ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI BASIS UNTUK ADMINISTRASI SISWA DAN GURU BERBASIS WEB PADA SMAN 90 JAKARTA Bintang Palupi Bellani Universitas Bina Nusantara Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11530 Telp. (62-21) 535 0660 Fax. (62-21) 535 0644 eyesettokill21@rocketmail.com Ismayantih Universitas Bina Nusantara Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11530 Telp. (62-21) 535 0660 Fax. (62-21) 535 0644 Abstrak Tujuan dari penelitian ini adalah untuk melakukan analisa dan perancangan sistem basis data terhadap proses penjadwalan, penilaian, absensi dan penyusunan program belajar. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah tahap analisis meliputi wawancara secara langsung pada pihak terkait untuk mendapatkan informasi yang berkaitan dengan aplikasi ini, tahap perancangan yang terdiri dari perancangan basis data (perancangan basis data konseptual, perancangan basis data logikal, dan perancangan basis data fisikal) dan perancangan aplikasi, serta tahap studi pustaka. Hasil yang dicapai adalah program administrasi siswa dan guru berbasis web untuk proses administrasi yang meliputi penjadwalan, penilaian, absensi dan program belajar. Kesimpulan adalah dapat mempermudah pihak sekolah meliputi siswa, wali kelas, guru mata pelajaran, wali murid, kesiswaan, kurikulum dan guru piket dalam mengakses informasi mengenai sekolah.(bi) Kata kunci: web, administrasi, SMAN 90, siswa, guru Pendahuluan Sejak era globalisasi kebutuhan akan teknologi informasi semakin meningkat, peningkatan tersebut mengakibatkan teknologi pada dunia pendidikanpun semakin berkembang. Hal tersebut dapat mempengaruhi pola pembelajaran dan mutu pendidikan yang diberikan. Namun hal ini harus ditunjang oleh software(perangkat lunak), hardware(perangkat keras) dan brainware(operator) yang baik sesuai kebutuhan.dengan berkembangnya teknologi informasi, mengubah manusia dalam menyelesaikan semua pekerjaannya sehingga muncul istilah komputerisasi yang menggantikan cara penulisan tangan dengan komputer, karena komputer merupakan alat elektronik yang mengolah data dengan cepat, akurat dan dirancang untuk menyimpan data secara otomatis. SMAN 90 merupakan sekolah tingkat menengah atas yang berlokasi di Jalan Sabar Petukangan Selatan Pesanggrahan Jakarta Selatan. SMAN 90 merupakan sekolah yang masih menggunakan sistem manual dalam penulisan data dan pemberitahuan beragam informasi seperti pengumuman nilai, jadwal pelajaran dan jadwal ujian masih diberitahukan melalui guru yang bersangkutan atau papan pengumuman.
Hal ini menyebabkan penyampaian informasi ke siswa/i kurang efisien. Wali murid yang bersangkutan juga kurang mengetahui informasi yang berkaitan dengan sekolah. Sama halnya seperti pemberitahuan informasi sekolah, sistem yang digunakan untuk absensi masih menggunakan sistem manual, dimana proses tersebut masih menggunakan tulisan tangan dan belum menggunakan sistem komputerisasi. Mereka mengetahui jumlah absensi hanya ketika setelah pengambilan hasil indeks prestasi (raport). Dengan informasi sebuah lembaga dalam hal ini sekolah dapat mengetahui tingkat produktifitas, kemajuan dan aktifitas yang terjadi pada siswa/i-nya. Oleh sebab itu dalam sekolah diperlukan sebuah sistem informasi yang dapat mengelola data dan merangkum data yang berhubungan dengan akademik dan kepegawaian. Dengan berdasarkan sistem yang sudah ada pada SMAN 90 yang masih kurang efektif dan efisien, dirancang sebuah sistem basis data yang akan digunakan dalam pemberitahuan informasi seperti penilaian, penjadwalan, absensi dan materi belajar.. Metodologi Metode Analisis Teknik pengumpulan data dan informasi secara langsung pada SMAN 90 Jakarta, dilakukan dengan melakukan wawancara kepada bagian bagian yang terlibat dalam pengerjaan proyek yang bertujuan untuk mengetahui kebutuhan dari pihak SMAN 90 Jakarta dan mengetahui sistem yang sedang berjalan terkait dengan proses penjadwalan, penilaian, absensi, dan penyusunan program belajar. Melakukan analisis survei terhadap hasil surver yang telah diperoleh untuk menemukan serta permasalahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan. Mengidentifikasi kebutuhan sistem yang diperlukan untuk sistem yang akan dibuat. Berikut merupakan flowchart dari sistem yang sedang berjalan.
Guru bidang kurikulum Guru mata pelajaran Wali kelas MULAI Proses pengumpulan data untuk pembuatan jadwal mata pelajaran yang disesuaikan oleh kalender akademik dari dinas pendidikan Daftar guru mata pelajaran untuk masing masing pelajaran di masing masing kelas Daftar kelas dan data siswa masing masing kelas Draft jadwal mata pelajaran Proses penentuan jumlah shift setiap mata pelajaran untuk masing masing kelas sesuai dengan ketentuan dinas pendidikan Jadwal mata pelajaran yang terdiri dari mata pelajaran dan jumlah shift yang diajarkan di masing masing kelas Menerima konfirmasi langsung dari guru mata pelajaran dan melakukan pendataan Daftar guru yang berhalangan hadir untuk hari hari tertentu Guru mata pelajaran yang tidak bisa hadir di hari tertentu melakukan konfirmasi langsung kepada bagian kurikulum Proses pembuatan jadwal guru yang mengajar berdasarkan jadwal pelajaran, daftar guru untuk masing masing kelas, guru yg berhalangan hadir dan siswa yang di ajarkan (2) (3) Jadwal mata pelajaran,jumlah shift, siswa yang diajarkan dan guru yang mengajar (1) Jadwal disimpan kedalam arsip Jadwal mata pelajaran,jumlah shift, siswa yang diajarkan dan guru yang mengajar (2) Jadwal mata pelajaran,jumlah shift, siswa yang diajarkan dan guru yang mengajar (3) Diumumkan kepada siswa SELESAI Gambar 1 Diagram Prosedur Penjadwalan
Gambar 2 Diagram Prosedur Penilaian
Gambar 3 Diagram Prosedur Absensi
Gambar 4 Diagram prosedur penambahan program belajar Metode Perancangan Metode yang digunakan adalah metode perancangan basis data (perancangan basis data konseptual, logikal, dan fisikal), serta Entity Relational Diagram, State Transition Diagram, dan perancangan layar.
Hasil dan Bahasan Evaluasi 8 Golden Rules Evaluasi yang dihasilkan berdasarkan 8 Golden Rules antara lain: Berusaha untuk konsisten Aspek-aspek seperti menu, warna, tulisan, dan urutan tindakan dalam web ini sudah konsisten. Memungkinkan pelayanan untuk semua user Dalam web ini, setiap halaman sudah menggunakan fungsi yang universal. Seperti ketika pengguna ingin login, sudah menggunakan form yang sering digunakan di web pada umumnya. Memberikan umpan balik yang informatif Web ini sudah memberikan umpan balik yang informatif. Hal ini dapat dilihat pada menu login dimana bila pengguna lupa mengisikan kolom kata sandi, maka akan keluar pesan "kata sandi kosong". Merancang dialog yang memberikan penutupan (keadaan akhir) Adanya umpan balik (feedback) informatif yang diberikan di bagian akhir pada penambahan jadwal pelajaran. Memberikan pencegahan kesalahan yang sederhana Dalam pengisian form terdapat pesan error ketika format data yang dimasukkan oleh pengguna tidak sesuai dengan format yang sudah ditentukan. Memungkinkan pembalikan aksi yang mudah Pada halaman jadwal pelajaran, adanya fasilitas bila pengguna tidak sengaja masuk ke dalam suatu halaman yang tidak diinginkannya, atau bila pengguna ingin kembali ke layar sebelumnya. Mendukung pusat kendali internal (internal locus of control) Web ini menyediakan kebebasan penuh bagi pengguna untuk melakukan pengubahan. Setiap tahapan memerlukan input-an dan penekanan tombol dari pengguna, sehingga dapat dikatakan pengguna memegang control secara penuh. Mengurangi beban ingatan jangka pendek Untuk mengurangi beban memori jangka pendek, web ini menggunakan susunan yang sederhana sehingga mudah dimengerti. Evaluasi Basis Data Evaluasi yang dilakukan melalui lima kriteria yang telah diuji-coba, yaitu Domain Integrity, Entity Integrity, References Integrity, Enterprise Constraint dan Security. Domain Integrity Pengujian yang dilakukan adalah apakah nilai atribut yang dihasilkan sesuai dengan domain yang telah ditentukan sebelumnya. Hal-hal yang di uji :
a. Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_Kewarganegaraanpada tabel kewarganegaraan adalah Integer. b. Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_MataPelajaran pada tabel mata pelajaran adalah Integer. c. Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_Materi pada tabel materi adalah Integer. d. Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_Agama pada tabel agama adalah Integer. e. Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_Pendidikan pada tabel pendidikan adalah Integer. f. Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_JadwalPelajaran pada tabel jadwal pelajaran adalah Integer. g. Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_Ujian pada tabel ujian adalah Integer. h. Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_Nilai pada tabel nilai adalah Integer. i. Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_Absensi pada tabel absensi adalah Integer. j. Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_JenisKelamin pada tabel jenis kelamin adalah Integer. k. Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_JadwalPelajaranDetail pada tabel jadwal pelajaran detail adalah Integer. l. Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_ThnkAkademik pada tabel tahun akademik adalah Integer. m. Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_Ruang pada tabel ruang adalah Integer. n. Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_Kelas pada tabel kelas adalah Integer. o. Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_Ujiandetail pada tabel ujian detail adalah Integer. p. Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_Nilaidetail pada tabel nilai detail adalah Integer. Hasil dari evaluasi domain integrity menunjukan bahwa seluruh tabel yang diuji telah memiliki domain integrity yang tepat. Entity Integrity Pengujian dilakukan pada seluruh tabel dan dipastikan bahwa tidak ada atribut dari suatu primary key yang bernilai NULL dan tidak ada record yang sama pada primary key suatu strong entity. Contoh dari evaluasi entity integrity adalah primary key pada tabel Siswa tidak boleh bernilai NULL dan entity Siswa merupakan strong entity maka harus diuji bahwa tidak ada dua record yang sama didalam tabel tersebut. Hasil evaluasi entity integrity menunjukan bahwa tabel yang ada memenuhi kriteria lulus uji. References Integrity Hal yang diuji adalah setiap tabel yang berhubungan, terdapat foreignkey dalam tabel yang terhubung tersebut dan nilai foreign key harus sesuai dengan primarykey pada tabel yang terhubung. Sebagai contoh, tabel nilai terhubung dengan tabel nilaidetail yang sesuai dengan primarykey tabel nilai (Id_Nilai). Evaluasi referential integrity membuktikan bahwa seluruh tabel telah terhubung dengan baik dimana terdapat foreignkey dan primarykey tersebut sesuai dengan primarykey tabel yang terhubung. Jika seluruh tabel telah terhubung, dengan baik dan benar maka tidak akan di tampilkan pesan error pada saat dilakukan transaksi seperti ketika melakukan insert, update, dan delete. Enterprise Constrain Hasil dari evaluasi enterprise constrain sistem telah sesuai karena tidak adanya enterprise constrain. Security Hasil dari evaluasi security menunjukan bahwa semua tabel yang telah dilakukan uji coba, kesemuanya telah dapat berjalan sesuai dengan makanisme yang di tentukan. Yaitu dengan membagi hak akses program sesuai dengan tingkatan user. Evaluasi Pengguna Dengan menggunakan metode wawancara terhadap pengguna yang telah melakukan uji coba pada aplikasi, maka hasil evaluasi sebagai berikut:
Dengan adanya menu lihat jadwal pelajaran, jadwal ujian, nilai, absensi, profil, dan materi menunjukan bahwa aplikasi ini dapat memudahkan siswa dalam mengakses informasi mengenai data diri, nilai, jadwal pelajaran, jadwal ujian, absensi dan materi. Dengan adanya menu lihat jadwal pelajaran, masukkan nilai, dan tambah materi menunjukan bahwa aplikasi ini dapat memudahkan guru mata pelajaran dalam melihat jadwal pelajaran, memasukkan nilai, dan menambah materi. Dengan adanya menu lihat, ubah, dan tambah yang meliputi data guru, tahun akademik, jadwal pelajaran, jadwal ujian, mata pelajaran, ruang, kelas menunjukan bahwa aplikasi ini dapat memudahkan guru bidang kurikulum dalam melihat, mengubah, dan menambah data-data tersebut. Dengan adanya menu lihat dan tambah yang meliputi data siswa dan absensi menunjukan bahwa aplikasi ini dapat memudahkan guru bidang kesiswaan dalam melihat dan menambah data tersebut. Dengan adanya menu lihat profil siswa, nilai siswa, dan absensi siswa menunjukan bahwa aplikasi ini dapat memudahkan wali kelas dalam mengontrol prestasi belajar setiap kelas yang dipimpinnya. Dengan adanya tambah absensi menunjukkan bahwa aplikasi ini dapat memudahkan guru piket dalam menambah absensi setiap siswa. Dengan adanya menu lihat jadwal pelajaran, jadwal ujian, nilai, absensi, profil, dan materi menunjukan bahwa aplikasi ini dapat memudahkan wali murid dalam mengakses informasi tentang informasi mengenai anaknya. Aplikasi ini sudah menghasilkan data yang saling terintegrasi satu sama lain. Semua data mengenai penjadwalan, penilaian, absensi, dan program belajar sudah dapat diakses dalam satu aplikasi sehingga memudahkan dalam pencarian informasi dan menunjukkan bahwa aplikasi ini sudah mencakup pendataan yang terorganisir. Simpulan dan Saran Simpulan Berdasarkan pembahasan dan hasil analisis yang telah dilakukan pada bab bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan bahwa : 1. Pihak sekolah khususnya guru bidang kurikulum, kesiswaan, guru mata pelajaran, guru piket, wali kelas dapat dimudahkan dalam mencari informasi mengenai jadwal pelajaran, jadwal ujian, nilai, materi dan absensi. 2. Mempermudah siswa dalam mengakses informasi mengenai hasil nilai ulangan harian atau nilai ujian yang sudah dilakukan oleh siswa sebelumnya. 3. Mempermudah siswa dalam memperoleh informasi mengenai mata pelajaran, jadwal mata pelajaran maupun jadwal ujian sekolah. 4. Mempermudah siswa dalam mengetahui jumlah absensi masing masing. 5. Mempermudah siswa dalam mengetahui materi belajar untuk setiap mata pelajaran. 6. Mempermudah guru mata pelajaran dalam menyampaikan materi pembelajaran yang akan diajarkan, memasukkan nilai untuk setiap siswa, dan mengetahui informasi mengenai jadwal mengajar. 7. Mempermudah wali kelas dalam mengontrol prestasi belajar setiap siswa di kelasnya. 8. Mempermudah bagian kurikulum dalam mengolah data penjadwalan, kelas, ruang, mata pelajaran, dan data guru pada tahun ajaran yang sedang berjalan. 9. Mempermudah bagian kesiswaan dalam mengolah data dan absensi siswa. 10. Mempermudah guru piket dalam mengolah data mengenai absensi. 11. Mempermudah wali murid untuk mengetahui informasi sekolah. Saran lanjut : Berikut ini terdapat beberapa saran yang bisa dijadikan masukan untuk pengembangan lebih 1. Diharapkan sistem administrasi siswa dan guru secara online ini dapat menyediakan fungsi tanya jawab atau forum diskusi, sehingga dalam penyampaiannya materi yang kurang dapat dilakukan di forum tersebut.
2. Sebaiknya sistem administrasi ini selalu di maintenance secara rutin agar selalu dapat mengikuti kurikulum pembelajaran yang selalu berubah ubah. 3. Sistem keamanan harus lebih ditingkatkan untuk pengembangan sistem administrasi online ini. 4. Perlu keaktifan dari semua pihak agar sistem ini tetap berjalan dan mampu memberikan informasi.
Referensi Castagnetto, J., Rawat, H., Schumann, S., Scollo, C., & Veliath, D. (2000). Professional PHP Programming. Wrox Press Ltd. Connolly, T. M., & Begg, C. E. (2010). Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation and Management, 5th Edition. Pearson Addison-Wesley. Galitz, W. O. (2007 Third Edition). The Essential Guide to User Interface Design: An Introduction to GUI Design Principles and Techniques. Wiley Publishing, Inc. Jeffrey L. Whitten, L. D. (2004). Metode Design & Analisis Sistem, Edisi 6. Yogyakarta: ANDY. Kamus Bahasa Indonesia Online. (t.thn.). Diambil kembali dari Kamus Bahasa Indonesia Online: www.kamusbahasaindonesia.org Kroenke, D. M., & Auer, D. J. (2011). Database Processing : Fundamentals, Design, and Implementation 12th Edition. Pearson. Maslakowski, M., & Butcher, T. (2000). Teach Yourself MySQL in 21 days. Sams Publishing. Ngoen, T. S. (2009). Algoritma dan struktur data Bahasa C. Mitra Wacana Media. Purbo, O. W. (2008). Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk Kelas X Semester I. Jakarta: Kementerian Negara Riset dan Teknologi. Raymond McLeod, J.,. (2004). Management Information System. Prentice Hall. Roger S. Pressman, P. (2005). Software Engineering: Appractitioner's Approach Sixth Edition. McGraw- Hill Higher Education. Shneiderman, B., & Plaisant, C. (2010). Designing the user interface: strategies for effective humancomputer interaction. Pearson Education, Inc. Sumathi, D. S., & Esakkirajan, S. (2007). Fundamentals of Relational Database Management Systems. Springer.
Riwayat Penulis Bintang Palupi Bellani lahir di kota Jakarta pada 21 Agustus 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Computer Science pada tahun 2013. Ismayantih lahir di kota Jakarta pada 13 Juli 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Computer Science pada tahun 2013.