KENAIKAN GAJI BERKALA Tgl Ditetapkan : 30 September 2013 Halaman : 1 dari 1 Prosedur Tatacara Kenaikan Gaji Berkala (KGB) A. Prosedur KGB 1. Staf kepegawaian menyiapkan blangko KGB, Pangkat terakhir, SK Penyesuaian Gaji atau SK KGB Staf terakhir dan menyerahkan ke Kasubbab 2. Membuat konsep dan menaikkan ke Wakil 3. Meneliti lalu memberi paraf Wakil 4. Meneliti ulang dan memberi paraf kemudian dinaikkan ke Panitera/ 5. Setelah disetujui kemudian diturunkan lagi ke 6. Mengetik SK KGB asli Staf 7. Meneliti SK KGB dan memberi paraf diteruskan ke Wasek 8. Meneliti ulang dan memberi paraf Wakil 9. Meneliti SK dan memberi paraf Panitera/ B. Selesai diteruskan kepada Ketua 10. Menanda tanganani SK KGB dan diturunkan ke 11. Menyerahkan ke Staf Kelas I A 104
PENGAJUAN CUTI Tgl Ditetapkan : 30 September 2013 Halaman : 1 dari 2 Prosedur Tatacara Pengajuan Cuti Tahunan A. Prosedur Pengajuan Cuti Tahunan B. Prosedur Pengajuan Cuti Sakit 1. Mengisi blanko permohonan cuti lalu dimasukkan ke Bagian Umum 2. Menerima dan meneliti permohonan cuti pegawai serta diteruskan kepada pimpinan 20 Menit mengajukan permohonan cuti minimal 1 minggu sebelum pelaksanaan cuti 3. Menyetujui atau tidak menyetujui Pimpinan/Ketua Setuju / Cuti ditunda 4. - Mengisi formulir cuti yang telah diajukan kepada atasan langsungnya Mengembalikan formulir cuti - kepada pegawai yang bersangkutan apabila tidak disetujui atau ditunda Meneruskan formulir cuti - kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti, apabila cuti yang bersangkutan disetujui atasan langsung. 5. - Pegawai membuat laporan kemajuan pelaksanaan pekerjaan sebelum cuti Pegawai melaksanakan cuti - 1. Mengajukan permohonan cuti sakit disertai surat keterangan dokter Pegawai yang Bersangkutan 2. Menerima dan meneruskan permohonan cuti kepada Ketua 3. Menerima dan menyetujui permohonan cuti yang diajukan, dikembalikan kepada kepegawaian 4. Mengetik konsep surat cuti sakit Staf 5. Meneliti dan memaraf konsep surat cuti sakit, diteruskan kepada Wasek 6. Meneliti dan memaraf konsep surat cuti sakit, diteruskan kepada Pansek Wakil 7. Meneliti dan menyetujui konsep Panitera/ surat cuti, dikembalikan ke bagian kepegawaian 8. Mengetik surat cuti sakit sesuai dengan konsep 9. Meneliti dan memaraf surat cuti Staf sakit diteruskan kepada Wasek 10. Meneliti dan memaraf surat cuti sakit diteruskan kepada Pansek 105
C. Prosedur Pengajuan Cuti Alasan Penting D. Selesai 11. Meneliti dan memaraf surat cuti sakit diteruskan kepada Ketua Wakil 12. Meneliti dan memaraf surat cuti sakit diteruskan kepada Ketua 13. Menandatangani surat cuti sakit, dikembalikan kebagian kepegawaian Panitera/ 14. Mengagendakan, memberi nomor, tanggal dan stempel surat cuti sakit Staf Umum 15. Surat cuti sakit diberikan kepada pegawai yang bersangkutan Staf 1. Mengajukan permohonan cuti alasan penting sesuai dengan pasal 22 PP No. 24 Tahun 1976 2. Menerima dan meneruskan permohonan cuti kepada Ketua 3. Menerima dan menyetujui permohonan cuti yang diajukan, dikembalikan kepada kepegawaian 4. Mengetik konsep surat cuti alasan penting 5. Meneliti dan memaraf konsep surat alasan penting, diteruskan kepada Wasek 6. Meneliti dan memaraf konsep surat cuti alasan penting, diteruskan kepada Pansek 7. Meneliti dan memaraf konsep surat cuti alasan penting, diteruskan kepada Ketua 8. Meneliti dan menyetujui konsep surat alasan penting, dikembalikan Staf Wakil Panitera ke bagian kepegawaian 9. Mengetik surat cuti alasan penting sesuai dengan konsep Staf 10. Meneliti dan memaraf surat cuti alasan penting diteruskan kepada Wasek 11. Meneliti dan memaraf surat cuti alasan penting diteruskan kepada Pansek 12. Meneliti dan memaraf surat cuti alasan penting diteruskan kepada Ketua 13. Menandatangani surat cuti alasan penting, dikembalikan kebagian kepegawaian 14. Mengagendakan, memberi nomor, tanggal dan stempel surat alasan penting Wakil Panitera Staf Umum 15. Surat cuti alasan penting diberikan kepada pegawai yang bersangkutan Staf Kelas I A 106
USUL KENAIKAN PANGKAT Nomor : W7-A1/ /OT.01.3/IX/2011 Revisi Tgl : Tgl Ditetapkan : 30 September 2013 Halaman : 1 dari 2 Prosedur Tatacara Usul Kenaikan Pangkat Tenaga Teknis dan Non Teknis A. Prosedur Usul Kenaikan Pangkat Tenaga Teknis 1. Pegawai menyerahkan berkas kenaikan Pangkat kepada bagian kepegawaian: a. Salinan SK CPNS b. Salinan SK PNS c. Salinan SK kenaikan pangkat terakhir d. Salinan DP 3 dua tahun terakhir e. Salinan SK jabatan terakhir f. Salinan surat pernyataan pelantikan g. Salinan pernyataan surat melaksanakan tugas h. Salinan surat pernyataan menduduki jabatan 2. Menerima dan Meneliti berkas kenaikan pangkat serta melegalisir persyaratan kenaikan pangkat untuk ditandatangani oleh Pansek 3. Meneliti berkas lalu memberi paraf Wakil 4. Meneliti berkas lalu memberi paraf Panitera / 5. Menandatangani disposisi berkas kenaikan pangkat, berkas dikembalikan kebagian 6. Membuat konsep Nota usul dan Bagian pengantar kenaikan pangkat 7. Meneliti konsep nota usul dan pengantar kenaikan pangkat lalu Wakil diparaf dan diterukan kepada Pansek 8. Panitera sekretaris memaraf konsep nota usul dan pengantar kenaikan pangkat untuk diteruskan ke Ketua PA 9. menandatangani nota usul dan pengantar kemudian turun ke 10. mengirim berkas ke Pengadilan Tinggi Agama untuk diproses lebih lanjut Panitera / 1 Jam Pegawai ybs menyiapkan kelengkapan berkas 3 bulan sebelum TMT 107
B. Prosedur Usul Kenaikan Pangkat Tenaga Non Teknis 1. Pegawai menyerahkan berkas kenaikan Pangkat kepada bagian kepegawaian: a. Salinan SK kenaikan pangkat terakhir b. Salinan DP 3 dua tahun terakhir c. Salinan SK jabatan terakhir d. Salinan surat pernyataan pelantikan e. Salinan pernyataan surat melaksanakan tugas f. Salinan surat pernyataan menduduki jabatan g. Salinan SK CPNS h. Salinan Konversi NIP Baru Pegawai ybs menyiapkan kelengkapan berkas 3 bulan sebelum TMT C. Selesai 2. Menerima dan meneliti berkas kenaikan pangkat serta Melegalisir persyaratan kenaikan pangkat untuk ditandatangani oleh Pansek 3. Meneliti berkas lalu memberi paraf Wakil 4. Meneliti berkas lalu memberi paraf Panitera / 5. Menandatangani berkas kenaikan pangkat 6. Konsep Nota usul ke PTA dan pengantar kenaikan pangkat 2 jam 7. Meneliti konsep nota usul ke PTA dan pengantar kenaikan pangkat lalu diparaf dan diterukan kepada Pansek Wakil 8. Panitera memaraf konsep nota usul ke PTA dan pengantar kenaikan pangkat untuk diteruskan ke 9. menandatangani nota usul ke PTA dan pengantar kemudian turun ke 10. mengirim berkas ke PTA untuk diproses lebih lanjut Panitera 20 Menit 1 Jam Kelas I A 108
PEMBUATAN KARPEG, KARIS/KARSU Tgl Ditetapkan : 30 September 2011 Halaman : 1 dari 1 Prosedur Tatacara Usul Pembuatan Karpeg, Karis/Karsu A. Prosedur Usul Pembuatan Karpeg, Karis/Karsu B. Selesai Ket: Syarat Pembuatan Karpeg 1. Melengkapi berkas usul pembuatan Karpeg, Karis/Karsu 2. Menerima dan mengecek kelengkapan berkas usul pembuatan Karpeg, Karis /Karsu 3. Melegalisir persyaratan usulan untuk ditandatangani oleh Panitera/sekretaris 4. Menaikkan pengantar pembuatan Karpeg, Karis/Karsu ke Wakil 5. Memaraf pengantar pembuatan Karpeg, Karis/Karsu 6. Memaraf / pengantar pembuatan Karpeg, Karis/Karsu yang telah disetujui 7. Memberi persetujuan pada konsep dan kemudian turun ke Bagian 8. Menaikkan pengantar pembuatan Karpeg, Karis/Karsu ke Wakil 9. Memaraf pengantar pembuatan Karpeg, Karis/Karsu 10. Memaraf pengantar pembuatan Karpeg, Karis/Karsu yang telah disetujui 11. Menandatangani pengantar pembuatan Karpeg, Karis/Karsu 12. Mengirim berkas PTA untuk diproses lebih lanjut Staf Staf Konsep Wakil Konsep Panitera/ Bagian Konsep Konsep Asli Wakil Asli Panitera/ Syarat Pembuatan Karis/Karsu 1. Salinan SK CPNS 1. Salinan SK CPNS 2. Salinan SK PNS 2. Salinan SK PNS 3. Salinan sertifikat Prajabatan 3. Laporan perkawinan pertama 4. Foto Ukuran 3 x 4 dua lembar 4. Foto ukuran 2 x 3 dua lembar Asli Asli 1 Jam Asli Kelas I A \ 109
PEMBUATAN TASPEN DAN ASKES Tgl Ditetapkan : 30 September 2013 Halaman : 1 dari 1 Prosedur Tatacara Usul Pembuatan Taspen dan Askes A. Prosedur Usul Pembuatan Karpeg, Karis/Karsu B. Selesai Ket: Syarat Pembuatan Taspen 1. Melengkapi berkas usul pembuatan Taspen dan Askes 2. Menerima dan mengecek kelengkapan berkas usul pembuatan Taspen dan Askes 3. Menaikkan pengantar pembuatan Taspen dan Askes ke Wakil 4. Memaraf pengantar pembuatan Taspen dan Askes 5. Memaraf pengantar pembuatan Taspen dan Askes yang telah disetujui 6. Memberi persetujuan pada konsep dan kemudian turun ke Bagian 7. Menaikkan pengantar pembuatan Taspen dan Askes ke Wakil 8. Memaraf pengantar pembuatan Taspen dan Askes 9. Memaraf pengantar pembuatan Taspen dan Askes yang telah disetujui 10. Menandatangani pengantar pembuatan Taspen dan Askes 11. Mengantarkan berkas ke kantor PT. Taspen/Askes Bagian Konsep Wakil Konsep Panitera/ Konsep Konsep Staf Asli Wakil Asli Panitera/ Asli Syarat Pembuatan Askes 1. Membawa surat pengantar yang ditandatangani oleh Ketua 1. Membawa surat pengantar yang ditandatangani oleh Ketua 2. Salinan SK CPNS 2. Salinan SK CPNS 3. Salinan SK PNS 3. Selip Gaji terakhir 4. Salinan Kp 4 4. Pas Foto ukuran 2 x 3 dua lembar Asli Asli Kelas I A 110
TATA PERSURATAN KEPEGAWAIAN Tgl Ditetapkan : 30 September 2013 Halaman : 1 dari 2 Prosedur Tatacara Surat Masuk dan Keluar A. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk B. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar 1. Menerima surat masuk dari bagian Staf umum 2. Mencatat surat masuk dalam agenda selanjutnya dinaikkan beserta Staf disposisi ke Kasubag 3. Membaca dan meneliti surat masuk, diteruskan kepada Wasek 4. Membaca dan meneliti surat masuk, diteruskan kepada Pansek Wakil 5. Meneliti surat masuk dan memaraf disposisi lalu dinaikkan kepada Panitera/ Ketua 6. Meneliti surat masuk dan menulis disposisi, surat diturunkan kembali kepada Pansek 7. Membaca disposisi surat dan menulis keterangan, selanjutnya Panitera diturunkan kepada Wasek 8. Membaca disposisi surat dan menulis keterangan, selanjutnya dikembalikan kepada Wakil 9. - Melaksanakan perintah Kep berdasarkan disposisi Ketua, Pansek dan Wasek, jika surat harus dibalas maka segera dinaikkan. - Konsep surat balasan jika tidak surat masuk akan langsung diarsipkan. 20 Menit 1. Mengonsep surat keluar berdasarkan disposisi Ketua 2. Mengetik konsep surat Staf 3. Meneliti konsep surat yang telah diketik, memberi paraf selanjutnya diteruskan kepada Wasek 4. Meneliti konsep surat, memberi paraf selanjutnya diteruskan kepada Wakil Pansek 5. Meneliti konsep surat, memberi paraf selanjutnya diteruskan kepada Panitera Ketua 6. Meneliti konsep lalu memberi persetujuan pada konsep tersebut, dikembalikan kepada bagian kepegawaian 7. Mengetik surat keluar berdasarkan konsep yang sudah mendapat persetujuan dari Ketua 8. Meneliti surat, memberi paraf diteruskan kepada Wasek Staf Kasubag 111
9. Meneliti surat, memberi paraf diteruskan kepada Pansek 10. Meneliti surat, memberi paraf diteruskan kepada Ketua 11. Menandatangani surat keluar, dikembalikan kebagian kepegawaian Wakil Pansek ` C. Selesai 12. Mengagendakan dan memberi nomor, tanggal dan stempel pada surat keluar 13. Surat keluar dikirim melalui bagian umum, arsip surat keluar disimpan Staf Umum Staf Umum 20 Menit 1 Jam Kelas I A 112
TIM PROMOSI DAN MUTAS (TPM) Tgl Ditetapkan : 30 September 2013 Halaman : 1 dari 1 Prosedur Tatacara Tim Promosi dan Mutasi A. Prosedur pelaksanaan Tim Promosi dan Mutasi (TPM) B Selesai 1. Menyiapkan agenda TPM dan berkas-berkas yang diperlukan 2. Meneliti agenda TPM dan menandatangani undangan rapat TPM 3. Menerima undangan rapat dan agenda TPM untuk bahan rapat TPM 4. Rapat TPM sesuai agenda yang telah dipersiapkan 5. Mengkonsep hasil rapat TPM untuk dilaporkan kepada 6. Meneliti dan menandatangani hasil TPM untuk laporan kepada Ketua PA 7. Menerima, meneliti dan menindaklanjuti laporan hasil TPM TPM KetuaTPM Anggota TPM Seluruh Anggota TPM TPM 4 Jam Ketua TPM [[ Ketua TPM Kelas I A 113
PROTOKOLER PELANTIKAN PEJABAT DAN PNS Tgl Ditetapkan : 30 September 2013 Halaman : 1 dari 1 Prosedur Protokoler Pelantikan Pejabat dan PNS A. Prosedur tata cara Pelantikan Pejabat dan PNS B. Selesai 1. Menerima SK mutasi/ promosi pejabat /PNS, diteruskan kepada Ketua sesuai SOP pengelolaan surat masuk kepegawaian 2..Sesuai disposisi ketua, mempersiapkan hal-hal sebagai berikut: - Tanggal pelantikan - Petugas pelantikan - Berita acara pelantikan - Naskah sumpah - Naskah pelantikan (untuk pejabat) - Susunan acara pelantikan 3. Meneliti dan menyetujui seluruh bahan-bahan yang telah dipersiapkan oleh bagian kepegawai 4. 1 hari sebelum hari pelantikan dilaksanakan gladi resik untuk acara pelantikan 5. Pelaksanaan pelantikan pejabat / PNS dan Umum dan Umum 30 menit 3 Jam Kelas I A 114
PENJATUHAN HUKUM DISIPLIN PEGAWAI Tgl Ditetapkan : 30 September 2013 Halaman : 1 dari 1 Prosedur Tatacara Penjatuhan Hukum Dsiplin A. Prosedur Penjatuhan hukum disiplin ringan, sedang dan berat B. Selesai 1. Menerima pengaduan adanyan pelanggaran disiplin oleh pejabat/pegawai pengadilan 2. Menyampaikan prihal adanya pengaduan tersebut kepada atasan 3. Membuat surat perintah untuk mengadakan pemeriksaan terhadap pegawai yang diadukan 4. Pejabat yang ditunjuk memanggil pegawai yang diadukan untuk diadakan pemeriksaan Tim Penegakan Disiplin 5. Membuat berita acara pemeriksaan Tim Penegakan Disiplin 6. Pemeriksa menyampaikan hasil Tim Penegakan pemeriksaan dengan rekomendasi Disiplin kepada 7. Pejabat yang berwenang menjatuhkan hukuman sesuai tingkat kesalahan 1 Jam 1 Jam Kelas I A 115