ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET BERBASIS DESKTOP PADA MASJID NURUL ASHRI DERESAN NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET BERBASIS DESKTOP PADA MASJID NURUL ASHRI DERESAN NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Imaniar Yunia Malik kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2016

2

3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET BERBASIS DESKTOP PADA MASJID NURUL ASHRI DERESAN Imaniar Yunia Malik 1), Kusnawi 2), 1) Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta 2) Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia imaniar.m@students.amikom.ac.id 1), khusnawi@amikom.ac.id 2) Abstract - Mosque Nurul Ashri Deresan located in densely populated areas is one of the great mosque in Yogyakarta. Although independent, but important nonetheless have the recording, processing and storage of data relating to assets. Assets can constitute the tangible and intangible. Recording and storing data that does not neatly could cause problems such as confusion of data and reality. Therefore, it made an application to facilitate the recording, processing and storage assets in the mosque Nurul Ashri with SQLServer 2000 as processing database, Visual Basic 6.0 as a processor interface. This system is designed to assist in recording, processing and storage of desktop-based asset management and printing reports the error rate can be reduced and data security can be improved. Keyword: Information System, Asset Management, Computerized, Asset Management Information System. 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Masjid Nurul Ashri merupakan salah satu masjid besar di Yogyakarta dengan perkembangan pembangunan yang cukup pesat. Lokasinya yang berada pada kawasan padat penduduk dan dekat dengan kampus-kampus besar semakin menunjang perkembangan bangunan. Dengan jama ah yang banyak pada waktu solat jama ah, kajian-kajian dan kegiatan lain tentu masjid ini memiliki badan pengurus yang mengelola segala hal yang dimiliki. Nurul Ashri memiliki kantor kecil pada selatan masjid sebagai tempat pengurus masjid atau yang biasa disebut takmir masjid untuk mengurus segala aktifitas masjid termasuk pengelolaan aset masjid. Meski sudah terdapat satu unit komputer pada kantor tersebut namun fungsi maksimalnya lebih kepada pengelolaan informasi mengenai agenda rutin masjid melalui media website. Mengenai pencatatan aset yang dimiliki masjid maupun pembukuan sebagai laporan keuangan masjid masih dalam bentuk pembukuan manual. Hal ini menyebabkan segala pendataan aset yang ada memiliki tingkat kerapihan penyimpanan data, keamanan dan keakurasian data sangat rentan oleh kesalahan. Segala aset yang dimiliki masjid tidak semuanya terdata seperti inventaris dan kelengkapan yang masjid miliki. Infaq merupakan satu-satunya aset utama yang dicatat dan dilaporkan secara rutin setiap 1 atau 2 bulan sekali dalam rapat pengurus inti. Banyaknya infaq masuk dan pembukuan kas masjid yang merupakan aset utama yang masih di catat secara manual memungkinkan tingkat kesalahan pencatatan cukup besar. Sedangkan aset yang berasal dari infaq ini merupakan sumber aset terbesar bagi masjid Nurul Ashri yang nantinya akan menjadi kas yang dimiliki masjid dan akan menambah inventaris masjid baik berupa barang maupun kepemilikan yang lain belum termanajemen dengan baik. Maka dibutuhkan sebuah sistem informasi yang akan mencatat aliran dana serta pencatatan aset kepemilikan pada masjid Nurul Ashri agar mempermudah takmir masjid dalam mengelola. Aplikasi berbasis desktop ini diharapkan akan membantu takmir masjid dalam manajemen aset guna mengadakan laporan pembukuan rutin. 1.2 Rumusan Masalah Dari latar belakang di atas didapat rumusan masalah yaitu bagaimana membuat sistem informasi manajemen aset berbasis desktop pada masjid Nurul Ashri Deresan. 1.3 Batasan Masalah Batasan masalah yang ditetapkan adalah : 1. Data atau informasi yang akan diolah Sistem yang akan dibuat yaitu Sistem Informasi Manajemen Aset yang akan digunakan untuk mengolah dan mendokumentasikan aset yang dimiliki masjid Nurul Ashri Deresan diantaranya pencatatan infaq masuk sebagai kas masjid, inventaris aset seperti penambahan aset berupa barang perlengkapan masjid, pencatatan pengeluaran kas dan pencatatan wakaf yang diterima. 2. Output yang dihasilkan Adapun hasil yang akan diperoleh dari sistem ini berupa pencatatan segala aset dan print out laporan inventarisasi aset yang dimiliki diantaranya laporan kas cetak, laporan aset yang dimiliki, laporan infaq masuk, laporan perawatan dan penghapusan aset berupa barang. 1

4 3. Software Utama yang digunakan Software utama yang digunakan untuk membuat sistem ini yaitu Visual Basic 6.0 untuk merancang tapilan sistem dan SQLserver 2000 untuk penyimpanan database. 1.4 Maksud dan Tujuan Penelitian Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah menganalisis dan merancang Sistem Informasi Manajemen Aset pada Masjid Nurul Ashri Deresan. 1.5 Metode Penelitian Metode penelitian pada pembuatan Sistem Informasi Manajemen Aset ini dibagi menjadi dua yaitu : Metode Pengumpulan Data a. Metode Kepustakaan Menggunakan informasi yang diperoleh dari pustaka, buku, internet maupun media informasi lain sebagai referensi maupun bahan pembanding. b. Metode Wawancara Metode yang digunakan untuk memperoleh informasi langsung dari narasumber maupun objek mengenai Manajemen Aset yang sudah berjalan. Dari informasi yang diperoleh diharapkan mengetahui apa saja yang dibutuhkan pada aplikasi ini. c. Metode Kearsipan Metode yang dilakukan dengan pengumpulan data yang ada untuk dianalisa Metode Perancangan Merupakan tahap awal dalam pembuatan Sistem Informasi Manajemen Aset pada masjid Nurul Ashri dengan menyusun alur sistem, flowchart, ERD, DFD dan lainnya Metode Pengembangan Metode pengenmbangan menggunakan SDLC (System Development Life Cycle) dengan model Waterfall. Meliputi perencanaan, analisis, perancangan, implementasi, testing dan pemeliharaan sistem Metode Implementasi Metode ini yaitu tahap akhir dimana akan diadakan pengujian pada Sistem Informasi Manajemen Aset untuk mengetahui apakah sudah bisa berfungsi secara maksimal.. 2. Pembahasan 2.1 Gambaran Umum Masjid Nurul Ashri didirikan pada tahun 1978 yang beralamatkan di Deresan III, no 21 perum UNY CT.X Santren, Santren, Caturtunggal, depok, sleman, Yogyakarta. Masjid ini telah mengalami tiga kali rehab dan perluasan dikarenakan berbagai faktor, antara lain seamakin banyaknya jamaah sehingga daya tampung masjid yang kurang. Masjid ini memiliki berapa keistemewaan yaitu berada di tengah kota pendidikan yang dekat dengan kampus UGM, UNY, AMIKOM, UIN, AKPRIND dan kampus lainnya. Masjid Ini terletak antara Dua jalan besar yaitu Ring Road Utara dan Jalan Gejayan. Selain itu tingginya animo masyarakat tehadap masjid ini terbukti dengan semakin banyaknya jama ah yang datang pada saat shalat jama ah, kajian-kajian, atau saat kegiatan lainnya. 2.2 Manajemen Aset Manajemen Aset adalah suatu proses mulai dari perencanaan sampai dengan penghapusan serta monitoring terhadap aset selama umur penggunaannya oleh suatu organisasi atau perusahaan. Secara umum, manajemen aset baik di perusahaan maupun negara meliputi aktivitas inti perencanaan (planning), perolehan (acquisition), pemanfaatan (utilization), dan penghapusan (disposal) [1]. 2.3 Sistem Aset yang Berjalan Gambar 1. Sistem Aset yang berjalan 2.4 Analisis Masalah Analisis sistem dilakukan guna mengevaluasi sistem yang berjalan saat ini untuk mencari kelemahan pada sistem tersebut yang menyebabkan permasalahan dari sistem yang ada saat ini yang bertujuan membuat sistem yang lebih baik dan meminimalkan kekurangan sistem. 2.5 Analisis Terhadap Sistem Saat ini Adapun hasil dari analisa dari sistem di atas didapat potensi kesalahan yang terjadi jika sistem dipertahankan: a. Pencatatan kas tidak jelas dan masih menggunakan buku sebagai media catat menyebabkan kesalahan penghitungan aset yang masuk. b. Berpotensi kerancuan data yang dicatat. c. Berpotensi kesalahan kalkulasi aset berupa keuangan. d. Tingkat kesalahan dalam pencatatan data tinggi dan membuat data tidak singkron. Berdasarkan analisa sederhana diatas dapat diperinci lagi kelemahan sistem menggunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, Service). 1. Analisis Performance (Kinerja) Tabel 1. Analisis Performance (Kinerja) Waktu yang dibutuhkan (Response time) - Untuk membuat buku pencatatan aset seperti infaq masuk membutuhkan waktu yang cukup lama seperti membuat tabel manual pada buku tersebeut sehingga 2

5 Hasil dari sistem yang dibutuhkan (Troughput) menjadi kolom-kolom data yang harus diisikan dalam pencatatan. - Untuk membuat laporan perhitungan aset seperti jumlah infaq yang terkumpul dari setiap jenis infaq yan berbeda membutuhkan waktu seminimalnya 1-2 jam dalam proses pennghitungan menggunakan alat bantu hitung secara manual seperti menggunakan kalkulator. Termasuk pengecekan ulang secara langsung. Jumlah wakttu untuk membuat laporan kurang lebih 3-4 jam. - Pencatatan yang hanya terfokus pada aset infaq membuat pencatatan aset berupa barang terabaikan. - Setelah adanya system baru, pencatatan, pencarian data dan pencetakan data sesuai kebutuhan menjadi lebih cepat dan mudah. - Proses seperti penghitungan jumlah infaq yang telah di atur pada aplikasi mengurasi resiko kesalahan (human error). - Pencatatan aset berupa barang juga bisa dilakukan secara otomatis saat melakukan transaksi yang berhubungan dengan penggunaan kas keuangan. 2. Analisis Information (Informasi) Tabel 2. Analisis Information (Informasi) Keakuratan - Pencatatan manual infaq memberikan peluang kesalahan data seperti salah memberikan nilai jumlah infaq pada tanggal tertentu sehingga hasil pada laporan juga bisa salah. Ketepatan waktu - Laporan setiap 1 atau 2 bulan sudah selesai sesuai tenggang waktu maupun jadwal yang diberikan. - Untuk mengetahui jumlah aset barang yang miliki tidak tercatat dan perlu ditinjau ulang secara langsung untuk mengetahui jumlahnya. Relevansi - Dalam laporan karena tidak banyak data yang dicatat dalam pencatatan infaq maka jarang ditemui data ganda dan tidak sesuai. 3. Analisis Economy (Ekonomi) Tabel 3. Analisis Economy (Ekonomi) Biaya Operasional - 1 buah buku laporan berukuran besar (ukuran kertas volio) bisa digunakan untuk 6 bulan. - Pembelian Alat tulis (bolpoin, tipe-ex, penggaris) kurang lebih Rp ,- setiap 1 atau 2 kali Biaya dan Manfaat pembuatan laporan. - Berdasarkan hasil analisis biaya operasional diatas, tidak ditemukan kelemahan sistem. Sistem bisa menghasilkan laporan yang dibutuhkan dengan biaya yang terjangkau. 4. Analisis Control (Keamanan) Tabel 4. Analisis Control (Keamanan) Keamanan Informasi - Informasi dalam bentuk buku laporan sudah aman karena disimpan pada laci khusus yang kuncinya hanya dimiliki oleh yang bersangkutan dengan buku tersebut seperti bendahara dan sekretaris saja. 5. Analisis Efficiency (Efisiensi) Tabel 5. Analisis Efficiency (Efisiensi) Pemborosan - Tidak ditemukan pemborosan pada pembuatan laporan pembukuan karena tidak menggunakan hasil print dimana pemborosan mungkin terjadi karena harus mengeprint secara berulang, cukup pada pencatatan pembukuan dan jika ada kesalahan cukup dihapus menggunakan tipe-ex saja. 6. Analisis Service (Layanan) Tabel 6. Analisis Service (Layanan) Kepuasan - Format laporan sudah sesuai dengan kebutuhan informasi yang dibutukan sehingga nilai kepuasan sudah cukup. 2.6 Tinjauan Pustaka Pada tinjauan pustaka akan dijelaskan beberapa penelitian yang terkait dengan tema Sistem Informasi Manajemen Aset. Penelitian-penelitian sebelumnya tersebut sebagai berikut: Pertama penelitian oleh Suhairi dengan judul Perancangan Sistem Infomrasi Manajemen Aset (Studi 3

6 Kasus Pada PT. CIPTAKRIDATAMA). Penelitian ini membahas tentang perancangan sistem informasi manajemen aset pada PT. CIPTAKRIDATAMA yang mengalami kendala kinerja karena manajemen aset yang masih konvensional [2]. Berikutnya penelitian oleh Wachid Al'Arif Mashuri dengan judul "Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Aset Berbasis Web : Penerimaan, Pengelolaan dan Penyusutan". Dimana penelitian ini merupakan pengembangan dari penelitian sebelumnya yang baru di buat dalam pengelolaan untuk pembuatan buku inventaris [3]. Terakhir penelitian dari Mochammad Indra Yahya dengan judul "Perancangan Sistem Informasi Aset Manajemen Berbasis Web Di SMP Negeri 35 Surabaya". Peneliatian ini membahas mengenai perancangan sebuat sistem informasi manajemen aset dikarenakan objek memiliki jumlah aset yang cukup banyak namun pendataannya tidak tersimpan dengan rapih ketika dibutuhkan laporan rutin [4]. 2.7 Perancangan Sistem Rancangan Alur Sistem yang diajukan Gambar 4. DFD Level 1 Operator/User Relasi Antar Tabel Gambar 2. Flowchart Sistem yang diajukan Data Flow Diagram (DFD) Gambar 3. Diagram Konteks Gambar 5. Relasi Antar Tabel 4

7 2.7.4 Entity Relational Diagram (ERD) Gambar 6. Rancangan ERD 2.8 Tampilan Antar Muka 3. Kesimpulan Gambar 7. Form Infaq 3.1 Kesimpulan Hasil dari penelitian dengan judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi manajemen aset pada masjid nurul ashri Deresan yang telah dilakukan pengetesan aplikasi pada objek dan telah ditulis pada beberapa bab sebelumnya maka dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Sistem mempunyai kemampuan menyimpan arsip data dengan database yang dimiliki, diarsipkan dan disimpan dalam disk komputer dan bisa dilakukan backup setiap saat. 2. Sistem yang memiliki form utama yaitu form infaq, wakaf, pengeluaran kas, pembelian aset, penghapusan dan perawatan mudah digunakan dalam penginputan data. 3. Hasil dari data yang telah di inputkan tersimpan pada sistem dan bisa di cetak menjadi laporan yang terdapat 5 laporan yaitu laporan kas, laporan infaq, laporan aset, laporan perawatan dan laporan penghapusan. 3.2 Saran Penulis menyadari penelitian ini masih memiliki banyak kekurangan, dalam hal penulisan naksah maupun pembuatan sistem. Sehingga untuk penelitian selanjutnya diharapkan dapat mengembangkan apa yang sudah ada menjadi lebih baik lagi. Penulis memberikan saran : 1. Penyederhanaan dalam logika sistem lebih baik lagi apabila menggunakan OOP (Object Oriented Programming). 2. Sistem ini berbatas pada barang inventaris saja, dapat dikembangkan untuk barang habis pakai maupun lebih kompleks lagi sesuai kebutuhan pengembangan. 3. Sistem saat ini hanya bisa digunakan pada satu komputer saja, jika dibutuhkan bisa dikembangkan menjadi lebih kompleks dalam penginventarisasiannya dan diberi hak akses jika diterapkan pada sistem client-server. Daftar Pustaka [1] A. Hadinata, in Bahan Ajar Manajemen Aset, Sekolah Tinggi Akuntansi Negara, 2011, p. 12. [2] Suhairi, "Prancangan Sistem Informasi Manajemen Aset (Studi Kasusu Pada PT. CIPTAKRIDATAMA)," [3] W. Al'Arif Mashuri, "Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Aset Berbasis Web : Penerimaan, Pengelolaan dan Penyusutan. Universitas Pembangunan Nasional "Veteran"," [4] Y. Indra, "Perancangan Sistem Informasi Aset Manajemen Berbasis Web Di SMP Negeri 35 Surabaya. Universitas Pembangunan Nasional "Veteran"," Biodata Penulis Imaniar Yunia Malik, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Kusnawi, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Memperoleh gelar Master of Engineering (M.Eng) Program Pasca Sarjana Magister Teknologi Informasi Fakultas Teknik Elektro Universitas Gajah Mada Yogyakarta, Lulus tahun Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta.. 5