BAB 5 SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

Transkripsi

1 BAB 5 SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER 5.1 SISTEM PENGOLAHAN DATA / INFORMASI AKUNTANSI Sistem Informasi Akuntansi (SIA) melaksanakan aplikasi pengolahan data perusahaan dengan volume pengolahan data yang tinggi. Pengolahan data (data processing DP) adalah manipulasi atau transformasi simbol-simbol seperti angka dan abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaannya. Lingkungan Data Informasi Manajemen Perangkat lunak pengolah data Data base SIA Input sumber daya fisik Mengubah Output sumber daya fisik Lingkungan Gambar. Suatu Model Pengolahan Data / SIA Ket : Data dikumpulkan dari seluruh system fisik dan lingkungan, lalu dimasukkan ke dalam database. Perangkat lunak pengolahan data mengubah data menjadi informasi untuk manajemen perusahaan serta perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan. Tugas pengolahan data perusahaan dilaksanakan oleh Sistem Informasi Akutansi (SIA) yang mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupun di luar perusahaan. Tugas Pengolahan Data : 1. Pengumpulan Data. 2. Manipulasi Data. 3. Penyimpanan Data. 4. Penyiapan Dokumen. Sistem Informasi Manajemen 1

2 Keterangan : 1. Pengumpulan Data ; Saat perusahaan menyediakan produk dan jasa ke lingkungan,setiap tindakan dijelaskan oleh suatu catatan data. Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap transaksi internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan. 2. Manipulasi Data ; Operasi Manipulasi data meliputi : Pengklasifikasian, elemen-elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagai kode. Penyortiran, catatan-catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data. Perhitungan, operasi matematika dan logika dilaksanakan pada elemen-elemen data untuk menghasilkan elemen data tambahan. Pengikhtisaran, banyak data yang perlu disarikan menjadi bentuk total, subtotal, dan rata-rata. 3. Penyimpanan Data ; Setiap transaksi dijelaskan oleh beberapa elemen data. Seluruh data disimpan dalam suatu database. Data disimpan pada media penyimpanan sekunder, dan file dapat diintegrasikan secara logis untuk membentuk suatu database. 4. Penyiapan Dokumen ; SIA menghasilkan output yang dipicu dalam 2 cara : Oleh suatu tindakan, output yang dihasilkan jika sesuatu terjadi. Oleh jadwal waktu, output yang dihasilkan pada suatu saat tertentu. Output tersebut dalam bentuk dokumen kertas Karakteristik SIA 1. Melaksanakan tugas yang diperlukan. 2. Berpegang pada prosedur yang relatif standar. 3. Menangani data yang rinci. 4. Berfokus historis. 5. Menyediakan informasi pemecahan yang minimal. CONTOH SIA : Sistem yang digunakan oleh perusahaan-perusahaan distribusi, perusahaan yang mendistribusikan produk dan jasanya kepada pelanggan Peran Sistem informasi Akutansi dalam Pemecahan Masalah SIA ini menyediakan database yang dapat dipergunakan dalam pemecahan masalah. Pengolahan data merupakan dasar dari pemecahan masalah. Langkah pertama dalam menyediakan dukungan komputer bagi pemecahan masalah untuk manajer adalah dengan menerapkan sistem informasi akutansi yang baik. 5.2 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Definisi SIM : Suatu Sistem Informasi Komputer yang menyediakan INFORMASI bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Tujuan SIM adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan, untuk semua tingkat manajemen. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika, dapa disediakan dalam bentuk table dan grafik. SIM mencerminkan suatu sikap para eksekutif yang menginginkan agar komputer tersedia untuk semua pemecah masalah perusahaan. Ketika SIM berada pada tempatna dan berfungsi seperti Sistem Informasi Manajemen 2

3 yang diinginkan, SIM dapat membantu manajer dan pemakai lain di dalam dan di luar perusahaan mengidentifikasi dan memahami masalah. SIM didefinisikan sebagai sistem berbasis komputer yang meyediakan informasi bagi beberapa pemakai dalam kebutuhan yang serupa. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi digunakan manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk pemecahan masalah. Gambar. Model SIM Ket : Database berisi data yang disediakan oleh SIA. Selain itu, data maupun informasi dimasukkan dari lingkungan. Isi database digunakan oleh perangkat lunak yang menghasilkan laporan perodik dan laporan khusus, serta model matematika yang mensimulasikan beragam aspek operasi perusahaan. Ouput perangkat lunak digunakan oleh orang-orang dalam perusahaan yang bertanggung jawab memecahkan masalah perusahaan. Tidak seperti SIA, SIM tidak berkewajiban menyediakan informasi bagi lingkungan. Perangkat Lunak Penulis Laporan Perangkat lunak penulis laporan terdiri dari program yang menghasilkan laporan periodik dan khusus. Kedua laporan tersebut dapat terlihat sama persis, yang membedakan adalah pemicunya, yaitu : Laporan periodik, disiapkan sesuai jadwal tertentu. Contohnya adalah analisis penjualan bulanan. Laporan khusus, disiapkan bila sesuatu kegiatan yang tidak biasa terjadi atau dilaksanakan. Contohnya adalah laporan kecelakaan. Isi dari laporan periodik maupun khusus dapat ditingkatkan dengan menyatukan konsep Management by exeption (MBE). MBE dapat disatukan ke dalam laporan dalam empat cara : Menyiapkan laporan hanya saat terjadi perkecualian Menggunakan urutan laporan untuk menyoroti perkecualian Mengelompokkan perkecualian Menunjukkan variasi dari keadaan normal Pembuatan Model Matematika Model adalah penyederhanaan (abstraction)dari sesuatu. Model mewakili sejumlah objek atau aktivitas yang disebut dengan entitas (entity). Manajer menggunakan model untuk memecahkan permasalahan. Sistem Informasi Manajemen 3

4 Kegunaan Model adalah : Mempermudah pengertian (pemahaman) Mempermudah komunikasi Memperkirakan masa depan Model matematika merupakan jenis model yang berperan sangat penting dala SIM. Model matematika dapat dikelompokan dalam tiga dimensi, pengaruh waktu, tingkat keyakinan dan kemampuan mencapai optimisasi. Beberapa model yang digunakan adalah : Model statis atau dinamis Model Probabilistik dan Deterministik Model Optimisasi dan Suboptimisasi Simulasi Tindakan menggunakan model disebut simulasi. Simulasi terjadi dalam suatu pengaturan yang dijelaskan oleh elemen elemen data skenario. Simulasi memperkirakan dampak dari keputusan pemecah masalah. KONSEP SUBSISTEM INFORMASI ORGANISASI Sistem Informasi Manajemen dan Fungsi Organisasi Sistem informasi manajemen merupakan sistem informasi bagi semua tingkatan manajemen organisasi secara keseluruhan Subsistem-Subsistem SIM : 1. Sistem Informasi Eksekutif (Sub Unit Utama Organisasi) Merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi para manajer pada Tingkat Perencanaan Strategis. (gambar 1) Database perusahaan berisi data dari SIA dan dilengkapi dengan electronic mail boxes yang digunakan para eksekutif untuk mengirimkan dan menerima surat elekronik dan kalender elektronik. Rute ke EIS : Spesialis Informasi dapat mengembangkan perangkat lunak pesanan. Eksekutif dapat menggunakan perangkat lunak produktifitas perorangan seperti spreadsheet elektronik, sistem manajemen database, dll. Perusahaan dapat membeli software EIS khusus. Sistem Informasi Manajemen 4

5 2. Sistem Informasi Pemasaran Menyediakan Informasi untuk memecahkan masalah Pemasaran Perusahaan. Subsistem Input Pemasaran : Sistem Informasi Akuntansi, menyediakan catatan penjualan yang terinci, yang dapat menjadi dasar bagi laporan periodic dan khusus atau model matematika. Subsistem Penelitian Pemasaran, mengumpulkan data mengenai segala aspek operasi pemasaran penjualan, terutama aspek-aspek yang berkaitan dengan pelanggan atau calon pelanggan. Subsistem Intelijen Pemasaran, mengumpulkan data dan informasi mengenai pesaing perusahaan. Sistem Informasi Manajemen 5

6 Subsistem Output Pemasaran : Subsistem Produk, semua software yang menginformasikan manajer mengenai produk tertentu. Subsistem Tempat, semua software yang menjelaskan cara produk didistribusikan ke pelanggan. Subsistem Promosi, software yang memberitahukan manajer mengenai penjualan langsung dan periklanan. Subsistem Harga, semua informasi mengenai harga produk tertentu. Subsistem Bauran Terintegrasi, memungkinkan manajer mengembangkan strategi pemasaran. 3. Sistem Informasi Manufaktur Menyediakan Informasi untuk digunakan dalam pemecahan masalah manufaktur. Subsistem Input Manufaktur : Sistem Informasi Akuntansi, menyediakan data input bagi aplikasi manufaktur. Subsistem Rekayasa Industri, menjelaskan operasi manufaktur internal. Terdiri dari para Industrial Engineering yang mempelajari proses produksi dan membuatnya lebih efisien. Subsistem Intelijen Manufaktur, menyediakan data dan informasi mengenai 2 elemen dalam lingkungan perusaaan pemasok dan serikat buruh. Subsistem Output Manufaktur : Subsistem Produksi, mengukur proses produksi dalam hal waktu, menelusuri arus kerja dari langkah satu ke langkah berikutnya. Subsistem Persediaan, mengukur volume kegiatan produksi saat persediaan diubah dari bahan mentah menjadi barang dalam proses dan akhirnya barang jadi. Subsistem Kualitas, mengukur kualitas bahan. Memeriksa kualitas bahan mentah saat diterima dari pemasok, pemeriksaan mutu dilakukan pada berbagai titik dalam proses produksi, dan pemeriksaan terakhir dilakukan pada barang jadi. Subsistem Biaya, menghitung biaya yang dibutuhkan selama proses produksi. Sistem Informasi Manajemen 6

7 4. Sistem Informasi Keuangan Menyediakan informasi mengenai arus uang bagi para pemakai diseluruh perusahaan. Subsistem Input Keuangan : Sistem Informasi Akuntansi, menyediakan data input bagi aplikasi keuangan. Subsistem Audit Internal, membantu SIA dalam menyediakan data dan informasi internal dengan penelitian khusus yang dilakukan auditor internal. Subsistem Intelijen Keuangan, mengumpulkan informasi dari elemen-elemen lingkungan yang mempengaruhi arus uang masyarakat keuangan, pemegang saham dan pemilik serta pemerintah. Subsistem Output Keuangan : Sistem Peramalan, melakukan peramalan jangka panjang 5 10 tahun kedepan untuk menyediakan dasar bagi perencanaan strategis. Subsistem Manajemen Dana, berkaitan dengan arus uang melalui perusahaan Subsistem Pengendalian, menyiapkan anggaran operasi tahunan dan kemudian menyediakan informasi umpan balik kepada manajer sehingga mereka dapat memantau biaya aktual dibandingkan dengan anggaran. Sistem Informasi Manajemen 7

8 5. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Sistem yang meyediakan informais mengenai sumber daya manusia dalam perusahaan. SDM bertanggung jawab membawa personil dari lingkungan ke perusahaan. Subsistem Input Hris : Sistem Informasi Akuntansi, menyediakan data yang berhubungan dengan personil perusahaan. Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia, penelitian khusus mengenai pekerjaan-pekerjaan perusahaan. Penelitian ini mengungkapkan tugas-tugas pekerjaan yang harus dilaksanakan, pengetahuan dan keahlian yang diperlukan daan tingkat kompensasi yang sesuai. Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia, mengetahui perkembangan terakhir dari berbagai pengaruh lingkungan yang mempengaruhi arus personil. Subsistem Output Hris : Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja, melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi kebutuhan pegawai dimasa datang. Subsistem Perekrutan, digunakan untuk menelusuri lamaran-lamaran kerja sebelum dipanggil (perusahaan membawa pegawai baru kedalam organisasi melalui subsistem perekrutan). Subsistem Manajemen Angkatan Kerja, dalam hal jumlah aplikasi, ini merupakan subsistem terbesar dengan 7 aplikasi seperti : penilaian kerja, pelatihan, pengendalian posisi, relokasi, keahlian/ kompetensi, suksesi dan pendisiplinan. Subsistem Kompensasi, untuk mengkompensasikan para pegawai untuk pekerjaan mereka. Subsistem Benefit, mencakup berbagai aplikasi yang mendukung baik pegawai yang masih bekerja maupun telah pensiun. Subsistem Pelaporan Lingkungan, bertanggung jawab melaporkan kebijakan dan praktek personalia SDM kepada pemerintah. Sistem Informasi Manajemen 8

9 SIM DALAM PEMECAHAN MASALAH Dalam 2 Dasar : 1. Sumber Daya Informasi Seorganisasi ; SIM adalah suatu cara organisasi untuk menyediakan informasi dalam rangka pemecahan masalah. Sistem tersebut merupakan suatu komitmen formal dari para eksekutif untuk menyediakan komputer sebagai alat bantu bagi manajer untuk memecahkan masalah. 2. Identifikasi dan Pemahaman Masalah ; Ide utama dibalik SIM adalah menjaga agar pasokan informasi mengalir terus ke manajer. Manajer menggunakan SIM terutama untuk menandai masalah atau mendekati masalah, kemudian memahaminya dan menentukan lokasi dan penyebabnya. 5.3 SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN Kelemahan utama SIM adalah tidak tearah pada kebutuhan khusus, sehingga tidak memadai untuk membuat keputusan yang spesifik dari pemecahan masalah spesifik. Konsep Sistem pendukung keputusan dibuat untuk merespon kekurangan SIM tersebut. Sistem penunjang keputusan atau Decision Support System (DSS) Menyediakan informasi pemecahan masalah maupun kemampuan komunikasi dalam memecahkan masalah semi-terstruktur. Penambahan terbaru pada konsep DSS adalah system pendukung keputusan kelompok atau Group Decision Support System (GDSS). GDSS berusaha memperbaiki komunikasi diantara para anggota kelompok dengan menyediakan lingkungan yang mendukung, dan mendukung proses pengambilan keputusan dengan menyediakan perangkat lunak GDSS yang disebut groupware. Jenis-Jenis Keputusan Menurut Herbert A. Simon : 1. Keputusan Terprogram, bersifat berulang dan rutin, sedemikian sehingga suatu prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya. 2. Keputusan Tak Terprogram, bersifat baru, tidak terstruktur dan jarang konsekuen. Sifat dan strukturnya rumit (tidak terlihat jelas). Tidak ada metode yang pasti untuk menangani masalah ini. Tahap-Tahap Pengambilan Keputusan Menurut Simon : 1. Kegiatan Intelijen, mengamati lingkungan mencari kondisi-kondisi yang perlu diperbaiki. 2. Kegiatan Merancang, menemukan, mengembangkan dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin. 3. Kegiatan Memilih, memilih satu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia. 4. Kegiatan Menelaah, menilai pilihan-pilihan yang lalu. Konsep DSS 1. Masalah Terstruktur, merupakan suatu masalah yang memiliki struktur masalah pada 3 tahap pertama, yaitu intelijen, rancangan dan pilihan. 2. Masalah Tak Terstruktur, merupakan masalah yang sama sekali tidak memiliki struktur pada 3 tahap Simon diatas. 3. Masalah Semi-Terstruktur, merupakan masalah yang memiliki struktur hanya pada satu atau dua tahap Simon. Arti DSS Suatu sistem yang memberikan kontribusi terhadap para manajer untuk memberikan dukungan dalam pengambilan keputusan. Sistem Informasi Manajemen 9

10 Tujuan DSS : 1. Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi terstruktur. 2. Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya. Komputer dapat diterapkan pada bagian masalah yang terstruktur, tetapi manajer bertanggung jawab atas bagian yang tak terstruktur. 3. Meningkatkan effektifitas pengambilan keputusan manajer daripada efisiensinya. Model DSS Data dan Informasi dimasukkan kedalam database dari lingkungan perusahaan. Database juga berisi data yang disediakan SIA. Isi Database digunakan oleh 3 subsistem perangkat lunak : 1. Perangkat Lunak Penulisan Laporan, menghasilkan laporan periodik maupun khusus. Laporan periodik disiapkan sesuai jadwal dan biasanya dihasilkan oleh perangkat lunak yang dikodekan dalam suatu bahasa prosedural seperti COBOL. Laporan khusus disiapkan sebagai jawaban atas kebutuhan informasi yang tak terduga dan berbentuk database query oleh pemakai yang menggunakan query language dari DBMS atau bahasa pemrograman generasi keempat. 2. Model Matematika, menghasilkan informasi sebagai hasil dari simulasi yang melibatkan satu atau beberapa komponen dari sistem fisik perusahaan. Dapat ditulis dalam bahasa pemrograman apaun. 3. Perangkat Lunak GDSS, memungkinkan beberapa pemecah masalah, bekerja sama sebagai satu kelompok, mencapai solusi. Mungkin pemecah masalah itu mewakili satu komite atau tim proyek. Konsep GDSS Sistem Pendukung Keputusan Berkelompok (Group Decision Support System) merupakan Suatu sistem berbasis komputer yang mendukung kelompok-kelompok orang yang terlibat dalam suatu tugas (atau tujuan) bersama yang menyediakan interface bagi suatu lingkungan yang digunakan bersama Sistem Informasi Manajemen 10

11 Ukuran Kelompok dan Lokasi Menentukan Pengaturan Lingkungan GDSS Pada tiap keadaan para anggota bertemu pada waktu yang sama atau pada waktu yang berlainan. Jika anggota bertemu pada waktu yang sama disebut Synchronus Exchange. Co.: rapat komite. Jika para anggota bertemu pada waktu yang berlainan disebut Asynchronus Exchange. Co.: komunikasi melalu Ruang Keputusan, merupakan pengaturan untuk rapat kelompok kecil secara tatap muka. 2. Jaringan Keputusan Setempat, jika kelompok kecil tidak mungkin bertemu secara tatap muka, para anggota dapat berinteraksi melalui jaringan setempat atau LAN. 3. Pertemuan Legislatif, jika kelompok terlalu besar untuk ruang keputusan, pertemuan legislatif diperlukan. Ukuran besar menimbulkan kendala-kendala tertentu pada komunikasi. 4. Konfrensi bermedia Komputer, beberapa aplikasi OA memungkinkan komunikasi antar kelompokkelompok besar dengan anggota yang tersebar secara geografis, aplikasi ini dikenal dengan Teleconference. Peran DSS Dalam Pemecahan Masalah DSS dapat memperluas dukungan manajer dalam pemecahan masalah, karena DSS disesuaikan dengan kebutuhan-kebutuhan khusus manajer. Sistem Informasi Manajemen 11