MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA BAB II PENGURUSAN SURAT, MEMORANDUM, DAN DISPOSISI DENGAN SPDE

Transkripsi

1 - 4 - BAB II PENGURUSAN SURAT, MEMORANDUM, DAN DISPOSISI DENGAN SPDE A. Ketentuan Umum Pengurusan surat, memorandum, dan disposisi dengan SPDE merupakan suatu proses kegiatan yang dilakukan mulai dari diterima sampai dengan penyampaian kepada pejabat yang dituju, serta mulai dari penyusunan konsep sampai dengan pengiriman ke tujuan. Penyusunan surat dan memorandum dengan menggunakan SPDE mengacu pada ketentuan mengenai penyusunan naskah dinas yang diatur dalam Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia. B. Prinsip Pengurusan Surat, Memorandum, dan Disposisi Untuk menjamin tercapainya efektivitas dan efisiensi dalam pengurusan surat, memorandum, dan disposisi dengan SPDE, dianut prinsip sebagai berikut: 1. cepat penyelesaiannya; 2. tepat alamat dan kewenangannya; 3. cermat dalam pengoperasiannya; 4. aman dalam penanganannya; dan 5. dapat dipertanggungjawabkan. C. Manfaat SPDE Manfaat yang dapat dicapai adalah sebagai berikut: 1. mempercepat terwujudnya e-government dan reformasi birokrasi; 2. mewujudkan efektivitas dan efisiensi dalam melaksanakan tugas dan fungsi satuan organisasi/unit kerja; 3. memudahkan pengelolaan dokumen naskah dinas dan penggunaannya; dan 4. menghemat sumber daya yang diperlukan dalam pengelolaan surat, memorandum, dan disposisi secara manual (kertas, caraka, dan lain-lain). D. Alur...

2 - 5 - D. Alur Pengurusan Surat dan Memorandum Secara umum, cakupan alur kerja yang difasilitasi dalam aplikasi SPDE adalah sebagai berikut: 1. agenda surat dan memorandum masuk; 2. agenda surat dan memorandum keluar; 3. disposisi; dan 4. penyusunan konsep surat dan memorandum. Mekanisme SPDE dapat dilihat pada Gambar 1 di bawah ini. Gambar 1 Mekanisme SPDE 1. Server aplikasi dan database Menyediakan/ menyimpan data 2 Aplikasi SPDE Mengakses aplikasi Memindai dokumen 3. Staf tata usaha 4. - Menteri Sekretaris Negara - Pejabat Eselon I/II/III/IV Penjelasan mekanisme SPDE adalah sebagai berikut. 1. Komputer induk (server) yang terdiri atas aplikasi dan basis data (database) merupakan infrastruktur yang berisi sistem aplikasi dan data. 2. Aplikasi SPDE dapat diakses melalui infrastruktur jaringan intranet. 3. Staf tata usaha Menteri/pejabat Eselon I/Eselon II dapat melakukan pemindaian (scanning) dokumen untuk melakukan penyimpanan dokumen secara elektronik. 4. Setiap pejabat dapat menggunakan aplikasi melalui komputer atau perangkat komunikasi lainnya. E. Pengurusan...

3 - 6 - E. Pengurusan Surat dan Memorandum Masuk 1. Agenda Surat dan Memorandum Masuk Untuk pengurusan surat dan memorandum masuk secara elektronik, sistem SPDE akan melakukannya secara otomatis, sehingga semua data tersimpan dalam database. Dokumen yang berkaitan dengan surat dan memorandum masuk tersebut disimpan dalam aplikasi SPDE dengan menggunakan scanner dokumen untuk dokumen yang masuk secara fisik atau unggah berkas (upload file) untuk dokumen yang masuk dalam bentuk salinan naskah elektronik (softcopy). Penanganan agenda surat dan memorandum masuk adalah sebagai berikut. a. Input Agenda Surat dan Memorandum Aplikasi SPDE menyediakan fasilitas masukan terhadap agenda surat dan memorandum masuk dan secara otomatis mencatat petugas yang melakukan masukan agenda. Data yang dicatat dalam aplikasi SPDE memuat: 1) nomor urut agenda; 2) tanggal penerimaan surat/memorandum; 3) nomor, tanggal, dan hal surat/memorandum; 4) tujuan surat/memorandum (pengguna tujuan surat/memorandum); 5) nama dan alamat pengirim surat/memorandum; 6) kecepatan tanggapan: a) amat segera; b) segera; dan c) biasa. 7) isi yang ringkas; dan 8) keterangan, antara lain tembusan dan salinan. b. Pembuatan Disposisi Sistem menyediakan mekanisme untuk membuat disposisi terhadap suatu agenda surat dan memorandum masuk. Disposisi merupakan perintah lebih lanjut dalam proses penanganan agenda surat dan memorandum masuk. c. Pengurusan Disposisi Sistem menyediakan mekanisme untuk pengurusan disposisi, yaitu mekanisme untuk pembuatan laporan terhadap disposisi yang diterima oleh pengguna dan pemberian catatan oleh pembuat disposisi terhadap laporan disposisi. d. Penyimpanan...

4 - 7 - d. Penyimpanan Surat dan Memorandum Surat dan memorandum masuk yang telah dicatat sebagai sebuah agenda surat dan memorandum masuk disimpan dengan dua alternatif, yaitu: 1) scanning dokumen, apabila dokumen diterima dalam bentuk fisik dokumen(hardcopy); dan 2) file upload, apabila surat telah diterima dalam bentuk salinan naskah elektronik (softcopy). e. Melihat Data Agenda Melalui SPDE setiap data agenda surat dan memorandum masuk dan file terkait yang telah disimpan dapat dilihat kembali secara cepat, mudah, dan lengkap. 2. Alur Pengurusan Surat dan Memorandum Masuk Alur pengurusan surat dan memorandum masuk dengan menggunakan SPDE dapat dilihat pada Gambar 2. Gambar 2 Alur Pengurusan Surat dan Memorandum Masuk Database Surat/ a. Staf TU pejabat Eselon I/II Memorandum melakukan: Masuk - penerimaan surat/memorandum masuk; - pencatatan/pengagendaan; - scanning dokumen; - penyimpanan dalam database; - penyampaian Surat/Memorandum pejabat Eselon I/II. b. Pejabat Eselon I/II: - membaca/memeriksa Surat/Memorandum; - menangani sendiri/memberikan disposisi. c. Pejabat Eselon III/IV: - menerima disposisidan Surat/Memorandum; - membaca/memeriksa Surat/Memorandum; - menangani sendiri/memberikan disposisi lanjut. Penjelasan...

5 - 8 - Penjelasan alur pengurusan surat masuk adalah sebagai berikut. a. Staf tata usaha pejabat Eselon I/II melakukan: 1) penerimaan surat/memorandum masuk; 2) pencatatan data agenda surat/memorandum masuk; 3) scanning dokumen, apabila surat/memorandum yang diterima sudah dalam bentuk softcopy atau merupakan surat yang memiliki derajat pengamanan Sangat Rahasia dan Rahasia, scanning dokumen tidak diperlukan; dan 4) penyimpanan surat dan memorandum masuk dalam database (tidak tersimpan di komputer lokal pengguna). b. Pejabat Eselon I/II yang dituju dapat melihat data surat dan memorandum masuk yang ditujukan kepadanya untuk diperiksa isinya serta dapat menangani sendiri surat dan memorandum masuk tersebut atau membuat disposisi. c. Pejabat Eselon III/IV penerima disposisi menerima disposisi dan surat/memorandum masuk serta menindaklanjuti disposisi dengan menangani sendiri atau memberikan disposisi lanjut. 3. Hal-hal yang Perlu Diperhatikan a. Apabila surat dan memorandum salah alamat, maka pejabat pengirim menyampaikan permintaan kepada Administrator Aplikasi untuk dilakukan perbaikan. b. Untuk surat masuk yang memiliki derajat pengamanan Terbatas dan Biasa, dilakukan scanning terhadap fisik dokumen sebelum disampaikan kepada pejabat yang dituju, serta dapat diikuti dengan penyampaian fisik dokumen. c. Untuk surat masuk yang memiliki derajat pengamanan Sangat Rahasia dan Rahasia, fisik dokumen disampaikan kepada pejabat yang dituju tanpa dilakukan scanning terlebih dahulu, namun tetap dicatat alamat yang ditujunya. d. Untuk surat masuk yang tidak bernomor, penomoran dalam SPDE ditulis menggunakan kode penomoran tersendiri, yaitu: 1) huruf TN, singkatan dari kata Tanpa Nomor; 2) tanda hubung (-), yang merupakan penghubung antara huruf TN dengan nomor surat; 3) nomor...

6 - 9-3) nomor, yang dibuat berdasarkan nomor urut dalam satu tahun takwim/kalender, untuk nomor 1 sampai dengan 9 diawali dengan angka 0 (nol); 4) garis miring (/); 5) bulan (dalam angka arab), untuk nomor 1 sampai dengan 9 diawali dengan angka 0 (nol); 6) garis miring (/); 7) tahun (ditulis lengkap). Contoh: Surat masuk yang tidak bernomor Nomor: TN-01/07/2011 TN : Kode surat tanpa nomor 01 : Nomor urut surat dalam satu takwim/kalender 07 : Bulan Juli 2011 : Tahun 2011 e. Untuk surat masuk yang memiliki derajat pengamanan Sangat Rahasia dan Rahasia, pejabat yang dituju dapat melakukan penanganan secara langsung terhadap surat tersebut, misalnya menyusun surat balasan dan menyimpan surat. F. Pengurusan Surat dan Memorandum Keluar 1. Agenda Surat dan Memorandum Keluar Penomoran dilakukan secara otomatis setelah dibuat agenda surat dan memorandum keluar. Agenda surat dan memorandum keluar yang telah selesai akan disimpan dengan cara dilakukan scanning dokumen. Penanganan agenda surat dan memorandum keluar adalah sebagai berikut. a. Pembuatan Konsep Surat dan Memorandum Pembuatan konsep surat dan memorandum keluar dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu: 1) menggunakan format sesuai dengan tata naskah dinas dan menggunakan jenis format file document processor (pengolah dokumen) seperti *.doc, *.xls, *.ppt, *.pdf atau format file image (gambar) seperti *.jpg, *.gif, *.png dan lainnya; 2) menggunakan template, yang dibuat berdasarkan jenis dan format naskah dinas sebagaimana diatur dalam Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah...

7 Naskah Dinas Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia, namun dalam penyusunan redaksinya tidak dibatasi. Dalam SPDE dimuat template untuk jenis naskah dinas sebagai berikut: a) Naskah Dinas Korespondensi (1) Surat Dinas (2) Memorandum b) Naskah Dinas Arahan (1) Naskah Dinas Pengaturan (a) Peraturan (b) Pedoman (c) Petunjuk Pelaksanaan (d) Prosedur Tetap (e) Surat Edaran (2) Naskah Dinas Penetapan (3) Naskah Dinas Penugasan (a) Instruksi (b) Surat Perintah c) Naskah Dinas Pemberitahuan (1) Surat Keterangan (2) Pengumuman (3) Surat Undangan d) Naskah Dinas Khusus (1) Surat Kuasa (2) Surat Perjanjian e) Laporan f) Telaahan Staf b. Persetujuan Konsep Surat dan Memorandum Dalam SPDE terdapat fitur untuk melakukan persetujuan atasan terhadap konsep surat dan memorandum yang telah dibuat. Dalam proses persetujuan suatu konsep surat dan memorandum, dapat dilakukan koreksi dan revisi yang dilakukan secara berulang kali sampai diperoleh suatu konsep surat dan memorandum yang disetujui. c. Input Data Surat Keluar dan Memorandum Staf Tata Usaha Menteri/Eselon I/Eselon II dapat melakukan input data agenda surat dan memorandum keluar setelah konsep surat dan memorandum ditandatangani. d. Penomoran...

8 d. Penomoran Otomatis Agenda surat dan memorandum yang telah ditandatangani diberi nomor secara otomatis oleh sistem berdasarkan format penomoran yang dipilih. e. Scanning Surat dan Memorandum Surat keluar yang telah ditandatangani dan dibubuhi cap serta memorandum yang telah ditandatangani disimpan dengan cara scanning. 2. Alur Pengurusan Surat dan Memorandum Keluar Alur pengurusan surat dan memorandum keluar dengan menggunakan SPDE dapat dilihat pada Gambar 3. Gambar 3 Alur Pengurusan Surat dan Memorandum Keluar Database Scanning Proses ulang Penyampaian Persetujuan (tanda tangan) Pencetakan a. Pejabat/pegawai menyusun konsep surat/ memorandum Revisi b. Pejabat atasan: - memeriksa konsep surat/memorandum; - memberikan persetujuan atau mengembalikan konsep surat/memorandum kepada pejabat/pegawai untuk direvisi. c. Staf TU melakukan: - pencetakan surat/memorandum yang telah ditandatangani; - penomoran/pembubuhan cap; - pengagendaaan; - Scanning; - penyimpanan dalam database; - penyampaian surat/memorandum. Penyampaian Penjelasan...

9 Penjelasan alur pengurusan surat dan memorandum keluar adalah sebagai berikut. a. Pejabat/pegawai menyusun konsep surat dan memorandum dan menyampaikannya kepada pejabat atasan untuk mendapatkan persetujuan. b. Pejabat atasan memeriksa konsep surat/memorandum dan memberikan persetujuan atau mengembalikan konsep surat/memorandum kepada pejabat/pegawai untuk direvisi. c. Staf tata usaha melakukan: 1) pencetakan surat dan memorandum yang telah ditandatangani; 2) penomoran dan pengagendaan; 3) scanning; 4) penyimpanan dalam database; dan 5) penyampaian surat/memorandum. 3. Hal-hal yang Perlu Diperhatikan a. Penomoran surat dan memorandum keluar dalam SPDE mengacu pada ketentuan penomoran surat dan memorandum yang diatur dalam Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Kementerian Sekretariat Negara. b. Khusus untuk memorandum intern, dalam Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia tidak menggunakan nomor, namun dalam SPDE tetap menggunakan nomor untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian kembali dokumen yang sudah tersimpan, ditulis menggunakan kode penomoran tersendiri. Ketentuan penomoran memorandum intern adalah sebagai berikut. 1) Untuk Pejabat Eselon III: a) huruf M, singkatan dari kata Memorandum b) tanda hubung (-), yang merupakan penghubung antara huruf M dengan nomor Memorandum c) nomor, yang dibuat berdasarkan nomor urut dalam satu tahun takwim/kalender, untuk nomor 1 sampai dengan 9 diawali dengan angka 0 (nol) d) garis miring (/) e) kode unit kerja yang mengeluarkan Memorandum f) garis miring (/) g) urutan...

10 g) urutan bagian/bidang dalam satu unit kerja sesuai dengan urutan yang diatur dalam struktur organisasi h) garis miring (/) i) Kode klasifikasi arsip j) garis miring (/) k) bulan (dalam angka arab), untuk nomor 1 sampai dengan 9 diawali dengan angka 0 (nol) l) garis miring (/) m) tahun (ditulis lengkap) Contoh: Memorandum Intern yang ditandatangani oleh Kepala Bagian Tata Laksana, Biro Organisasi, Tata Laksana, dan Akuntabilitas Kinerja Nomor: M-25/Ortala-AK/2/OT.02.00/07/2011 M : Singkatan kata Memorandum 25 : Nomor urut Memorandum dalam satu tahun takwim/kalender Ortala-AK : Kode unit kerja Biro Organisasi, Tata Laksana, dan Akuntabilitas Kinerja 2 : Kode urutan Bagian Tata Laksana dalam Biro Organisasi, Tata Laksana, dan Akuntabilitas Kinerja OT : Kode klasifikasi arsip untuk Organisasi dan Tata Laksana; Tata Laksana; Sistem dan Prosedur Kerja 07 : Bulan Juli 2011 : Tahun ) Untuk Pejabat Eselon IV: a) huruf M, singkatan dari kata Memorandum b) tanda hubung (-), yang merupakan penghubung antara huruf M dengan nomor Memorandum c) nomor, yang dibuat berdasarkan nomor urut dalam satu tahun takwim/kalender, untuk nomor 1 sampai dengan 9 diawali dengan angka 0 (nol) d) garis miring (/) e) kode unit kerja yang mengeluarkan Memorandum f) garis miring (/) g) urutan bagian/bidang dalam satu unit kerja sesuai dengan urutan yang diatur dalam struktur organisasi h) tanda...

11 h) tanda hubung (-) i) urutan subbagian/subbidang dalam satu Bagian/Bidang sesuai dengan urutan yang diatur dalam struktur organisasi j) garis miring (/) k) Kode klasifikasi arsip l) garis miring (/) m) bulan (dalam angka arab), untuk nomor 1 sampai dengan 9 diawali dengan angka 0 (nol) n) garis miring (/) o) tahun (ditulis lengkap) Contoh: Memorandum Intern yang ditandatangani oleh Kepala Subbidang Aplikasi Otomasi Perkantoran, Bidang Pengembangan Sistem dan Jaringan, Asisten Deputi Dukungan Data Kebijakan dan Informatika Nomor: M-02/DDKI/1-1/DK.03.00/10/2011 M : Singkatan kata Memorandum 02 : Nomor urut Memorandum dalam satu tahun takwim/kalender DDKI : Kode unit kerja Asisten Deputi Dukungan Data Kebijakan dan Informatika 1 : Kode urutan Bidang Pengembangan Sistem dan Jaringan, Asisten Deputi Dukungan Data Kebijakan dan Informatika 1 : Kode urutan Subbidang Aplikasi Otomasi Perkantoran, Bidang Pengembangan Sistem dan Jaringan DK : Kode klasifikasi arsip untuk Dukungan Kebijakan; Informatika; Pengembangan dan Penerapan Sistem Informasi 10 : Bulan Oktober 2011 : Tahun 2011 c. Pengesahan konsep memorandum keluar dalam SPDE dilakukan dengan cara menginput hasil scanning tanda tangan pejabat yang berwenang pada kolom tanda tangan. d. Sebelum disampaikan kepada pejabat atasan, konsep surat dan memorandum dibubuhi paraf oleh pejabat dua tingkat di bawahnya yang bertugas menyiapkan konsep surat dan memorandum tersebut dengan cara menginput hasil scanning paraf pada kolom yang tersedia. G. Pengurusan...

12 G. Pengurusan Surat dan Memorandum Berdisposisi 1. Agenda Disposisi Agenda disposisi merupakan kelanjutan dari penanganan Surat dan Memorandum masuk atau disposisi lanjutan. Pembuat disposisi merupakan pejabat yang menerima Surat dan Memorandum masuk pertama kali atau pejabat/atasan penerima disposisi yang melakukan disposisi lanjutan. Surat berdisposisi merupakan surat dan memorandum yang telah mendapat petunjuk atau arahan tertulis dari pejabat yang berwenang. SPDE memberikan mekanisme pembuatan dan metode koordinasi antara pembuat dan penerima dalam menyelesaikan satu alur disposisi. Penomoran disposisi dilakukan secara otomatis setelah dibuat agenda disposisi. Agenda disposisi yang telah selesai akan disimpan dengan cara dilakukan scanning dokumen. Penanganan agenda disposisi adalah sebagai berikut. a. Input Agenda Disposisi Aplikasi SPDE menyediakan fitur input terhadap agenda disposisi dan secara otomatis mencatat petugas yang melakukan input agenda. Data yang dicatat dalam aplikasi SPDE sekurang-kurangnya memuat: 1) nomor urut agenda; 2) tanggal penerimaan disposisi; 3) nomor, tanggal, dan hal disposisi; 4) tujuan disposisi (pengguna tujuan disposisi); 5) nama dan alamat pengirim disposisi; 6) kecepatan tanggapan: a) amat segera; b) segera; dan c) biasa. 7) isi yang ringkas; dan 8) keterangan, antara lain tembusan dan salinan. b. Pembuatan Disposisi SPDE menyediakan mekanisme untuk membuat disposisi terhadap agenda surat dan memorandum masuk. Disposisi merupakan perintah lebih lanjut dalam proses penanganan agenda surat dan memorandum masuk. c. Penyimpanan...

13 c. Penyimpanan Disposisi Disposisi yang telah dicatat sebagai sebuah agenda disposisi disimpan dengan dua alternatif, yaitu: 1) scanning disposisi, apabila disposisi diterima dalam bentuk fisik dokumen(hardcopy); dan 2) file upload, apabila disposisi telah diterima dalam bentuk salinan naskah elektronik (softcopy). d. Melihat Data Agenda Melalui SPDE setiap data agenda disposisi dan file terkait yang telah disimpan dapat dilihat kembali secara mudah dan lengkap. 2. Alur Disposisi Alur disposisi dengan menggunakan SPDE dapat dilihat pada Gambar 4. Gambar 4 Alur Disposisi a. Menteri/PejabatEselon I/II: - Memberikan disposisi kepada pejabat Eselon I/II/III - Menerima dan memeriksa tindak lanjut disposisi daripejabat Eselon I/II/III - Menyetujui/apabila ada koreksi disampaikan kembali kepadapejabat Eselon I/II/III untuk disempurnakan - Menerima dan memeriksa tindak lanjut disposisi yang telah disempurnakan - Menyetujui tindak lanjut disposisi c. Pejabat Eselon II/III/IV: - menerima dan menindaklanjuti serta menyampaikan disposisi lanjutan kepada PejabatEselon I/II/III - Apabila ada koreksi, menyempurnakan dan menyampaikan kembali kepadapejabateselon I/II/III Proses ulang Koreksi/ Revisi Proses ulang Koreksi/ Revisi Koreksi/ Revisi a. Pemberian Disposisi Penyampaian tindak lanjut b. Atau Pemberian Disposisi lanjut Penyampaian tindak lanjut c. Setuju Database b. PejabatEselon I/II/III: - Menerima dan menindaklanjuti disposisi atau memberikan disposisi lanjut - Menerima dan memeriksa tindak lanjut disposisi lanjutan dari pejabat Eselon II/III/IV - Menyetujui dan menyampaikan tindak lanjut disposisi kepadapejabat Menteri/Eselon I/II - apabila ada koreksi disampaikan kembali kepadapejabat Eselon II/III/IV untuk disempurnakan - menerima hasil penyempurnaan dari pejabat Eselon II/III/IV dan menyampaikan tindak lanjut disposisi kepadapejabat Menteri/Eselon I/II Penjelasan...

14 Penjelasan alur disposisi adalah berikut. a. Menteri/Pejabat Eselon I/II: 1) memberikan disposisi kepada pejabat Eselon I/II/III dengan mengisi form disposisi dilengkapi dengan keterangan perintah yang diberikan; 2) menerima dan memeriksa tindak lanjut disposisi dari pejabat Eselon I/II/III; 3) menyetujui/apabila ada koreksi disampaikan kembali kepada pejabat Eselon I/II/III untuk disempurnakan; 4) menerima dan memeriksa tindak lanjut disposisi yang telah disempurnakan; 5) menyetujui tindak lanjut disposisi. Catatan: Data disposisi yang telah diisikan akan tersimpan dalam database. Sistem secara otomatis melengkapi disposisi ini dengan dokumen lampiran (attachment) berupa agenda Surat dan Memorandum masuk yang juga dapat dilihat isinya oleh pejabat penerima disposisi. b. Pejabat Eselon I/II/III: 1) menerima dan menindaklanjuti sendiri disposisi atau memberikan disposisi lanjut kepada pejabat Eselon II/III/IV; 2) menerima dan memeriksa tindak lanjut disposisi lanjutan dari pejabat Eselon II/III/IV; 3) menyetujui dan menyampaikan tindak lanjut disposisi kepada pejabat Menteri/Eselon I/II; 4) apabila ada koreksi disampaikan kembali kepada pejabat Eselon II/III/IV untuk disempurnakan; 5) menerima hasil penyempurnaan dari pejabat Eselon II/III/IV dan menyampaikan kembali tindak lanjut disposisi kepada pejabat Menteri/Eselon I/II. c. Pejabat Eselon II/III/IV: 1) menerima dan menindaklanjuti serta menyampaikan hasil tindaklanjut disposisi kepada Pejabat Eselon I/II/III; 2) apabila ada koreksi, menyempurnakan tindak lanjut disposisi dan menyampaikan kembali kepada Pejabat Eselon I/II/III. BAB III...