PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA PT PLN (Persero) UNIT INDUK PEMBANGUNAN I DI MEDAN TUGAS AKHIR

Transkripsi

1 PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA PT PLN (Persero) UNIT INDUK PEMBANGUNAN I DI MEDAN TUGAS AKHIR Disusun sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Oleh THERESIA ROMAULI MANULLANG NIM PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2014

2 KATA PENGANTAR Tiada kata lebih indah yang dapat penulis ucapkan selain puji dan syukur kepada Tuhan Yesus Kristus oleh karena kasih karunia-nya yang senantiasa menyertai, menuntun, melindungi, mengasihi, dan memberkati selama ini terkhusus dalam penyusunan tugas akhir ini hingga selesai dengan baik. Maksud dan tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk memenuhi syarat menyelesaikan pendidikan Diploma 3 Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini tidak akan terwujud tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak, untuk itu penulis menyampaikan rasa terima kasih yang tulus dan tak terhingga kepada; 1. M. Syahruddin, S.T., M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Bisnis. 3. Safaruddin, S.E., M.Si., Sekretaris Administrasi Bisnis. 4. Vivianti Novita, S.E., M.Si., Ketua Program Studi Administrasi Bisnis. 5. Netty, S.E., M.Si., dan Daniel Karo-Karo, S.E., sebagai dosen pembimbing penulis yang telah banyak mengarahkan dan membimbing dalam penulisan tugas akhir ini. 6. Seluruh Staf Pegawai PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I yang telah membimbing penulis. 7. Seluruh sahabat di Administrasi Bisnis, terkhusus kelas AB 6F yang memberikan bantuan dan semangat kepada penulis. 8. Kepada Mona Family yang selalu memberikan semangat, bantuan, serta memberikan doa kepada penulis. i

3 Teristimewa penulis ucapkan terimakasih untuk kedua orang tua yang penulis sayangi, Bapak T. Manullang dan Mama T. Sinaga. Buat kedua abang saya Donny Suryanto Manullang dan Jhon Ferry Manullang serta kerabat terdekat Alwan Pranoto yang telah memberikan doa, kasih sayang serta dukungan yang begitu besar untuk menyelesaikan tugas akhir ini. Akhir kata penulis mengharapkan adanya saran dan kritik dari pembaca untuk penyempurnaan tugas akhir ini, dan semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi para pembaca. Medan, Agustus 2014 Penulis Theresia R. Manullang NIM ii

4 ABSTRAK Surat merupakan suatu alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi, pesan, dan pernyataan dari satu pihak kepada pihak lain baik atas nama pribadi maupun organisasi yang dilakukan secara tertulis menurut aturan-aturan tertentu. Adapun rumusan masalah yang dibahas pada penulisan tugas akhir ini adalah bagaimana penanganan surat masuk dan surat keluar pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I dengan tujuan adalah untuk mengetahui penanganan surat masuk dan surat keluar pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I di Medan. Dalam penulisan tugas akhir ini cara pengumpulan data yang digunakan adalah melalui observasi dan wawancara. Jenis sumber data yang diperoleh melalui data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh melalui observasi dan wawancara, dan data sekunder diperoleh melalui buku-buku teori. Sedangkan teknik analisis data yang digunakan adalah analisis deskriptif. Berdasarkan data yang diperoleh, dapat diketahui bahwa penanganan surat masuk dan surat keluar pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I sudah dilakukan dengan baik. Penanganan surat masuk pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I adalah penerimaan surat masuk, penyortiran surat, pembukaan amplop, pengagendaan surat, pencatatan ke dalam formulir pengendalian surat masuk, pendistribusian surat, pengolahan surat, dan penyimpanan surat. Penanganan surat keluar pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I adalah pembuatan konsep, pengetikan surat, pemberian nomor, penandatanganan surat, pencatatan surat, pengiriman surat, dan penyimpanan surat. Penanganan surat masuk dan surat keluar pada PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I sudah baik dan sudah hampir sesuai dengan teori yang dikemukakan. Kata kunci: Surat, Penanganan, Surat Masuk, Surat Keluar iii

5 ABSTRACT The letter is a written communication tool that is used to convey information, messages, and statements from one party to another either in the person or organization made in writing according to certain rules. The formulation of the problem discussed in this thesis is how the handling of incoming and outgoing mail on PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I with purpose is to investigate the handling of incoming mail and outgoing mail on PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I in Medan. In writing this final, collecting the data used is through observation an interviews. Types of data sources were obtained primary data and secondary data. Primary data obtained through observation and interviews and the secondary data obtained through the theory books. While the analysis data technique used is descriptive analysis. On the data obtained can be concluded that the handling of incoming mail and outgoing mail at PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I been handled and well done. Handling of incoming mail on PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I is the acceptance letters, sorting mail, opening the envelope, scheduled letters, letters into the form recording controls incoming mail, distribution of mail, mail processing, and storage of letters. Handling of outgoing mail in PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I is the creation of the concept, the concept of typing, numbering letters, signing a letter, a letter recording, delivery and storage of letter mail. Handling incoming and outgoing mail at PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I has been good and is almost in accordance with the theory put forward. Key words: Letter, Handling, Incoming Mail, Outgoing Mail iv

6 DAFTAR ISI LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR... i ABSTRAK iii ABSTRACT. iv DAFTAR ISI. v BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Rumusan Masalah Tujuan Penulisan Manfaat Penulisan Sistematika Penulisan. 2 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Surat Fungsi Surat Macam-macam Surat Bentuk Surat Bagian-bagian Surat Kriteria Surat yang Baik Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Penanganan Surat Masuk Penanganan Surat Keluar v

7 BAB 3 METODE PENELITIAN 3.1 Cara Pengumpulan Data Jenis Sumber Data Teknik Analisis Data 23 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Singkat Perusahaan Visi dan Misi Perusahaan Tujuan dan Tata Nilai Perusahaan Logo dan Makna Logo Perusahaan Struktur Organisasi Perusahaan Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I Penanganan Surat Masuk Penanganan Surat Keluar 37 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN vi

8 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Komunikasi adalah proses penyampaian informasi atau pesan dari pengirim (komunikator) kepada penerima (komunikan). Komunikasi dapat dilakukan antara satu pihak dengan pihak lain, baik dari luar perusahaan maupun di dalam perusahaan. Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu secara lisan maupun tulisan. Komunikasi lisan adalah komunikasi yang dilakukan dengan cara bertemu/bertatap muka, sedangkan komunikasi tulisan adalah komunikasi yang dilakukan dalam bentuk tulisan salah satunya adalahsurat. Surat adalah suatu alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepihak lain, baik atas nama pribadi atau atas nama organisasi yang dilakukan secara tertulis. Surat-surat tidak hanya diterima, dicatat, disampaikan dan disimpan saja, tetapi memerlukan penanganan lebih lanjut, dan begitu juga dengan surat yang akan dikirimkan oleh perusahaan. Itulah sebabnya kegiatan surat-menyurat merupakan salah satu kegiatan administrasi yang sangat penting. Fungsi surat bukan hanya sebagai penyampaian informasi dan bukti autentik, melainkan juga berfungsi sebagai alat pengingat bila sewaktu-waktu dibutuhkan, dan sebagai dokumen histories dan sebagai pedoman dalam pengambilan keputusan. Jika pengelolaan surat tidak dilakukan dengan baik dan efektif maka menimbulkan suatu masalah yang sudah jelas tentu akan merugikan suatu perusahaan atau organisasi. Melihat begitu pentingnya penanganan surat masuk dan surat keluar, maka dalam penulisan ini penulis mengambil judul Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I. 1

9 1.2 Rumusan Masalah Adapun rumusan masalah yang dibahas pada penulisan Tugas Akhir ini adalah Bagaimana penanganan surat masuk dan surat keluar pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I. 1.3 Tujuan Penulisan Tujuan dari penulisan ini adalah untuk mengetahui penanganan surat masuk dan surat keluar pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I. 1.4 Manfaat Penulisan Manfaat dari penulisan Tugas Akhir ini yaitu: 1. Untuk menambah wawasan dan pengetahuan penulis tentang penanganan surat masuk dan surat keluar pada suatu perusahaan. 2. Agar dapat memberikan gambaran yang nyata mengenai penanganan surat masuk dan surat keluar pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I. 3. Memberikan pengetahuan bagi pembaca tentang proses penanganan surat masuk dan surat keluar. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika yang terdapat pada penulisan Tugas Akhir ini dibagi kedalam 5 (lima) bab, dimana antara bab yang satu dengan bab yang lainnya saling berhubungan dan terkait. Adapun sistematika dari penyusunan Tugas Akhir ini adalah: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan tentang latar belakang Pemilihan Judul, Rumusan Masalah, Tujuan Penulisan, Manfaat Penulisan dan Sistematika Penulisan. 4

10 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab ini penulis menjelaskan tentang Pengertian Surat, Fungsi Surat, Bentuk-bentuk Surat, Macam-macam Surat, Kriteria Surat Yang Baik, Bagian Surat, Penanganan Surat Masuk dan Penanganan Surat Keluar. BAB 3 METODE PENELITIAN Pada bab ini akan dikemukakan mengenai Metode-metode yang digunakan untuk mengumpulkan data yang diperlukan seperti Cara Pengumpulan Data, Jenis Sumber Data serta Teknik Analisis Data. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini berisi tentang gambaran umum perusahaan dan pembahasan, serta uraian mengenai penanganan surat masuk dan surat keluar pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini menjelaskan tentang simpulan yang diambil berdasarkan data yang diperoleh dari lapangan dan membandingkan dengan teori yang digunakan pada penulisan Tugas Akhir serta memberikan saran yang berguna bagi perusahaan. 5