PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN PESERTA DIDIK BARU DI SMA NEGERI 1 BODEH PEMALANG NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Riski Diah Ayu Kusuma 12.12.6517 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN PESERTA DIDIK BARU DI SMA NEGERI 1 BODEH PEMALANG Riski Diah Ayu Kusuma 1), Armadyah Amborowati 2), 1) Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta 2) Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email : riski.k@students.amikom.ac.id 1), armadyah.a@amikom.ac.id 2) Abstract - Along with the rapid technological developments that an agency or organization is required to produce information quickly. For that we need a system that can provide information and data processing accurately, quickly and accurately. Admission process in Bodeh 1 Senior High School during this still manual that prospective students during registration enter data by writing a registration form. The author tries to analyze the main point of the existing problems. Using the information system development methods SDLC. Designing the process models using the DFD, database dedign and inteface design The resulting application information system for the admissions of new students. This system can help cultive new admissions, so that ini the process of data input and if the prospective student can be done quickly, precisely ada accurately as required. Keywords - Information Systems, Acceptance, New Student. 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Seiring berkembanganya ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini, kebutuhan akan penerapan teknologi dalam berbagai aspek kehidupan ikut meningkat. Penerapan teknologi komputer dalam setiap aspek kehidupan sudah dianggap sebagai suatu kebutuhan, hal ini terjadi karena pekerjaan dari teknologi komputer dinilai hasilnya lebih cepat, tepat, akurat dan efisien. Pada sebuah instansi pemerintahan atau pun lembaga pendidikan tidak luput dari pemanfaatan teknologi komputer. Dalam hal ini SMA Negeri 1 Bodeh masih belum memaksimalkan teknologi komputer pada proses Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB). Dimana segala prosesnya masih dilakukan secara manual dari mulai penginputan data, pencarian data sampai penyimpanan data. Berdasarkan permasahan di atas, dibutuhkan sebuah sistem yang dapat membantu proses penerimaan siswa baru secara cepat, tepat, akurat sesuai kebutuhan, mempermudah pekerjaan, mempercepat pencarian data dan mempermudah para calon siswa baru dalam mengikuti pendaftaran di SMA Negeri 1 Bodeh. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan, maka permasalah yang dapat dirumuskan adalah sebagai berikut: Bagaimana merancangan sistem informasi penerimaan peserta didik baru di SMA Negeri 1 Bodeh? 1.3 Maksud dan Tujuan Maksud dan tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Menerapkan ilmu-ilmu yang telah diperoleh selama mengikuti perkuliahan ke dalam aplikasi nyata. 2. Sebagai syarat menyelesaikan studi program strata satu Sistem Informasi di STMIK Amikom Yogyakarta. 3. Membuat proses penerimaan peserta didik baru di SMA Negeri 1 Bodeh lebih mudah dalam pengolahan data agar informasi yang dihasilkan bersifat akurat, tepat waktu, tepat sesuai dengan kebutuhan. 1.4 Metode Penelitian Beberapa langkah metode yang digunakan dalam membangun aplikasi ini, antara lain : 1. Metode Pengumpulan Data 2. Metode Analisis 3. Metode Perancangan 4. Metode Implementasi 5. Metode Pengujian 1.5 Tinjauan Pustaka Elis Edah (2012), meneliti tentang aplikasi penerimaan siswa baru di SMP N 46 Bandung menggunakan netbeans 7.0 dan mysql sebagai databasenya. Program yang dibangun meliputi penerimaan siswa baru, proses pendaftaran, daftar ulang dan proses pembayaran angsuran.[3] Yayiek Dzurriyyatin (2012), meneliti tentang aplikasi penerimaan mahasiswa baru pada Institut Keislaman Abdullah Faqih, menggunakan microsoft visual basic.net 2008 dan sql server 2005 sebagai 1
databasenya. Aplikasi ini dibuat untuk menyeleksi lebih detail mahasiswa yang berasal dari luar pesantren dan untuk membantu dalam mengirimkan data penmaru ke pihak Kopertais wilayah IV Surabaya.[4] 2. Landasan Teori 2.1. Konsep Dasar Sistem Kata sistem berasal dari bahasa Yunani, yaitu systema, yang artinya himpunan bagian atau komponen yang saling berhubungan secara teratur dan merupakan keseluruhan. Sistem terdiri atas struktur dan proses. Struktur sistem merupakan unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut, sedangkan proses sistem menjelaskan cara kerja setiap unsur sistem dalam mencapai tujuan. [1] 2.2. Konsep Dasar Informasi Menurut Kusrini (2007) mendefinisikan bahwa informasi merupaka hasil olahan data, dimana data tersebut sudah diproses dan diinterpretasikan menjadi sesuatu yang bermakna untuk pengambilan keputusan. Informasi juga diartikan sebagai himpunan dari data yang relevan dengan satu atau beberapa orang dalam suatu waktu. 2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi adalah kumpulan dari sub-sistem yang saling terintegrasi dan berkolaborasi untuk menyelesaikan masalah tertentu dengan cara mengolah data dengan alat yang namanya komputer sehingga memiliki nilai tambah dan bermanfaat bagi pengguna. [2] 3. Pembahasan 3.1. Analisis Masalah Berdasarkan penelitian dan pengamatan yang dilakukan pada SMA Negeri 1 Bodeh, permasalan yang muncul pada pendaftaran peserta didik baru sampai pembuatan laporan yaitu: 1. Proses pendaftaran peserta didik baru belum maksimal karena masih dilakukakn secara manual. 2. Proses pengolahan data calon peserta didik baru belum maksimal karena masih dilakukan secara manual. 3. Proses pencarian data masih dilakukan secara manual sehingga membutuhkan waktu yang lama dikarenakan banyaknya data. 4. Penyimpanan data masih menggunakan buku besar sehingga kemungkinan terjadinya kehilangan atau kerusakan cukup besar. 3.2. Analisis PIECES 1. Analisis Kinerja (Performance) Tabel 1 Analisis Kinerja Troughput Pendataan dan pengolahan data calon peserta didik baru untuk membuat laporan perhari, membutuhkan waktu cukup lama. Respon Time Dengan proses manual proses menetukan peringkat membutuhkan waktu 2 jam untuk memindahkan dalam ke dalam Ms.Excel sehingga laporan data peringkat calon peserta didik baru menambah waktu tanggap. 2. Analisis Informasi (Information) Tabel 2 Analisis Informasi Akurat Proses penyimpanan data masih dalam bentuk arsiparsip, sehingga informasi yang diberikan menjadi tidak akurat apabila terjadi kerusakan pada arsip tersebut. Tepat Waktu Tidak tepat waktu karena sistem pendaftaran yang masih manual menyebabkan proses menghasilkan informasi berlangsung lama. Relevan Kurang relevan karena jika terjadi kesalahan dalam penginputan data maka, informasi yang dihasilkan menjadi tidak sesuai dengan keinginan karena adanya kesalahan dalam pembuatan laporan. 3. Analisis Ekonomi (Economic) Tabel 3 Analisis Ekonomi Biaya Pemborosan biaya dalam penggunaan kertas dan alatalat tulis yang digunakan untuk penyimpanan dokumen, karena jika terjadi kesalahan tidak dapat digunakan kembali. Berikut ini adalah hasil dari analisis PIECES dari sistem yang ada di SMA Negeri 1 Bodeh: Keuntungan Keuntungan yang ada masih 2
minimal didapatkan. 4. Analisis Kontrol (Control) Tabel 4 Analisis Kontrol 3.3 Perancangan Sistem 3.2.1. ERD (Entity Relationship Diagram) Hak Akses Sistem Tidak ada pengamanan terhadap data, sehingga data dapat dibuka dan diolah oleh setiap orang. Keamanan Data Rentan terjadinya kehilangan dan kerusakan karena semua data disimpan dalam bentuk dokumen. 5. Analisis Eficienci (Efficiency) Tabel 5 Analisis Efisiensi 3.2.2. Relasi Antar Tabel Gambar 1 ERD SDM SDM yang tersedia cukup memadai karena sebagian besar merupakan lulusan dari perguruan tinggi. Pengolahan Data Pengolahan data masih dilakukan secara manual, sehingga membutuhkan waktu yang lama dan hasilnya tidak cukup akurat. 6. Ananlisis Pelayanan (Service) Tabel 6 Analisis Servis Pelayanan Pelayanan saat proses pendaftaran memakan banyak waktu karena caranya masih manual, yaitu dengan tulis tangan di formulir pendaftaran. Gambar 2 Relasi Antar Tabel 3.2.3. Flowchart Sistem Yang Diusulkan Gambar 3 Flowchart Sistem 3
3.2.4. Data Flow Diagram Data Flow Diagram merupakan diagram yang digunakan untuk menggambarkan proses-proses yang terjadi pada sistem yang akan dikembangkan. Diagram arus data yang diusulkan adalah sebagai berikut: 1. Diagram Konteks implementasi nantinya dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan, maka suatu rencana implementasi perlu dibuat terlebih dahulu. 3.3.1. Implementasi Basis Data Pembuatan database merupakan langkah awal yang dilakukan sebelum membangun sebuah basis data. Database yang digunakan pada sistem ini menggukan MySQL. Menguraikan hasil analisis kualitatif dan/atau kuantitatif dengan penekanan pada jawaban atas permasalahan[2]. Gambar 6 Hasil Tabel Admin Gambar 4 Diagram Konteks 2. Diagram Level 0 3.3.2. Implementasi Program Interface atau tampilan program antar muka pengguna berfungsi untuk mempermudah pengguna sistem saat menjalankan program. Isi dari pembahasan ini memuat segala sesuatu tentang kegiatan yang dilakukan dalam makalah. Mulai dari konsep, perancangan, hipotesis (bila ada), percobaan, data pengamatan, dan hasil dari data pengamatan yang ada. Isi didukung dengan gambar dan tabel yang dirujuk dalam naskah[3]. 2.1 Format Penulisan Ukuran kertas harus sesuai dengan ukuran halaman Gambar 7 Tampilan Form Login 3.3. Implementasi Sistem Gambar 5 Diagram Level 0 Setelah sistem dianalisis dan didesain secara rinci tahapan selanjutnnya adalah untuk diimplementasikan. Tahap implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Supaya kegiatan Gambar 8 Tampilan Form Utama 4
Gambar 9 Tampilan Form Pendaftaran A4, yaitu 210mm (8,27 ") lebar dan 297mm (11,69") lama. Batas margin ditetapkan sebagai berikut: Atas = 19mm (0.75") Bawah = 43mm (1.69") Kiri = Kanan = 14.32mm (0.56") Artikel penulisan harus dalam format dua kolom dengan ruang 4.22mm (0,17 ") antara kolom. Gambar 10 Tampilan Form Seleksi 2.2 Style halaman 4. Kesimpulan Gambar 12 Laporan Pendaftaran Dari penelitian yang telah dilakukan serta uraian, penjelasan dan pembahasan laporan skripsi dengan judul Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Peserta Didik Baru di SMA Negeri 1 Bodeh Pemalang maka dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Dengan adanya sistem terkomputerisasi ini dapat membantu pihak sekolah dalam proses pengolahan data penerimaan peserta didik baru, seperti pendaftaran, seleksi dan daftar ulang. 2. Membantu pihak sekolah untuk menghasilkan informasi yang lebih cepat, tepat, akurat dan sesuai dengan kebutuhan. 3. Meminimalisir terjadinya kehilangan data, karena semua data tersimpan dan terorganisir dengan rapi. 4. Pihak sekolah dapat dengan mudah menyeleksi calon siswa apakah diterima atau ditolak, karena sesuai dengan nilai yang telah diinputkan akan dihitung secara otomatis oleh sistem. DAFTAR PUSTAKA Gambar 11 Tampilan Form Daftar Ulang [1] Rusdiana, H.A dan Moch. Irfan. 2014. Sistem Informasi Manajemen. Bandung: Pustaka Setia [2] Taufiq, Rohmat. 2013. Sistem Informasi Manajemen. Graha Ilmu [3] Edah, Elis. 2012. Sistem Informasi Perimaan Siswa Baru di SMPN 46 Bandung. Tugas Akhir. Tidak dipublikasikan. Bandung. Universitas Komputer Indonesia.. [4] Dzurriyyatin, Yayiek. 2012. Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru Pada Institut Keislaman Abdul Faqih (INKAFA). Tidak dipublikasikan. STIKOM Surabaya. Biodata Penulis Riski Diah Ayu Kusuma, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015. 5
Armadyah Amborowati, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2004. Memperoleh gelar Master of Engineering (M.Eng), Program Pasca Sarjana Magister Teknologi Informasi Fakultas Teknik Elektro Universitas Gajah Mada Yogyakarta, lulus tahun 2008. Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 6