6
20. Penginapan Mendapat senarai lulusan yang perlu penginapan di asrama Persediaan bilik Pemberian kunci Pemulangan kunci 21. Rakaman Video Persediaan alat Persediaan Cenderamata penggambaran Lokasi kamera Menyunting video 22. Bacaan Doa Buat draf doa rasmi Bincang dengan Pengarah Menyertai raptai 23. Gambar Lulusan dan Tetamu Hubungi jurugambar profesional Pastikan harga dan cara bayaran Pastikan jurugambar hadir semasa raptai Pastikan cara gambar diedarkan kepada lulusan Pastikan jurugambar menyerahkan satu set gambar semasa konvokesyen kepada institut. 24. Jurucara Menyediakan skrip juru acara Mendapatkan senarai nama tetamu undangan Mendapatkan senarai nama lulusan Mendapatkan senarai penerima anugerah hadiah cemerlang Mendapatkan maklumat persembahan daripada AJK Muzik dan Persembahan Mengikut latihan semasa raptai Mendapat persetujuan Pengarah skrip juruacara I dan skrip mutakhir sebelum konvokesyen Berkerjasama dengan AJK Raptai untuk penyelarasan Februari 2008 6/6