DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... 1 KATA PENGANTAR... 2 DAFTAR ISI... 3 BAB.I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang... 4 1.2 Rumusan Masalah... 5 1.3 Tujuan Makalah... 6 BAB.II. PEMBAHASAN 2.1 Pengertian Sistem Informasi SDM... 7 2.2 Fungsi Sumber Daya Manusia... 8 2.3 Kegiatan Utama SDM... 8... 2.4. Arus Sumber Daya Personil... 13 2.5. Model Sistem Informasi SDM... 14 2.6 Subsistem Input Sistem Informasi SDM... 15 2.7 Database Sistem Informasi SDM... 17 2.8 Subsistem Output Sistem Informasi SDM... 17 BAB.III. PENUTUP 3.1 Kesimpulan... 19 DAFTAR PUSTAKA... 20 BAB. I PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat riil dari setiap tingkatan manajemennya. Data tersebut disusun dan dikelola dalam sebuah sistem informasi. Salah satu sistem informasi terpenting pada perusahaan adalah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia/Human Resourches Information System (SISDM/HRIS). Setiap perusahaan besar pastilah memiliki sistem informasi sumber daya manusia (human resource information system). Sistem sumber daya manusia membantu bisnis dalam mengembangkan susunan kebutuhan kepegawaian, mengidentifikasi potensi-potensi karyawan baru, menyimpan arsip karyawan, menjejaki pelatihan, keterampilan, dan prestasi kerja karyawan, dan membantu para manajer mengembangkan rencana yang sesuai dengan kompensasi dan pengembangan karir karyawan. Sistem perusahaan dapat membantu bisnis untuk mengkoordinasi susunan kepegawaian mereka dengan aktivitas produksi dan penjualan dan sumber daya keuangan. Sumber daya manusia bertanggung jawab untuk menarik, mengembangkan, dan memelihara satuan kerja perusahaan. Sistem informasi sumber daya manusia mendukung aktivitas misalnya menggidentifikasi potensipotensi karyawan, memelihara catatan lengkap, atas tiap karyawan, dan menciptakan program untuk mengembangkan talenta dan keterampilan karyawan. 1.2. RUMUSAN MASALAH 1. Apakah yang dimaksud dengan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia? 2. Apakah fungsi dari Sumber Daya Manusia? 2
3. Apa kegiatan utama Sumber Daya Manusia? 4. Bagaimana arus Sumber Daya Personil? 5. Bagaimana model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia? 6. Apa saja Subsistem Input dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia? 7. Apakah yang dimaksud dengan Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia? 8. Apa saja Subsistem Output dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia? 1.3. TUJUAN MAKALAH Adapun tujuan dari penyusunan makalah dengan judul system Informasi Sumber Daya Manusia adalah sebagai berikut : 1. Memenuhi salah satu tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen 2. Melatih Mahasiswa untuk lebih aktif dalam pencarian baha-bahan materi Sistem Innformasi Manajemen 3. Menambah wawasan dan pengetahuan tentang sistem Informasi Sumber Daya Manusia 4. Memahami secara utuh funsi dari Sistem Informasi sumber Daya Manusia BAB. II PEMBAHASAN 3
2.1. PENGERTIAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA Sistem informasi sumber daya manusia adalah sistem yang bertugas untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem informasi sumber daya manusia adalah sebuah sistem yang mendukung proses pengambilan keputusan dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Informasi yang disediakan merupakan informasi mengenai kebutuhan akan pegawai dalam sebuah organisasi, informasi perekrutan pegawai, informasi data pegawai, informasi pengelolaan pegawai selama menjadi bagian dari organisasi tersebut, dan informasi mengenai pemberhentian pegawai. Sistem informasi sumber daya manusia merupakan sebuah bentuk interaksi atau pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia dan teknologi informasi. Ssistem ini menggabungkan manajemen sumber daya manusia sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas manajemen sumber daya manusia seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan. Secara keseluruhan sistem perencanaan sumber daya perusahaan bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasiaplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. 2.2. FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA Sumber Daya Manusia merupakan departemen atau divisi yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah 4
organisas atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya menusia seperti perekrutan, penerimaan, pendidikan, pelatihan, manajemen data, penghentian, dan administrasi tunjangan. Sumber daya manusia adalah faktor produksi yang kompleks apabila dibandingkan dengan factor produksi lainnya. Manusia memiliki, kemauan, keinginan, cita-cita, dan emosi. Tidaklah demikian dengan sumber daya lainnya. 2.3. KEGIATAN UTAMA SUMBER DAYA MANUSIA 1. Perekrutan dan Penerimaan Rekrutmen adalah proses mencari, menemukan, mengajak dan menetapkan sejumlah orang dari dalam maupun dari luar perusahaan sebagai calon tenaga kerja dengan karakteristik tertentu seperti yang telah ditetapkan dalam perencanaan sumber daya manusia. Merekrut pegawai adalah pekerjaan klasik yang sudah ada dan dilakukan baik untuk keperluan pribadi atau keluarga maupun perusahaan. Pekerjaan ini memang dapat dilakukan begitu saja tanpa ilmu manajemen tertentu, hanya berdasarkan intuisi apakah seseorang yang akan direkrut baik atau tidak attitudenya dan cocok atau tidak dengan jenis pekerjaannya. Dalam melakukan proses rekrutmen, ada hal-hal yang perlu diperhatikan agar rekrutmen tersebut menjadi efektif, yaitu: 1. Posisi atau jabatan yang diperlukan untuk diisi; apakah untuk level managerial atau untuk level staff 2. Sebutkan gender yang diinginkan termasuk juga statusnya 3. Rentang usia biasanya terkait erat dengan pengalaman kerja dan tingkah laku. 5
4. Pengalaman yang dibutuhkan oleh perusahaan dari calon karyawan yang berpengaruh pada keahlian, kemampuan, dan pengetahuan. 5. Perhatikan riwayat pengalaman kerja calon karyawan, sesuai dengan bidang usaha yang kita inginkan. 6. Penampilan juga turut menentukan 7. Tempat tinggal calon karyawan dari kantor kita. Agar proses perekrutan karyawan menjadi efektif dan efisien, perlu diperhatikan tiga aspek penting. 1. Di Mana Melakukan Publikasi untuk Karyawan Baru? Tulis dan tempatkan iklan Anda di tempat yang paling dicari. Misalnya, kalau mau disiarkan di media cetak, pilih halaman yang paling banyak dibaca orang, atau minta dimuat pada hari Minggu. Sesuaikan dengan karyawan yang ingin Anda rekrut. Pilih surat kabar khusus yang banyak dibaca oleh professional. Ada baiknya mengirimkan job opening ke kampus-kampus atau sekolah bisnis. Biarkan institusi pendidikan mengetahui perusahaan Anda dan tujuan perekrutan. Ada baiknya juga untuk beriklan di radio, televisi kabel atau dengan cara mensponsori suatu kegiatan promosi. Cara lain adalah mencoba iklan luar ruang seperti memasang iklan lowongan kerja di busway atau di temmpat umum lainnya. Cara ini akan meraih audiens yang luas. 2. Bagaimana Merekrut Karyawan dalam Pasar Kerja yang Melimpah? Dapatkan referensi tentang calon pegawai dari karyawan Anda. 6
Mintalah supplier Anda untuk merekomendasikan orang yang menurut mereka berkualitas. Masukkan iklan lowongan di internet. Pertimbangan dari berbagai macam sumber. 3. Strategi Merekrut yang Cerdas Rekrutlah dengan pelan. Bangunlah kemauan untuk mengorbankan waktu dan energi dalam mengambil keputusan perekrutan. Pastikan dengan jelas di benak Anda apa yang disyaratkan pekerjaan dan nilailah kualifikasi para kandidat berdasarkan kualifikasi pekerjaan tersebut. Bayangkan seberapa baik kandidat akan sesuai dengan budaya perusahaan Anda. Apakah sikap mereka sesuai? Apakah dia kooperatif? Persempit jumlah kandidat yang serius. Cara mengeluarkan kandidat misalnya dengan mengumumkan bahwa diperlukan tes narkoba untuk semua karyawan baru, atau meminta mereka membuat tulisan singkat mengapa mereka menginginkan pekerjaan tersebut. Lakukan wawancara singkat dengan 8 10 kandidat terbaik untuk mengurangi jumlah kandidat. Kemudian lakukan wawancara yang lebih panjang dengan dua atau tiga kandidat yang terpilih. Hasil yang didapatkan dari proses rekrutmen adalah sejumlah tenaga kerja yang akan memasuki proses seleksi, yakni proses untuk menentukan kandidat yang paling layak untuk mengisi jabatan tertentu yang tersedia di perusahaan. 7
Tahap awal yang perlu dilakukan dalam seleksi adalah menerima berkas lamaran dan melihat daftar riwayat hidup atau curriculum vittae (CV) milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja atau interview dan proses seleksi lainnya. Seleksi dan rekrutmen bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat. Sedangkan penerimaan adalah proses menerima sejumlah orang sebagai pegawai setelah melalui proses seleksi yang telah ditetapkan oleh perusahaan. 2. Pendidikan dan Pelatihan Pendidikan dan pelatihan memiliki fungsi untuk menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal maupun eksternal Pendidikan dan pelatihan digunakan untuk : 1. Mendapatkan kualitas dan kuantitas pegawai yang tepat yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. 2. Memberikan informasi kepada pegawai sehingga dapat menambah pengetahuan dan keterampilan. 3. Memberikan pengertian tentang kewajiban dan tanggung jawab dari suatu jabatan dan tentang tugas-tugas yang terkandung dalam tiap jabatan, serta bagaimana melaksanakan tugas tersebut. 8
Agar menyediakan Pelatihan yang baik untuk karyawan yang berpendidikan tinggi dan untuk karyawan yang berpendidikan rendah maka perusahaan harus memberikan suatu fasilitas. Hal ini dilakukan agar karyawan yang berpendidikan rendah dapat memperoleh pendidikan tinggi dan karyawan yang berpendidikan tinggi dapat lebih meningkatkan kemampuannya. 3. Manajemen Data Manajemen data adalah suatu kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut sehingga data tersebut dapat digunakan sebagai sumber informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi semua yang membutuhkan 4. Penghentian dan Administrasi Tunjangan Kegiatan penghentian berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi yang disebabkan karena banyak hal seperti habisnya masa kontrak, pensiun, meninggal, atau karena suatu kesalahan yang menyebabkan seorang pegawai harus diberhentikan. Sedangkan administrasi tunjangan suatu kegiatan di dalam perusahaan yang bertugas untuk mengelola tunjangan-tunjangan yang harus diberikan kepada pegawai yang masih bekerja maupun pagawai yang sudah pensiun. 9
2.4. ARUS SUMBER DAYA PERSONIL PEREKRUTAN PENERIMAAN DIKLAT PENGHENTIAN ADMINISTRASI TUNJANGAN CALON PEGAWA I PEGAWAI PEGAWA I YANG PENSIUN MANAJEMEN DATA Penjelasan : Perusahaan yang membutuhkan pegawai terlebih dahulu melakukan kegiatan perekrutan terhadap calon pegawai sesuai dengan keahlian dan kemampuan yang telah ditentukan oleh perusahaan tersebut. Calon pegawai yang memenuhi syarat kemudian diterima menjadi pegawai perusahaan. Pegawai yang telah bekerja diberikan diklat berupa pendidikan dan pelatihan oleh perusahaan untuk meningkatkan kualitas. Kemudian perusahaan melakukan kegiatan penghentian terhadap pegawai yang telah habis masa kontrak ataupun pegawai yang harus pensiun. Perusahaan memberikan tunjangan kepada pegawai yang masih bekerja ataupun yang telah pensiun. Semua kegiatan tersebut dikelola oleh suatu manajemen data yang ada di dalam perusahaan. 10
2.5. MODEL SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SUB SISTEM PERENCANAAN ANGKATAN KERJA SUB SISTEM PEREKRUTAN SUB SISTEM PENELITIAN SDM DATA BASE SUB SISTEM MANAJEMEN ANGKATAN KERJA SUB SISTEM KOMPENSASI SUB SISTEM INTELIGEN SDM SUB SISTEM TUNJANGAN SUB SISTEM PELAPORAN LINGKUNGAN Penjelasan : Sistem informasi sumber daya manusia memperoleh data-data dari berbagai sumber. Data-data yang masuk berasal dari sumber internal (Sinformasi Akuntansi dan Subsistem Penelitian SDM) dan sumber eksternal (Subsistem Inteligen SDM). Kemudian semua data dimasukan ke dalam suatu database yang nantinya akan dikelola menjadi sebuah informasi yang lebih bermanfaat. Informasi yang telah dihasilkan kemudian dimanfaatkan oleh Subsistem Angkatan kerja, Subsistem Perekrutan, Subsistem Manajemen Angkatan Kerja, Subsistem Kompensasi, Subsistem Tunjangan, dan Subsistem Pelaporan Lingkungan untuk disalurkan atau diberikan kepada para pemakai yang membutuhkan informasi tersebut. 11
2.6. SUB SISTEM INPUT SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA Data-data yang diperoleh berasal dari berbagai sumber, yaitu : A. SUMBER INTERNAL 1. Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sistem dalam sebuah organisasi yang bertanggung jawab untuk penyiapan informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pengolahan data transaksi yang berguna bagi semua pemakai baik di dalam maupun di luar perusahaan. Pada subsistem input sistem informasi SDM ini, data yang diolah terdiri dari data personil dan data keuangan. 2. Subsistem Penelitian SDM Sistem ini bertugas mengumpulkan data melalui kegiatan penelitian khusus seperti : a. Penelitian Suksesi Melakukan penelitian apakah seorang pegawai telah berhasil mencapai kesuksesan dalam bidangnya. b. Analisis dan Evaluasi Jabatan Melakukan penelitian apakah seorang pegawai telah melaksanakan tanggung jawab ataupun tugas-tugasnya sesuai dengan jabatan masing-masing. c. Penelitian Keluhan Mengumpulkan data-data berupa keluhan para pegawai tentang pekerjaan mereka agar pegawai tersebut bisa bekerja dengan lebih maksimal dan tidak mengalami kebosanan. B. SUMBER EKSTERNAL 1. Subsistem Inteligen SDM 12
Sistem yang bertugas menjelaskan fungsi yang berhubungan dengan pengumpulan data dari elemen-elemen di lingkungan luar perusahaan khususnya elemen-elemen yang berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan. Elemen-elemen ini meliputi : Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan. Pemasok. Sebagai contoh perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan peneriamaan. Pelanggan Pelanggan memeberikan data dan informasi berupa kepuasan mereka akan pelayanan yang diberikan oleh perusahaan. Apakah pegawai perusahaan memberikan pelayanan yang baik atau tidak. Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan. 13
2.7. DATABASE SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA Data yang diperoleh dari subsistem input SISDM dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut untuk diolah lebih lanjut agar menghasilkan informasi yang lebih bermanfaat.. Database SISDM bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan luar perusahaan yang mempengaruhi arus personil. 2.8. SUBSISTEM OUTPUT SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA Data-data yang telah diubah menjadi informasi kemudian dimanfaatkan oleh beberapa subsistem output sistem informasi SDM, yaitu : 1. Subsistem Angkatan Kerja Bertugas melakukan kegiatan mengidentifikasi pengetahuan dan keahlian seorang pegawai yang dibutuhkan oleh perusahaan di masa yang akan datang sehingga kualitas perusahaan untuk selanjutnya dapat lebih ditingkatkan lagi. 2. Subsistem Perekrutan Bertugas melakukan kegiatan perekrutan atau seleksi terhadap calon pegawai yang nantinya akan menjadi pegawai di perusahaan tersebut. Kegiatan perekrutan dilakukan untuk mencari pegawai yang memiliki keahlian berdasarkan data-data yang telah ditetapkan oleh subsistem angkatan kerja sehingga pegawai yang diperoleh dapat memenuhi permintaan perusahaaan. 14
3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja Bertugas mengatur dan mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi atau perusahaaan. Informasi informasi yang diberikan oleh subsistem ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, dan kedisiplinan pegawai. 4. Subsistem Kompensasi Bertugas melakukan proses penggajian terhadap pegawai perusahaan dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, serta perhitungan gaji dan bonus. 5. Subsistem Tunjangan Bertugas memberikan tunjangan bagi pegawai yang masih bekerja maupun pegawai yang sudah pensiun seperti tunjangan hari raya dan tunjangan pensiun. 6. Subsistem Pelaporan Lingkungan Bertugas melaporkan Informasi informasi yang berhubungan dengan keluhan keluhan, kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya. 15
BAB. III PENUTUP 3.1 KESIMPULAN Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia adalah sebuah sistem yang mendukung proses pengambilan keputusan dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Informasi yang disediakan merupakan berbagai informasi mengenai pegawai dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Sistem informasi sumber daya manusia sangat penting dalam suatu perusahaan, karena kesuksesan suatu perusahaan salah satunya ditentukan oleh kualitas sumber daya manusia yang terdapat dalam perusahaan tersebut. Kegiatan utama Sumber Daya Manusia adalah perekrutan dan peneerimaan, pendidikan dan pelatihan, manajemen data, serta penghentian dan administrasi tunjangan. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia terdiri dari Subsistem input (Sistem Informasi Akuntansi, Subsistem penelitian SDM, dan Subsistem Intelijen SDM), database, dan Subsistem output (Subsistem Angkatan Kerja, Subsistem Perekrutan, Subsistem Manajemen Angkatan Kerja, Subsistem Kompensasi, Subsistem Tunjangan, dan Subsistem Pelaporan Lingkungan) 16
DAFTAR PUSTAKA 1. Laudon, Keneth C.2004.Sistem Informasi Manajemen.Andi:Yogyakarta 2. http://id.wikipedia.org/wiki/sistem_manajemen_sumber_daya_manusia portalhr www.portalhr.com 3. http://abstraksi-ta.fti.itb.ac.id/?abstraksi=1&details=1&id=15&tahun=2005 4. http://www.portalhr.com/tips/2id20.html 5. http://www.google.com 17