PERENCANAAN KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI DI FAKULTAS TEKNIK PERGURUAN TINGGI XYZ Anton Breva Yunanda dan Achmad Holil Noor Ali Manajemen Teknologi Informasi Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya Email : antonby.sby@gmail.com ABSTRAK Perguruan Tinggi XYZ merupakan salah satu perguruan tinggi swasta di Surabaya yang telah berdiri cukup lama. Fakultas Teknik XYZ merupakan fakultas dengan jumlah mahasiswa terbanyak. SI yang ada di Fakultas Teknik dirasa masih kurang memenuhi kebutuhan yang ada, oleh karena itu Fakultas Teknik XYZ perlu melakukan perencanaan kebutuhan akan sistem informasi yang dapat memberikan portfolio aplikasi di masa mendatang, hal ini ditujukan agar pengembangan sistem informasi selaras dengan rencana pengembangan bisnis. Tahap awal dari pembuatan rencana ini dimulai dengan inisialisasi proses, pemahaman situasi sekarang dan mendatang kemudian penentukan portfolio aplikasi tersaran. Pada akhirnya akan dihasilkan sembilan aplikasi baru yang disarankan. Kata kunci: Sistem informasi, perencanaan kebutuhan SI PENDAHULUAN Kegiatan selain belajar-mengajar dan bersifat praktek, pengelolaannya dipusatkan di Fakultas Teknik, kegiatan tersebut seperti praktikum, workshop, kerja praktek, ujian seminar maupun sidang tugas akhir, serta administrasi mahasiswa yang mendukung kegiatan-kegiatan tersebut. Aplikasi SI yang ada saat ini sudah berumur lebih dari 10 tahun dan masih berlandaskan platform dos-based. Isinya hanya melayani kegiatan-kegiatan seperti praktikum, kerja praktek, seminar dan ujian sidang, mulai dari pengaturfan jadwal sampai dengan pemasukan nilai, sedangkan administrasi pendukungnya, seperti surat pengantar kerja praktek, administrasi perlengkapan untuk mengikuti seminar maupun sidang masih berupa pengisian formulir secara manual. Oleh karena itu ada keinginan untuk meng-upgrade SI yang ada agar lebih bisa menangani kegiatan-kegiatan yang ada di Fakultas Teknik dengan memperhatikan strategi bisnis dari Fakultas Teknik SI yang baru bisa sesuai di masa datang. Selama ini baru sebagian proses yang didukung dengan teknologi informasi dan belum ada rencana khusus untuk pengembangan di bidang SI di Fakultas Teknik. Masih banyak permasalahan yang terkait aplikasi sistem informasi yang harus dicari pemecahannya, seperti: 1. SI administrasi-administrasi yang ada di Fakultas Teknik kurang mendukung untuk kebutuhan saat ini. SI yang ada di Fakultas Teknik saat ini baru sebatas melayani kegiatan serta pemasukan nilai yang sifatnya praktek seperti praktikum, workshop, kerja praktek, ujian seminar serta sidang. Kegiatan-kegiatan yang bersifat non teknis, seperti pengantar kerja praktek, formulir untuk ikut seminar maupun sidang, dsb. Masih berupa pengisian formulir serta proses secara manual/paperwork dan belum didukung SI yang ada. 2. Setiap ada rencana perbaikan/pengembangan selalu didasarkan atas kebutuhan masing-masing bagian yang diinginkan pada saat itu.
Permasalahan yang akan dihadapi dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana analisis untuk mengetahui situasi dan kondisi bisnis dan IT saat ini di lingkungan eksternal dan internal di Fakultas Teknik Perguruan Tinggi XYZ. 2. Bagaimana menginterpretasikan kebutuhan bisnis dan informasi di Fakultas Teknik Perguruan Tinggi XYZ. 3. Bagaimana memformulasikan strategi sistem informasi di Fakultas Teknik Perguruan Tinggi XYZ. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menghasilkan Portfolio Sistem Informasi di Fakultas Teknik Perguruan tinggi XYZ. Manfaat yang diperoleh dari pembuatan Perencanaan Kebutuhan Sistem Informasi di Fakultas Teknik Perguruan Tinggi XYZ antara lain sebagai berikut: 1. Membantu Fakultas Teknik dalam menentukan sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan operasional Fakultas Teknik dan yang fleksibel dengan arah perkembangan bisnis di masa mendatang. 2. Membantu Fakultas Teknik dalam melakukan penilaian apakah sistem informasi yang digunakan saat ini sudah sesuai dengan sistem informasi yang diinginkan dibutuhkan dimasa mendatang, hal ini digunakan sebagai dasar pembuatan rencana implementasi pengembangan sistem informasi ke depan sekaligus sebagai pertimbangan apakah sistem informasi yang sekarang ini masih dapat diperbaharui untuk menyesuaikan dengan kebutuhan di masa mendatang ataukah harus di ganti baru. METODA Langkah pertama dalam pembuatan Perencanaan Kebutuhan SI adalah pembuatan metodologi, metodologi merupakan roadmap dalam penentuan pengerjaan pembuatan perencanaan strategis, adapaun metodologi yang dipakai adalah sebagai berikut : Gambar 1. Metodologi Penelitian Perencanaan Kebutuhan SI di Perguruan Tinggi XYZ C-8-2
Dalam metodologi dipaparkan bahwa untuk menghasilkan Fomulasi Portfolio Aplikasi dalam pembuatan suatu Perencanaan Kebutuhan SI di Fakultas Teknik Perguruan Tinggi XYZ akan melewati beberapa langkah, langkah-langkah tersebut merupakan cerminan dari tahapan demi tahapan dalam pengumpulan data. Dalam setiap langkahnya suatu proses analisa akan diterapkan, dan hasil dari setiap analisa akan menjadi suatu inputan bagi analisa berikutnya. Langkah-langkah yang dilakukan untuk membuat suatu portfolio aplikasi tersaran di Fakultas Teknik Perguruan Tinggi XYZ adalah sebagai berikut: 1. Pengumpulan data mentah (interview, survey, dll) 2. Analisa Lingkungan Eksternal/Internal Bisnis 3. Analisa Lingkungan Eksternal/Internal SI 4. Analisa SWOT 5. Analisa Critical Success Factor 6. Analisa Value Chain HASIL DAN DISKUSI Hasil dari proses-proses analisa untuk mendapatkan Formulasi Portfolio Aplikasi akan dijelaskan di bawah ini : Langkah pertama adalah pengumpulan data mentah yang dilakukan dengan berbagai macam cara, hal ini digunakan untuk mengetahui fakta yang ada pada Fakultas Teknik XYZ, baik itu yang berasal dari luar maupun dari dalam internal Fakultas Teknik XYZ. Langkah kedua adalah setelah adanya proses pengumpulan data, maka dapat dilakukan suatu analisa pertama yaitu analisa lingkungan eksternal/internal bisnis. Dalam analisa ini dibahas mengenai segala sesuatu tentang bisnis yang berhubungan dengan Fakultas Teknik XYZ, termasuk juga struktur organisasional, tugas dan tanggung jawab setiap staff, dll. Pada analisa lingkungan eksternal bisnis dibahas pula mengenai Universitas maupun trend bisnis yang terjadi pada saat ini. Langkah ketiga analisa dilanjutkan dengan merubah fokus pada bidang SI baik yang terjadi pada lingkungan internal maupun eksternal Fakultas Teknik XYZ. Pada lingkungan internal dibahas mengenai kondisi aplikasi eksisting yang ada pada Fakultas Teknik XYZ beserta dengan peran aplikasi tersebut, serta penggunanya. Dalam analisa eksternal lingkungan eksternal dibahas mengenai tren SI/TI yang ada pada saat ini. Langkah keempat meliputi pembuatan formulasi SWOT yang akhirnya diteruskan menjadi suatu isu-isu strategis yang merupakan bahan dasar dari pembuatan portfolio aplikasi tersaran.analisa SWOT Fakultas Teknik Perguruan Tinggi XYZ adalah sebagai berikut: Gambar 2. Analisa SWOT pada Fakultas Teknik Perguruan Tinggi XYZ C-8-3
Langkah kelima dalam proses Formulasi Portfolio Fakultas Teknik XYZ adalah analisa Critical Success Factor yang kemudian diteruskan menjadi suatu portfolio aplikasi tersaran. Pada tahapan analisa CSF diperlukan suatu sumber data atau suatu strategi, hal ini dapat diambil dari isu-isu strategis yang didapat dari analisa kondisi saat, yaitu semua isu strategis yang merupakan hasil dari ekstraksi dari analisa SWOT. Untuk menemukan semua faktor-faktor vital yang ada pada sebuah isu agar isu tersebut dapat dijalankan dengan sukses, diperlukan suatu pemetaan lebih lanjut mengenai bagian-bagian yang mempunyai peranan penting dalam mewujudkan suatu isu agar berhasil, untuk hal ini Analisa Balanced ScoreCard (BSC) dirasa mewakili. Analisa BSC terdiri dari empat faktor yaitu : Financial, Customer, Internal, & Learning and Growth, empat hal tersebut merupakan parameter ukur yang nantinya akan diterapkan pada setiap isu strategis. Analisa CSF adalah sebagai berikut : Objectives Activities Measures SI / Records Financial Customer Internal Learnig & Growth Pendekatan dan kerjasama dalam hubungan timbal-balik yang saling menguntungkan dengan perusahaan. o Melakukan pendekatan dengan perusahaan. o Menyesuaikan kebutuhan perusahaan dengan mata kuliah yang diajarkan. o Menyediakan tenaga ahli yang siap pakai sesuai dengan kebutuhan perusahaan. o Mengundang wakil dari perusahaan/alumni untuk memberikan kuliah tamu. - - - - - - o Jumlah perusahaan yang mau bekerjasama. o Jumlah keahlian yang bisa diterapkan dalam mata kuliah. o Jumlah alumni FT-XYZ yang diterima bekerja di perusahaan. o Jumlah kuliah tamu setiap tahun. o Data perusahaan. o Data mata kuliah. o Data alumni. o Data kuliah tamu. Gambar 3. Analisa CSF dengan BSC pada Fakultas Teknik Perguruan Tinggi XYZ Langkah terakhir adalah proses analisa value chain yang dilakukan berdasarkan suatu diagram value chain Fakultas Teknik XYZ, diagram tersebut menjelaskan tentang keterkaitan suatu kegiatan dengan kegiatan lainnya di Fakultas Teknik XYZ. Value Chain Fakultas Teknik XYZ adalah sebagai berikut : Gambar 4. Analisa Value Chain pada Fakultas Teknik XYZ C-8-4
Berdasarkan analisa-analisa yang telah dilakukan sebelumnya tentang interpretasi kebutuhan mendatang, berikutnya adalah prose pemetaan antara aktivitas yang dikelompokkan dari aktivitas-aktivitas CSFs dan value chain yang kemudian memunculkan kebutuhan informasi yang diterjemahkan kedalam potensi aplikasi yang akan dikembangkan oleh pihak manajemen PT. Neo Imago. Dalam tabel tersebut juga dijelaskan mengenai manfaat dari aplikasi yang akan dikembangkan dan pengguna aplikasi dalam organisasi dalam menunjang pencapaian objektif bisnisnya. Adapun portfolio aplikasi tersaran tersebut adalah sebagai berikut: Tabel 1. Portfolio Aplikasi Tersaran Fakultas Teknik XYZ KESIMPULAN 1. Dari Analisa SWOT, dapat ditarik simpulan bahwa Fakultas Teknik XYZ masih memiliki Kelemahan (Weakness) yaitu kurang melakukan promosi keluar, sehingga masyarakat calon mahasiswa baru/orang-tua calon mahasiswa baru kurang mengetahui apa dan bagaimana Fakultas Teknik XYZ tersebut, terutama ditinjau dari segi prestasi yang telah dihasilkan oleh mahasiswa maupun alumninya. 2. Dalam analisa keadaan sekarang atau kondisi eksisting Fakultas Teknik XYZ sudah melakukan penataan yang cukup baik, hal ini dapat dilihat dari sistem informasi yang sudah dapat menangani sebagian kegiatan utama di Fakultas Teknik XYZ, yang walaupun bersifat lokal, tetapi cukup informatif dalam menghasilkan laporanlaporan yang representatif. 3. Dalam pembagian tahapan pengembangan portfolio aplikasi tersaran tidak didapatkan satupun aplikasi yang bersifat support, hal ini dikarenakan oleh hasil ekstraksi aplikasi yang dilakukan melalui berbagai analisa baik itu mendatang maupun yang akan datang. Hal tersebut menunjukkan bahwa seluruh proses bisnis yang ada sudah dapat dijalankan dengan sistem informasi pendukung yang digunakan saat ini. 4. Berdasarkan Analisa Model Portfolio Aplikasi McFarlan, dapat disimpulkan bahwa aplikasi-aplikasi yang direncanakan akan sangat potensial untuk masa mendatang di Fakultas Teknik XYZ terletak pada kuadran High Potential, sementara aplikasiaplikasi yang dibutuhkan sekarang cenderung berada di kuadran Key Operational C-8-5
dan beberapa ada di kuadran Strategic. Dari portofolio aplikasi yang telah dibuat dapat diidentifikasikan aplikasi yang dibutuhkan oleh seluruh bagian yaitu adalah aplikasi internal process, yang mempunyai fungsi untuk menemukan cara yang terefektif dalam melakukan proses bisnis yang berjalan di departemen tersebut 5. Dari berbagai analisa yang dilakukan, didapat hasil portfolio aplikasi yang disarankan sebanyak sembilan aplikasi, aplikasi terbanyak yaitu enam aplikasi berada di kuadran Key Operational yang berarti aplikasi tersebut akan sangat dibutuhkan untuk menjalankan proses bisnis yang ada di Fakultas Teknik XYZ di masa mendatang, sedangkan di kuadran Strategic hanya terdapat satu aplikasi yang dimasa mendatang diharapkan dapat menaikkan citra dari Fakultas Teknik XYZ, di kuadran High Potensial hanya terdapat satu aplikasi dimana aplikasi ini pada suatu saat nanti dimasa mendatang diharapkan aplikasi ini sudah harus ada, satu aplikasi terakhir berada di kuadran Support, dimana aplikasi ini merupakan aplikasi pendukung. DAFTAR PUSTAKA Cassidy, Anita. 1998. Practical Guide to Information System Strategic Planning. Florida CRC Press LLC. O Brian James A. 1994. Management Information Systems 6 th Edition. McGraw Hill. Tozer, E. Edwin. 1996. Strategic IS/IT Planning. Butterworth Heinemann Ward, John and Pat Griffiths. 1996. Strategic Planning for Information System 2 nd Edition. West Sussex; John Wiley & Sons Ltd. Kotler, Philip, 2003, Marketing Management, 11 nd Edition, Prentice Hall. Turban,1999, Management Information Systems, Prentice Hall. Pedoman Akademik Fakultas Teknik XYZ, Fakultas Teknik XYZ, Surabaya. Evaluasi Diri 2006-2010 Teknik Informatika Fakultas Teknik XYZ, Fakultas Teknik XYZ, Surabaya. STATUTA Universitas XYZ, XYZ, Surabaya. Data Profile Lulusan 2002-2007 Berdasarkan Tahun Lulus dan IPK Mahasiswa Universitas XYZ, BAAK, Surabaya. Data Profile Lulusan 2002-2007 Berdasarkan Tahun Lulus dan Lama Studi Mahasiswa Universitas XYZ, BAAK, Surabaya. Data Mahasiswa Her-Registrasi (Aktif) 2002-2007, BAAK, Surabaya. Rekapitulasi Mahasiswa Universitas XYZ 2002-2007, BAAK, Surabaya. Pedoman Administrasi Akademik Program Sarjana Strata Satu (S1), Universitas XYZ 2002, XYZ, Surabaya. Rencana Strategis Pengembangan Universitas XYZ 2004-2014, XYZ, Surabaya. Pedoman Akademik Fakultas Teknik XYZ, Fakultas Teknik XYZ, Surabaya. C-8-6