PERENCANAAN PORTOFOLIO SISTEM INFORMASI DI PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PENGAWASAN BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN BOGOR Hardiyono Nusawan dan Achmad Holil Noor Ali Manajemen Teknologi Informasi Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya Email : hardiyono.nusawan@bpkp.go.id ABSTRAK Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan BPKP di Bogor memerlukan perencanaan yang bersifat strategis untuk membangun sistem informasi dalam kurun waktu beberapa tahun. Perencanaan strategis SI/TI ini tidak dapat dipisahkan dengan rencana strategi (bussiness plan) yang telah dimiliki organisasi sektor publik ini. Salah satu permasalahan dalam penyusunan perencanaan strategi SI/TI adalah bagaimana mengidentifikasi portofolio sistem informasi yang dibutuhkan oleh Pusdiklatwas BPKP. Perencanaan portofolio sistem informasi yang dilakukan pada penelitian ini dimulai dengan melakukan identifikasi lingkungan bisnis dan lingkungan SI/TI baik dari sisi internal maupun eksternal yang dilanjutkan dengan melakukan analisis SWOT untuk merumuskan strategi. Dari strategi tersebut diidentifikasi sasaran stratejik melalui analisis empat perspektif Balanced Scorecard untuk organisasi sektor publik dan dilanjutkan dengan analisis Critical Success Factor untuk mengidentifikasi langkahlangkah kunci. Langkah-langkah kunci ini kemudian dipetakan menggunakan analisis value chain yang digunakan untuk organisasi jasa sehingga menimbulkan kebutuhan sistem informasi. Hasil akhir dari penelitian ini adalah dapat diiidentifikasi 29 jenis sistem informasi yang dibutuhkan oleh Pusdiklatwas BPKP sebagai bagian dari rencana strategis sistem informasi dan teknologi informasi. Sistem informasi tersebut dapat dikelompokkan menjadi 4 jenis portofolio sistem informasi. Kata kunci: Perencanaan Strategis SI, organisasi sektor publik, Pusdiklatwas BPKP PENDAHULUAN Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (Pusdiklatwas BPKP) merupakan instansi pemerintah di lingkungan BPKP yang memiliki peran melakukan pengembangan sumber daya manusia khususnya SDM pengawasan internal pemerintah, baik yang berada di lingkungan BPKP sendiri maupun di lingkungan inspekorat kementerian/lembaga, badan pengawas propinsi dan kabupaten/kota. Manajemen Pusdiklatwas BPKP saat ini belum memiliki suatu kebijakan yang bersifat strategis sebagai acuan untuk merencanakan pengembangan sistem informasi di Pusdiklatwas BPKP. Kebijakan strategis tersebut diantaranya memuat suatu perencanaan portofolio sistem informasi yang memiliki manfaat bagi Pusdiklatwas BPKP. Dengan adanya adanya acuan tersebut investasi yang nantinya dilakukan akan mendukung strategi bisnis dan sesuai dengan kebutuhan organisasi sehingga investasi tersebut dapat dimanfaatkan secara optimal.
Permasalahan yang dibahas dalam dalam penelitian ini adalah : 1. Kondisi bisnis dan lingkungan bisnis yang dihadapi oleh Pusdiklatwas BPKP 2. Kondisi sistem informasi dan teknologi informasi, lingkungan sistem informasi dan teknologi informasi yang dihadapi saat ini oleh Pusdiklatwas BPKP 3. Portofolio sistem informasi Pusdiklatwas BPKP 4. Interpretasi arsitektur sistem informasi yang dimiliki di masa yang akan datang METODA Metodologi penelitian yang digunakan mengacu kepada model strategi SI/TI dan kerangka kerja strategi sistem informasi dan teknologi informasi yang dikemukakan oleh John Ward [Ward03]. Tahapan dalam penelitian ini meliputi: Tahap pendahuluan dilakukan inisiasi penelitian dengan melakukan perencanaan untuk melaksanakan penelitian, meliputi identifikasi Latar belakang, perumusan masalah, dan tujuan; Studi literatur dan Survei Awal Tahap pengumpulan data dilakukan pengumpulan berbagai jenis data penelitian melalui eksplorasi dokumen, wawancara, observasi dan browsing. Tahap pemahaman kondisi lingkungan organisasi pada saat ini dilakukan untuk memperoleh pemahaman kondisi lingkungan organisasi terkini baik dari sisi bisnis maupun dari sisi sistem informasi dan teknologi informasi sebagai dasar untuk menidentifikasi isu strategis dan strategi yang dijalankan di masa yang akan datang. Pada tahapan ini dilakukan analisis : a. Analisis lingkungan internal meliputi analisis terhadap strategi bisnis yang dirumuskan oleh Pusdiklatwas BPKP, lingkungan organisasional, dan analisis terhadap proses bisnis Pusdiklatwas BPKP b. Analisis lingkungan eksternal bisnis, pada tahap ini dilakukan analisis lingkungan eksternal bisnis, meliputi analisis faktorr politik, ekonomi, sosial dan teknologi. c. Analisis lingkungan internal SI/TI, terdiri dari reviu terhadap investasi infrastruktur teknologi informasi yang telah dilakukan dan dimanfaatkan sampai dengan saat ini dan analisis terhadap penggunaan sistem informasi yang berbasis teknologi informasi dalam aktivitas sehari-hari. Pada tahap ini analisis menggunakan matriks mcfarlan dan juga dilakukan formulasi arsitektur sistem informasi yang telah ada. d. Analisis lingkungan eksternal sistem informasi dan teknologi informasi, ditekankan pada perkembangan dan kecenderungan pemanfaatan sistem informasi dan teknologi informasi oleh industri atau lembaga-lembaga yang memiliki core competence sejenis dengan Pusdiklatwas BPKP. Tahap Interpretasi Kebutuhan Mendatang pada tahap ini dilakukan penggalian potensi kontribusi yang dapat diberikan oleh sistem informasi untuk kebutuhan bisnis Pusdiklatwas pada masa mendatang berdasarkan hasil analisis SWOT pada tahapan sebelumnya, dengan menngunakan tiga jenis analisis, yaitu analisis balanced scorecard, untuk mengidentifikasi sasaran strategis dilihat dari empat perspektif BSC yaitu yaitu perspektif keuangan, perspektif bisnis internal organisasi, perspektif pelanggan dan perspektif inovasi dan pembelajaran. Dari hasil identifikasi sasaran strategis tersebut kemudian dilakukan identifikasi inisiatif untuk dapat memenuhi sasaran strategis tersebut. (lihat Tabel 1) C-9-2
Tabel 1. Tabel Analisis BSC Sasaran strategis Perspektif Pelanggan Perspektif Proses Bisnis Perspektif Inovasi dan Pembelajaram Perspektif Keuangan Tolok Ukur Inisiatif yang harus dilakukan analisis critical succes factor, digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan sistem informasi berdasarkan identifikasi inisiatif pada analisis BSC, dimana identifikasi sistem informasi tersebut didasarkan juga pada tolok ukur masing sasaran strategis. Selain kebutuhan SI, yang teridentifikasi pada tahapan ini adalah langkah kunci yang diperlukan untuk mewujudkan insiatif sasaran strategis dan informasi dan sistem yang dibutuhkan (lihat Gambar 1). Gambar 1 Analisis CSF analisis value shop, tools analysis ini merupakan pengembangan analisis value chain yang diperuntukan untuk menganalisis rantai nilai yang ada didalam perusahaan jasa. Aktivitas-aktivitas organisasi dikelompokkan dalam dua aktivitas besar yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Aktivitas utama pada Pusdiklatwas BPKP adalah seluruh aktivitas yang berkaitan langsung proses untuk menghasilkan produk/jasa yang untuk diserahkan kepada customer. Sedangkan aktivitas pendukung adalah seluruh aktivitas yang tidak berkaitan langsung dengan aktivitas untuk menghasilkan jasa. Setiap aktivitas tersebut menjadi dasar dalam mengelompokkan langkah kunci yang telah diidentifikasi pada analisis CSF. Sehingga pada akhir analisis value shop dapat dihasilkan gambaran proses bisnis di masa yang akan datang. Pada akhir tahap ini dianalisis hubungan antara aktivitas, kegiatan, kebutuhan informasi dan pelaksananya. Tabel 2. Hubungan Aktivitas, Kegiatan, Kebutuhan Informasi Dan Pelaksananya No Aktivitas Langkah/ Tindakan Kebutuhan data/informasi Pengguna informasi Tahap penentuan portofolio dan arsitektur sistem informasi dari hasil analisis pada tahap-tahap sebelumnya, akan terlihat sistem informasi yang dibutuhkan dan harus dikembangkan oleh Pusdiklatwas BPKP (Tabel 3). Tabel 3. Identifikasi potensi dan fitur SI No Langkah bisnis Informasi yang diperlukan Potensi Sistem Informasi untuk memenuhi kebutuhan Keterangan Fitur/fungsi yang dimiliki sistem informasi Pengguna Sistem Informasi C-9-3
Sistem informasi tersebut kemudian dipetakan menurut fungsi dari setiap bagian organisasi yang membutuhkan. Pada setiap fungsi bagian sistem informasi tersebut dipetakan posisinya menggunakan matriks kuadran McFarlan sehingga dapat diketahui apakah terletak pada kuadran key operational, support, potensial, atau high potential. Berdasarkan sistem informasi yang telah teridentifikasi tersebut, pada tahap ini juga dilakukan pembuatan arsitektur sistem informasi yang menggambarkan distribusi penggunaan sistem informasi di seluruh fungsi bagian pada Pusdiklatwas BPKP. HASIL DAN DISKUSI Hasil Analisis Pemahaman Kondisi Saat Ini Berdasarkan hasil analisis pemahaman terhadap kondisi Pusdiklatwas saat ini telah dapat diidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang dan tantangan yang dimiliki Pusdiklatwas. Sehingga dapat dirumuskan 8 isu strategi, dari delapan isu strategi tersebut dirumuskan 2 strategi yang dapat dijalankan Pusdiklatwas, yaitu a) Meningkatkan layanan penyelenggaraan diklat sehingga kompetensi dan profesionalisme Pejabat Fungsional Auditor dapat terus bertambah dan terpelihara untuk menghasilkan kinerja yang optimal bagi lembaga APIP. b) Memperkuat citra pusdiklatwas sebagai lembaga penyelenggara diklat dibidang pengawasan khususnya pengawasan internal pemerintah Hasil Interpretasi Kondisi Masa Yang Akan Datang Berdasarkan strategi tersebut dengan menggunakan analisis BSC diidentifikasi 12 sasaran strategis, tolok ukur dan insiatif masing-masing strategi berdasarkan perspektif BSC (perspektif keuangan, perspektif bisnis internal organisasi, perspektif pelanggan dan perspektif inovasi dan pembelajaran). Hasil identifikasi inisiatif sebanyak tersebut dianalisis dengan menggunakan analisis CSF sehingga bisa diketahui langkah kunci, informasi dan sistem untuk mendukung inisiatif. Gambar 2. Analisis value shop C-9-4
Langkah-langkah kunci kemudian dikelompokkan berdasarkan analisis aktivitas yang ada pada analisis value shop. Aktivitas Pusdiklatwas dapat dikelompokkan menjadi aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Aktivitas pendukung meliputi kepegawaian, keuangan, sarana dan prasarana serta administrasi umum. Sedangkan aktivitas utama meliputi penawaran untuk melakukan peningkatan kompetensi pegawai; menentukan jenis diklat;melakukan penyusunan kurikulum, materi diklat, dan panduan diklat; memasarkan kapabilitas pusdiklatwas;melakukan penjadwalan, perencanaana alokasi dana, tenaga pengajar, dan alokasi sarana; mempersiapkan pelaksanaan diklat; dan menyelenggarakan diklat Berdasarkan pengelompokan langkah kunci ke dalama aktivitas/proses bisnis yang dihasilkan dari analisis value shop kemudian dirumuskan hubungan antara aktivitas, kegiatan, kebutuhan informasi dan pelaksananya. Arsitektur Dan Portofolio Sistem Informasi Dari pengelompokkan langkah kunci pada tahapan sebelumnya kemudian diidentifikasi potensi dan fitur sistem informasi yang diperlukan, dari identifikasi tersebut dapa dirumuskan arsitektur sistem informasi Pusdiklatwas yang dapt dilihat pada Tabel 4. Tabel 4. Arsitektur Sistem Informasi No PENGGUNA Sistem Informasi Kepala Pusdiklatwas Kabag Tata Usaha Kabid P2E Kabid P3JFA KabidB3KT Subag Keuangan Subag Umum Subag Kepegawiana Subbid PD-P2D Subbid ED-P2D Subbid PMD-P2D Subbid Pelaporan- Subbid DP JFA- Subbid DP2 JFA- Subbid Dikat Subbid DTS A uditor Pengurus Pengurus Mess Widyaiswara Peserta Diklat Lembaga APIP 1 GIAPIS (Government Internal Auditor Profile Information System) 2 SIMintaDik 3 SiTNA 4 SIModiklat GIALeS (Government 5 Internal Auditor elearning System) 6 SI perkantoran 7 SIPandudiklat 8 SIPasar 9 Multimedia editor 10 Website Pusdiklatwas 11 SiProDiklat SIPKAU (Sistem informasi 12 Program Kerja Adminitrasi Umum) 13 SiJaDiklat 14 DRP 15 SiGaji 16 SiAngDit Portal intranet yang memiliki 17 fitur email system,chatting and collaborative system C-9-5
18 SI Evaluasi Kepuasan Pegawai (SIEKeP) 19 SiRKAKL 20 SiSPPD 21 SAI 22 SI-SPM SI Asset 23 Management (SIAM) 24 SI Asset Procurrement (SIAP) 25 SABMN 26 SiPustaka 27 Pusdiklatwas e- library 28 SiMess 29 Siarsip Sistem informasi yang telah diidentifikasi kemudian dikelompokkan ke dalam 3 jenis portofolio sistem informas, yaitu : 1. Portofolio I : Sistem informasi yang ada sekarang Kelompok sistem informasi ini terdiri dari SI yang telah ada saat ini, SI yang sedang dikembangkan, dan juga SI yang direncanakan diinstall dalam jangka pendek (dalam waktu 6-12 bulan kedepan). 2. Portofolio II : Sistem informasi yang dibutuhkan Kelompok sistem informasi ini terdiri dari sistem informasi yang diperkirakan menjadi penting untuk mencapai tujuan dan strategi bisnis dalam perencanaan bisnis dimasa mendatang dan dapat ditunjukkan agar mempunyai kontribusi untuk diadakan/dibangun. 3. Portofolio III : Sistem informasi yang potensial Kelompok sistem informasi ini meliputi sistem informasi yang mungkin dapat menghasilkan sesuatu yang bernilai pada masa mendatang, memberikan bukti yang mungkin untuk dicapai dan ditunjukkan untuk menghasilkan keuntungan yang relevan, baik bagi strategi secara langsung maupun tidak langsung memberikan dampak yang cukup signifikan. Tabel 5. Portofolio Sistem Informasi Pusdiklatwas Portofolio I : Sistem informasi yang ada sekarang Portofolio II : Sistem informasi yang dibutuhkan Portofolio III : Sistem informasi yang potensial SI perkantoran Multimedia editor Website Pusdiklatwas DRP SiAngDit SiPustaka SiSPPD SIPKAU (Sistem informasi Program Kerja Adminitrasi Umum) GIAPIS (Government Internal Auditor Profile Information System) SIMintaDik SiTNA SIModiklat SIPandudiklat SIPasar GIALeS (Government Internal Auditor elearning System) Pusdiklatwas e-library Portal intranet yang memiliki fiturfitur email system,chatting and collaborative system SiRKAKL SAI SI-SPM SABMN SiMess Siarsip SiProDiklat SiJaDiklat SI Evaluasi Kepuasan Pegawai (SIEKeP) SI Asset Procurrement (SIAP) SI Asset Management (SIAM) SiGaji C-9-6
Kemudian Sistem informasi yang teridentifikasi dipetakan dipetakan berdasarkan kontribusinya kepada pencapaian strategi dan proses bisnis Pusdiklatwas dengan menggunakan matriks McFarlan, dimana matriks tersebut dibagi menjadi 4 kuadran. Empat kuadran tersebut adalah : 1. kuadran pertama (Strategic) merupakan sistem informasi yang bersifat strategis yang memiliki peran dalam menentukan keberhasilan organisasi di masa yang akan datang. 2. kuadran kedua (key operational) merupakan sistem informasi yang bersifat key operational memiliki peran dalam kegiatan operasi bisnis saat ini. 3. kuadran ketiga (Support) merupakan sistem informasi yang bersifat mendukung, memiliki peran untuk meningkatkan efisiensi bisnis dan efektivitas manajemen. 4. kuadran keempat (high potential) merupakan sistem informasi yang bersifat high potential, sistem informasi ini memiliki peluang untuk berkontribusi dalam menjadikan organisasi mempunyai keunggulan kompetitif pada masa akan datang. Tabel 6. Pemetaan Sistem Informasi Pusdiklatwas Kedalam Matriks Mcfarlan KUADRAN III : STRATEGIC KUADRAN IV : HIGH POTENTIAL ** GIAPIS ** SIMintaDik ** SiTNA ** SIModiklat ** SIPandudiklat ** SIPasar ** SiProDiklat ** SiJaDiklat ** SIEKeP ** SIAP **GIALeS **Pusdiklatwas e-library KUADRAN II : KEY OPERATIONAL *SIPKAU *))Portal intranet *SiRKAKL *SAI *SI-SPM *SABMN *))SiMess *))Siarsip KUADRAN I : SUPPORT *SI perkantoran *Multimedia editor *))Website Pusdiklatwas *DRP **SiGaji *))SiAngDit **SI Asset Management (SIAM) *SiPustaka *SiSPPD KESIMPULAN Dari hasil penelitian ini dapat disimpulkan Sistem Informasi yang berhasil diidentifikasi diperlukan oleh Pusdiklatwas sebanyak 29 Sistem informasi yang dapat dipilah menjadi 4 jenis portofolio, yaitu sistem informasi support sebanyak 9 sistem informasi, sistem informasi key operational meliputi 8 sistem informasi; sistem informasi strategic meliputi 10 sistem informasi; dan high potential meliputi 2 sistem informasi. SARAN Penelitian ini dilakukan dalam rangka untuk merumuskan rencana strategi sistem informasi dan teknologi informasi Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan BPKP, tetapi yang dilakukan terbatas hanya pada strategi sistem informasi, yaitu mengidentifikasi sistem informasi apa yang dibutuhkan oleh Pusdiklatwas untuk mendukung strategi bisnis dari Pusdiklatwas. Identifikasi komponen lain dalam rencana strategi SI/TI yaitu strategi TI dan strategi manajemen SI/TI dapat dilakukan penelitian C-9-7
lebih lanjut pada masa yang akan datang, sehingga dapat dihasilkan rencana strategi SI/TI yang lengkap dan sempurna. DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto, HM. (2006) Sistem Informasi Strategik untuk Keunggulan Kompetitif. Edisi Kedua. Andi Publisher. Ward, John and John Peppard. (2003) Strategic Planning For Information Systems. Third Edition. John Wiley & Sons, Ltd. Tozer, Edwin E. Strategic SI/TI Planning. (1996) Butterworth-Heinemann. Hampshire, UK. Pusat Pembinaan JFA. Laporan Sepuluh Tahun Pembinaan Jabatan Fungsional Auditor (1996-2006). BPKP.2006 C-9-8