BAB IV PEMBAHASAN Bab ini akan menjelaskan hasil dari proses evaluasi kegiatan pembelian tunai dan persediaan bahan baku. Pembahasan dimulai dengan penjelasan prosedur pembelian dan persediaan, penggunaan dokumen atau formulir dan fungsi otorisasi. IV.1 Evaluasi Terhadap Prosedur Pembelian Dan Persediaan Bahan Baku. IV.1.1 Evaluasi Terhadap Prosedur Pembelian Dalam prosedur pembelian tunai yang dilakukan perusahaan meliputi beberapa prosedur, antara lain : 2. Prosedur permintaan pembelian. Karena perusahaan menetapkan sistem job order dalam proses produksinya, permintaan pembelian akan muncul ketika adanya kesepakatan atau perjanjian antara perusahaan dan client dalam sebuah project. Kemudian bagian arsitektur melakukan analisis terhadap project tersebut sehingga dapat diketahui bahan baku apa saja yang dibutuhkan, berapa banyak jumlah bahan baku yang dibutuhkan, kualitas bahan baku yang seperti apa yang diinginkan oleh client dan berapa lama proses pengerjaan project tersebut. Setelah melakukan analisis, bagian arsitektur melakukan permintaan 34
pembelian ke field director bukan ke bagian pembelian dikarenakan perusahaan tidak memiliki bagian pembelian. Selain bagian arsitektur yang melakukan permintaan pembelian ada juga bagian project manager yang dapat melakukan permintaan pembelian. Project manager biasa kita sering dengar dengan sebutan mandor. Mandor dapat melakukan permintaan pembelian bahan baku apabila pada saat dalam pengerjaan sebuah project kekurangan bahan baku. Jadi mandor melakukan permintaan pembelian ke field director. 3. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok. Dalam memilih pemasok, field Director memberitahukan kepada seluruh staff perusahaan bahan baku apa saja yang diperlukan untuk sebuah project tersebut. Maka siapapun staff dalam perusahaan apabila mengetahui ada harga bahan baku yang lebih murah dapat memberitahukan ke field Director. Setelah ada staff yang memberitahu informasi mengenai supplier, setelah itu Perusahaan melakukan permintaan penawaran harga yang masih secara konvensional atau secara lisan dengan cara menelepon supplier untuk menanyakan harga bahan baku. 4. Prosedur order pembelian Sama halnya dengan prosedur permintaan penawaran harga, dalam prosedur order pembelian perusahaan masih melakukan secara 35
lisan dengan cara menelpon supplier. Setelah adanya kesepakatan antara perusahaan dengan supplier maka field director menelpon supplier untuk melakukan order pembelian. 5. Prosedur penerimaan barang Setelah proses order pembelian dilakukan dengan segera supplier mengirimkan bahan baku keperusahaan dan bagian dari perusahaan yang menerima pengiriman barang dari supplier adalah bagian gudang atau disebut workshop, bagian gudang sekaligus berperan dalam penerimaan dan penyimpanan barang. Mereka melakukan pemeriksaan terhadap kuantitas, kualitas dan lain-lain apakah sudah sesuai dengan pemesanan yang dilakukan oleh field director dan kemudian menyimpannya di gudang. 6. Prosedur pencatatan utang Fungsi akuntansi menerima faktur dari supplier kemudian melakukan pencatatan serta mengarsipkan dokumen tersebut dan segera melakukan pembayaran. 36
Berdasarakan evaluasi yang penulis telah lakukan, terdapat beberapa permasalahan yang perlu diperbaiki yaitu : 1. Siapa saja dapat melakukan pemilihan supplier. Setelah bagian arsitektur melakukan analisis terhadap project tersebut sehingga dapat diketahui bahan baku apa saja yang dibutuhkan, berapa banyak jumlah bahan baku yang dibutuhkan, kualitas bahan baku yang seperti apa yang diinginkan oleh klient dan berapa lama proses pengerjaan project tersebut. Setelah melakukan analisis bagian arsitektur melakukan permintaan pembelian kepada field director kemudian memberitahukan kepada seluruh staff mengenai project tersebut dengan tujuan apabila ada salah satu staff yang mengetahui ada harga yang lebih murah maka staff tersebut diharapkan memberitahukan kepada field director mengenai hal tersebut. Sehingga field director dapat melakukan negosiasi dengan supplier. Perusahaan beranggapan dengan hal seperti itu akan mendapatkan supplier yang menyediakan bahan baku dengan harga yang murah dan kualitas yang bagus. Hal seperti ini akan menyebabkan keterlambatan dalam penyediaan bahan baku karena field director menunggu staff dalam perusahaan memberitahukan ada supplier yang tepat. 37
Penulis merekomendasikan agar perusahaan membentuk satu (1) bagian khusus yang menangani pemilihan supplier jangan melibatkan seluruh staff perusahaan agar dapat meminimalkan terjadi kesalahan dalam pemilihan supplier. 2. Perusahaan belum memilki Flowchart untuk prosedur pembelian. Perusahaan tidak memiliki Flowchart dari setiap prosedur yang terkait dengan proses pembelian. Setiap prosedur perusahaan seharusnya digambarkan dalam bentuk flowchart dan dibuatkan penjelasannya secara tertulis dengan tujuan untuk memudahkan dalam memahami prosedur tersebut bagi pihak-pihak yang membutuhkan informasi dan juga agar lebih memperjelas tugas dari setiap fungsi yang terkait dalam prosedur tersebut. Perusahaan merasa tidak perlu membuat flowchart dan penjelasan secara tertulis dikarenakan prosedur yang sudah ada dan sedang berjalan tidak mengalami masalah yang serius. Prosedur yang berjalan selama ini disampaikan oleh pihak manajemen secara lisan. Penulis menyarankan agar perusahaan membuat flowchat sehingga prosedur yang terdapat pada perusahaan mudah dipahami. 38
3. Belum adanya bagian pembelian. Selama ini yang melakukan pemilihan supplier, penawaran harga sampai dengan melakukan order pembelian adalah field director dimana seharusnya tugas-tugas tersebut dilakukan oleh bagian pembelian. Bagian pembelian dalam perusahaan belum terbentuk karena perusahaan menganggap hal tersebut masih belum dibutuhkan untuk saat ini. Hal ini akan mengakibatkan terganggunya project yang sudah disepakati antara pihak perusahaan dengan klient. Seharusnya dalam melakukan pemilihan supplier sampai dengan order pembelian dilakukan secara independent karena bagian ini sangat berperan penting dalam kerberhasilan sebuah project. Penulis merekomendasikan agar perusahaan membentuk satu (1) bagian khusus yaitu bagian pembelian yang berperan dalam melakukan pemilihan supplier, penawaran harga hingga order pembelian. 4. Bagian penerimaan dan bagian gudang tidak terpisah Bagaian gudang bertugas sebagai penerima barang yang dikirimkan oleh supplier dan juga bertugas sebagai penyimpanan barang hal ini dikarenakan perusahaan belum memiliki bagian penerimaan. Hal ini dapat menyebabkan terjadi penyalahgunaan wewenang yang dapat mengakibatkan terjadi kecurangan karena 39
bagian penerimaan dan penyimpanan ditangani oleh bagian gudang atau workshop. Perusahaan beranggapan tidak perlu adanya bagian penerimaan bahan baku karena bagian gudang bisa menjalani tugas sebagai bagian penerimaan dan juga karena perusahaan beranggapan apabila harus membuat bagian penerimaan yang terpisah dari bagian gudang akan menambah biaya operasional perusahaan. Melainkan dengan adanya bagian penerimaan akan meminimalkan terjadi kecurangan dalam penyimpanan bahan baku sehingga dapat melindungi asset perusahaan. Penulis merekomendasikan agar perusahaan membuat bagian penerimaan dan bagian gudang yang terpisah agar perushaan dapat melindungi bahan baku dari kecurangan. Selain permasalahan yang muncul, terdapat juga kelebihan dalam prosedur tersebut yaitu : 1. Perusahaan menerapkan sistem job order Perusahaan melakukan pemesanan bahan baku ketika perusahaan menerima order terlebih dahulu dari klient sehingga meminimalkan pembelian bahan baku lebih dan juga meminimalkan biaya atas peyimpanan bahan baku digudang. 40
Perusahaan menerapkan sistem seperti ini dikarenakan nilai dari sebuah project cukup besar sehingga apabila melakukan pembelian diluar project akan mengkawatirkan keuangan perusahaan. IV.1.2 Evaluasi Terhadap Persediaan Bahan Baku. Dalam sistem persediaan perusahaan mengatur bagaimana seharusnya persediaan bahan baku dikeluarkan untuk digunakan dalam proses produksi dan bagaimana perusahaan melaksanakan sistem pencatatan persediaan. Dalam prosedur persediaan bahan baku yang dilakukan perusahaan meliputi beberapa prosedur, antara lain : 1. Prosedur permintaan bahan baku Permintaan bahan baku dilakukan karena sebuah project akan segera dimulai pengerjaanya. Kemudian bagian field director yang melakukan permintaan barang kebagian gudang secara lisan dengan menelpon kepala gudang dengan memberitahukan bahan baku apa saja yang diperlukan untuk project tersebut Permintaan bahan baku dalam perusahaan tersebut sudah cukup baik karena bagian field director yang mengetahui kapan sebuah project akan dimulai pengerjaannya dan juga bahan baku apa saja yang dibutuhkan yang melakukan permintaan barang. 41
2. Prosedur pengeluaran bahan baku Bagian gudang melakukan pengecekan terhadap permintaan bahan baku yang diminta oleh bagian field director. Jika bahan baku yang diminta tersedia maka bagian gudang segera mengeluarkan bahan baku tersebut. Sama halnya dengan permintaan bahan baku, prosedur pengeluaran bahan baku yang dilakukan perusahaan sudah cukup baik karena bagian gudang akan mengelurkan bahan baku ketika adanya permintaan bahan baku oleh bagian field director. IV.2 Evaluasi Terhadap Dokumen Yang Digunakan. Dari hasil evaluasi ditemukan hanya ada beberapa jenis dokumen yang digunakan dalam prosedur pembelian dan persediaan bahan baku, yaitu antara lain : 1. Surat Jalan 2. Bukti kas keluar Dalam proses bisnisnya perusahaan hanya menggunakan 2 dokumen saja, masih banyak kelemahan yang perlu diperbaiki dan ditingkatkan oleh perusahaan dalam menggunakan dokumen-dokumen, antara lain : 42
1. Tidak terdapat dokumen permintaan pembelian Permintaan pembelian bahan baku dilakukan oleh bagian arsitektur yang sebelumnya melakukan analisis terhadap sebuah project yang kemudian menghasilkan informasi seperti bahan baku apa saja yang dibutuhkan, berapa banyak jumlah bahan baku yang dibutuhkan, kualitas bahan baku yang seperti apa yang diinginkan oleh klient dan bahkan berapa lama waktu proses pengerjaan project tersebut. Karena belum adanya bagian pembelian pada perusahaan tersebut maka bagian arsitektur mengajukan permintaan pembelian kepada field director tanpa dokumen permintaan pembelian dan hanya secara lisan dengan menelpon atau berbicara langsung kebagian field director. Kemudian field director melakukan order pembelian secara konvensional yaitu dengan cara menelpon supplier tanpa memberitahukan kebagian gudang bahwa perusahaan telah melakukan order pembelian. Penulis merekomendasikan agar perusahaan segera membuat dokumen permintaan pembelian yang berisikan informasi lengkap mengenai bahan baku yang dibutuhkan untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam pembelian bahan baku. Dokumen permintaan pembelian seharusnya dibuat 2 rangkap, 1 lembar untuk bagian field director (karena untuk saat ini belum terdapat bagian pembelian) dan 43
tembusannya untuk arsip bagian yang melakukan permintaan pembelian yaitu bagian arsitektur. 2. Tidak terdapat dokumen permintaan penawaran harga Penawaran harga yang dilakukan oleh bagian field director secara lisan dengan menelpon supplier untuk mengetahui harga bahan baku karena perusahaan beranggapan tidak efisien jika menggunkan dokumen permintaan penawaran barang. Kemudian field director melakukan order pembelian dengan harga yang disepakati tanpa dokumen pendukung bahwa bagian field director telah melakukan permintaan penawaran harga. Karena belum adanya bagian pembelian maka yang melakukan permintaan penawaran harga adalah bagian field director. Dengan tidak menggunakan dokumen permintaan pembelian maka perusahaan akan kesulitan dalam menilai kinerja field director karena perusahaan tidak memiliki bukti bahwa memang benar field director telah melakukan permintaan penawaran harga dengan beberapa supplier. Penulis merekomendasikan agar perusahaan merancang dan menggunakan dokumen permintaan penawaran harga karena dengan adanya dokumen permintaan penawaran harga dapat dijadikan bukti antara perusahaan dengan supplier telah terjadi kesepakatan mengenai harga. Dokumen permintaan penawaran harga dapat juga digunakan 44
sebagai evaluasi perusahaan, apakah bagian pembelian sudah melakukan penawaran harga kebeberapa supplier dengan tujuan untuk membandingan harga dan setelah itu dapat menentukan supplier yang cocok dalam pemenuhan bahan baku yang diperlukan. 3. Tidak terdapat dokumen order pembelian Order pembelian dilakukan ketika sudah ada kesepakatan harga dengan supplier. Dalam hal ini yang melakukan order pembelian adalah field director karena untuk saat ini belum ada bagian pembelian dalam perusahaan tersebut. Order pembelian yang dilakukan tanpa disertai dengan dokumen order pembelian karena hanya dilakukan dengan cara lisan melalui telepon langsung ke supplier. Dalam melakukan order pembelian seharusnya disertai dengan dokumen order pembelian agar menghindari terjadinya kesalahan dalam melakukan pemesanan. Kemungkinan kesalahan yang dilakukan oleh field director pada saat menelpon untuk melakukan order pembelian bisa saja berbeda dengan yang dicatat oleh supplier. Penulis merekomendasikan agar perusahaan merancang dan menggunakan dokumen order pembelian. Dokumen order pembelian harus dibuat beberapa rangkap, yang kemudian rangkap tersebut dikirim kebagian yang akan terkait seperti bagian peminta barang, bagian gudang dan akuntansi. Dan juga menerapkan blind receiving 45
system pada tembusan order pembelian. Karena dengan adanya dokumen order pembelian bagian gudang dapat mengetahui akan ada pengiriman barang dari supplier dan dengan blind receiving system membantu perusahaan dalam memastikan bahwa bagian gudang telah benar melakukan pengecekan bahan baku yang datang karena dengan blind receiving system pada kolom kuantitas diblok hitam agar tidak terlihat. Dan juga bagian gudang dapat memberitahukan kepada bagian field director bahwa masih ada sisa bahan baku dari project sebelumnya sehingga dapat digunakan untuk project berikutnya. 4. Tidak terdapat dokumen penerimaan barang dan kartu gudang Ketika supplier melakukan pengiriman kebagian gudang, terkadang bagian gudang tidak mengetahui akan ada bahan baku yang datang. Hal ini disebabkan karena perusahaan tidak menggunakan dokumen order pembelian dan juga kurangnya komunikasi antara bagian field director yang melakukan order pembelian dengan bagian gudang. Karena bagian gudang merasa bingung dengan pengiriman dari supplier maka bagian gudang menelpon bagian field director dan menanyakan apakah benar ada pemesanan yang dilakukan oleh field director. Setelah konfirmasi kebagian field director maka bagian gudang melakukan pengecekan terhadap barang atau bahan baku. Pengecekan yang dilakukan antara lain meliputi kuantitas barang, 46
kualitas barang, jenis barang dan lain-lain. Kemudian bagian gudang menerima bahan baku tersebut dan kemudian menyimpannya tanpa membuat dokumen penerimaan barang dan kartu gudang dimana dokumen tersebut dapat digunakan sebagai bukti bahwa memang benar bagian gudang telah melakukan sesuai dengan tugasnya yaitu melakukan pengecekan apakah bahan baku yang diterima sudah sesuai dengan order pembelian dan juga mencatat masuk-keluar nya bahan baku dengan kartu gudang. Penulis merekomendasikan agar perusahaan merancang dan membuat dokumen penerimaan barang karena dengan adanya dokumen tersebut perusahaan dapat mengevaluasi kinerja dari bagian gudang. Serta membuat kartu gudang dengan tujuan agar dapat membantu perusahaan dalam meminimalkan terjadi penyimpangan bahan baku digudang. Karena dengan adanya adanya kartu gudang perusahaan dapat mengetahui bahan baku masuk, bahan baku keluar dan bahan baku yang tersisa yang siap untuk dipakai. 5. Tidak terdapat surat permintaan bahan baku (SPBB). Pada saat bagian produksi (dalam perusahaan yang menjalankan tugas ini adalah field director) melakukan permintaan bahan baku ke bagian gudang, maka seharusnya bagian gudang menerima Surat Permintaan Bahan Baku (SPBB) yang akan menjelaskan bahwa field director memerlukan sejumlah bahan baku 47
untuk menjalankan sebuah project. Melainkan permintaan bahan baku tersebut dilakukan secara lisan dengan menelpon bagian gudang. Bagian field director seharusnya membuat Surat Permintaan Bahan Baku (SPBB) sebagai bukti yang menunjukan permintaan bahan baku apa saja yang dibutuhkan dan dicocokan dengan pengeluaran yang dikeluarkan oleh bagian gudang. Tanpa adanya Surat Permintaan Bahan Baku (SPBB) yang dikeluarkan bagian field director pada saat permintaan bahan baku untuk keperluan produksi akan mengakibatkan bagian field director akan sulit untuk menjamin kebenaran apabila bahan baku yang dikeluarkan oleh bagian gudang berbeda dengan yang inginkan oleh bagian field director. Penulis merekomendasikan agar perusahaan membuat dan menggunkan dokumen permintaan bahan baku 6. Tidak terdapat dokumen bukti pengeluaran bahan baku (BPBB) Jika bahan baku yang diminta oleh field director tersedia di gudang, maka bagian gudang akan langsung mengeluarkan bahan baku tersebut. Bersamaan dengan pengeluaran bahan baku tersebut, bagian gudang pun seharusnya membuat Bukti Pengeluaran Bahan Baku (BPBB), tapi hal tersebut tidak dilakukan oleh bagian gudang. Bagian gudang sebagai bagian yang melakukan pengeluaran bahan baku seharusnya membuat Bukti Pengeluaran Bahan Baku (BPBB) untuk menyatakan bahwa bahan baku yang diminta telah 48
diberikan kepada bagian produksi. Bukti Pengeluaran Bahan Baku (BPBB) juga berguna sebagai alat pengendalian yang dapat memastikan bahwa pengeluaran bahan baku telah sesuai dengan prosedur yang ada di dalam perusahaan. Perusahaan beranggapan tidak perlu adanya Bukti Pengeluaran Bahan Baku (BPBB) Karena bagian gudang tidak akan mengeluarkan bahan baku kalau field director tidak melakukan permintaan bahan baku Tanpa adanya Bukti Pengeluaran Bahan Baku (BPBB) yang dikeluarkan bagian gudang pada saat mengeluarkan bahan baku untuk keperluan produksi akan mengakibatkan bagian gudang akan sulit untuk menjamin kebenarannya. Selain itu, tanpa Bukti Pengeluaran Bahan Baku (BPBB) juga mengakibatkan perusahaan tidak dapat mengawasi proses pengeluaran bahan baku, sehingga memungkinkan terjadinya kecurangan-kecurangan yang dapat merugikan peusahaan. Untuk mengatasi masalah ini, penulis merekomendasikan sebaiknya bagian gudang harus membuat Bukti Pengeluaran Bahan Baku (BPBB) pada saat pengeluaran bahan baku. 7. Perusahaan belum memiliki rancangan sendiri atas dokumen yang digunakan. Perusahaan hanya menggunakan 2 dokumen dalam proses bisnisnya antara lain : surat jalan dan bukti kas keluar. Dokumen- 49
dokumen yang digunakan tersebut tidaklah dibuat sendiri oleh perusahaan melainkan perusahaan membelinya dari toko eceran. Sering kali ketika dokumen-dokumen tersebut sudah habis dan perusahaan membelinya lagi yang didapat berbeda dengan yang dibeli sebelumnya. Penulis merekomendasikan agar perusahaan merancang dokumen-dokumen yang digunakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan menggunakannya. IV.3 Evaluasi Terhadap Otorisasi. Secara keseluruhan sistem otorisasi pada perusahaan belum berjalan dengan baik Karena hal ini berhubungan dengan dokumen-dokumen yang digunakan oleh perusahaan masih sangat minim maka tidak ada dokumen yang harus ditandatangani oleh bagian yang mempunyai wewenang. Seharusnya tidak ada satu pun transaksi yang terjadi yang tidak diotorisasi oleh yang memiliki wewenang. Berikut merupakan beberapa hal yang seharusnya dilakukan perusahaan mengenai otorisasi yang berhubungan dalam penggunaan dokumen. Berikut penjelasannya : 1. Dokumen permintaan pembelian seharusnya diotorisasi oleh bagian arsitektur. 50
2. Dokumen order pembelian seharusnya diotorisasi oleh manager pembelian dan disetujui oleh field director. 3. Dokumen penerimaan barang seharusnya diotorisasi oleh kepada gudang. 4. Bukti kas keluar seharusnya diotorisasi oleh bagian akuntansi. 51
IV.4 Usulan Perbaikan Struktur Organisasi pada PT Creatura Creation Board of Director Design Director Field Director Operation Director Sales Manager & Design Manager Project Manager I Project Manager II Finance & Acc Manager General Affair Manager Purchase Manager Job Capitain I Job Capitain II Foreman I Foreman II Gudang Penerimaan Purchasing Ars. I Ars. 2 Ars. 3 Ars. 4 Gambar 4.1 Usulan Perbaikan Struktur Organisasi pada PT Creatura Creation 52
Definisi fungsi tambahan : 1. Penerimaan : Berfungsi sebagai penerima bahan baku yang dikirimkan dari supplier 2. Purchase Manager : Bagian yang bertugas untuk memutuskan menentukan supplier dan melakukan pembelian dan mengontrol staff pembelian IV.5 Usulan Perbaikan Prosedur Sistem Akuntansi Pembelian Dan Persediaan Bahan Baku pada PT Creatura Creation IV.5.1 Usulan Prosedur Sistem pembelian Bagian bagian yang terkait dalam prosedur pembelian bahan baku adalah : 1. Bagian gudang / yang membutuhkan 2. Bagian penerimaan 3. Bagian pembelian 4. Bagian akuntansi 5. Bagian kasir 53
Dokumen yang digunakan : 1. Surat Permintaan Pembelian ( SPP ) 2. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH ) 3. Surat Order Pembelian (SOP) 4. Surat Jalan 5. Faktur 6. Surat Penerimaan Barang (SPB) 7. Kartu Gudang Uraian prosedur pembelian bahan baku yang diusulkan : 1) Pembelian bahan baku dimulai ketika bagian arsitektur memberikan informasi kebagian gudang mengenai bahan baku apa saja yang dibutuhkan untuk sebuah project, kemudian bagian gudang melakukan permintaan pembelian ke bagian pembelian dengan membuat Surat Permintaan Pembelian( SPP ) rangkap 2 dan didistribusikan kepada : a. Lembar 1 : untuk bagian pembelian b. Lembar 2 : untuk arsip bagian gudang 2) Setelah bagian pembelian menerima Surat Permintaan Pembelian( SPP ) lembar pertama 1 dari bagian gudang, maka bagian pembelian 54
akan meneruskan permintaan pembelian tersebut dengan membuat Surat Permintaan Penawaran Harga ( SPPH ) rangkap 2 yang akan didistribusikan kepada : a. Lembar 1 : untuk supplier b. Lembar 2 : untuk arsip bersama dengan SPP lembar 1 3) Setelah supplier memberikan jawaban atas Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) lembar 1 dengan mengirimkan Surat Penawaran Harga (SPH) rangkap 2 kepada bagian pembelian, maka bagian pembelian dapat menentukan supplier mana yang memberikan penawaran harga yang lebih menguntungkan bagi perusahaan. Surat Penawaran Harga (SPH) tersebut kemudian didistribusikan kepada: a. Lembar 1: Untuk bagian akuntansi b. Lembar 2: untuk diarsip sementara menurut tanggal Setelah menentukan supplier yang tepat, bagian pembelian akan membuat Surat Order Pembelian (SOP) rangkap 4 yang akan didistribusikan kepada: a. Lembar 1: untuk supplier b. Lembar 2: untuk bagian penerimaan c. Lembar 3: untuk bagian akuntansi d. Lembar 4: untuk diarsip sementara menurut tanggal 55
4) Saat bagian penerimaan menerima bahan baku yang dipesan beserta Surat Jalan (SJ) sebanyak rangkap 2 dari supplier, maka sebagai penerima bahan baku, bagian penerimaan akan memeriksa kesesuaian antara bahan baku yang diterima dengan Surat Order Pembelian (SOP) lembar 2 serta Surat Jalan (SJ). Jika barang yang diterima sesuai dengan pesanan, maka bagian penerimaan akan mendatangani Surat Jalan (SJ) yang diterima. Surat Jalan (SJ) tersebut akan didistribusikan kepada: a. Lembar 1: untuk supplier b. Lembar 2: untuk bagian akuntansi Kemudian bagian penerimaan akan membuat Surat Penerimaan Barang (SPB) rangkap 3 yang akan didistribusikan kepada: a. Lembar 1: untuk bagian pembelian b. Lembar 2: untuk bagian akuntansi c. Lembar 3: untuk bagian gudang Sedangkan Surat Order Pembelian (SOP) lembar 2 diarsip permanen menurut nomor. 5) Saat menerima Surat Penerimaan Barang (SPB) lembar 1 dari bagian penerimaan, maka bagian pembelian akan menyesuaikan tanggal penerimaan yang tercantum dalam Surat Order Pembelian (SOP) lembar 4 yang diarsip sementara. Kemudian bagian pembelian akan mencatat tanggal penerimaan dari persediaan tersebut dan 56
mengarsipkan permanen Surat Order Pembelian (SOP) lembar 4 dan Laporan Penerimaan Bahan Baku (LPBB) lembar 1 menurut nomor. 6) Bagian akuntansi menerima Surat Penawaran Harga (SPH) lembar 1 dan Surat Order Pembelian (SOP) lembar 3 dari bagian pembelian untuk memberitahukan bahwa ada kegiatan pembelian yang dilaksanakan oleh perusahaan dan perlu dicatat. Bagian akuntansi pun menerima Laporan Penerimaan Bahan Baku (LPBB) lembar 2 dan Surat Jalan (SJ) lembar 2 dari bagian penerimaan sebagai tanda bahwa bahan baku yang dibeli telah diterima dengan baik. Selain itu, bagian akuntansi menerima faktur dari supplier dengan Surat Order Pembelian (SOP) lembar 3, Surat Penawaran Harga (SPH) lembar 1 yang diterima dari bagian pembelian serta Laporan Penerimaan Bahan Baku (LPBB) lembar 2 dan Surat Jalan (SJ) lembar 2 yang diterima dari bagian penerimaan. 7) Berdasarkan Faktur, Surat Order Pembelian (SOP) lembar 3, Surat Penawaran Harga (SPH) lembar 1, Laporan Penerimaan Bahan Baku (LPBB) lembar 2 dan Surat Jalan (SJ) lembar 2 yang telah dibandingkan, maka bagian akuntansi akan mencatat persediaan yang diterima ke dalam kartu persediaan. Setelah itu bagian akuntansi akan membuat Bukti Kas Keluar (BKK) rangkap 2 dan didistribusikan kepada: 57
a. Lembar 1: untuk bagian kasir, dilampiri dengan faktur b. Lembar 2: untuk diarsip sementara menurut nomor sampai faktur dibayar Sedangkan Surat Order Pembelian (SOP) lembar 3, Surat Penawaran Harga (SPH) lembar 1, Laporan Penerimaan Bahan Baku (LPBB) lembar 2 dan Surat Jalan (SJ) lembar 2 akan diarsip permanen menurut nomor. 8) Bagian gudang menerima Surat Penerimaan Barang (SPB) lembar 3 dari bagian penerimaan sebagai bukti bahwa bahan baku telah diterima dan bagian gudang mencatat jumlah bahan baku yang diterima dan bagian gudang mencatat jumlah bahan baku yang diterima ke dalam kartu gudang yang menyatakan persediaan bahan baku telah bertambah serta mengarsip permanen Surat Penerimaan Barang (SPB) tersebut menurut nomor. 9) Berdasarkan Faktur dan Bukti Kas Keluar (BKK) lembar 1 yang diterima dari bagian akuntansi, bagian kasir melakukan pembayaran secara tunai atas pembelian bahan baku tersebut dan membuat Bukti Pembayaran (BP) 10) Setelah menyelesaikan pembayaran, bagian kasir mengirimkan kembali Faktur, Bukti Kas Keluar (BKK) lembar 1 dan Bukti Pembayaran (BP) kepada bagian akuntansi untuk diarsip permanen dan menyatakan bahwa transaksi pembelian bahan baku telah selesai. 58
Untuk lebih jelas berikut ini gambar flowchart pembelian bahan baku yang diusulkan: 59
Bagian Gudang Bahan Baku Permintaan Bahan Baku Pencatatan Penerimaan Bahan Baku Mulai 5 Buat SPP SPB 3 SPP 1 2 Mencatat Persediaan Diotorisasi oleh kepala gudang Kartu Gudang SPP 1 2 SPB 3 N N 1 SPP = Surat Permintaan Pembelian SPB = Surat Penerimaan Barang Gambat 4.2 Prosedur Usulan Permintaan Pembelian Bahan Baku dan Pencatatan Penerimaan Bahan Baku 60
61
Bagian Penerimaan 2 Supplier SOP 2 SJ 1 SJ 2 Memeriksa bahan Baku Membuat SPB SJ 2 SJ 1 SPB 3 SPB 2 SPB 1 SOP 2 5 6 Supplier N 7 SOP = Surat Order Pembelian SPB = Surat Penerimaan Barang SJ = Surat Jalan Gambat 4.4 Prosedur Usulan Penerimaan Bahan Baku 62
63
Bagian Kasir 8 Faktur BKK 1 Melakukan Pembayaran Secara Tunai Faktur BKK 1 BP 9 BKK = Bukti Kas Keluar BP = Bukti Pembayaran Gambat 4.6 Prosedur Usulan Pembayaran 64
IV.5.2 Usulan Prosedur Sistem Persediaan Bahan Baku adalah: Bagian-bagian yang terkait dalam prosedur pengeluaran bahan baku a. Bagian produksi/lapangan b. Bagian gudang bahan baku c. Bagian akuntansi Dokumen yang digunakan: a. Surat Permintaan Bahan Baku (SPBB) b. Surat Permintaan Pembelian (SPB) c. Bukti Pengeluaran Bahan Baku (BPBB) d. Kartu Gudang e. Kartu persediaan Uraian prosedur pengeluaran persediaan bahan baku yang diusulkan: 1) Pada saat bagian produksi/lapangan membutuhkan bahan baku untuk melakukan proses produksi, maka bagian produksi akan meminta bahan baku yang dibutuhkan tersebut kepada bagian gudang membuat Surat Permintaan Bahan Baku (SPBB) rangkap 3 dan akan didistribusikan kepada: 65
a. Lembar 1 & 2: untuk bagian gudang b. Lembar 3: untuk diarsip permanen menurut nomor. 2) Setelah bagian gudang menerima Surat Permintaan Bahan Baku (SPBB) lembar 1 dan lembar 2 dari bagian produksi, lalu bagian gudang memeriksa persediaan apakah bahan baku tersebut tersedia atau tidak di gudang bahan baku. Apabila bahan baku tidak tersedia, maka bagian gudang akan membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) rangkap 2 dan akan didistribusikan kepada: a. Lembar 1: untuk bagian pembelian bersamaan dengan Surat Permintaan Bahan Baku (SPBB) lembar 1. b. Lembar 2: untuk diarsip permanen menurut nomor Jika bahan baku yang diminta tersedia, maka bagian gudang akan membuat Bukti Pengeluaran Bahan Baku (BPBB) rangkap 3 yang akan didistribusikan kepada: a. Lembar 1: untuk bagian akuntansi, untuk dicatat kekartu persediaan bersamaan dengan Surat Permintaan Bahan Baku (SPBB) lembar 2. b. Lembar 2: untuk bagian produksi bersamaan dengan bahan baku. c. Lembar 3: untuk diarsip permanen menurut nomor dan dicatat ke kartu gudang. 66
3) Setelah ketersediaan barang diperiksa berdasarkan Surat Permintaan Bahan Baku (SPBB) lembar 2 dan Bukti Pengeluaran Bahan Baku (BPBB) lembar 1, maka bagian akuntansi akan mencatat pengeluaran bahan baku tersebut ke dalam kartu persediaan serta mengarsip permanen Surat Permintaan Bahan Baku (SPBB) dan Bukti Pengeluaran Bahan Baku (BPBB) tersebut menurut nomor. Untuk lebih jelas, berikut ini gambar flowchart sistem pengeluaran persediaan bahan baku yang diusulkan: 67
Bagian Produksi Permintaan Bahan Baku Mulai Penerimaan Bahan Baku 4 Membuat SPBB BPBB 2 SPBB 3 SPBB 2 1 SPBB N N 2 SPBB = Surat Permintaan Bahan Baku BPBB = Bukti Pengeluaran Bahan Baku Gambat 4.7 Prosedur Usulan Permintaan Bahan Baku dan Penerimaan Bahan Baku 68
Bagian Gudang 2 SPBB SPBB 2 1 Periksa Bahan Baku Membuat SPP Membuat BPBB SPB 2 SPB 1 1 SPBB BPBB 3 BPBB 2 BPBB 1 2 SPBB N Bagian Pembelian 3 4 N Kartu Gudang BPBB = Bukti Pengeluaran Bahan Baku SPBB = Surat Permintaan Bahan Baku SPP = Surat Permintaan Pembelian Gambat 4.8 Prosedur Usulan Pengeluaran Bahan Baku 69
Bagian Akuntansi 3 SPBB BPBB 1 2 Mencatat ke dalam kartu persediaan Kartu persediaan SPBB BPBB 1 2 N Selesai BPBB = Bukti Pengeluaran Bahan Baku SPBB = Surat Permintaan Bahan Baku Gambar 4.9 Prosedur Usulan Pencatatan Pengeluaran Bahan Baku 70
IV.6 Usulan Rancangan Dokumen IV.6.1 Usulan Surat Permintaan Pembelian Logo perusahaan Alamat Nomor : SPP. /R0 Tanggal : / / SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN Nama bagian yang membutuhkan : Tanggal dibutuhkan : No Nama Barang Kuantitas Satuan Keterangan 1 2 3 4 5 6 7 Lembar 1 : Pembelian Disiapkan Oleh Disetujui Lembar 2 : Arsip (Gudang) Gudang Field director Gambar 4.10 Usulan Surat Permintaan Pembelian 71
IV.6.2 Usulan Surat Permintaan Penawaran Harga Logo perusahaan alamat Nomor : SPPH. _/R0 Tanggal : / / SURAT PERMINTAAN PENAWARAN HARGA Kepada Catatan : Yth Permintaan Penawaran Harga ini bukan merupakan order pembelian Silakan menawarkan kepada kami barang-barang berikut ini. Kami bersedia mempertimbangkan barang subtitusi No Nama Barang Kuantitas Harga Per Unit Potongan Harga Bersih Lembar 1 : Supplier Disiapkan Oleh Disetujui Lembar 2 : Arsip (pembelian) Staff Pembelian Manajer Pembelian Kirimkan kembali formulir ini ke Bagian Pembelian pada alamat di atas. Gambar 4.11 Usulan Surat Permintaan Penawaran Harga 72
IV.6.3 Usulan Surat Order Pembelian Logo perusahaan alamat Nomor : SOP. _/R0 Tanggal : / / SURAT ORDER PEMBELIAN Kepada : Alamat : NO Nama Barang Keterangan Kuantit as Satu an Harga Per Unit Jumlah Jumlah Lembar 1:Supplier Lembar 2:Penerimaan Lembar 3:Akuntansi Lembar 4:Arsip (Pembelian) Disiapkan Oleh Disetujui Manajer Pembelian Operation Director Gambar 4.12 Usulan Surat Order Pembelian 73
IV.6.4 Usulan Surat Penerimaan barang Logo perusahaan Alamat Nomor : SPB. _/R0 Tanggal : / / SURAT PENERIMAAN BARANG No Nama Barang Kuantitas Satuan Keterangan 1 2 3 4 5 6 7 Lembar 1: Pembelian Lembar 2: Akuntansi Lembar 3: Gudang Penerima Diperiksa oleh Bagian Penerimaan Field director Gambar 4.13 Usulan Surat Penerimaan barang 74
IV.6.5 Usulan Kartu gudang Kode barang : Nama barang : Spesifikasi : KARTU GUDANG DITERIMA DIPAKAI SISA TGL NO.BUKTI QYT TGL NO.BUKTI QYT SISA KETERANGAN Gambar 4.14 Usulan Usulan Kartu gudang 75
IV.6.6 Usulan Surat Permintaan Bahan Baku Logo perusahaan Alamat Nomor : SPBB. /R0 Tanggal : / / SURAT PERMINTAAN BAHAN BAKU Tanggal project dimulai : Tanggal dibutuhkan : Alamat project dilaksanakan : No Nama Barang Kuantitas Satuan Keterangan 1 2 3 4 5 6 7 Lembar 1&2 : Gudang Disiapkan Oleh Disetujui Lembar 3 : Arsip (Gudang) Project Manager Field director Gambar 4.15 Usulan Surat Permintaan Bahan Baku 76
IV.6.7 Usulan Bukti Pengeluaran Bahan Baku Logo perusahaan Alamat Nomor : BPBB. /R0 Tanggal : / / BUKTI PENGELUARAN BAHAN BAKU Pengiriman ke alamat project : No Nama Barang Kuantitas Satuan Keterangan 1 2 3 4 5 6 7 Lembar 1 : Akuntansi Lembar 2 : Produksi/Project manager Disiapkan Oleh Disetujui Lembar 3 : Arsip (Gudang) Staff Gudang Kepala Gudang Gambar 4.16 Usulan Bukti Pengeluaran Bahan Baku 77
IV.7 Usulan Output Sistem Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku IV.7.1 Usulan Jurnal Sistem Akuntansi Pembelian Berikut merupakan pencatatan jurnal dari setiap prosedur yang berlangsung : 1. Prosedur permintaan pembelian Tidak ada jurnal 2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Tidak ada jurnal 3. Prosedur Order pembelian Inventory Hutang 4. Prosedur penerimaan barang 5. Prosedur pencacatan Hutang Cash 78
IV.7.2 Usulan Jurnal Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku Berikut merupakan pencatatan jurnal dari setiap prosedur yang berlangsung : 1. Prosedur permintaan bahan baku Tidak ada jurnal 2. Prosedur pengeluaran bahan baku Harga pokok penjualan/hpp Inventory/Persediaan bahan baku 79
IV.7.3 Usulan Laporan / Report Pembelian PT. CREATURA CREATION Divisi : Pembelian Kepada Yth : Board of Director LAPORAN / REPORT PEMBELIAN PERIODE : 1 s/d 31 Januari 2012 No Tanggal Pembelian No.Purchase Order Nama Supplier Nama Barang Kuantitas Satuan Harga Barang ( kuantitas ) Jumlah Jakarta, 7 Agustus 2012 TOTAL Dibuat oleh Mengetahui (Purchase Manager) (Operation Director) Gambar 4.17 Usulan Laporan / Report Pembelian 80
IV.7.4 Usulan Laporan / Report Persediaan Bahan Baku PT. CREATURA CREATION Divisi : Gudang Kepada Yth : Board of Director LAPORAN / REPORT PERSEDIAAN BAHAN BAKU PERIODE : 1 s/d 31 Januari 2012 No Nama Barang HPP Saldo Awal Pembelian (MASUK) Keluar Saldo Akhir Jumlah Jakarta, 7 Agustus 2012 TOTAL Dibuat oleh Mengetahui (Purchase Manager) (Operation Director) Gambar 4.18 Usulan Laporan / Report Persediaan Bahan Baku 81