MASALAH YANG TIMBUL DAN CARA UNTUK MENGATASI SETIAP BAHAGIAN PROGRAM

Transkripsi

1 MASALAH YANG TIMBUL DAN CARA UNTUK MENGATASI SETIAP BAHAGIAN PROGRAM BAHAGIAN MASALAH CARA PENYELESAIAN Cenderamata 1. Membeli dalam bajet yang 1. Hanya memberikan lingkunagn ditetapkan menjadi satu cabaran bajet sahaja dan meletakkan bajet yang besar kerana sukar untuk yang tinggi dan sesuai dengan cenderamata yang diingini memdapatkan dalam lingkungan 2. Perlu memastikan jumlah tetamu harga yang ditetapkan yang akan hadir dengan lebih 2. Menghadapi kesukaran dalam awal untuk memudahkan urusan menentukan jumlah yang pembelian cenderamata. diperlukan kerana ketidakpastian kehadiran tetamu tersebut Jamuan 1. Masalah untuk mendapatkan senarai pengusaha katering yang berdekatan dan harga seperti yang dikehendaki kerana persaingan dengan program-program yang lain. 2. Tidak mempunyai gambaran yang jelas tentang pelan susun atur dan kedudukan gerai makanan. 3. Lambat menerima borang yang telah siap diisi oleh penggerai makanan. 4. Bilangan jemputan dan VIP yang sentiasa berubah-ubah 5. Tidak memahami perjalanan program secara jelas. Jemputan 1. Kerjasama dari pihak Universiti luar dan Sekolah kurang memberangsangkan. 2. Hadapi masalah dalam pengesahan kehadiran. 3. Telefon pihak Universiti luar dan Sekolah, tiada tindakan yang dilakukan. 4. Lambat bagi feedback kehadiran oleh Unversiti dan sekolah yang di jemput. 5. Jemputan pada pihak luar terhad, tidak banyak yang bagi respon. 6. Pihak jemputan saat-saat terakhir batalkan kehadiran. Teknikal 1. Lagu iringan tidak sesuai dengan acara 2. Tempoh masa untuk raptai tidak 1. Mengubahsuai menu agar bersesuaian dengan harga yang diminta. Cuba mencari lebih ramai pengusaha. 2. Membuat lakaran pelan susun atur gerai makanan. 3. Pergi berjumpa secara terus bagi memudahkan lagi urusan mereka dan mengurangkan masa menunggu 4. Perlu sentiasa mengemaskini senarai Jemputan daripada AJK Jemputan. 5. Merujuk ketua pengarah dan AJK Program bagi mendapatkan gambaran yang lebih jelas mengenai masa makan dan sebagainya 1. Surat jemputan haruslah dikeluarkan sekurang-kurangnya 2 bulan sebelum program. 2. Ahli jawatankuasa jemputan sekurang-kurangnya 2 orang atau lebih. 3. Target jemputan mesti ada sebelum surat dikeluarkan. 1. Berbincang secara mendalam mengenai pemilihan lagu iringan 2. Mendapatkan persetujuan

2 Program mencukupi 3. Keperluan teknikal tidak mencukupi pada hari kejadian 4. Kekurangan bilangan ahli jawatankuasa teknikal untuk bertugas sewaktu hari kejadian 1. Online Business Talk- Bahagian protokol tidak mengetahui masa yang tepat tentang kehadiran penceramah dan urusan menyambut penceramah tidak berjalan dengan lancar 2. Tidak melakukan senarai nama penceramah, jika penceramah yang asal tidak dapat hadir 3. Beauty Talk- Sukar untuk berhubung dengan pihak COSMODERM. 4. Kami telah dimarahi oleh Puan Nana sebab lewat memberitahu mengenai penundaan tarikh. 5. dihantar oleh kami tidak mendapat respon daripada pihak COSMODERM. 6. Anak yatim- Rumah Nur Hikmah: tidak mencukupi bilangan pelajar yang diminta 7. Rumah Amal Cahaya Tengku Ampuan Rahimah (RACTAR): semasa menelefon pada awalawal, pihak jemputan sudah mengatakan bahawa mereka sudah menerima e-mel namun apabila masa program sudah hamper, pihak ini mengatakan tidak menerima sebarang emel dan apabila diberitahu tarikh program, pihak ini mempunyai terdapat program lain. 8. Rumah Amal Limpahan Kasih: memberi respon yang baik dan kesemua ahli Majlis Tertinggi berkenaan pemilihan lagu tema sebelum mengadakan raptai 3. Memastikan dan mengesahkan semua keperluan teknikal cukup dan dapat dipenuhi sewaktu hari kejadian 4. Berjumpa dengan kakitangan teknikal Puskeb lebih awal bagi memastikan kerja-kerja teknikal dapat dijalankan dengan sempurna sewaktu hari kejadian 1. Kerap berhubung dengan bahagian protocol untuk memudahkan urusan menyambut penceramah. 2. Melakukan senarai pendek penceramah yang akan dijemput supaya tidak kelamkabut jika penceramah tidak hadir 3. Perlu mencari pihak yang senang berhubung dengan pihak COSMODERM supaya maklum balas mudah didapati. 4. Memberitahu dengan lebih awal kepada pihak jemputan mengenai tarikh penundaan 5. dan surat perlu diberi supaya maklumat sampai. 6. Menyediakan sumbangan kepada jemputan anak yatim (berbentuk wang ringgit) 7. Menyediakan tempat yang lebih luas supaya tetamu vip boleh beramah mesra dengan ank aytim kerana mereka juga jemputan kita. 8. Perlu memastikan setiap resit dikumpulkan sebelum hari program. 9. Meminta pertolongan ajk lain untuk mengisi booth-booth yang kosong dan beberapa pelajar UKM mendaftar untuk membuka booth. 10. Menelefon blogger untuk memastikan keperluan mereka dan mengubah

3 mengatakan akan menghantar 6 orang anak yatim perempuan dan 21 lelaki. Namun, pada keesokkan hari, pihak ini memberi emel yang menyatakan mereka menolak jemputan kerana terdapat program lain dan bertanya samada terdapat penaja yang akan menaja mereka. 9. Rumah Anak-anak Yatim/ Miskin Taman Baiduri: agak sukar untuk berurusan dengan pengurus rumah tersebut (Encik Izaha) sangat sibuk. Sebelum hari program, pengurus rumah ini telah menelefon untuk berurusan dengan lebih lanjut. Mereka datang walaupun terdapat 3 jemputan yang lain. 10. Pengangkutan yang disediakan untuk mengambil anak-anak yatim pada permulaan telah memberitahu kepada pihak JPPEL bahawa rumah anak yatim tersebut ialah RACTAR namun terpaksa diubah disebabkan pihak RACTAR tidak dapat hadir. Pihak JPPEL memberitahu bahawa hanya memberithu sahaja kepada pemandu bas mengenai alamat baru namun pemandu bas tidak tahu jalan untuk ke tempat baru. Pihak kami mengambil inisiatif menggunakan google map dan menelefon Encik Izham. 11. Booth Jualan- berlaku sedikit salah faham antara ajk dan blogger ketika membuat pembayaran kerana resit tidak dijumpainamun ajk telah memohon maaf. 12. Pada saat-saat akhir, terdapat 9 orang blogger telah menarik diri. 13. Plug tidak dapat disediakan. 14. Semasa pendaftaran, terdapat beberapa blogger yang ingin mengubah tempat asal dan ada juga yang setuju dengan nombor kedudukan booth supaya dekat dengan plak yang hanya disediakan 10 sahaja. 11. Menyediakan jurusolek sendiri bagi butik-butik yang menyertai Fashion Show. 12. Memastikan model sampai awal dah sudah bersiap dari awal dan memastikan sesi raptai, semua pihak hadir.

4 booth. Pertukaran booth telah berlaku da nada yang setuju dengan nombor booth yang baru. 15. Terdapat blogger yang tidak dapat menghadirkan diri namun tiada masalah yang berlaku. 16. Fashion Show: ramai pemilik butik yang tidak mempunyai jurusolek sendiri. Ajk terpaksa mencari jurusolek dengan bayaran RM 30 untuk seorang model. 17. terdapat 1 butik yang mempunyai 2 orang model mengalami masalah pada hari program, oleh itu nama mereka terpaksa dibatalkan. 18. Pada hari program, terdapat model yang lewat hadir dan menyebabkan pergerakan penyolekan menjadi lambat dan terpaksa felo penasihat program, Puan Raja Aina membantu menyolekkan model. 19. Terdapat segelintir model yang mengambil masa untuk bersiap menyebabkan tetamu VVIP terpaksa menunggu bagi melancarkan majlis. 20. Semasa majlis, terdapat masalah dimana model yang tidak hadir raptai mengalami kekeliruan namun dapat dikawal dengan baik. Logistik dan Pengangkutan 1. Ajk penyelaras lambat memberi senarai barang yang hendak di tempah sehingga ada beberapa peralatan yang tidak dapat disediakan untuk kegunaan semasa program. 2. Kekurangan tenaga kerja terutamanya lelaki melambatkan proses penyusunan barang di dalam DECTAR. 3. Kurang pengetahuan 1. Ajk penyelaras memberi kerjasama dengan member senarai barangan yang hendak ditempah lebih awal atau tepat pada masa yang ditetapkan supaya memudahkan proses penempahan barang. 2. Menambah bilangan ahli lelaki bagi memudahkan proses menyusun atur dewan. 3. Membuat persediaan awal

5 mengenai cara dan tempat untuk membuat tempahan barang menyukarkan proses penempahan. Publisiti 1. Kurang bersependapat dengan orang atasan berkaitan designdesign untuk poster. 2. Agak lambat menyiapkan poster kerana kurang mahir dalam membuat poster serta tiada pengalaman membuat poster. 3. Kurang mendapat tarikan daripada pelajar UKM dan orang luar. sebelum pergi menempah barang. 1. Masalah dapat diselesaikan setelah berbincang dan menukar design beberapa kali. 2. Meminta pertolongan daripada senior yang mahir tentang multimedia dan seboleh-bolehnya bagi jawatan publisiti ini kepada yang pernah membuat poster dan berpengalaman. 3. Mungkin disebabkan pergantungan banner, bunting dan poster di tempat yang kurang strategik. Protokol Tugas-tugas khas (TTK) 1. perubahan tentatif serta perubahan lain menyebabkan perubahan dalam teks emcee, teks ucapan perasmi, salutasi dan aturcara pentadbiran 2. kekurangan pertolongan untuk memeriksa kesilapan dalam teks ucapan 3. AJK Protokol yang tidak menjalankan tugas 4. Tugas untuk membuat/mengubah surat jemputan pada saat-saat akhir 5. Masalah teknikal seperti tiada printer untuk mencetak pada waktu memerlukan 6. Komunikasi dengan bahagian lain yang menyebabkan tersalah maklumat yang diperolehi 1. Arahan diberikan pada saat-saat akhir. 2. Tidak mendapat kerjasama daripada semua ahli bahagian TTK. 3. Sijil yang hampir siap terpaksa dibuang atas kesilapan tertentu. 1. Perubahan tentative perlu diberitahu kepada protokol dengan segera 2. Perlu menyediakan pakar dalam pemeriksaan teks ucapan 3. Semua ajk perlu diberi penedahan untuk melakukan kerja dan tidak boleh lalai 4. Surat jemputan yang ingn diubah perlu diberitahu seminggu sebelum program berlangsung 5. Kemudahan printer perlu disediakan sepanjang program 6. Komunikasi boleh dijalankan dengan baik dengan adanya walkie talkie 1. Pengurusan teratur dan lebih jelas. 2. Setiap bahagian sepatutnya melakukan tugas masing-masing. 3. Setiap bahagian perlu prihatin terhadap tugas mereka dan paling penting tugas orang lain seperti TTK. 4. Jika bantuan diperlukan, orang lain perlu membantu dengan

6 Pemasaran 1. penaja yang akan menaja tidak dapat dihubungi segera supaya segalanya berjalan dengan lancar. 5. Sepatutnya, bahagian teknikal dan peralatan diasingkan. 6. Memilih tarikh yang sesuai dan tepat. 1. membuat kepastian awal sebelum mencetak nama penaja pada banner, bunting, poster,backdrop dan buku cenderamata