DAFTAR ISI DAFTAR ISI... 1 1. MEMULAI SISTEM INFORMASI SDM... 3 1.1 Masuk ke Sistem / Login... 3 1.2 Keluar dari Sistem / Logout... 5 1.3 Pengenalan Tombol... 5 1.4 Tracking / Pencarian Data... 7 1.4.1 Pencarian data dengan Metode Pengurutan / Sorting... 7 1.4.2 Pencarian data dengan Metode Filter... 7 2. MENGELOLA DATA KEPEGAWAIAN...9 2.1 Biodata Pegawai... 9 2.1.1 Ringkasan Biodata... 9 2.1.2 Edit Biodata... 10 2.1.3 Biodata Istri/ Suami... 10 2.1.4 Biodata Anak... 11 2.1.5 Biodata orang Tua... 12 2.1.6 Biodata Mertua... 13 2.1.7 Biodata Saudara... 14 2.2 Riwayat... 15 2.2.1 Riwayat Pendidikan... 15 2.2.2 Riwayat Golongan... 16 2.2.3 Riwayat Jabatan Fungsional... 16 2.2.4 Riwayat Jabatan Struktural... 17 2.2.5 Riwayat Pengalaman Kerja... 17 2.2.6 Riwayat Mutasi... 18 2.2.7 Riwayat Surat Keputusan (SK)... 18 2.3 Pekerjaan... 19 2.3.1 Riwayat Absensi... 19 2.3.2 Daftar Kehadiran... 20 2.3.3 Pemberhentian... 20 2.4 Pengembangan... 21 2.4.1 Riwayat Penelitian... 21 2.4.2 Study Lanjut... 23 2.4.3 Riwayat Pengabdian Masyarakat... 24 2.4.4 Riwayat Organisasi... 25 2.4.5 Riwayat Pelatihan... 26 2.4.6 Riwayat Tugas Kelembagaan... 27 2.4.7 Kemampuan Bahasa... 27 2.4.8 Sertifikasi... 28 2.5 Penghargaan... 28 2.5.1 Penghargaan... 29 1
2.5.2 Sanksi... 29 3. ANGKA KREDIT... 30 3.1 Bidang IA... 30 3.2 Bidang IB... 31 3.3 Bidang II... 33 3.4 Bidang III... 34 3.5 Bidang IV... 35 3.6 Perhitungan Angka Kredit... 36 4. PERMOHONAN CUTI... 37 5. PENILAIAN KINERJA... 38 5.1 Penilaian Pejabat... 38 5.2 Penilaian Personal... 39 6. BEBAN KERJA DOSEN... 40 6.1 Beban Kerja Dosen... 40 6.2 Penilaian Beban Kerja... 42 2
Petunjuk Penggunaan Sistem Informasi SDM - UNNAR Untuk Dosen 1. Memulai Sistem Informasi SDM Pada bagian ini akan dijelaskan bagaimana cara mengakses sistem dan keluar dari sistem dengan cara yang tepat sehingga kerahasiaan dan keamanan sistem tetap terjaga. Selain itu, akan dijelaskan pula fungsi tombol-tombol dan menu pop-up yang terdapat dalam Sistem Informasi SDM, sehingga user dapat menggunakan aplikasi ini dengan lebih efektif dan efisien. 1.1 Masuk ke Sistem / Login Sistem Informasi SDM UNNAR merupakan salah satu menu utama dari keseluruhan Sistem Informasi terintegrasi yang diterapkan di UNNAR, dan merupakan aplikasi berbasis web. Untuk memasuki sistem ini, user tidak perlu melakukan instalasi atau setting khusus pada komputer masing-masing. Sistem ini dapat diakses pada seluruh komputer yang berada di UNNAR yang terkoneksi dengan jaringan intranet UNNAR. User-user yang dapat melakukan koneksi pada Sistem Informasi SDM ini adalah seluruh pegawai UNNAR, baik itu dosen maupun non dosen. NIP yang dimiliki oleh pegawai UNNAR otomatis berlaku sebagai Username, lalu setiap user tersebut harus membuat password agar dapat memasuki sistem. Password harus dijaga kerahasiaannya dan diharapkan tidak memberitahukan password kepada orang lain. Setiap user memiliki hak akses yang berbeda-beda tergantung pada Rule User yang melekat sesuai dengan jabatannya dan sudah di setting oleh pihak yang berwenang. Ada user yang hanya dapat melihat data saja, ada user yang dapat melakukan penambahan data, update data dan menghapus data pada menu-menu tertentu. 3
Untuk memulai akses ke sistem / login, ikuti langkah-langkah berikut: 1. Buka Web Browser (dianjurkan menggunakan Mozilla Firefox) 2. Ketikkan alamat http://11.11.11.1/narogate Pada awal aplikasi muncul tampilan seperti berikut: Kemudian ikuti langkah-langkah berikut ini untuk masuk Sistem Informasi SDM UNNAR : 1. Masukkan username dan password anda. Pastikan username dan password yang anda masukkan benar. 2. Klik tombol atau enter. 3. Jika username dan password salah, maka muncul peringatan:, ulangi langkah pertama. 4. Jika username dan password benar, maka akan muncul tampilan seperti berikut : 4
5. Pilih lalu pilih untuk masuk ke Sistem Informasi SDM UNNAR. 6. Maka akan muncul tampilan Sistem Informasi SDM UNNAR seperti berikut: 1.2 Keluar dari Sistem / Logout Selalu gunakan fungsi logout setelah selesai memakai Sistem Informasi SDM UNNAR dan tutuplah window browser anda. Logout bertujuan untuk menghindari penggunaan aplikasi oleh user lain sehingga mendukung adanya keamanan dan kerahasiaan data. Jangan pernah meninggalkan komputer dengan Sistem Informasi SDM dalam keadaan aktif, agar user lain yang tidak memiliki hak untuk mengakses menu ini tidak dapat menggunakan fasilitas pada Sistem Informasi SDM ini. Untuk fungsi logout, user dapat memilih menu kemudian pilih. Sistem ini memiliki auto logout jika tidak digunakan dalam jangka waktu yang lama (mode standby). 1.3 Pengenalan Tombol No. Tombol Nama Fungsi 1. Move_First Melihat list data paling awal 2. Move_Previous Melihat list data sebelumnya 5
3. Move_Next Melihat list data berikutnya 4. Move_Last Melihat list data paling akhir 5. Date Memilih tanggal dengan format dd-mm-yyyy 6. Lookup Memilih data satuan kerja 7. Delete Menghapus data 8. Up Mengubah urutan ke atas 9. Down Mengubah urutan ke bawah 10. Print As Word Mencetak dengan format Microsoft Word 11. Print As Excel Mencetak dengan format Microsoft Excel 13. Print As Pdf Mencetak dengan format.pdf 14. Add_Data Menambah data baru 15. Refresh Me-refresh filter yang dilakukan pada data 16. Save Record 17. Delete Record Menghapus seluruh data 18. Back to List Melihat daftar data seluruhnya 19. Print Mencetak data 20. Cancel Menyimpan data baru atau data yang telah diupdate Membatalkan sebuah proses Contoh tampilan tombol-tombol pada data pegawai: 6
1.4 Tracking / Pencarian Data Pada Sistem Informasi SDM UNNAR disediakan fasilitas untuk membantu mempercepat dan mempermudah proses pencarian data tertentu, yaitu fasilitas pengurutan data dan memfilter data. Berikut penjelasan lebih detail dari kedua fasilitas tersebut. 1.4.1 Pencarian data dengan Metode Pengurutan / Sorting Terdapat dua metode pengurutan data yaitu Ascending (Urut Naik) atau Descending (Urut Turun). Disetiap kolom dari tabel daftar list pada Sistem Informasi SDM UNNAR, anda dapat melakukan pengurutan data baik secara Ascending maupun Descending. Misalkan anda ingin mengurutkan NIP Pegawai, caranya adalah sebagai berikut: 1. Klik pada header kolom yang akan diurutkan (kolom yang ditunjuk dengan anak panah). 2. Kemudian akan muncul pop-up menu sebagai berikut: 3. Pilih apakah data akan diurutkan secara ascending (klik pada Sort Asc) atau descending (klik pada Sordt Desc). 4. Data akan ditampilkan sesuai urutan yang dipilih. 1.4.2 Pencarian data dengan Metode Filter Untuk melakukan pencarian data dengan kriteria atau kata kunci tertentu dapat dilakukan dengan melakukan filter terhadap list data. Kadang kala user menginginkan untuk mencari satu record yang letaknya terdapat pada bagian tengah dari list yang akan sangat kesulitan jika data tersebut dicari dengan menggunakan metode pengurutan. Fasilitas filtering dapat digunakan untuk memecahkan masalah tersebut. Misalkan, user ingin mencari nama pegawai Adi dari sekian banyak nama pegawai Adi di daftar pegawai, maka user dapat melakukan pencarian dengan cara sebagai berikut: 1. Klik pada header kolom yang akan dilakukan pencarian 2. Dari pop-up menu yang muncul, klik pilihan Filter. 7
3. Kemudian akan muncul tempat memasukkan kata kunci yang akan dicari. (Untuk memastikan agar semua nama pegawai yang mengandung Adi ikut ditampilkan, gunakan tanda * didepan dan dibelakangnya * Adi *) 4. Tekan tombol enter, maka yang dimunculkan pada daftar pegawai hanya pegawai yang mengandung nama Adi. 5. Perhatikan setelah dilakukan filtering, pada layar akan ditampilkan status filter yang menandakan bahwa daftar dalam kondisi terfilter dan jumlah data yang ditampilkan saat ini berada pada halaman 1 dari 102 halaman yang tersedia. 6. Untuk menonaktifkan filter, tampilkan kembali pop-menu (klik kanan pada kolom), pilih. Atau dapat juga dilakukan dengan menekan tombol. 7. Kriteria filter dapat juga menggunakan berbagai ekspresi seperti: a. Adi* yang menandakan pencarian nama pegawai yang diawali dengan Adi, seperti Adiansyah, Adi Lukmana, dsb. b. *Adi yang menandakan pencarian nama pegawai yang diakhiri dengan Adi, seperti Laksamana Adi, Supriadi, dsb. c. tanda < atau > untuk kolom-kolom yang menyimpan/ tipe bilangan. 8. Data yang sudah difilter dapat difilter lagi untuk mempersempit kriteria pencarian. Q: Mengapa saya tidak dapat menggunakan fasilitas sort & filter? A: Fasilitas sort & filter ini hanya didukung oleh browser Internet Explorer 6.0 atau keatas. 8
2. Mengelola Data Kepegawaian Setiap pegawai di UNNAR terutama dosen membutuhkan fasilitas untuk dapat menyimpan riwayat kehidupannya secara lengkap dan jelas. Beberapa informasi disini nantinya berkaitan dengan hak seorang dosen untuk menerima kenaikan pangkat/ golongan, jabatan fungsional akademik dan gaji. Untuk melihat atau menginputkan data terkait dirinya, fasilitas tersebut dituangkan dalam tab dan sub tab yang terdapat dalam fitur biodata ini. 2.1 Biodata Pegawai 2.1.1 Ringkasan Biodata Untuk melihat ringkasan data pegawai, langkah-langkahnya : 1. Masuk ke menu Biodata pegawai data pribadi 9
2.1.2 Edit Biodata Langkah-langkah : 1. Masuk ke menu Biodata pegawai data pribadi 2. Pilih biodata Detail Biodata untuk melengkapi/ mengubah data pribadi Note : Perubahan data di fitur ini, akan berimbas pada peritungan gaji. Oleh karena itu inputlah data yang benar dan valid pada semua fitur biodata ini. 2.1.3 Biodata Istri/ Suami Langkah-langkah untuk menginputkan data istri/ suami : 1. Masuk ke menu Biodata pegawai data pribadi 2. Pilih tab biodata Istri/ suami 3. Isikan data suami/ istri, kemudian klik 10
Note : Data yang sudah divalidasi oleh SDM tidak dapat diubah oleh pegawai yang bersangkutan. 2.1.4 Biodata Anak Langkah-langkah menambahkan data anak dalam sistem : 1. Masuk ke menu Biodata pegawai data pribadi 2. Pilih tab biodata Anak 3. Klik. Isikan data anak, kemudian klik 4. Untuk melakukan perubahan data, dari Daftar Anak, klik pada Nama, maka akan muncul tampilan form yang seperti saat melakukan insert data. Lakukan perubahan, lalu simpan. 11
5. Jika data yang dimasukkan salah, dari Daftar Anak, klik tombol pada kolom Hapus. Atau klik nama anak yang akan dihapus, maka akan muncul tampilan form anak yang akan dihapus, kemudikan klik tombol delete Note : Data yang sudah divalidasi oleh SDM tidak dapat diubah oleh pegawai yang bersangkutan. 2.1.5 Biodata orang Tua Cara menambahkan data orang tua : 1. Masuk ke menu Biodata pegawai data pribadi 2. Pilih tab biodata Orang tua 3. Isikan data orang tua, kemudian klik 4. Untuk melakukan perubahan data, masuk ke sub tab Orang Tua. Ubah data orang tua yang keliru, lalu simpan. Note : Data yang sudah divalidasi oleh SDM tidak dapat diubah oleh pegawai yang bersangkutan. 12
2.1.6 Biodata Mertua Berikut adalah contoh tampilan form insert/update data mertua: 1. Masuk ke menu Biodata pegawai data pribadi 2. Pilih tab biodata Mertua 3. Isikan data mertua, kemudian klik 4. Untuk melakukan perubahan data, masuk ke sub tab Mertua, ubah data yang keliru, lalu simpan. Note : Data yang sudah divalidasi oleh SDM tidak dapat diubah oleh pegawai yang bersangkutan. 13
2.1.7 Biodata Saudara Cara menginputkan data biodata saudara : 1. Masuk ke menu Biodata Pegawai Data Pribadi 2. Pilih tab bidata Saudara 3. Klik tombol maka akan muncul form insert sebagai berikut: 4. Masukkan data saudara dengan lengkap. 5. Simpan data dengan menekan tombol. 6. Untuk melakukan perubahan data, dari Daftar Saudara, klik pada Nama, maka akan muncul tampilan form yang seperti saat melakukan insert data. Lakukan perubahan, lalu simpan. 7. Jika data yang dimasukkan salah, dari Daftar Saudara, klik tombol pada kolom Hapus. Atau klik nama saudara, maka akan muncul tampilan form saudara yang akan dihapus, kemudikan klik tombol delete Note : Data yang sudah divalidasi oleh SDM tidak dapat diubah oleh pegawai yang bersangkutan. 14
2.2 Riwayat Tab Riwayat ini berisi tentang riwayat kepegawaian dari seorang pegawai yang sebelumnya dilakukan. Terdiri dari sembilan subtab yaitu Pendidikan, Golongan, Jabatan Fungsional, Jabatan Struktural, Pengalaman Kerja, Mutasi, dan Riwayat SK. Data yang sudah divalidasi tidak dapat diubah oleh pegawai. 2.2.1 Riwayat Pendidikan Berikut adalah contoh tampilan form insert/update data Pendidikan : 1. Masuk ke menu Biodata Pegawai Data Pribadi 2. Pilih tab Riwayat Pendidikan 3. Klik tombol maka akan muncul form insert sebagai berikut: 15
4. Masukkan data dengan lengkap. 5. Simpan data dengan menekan tombol. 6. Untuk melakukan perubahan data, dari Daftar Pendidikan, klik pada Tanggal Ijazah, maka akan muncul tampilan form yang seperti saat melakukan insert data. Lakukan perubahan, lalu simpan. 7. Jika data yang dimasukkan salah, dari Daftar Pendidikan, klik tombol pada kolom Hapus. Atau klik Tanggal Ijazah, maka akan muncul tampilan data pendidikan yang akan dihapus, kemudikan klik tombol delete Note : Data yang sudah divalidasi oleh SDM tidak dapat diubah oleh pegawai yang bersangkutan. 2.2.2 Riwayat Golongan Berikut adalah riwayat golongan pegawai. Untuk dosen/ karyawan. Riwayat ini hanya bisa dilihat tanpa bisa menginputkan dan mengupdate. 2.2.3 Riwayat Jabatan Fungsional Dosen juga dapat melihat riwayat jabatan fungsional nya. 16
2.2.4 Riwayat Jabatan Struktural Sama halnya dengan jabatan fungsional dosen/ karyawan hanya bisa melihat riwayat jabatan struktural yang dan sedang diembannya. 2.2.5 Riwayat Pengalaman Kerja Langkah-langkah : 1. Masuk ke menu Biodata Pegawai Data Pribadi 2. Pilih tab Riwayat Pengalaman Kerja 3. Klik tombol maka akan muncul form insert sebagai berikut: 4. Masukkan data dengan lengkap. 5. Simpan data dengan menekan tombol. 6. Untuk melakukan perubahan data, dari Daftar Pengalaman Kerja, klik pada Nama Instansi, maka akan muncul tampilan form yang seperti saat melakukan insert data. Lakukan perubahan, lalu simpan. 17
7. Jika data yang dimasukkan salah, dari Pengalaman Kerja, klik tombol pada kolom Hapus. Atau klik Nama Instansi, maka akan muncul tampilan data pengalam kerja yang akan dihapus, kemudikan klik tombol delete 2.2.6 Riwayat Mutasi Mutasi adalah perpindahan unit kerja seorang pegawai. Riwayat perpindahan unit kerja disimpan dalam riwayat ini. 2.2.7 Riwayat Surat Keputusan (SK) SK pengangkatan menjadi calon pegawai dan pegawai tetap disimpan dalam fitur ini. Yang berhak meginputkan adalah SDM, dosen/ karyawan hanya melihat datanya. Jika ada data yang salah dapat dilaporkan ke SDM. 18
2.3 Pekerjaan Tab ini berisi tentang informasi yang berhubungan dengan pekerjaan pegawai. Terdiri dari tiga sub tab yaitu absensi, kehadiran, dan pemberhentian. 2.3.1 Riwayat Absensi Absensi diinputkan oleh SDM, oleh karena itu jika ada keperluan ijin atau sakit hendaklah segera dilaporkan ke SDM, dan SDM segera mengupdate data melalui aplikasi. Sehingga rekap kehadiran dalam sebulan dapat dipantau. 19
2.3.2 Daftar Kehadiran Data kehadiran ditarik dari data fingerprint. Fitur ini ditujukan untu melihat secara keseluruhan rekap kehadiran selama sebulan. 2.3.3 Pemberhentian Riwayat ini ditujukan untuk menyimpan history kapan seorang pegawai sudah tidak aktif lagi di Unnar, baik melalui pensiun dini, pensiun, resign atau bahkan diberhentikan. 20
2.4 Pengembangan Tab Pengembangan berisi tentang pengalaman pengembangan pribadi yang pernah dilakukan. Terdiri dari 8 (delapan) sub tab yaitu Penelitian, Studi Lanjut, Pengabdian Masyarakat, Organisasi, Pelatihan, Tugas Kelembagaan, Kemampuan Bahasa, dan Sertifikat. 2.4.1 Riwayat Penelitian Penelitian disamping digunakan dalam portofolio dosen yang dapat diakses umum, data penelitian ini juga digunakan dalam perhitungan angka kredit dosen. Oleh karen itu, dosen diharapkan proaktif mengupdate data penelitian yang dilakukannya. Berikut langkah-langkah untuk menginputkan data penelitian : 1. Masuk ke menu Biodata Pegawai Data Pribadi 2. Pilih tab pengembangan dan sub tab Penelitian kemudian klik 3. Isikan Field-field yang tersedia, kemudian klik 21
4. Untuk menghapus data yang telah diinputkan, maka klik di detail data penelitian tersebut. Atau klik pada daftar penelitian di judul penelitian yang dimaksud. 5. Untuk mengupdate data, maka klik link tanggal mulai pada daftar penelitian, kemudian update data isian penelitian dan simpan. Note : a. Data penelitian ini digunakan untuk data saat pengajuan angka kredit. b. Jika di data penelitian ini belum diinputkan, maka dosen tidak bisa mengajukan penelitian di pengajuan angka kredit. c. Jika suatu data penelitian telah diajukan dalam suatu periode angka kredit tertentu, maka data penelitian tersebut tidak dapat diajukan kembali. 22
d. Dan jika data penelitian tersebut sudah diajukan, maka data penelitian tersebut tidak dapat dihapus kecuali role administrator. e. Disamping itu, penelitian yang telah diajukan tidak dapat di edit kembali datanya kecuali oleh role Administrator. 2.4.2 Study Lanjut Langkah-langkah menginputkan study lanjut : 1. Masuk ke menu Biodata Pegawai Data Pribadi 2. Pilih Tab Pengembangan Study Lanjut 3. Klik tombol 4. Isikan dengan lengkap pada tab Data dan tab Kelengkapan 5. Klik jika sudah selesai. 23
2.4.3 Riwayat Pengabdian Masyarakat Selain penelitian, kegiatan pengabdian kepada masyarakat pun digunakan dalam portofolio dosen dan juga dalam perhitungan angka kredit dosen. Oleh karen itu, dosen diharapkan proaktif mengupdate data pengabdian masyarakat yang dilakukannya. Langkah-langkah untuk menginputkan data penelitian sebagai berikut : 1. Pilih tab pengembangan dan sub tab Pengabdian Masy kemudian klik 2. Isikan Field-field yang tersedia, kemudian klik 3. Untuk menghapus data yang telah diinputkan, maka klik di detail data pengabdian masyarakat tersebut. Atau klik pada daftar pengabdian masyarakat di judul pengabdian masyarakat yang dimaksud. 4. Untuk mengupdate data, maka klik link tanggal mulai pada daftar pengabdian masyarakat, kemudian update data isian pengabdian masyarakat dan simpan. Note : a. Data pengabdian masyarakat ini digunakan untuk data saat pengajuan angka kredit. 24
b. Jika di data kegiatan ini belum diinputkan, maka dosen tidak bisa mengajukan kegiatan pengabdian masyarakat (bidang III) di pengajuan angka kredit. c. Jika suatu data pengabdian masyarakat telah diajukan dalam suatu periode angka kredit tertentu, maka data tersebut tidak dapat diajukan kembali. d. Dan jika data pengabdian masyarakat tersebut sudah diajukan, maka data tersebut tidak dapat dihapus kecuali role administrator. e. Disamping itu, pengabdian masyarakat yang telah diajukan tidak dapat di edit kembali datanya kecuali oleh role Administrator. 2.4.4 Riwayat Organisasi Untuk menginputkan riwayat organisasi yang pernah aktifa atau sedang aktif di dalamnya, maka kita memilih sub tab Organisasi di tab Pengembangan. 1. Klik pada daftar organisasi. 2. Isikan field-field yang tersedia, kemudian klik 3. Untuk menghapus data yang telah diinputkan, maka klik Atau klik di detail data tersebut. pada daftar organisasi yang diikuti. 4. Untuk mengupdate data, maka klik link tanggal masuk pada daftar riwayat organisasi, kemudian update data dan simpan. 25
2.4.5 Riwayat Pelatihan Pelatihan yang pernah diikuti karyawan. 1. Pilih tab Pelatihan, kemudian klik 2. Isikan field-field yang tersedia, kemudian klik 3. Untuk menghapus data yang telah diinputkan, maka klik di detail data tersebut. Atau klik pada daftar pelatihan yang diikuti. 4. Untuk mengupdate data, maka klik link tanggal mulai pada daftar pelatihan, kemudian update data dan simpan. Note : Data yang telah divalidasi SDM tidak dapat dihapus / diedit lagi. 26
2.4.6 Riwayat Tugas Kelembagaan Tugas kelembagaan dari yayasan yang diberikan kepada seorang pegawai, dapat dilihat riwayatnya pada fitur berikut ini. 2.4.7 Kemampuan Bahasa Langkah-langkah: 1. Pilih tab kemampuan bahasa, kemudian klik 2. Isikan field yang tersedia, kemudian klik 3. Untuk menghapus data yang telah diinputkan, maka klik Atau klik di detail data tersebut. pada daftar kemampuan bahasa yang dimiliki 4. Untuk mengupdate data, maka klik link tanggal mulai pada daftar kemampuan bahasa, kemudian update data dan simpan. Note : Data yang telah divalidasi SDM tidak dapat dihapus / diedit lagi. 27
2.4.8 Sertifikasi Sertifikasi adalah kegiatan yang diikuti oleh karyawan untuk menilai kemampuan yang dimilikinya, misalnya sertifikasi web developer atau sertifkasi lainnya. Untuk menginputkan, maka: 1. Pilih tab sertifikasi, kemudian klik 2. Isikan field yang tersedia, kemudian klik 3. Untuk menghapus data yang telah diinputkan, maka klik di detail data tersebut. 4. Atau klik pada daftar sertifikasi. 5. Untuk mengupdate data, maka klik link tanggal mulai pada daftar sertifikasi, kemudian update data dan simpan. 2.5 Penghargaan Tab penghargaan ini ditujukan untuk menyimpan riwayat penghargaan dan sanksi yang diterima oleh seorang karyawan. 28
2.5.1 Penghargaan Penghargaan yang pernah diterima dapat dipantau riwayatnya dalam fitur ini. 2.5.2 Sanksi Sama halnya dengan penghargaan, sanksi yang pernah diberikan kepada pegawai juga tersimpan riwayatnya. 29
3. ANGKA KREDIT Angka kredit dosen merupakan penilaian yang ditujukan untuk dosen atas kinerjanya sesuai dengan tri dharma perguruan tinggi. Item yang dinilai dalam angka kredit meliputi: Bidang IA (pendidikan yang telah ditempuh), Bidang IB (kegiatan mengajar dan akademik lainnya), Bidang II (kegiatan penelitian), Bidang III (kegiatan pengabdian masyarakat), Bidang IV (kegiatan penunjang lainnya). Untuk menginputkan masing-masing bidang tersebut maka lakukan langkah-langkah berikut : 3.1 Bidang IA Pendidikan dan pelatihan dosen adalah kegiatan yang diselenggarakan dalam rangka peningkatan kemampuan dosen baik dari segi materi pengajaran maupun kemampuan didaktik me-todik. Termasuk ke dalam kegiatan ini adalah program pengembangan keterampilan teknik instruksional (Pekerti) dan Applied Approach (AA). Langkah-langkah : 1. Dosen menginputkan riwayat pendidikan yang telah selesai ditempuh dalam riwayat pendidikan. 2. Klik 3. Klik tombol pada daftar bidang IA. disebelah field jenjang. Pilih riwayat pendidikan yang akan diajukan. 4. Lengkapi data yang belum ada, jika sudah benar klik 30.
5. Jika data yang diinputkan sudah benar, dan user (dosen) ingin mengajukan item agar divalidasi oleh SDM, maka pilih item dalam daftar pendidikan dengan mencentangnya kemudian klik tombol AJUKAN. 6. Validasi data dilakukan oleh SDM. Note : a. Jika belum divalidasi oleh SDM, maka pengajuan dalam angka kredit IA ini tidak dapat dilhitung. b. Pendidikan yang telah diajukan tidak dapat diajukan lagi c. Pendidikan yang telah divalidasi, tidak dapat diedit dalam riwayat pendidikan. (kecuali role Admin). 3.2 Bidang IB Bidang IB ini meliputi : kegiatan pendidikan dan pengajaran. pembimbingan kepada mahasiswa (seminar, KKN/ PKN/ PKL, TA/Tesis/ Disertasi) penguji (TA/ Tesis/ Disertasi) membina kegiatan mahasiswa mengembangkan program kuliah menduduki jabatan pimpinan PT atau membina dosen dengan jabatan fungsioanl lebih rendah. Terdapat 2 langkah yang harus dilakukan untuk pengisian bidang IB, yaitu : Pertama: tarik data dari akademik (yang dilakukan oleh SDM, role Admin juga dapat). Kedua : Input manual dalam daftar bidang IB. A. Langkah-langkah tarik data Akademik: Untuk penarikan data akademik ini hanya dapat dilakukan oleh SDM. 31
B. Langkah-langkah input data bidang IB : 1. Pilih sub tab bidang IB pada tab Angka kredit dalam detail biodata pegawai 2. Klik 3. Isikan field yang ada 4. Klik jika sudah terisi dengan benar. 5. Untuk menghapus data yang diinputkan klik edit kemudian tekan atau tekan pada daftar bidang IB. 6. Untuk mengedit data, klik link edit dan lakukan perubahan pada field yang dikehendaki kemudian tekan 7. Untuk mengajukan validasi, maka centang data yang akan divalidasi dan klik AJUKAN. Note : Data yang sudah diajukan tidak dapat dihapus dan diubah. Data yang telah diajukan dalam angka kredit tidak dapat diajukan kembali. 32
3.3 Bidang II Bidang II ini melingkupi kegiatan penelitian yang pernah dilakukan dosen dengan status SUDAH SELESAI. Kegiatan lain yang melingkupi bidang II ini adalah: menerjemahkan/ menyadur buku, mengedit karya ilmiah, membuat karya teknologi yang akan dipatenkan. Data yang dapat dilaporkan dalam bidang II ini adalah data yang telah diinputkan dalam riwayat penelitian. Berikut langkah-langkahnya: 1. Klik pada daftar bidang II 2. Pilih judul penelitian. Jika data penelitian belum ada, maka user (dosen) harus menyinputkan ke dalam riwayat penelitian. 3. Upload file dan klik 4. Untuk menghapus data yang diinputkan klik edit kemudian tekan atau tekan pada daftar bidang II. 5. Untuk mengedit data, klik link edit dan lakukan perubahan pada field yang dikehendaki kemudian tekan 6. Untuk mengajukan validasi, maka centang data yang akan divalidasi dan klik AJUKAN. Note : Data yang sudah diajukan tidak dapat dihapus dan diubah. Data yang telah diajukan dalam angka kredit tidak dapat diajukan kembali. 33
3.4 Bidang III Bidang III adalah bidang yang terkait dengan pengabdian kepada masyarakat, sama halnya dengan bidang II, inputan data pada bidang III ini diambilkan dari riwayat pengabdian masyarakat yang telah diinputkan user dan telah divalidasi oleh SDM. 1. Klik pada daftar bidang II 2. Pilih judul penelitian. Jika data penelitian belum ada, maka user (dosen) harus menginputkan ke dalam riwayat penelitian. 3. Upload file dan klik 4. Untuk menghapus data yang diinputkan klik edit kemudian tekan atau tekan pada daftar bidang III. 5. Untuk mengedit data, klik link edit dan lakukan perubahan pada field yang dikehendaki kemudian tekan 6. Untuk mengajukan validasi, maka centang data yang akan divalidasi dan klik AJUKAN. Note : Data yang sudah diajukan tidak dapat dihapus dan diubah. Data yang telah diajukan dalam angka kredit tidak dapat diajukan kembali 34
3.5 Bidang IV Bidang IV adalah bidang penunjang lainnya. Pada bidang IV ini user tidak perlu menginputkan data ke riwayat tertentu, sehingga proses pengajuannya melalui input data langsung dalam daftar ini. 1. Klik pada daftar bidang IV 2. Isikan data dengan benar dan valid, kemudian klik 3. Untuk menghapus data yang diinputkan klik edit kemudian tekan atau tekan pada daftar bidang IV. 4. Untuk mengedit data, klik link edit dan lakukan perubahan pada field yang dikehendaki kemudian tekan 5. Untuk mengajukan validasi, maka centang data yang akan divalidasi dan klik AJUKAN. Note : Data yang sudah diajukan tidak dapat dihapus dan diubah. Data yang telah diajukan dalam angka kredit tidak dapat diajukan kembali. 35
3.6 Perhitungan Angka Kredit Tab perhitungan angka kredit ini diajukan ketika data di bidang IA, IB, II, III, dan IV telah divalidasi oleh SDM dan akan diajukan oleh dosen ybs pada periode pengajuan angka kredit aktif. Langkah-langkah: 1. Validasi data (oleh SDM) yang telah diinputkan dosen. 2. Klik 3. Masukkan periode Pengajuan Angka Kredit DIKTI 4. Set tanggal usulan dan jabatan yang dituju. 5. Centang item-item yang akan divalidasi 6. Klik Note: Data yang belum divalidasi tidak akan muncul dalam daftar pengajuan angka kredit ini. Hasil akhir angka kredit berdasarkan SK dari DIKTI, perhitungan ini hanya digunakan sebagai informasi kalkulasi pengajuan angka kredit. Keputusan nilai angka kredit tetap di tangan asesor DIKTI. 36
4. Permohonan Cuti Pegawai yang akan melakukan permohonan cuti bisa dilakukan pada tab Permohonan yang tersedia pada menu Biodata Pegawai Data Pribadi. Berikut langkah-langkah mengajukan cuti: 1. Masuk ke menu Biodata Pegawai Data Pribadi 2. Pilih Tab Permohonan Cuti 3. Klik 4. Klik 5. Kemudian tambahkan tanggal cuti yang akan diajukan. Note: Jika tanggal mulai cuti kurang dari seminggu dari masa pengajuan, maka akan muncul pesan. Jika pengajuan melebihi batas cuti pada yang diperbolehkan, maka akan muncul pesan berikut : 37
5. Penilaian Kinerja Penilaian kinerja ini terdiri atas 2 penilaian, yaitu : penilaian struktural dan penilaian personal karyawan.hasil dari penilaian tersebut, menjadi parameter dalam sistem penjaminan mutu. Untuk dosen dan karyawan, hasil penilaian kinerja dapat dilihat pada Tab Penilaian Kerja di menu Data Pribadi. 5.1 Penilaian Pejabat Langkah-langkah untuk melihat hasil penilaian kinerja pejabat (untuk yang menjabat) : 1. Masuk ke menu Daftar Pegawai Data Pribadi 2. Pilih tab Penilaian Kinerja Penilaian Struktural 38
5.2 Penilaian Personal Langkah-langkah untuk melihat hasil penilaian kinerja pejabat (untuk yang menjabat) : 1. Masuk ke menu Daftar Pegawai Data Pribadi 2. Pilih tab Penilaian Kinerja Penilaian Personal 39
6. BEBAN KERJA DOSEN Tugas utama dosen adalah melaksanakan tridharma perguruan tinggi dengan beban kerja palng sedikitnya sepadan dengan 12 SKS dan paling banyak 16 SKS pada setiap semesternya. Periode perhitungan beban kerja dosen adalah tiap semester. 6.1 Beban Kerja Dosen Langkah-langkah : 1. Masuk ke Menu Beban Kerja Dosen Beban Kerja Dosen 2. Ketikkan nama dosen dan klik Note: Untuk role pegawai unnar dengan tipe pegawai dosen, maka nama dosen otomatis dirinya sendiri. 3. Isikan field-field dibawah ini: 4. Untuk data S1, S2 dan S3 akan otomatis diambilkan dari riwayat pendidikan dosen. 40
5. Kemudian klik, akan tampil form berikut ini dibawahnya. 6. Pilih terlebih dahulu bidang beban kerja dosen, dimana beban kerja dosen terdiri atas: Pendidikan, Penelitian, Pengabdian Masyarakat, Penunjang. Isikan field-field yang tersedia. 7. Klik 8. Jika beban kerja dosen yang telah dilaksanakan telah terisi semua dan dirasa telah valid, maka user (dosen) diharuskan mengklik Note: Jika belum di-finalisasi, maka asesor tidak dapat menilai beban kerja dosen tersebut. Jika telah difinalisasi, maka dosen tidak dapat merubah data yang ada. 41
6.2 Penilaian Beban Kerja Beban kerja dosen yang telah dinilai oleh asesor dapat diketahui oleh masing-masing karyawan pada fitur : 1. Masuk ke menu Beban Kerja Beban Kerja Dosen 42