TAKLIMAT PENETAPAN PERANAN & ALIRAN KERJA MODUL / SUBMODUL HRMIS 1
PENETAPAN PERANAN SUBMODUL ALIRAN KERJA
LANGKAH PENETAPAN PERANAN Klik Menu Pentadbiran Sistem Klik Menu Sekuriti Klik Menu Selenggara Profil Pengguna Klik Menu Penetapan Tugas Cari Pegawai untuk diberikan peranan/menu melalui No KP atau Nama Pegawai Tambah Peranan berdasarkan Peranan dan Tanggungjawab pegawai sahaja Rujukan : Nota Penetapan Peranan dan Aliran Kerja Modul Pentadbiran Sistem
PERANAN PENTADBIR ALIRAN KERJA
PENETAPAN ALIRAN KERJA
ALIRAN KERJA Definisi: Aliran kerja menunjukkan hubungan di antara seseorang pengguna dengan pengguna lain yang berkaitan bagi menyempurnakan sesuatu tugasan. Penghantar Penerima
ALIRAN KERJA OBJEKTIF ALIRAN KERJA Memastikan hubungan di antara seseorang pengguna (penghantar) dan pengguna lain (penerima) dikonfigurasikan dengan betul bagi menyempurnakan sesuatu tugas Memastikan maklumat dari penghantar disalurkan kepada penerima yang dikehendaki
LANGKAH PENETAPAN ALIRAN KERJA Klik Menu Pentadbiran Sistem Klik Menu Aliran Kerja Klik Menu Selenggara Aliran Kerja Klik Menu Selenggara Peraturan Pilih Modul Penghantar Aliran Kerja = PENGURUSAN REKOD PERIBADI Taip Kod Aliran Kerja = PR-003 Isikan Maklumat Kumpulan Penghantar, Penghantar, Penerima Format Nama Kumpulan Penghantar: <Kod AliranKerja><Nama Bahagian><Nama Sektor>. Contoh : LV-001 BPM SM3 Rujukan : Nota Penetapan Peranan dan Aliran Kerja Modul Pentadbiran Sistem Rujukan : Rules of Thumb
LANGKAH PENETAPAN ALIRAN KERJA
LANGKAH PENETAPAN ALIRAN KERJA
LANGKAH PENETAPAN ALIRAN KERJA
LANGKAH PENETAPAN ALIRAN KERJA
KUMPULAN PENERIMA (GROUP) Untuk PENERIMA yg lebih dari seorang, setkan kumpulan penerima = GROUP Klik Menu Pentadbiran Sistem Klik Menu Aliran Kerja Klik Menu Selenggara Kumpulan Klik Menu Hantar Maklumat Kumpulan Cari Unit Organisasi dimana kumpulan/group ingin diwujudkan Tambah/Isikan maklumat Kumpulan Tambah Ahli Kumpulan Rujukan : Selenggara nama ahli kumpulan
SET PENGECUALIAN
PENYELENGGARAAN SK
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS PENGESAHAN KUMPULAN PENGURUSAN REKOD PERIBADI PERISYTIHARAN HARTA PENGURUSAN CUTI PENGURUSAN PRESTASI PENGURUSAN SARAAN PENGURUSAN GAJI PENGURUSAN TUNTUTAN PENAMATAN PERKHIDMATAN PERTUKARAN 16
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS 1. PENGESAHAN KUMPULAN Untuk membenarkan Pentadbir Aliran Kerja mewujudkan Kumpulan Penerima WF - 001 PENTADBIR ALIRAN KERJA PENGESAH KUMPULAN
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS 2. PENGURUSAN REKOD PERIBADI Untuk membenarkan Pemilik Kompetensi menghantar maklumat pengemaskinian rekod peribadi kepada Pengesah/Kumpulan Pengesah bagi tujuan pengesahan PR - 003 PEMILIK KOMPETENSI PENGESAH/ KUMPULAN PENGESAH REKOD PERIBADI
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS 3. PERISYTIHARAN HARTA Untuk membenarkan Pemilik Kompetensi menghantar maklumat Perisytiharan Harta kepada Kumpulan Urusetia untuk tujuan pengesahan PR - 005 USER SELECTION PEMILIK KOMPETENSI KUMPULAN URUSETIA PERISYTIHARAN HARTA Urusetia akan memilih Ketua Jabatan yang telah diberi peranan sebagai Pengambil Maklum PENGAMBIL MAKLUM [KETUA JABATAN]
P R - 0 1 1 P R - 0 1 2 SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS 4. PERMOHONAN KEBENARAN UNTUK MEMILIKI TANAH KERAJAAN/ SAHAM PEMILIK KOMPETENSI PENGESAH PELULUS Saham? Tanah? Land / Share Endorser Land / Share Approver
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS 5. PENGURUSAN CUTI (CUTI REHAT) LV - 001 LV - 002 PEMILIK KOMPETENSI PENYOKONG CUTI PELULUS CUTI Untuk membenarkan Pemilik Kompetensi menghantar permohonan Cuti Rehat kepada Penyokong cuti Untuk membenarkan Pemilik Kompetensi menghantar permohonan Cuti Rehat kepada Pelulus cuti
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS 6. PENGURUSAN CUTI (CUTI SAKIT) LV - 003 LV - 004 PEMILIK KOMPETENSI PENYOKONG CUTI PELULUS CUTI Untuk membenarkan Pemilik Kompetensi /Pengguna menghantar permohonan Cuti Sakit (panel/kerajaan/swasta) kepada Penyokong cuti Untuk membenarkan Pemilik Kompetensi menghantar permohonan Cuti Sakit (panel/kerajaan/swasta) kepada Pelulus cuti
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS 7. PENGURUSAN CUTI (CUTI HAJI) LV - 014 LV - 018 PEMILIK KOMPETENSI PENYOKONG CUTI PELULUS CUTI Untuk membenarkan Pemilik Kompetensi /Pengguna menghantar permohonan Cuti Haji kepada Penyokong cuti. Untuk membenarkan Pemilik Kompetensi /Pengguna menghantar permohonan Cuti Haji kepada Pelulus cuti untuk kelulusan Cuti Haji.
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS 8. PENGURUSAN PRESTASI Untuk membenarkan Pegawai Penilai Kedua menghantar maklumat prestasi kepada Kumpulan Urusetia Pengurusan Prestasi PM 016 PEGAWAI PENILAI KEDUA KUMPULAN URUSETIA PENGURUSAN PRESTASI
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS 9. PENGURUSAN SARAAN REM - 026 PENYEMAK SARAAN Untuk membenarkan Pentadbir Saraan menghantar Penyata Perubahan Gaji [Kew8] kepada Penyemak Saraan REM - 027 Untuk membenarkan Penyemak Saraan menghantar Penyata Perubahan Gaji [Kew8] yang telah disemak kepada Pengesah Saraan PENTADBIR SARAAN REM - 049 REM - 028 Untuk membenarkan Pengesah Saraan menghantar makluman kepada Pentadbir Saraan bahawa Penyata Perubahan Gaji [Kew8] telah disahkan dan boleh dicetak PENGESAH SARAAN Untuk membenarkan Pengesah Saraan menghantar Penyata Perubahan Gaji [Kew8] yang telah disahkan kepada Pentadbir Gaji PENTADBIR GAJI
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS 10. PENGURUSAN SARAAN PENTADBIR SARAAN REM - 034 Untuk membenarkan Penyemak atau Pengesah Saraan menghantar semula Penyata Perubahan Gaji [Kew8] yang telah disemak kepada Pentadbir Saraan untuk tujuan pembetulan. PENYEMAK SARAAN PENGESAH SARAAN
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS 11. PENGURUSAN GAJI Untuk membenarkan Pentadbir Potongan Peribadi menghantar permohonan potongan peribadi untuk tujuan pengesahan kepada Pengesah Potongan Peribadi Untuk membenarkan Pengesah Potongan Peribadi menghantar potongan peribadi kepada Pentadbir Gaji PY - 301 PY 303 PENTADBIR POTONGAN PERIBADI PY 302 PENGESAH POTONGAN PERIBADI PENTADBIR GAJI Penghantaran pembatalan potongan peribadi dari Pentadbir Potongan Peribadi kepada Pengesah Potongan Peribadi
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS 12. PENGURUSAN GAJI Untuk membenarkan Pentadbir Gaji menghantar semula Kew8 kepada Pentadbir Saraan untuk tujuan pembetulan Untuk membenarkan Pentadbir Gaji menghantar Penyata Perubahan Gaji untuk disemak oleh Penyemak Gaji PY 411 PY 401 PENYEMAK GAJI PENTADBIR SARAAN PENTADBIR GAJI Untuk membenarkan Pengesah Gaji menghantar Penyata Perubahan Gaji yang perlu pembetulan kepada Penyemak Gaji PY 425 PY 403 Untuk membenarkan Penyemak Gaji menghantar Penyata Perubahan Gaji yang telah disemak kepada Pengesah Gaji Untuk membenarkan Pentadbir Saraan menghantar Penyata Perubahan Gaji kepada Pentadbir Gaji untuk tujuan pengiraan emolumen PENGESAH GAJI
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS 13. PENGURUSAN TUNTUTAN [PERJALANAN DLM NEGERI] PEMILIK KOMPETENSI Pemilik Kompetensi (CO) menghantar permohonan Tuntutan kepada Pengesah Tuntutan (Ketua Seksyen CO) CL - 004 PENGESAH TUNTUTAN Daripada Pengesah Tuntutan terus kepada Penyemak Pembayaran Tuntutan di Unit Tuntutan. (Sekiranya tiada penyemak tuntutan) CL - 066 Pentadbir TNT akan menyemak dan memastikan amaun TNT betul, menyediakan ringkasan Baucar serta senarai semak. Kemudian, dihantar ke Pengesah TNT utk pengesahan. CL - 016 PENYEMAK PEMBAYARAN TUNTUTAN CL - 011 PELAKSANA TUNTUTAN Setelah Pengesah mengesah TNT, permohonan akan kembali kepada kump Pentadbir TNT utk dimasukkan ke sistem espkb PENGESAH PEMBAYARAN TUNTUTAN
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS 14. PENGURUSAN TUNTUTAN [BAYARAN LEBIH MASA] Pemilik Kompetensi (CO) menghantar permohonan Tuntutan kepada Pengesah Tuntutan (Ketua Seksyen ) Pengesah Tuntutan (Ketua Seksyen CO) mendapati tuntutan tersebut melebih 1/3 gaji pokok, menghantar permohonan kepada Pengesah Tuntutan Kedua (TSUB CO) CL - 824 CL - 804 PEMILIK KOMPETENSI PENGESAH TUNTUTAN Daripada Pengesah Tuntutan (sekiranya permohonan tidak melebihi 1/3 gaji pokok) terus kepada Unit ELM, Seksyen Kewangan. (Sekiranya tiada penyemak tuntutan) PENGESAH TUNTUTAN 2 CL - 831 Daripada Pengesah Tuntutan Kedua terus kepada Unit ELM, Seksyen Kewangan. (Sekiranya tiada penyemak tuntutan) CL - 814 CL - 811 PELAKSANA TUNTUTAN Setelah Pengesah mengesah ELM, permohonan akan kembali kepada kump Pentadbir ELM utk dimasukkan ke sistem espkb PENGESAH PEMBAYARAN TUNTUTAN Pentadbir ELM akan menyemak dan memastikan amaun ELM betul dan menyediakan ringkasan Baucar serta senarai semak. Kemudian, dihantar ke Pengesah ELM utk pengesahan PENYEMAK PEMBAYARAN TUNTUTAN
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS 15. TUNTUTAN [BAYARAN SAGU HATI PENSYARAH, PENCERAMAH DAN FASILITATOR SAMBILAN] Pemilik Kompetensi (CO) menghantar permohonan Tuntutan kepada Pengesah Tuntutan (Ketua Unit Organisasi Pemohon) Setelah Pengesah Tuntutan (Ketua Seksyen CO) mengesahkan tuntutan, permohonan tuntutan akan terus kepada Penyemak Tuntutan (Penyelia di Unit Organisasi yang menganjurkan ceramah tersebut) PEMILIK KOMPETENSI CL - 304 PENGESAH TUNTUTAN [UNIT ORGANISASI PEMOHON] CL - 352 PENYEMAK TUNTUTAN [PENGANJUR] Setelah Pengesah mengesah BIL, permohonan akan kembali kepada kump Pentadbir BIL utk dimasukkan ke sistem espkb Selepas Penyelia menyemak permohonan, permohonan akan dihantar kepada Pengesah Tuntutan (Ketua Unit Organisasi Penganjur) CL - 314 PELAKSANA TUNTUTAN [PENGANJUR] PENGESAH PEMBAYARAN TUNTUTAN [PENGANJUR] CL - 324 Pentadbir BIL akan menyemak dan memastikan amaun BIL betul dan menyediakan ringkasan Baucar serta senarai semak. Kemudian, dihantar ke Pengesah BIL utk pengesahan. PENYEMAK PEMBAYARAN TUNTUTAN [PENGANJUR] CL - 319 Setelah Pengesah Tuntutan Unit Organisasi yang menganjurkan mengesahkan, permohonan akan dihantar kepada Unit BIL, Seksyen Kewangan. PENGESAH TUNTUTAN [PENGANJUR]
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS 16. PENAMATAN PERKHIDMATAN [PERSARAAN WAJIB HAD UMUR] Penghantaran maklumat penamatan perkhidmatan untuk pengesahan SP - 301 Pemberitahuan untuk mendapatkan maklumat logistik *Nilai Penghantar : BU/AP Pemilik Rekod SP - 312 SP - 777 LINE MANAGER PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN SP - 304 SP - 310 PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN Untuk memaklumkan kepada Pentadbir Saraan untuk menyediakan Penyata Perubahan Gaji Penamatan Perkhidmatan SP-304 Pemberitahuan kepada Pentadbir untuk membuat penjadualan temu duga SP - 310 Pemberitahuan kepada Pentadbir untuk menyediakan surat akuan SP - 308 PENTADBIR SARAAN Selepas pengesahan pemberitahuan penamatan/permohonan bersara pilihan, Wf kemaskini maklumat alamat dan akaun type send back to sender Tak perlu penetapan Bersara pilihan : tindakan CO untuk kemaskini Mati dan wajib : tindakan pentadbir
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS 17. PENAMATAN PERKHIDMATAN [PERSARAAN PILIHAN] Memohon Persaraan Pilihan Hantar untuk pelepasan ikatan kontrak pengajian PEMILIK KOMPETENSI SP 019 SP 028 SP - 001 PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN Hantar permohonan untuk perakuan SP - 002 SP - 005 OBLIGATION ADMIN Hantar untuk perakuan pelepasan Ikatan PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN SP-028 Pemberitahuan kepada Pentadbir untuk membuat penjadualan temu duga SP - 019 Pemberitahuan kepada Pentadbir untuk menyediakan surat akuan PERAKU PENAMATAN PERKHIDMATAN Hantar untuk pemberitahuan kepada pentadbir tuntutan SP - 018 PENTADBIR TUNTUTAN SP - 017 Hantar untuk pemberitahuan kepada pentadbir cuti LINE MANAGER Hantar untuk memperoleh maklumat logistik *Nilai Penghantar : BU/AP Pemilik Rekod PENTADBIR SARAAN Hantar untuk pemberitahuan kepada pentadbir saraan PENTADBIR CUTI
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS 18. PENAMATAN PERKHIDMATAN [MATI DALAM PERKHIDMATAN] Untuk memaklumkan kepada Pentadbir Saraan untuk menyediakan Penyata Perubahan Gaji Penamatan Perkhidmatan PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN Penghantaran maklumat penamatan perkhidmatan untuk pengesahan SP - 101 PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN SP - 103 Hantar untuk pemberitahuan kepada pentadbir tuntutan SP - 107 PENTADBIR SARAAN SP - 108 SP - 106 PENTADBIR TUNTUTAN SP - 106 Hantar untuk semakan maklumat logistik SP 108 Hantar untuk penyediaan Nota Serah Tugas *Nilai Penghantar : BU/AP Pemilik Rekod LINE MANAGER
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS 19. PENAMATAN PERKHIDMATAN [PELAKSANAAN] Pemberitahuan Maklumat Persaraan Telah Disahkan SP - 314 Penghantaran Notis Penyerahan Tugas yang dilengkapkan oleh Pemilik Kompetensi *Nilai Penghantar : BU/AP Pemilik Rekod PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN SP - 315 Pemberitahuan Maklumat Persaraan telah dikemaskini. PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN SP - 777 SP - 024 LINE MANAGER Selepas pengesahan pemberitahuan penamatan/permohonan bersara pilihan, Wf kemaskini maklumat alamat dan akaun type send back to sender Tak perlu penetapan Bersara pilihan : tindakan CO untuk kemaskini Mati dan wajib : tindakan pentadbir
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS 20. PERTUKARAN Untuk membenarkan Pemohon memaklumkan pembatalan permohonan pertukaran terus kepada Urusetia Pertukaran JPA RS 113 Untuk membenarkan pemohon menghantar maklumat untuk sokongan permohonan pertukaran PEMILIK KOMPETENSI RS - 110 RS - 111 Untuk membenarkan Pemohon menghantar permohonan pertukaran terus kepada Urusetia Pertukaran JPA URUSETIA PERTUKARAN JPA Salinan Kepada 1. PSM HQ/Negeri/Agensi 2. PSM Kementerian/Induk Untuk membenarkan Penyokong menghantar sokongan permohonan pertukaran kepada Urusetia Pertukaran di JPA PENYOKONG [PSM BAHAGIAN/CAWANGAN/DAERAH]
LAIN-LAIN FUNGSI DALAM ALIRAN KERJA
MEMANTAU SENARAI TRANSAKSI 1) Klik Menu Pentadbiran Sistem 2) Klik Menu Aliran Kerja 3) Klik Menu Memantau Senarai Transaksi 4) Masukkan butiran
PAPAR PROFIL PENGHANTAR 1) Klik Menu Pentadbiran Sistem 2) Klik Menu Aliran Kerja 3) Klik Menu Selenggara Aliran Kerja 4) Klik Menu Papar Profil Penghantar 5) Masukkan butiran
MENJEJAKI ALIRAN KERJA 1) Klik Menu Pentadbiran Sistem 2) Klik Menu Aliran Kerja 3) Klik Menu Selenggara Aliran Kerja 4) Klik Menu Menjejaki Aliran Kerja 5) Masukkan butiran
KEMASKINI TRANSAKSI ALIRAN KERJA 1) Klik Menu Pentadbiran Sistem 2) Klik Menu Aliran Kerja 3) Klik Menu Selenggara Aliran Kerja 4) Klik Menu Kemaskini Transaksi Aliran Kerja 5) Masukkan Jenis Carian, COID/No.KP, Modul, Kod Aliran Kerja
MENJEJAKI REKOD TRANSAKSI 1) Klik Menu Pentadbiran Sistem 2) Klik Menu Penyelenggaraan Rekod 3) Klik Menu Pengurusan Rekod Peribadi 4) Klik Menu Menjejaki Rekod Transaksi 5) Masukkan No KP Pemilik Rekod, Kod Aliran Kerja dan klik Teruskan.
TERIMA KASIH Sebarang Masalah, Boleh Hubungi: Unit Hrmis Agensi masing-masing Email Ke hrmis_helpdesk@jpa.gov.my Sertakan sekali screen capture / lampiran/ No Kad Pengenalan 43