BAB IV PELAKSANAAN KULIAH KERJA MEDIA A. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Salah satu syarat untuk memperoleh gelar profesional mahasiswa tingkat akhir adalah Kuliah Kerja Media (KKM). Praktek Kuliah Kerja Media merupakan salah satu sarana untuk mengenal lebih jauh dunia kerja nyata bagi mahasiswa. Penulis melaksanakan Kuliah Kerja Media di Mesurogo Communication, kurang lebih 2 bulan, mulai tanggal 15 Februari 15 April 2016, selama melaksanakan Kuliah Kerja Media (KKM), penulis banyak belajar tentang ilmu di bidang Event Organizer tentang kinerja tim kreatif. Penulis mengikuti jadwal dan peraturan yang diterapkan oleh Mesurogo Communication untuk seluruh staff. B. Pelaksanaan KKM Pelaksanaan Kuliah Kerja media yang dilaksanakan oleh penulis adalah antara tanggal 15 Februari - 15 April (2 bulan ). Kuliah kerja Media bertempat di Mesurogo Communication dengan mengambil konsentrasi di bagian kreatif. Pada saat pelaksanaan Kuliah Kerja Media, penulis masuk mulai hari Senin Jum at pada pukul 08.00 16.00 WIB, Untuk lebih jelasnya penulis akan menguraikan secara detail tentang segala sesuatu yang telah penulis kerjakan dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Media di Mesurogo Communication dibuat tabel hasil kerja magang adalah sebagai berikut: 26
No Nama Event Tabel 1 Hasil Kerja Selama Magang Waktu Tempat Klien Hasil Kerja 1 Gebyar 2-3 Kantor BKOW 1. Brosur Kreativitas April Gubernur (Badan 2. Spanduk BKOW 2016 Jawa Kerjasama 3. Umbul-umbul Provinsi Tengah Organisasi 4. Perlengkapan Jawa Wanita) lomba: Nomor Tengah peserta, Voucher 2016 ke III Belanja 5. Backdrop Panggung 6. Tata Letak Venue Sumber: Hasil Magang 1) Laporan pada Minggu Pertama (15 Februari-19 Februari 2016) Kegiatan penulis pada minggu pertama di Mesurogo Communication yaitu melakukan perkenalan dengan pimpinan dan karyawan. Awalnya penulis kurang percaya diri untuk ikut serta bekerja dengan rekan-rekan yang bisa dikatakan senior dalam bidang periklanan khusunya event organizer dan juga penulis minim pengalaman tentang event organizer. Sebelum masuk pada tugas pertama, penulis diminta 27
untuk mempelajari terlebih dahulu tugas divisi kreatif di Mesurogo Communication dalam pembuatan konsep dan creative untuk mendukung sebuah event. Tugas pertama yang didapat penulis yaitu membuat brosur event. Karena konsep yang akan dibuat sudah jadi maka penulis langsung mendapat brief dari Account Excecutif tentang pembuatan brosur event tersebut. Event ini diakadan dari suatu Organisasi yaitu BKOW (Badan Kerjasama Organisai Wanita) Provinsi Jawa Tengah. Dalam pembuatan brosur, penulis yang sudah mendapat brief dari Account Excecutif langsung membuat brosur tersebut. Penulis memulai dengan siapa sasaran yang dituju, apakah anak-anak, remaja atau dewasa. Setelah penulis amati brief brosur ini berisi ajakan untuk mengikuti berbagai lomba yaitu fashion show, mewarnai dan menyanyi. Sehingga penulis dalam pembuatan brosur tersebut memilih tema anak-anak yang colourfull dan ceria. 2) Laporan pada Minggu Kedua (22 Februari-26 Februari 2016) Pada minggu kedua ini, penulis diajak untuk melakukan survey lokasi tempat event. Tempat yang akan diadakan event ini berada di halaman Kantor Gubernur Jawa Tengah. Penulis diajak untuk mengukur lokasi secara real supaya dapat dibuat denah tata letak tempat event tersebut akan dibuat seperti apa. Setelah mengetahui ukuran lokasi tempat event secara real, penulis diajak berdiskusi dengan creative di Mesurogo Communication untuk 28
membuat denah tata letak tempat event. Tempat event tersebut akan diisi dengan tenda dan panggung. Jadi penulis diajak untuk berdiskusi dengan ukuran yang sudah ada dapat diisi dengan berapa tenda dan letak panggung yang strategis. Tenda yang akan digunakan dalam event tersebut berukuran 4x5m. Jadi panjang dan lebar tempat lokasi tersebut akan dapat memuat berapa banyak tenda. 3) Laporan pada Minggu Ketiga (29 Februari-4 Maret 2016) Pada minggu ketiga ini, penulis diajak untuk melakukan survey barang di berbagai persewaan barang seperti tenda, kursi, meja, lampu, panggung dan perlengkapan lainnya. Karena Mesurogo Communication sudah memiliki beberapa langganan persewaan barang, penulis diajak untuk melakukan survey harga barang kebutuhan apa saja yang akan digunakan. Penulis disini mencatat harga-harga kebutuhan barang persewaan dari satu persewaan ke persewaan lainnya. Penulis dituntut untuk menimbang dan memilih harga persewaan yang pas sesuai dengan kebutuhan. Setelah penulis mempunyai catatan harga-harga tersebut, penulis mempresentasikan kepada Account Excecutif. Penulis diajak berdiskusi untuk menimbang dan memilih harga yang cocok digunakan. Setelah berdiskusi dan menentukan harga, Account Excecutif mengajak penulis untuk menyepakati harga-harga kebutuhan barang yang 29
akan digunakan dengan pemilik event yaitu BKOW (Badan Kerjasama Organisasi Wanita). Kesepakatan harga dengan BKOW tidak hanya memilih satu di persewaan saja, mereka memilih di berbagai persewaan agar budget yang dikeluarkan dapt diminimaliskan namun sesuai dengan kualitas. 4) Laporan pada Minggu Keempat (7 Maret-11 Maret 2016) Pada minggu keempat ini, penulis dituntut untuk menyusun proposal event Gebyar Kreativitas BKOW Provinsi Jawa Tengah 2016 ke III. Karena proposal event ini sudah dibuat dan dirancang, penulis hanya dituntut untuk menyusun dan mengirimkan proposal tersebut ke berbagai instansi. Instansi-instansi yang akan dikirim proposal event tersebut sudah di pilih dari pemilik event yaitu BKOW (Badan Kerjasama Organisasi Wanita). Instansi-instansi yang sudah dipilih ini diharapkan dapat mensupport event tersebut sebagai sponshorship. 5) Laporan pada Minggu Kelima (14 Maret-18 Maret 2016) Pada minggu kelima ini, setelah membuat desain layout venue penulis diajak menyewakann tenda/stand yang sudah disusun sebagai bazar makanan dan fashion. Event ini adalah sebuah event dari BKOW (Badan Kerjasama Organisasi Wanita) yang bertujuan sebagai pembangun citra. Event ini diadakan dengan berbagai acara seperti lomba-lomba dan bazar. 30
Maka dari itu, penulis diajak untuk menyewakan kepada para audience yang ingin menjual barang dagangannya di bazar event ini. Harga yang ditawarkan juga cukup terjangkau. Penyewa tenda atau stand ini dapat menghubungi jasa EO jika ingin menyewa dan bernegosiasi. 6) Laporan pada Minggu Keenam (21 Maret-24 Maret 2016) Pada minggu keenam ini, penulis dituntut untuk follow up dari instansi-instansi yang sudah dikirimi proposal event tersebut. Penulis banyak belajar bagaimana cara follow up yang baik. Penulis diajak untuk bernegosiasi tentang sponsorship. Jika pihak sponsorship memberikan dana sponsor akan mendapatkan apa saja. Namun tidak semua dari instansi yang dikirimi proposal event ini mau memberikan sponshorship. Setelah itu, penulis pada minggu ini juga dituntut untuk membuat desain perlengkapan event seperti Backdrop panggung, spanduk dan umbul-umbul. 7) Laporan pada Minggu Ketujuh (28 Maret-3 April 2016) Pada minggu ketujuh ini, penulis dituntut untuk membuat desain perlengkapan lomba dan event seperti nomor peserta lomba, piagam dan voucher belanja. Nomor peserta ini digunakan untuk berbagai lomba yaitu mewarnai, menyanyi dan fashion show. Piagam ini juga dibuat untuk diberikan kepada seluruh pemenang dari lomba. Dan voucher belanja ini dapat digunakan sebagai pengganti uang untuk belanja di bazar event ini. 31
Pada minggu ini, penulis juga diajak technical meeting untuk briefing dengan peserta event seperti penyewa stand bazar. Technical meeting ini diadakan pada jam 7 malam sebelum besuk hari H. Dalam technical meeting ini dijelaskan apa saja tata tertib dan bagaimana pelaksanaan event ini. Setelah technical meeting selesai, para peserta event penyewa stand ini dapat meloading barang ke tempat event. Penulis diajak untuk mengawasi jalannya loading ini. Loading diadakan dari jam 7 malam sampai 10 malam. Jika ada peserta event yang belum loading, bisa loading esok hari namun setelah pembukaan event ini selesai. Keesokann harinya, penulis diajak dalam event ini yaitu Gebyar Kreativitas BKOW Provinsi Jawa Tengah 2016 ke III. Disini penulis dituntut untuk mengawasi jalannya event. Jika ada peserta event penyewa stand ada keluhan dapat menemui penulis dan penulis akan sampaikan kepada penanggung jawab. 8) Laporan pada Minggu Kedelapan (4 April-8 April 2016) Pada minggu kedelapan ini, penulis dituntut untuk membuat sebuah laporan event yang sudah berlangsung pada tanggal 2-3 April 2016. Laporan ini berisi dari awal budget yang dikeluarkan sampai jalannya acara yang sudah berlangsung. 9) Laporan pada Minggu Kesembilan (11 April-15 April 2016) Pada minggu kesembilan ini, penulis juga masih sama dituntut untuk membuat laporan event yang sudah berlangsung. Dan pada minggu 32
ini juga penulis sudah selesai melaksanakan magang di Mesurogo Communication. Penulis memberikan bingkisan sebagai ucapan terima kasih karena telah membantu dan mengajari penulis selama masa magang. C. Proses Kerja 1. Pra Event Pada waktu pra event ini, penulis diajak untuk mempelajari terlebih dahulu divisi kreatif di Mesurogo Communication. Pada event kali ini yang ditangani oleh Mesurogo Communication adalah Gebyar Kreativitas BKOW Provinsi Jawa Tengah 2016 ke III adalah sebuah kegiatan yang membangun citra suatu badan yaitu BKOW (Badan Kerjasama Organisasi Wanita). Event yang diadakan ini adalah lomba dan bazar. Penulis pada pra event ini dituntut untuk membuat sebuah brosur. Brosur ini berisi tentang ajakan mengikuti lomba dan mengunjungi bazar. Setelah itu penulis diajak untuk mensurvey lokasi event dan mengukurnya. Lalu dibut sebagai denah tata letak yang nantinya akan diisi dengan tenda dan panggung. Penulis juga diajak untuk melakukan survey harga perlengkapan barang kebutuhan event. Disini penulis dituntut untuk menimbang dan meilih dari sekian persewaan barang mana yang lebih cocok baik secara budget dan kualitas yang dipilih. Lalu setelah itu melakukan kesepakatan 33
bersama pemilik event yaitu BKOW untuk memilih mana persewaan yang akan dipilih. Setelah itu, penulis juga diajak untuk menyusun proposal event. Karena proposal event ini sudah dirancang oleh pihak BKOW, penulis hanya menabahkan tentang denah venue yang sudah penulis buat. Lalu mengirimkan ke instansi-instansi yang diminta untuk partisipasi atau sponsor dari pihak BKOW. Penulis juga dituntut untuk memfollow up proposal yang sudah dikirim. Untuk perlengkapan event dan lomba, penulis ditnutut untuk mendesain perlengkapan loma seperti nomor peserta dan voucher belanja yang digunakan nantinya untuk berbelanja di bazar. Selain itu, penulis juga membuat desain backdrop panggung, spanduk dan umbul-umbul. H-1 penulis diajak untuk loading barang di lokasi event. Penulis juga diajak briefing tentang tata cara event nanti berlangsung. 2. Saat Event Pada hari H penulis dituntut untuk mengawasi jalannya event. Jika ada peserta event penyewa stand mengalami keluhan dapat menemui penulis dan penulis akan sampaikan kepada penanggung jawab. Event dimulai pukul 10.00-20.00. Setelah event selesai juga diadakan briefing untuk evaluasi hari ini dan juga briefing untuk hari besuknya. Karena pada saat event ini berbelanja di bazar menggunakan voucher belanja, para penyewa stand bazar dapat menukarkan voucher tersebut di panita BKOW saat event sudah berakhir. 34
Gambar 1 Suasana Panggung Saat Event Gambar 2 Suasana Bazar Saat Event Sumber: Foto Pribadi 35
3. Pasca Event Setelah event ini berakhir, penulis dituntut untuk membantu membuat sebuah laporan event yang sudah berlangsung pada tanggal 2-3 April 2016. Laporan ini berisi dari awal budget yang dikeluarkan sampai jalannya acara yang sudah berlangsung. Laporan ini nantinya akan diberikan kepada pemilik event yaitu BKOW (Badan Kerjasama Organisasi Wanita). Pada saat pasca event ini BKOW mengajak seluruh pendukung event untuk syukuran atas telah berlangsungnya event ini. BKOW sangat berterima kasih kepada seluruh pendukung acara. D. Kendala Yang Ditemukan Pada awal pertama masuk, penulis menemui kendala sulit untuk beradaptasi karena yang bekerja disana bisa dihitung usia yang sudah matang. Disana saya merasa masih terlalu dini untuk masuk ke dunia kerja. Pertama masuk penulis merasa menyendiri karena karyawan yang lain sudah sibuk dengan pekerjaannya masing-masing. Walaupun demikian, karyawan tidak pelit untuk dimintai jawaban saat penulis bertanya tentang apa yang belum penulis mengerti. Kendala kedua adalah saat penulis ingin mengajak berdiskusi tentang pekerjaan event yang sedang digarap, divisi kreatif yang ada di Mesurogo Communication ini susah untuk ditemui. Divisi Kreatif yang ada di 36
Mesurogo Communication ini sering keluar kantor untuk urusan yang lain seperti bertemu dengan klien. Kendala yang ketiga adalah masalah internet. Internet yang ada di Mesurogo Communication sering mengalami trouble. Trouble ini disebabkan oleh masalah teknis dari pusat. Sehingga penulis sering mengalami kesusahan mencari referensi. Penulis jika mengalami masalah trouble internet, penulis membuat desain dengan ide-ide sendiri. E. Solusi Yang Dilakukan Untuk menangani kendala yang dialami penulis saat pertama masuk adalah belajar beradapatsi dengan lingkungan kerja. Penulis membiasakan diri dengan sering menyapa, ramah dengan semua karyawan dan tidak malu bertanya. Sehingga karyawan disana merasa dihormati oleh penulis yang baru saja masuk magang. Mereka juga tidak pelit ilmu ketika penulis bertaya tentang apa yang belum penulis mengerti. Kendala kedua yaitu divisi kreatif yang ada di Mesurogo Communication yang susah ditemui dengan cara penulis membuat janji terlebih dahulu dengan divisi kreatif. Penulis dengan sopan menanyakan ada di kantor hari dan jam berapa, sehingga divisi kreatif disana juga dengan senang hati diajak berdiskusi dengan penulis. Lalu kendala ketiga tentang masalah internet, penulis menangani masalah tersebut dengan membawa modem sendiri atau thatering dengan handphone. Penulis membawa modem sendiri mulai dari awal magang 37
sampai akhir magang karena berjaga-jaga jika sewaktu-waktu membutuhkan. Namun tidak jarang juga penulis dipinjami modem oleh karyawan Mesurogo Communication. 38