TINJAUAN KOMUNIKASI INTERNAL BAGIAN QSHE PADA PT SUCOFINDO (Persero) CABANG MEDAN TUGAS AKHIR Disusun sebagai salah satu syarat menyelesaikan pendidikan Diploma 3 OLEH Krisna Weni NPM : 105401004 PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI PERKANTORAN POLITEKNIK MANDIRI BINA PRESTASI MEDAN 2012
LEMBAR PERSEMBAHAN
ABSTRAK Komunikasi internal di bagian QSHE pada PT SUCOFINDO (Persero) Cabang Medan belum terlaksana secara efektif dan efisien, sering terjadi keterlambatan dalam penyampaian suatu informasi dari pimpinan kepada pegawai, maka penulis melakukan tinjauan komunikasi intenal di bagian QSHE pada PT SUCOFINDO (Persero) Cabang Medan. Metode yang dilakukan penulis untuk menganalisis dan meninjau komunikasi internal di bagian QSHE pada PT SUCOFINDO (Persero) Cabang Medan adalah metode deskriptif yaitu metode yang digunakan dalam meneliti status suatu kelompok manusia atau suatu objek dan kondisi dari suatu kegiatan dan menggambarkan data yang ada, kemudian menginterprestasikan, menganalisa data tersebut dan mengambil suatu kesimpulan. Manfaat yang timbul dari komunikasi internal yang terjadi di bagian QSHE pada PT SUCOFINDO (Persero) Cabang Medan adalah terciptanya hubungan yang baik antara sesama pegawai dan pimpinan perusahaan, serta kegiatan pekerjaan yang dilakukan dapat selesai dengan efektif, efisien dan sesuai dengan tujuan perusahaan. Kata Kunci : Komunikasi, Komunikasi Internal
ABSTRACT Internal communication in QSHE at PT SUCOFINDO (Persero) Cabang Medan has not been implemented effectively and efficiently, there is often a delay in the delivery of information to employees and the leadership, the authora conducted a review of internal communication in QSHE at PT SUCOFINDO (Persero) Cabang Medan. Method on the author to analyze and review the internal communication in QSHE at PT SUCOFINDO (Persero) Cabang Medan is descriptive method is the method used in researching the status of a group manusdia or an object and the conditions of an activity and describes the existing data and then interpret and analyze data. Benefits arising from the internal communication that occurs in PT SUCOFINDO (Persero) Cabang Medan is the good relations between fellow employees and the leadership of the company, as well as the activities of the work done can be done effectively, efficiently and in accordance with company objectives. Key Word : Communication, Internal Communication
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat, rahmat dan karunia-nya, sehingga penulis dapat menyusun dan menyelessaikan Tugas Akhir ini tepat waktunya. Tugas Akhir ini ditulis sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Diploma 3, Program Studi Administrasi Bisnis, di Politeknik Mandiri Bina Prestasi. Penulis menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangan dalam Penulisan Tugas Akhir ini. Maka dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi penyempurnaan Tugas Akhir ini. Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak. Medan, Agustus 2012 Penulis Krisna Weni NPM: 105401004
UCAPAN TERIMA KASIH Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, penulis telah banyak mendapatkan bimbingan dan dorongan dari berbagai pihak. Untuk itu, dalam kesempatan ini dan dengan segala hormat penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Bapak Drs. Tenang Malem Tarigan, M.Si, Ak selaku Direktur Politeknik Mandiri Prestasi Medan. 2. Ibu Afridayanti Surbakti, S.E, M.Si, selaku Kepala Program Studi Administrasi Bisnis yang telah banyak memberikan arahan dan masukan bagi penulis dalam membuat dan menyelesaikan Tugas Akhir ini. 3. Ibu Elperida J. Sinurat, S.E, M.Si, selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan bimbingan dan masukan bagi penulis dalam membuat dan menyelesaikan Tugas Akhir ini. 4. Seluruh Staf dan Dosen di Politeknik Mandiri Bina Prestasi yang telah membantu, dan mengarahkan penulis dalam menyusun Tugas Akhir ini. 5. Bapak Ade Nizar, Am, selaku Kepala Cabang PT SUCOFINDO Cabang Medan yang telah mengijinkan penulis melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di kantor ini. 6. Bapak Husrizal selaku Kepala Bidang dukungan Bisnis dari PT SUCOFINDO Cabang Medan yang telah memberikan dorongan dan arahan kepada penulis, selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di kantor ini. 7. Bapak Besly Silaen, S.E, selaku Kepala Bagian Personalia PT. SUCOFINDO Cabang Medan yang telah mengijinkan dan menempatkan penulis, agar dapat melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di kantor ini.
8. Ibu Lela Sahara, selaku Pembimbing Praktik Kerja lapangan di PT SUCOFINDO Cabang Medan yang telah banyak membantu penulis dalam membuat dan menyelesaikan Tugas Akhir ini. 9. Seluruh Staf Pegawai PT SUCOFINO Cabang Medan yang telah banyak memeberikan penulis kesempatan dalam melakukan pekerjaan-pekerjaan di kantor, sehingga penulis mendapatkan pengalaman kerja dan juga memberikan arahan bagi penulis dalam melakukan pekerjaan. 10. Teristimewa ucapan terima kasih kepada kedua orang tua dan adik yang penulis sayangi dan hormati, karena dengan kasih sayangnya telah memberikan dukungan baik moril maupun materil sehingga penulis dapat menyelesaikan studinya di Politeknik Mandiri Bina Prestasi. 11. Seluruh teman-teman penulis, kelas AB 6A, Jurusan Administrasi Perkantoran, khususnya buat sahabat-sahabat penulis Kalsum Br. Gajah dan Nurhalimah Ginting, yang telah memberikan bantuan dan selalu memberikan semangat dan keceriaan bagi penulis dalam menyusun Tugas Akhir ini.
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PENGUJI ABSTRAK... ABSTRACT... KATA PENGANTAR... UCAPAN TERIMA KASIH... DAFTAR ISI... DAFTAR GAMBAR... i ii iii iv vi viii BAB 1 PENDAHULUAN... 1 1.1 Latar Belakang... 1 1.2 Rumusan Masalah... 3 1.3 Tujuan dan Manfaat... 3 BAB 2 LANDASAN TEORITIS... 5 2.1 Pengertian Komunikasi... 5 2.2 Jenis-jenis Komunikasi... 6 2.3 Proses Komunikasi... 7 2.4 Unsur-unsur Komunikasi... 9 2.5 Pengertian Komunikasi Internal... 10 2.6 Jenis-jenis Komunikasi Internal... 11 2.7 Media Komunikasi Internal... 11 BAB 3 METODE PENELITIAN... 14 3.1 Subyek dan Obyek Penelitian... 14 3.2 Lokasi danwaktu Penelitian... 14
3.3 Jenis dan Sumber Data... 14 3.4 Teknik Pengumpulan Data... 15 3.5 Metode Analisis Data... 16 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN... 17 4.1 Gambaran Umum PT SUCOFINDO (Persero)... 17 4.1.1 Sejarah Berdirinya PT SUCOFINDO... 17 4.1.2 Logo dan Makna Logo PT SUCOFINDO... 19 4.1.3 Struktur Organisasi PT SUCOFINDO... 20 4.1.4 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab... 22 4.2 Hasil... 24 4.2.1 Jenis-jenis Komunikasi... 24 4.2.2 Proses Komunikasi... 24 4.2.3 Unsur-unsur Komunikasi... 25 4.2.4 Pengertian Komunikasi Internal... 25 4.2.5 Jenis-jenis Komunikasi Internal... 28 4.2.6 Media Komunikasi Internal... 28 4.3 Pembahasan... 32 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN... 35 5.1 Simpulan... 35 5.2 Saran... 35 DAFTAR PUSTAKA... LAMPIRAN
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Komunikasi merupakan aktivitas dasar manusia. Maka suatu perusahaan atau organisasi harus dapat melakukan komunikasi yang efektif kepada target sasarannya baik internal maupun eksternal. Dengan berkomunikasi, manusia dapat saling berhubungan satu sama lain baik dalam kehidupan sehari-hari di rumah, di kantor, di pasar dan dalam masyarakat atau dimana saja. Tidak ada orang yang tidak akan terlibat dalam komunikasi. Pentingnya komunikasi bagi manusia tidak dapat dihindari, begitu juga halnya bagi suatu perusahaan. Dengan adanya komunikasi yang baik, suatu perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan berhasil, begitu juga sebaliknya. Komunikasi yang efektif sangat penting bagi semua perusahaan, oleh karena itu para pemimpin perusahaan dan para komunikator dalam perusahaan perlu memahami dan menyempurnakan kemampuan komunikasi mereka. Untuk memahami komunikasi ini dengan mudah, perlu terlebih dahulu mengetahui konsep-konsep dasar komunikasi. Pada dasarnya suatu perusahaan, khususnya PT SUCOFINDO (Persero) Cabang Medan menghendaki agar seluruh pegawainya dapat berkomunikasi dengan efektif didalam perusahaan. serta dapat meningkatkan pengembangan komunikasi yang lebih baik dibanding dengan hari-hari sebelumnya. Dalam prakteknya komunikasi internal adalah salah satu komunikasi yang digunakan perusahaan untuk saling berinteraksi satu sama lain di dalam perusahaan agar tujuan perusahaan dapat tercapai secara efektif dan efisien. PT SUCOFINDO (Persero) Cabang Medan merasa perlu menggunakan komunikasi yang baik di dalam perusahaan,
karena perusahaan menginginkan sumber daya manusia yang berkualitas dan berpotensi serta dapat beradaptasi, berinteraksi dengan lingkungan dan setiap bagian di dalam perusahaan. Permasalahan yang terjadi dalam berkomunikasi di bagian QSHE pada PT SUCOFINDO (Persero) Cabang Medan yaitu proses penyampaian informasi di bagian OSHE (Quality safety healt and environment) sering mengalami keterlambatan dalam hal penyampaian informasi. Informasi yang disampaikan di bagian QSHE berupa instruksi dan perintah baru sampai pada saat pekerjaan sudah selesai dikerjakan, sehingga sering terjadi kesalahan dalam.melaksanakan tugas di dalam perusahaan Dari uraian di atas, maka penulis mengambil judul Tinjauan Komunikasi Internal di Bagian QSHE pada PT Sucofindo (Persero) Cabang Medan. 1.2 Perumusan Masalah Sesuai dengan latar belakang yang telah dikemukakan maka permasalahan yang berhasil diidentifikasi sebagai berikut : 1. Bagaimana jenis komunikasi yang digunakan di bagian QSHE pada PT SUCOFINDO (Persero) Cabang Medan? 2. Apakah manfaat yang timbul dari penggunaan komunikasi internal di bagian QSHE pada PT SUCOFINDO (Persero) Cabang Medan? 3. Bagaimana para pegawai di bagian OSHE dan pemimpin perusahaan berkomunikasi dan membuat keputusan di PT SUCOFINDO (Persero) Cabang Medan? 1.3 Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui jenis dan model komunikasi seperti apa yang digunakan para pegawai di bagian OSHE dan pemimpin perusahaan di PT SUCOFINDO (Persero) Cabang Medan.
2. Untuk mengetahui bagaimana para pegawai di bagian OSHE dan pemimpin perusahaan berkomunikasi dan mengambil keputusan di PT SUCOFINDO (Persero) Cabang Medan. 3. Untuk mengetahui manfaat yang timbul dari penggunaan komunikasi internal di bagian QSHE pada PT SUCOFINDO (Persero) Cabang Medan. Dari hasil penelitian ini nantinya diharapkan bisa bermanfaat dan berguna bagi semua pihak yang ada hubungannya dengan topik yang penulis angkat, dan diharapkan bisa dijadikan sebagai referensi untuk menghasilkan data yang lebih sempurna lagi. 1. Bagi perusahaan, dengan penelitian ini dapat di ketahui sejauh mana komunikasi internal tersebut berpengaruh terhadap perusahaan, dan dapat dijadikan sebagai informasi dalam upaya perusahaan menyempurnakan kemampuan berkomunikasi, serta sebagai bahan dalam membuat keputusan berkaitan dengan pengembangan perusahaan. 2. Bagi Politeknik Mandiri Bina Prestasi, diharapkan dapat memberikan lebih banyak lagi masukan mengenai komunikasi internal, untuk dipraktikan di dalam bangku kuliah dalam mata kuliah komunikasi bisnis. 3. Bagi penulis, untuk memperoleh gambaran nyata mengenai komunikasi internal yang digunakan di bagian QSHE pada PT SUCOFINDO (Persero) Cabang Medan dan pengaruhnya terhadap perusahaan, sehingga dengan jelas dapat membandingkan antara teori yang di dapat dibangku kuliah dengan pelaksanaannya, juga sebagai tambahan ilmu pengetahuan dan pengalaman yang sangat berarti dan berguna nantinya. 4. Bagi pihak lain, di harapkan hasil penelitian ini dapat di jadikan referensi yang berguna dalam melaksanakan penelitian, maupun studi lebih lanjut, serta bahan rujukan dalam melihat keadaan atau kondisi perusahaan secara benar dan objektif.