BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penjualan merupakan salah satu aktivitas bisnis penting yang dilakukan oleh perusahaan untuk dapat memperoleh laba yang merupakan tujuan utama dari sebagian besar perusahaan. Untuk dapat melaksanakan kegiatan penjualan dengan baik, setiap perusahaan perlu memiliki sistem informasi yang baik dan terkendali dengan alur yang jelas. Pengelolaan data dan informasi yang baik sangat diperlukan oleh pihak manajemen untuk dapat memudahkan dalam pengambilan keputusan dan langkah kebijaksanaan yang diperlukan demi kelangsungan hidup perusahaan tersebut. Kemajuan teknologi menyebabkan munculnya produk-produk baru yang dapat meningkatkan kinerja organisasi, salah satunya adalah adanya sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi berfungsi untuk mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan organisasi, mengubah data tersebut menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen, yaitu berupa informasi akuntansi dan keuangan, dan menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi. Sistem informasi akuntansi berguna untuk mengawasi aktivitasaktivitas organisasi yang dapat digunakan untuk menentukan seberapa baik kinerja organisasi dan dapat mengurangi kesulitan yang dihadapi. Oleh karena itu, sistem informasi akuntansi yang efektif sangatlah penting bagi keberhasilan jangka panjang sebuah organisasi. PT. Denko Wahana Sakti merupakan perusahaan yang bergerak dibidang distribusi barang, sehingga tentu saja penjualan merupakan inti dari aktivitas bisnis 1
perusahaan. Akan tetapi, sistem penjualan yang sedang berjalan saat ini masih bersifat manual dan masih terdapat beberapa kelemahan. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk membangun sebuah sistem yang terkomputerisasi dan mengatasi berbagai kelemahan yang ada pada sistem yang lama. 1.2 Ruang lingkup PT. Denko Wahana Sakti terdapat beberapa unit divisi penjualan, namun untuk memperjelas sistem yang akan dirancang agar lebih terarah penulis membatasi ruang lingkup pada penjualan kredit dan piutang divisi III (Kabel) unit dealer sales, yang meliputi: 1) Menganalisis dan merancang sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang dagang yang berjalan pada unit dealer sales, yang meliputi segala proses transaksi seperti pembuatan sales order, surat jalan, faktur penjualan, dan tanda terima retur. 2) Menganalisis dan merancang dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk mendukung sistem informasi akuntansi penjualan kredit seperti sales order, surat jalan, faktur, dan tanda terima retur. 3) Merancang informasi berbentuk laporan per periode yaitu laporan pesanan barang, laporan penjualan, laporan daftar pelanggan, laporan daftar harga barang, laporan piutang jatuh tempo, laporan retur penjualan dan jurnal umum. 2
1.3 Tujuan dan manfaat Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah: o Menganalisis sistem penjualan kredit yang berjalan dan mengidentifikasi kelemahan yang terdapat sistem yang sedang berjalan o Memberikan rekomendasi dan merancang suatu sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi yang dapat diandalkan dan mudah dioperasikan. o Memudahkan pihak manajemen untuk memperoleh informasi tentang kegiatan operasional yang cepat dan akurat khususnya dalam sistem penjualan kredit dan piutang dagang. o Menghasilkan laporan penjualan kredit yang diperlukan oleh perusahaan untuk kebutuhan pengambilan keputusan. Sedangkan manfaat yang diharapkan dapat diperoleh dari penyusunan skripsi ini bagi perusahaan yaitu: o Meningkatkan kinerja perusahaan dengan menggunakan sistem yang lebih baik o Menghasilkan informasi yang lebih akurat yang berkaitan dengan penjualan dan piutang pelanggan bagi pihak manajemen maupun pihak luar yang terkait dalam mengambil keputusan. o Memudahkan dalam pengambilan data-data yang diperlukan o Mengurangi terjadinya kesalahan dalam pencatatan dan pengambilan data informasi. 3
1.4 Metodologi Penelitian Dalam penulisan skripsi ini, metodologi penelitian yang digunakan oleh penulis selain menggunakan metode studi kepustakaan dalam mendapatkan data yang diperlukan, adalah sebagai berikut: 1.4.1 Metode Analisis Metode analisis yang dilakukan yaitu terdiri dari: 1. Survei terhadap proses bisnis yang sedang berjalan, yang meliputi: a. Pengamatan (observasi) Dalam hal ini penulis melakukan penelitian secara langsung ke lapangan dan mengamati proses bisnis yang sedang berjalan b. Wawancara (interview) Penulis mengadakan Tanya jawab dengan karyawan yang berkaitan dengan objek penelitian 2. Analisis terhadap penerimaan survei. Penulis menganalisis dan mengidentifikasi kelemahan dan sistem yang berjalan. 3. Analisis kebutuhan informasi dan kebutuhan sistem Penulis mengidentifikasi kebutuhan informasi dan kebutuhan sistem dari hasil analisis survei 1.4.2 Metode Perancangan Metode perancangan adalah proses perancangan suatu sistem yang baru untuk menggantikan atau memperbaharui sistem yang sedang berjalan. Dalam skripsi ini metode perancangannya menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) meliputi : UML Class Diagram, Overview diagram, detailed activity diagram, use case diagram, workflow table, report. 4
1.5 Sistematika Penulisan Dalam lingkup penulisan skripsi ini, sistematika yang akan disajikan terdiri dari lima bab, yaitu: Bab 1 : Pendahuluan Bab ini menjelaskan perusahaan yang akan dijadikan objek penelitian, yang meliputi latar belakang penelitian dan batasan yang akan dibahas dalam skripsi ini. Bab ini juga menggambarkan tujuan dan manfaat yang ingin dicapai oleh penulis, metodologi yang akan digunakan, serta sistematika penulisan yang akan disajikan dalam skripsi ini. Bab 2 : Landasan Teori Bab ini menjelaskan tentang masalah yang akan dibahas, pengertian sistem informasi akuntansi, analisis dan perancangan sistem informasi berorientasi objek, penjualan kredit, piutang dagang, unsur pengendalian intern dan alat bantu yang digunakan serta metode object oriented analysis and design (OOAD). Bab 3 : Analisis Sistem yang Berjalan Berisi gambaran umum perusahaan, yaitu meliputi: sejarah perusahaan, struktur organisasi, tata laksana prosedur yang sedang berjalan, analisis masalah yang dihadapi dan alternatif pemecahan masalah. Bab 4 : Rancangan Sistem yang Diusulkan Bab ini menjelaskan rancangan sistem yang diusulkan yang dilengkapi dengan narasi sistem, UML class diagram, use case diagram, rancangan database, rancangan formulir, rancangan layar, rancangan laporan, navigation diagram serta matriks rencana penerapan sistem. 5
Bab 5 : Simpulan dan Saran Bab ini memberikan simpulan dari bab-bab yang telah diuraikan sebelumnya serta memberikan saran-saran yang berguna bagi perusahaan untuk mengimplementasikan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang dagang pada PT. Denko Wahana Sakti. 6