ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMANFAATAN DANA BANTUAN OPERASIONAL KESEHATAN PADA PUSKESMAS DEPOK II SLEMAN NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMANFAATAN DANA BANTUAN OPERASIONAL KESEHATAN PADA PUSKESMAS DEPOK II SLEMAN NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Gugus Ari Wijaya kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2016

2

3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMANFAATAN DANA BANTUAN OPERASIONAL KESEHATAN PADA PUSKESMAS DEPOK II SLEMAN Gugus Ari Wijaya 1), Yuli Astuti 2) 1) Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta 2) Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia gugus.w@students.amikom.ac.id 1), yuli@amikom.ac.id 2) Abstract - Almost every year Puskesmas Depok II receive funds of Operational Health Support from the ministry or the health department. Each end of the month and each end of the year, the financial health center staff need to do the reporting and recording operational health support funds utilization. Looking at the existing problems, the researcher would like to create a information system of operational health support funds utilization. This information system is expected to help the health center staff in making accurate and accountability reports. Keywords - Operational Health Support Funds, Health Center, Information System. 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Puskesmas (Pusat Kesehatan Masyarakat) merupakan lembaga fungsional yang menyelenggarakan upaya kesehatan yang bersifat menyeluruh, terpadu, merata, dapat diterima dan terjangkau oleh masyarakat. Hampir tiap tahunya Puskemas menerima dana Bantuan Operasional Kesehatan (BOK) dari dinas kesehatan guna mendukung upaya promotif dan preventif dari puskesmas serta mengoptimalkan kinerja dalam melayani masyarakat. Puskesmas Depok II Sleman dalam pengelolaan dana BOK, saat ini masih melakukan pencatatan transaksi keuangan secara manual sehingga keamanan data sangat kurang. Pencatatan transaksi dan pembuatan laporan meski sudah menggunakan prangkat lunak namun masih dirasa kurang efektif dikarenakan dalam pembuatan laporan untuk dinas kesehatan, pengelola harus memeriksa kembali setiap sirkulasi keuangan yang telah dilakukan secara manual pula. Apalagi semua menuntut laporan yang akurat dan akuntabel, hal tersebut akan membutuhkan waktu dan tenaga extra serta ketelitian. Berdasarkan hipotesa diatas, perlu dilakukan pembuatan sistem yang dapat menyimpan informasi dengan baik, meminimalisir kesalahan dan otomatisasi untuk mempermudah pencatatan. Hal ini memunculkan gaga-san peneliti untuk melakukan analisis dan perancangan sistem informasi pemanfaatan dana bantuan operasioanal kesehatan pada Puskesmas Depok II Sleman. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah disampaikan diatas maka permasalahan yang dapat dirumuskan adalah: Bagaimana merancang sistem informasi dari pemanfaatan dana bantuan operasional kesehatan yang digunakan oleh puskesmas, sehingga pemanfaatan dari dana tersebut dapat tercatat dan tersimpan dengan baik? 1.3 Tujuan Penelitian Penelitian yang dilakukan memiliki beberapa tujuan diantaranya: 1. Sebagai syarat untuk menyelesaikan pendidikan strata 1 Sistem Informasi pada Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer AMIKOM Yogyakarta. 2. Melakukan analisa dan perancangan sebuah sistem informasi yang mempunyai fungsi untuk mengarsipkan data dari pemanfaatan dana bantuan operasional kesehatan pada Puskesmas Depok II. 3. Mengetahui prosedur pencatatan atau pembukuan laporan dari pemanfaatan dana batuan operasional kesehatan pada Puskesmas Depok II. 4. Terbentuknya sebuah sistem informasi yang dapat menghasilkan informasi atau laporan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. 1.4 Metode Penelitian Untuk memperoleh data yang diperlukan, maka peneliti melakukan metode sebagai berikut: Metode Pengumpulan Data 1. Wawancara Metode ini adalah metode pengumpulan data dengan bertemu dan bertanya secara langsung dengan bendahara dan staf yang berhubungan dengan dana bantuan operasional kesehatan pada Puskesmas Deopk II. 1

4 2. Observasi Metode ini adalah metode pengumpulan data dengan melakukan peninjauan secara langsung terhadap berbagai kegiatan atau prosedur pembukuan dan pelaporan dana bantuan operasional kesehatan yang ada pada Puskesmas Depok II. 3. Studi Pustaka Metode ini adalah metode pengumpulan data dari beberapa buku, literature dan sumber informasi lainya yang relevan dengan objek permasalahan dalam penelitian Metode Analisi Sistem Metode ini digunakan untuk menjabarkan suatu sistem informasi secara keseluruhan ke dalam masingmasing bagian komponenya sehingga bergunauntuk mengidentivikasi dan mengevaluasi permasalahan yang ditemukan. Pada tahapan ini peneliti melakukan analisa menggunakan model analisis PIECES dan menggunakan teknik rekayasa perangkat lunak dengan menerapkan tahapan - tahapan dalam model waterfall Metode Perancangan Sistem Pada metode ini akan didefinisikan kebutuhan dari sistem, sebagai gambaran bagaimana sistem akan dirancang melalui model sistem. System Flowchart akan menunjukan bagan alur sistem. Logical model dari sistem akan digambarkan dengan Data Flow Diagram (DFD) yang menunjukkan bagaimana fungsi sistem akan bekerja secara logika. Sedangkan hubungan antar entitas data penyusun sistem akan digambarkan melalui Entity Relationship Data (ERD) Metode Testing dan Implementasi Pada tahap ini setelah sistem berhasil dibangun, maka akan dilakukan proses testing. Proses testing yaitu melakukan pengujian sistem dengan metode white-box testing dan black-box testing. Metode ini berguna untuk mengetahui apakah terdapat maslah pada saat sistem dioperasikan. Selanjutnya apabila sistem sudah dirasa sesuai dengan analisis dan perancangan yang telah dilakukan sebelumnya, maka sistem dapat digunakan sesuai dengan tujuan adanya sistem itu sendiri. 1.5 Tinjauan Pustaka Kholid (2011), dari Uneversitas Islam Indonesia dalam jurnalnya yang berjudul Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Daerah Yang Berorientasi Pada Kemandirian Audit, menganalisa dan merancang sistem informasi akuntansi sektor publik yang memudahkan pengelola keuangan daerah dalam melakukan operasional keuangan dan otomatisasi pelaporan melalui query SQL untuk mendapatkan data-data keuangan yang spesifik dan mendalam untuk kepentingan audit [1]. Elsya dan Noor (2014), dari Universitas Muria Kudus dalam karya tulisnya dengan judul Sistem Informasi Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) Pembantu Bendahara Pengeluaran Pada Badan Kepegawaian Daerah Kudus, melakukan penelitian untuk merancang dan membangun aplikasi sistem informasi surat pertanggung jawaban (SPJ) pembantu bendahara pengeluaran pada Badan Kepegawaian Daerah Kudus. Metode pengembangan sistem yang digunakan menggunakan metode waterfall [2]. Muhammad (2013), dalam jurnal ilmiahnya yang berjudul Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bagian Umum Sekertariat Derah Kabupaten Pacitan, melakukan penelitian untuk membangun sistem informasi pengarsipan manajemen persuratan yang terkomputerisasi dan otomatis berbasis web. Aplikasi yang dibangun juga mampu membantu pengguna dalam melakukan monitoring terhadap disposisi surat pada tahap verifikasi dan membantu dalam pencairan data surat [3]. 1.6 Pengertian Bantuan Operasional Kesehatan Bantuan Operasional Kesehatan (BOK) Adalah dana Anggaran dan Pendapatan Belanja Negara (APBN) Kementerian Kesehatan dan merupakan bantuan pemerintah pusat kepada pemerintah daerah yang disalurkan melalui mekanisme tugas pembantuan untuk percepatan pencapaian target program kesehatan prioritas nasional khususnya MDGs bidang kesehatan tahun 2015, melalui peningkatan kinerja Puskesmas dan jaringannya, serta UKBM khususnya Poskesdes/Polindes, Posyandu, Usaha Kesehatan Sekolah (UKS) dalam menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang bersifat promotif dan preventif [4]. 1.7 Pengertian Sistem Informasi Dalam pemahaman sistem informasi antara data dan informasi memiliki keterkaitan sebagai bahan penting pembentukan sistem informasi. Data merupakan nilai, keadaan, atau sifat yang berdiri sendiri lepat dari konteks apapun. Sementara informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang (Davis, 1995). 1.8 Definisi Sistem Basis Data Sistem basis data dapat diartikan sebagai kumpulan basis data dengan para pemakai yang menggunakan basis data secara bersama-sama, personal-personal yang merancang dan mengelola basis data, teknik-teknik untuk merancang dan mengelola basis data, serta sistem komputer yang mendukaungnya (Sutanta, 1996). 1.9 Definisi Analisi PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. Analisis inilah yang dikenal dengan analisis PIECES seperti yang dijabarkan dalam penjelasan di bawah ini (Al Fatta, 2007). 2

5 2 Pembahasan 2.1 Analisis Masalah Perancangan sistem informasi pemanfaatan dana BOK pada Puskesmas Depok II Sleman memiliki beberapa peluang yang mampu meningkatkan dan meringankan kinerja pengelola keuangan. Beberapa peluang tersebut diantaranya adalah Puskesmas Depok II Sleman belum memiliki sistem serupa yang dapat membantu pengelola keuangan BOK dan semakin dibutuhkannya teknologi sistem informasi untuk membantu meningkatkan pencatatan dan penyimpanan dokumen keuangan yang akurat dan akuntabel. Dengan adanya beberapa peluang tersebut dapat menjadi dukungan bahwa Perancangan sistem informasi pemanfaatan dana BOK pada Puskesmas Depok II Sleman, perlu dilaksanakan dan tentunya dengan lebih meningkatkan kualitas sistem informasi. 2.2 Analisis PIECES Pada tahap ini analisis PIECES digunkan untuk mencari permasalahan dari sistem yang sedang berjalan. Selain itu analisis ini juga berfungsi untuk menentukan apakah sistem baru baik atau tidak. Analisis PIECES terdiri dari peninjauan Performance, Information, Economy, Control, Efficiency dan Service Kinerja (Performance) Kinerja atau performance diukur berdasarkan dari jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan pada saat tertentu (throughput) yang dihasilkan dan waktu tanggap (response time) yang dibutuhkan dalam melakukan suatu proses kegiatan. Tabel 1. Analisis Kinerja Throughput Dalam melakukan pembukuan dari merekap data surat pertanggung jawaban (bukti transaksi) menjadi buku kas tunai dan laporan surat pertanggung jawaban belanja, pengelola membutuhkan waktu + 3 menit untuk sekali input dan masih dilakukan secara manual 1 demi 1. Response Time Setidaknya diperlukan waktu jam untuk menyelesaikan laporan bulanan dan apabila terjadi kesalahan input pengelola harus memeriksa ulang dari tumpukan berkas surat pertanggung jawaban belanja dan membutuhkan waktu pencarian menit Informasi (Information) Informasi yang bermutu diukur dari tiga aspek yaitu akurat, tepat waktu dan relevan. Sistem ini dibangun untuk membantu pengelola dalam menghasilkan informasi yang bermutu. Tabel 2. Analisis Informasi Akurat Dalam proses pengolahan data, informasi yang dihasilkan kurang akurat hal ini disebabkan input dan koreksi data pada setiap laporan masih dilakukan secara manual. Relevan Informasi yang dihasilkan cukup relevan karena sudah sesuai dengan kebutuhan dan memberikan manfaat, namun masih perlu beberpa perbaikan dengan meminimalisir kesalahan untuk menghasilkan informasi yang lebih sesuai. Tepat waktu Penyajian informasi masih tidak tepat waktu karena untuk membuat laporan buku kas tunai dan laporan SPJ pengelola harus menunggu semua data transaksi terkumpul terlebih dahulu. Selain itu apabila dibutukan informasi secara mendadak masih harus menunggu proses pencarian dan pengolahan data Ekonomi (Economy) Analisis ekonomi dinilai dari pengurangan biaya operasional dan peningkatan nilai informasi yang dihasilkan. Biaya Tabel 3. Analisis Ekonomi Pengendalian (Control) Terdpat pemborosan pada sistem lama dalam penggunaan alat tulis seperti kertas dan apabila terjadi kerusakan atau kesalahan tidak dapat digunakan lagi. Selain itu tempat penyimpanan data mejadi lebih banyak. Pengendalian dalam suatu sistem sangat diperlukan untuk menghindari penyalahgunaan sistem dan risiko kehilangan suatu data dalam sistem. Sistem yang diajukan diharapkan memiliki perlindungan keamanan yang lebih baik terhadap data yang disimpan, seperti keamanan terhadap kerusakan serta akses dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan. 3

6 Hak akses Keamanan data Efisiensi (Eficiency) Tabel 4. Analisis Pengendalian Data dan informasi pada sistem lama tidak terdapat proteksi dan pembatasan hak akses. Buku catatan hanya diletakkan tanpa penyimpanan khusus sehingga pihak-pihak yang tidak berkepentingan dapat mengakses data. Tidak ada proteksi terhadap data karena semua data disimpan dalam bentuk dokumen dan file yang terpisah sehingga kemungkinan sewaktu-waktu data dapat rusak atau hilang Efisiensi dalam suatu sistem diperlukan untuk menghemat sumber daya yang tersedia sehingga tidak terbuang percuma dan dapat dimanfaatkan dengan baik. Sumber daya Pelayanan (Service) Tabel 5. Analisis Efisiensi Pemanfaatan sumber daya yang ada masih kurang efisien karena masih melakukan dokumentasi manual yang mengakibatkan pemborosan waktu dan peralatan. Selain itu proses pengolahan data juga membutuhkan peralatan yang lebih banyak serta tempat yang lebih luas. Kualitas layanan diukur dari penanganan proses yang lebih baik dari sebelumnya. Manajamen yang benar dapat membantu menigkatkan pelayanan menjadi lebih mudah, membantu menjaga keakuratan data, dan meningkatkan kemampuan penyediaan informasi. Tabel 6. Analisis Pelayanan 2.3 Perancangan Flowchart Sistem Gambar 1. Flowchart Sistem Diagram Konteks Gambar 2. Diagram konteks Entitiy Relationship Diagram (ERD) Pelayanan informasi Kemudahan mendapatkan informasi Dalam proses pencarian data maupun laporan rekapitulasi tidak dapat dilakukan secara cepat sehingga pelayanan informasi kurang memadai. Untuk mendapatkan informasi sewaktu-waktu harus menunggu waktu proses pencarian data secara manual dan informasi yang disajikan terbatas karena data belum terkumpul secara keseluruhan. Gambar 3. Entity Realtionship Diagram 4

7 Kamus Data ERD: Pengelola Keuangan : {NIP Pengelola, Nama Pengelola, Password} Kepala Puskesmas : {NIP Kepala, Nama Kepala} Penerima : {NIP Penerima, Nama Penerima} Master Kegiatan : {Kode Master, Jenis Kegiatan} Kegiatan :{Kode Master, Kode Kegiatan, Nama Kegiatan} Sub Kegiatan :{Kode Kegiatan, Kode Sub, Nama Sub Kegiatan} Buku Bantu Bank : {No Pencatatan, Tanggal, Uraian, Penerimaan, Saldo} Transaksi : {No Transaksi, No SPJ, Tanggal, NIP Penerima, Kode Sub, Jumlah Uang, Uraian, PPN, PPH} Buku Kas Tunai : {No Catat, Uraian, Tanggal, No Trans, Penerimaan, Pengeluaran, Saldo} Realisasi BOK :{No, Bulan, Kode Master, Alokasi, Realisasi, Persentase, Sisa Anggaran} Relasi Antar Tabel 2. Form Data Penerima 3. Form Transaksi Gambar 6. Form Penerima 4. Form Realisasi Gambar 7. Form Transaksi 5. Laporan Realisasi Gambar 8. Form Realisasi 2.4 Interface Gambar 4. Entity Realtionship Diagram 1. Menu Utama Gambar 5. Menu Utama Gambar 9. Laporan Realisasi 5

8 3. Kesimpulan Berdasarkan penelitian dan pembahasan yang telah dilakukan oleh penulis menghasilkan beberapa kesimpulan dan saran sebagai berikut: 1) Sistem informasi ini dibangun dengan melakukan analisis masalah pada objek penelitian dan analisis PIECES untuk menganalisis kelemahan pada sistem lama. 2) Perancangan database sistem menggunakan teknik ERD dan pengujian sistem dilakukan dengan metode Black-box dan White-box testing. 3) Sistem Informasi Pemanfaatan Dana Bantuan Operasional Kesehatan mempercepat proses pencatatan keuangan yang berkaitan serta Informasi yang dihasilkan lebih akurat, karena sistem mampu melakukan perhitungan otomatis dan pemanfaatan dana jelas. 4. Saran Penulis menyadari, dalam penelitian ini masih terdapat banyak kekurangan, oleh karena itu penulis memberikan saran untuk peneliti selanjutnya di antaranya: 1) Penelitian ini hanya terbatas pada sirkulasi pengeluaran dana dan tidak membahas secara rinci proses penerimaan dana bantuan operasional kesehatan sehingga peneliti selanjutnya diharapkan dapat mengembangkan 2) sistem ini menjadi lebih lengkap (meng-cover sistem dana bantuan operasional kesehatan secara keseluruhan). 3) Peneliti selanjutnya dapat menambahkan rincian alokasi dana untuk satu tahun (Plan Of Action) dari Puskesmas. 4) Peneliti selanjutnya dapat mengoptimalkan perhitungan pajak pengeluaran dengan menambahkan sistem buka bantu pajak. [4] A. Sugihantono, Petunjuk Teknis Bantuan Operasional Kesehatan 2015, Jakarta: Kementrian Kesehatan RI, Biodata Penulis Gugus Ari Wijaya, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Yuli Astuti, memperoleh gelar S1, Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Memperoleh gelar S2, Magister Ilmu Komputer (M.Kom) STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta. Daftar Pustaka [1] H. Kholid. Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Daerah Yang Berorientasi Pada Kemandirian Audit, Universitas Islam Indonesia, [2] Elsya dan Noor. Sistem Informasi Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) Pembantu Bendahara Pengeluaran Pada Badan Kepegawaian Daerah Kudus, Universitas Muria Kudus, [3] Muhammad L. Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bagian Umum Sekertariat Derah Kabupaten Pacitan,