Manual SIMPEG. Sistem Informasi Pegawai. by PPTI UB Februari 2013

Transkripsi

1 Manual SIMPEG Sistem Informasi Pegawai by PPTI UB Februari 2013

2 Panduan SIMPEG (Sistem Informasi Kepegawaian) Gambar 1. Login ke SIMPEG Setelah Anda memasukkan Nama dan Password (Gambar 1) pada simpeg.ub.ac.id, Anda akan masuk pada menu utama (Gambar 2). Menu utama berisi: Gambar 2. Menu Utama - Pencarian Pegawai 1. Pencarian : mencari data pegawai administrasi atau dosen 2. Pegawai Baru : memasukkan data pegawai administrasi atau dosen baru 3. Laporan : melihat laporan kepegawaian, nilai EKD, simulasi, kegiatan asesor, dan Entry Data Dosen 4. Asessor : memasukkan data asesor dosen 5. Panduan : download panduan SIMPEG dan asesor 6. Pesan : melihat pesan yang masuk 7. Keluar : keluar dari aplikasi SIMPEG 1 P a g e

3 Penjelasan operasional lebih lanjut pada fungsi-fungsi di atas adalah sebagai berikut: 1. Pencarian Pegawai Untuk mencari data pegawai administrasi atau dosen, masukkan nama dan pilih jenis kerja sebagai tenaga administrasi atau dosen, kemudian pilih unit kerjanya. Selanjutnya klik Cari Data untuk mencari. Selanjutnya muncul daftar nama dari hasil pencarian tersebut (dengan informasi NIP, nama pegawai, unit kerja, fakultas, jenjang, dst). Pilih pegawai yang Anda cari dengan meng-klik pada nomor NIP atau nama pegawai (Gambar 3). Tanda silang merah ( ) berfungsi untuk menghapus data jadi harap hati-hati karena data akan terhapus. Simbol Excel ( kiri bawah berfungsi untuk menyimpan daftar datanya dalam format Ms. Excel. ) di pojok Gambar 3. Daftar nama hasil pencarian pegawai Kemudian untuk download pemutakhiran data dosen/karyawan klik simbol Excel di sisi paling kanan sejajar dengan namanya (Gambar 3.1) yang contohnya ditunjukkan pada Gambar P a g e

4 Gambar 3.1 Download Excel data pemutakhiran Gambar 3.2. Contoh data pemutakhiran karyarwan/ dosen Setelah memilih pegawai yang Anda cari, muncul informasi Data Pegawai yang bisa Anda lihat atau rubah isi datanya (misalnya NIP, nama, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, dst) dengan meng-klik tombol Save untuk menyimpan atau klik Reset untuk membatalkan jika ada kesalahan pengisian (Gambar 4). 3 P a g e

5 Gambar 4. Form data pegawai Di sisi kiri, selain Data Pegawai juga terdapat informasi lainnya seperti: 1.1 Perubahan/ Mutasi Pegawai Berisi informasi riwayat mutadi pegawai (Gambar 5). Klik tanda (1) untuk masuk, kemudian terlihat daftar informasi mutasi pegawai. Klik tanda silang (2) untuk menghapus, klik pensil (3) untuk merubah dan klik Tambah (4) untuk menambah data mutasi. Gambar 5. Perubahan/ Mutasi Pegawai 4 P a g e

6 Gambar 6. Form penambahan data mutasi pegawai Pada isian di atas, pilih status pegawainya, masukkan SK, tanggal, dan upload SK kemudian klik Save. 1.2 Riwayat Pendidikan Berisi daftar riwayat pendidikan, Klik Tambah untuk menambah data (Gambar 7). Setelah selesai mengisi data jangan lupa Klik Save untuk menyimpan atau klik Reset untuk membatalkan pengisian dan klik Batal untuk kembali ke halaman sebelumnya (Gambar 8). Gambar 7. Tampilan lembar riwayat pendidikan pegawai 5 P a g e

7 Gambar 8. Form penambahan data riwayat pendidikan 1.3 Riwayat Pangkat Berisi daftar riwayat pangkat pegawai, klik Tambah untuk menambahkan data (Gambar 9), setelah selesai mengisi data jangan lupa klik Save untuk menyimpan, klik Reset jika ada kesalahan pengisian dan klik Batal untuk kembali ke halaman sebelumnya (Gambar 10). Gambar 9. Tampilan lembar riwayat pangkat 6 P a g e

8 Gambar 10. Form penambahan data riwayat pangkat 1.4 Riwayat Fungsional Berisi daftar riwayat fungsional pegawai, klik gambar silang merah ( ) untuk menghapus data, klik gambar pencil ( ) untuk mengedit data, klik Tambah untuk menambahkan data (Gambar 11). Setelah selesai mengisi data jangan lupa klik Save untuk menyimpan, klik Reset jika ada kesalahan pengisian dan klik Batal untuk kembali ke halaman sebelumnya (Gambar 12). Gambar 11. Tampilan lembar riwayat fungsional 7 P a g e

9 Gambar 12. Form penambahan data riwayat fungsional 1.5 Riwayat Struktural Berisi daftar riwayat struktural pegawai, klik Tambah untuk menambahkan data (Gambar 13). Setelah selesai mengisi data jangan lupa klik Save untuk menyimpan, klik Reset jika ada kesalahan pengisian dan klik Batal untuk kembali ke halaman sebelumnya (Gambar 14). Gambar 13. Tampilan lembar riwayat struktural 8 P a g e

10 Gambar 14. Form penambahan data riwayat struktural 1.6 Riwayat Penghargaan Berisi daftar penghargaan pegawai, klik Tambah untuk menambahkan data (Gambar 15). Setelah selesai mengisi data jangan lupa klik Save untuk menyimpan, klik Reset jika ada kesalahan pengisian dan klik Batal untuk kembali ke halaman sebelumnya (Gambar 16). Gambar 15. Tampilan lembar riwayat penghargaan 9 P a g e

11 Gambar 16. Form penambahan data riwayat penghargaan 1.7 Riwayat Sertifikasi Berisi daftar riwayat sertifikasi pegawai, klik Tambah untuk menambahkan data (Gambar 17). Setelah selesai mengisi data jangan lupa klik Save untuk menyimpan, klik Reset jika ada kesalahan pengisian dan klik Batal untuk kembali ke halaman sebelumnya (Gambar 18). Gambar 17. Tampilan lembar riwayat sertifikasi 10 P a g e

12 Gambar 18. Form penambahan data riwayat sertifikasi 1.8 Riwayat Keluarga Berisi daftar riwayat keluarga pegawai, klik Tambah untuk menambahkan data (Gambar 19). Setelah selesai mengisi data jangan lupa klik Save untuk menyimpan, klik Reset jika ada kesalahan pengisian dan klik Batal untuk kembali ke halaman sebelumnya (Gambar 20). Gambar 19. Tampilan lembar riwayat keluarga 11 P a g e

13 Gambar 20. Form penambahan data riwayat keluarga 1.9 Kenaikan Gaji Berisi penjelasan kenaikan gaji berkala, klik Tambah untuk menambahkan data (gambar 21). Setelah selesai mengisi data jangan lupa klik Save untuk menyimpan, klik Reset jika ada kesalahan pengisian dan klik Batal untuk kembali ke halaman sebelumnya (Gambar 22). Untuk file yang di-upload maksimal 2 MB. Gambar 21. Tampilan hal kenaikan gaji Gambar 22. Form penambahan data kenaikan gaji 12 P a g e

14 1.10 Data Asesor Berisi data asesor dosen, klik gambar silang merah ( ) untuk menghapus data, klik gambar pencil ( ) untuk mengedit data, klik Tambah untuk menambahkan data (Gambar 23). Setelah selesai mengisi data jangan lupa klik Save untuk menyimpan, klik Reset jika ada kesalahan pengisian dan klik Batal untuk kembali ke halaman sebelumnya serta tanda ( ) untuk mencari asesor (Gambar 24). Gambar 23. Data asessor Gambar 24. Penambahan data assesor 13 P a g e

15 1.11 Data EKD (Pada SIADO) Menu data EKD (Gambar 25) untuk melihat data Evaluasi Kinerja Dosen (EKD) di SIADO, dimana pada halaman awal terlihat identitas dosen (Gambar 26). Di bawah identitas dosen, Anda bisa melakukan permintaan pembetulan identitas dosen kepada operator dengan mengisikan pesan permintaannya pada box yang tersedia kemudian klik Kirim (Gambar 27). Pada sisi kiri terdapat informasi EKD, Microsoft Campus Agreement (MCA) dan Laporan. Gambar 25. Link untuk melihat data EKD di SIADO Gambar 26. Identitas dosen pada halaman awal EKD di SIADO 14 P a g e

16 Gambar 27. Permintaan pembenaran identitas dosen Kinerja Bidang Pendidikan Pada menu EKD terdapat beberapa informasi kinerja dosen dalam berbagai bidang. Berikut adalah halaman EKD pada kinerja bidang pendidikan (Gambar 28). Gambar 28. Halaman EKD, Kinerja Bidang Pendidikan Pada gambar di atas (Gambar 28), untuk mencari informasi kinerja dosen bidang pendidikan, pilih tahun dan semesternya kemudian klik Tampil. Maka tabel hasil pencarian akan muncul di bagian bawah, klik ( Excel. ) Simpan ke excel untuk menyimpan tabel ke MS. 15 P a g e

17 Kinerja Bidang Lainnya Untuk kinerja bidang lainnya seperti Kinerja Bidang Penelitian, Pengabdian Masyarakat, Bidang Penunjang Lainnya, dan Kewajiban Khusus Profesor petunjuknya sama dengan Kinerja Bidang Pendidikan jadi tidak akan dijelaskan lagi Simulasi Untuk simulasi EKD, Anda bisa klik menu Simulasi kemudian pilih tahun akademiknya dan klik Proses Simulasi (Gambar 29) MCA Gambar 29. Simulasi EKD pada SIADO Form ini berfungsi untuk pemesanan produk Microsoft Campus Agreement di lingkungan UB. Klik MCA kemudian klik Daftar MCA (Gambar 30), kemudian pilih lokasi gedung, ruang, pengguna dan jumlah PC kemudian Lanjut (Gambar 31). Gambar 30. Daftar MCA 16 P a g e

18 Gambar 31. Pengisian form pendaftaran MCA Laporan Aseror Pada menu Laporan terdapat dua sub-menu. Yang pertama adalah Asesor. Pada bagian ini Anda bisa mencetak Form Lampiran I (laporan kinerja dosen sesuai semester ganjil/genap) dengan cara pilih semesternya dan klik Cetak (Gambar 32), hasilnya seperti pada Gambar 33. Selanjutknya Anda juga bisa mendowload dan mencetak form pernyataan dalam format pdf berupa Pernyataan, Laporan Untuk Asesor Genap 2012, Laporan Asesor Ganjil 2012 seperti yang ditunjukkan pada Gambar 33 (yang hasilnya ditunjukkan pada Gambar 34, 35). Gambar 32. Cetak form lampiran I 17 P a g e

19 Gambar 33. Hasil Cetak Form Lampiran I Gambar 34. Pernyataan Gambar 35. Laporan untuk asesor genap P a g e

20 Angka Kredit Pada bagian laporan Angka Kredit Anda bisa men-download lampiran angka kredit (format html/pdf/doc) dari lampiran 1 s/d 6 yang meliputi: daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional dosen, surat pernyataan melaksanakan kegiatan pendidikan dan pengajaran, daftar kegiatan penelitian, surat pernyataan melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat, surat pernyataan melaksanakan kegiatan penunjang tri dharma perguruan tinggi, dan menteri pendidikan nasional penetapan angka kredit. Misalnya Anda ingin melihat daftar kegiatan penelitian (lampiran 3) dalam format pdf, maka klik pdf pada lampiran 3 (Gambar 36) dengan hasilnya pada Gambar 37. Gambar 36. Download pdf lampiran 3 19 P a g e

21 Gambar 37. Tampilan cetak lampiran 3 dalam pdf Kembali ke Simpeg Untuk kembali ke Simpeg klik Kembali ke Simpeg pada bagian pojok kanan atas (Gambar 38). Gambar 38. Kembali ke Simpeg 20 P a g e

22 1.12 Riwayat Home Base Riwayat home base berisi informasi data dosen ditempat asal fakultasnya. Untuk menambahkan data klik (Gambar 39). Gambar 39. Riwayat home base Form pengisian riwayat home base adalah sebagai berikut (Gambar 40). Gambar 40. Pengisian riwayat home base 21 P a g e

23 1.13 Riwayat Diklat Berisi data diklat yang pernah diperoleh, untuk menambahkan klik Tambah dan jangan lupa disimpan (Gambar 41). 2. Penambahan Data Pegawai Baru Gambar 41. Riwayat diklat Untuk menambahkan data pegawai baru, Anda bisa masuk dari menu Pegawai Baru, klik pada Pegawai Baru dan masukkan data pegawainya (Gambar 42). Untuk upload foto, ukuran file maksimal 2 MB dengan format file jpg atau pdf. Setelah mengisi semua form jangan lupa klik Save. Selanjutnya anda bisa menambahkan data pada isian lainnya (Pegawai Aktif, Pendidikan, Diklat, Pangkat, dst). 22 P a g e

24 Gambar 42. Tampilan halaman penambahan data 3. Laporan Berfungsi untuk melihat laporan data perkembangan jumlah dosen (kepegawaian), nilai EKD, simulasi, kegiatan asesor dan entry EKD Dosen. 3.1 Kepegawaian Untuk melihat perkembangan jumlah dosen klik pada Kepegawaian (poin A pada Gambar 43), pilih laporan berdasarkan kriteria jumlah dosen, gender, dan golongan (poin B pada Gambar 43). Kemudian pilih tahun laporan (2011) dan klik Lihat Report. Simbol Excel ( ) berfungsi untuk menyimpan data dalam format Ms Excel (poin C pada Gambar 43). 23 P a g e

25 Gambar 43. Halaman laporan Perkembangan Jumlah Dosen 3.2 Nilai EKD (Evaluasi Kinerja Dosen) Untuk melihat laporan nilai EKD klik pada Nilai EKD, pilih fakultas, tahun dan kesimpulannya (M: memuaskan, T: tidak Memuaskan) kemudian klik Lihat Report (Gambar 44). Gambar 44. Halaman laporan Nilai EKD 3.3 Simulasi Untuk mencoba simulasi EKD klik pada Simulasi, pilih fakultas dan tahunnya kemudian klik Lihat Report (Gambar 45). Klik cetak dalam versi HTML untuk melihat tampilan print layoutnya (Gambar 46). 24 P a g e

26 Gambar 45. Simulasi Gambar 46. Laporan Simulasi Versi Cetak Untuk melihat detail pegawai/dosen klik nip-nya pada gambar 46 dan hasilnya pada gambar P a g e

27 Gambar 47. Informasi detail pegawai/dosen berdasarkan nip 3.4 Kegiatan Asesor Berfungsi untuk mencari data asesor dosen. Untuk cari pilih fakultasnya, dan tahun akademiknya, kemudian klik Lihat Report (Gambar 48). Gambar 48. Pencarian data asesor dosen Kemudian untuk melihat detail asesornya dan daftar dosen yang dia asesori klik nip-nya (Gambar 49). 26 P a g e

28 Gambar 49. Daftar dosen yang di-asesori sesuai nim/nama yang dipilih 3.5 Entry EKD Dosen Menu ini berfungsi untuk memasukkan data EKD dosen. 4. Asesor Berfungsi untuk memasukkan data asesor dosen. Masukkan nama dan NIP untuk asesor 1 atau 2, serta tahun akademik-nya (Gambar 50). Klik tanda ( ) untuk mencari NIP asessornya berdasarkan nama/nim-nya (Gambar 51). Pilih semesternya (genap/ganjil) dan cari dosen yang di asesor dengan memasukkan nama dan klik Cari; dari daftar dosen hasil pencarian itu pilih dosennya dengan memberi tanda centeng ( ) di box Pilih kemudian klik Simpan (Gambar 52) dan muncul notifikasi: Insert Assesor selesai. 27 P a g e

29 Gambar 50. Menu Asesor Gambar 51. Pencarian NIP asesor 28 P a g e

30 Gambar 52. Pencarian dosen 6. Panduan Klik menu ini untuk men-download panduan Simpeg dan Asesor dalam format pdf. 7. Pesan Berfungsi melihat pesan yang masuk dari user SIADO (Sistem Informasi Dosen). Disini terdapat beberapa informasi tentang waktu dan tanggal pesan diterima, pengirim, isi pesan, dan halaman pesan (di bagian bawah). Pada layanan ini juga terdapat fasilitas pencarian pesan berdasarkan tanggal, masukkan tanggal dan klik Cari (gambar 53). Pada Link terdapat informasi edit data ( ) dan pencarian data pegawai ( ), serta Anda juga bisa membalas pesannya lewat Balas Pesan. 29 P a g e

31 Gambar 53. Menu Pesan 8. Keluar Untuk keluar dari SIMPEG klik Keluar (Gambar 54). Gambar 54. Keluar aplikasi SIMPEG 30 P a g e