APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN INSPEKTORAT JENDERAL KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN USER MANUAL INSPEKTORAT JENDERAL KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA Jl. H.R Rasuna Said Blok X.5 Kav. 4-9 Jakarta i
APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Versi 1.0 2012 PENGANTAR S eiring dengan perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (ITC) yang semakin pesat, kebutuhan akan suatu konsep dan mekanisme e-government dalam Sistem Persuratan, Elektronik Data Management System (e-dms) dan Perencanaan dan Pengawasan laporan hasil pengawasan di lingkungan Inspektorat Jenderal Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. Kami atas nama PT. Positive Management Consultant menyampaikan ucapan terimakasih sebesar-besarnya kepada Panitia Pengadaan Kegiatan Jasa Konsultansi Pembuatan Software Aplikasi Sistem Informasi Manajemen yang telah memberikan kepercayaan kepada kami untuk melaksanakan kegiatan ini. User manual ini disusun guna memenuhi ketentuan perjanjian kontrak untuk pelaksanaan Kegiatan Jasa Konsultansi Pembuatan Software Aplikasi Sistem Informasi Manajemen. Demikian pengantar dari user manual pada kegiatan Jasa Konsultansi Pembuatan Software Aplikasi Sistem Informasi Manajemen ini disampaikan, semoga bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan. i
DAFTAR ISI PENGANTAR... i DAFTAR ISI... ii ALUR PROSES APLIKASI... iii PETUNJUK PENGOPERASIAN... 1 I.1. APLIKASI SIMRENWAS... 1 I.2. APLIKASI PERSURATAN... 6 I.3. APLIKASI E-DMS... 17 I.4. APLIKASI LHP... 21 ii
ALUR PROSES APLIKASI Rancangan dan desain sistem pada kegiatan Pembuatan Software Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Inspektorat Jenderal Kementerian Kesehatan Republik Indonesia ini menggambarkan proses kerja sistem elektronik data management sistem, sistem persuratan dan sistem informasi manajemen perencanaan dan pengawasan. Bisnis proses masing-masing sistem dapat dilihat pada diagram berikut: Gambar: Integrasi sistem pada masing-masing aplikasi iii
1. Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Perencanaan Pengawasan (SIMPERWAS) Flowchart sistem informasi manajemen perencanaan dan pengawasan dapat dilihat pada diagram berikut: Gambar: Flowchart sistem Perencanaan dan Pengawasan iv
2. Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Administrasi Persuratan Flowchart sistem informasi manajemen Administrasi Persuratan dapat dilihat pada diagram berikut: Gambar: Flowchart sistem Persuratan a) Cakupan Sistem: 1. Komunikasi Eksternal a. Agenda Surat Masuk Surat masuk adalah surat yang diterima dari instansi luar yang ditujukan untuk salah satu unit kerja dalam suatu instansi. Sistem akan melakukan manajemen agenda surat masuk secara otomatis, sehingga semua data tersimpan dalam basis data (database). Dokumen yang berkaitan dengan Surat Masuk tersebut disimpan dalam aplikasi Sistem Persuratan dengan menggunakan pemindai (scanner) dokumen untuk dokumen yang masuk secara fisik atau diunggah berkas (upload file) untuk dokumen yang masuk dalam bentuk salinan naskah elektronik (softcopy). v
b. Agenda Surat Keluar Surat Keluar adalah surat yang dikirim kepada instansi lain yang dibuat oelh unit kerja. Sistem persuratan akan memberikan fasilitas untuk pembuatan konsep Verbal. Agenda surat keluar yang telah selesai akan disimpan dengan cara dilakukan pemindaian dokumen. 2. Komunikasi Internal Naskah dinas internal merupakan naskah dinas korespondensi (antara lain Nota Dinas dan Memorandum) yang dibuat oleh suatu unit kerja yang ditujukan untuk unit kerja lain dalam instansi yang sama. Pengelolaan naskah dinas dibagi menjadi dua bagian berikut: a. Agenda Surat Masuk Surat masuk adalah naskah dinas yang diterima dari unit kerja lain dalam instansi yang sama. Sistem akan melakukan manajemen Agenda Surat Masuk secara otomatis, sehingga semua data tersimpan dalam basis data (database). Dokumen yang berkaitan dengan Surat Masuk tersebut disimpan dalam aplikasi tata persuratan dengan menggunakan pemindaian dokumen yang masuk secara fisik, atau upload file untuk dokumen yang masuk dalam bentuk salinan naskah elektronik (Softcopy). b. Agenda Surat Keluar Surat Keluar adalah naskah dinas yang dikirm kepada unit kerja lain dalam instansi yang sama. Sistem tata persuratan akan memberikan fasilitas untuk pembuatan konsep verbal. Agenda Surat Keluar yang telah selesai akan disimpan dengan pemindaian dokumen. 3. Disposisi Disposisi merupakan perintah atasan terhadap bawahan dalam menindaklanjuti surat masuk. Sistem tata persuratan harus memberikan mekanisme pembuatan dan metode koordinasi antara pembuat dan penerima dalam menyelesaikan satu alur disposisi. b) Alur kerja Aplikasi tata persuratan menyediakan beberapa alur kerja sebagai berikut: vi
1. Surat Masuk SURAT MASUK TATA USAHA PEJABAT TUJUAN SURAT BASIS DATA Pencatatan dan Penyimpanan Surat Masuk Surat Masuk Pemeriksaan Surat Masuk Edrt Agenda Surat Masuk Reject Penanganan Surat Tanggapan Pembuatan Disposisi Gambar: Alur Surat Masuk Keterangan: a. Surat masuk diterima oleh Bagian Tata Usaha b. Staf Tata Usaha melakukan pencatatan data Agenda Surat Masuk dan penyimpanan fisik surat dengan melakukan pemindaian dokumen. Pemindaian dokumen erupakan hal yang bersifat optional. Apabila surat yang diterima sudah dalam bentuk salinan naskah elektronik (softcopy) atau merupakan surat yang bersifat Rahasia, pemindaian dokumen tidak diperlukan. c. Data Agenda Surat Masuk tersimpan dalam basis data yang terpusat (tidak tersimpan dikomputer local pengguna). vii
d. Pengguna Tujuan Surat dapat melihat data surat masuk yang ditujukan kepadanya unuk diperiksa isi detail surat masuk tersebut. e. Pengguna tujuan surat dapat menangani surat masuk tersebut dengan membuat disposisi. Alur selanjutnya akan mengikuti alur surat disposisi. viii
2. Disposisi ALUR DISPOSISI PEMBUAT DISPOSISI PENERIMA DISPOSISI BASIS DATA Pembuat Perintah Disposisi Perintah Disposisi Memeriksa Perintah Penanganan Disposisi Lanjut Memeriksa Laporan Disposisi Pembuatan Laporan Disposisi Konsep Laporan Disposisi Setuju Laporan Disposisi Beri Komentar Gambar : Alur Disposisi Surat ix
Keterangan: a. Alur disposisi merupakan kelanjutan dari penanganan Surat Masuk atau disposisi lanjutan. Pembuat disposisi merupakan pengguna tujuan surat yang menerima surat masuk pertama kali atau penerima disposisi yang melakukan disposisi lanjutan. b. Form disposisi dilengkapi dengan keterangan perintah yang diberikankepada user penerima disposisi. Data disposisi yang telah diisikan akan tersimpan dalam database yang terpusat. Sistem secara otomatis melengkapi disposisi ini dengan dokumen lapmiran berupa agenda surat masuk yang juga dapat dilihat isinya oleh pengguna penerima disposisi. c. Pengguna penerima disposisi dapat melihat secara langsung isi perintah disposisi melalui sistem tata persuratan. d. Penerima disposisi harus membuat laporan disposisi untuk atasan. e. Laporan disposisi yang berisi keterangan singkat pelaksanaan disposisi dan konsep surat apabila diperlukan. f. Pengguna (user) pembuat disposisi dapat memberikan catatan terhadap laporanyang telah dibuat oleh penerima disposisi sehingga proses pembuatan laporan dan pemberian catatan akan berlangsung terus sampai disetujui pengguna (user) pembuat disposisi. g. Apabila diperlukan, penerima disposisi dapat melakukan disposisi lanjutan kepada bawahannya. x
3. Surat Keluar SURAT KELUAR UNIT KERJA UNIT ATASAN BASIS DATA Pembuat Konsep Surat Approval Konsep Surat Pembuatan Agenda Laporan Disposisi Tanda Tangan & Cap Surat Keluar Edrt Agenda Surat Masuk Gambar : Alur Surat Keluar Keterangan: a. Pembuatan konsep verbal bukan disposisi (surat inisiatif) Mekanisme pembuatan Surat Keluar yang tidak melalui proses disposisi diawali dengan pembuatan konsep surat. 1) Konsep surat dibuat oleh unit kerja yang mempunyai inisiatif membuat konsep surat keluar. 2) Apabila diperlukan, konsep surat dapat diajukan kepada pimpinan untuk mendapat persetujuan. b. Tindak lanjut laporan disposisi xi
Laporan disposisi yang telah disepakati pada alur sebelumnya dapat menjadi konep surat keluar; c. Unit kerja akan membuat agenda surat untuk mendapatkan nomor agenda d. Surat diberi nomor dengan memilih format penomoran yang berlaku; e. Surat telah lengkap dan siap untuk dicetak f. Surat yang telah dicetak dibubuhi tanda tangan dan cap sesuai dengan ketentuan peraturan yang berlaku g. Langkah terakhir adalah melakukan pemindaian terhadap surat yang telah dibubuhi tanda tangan dan cap untuk disimpan sebagai fail elektronik. xii
3. Pembangunan Elektronik Document Management System (e-dms) berikut: Flowchart Sistem Elektronik Manajemen Dokumen dapat dilihat pada diagram Gambar : Flowchart sistem e-dms xiii
APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Versi 1.0 2012 PETUNJUK PENGOPERASIAN I. PETUNJUK PENGOPERASIAN APLIKASI SIM FRONT-END Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Inspektorat terbagi atas 2 sisi tampilan, yaitu sisi Front-End dan Back-End. Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Front-end ditujukan bagi pengguna aplikasi SIM Inspektorat Jenderal. Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Back-End ditujukan bagi Administrator pengelola aplikasi SIM Inspektorat Jenderal. I.1. APLIKASI SIMRENWAS Untuk memulai menggunakan aplikasi terlebih dahulu mengakses berdasarkan alamat URL dari sistem informasi manajemen Inspektorat Jenderal (sebagai catatan: sampai adanya user manual ini belum ditentukan instalasi sistem informasi manajemen pada domain apa, sehingga belum dapat di jelaskan dalam buku user manual ini). Setelah mengakses alamat URL sistem informasi manajemen, kemudian akan tampil halaman utama dari Sistem Informasi Manajemen Inspektorat Jenderal Kementerian Kesehatan. Pada halaman utama SIM Inspektorat Jenderal terdapat 4 tombol (icon) yang mewakili masing-masing sistem didalamnya. Sistem tersebut antara lain: 1. SIM Renwas 2. SIM Tata Persuratan 3. E-DMS 4. SIM LHP 1
Setelah tampil halaman utama, kemudian pilih tombol SIM RENWAS untuk membuka sistem informasi manajemen perencanaan dan pengwasan. Klik pada icon SIM RENWAS Setelah klik pada icon SIM-RENWAS maka akan tampil halaman login. Untuk dapat masuk ke halaman utama SIM RENWAS, terlebih dahulu memasukkan username dan password yang sudah diberikan ke masing-masing pegawai. Secara default sistem, username: NIP_PEGAWAI password: password; Untuk kembali ke halaman utama, klik tombol Kembali ke portal. Isikan username dan password dengan benar 2
1. Halaman daftar usulan PKPT 2. Halaman tambah usulan PKPT 3. Halaman daftar PKPT Final 3
4. Halaman daftar PKPT yang telah dihapus 5. Halaman daftar usulan non PKPT 4
6. Halaman daftar usulan Non PKPT Final 7. Halaman daftar Non PKPT yang telah dihapus 5
I.2. APLIKASI PERSURATAN 6
Setelah tampil halaman utama, kemudian pilih tombol SIM Tata Persuratan untuk membuka sistem informasi manajemen Tata Persuratan Inspektorat Jenderal. Klik pada icon SIM Tata Persuratan Setelah klik pada icon SIM-Tata Persuratan maka akan tampil halaman login. Untuk dapat masuk ke halaman utama SIM Tata Persuratan, terlebih dahulu memasukkan username dan password yang sudah diberikan ke masing-masing pegawai. Secara default sistem, username: NIP_PEGAWAI password: password; Untuk kembali ke halaman utama, klik tombol Kembali ke portal. Isikan username dan password dengan benar 7
1 3 4 2 5 Keterangan: No 1 : Header. Logo identitas instansi No 2 : Menu Utama SIM Tata Persuratan No 3 : Judul Aplikasi Tata Persuratan No 4 : Akses user. NIP dan Jabatan No 5 : dasboard Statistik untuk melihat rekap masing modul Pada menú utama SIM Tata Persuratan terdapat detail menú untuk membuka masing-masing modul pada aplikasi, antara lain: 1. Dashboard 2. Surat Masuk a. Daftar surat masuk b. Daftar tembusan surat masuk c. Disposisi masuk d. Disposisi keluar 3. Surat Keluar a. Konsep verbal masuk b. Konsep verbal keluar 8
c. Daftar surat keluar d. Daftar tembusan surat keluar 4. Utilitas 5. Logout a. Ganti password 1. Dashboard untuk menampilkan statistik dari masing-masing modul. 2. Daftar surat masuk Berfungsi untuk menampilkan daftar surat masuk. Pada daftar surat masuk dibedaan berdasarkan sifat surat dan perlakuan surat. Sifat surat terdiri dari 3 (tiga) yaitu: biasa, rahasia dan sangat rahasia. Masingmasing dibedakan berdasarkan icon. Perlakuan surat terdiri dari 2 (dua) yaitu: biasa dan segera. Masing-masing dibedakan berdasarkan warna tabel. Putih berarti perlakuannya BIASA, sedangkan warna merah berarti perlakuannya SEGERA. Pada daftar surat masuk apabila Text Tebal berarti Surat BELUM DIBACA. Sedangkan text yang kecil (tidak tebal) berarti Surat SUDAH DIBACA. 9
Icon sebagai penanda pada sifat surat Warna merah berarti perlakuan surat SEGERA 3. Daftar Tembusan Surat Masuk Berfungsi untuk menampilkan daftar tembusan surat masuk. Pada halaman daftar tembusan surat masuk terdapat 4 (empat) tombol: - View : untuk melihat detail dari tembusan surat masuk - Disposisikan : untuk mendisposisikan surat masuk - Edit : untuk meng-edit/merubah surat masuk - Hapus ; untuk menghapus surat masuk Tombol View Tombol disposisikan Tombol edit Tombol hapus 10
Halaman disposisi surat Halaman edit tembusan surat masuk 11
Halaman detail disposisi surat Halaman list disposisi surat masuk Klik pada list tabel disposisi surat masuk untuk melihat detail disposisi surat masuk. 12
Halaman Edit disposisi keluar Klik pada list tabel disposisi surat masuk untuk melihat detail disposisi surat keluar. 4. Halaman List Konsep Verbal 1 2 3 4 Klik pada list tabel disposisi surat masuk untuk melihat detail konsep verbal. Pada halaman list konsep verbal terdapat tombol: 1. Tambah konsep verbal : berfungsi untuk menambah konsep verbal keluar 2. Copy to clipboard : berfungsi untuk mengcopy yang ditampilkan pada tabel kemudian di paste pada Microsoft Excell untuk dijadikan format laporan. 3. Print: berfungsi untuk print/cetak 4. Sabe to PDF: berfungsi untuk menyimpan kedalam format PDF 13
5. Halaman List Konsep Verbal Masuk 6. Halaman List Konsep Verbal 7. Halaman List Konsep Verbal 14
8. Halaman List Surat Masuk 9. Halaman Entry Surat Keluar 15
10. Halaman Ubah Password 16
I.3. APLIKASI E-DMS Setelah tampil halaman utama, kemudian pilih tombol e-dms untuk membuka sistem informasi manajemen e-dms Inspektorat Jenderal. Klik pada icon e- DMS Setelah klik pada icon e-dms maka akan tampil halaman login. Untuk dapat masuk ke halaman utama e-dms, terlebih dahulu memasukkan username dan password yang sudah diberikan ke masing-masing pegawai. Secara default sistem, username: NIP_PEGAWAI password: password; Untuk kembali ke halaman utama, klik tombol Kembali ke portal. Isikan username dan password dengan benar 17
1. Halaman dashboard e-dms 2. Halaman daftar Surat Tugas 18
3. Halaman daftar Surat Masuk 4. Halaman daftar LHP 5. Halaman daftar Dokumen Lainnya 19
6. Halaman ganti password 20
I.4. APLIKASI LHP Setelah tampil halaman utama, kemudian pilih tombol SIM LHP untuk membuka sistem informasi manajemen LHP Inspektorat Jenderal. Klik pada icon SIM LHP Setelah klik pada icon SIM-LHP maka akan tampil halaman login. Untuk dapat masuk ke halaman utama SIM LHP, terlebih dahulu memasukkan username dan password yang sudah diberikan ke masing-masing pegawai. Secara default sistem, username: NIP_PEGAWAI password: password; Untuk kembali ke halaman utama, klik tombol Kembali ke portal. Isikan username dan password dengan benar 21
1. Halaman daftar LHP Tambah LHP Daftar LHP menampilkan list Laporan Hasil Pengawasan. Untuk menambah LHP, klik tombol Tambah LHP. 2. Halaman tambah data LHP 22
3. Halaman pilih jenis temuan 4. Halaman tambah daftar LHP 23
5. Halaman jenis rekomendasi 24