GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING 4.15 COST CENTER Menu Cost Center ini berfungsi sebagai report yang menampung semua akun-akun yang terkait dengan biaya kedalam suatu group berdasarkan pembagiannya menurut kebijakan dari perusahaan. Tujuannya adanya cost center adalah agar perkiraan yang dibuat tidak terlalu banyak. Misal perkiraan Biaya BBM Kendaraan A, Biaya BBM Kendaraan B, Biaya BBM Kendaraan C. Dengan menggunakan cost center, user hanya perlu menginput 1 perkiraan Biaya BBM. Kemudian masing-masing kendaraan bisa dirincikan di menu cost center. 4.15.1 Master Data Cost Center Master data Cost Center ini berisi menu-menu yang digunakan untuk menginput master cost center yang tiap master masih ada keterkaitan satu sama lain namun tidak hierarki. Pembagian master seperti yang terdapat pada contoh dibawah ini tidaklah paten, perusahaan dapat membuat pembagian sendiri sesuai dengan kebijakan masing-masing. 4.15.1.1 Cost Center Group Berikut contoh pembagian Group Cost Center berdasarkan Divisi barang, menu ini nantinya akan terkait dengan Menu Cost Center. Contoh : COST CENTER GROUP Kode CG001 CG002 Nama Grup FROZEN MAYORA Cara menambah data: 1) Buka Cost Center >> Master Data Cost Center >> Cost Center Group 2) Klik New untuk menambah data 3) Input Kode dan Nama Grup 4) Setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan 4.15.1
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data: 1) Buka Cost Center >> Master Data Cost Center >> Cost Center Group 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data, setelah selesai klik Close untuk menutup. Hal-hal yang perlu diperhatikan : 1) Apabila data Cost Center Group sudah digunakan pada Cost Center, maka tidak boleh dihapus. 4.15.2
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING 4.15.1.2 Controling Area Berikut contoh pembagian Control Area berdasarkan jenis pengeluarannya. Menu ini nantinya terkait dengan Menu Cost Center. Contoh : CONTROLING AREA Kode Nama Grup CA001 KENDARAAN CA002 OPERATIONAL LAPANGAN CA003 SDM Cara menambah data: 1) Buka Cost Center >> Master Data Cost Center >> Controling Area 2) Klik New untuk menambah data 3) Input Kode dan Nama 4) Setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 4.15.3
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data: 1) Buka Cost Center >> Master Data Cost Center >> Controling Area 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data, setelah selesai klik Close untuk menutup. Hal-hal yang perlu diperhatikan : 1) Apabila data Controling Area sudah digunakan pada Cost Center, maka tidak boleh dihapus. Berikut contoh pembagian Business Area berdasarkan bagian yang lebih sempit lagi dari Control 4.15.1.3 Business Area Area. Contoh : BUSINESS AREA Kode Nama Grup BA001 NO POL 123 BA002 NO POL 456 BA003 SALES TEAM 1 Cara menambah data: 1) Buka Cost Center >> Master Data Cost Center >> Business Area 2) Klik New untuk menambah data 3) Input Kode dan Nama 4) Setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 4.15.4
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data: 1) Buka Cost Center >> Master Data Cost Center >> Business Area 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data, setelah selesai klik Close untuk menutup. Hal-hal yang perlu diperhatikan : 1) Apabila data Business Area sudah digunakan pada Cost Center, maka tidak boleh dihapus. 4.15.5
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING 4.15.1.4 Functional Area Berikut contoh pembagian Functional Area berdasarkan cabang perusahaan. Contoh : Kode FUNCIONAL AREA Nama Grup FA001 01 FA002 02 FA003 03 Cara menambah data: 1) Buka Cost Center >> Master Data Cost Center >> Functional Area 2) Klik New untuk menambah data 3) Input Kode dan Nama 4) Setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 4.15.6
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data: 1) Buka Cost Center >> Master Data Cost Center >> Functional Area 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data, setelah selesai klik Close untuk menutup. Hal-hal yang perlu diperhatikan : 1) Apabila data Functional Area sudah digunakan pada Cost Center, maka tidak boleh dihapus. Apabila terdapat Master yang tidak digunakan, tidak masalah. Cukup isikan saja tanda minus agar 4.15.1.5 Hierarchy Area nantinya Cost Center dapat disimpan. Cara menambah data: 1) Buka Cost Center >> Master Data Cost Center >> Hierarchy Area 2) Klik New untuk menambah data 3) Input Kode dan Nama 4) Setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 4.15.7
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data: 1) Buka Cost Center >> Master Data Cost Center >> Hierarchy Area 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data, setelah selesai klik Close untuk menutup. Hal-hal yang perlu diperhatikan : 1) Apabila data Hierarchy Area sudah digunakan pada Cost Center, maka tidak boleh dihapus. 4.15.8
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING 4.15.1.6 Cost Center Cost Center ini digunakan untuk menginput hasil dari data-data master yang sebelumnya telah diinput seperti Cost Center Group, Controling Area, Business Area, Functional Area, dan Hierarchy Area. Masing-masing master dikaitkan kedalam satu menu Cost Center. Nantinya Cost Center ini akan digunakan pada saat user menginput Master Biaya, Menu Kas/Bank Masuk dan Keluar, Jurnal Umum serta Fixed Asset. Sehingga dapat diketahui transaksi apa saja yang terjadi untuk tiap Cost Center. Cara menambah data: 1) Buka Cost Center >> Master Data Cost Center >> Cost Center 2) Klik New untuk menambah data 4.15.9
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING 3) Input data Cost Center Kode Nama : Diisi kode cost center. : Diisi nama cost center. Tab Basic Data User Responsible : Diisi nama user yang terkait dengan cost center tersebut. Person Responsible : Diisi orang yang bertanggungjawab atas cost center tersebut. Cost Center Group : Klik 2x untuk mengambil kode Cost Center Group. Control Area : Klik 2x untuk mengambil kode Control Area. Business Area : Klik 2x untuk mengambil kode Business Area. Functional Area : Klik 2x untuk mengambil kode Functional Area. Hierarchy Area : Klik 2x untuk mengambil kode Hierarchy Area. Profit Center Kode Cabang Tab Note : Menu ini belum diaktifkan. : Klik 2x untuk mengambil kode cabang. Diisi dengan catatan-catatan mengenai data Cost Center jika ada. 4) Setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data: 1) Buka Cost Center >> Master Data Cost Center >> Cost Center 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data, setelah selesai klik Close untuk menutup. Hal-hal yang perlu diperhatikan : 1) Apabila data Cost Center sudah digunakan untuk input transaksi baik pada Menu Biaya, Menu Kas/Bank Masuk dan Keluar, Jurnal Umum serta Fixed Asset maka tidak boleh dihapus. Apabila akan dilakukan penghapusan data Cost Center, maka hapus dahulu data transaksi. 4.15.10
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING 4.15.2 Input Cost Center Planning Menu ini digunakan untuk menginput biaya yang sering dikeluarkan secara rutin oleh perusahaan sehingga nantinya pada setiap tanggal pada bulan yang diinput secara otomatis program akan mengkalkulasikan biaya tersebut. Cara membuat data: 1) Buka Cost Center >> klik 2x menu Input Cost Center Planning. 2) Maka muncul jendela Cost Center Planning 3) Input data Kode Cost Center Kode Perkiraan Bulan Mulai Bulan Akhir Tahun Fiscal Setiap Tanggal : Klik 2x untuk mengambil kode cost center : Klik 2x untuk mengambil kode perkiraan. : Pilih bulan dimulainya pengeluaran rutin tersebut. : Pilih bulan terakhir dipakainya biaya tersebut. : Diisi tahun berjalan biaya yang dikeluarkan. : Diisi tanggal dikeluarkannya biaya tiap bulannya. 4.15.11
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING Jumlah Keterangan : Jumlah biaya rutin yang dikeluarkan tiap bulan. : Diisi keterangan tambahan jika ada. 4) Setelah selesai klik Proses untuk mulai memproses cost center planning tersebut, setelah selesai klik Close untuk menutupnya. Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data: 1) Buka Cost Center >> Planning Data >> View Cost Center Planning 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data, setelah selesai klik Close untuk menutup. 4.15.12
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING 4.15.3 Report Data Cost Center Menu ini hanya berisi report mengenai Data Cost Center setelah adanya transaksi Kas/Bank Masuk dan Keluar. Fungsi report ini digunakan oleh bagian yang berwenang untuk mengambil keputusan. Cara membuka data: 1) Buka Cost Center >> Report Data Cost Center 2) Iput parameter tanggal 3) Klik Open untuk membuka report 4.15.13
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING Contoh Report berdasarkan semua data: Contoh report yang menampilkan rincian biaya per kendaraan : Report dapat ditentukan user dengan menarik kolom pada tab pivot seperti contoh diatas. 4.15.14