i
ii
SALINAN KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA SEMARANG NOMOR: 101/SK/UPGRIS/VII/2014 tentang MANUAL SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) UNIVERSITAS PGRI SEMARANG REKTOR UNIVERSITAS PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA SEMARANG: Menimbang : Bahwa dalam rangka melaksanakan kebijakan SPMI Universitas PGRI Semarang, Mengingat : perlu adanya Manual SPMI; Bahwa sehubungan dengan butir di atas, perlu ditetapkan Manual SPMI Universitas PGRI Semarang dengan keputusan Rektor 1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor: 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2. Undang-undang Republik Indonesia Nomor: 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor: 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi; iii
4. Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 143/P/2014 tanggal 17 April 2014 tentang Penggabungan IKIP PGRI Semarang dan Akademi Teknologi Semarang yang diselenggarakan oleh YPLP PT PGRI Semarang di Kota Semarang Provinsi Jawa Tengah menjadi Universitas PGRI Semarang yang diselenggarakan oleh YPLP PT PGRI Semarang di Kota Semarang Provinsi Jawa Tengah 5. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga PGRI 6. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga YPLP PT PGRI Semarang juncto Perubahan SK Menkumham AHU-AH.01.08-499 tanggal 18 Agustus 2010 7. Surat Keputusan YPLP PT PGRI Semarang Nomor: 052.b/P.Y/U/Kpts/3.1/YPLP PT PGRI/IV/2014 tanggal 18 April 2014 tentang Statuta Universitas PGRI Semarang 8. Surat Keputusan Pengurus YPLP PT PGRI Semarang nomor: 055/PY/U/Kpts/3.1/YPLP PT PGRI/IV/2014 tanggal 30 April 2014 tentang Pengangkatan Rektor Universitas PGRI Semarang masa jabatan 2014-2018 M E M U T U S K A N Menetapkan : SURAT KEPUTUSAN REKTOR TENTANG MANUAL SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) UNIVERSITAS PGRI SEMARANG iv
Pertama : Kedua : Manual SPMI Universitas PGRI Semarang sebagaimana tertera pada lampiran keputusan ini yang merupakan bagian tak terpisahkan dengan keputusan ini; Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan diperbaiki sebagaimana mestinya apabila ternyata di kemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapan ini. Ditetapkan di : Semarang Pada tanggal : 10 Juli 2014 Rektor, Tembusan disampaikan kepada Yth. 1. Ketua YPLP PT PGRI Semarang 2. Wakil Rektor 3. Para Dekan 4. Direktur Program Pascasarjana 5. Ketua Lembaga 6. Kepala Biro di lingkungan Universitas PGRI Semarang Dr. Muhdi,S.H.,M.Hum. v
SALINAN KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA SEMARANG NOMOR: 102/SK/UPGRIS/VII/2014 tentang STANDAR SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) UNIVERSITAS PGRI SEMARANG REKTOR UNIVERSITAS PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA SEMARANG: Menimbang : a. Bahwa dalam rangka melaksanakan Manual SPMI Universitas PGRI Semarang, perlu adanya Standar SPMI; b. Bahwa sehubungan dengan butir di atas, perlu ditetapkan Standar SPMI Universitas PGRI Semarang dengan keputusan Rektor Mengingat : 1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor: 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2. Undang-undang Republik Indonesia Nomor: 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor: 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi; 4. Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 143/P/2014 tanggal 17 April 2014 tentang Penggabungan IKIP PGRI vi
Semarang dan Akademi Teknologi Semarang yang diselenggarakan oleh YPLP PT PGRI Semarang di Kota Semarang Provinsi Jawa Tengah menjadi Universitas PGRI Semarang yang diselenggarakan oleh YPLP PT PGRI Semarang di Kota Semarang Provinsi Jawa Tengah. 5. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga PGRI 6. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga YPLP PT PGRI Semarang juncto Perubahan SK Menkumham AHU-AH.01.08-499 tanggal 18 Agustus 2010 7. Surat Keputusan YPLP PT PGRI Semarang Nomor: 052.b/P.Y/U/Kpts/3.1 / YPLP PT PGRI/IV/2014 tanggal 18 April 2014 tentang Statuta Universitas PGRI Semarang 8. Surat Keputusan Pengurus YPLP PT PGRI Semarang nomor: 055/PY/U/Kpts/3.1 / YPLP PT PGRI/IV/2014 tanggal 30 April 2014 tentang Pengangkatan Rektor Universitas PGRI Semarang masa jabatan 2014-2018 M E M U T U S K A N Menetapkan : Pertama : SURAT KEPUTUSAN REKTOR TENTANG STANDAR SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) UNIVERSITAS PGRI Standar SPMI Universitas PGRI Semarang sebagaimana tertera padalampiran keputusan ini yang merupakan bagian tak terpisahkan dengan keputusan ini Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan vii
Kedua : diperbaiki sebagaimana mestinya apabila ternyata di kemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapan ini. Ditetapkan di : Semarang Pada tanggal : 10 Juli 2014 Rektor, Tembusan disampaikan kepada Yth. 1. Ketua YPLP PT PGRI Semarang 2. Wakil Rektor 3. Para Dekan 4. Direktur Program Pascasarjana 5. Ketua Lembaga 6. Kepala Biro di lingkungan Universitas PGRI Semarang Dr. Muhdi,S.H.,M.Hum. viii
SALINAN KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA SEMARANG NOMOR: 103/SK/UPGRIS/VII/2014 tentang PROSEDUR TETAP SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) UNIVERSITAS PGRI SEMARANG REKTOR UNIVERSITAS PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA SEMARANG: Menimbang : a. Bahwa dalam rangka melaksanakan Manual SPMI UniversitasPGRI Semarang, perlu adanya Prosedur Tetap SPMI. b. Bahwa sehubungan dengan butir di atas, perlu ditetapkan Prosedur Tetap SPMI Universitas PGRI Semarang dengan keputusan Rektor. Mengingat : 1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor: 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2. Undang-undang Republik Indonesia Nomor: 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor: 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi; 4. Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 143/P/2014 tanggal 17 April 2014 tentang ix
Penggabungan IKIP PGRI Semarang dan Akademi Teknologi Semarang yang diselenggarakan oleh YPLP PT PGRI Semarang di Kota Semarang Provinsi Jawa Tengah menjadi Universitas PGRI Semarang yang diselenggarakan oleh YPLP PT PGRI Semarang di Kota Semarang Provinsi Jawa Tengah. 5. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga PGRI 6. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga YPLP PT PGRI Semarang juncto Perubahan SK Menkumham AHU-AH.01.08-499 tanggal 18 Agustus 2010 7. Surat Keputusan YPLP PT PGRI Semarang Nomor: 052.b/P.Y/U/Kpts/3.1/YPLP PT PGRI/IV/2014 tanggal 18 April 2014 tentang Statuta Universitas PGRI Semarang 8. Surat Keputusan Pengurus YPLP PT PGRI Semarang nomor: 055/PY/U/Kpts/3.1/YPLP PT PGRI/IV/2014 tanggal 30 April 2014 tentang Pengangkatan Rektor Universitas PGRI Semarang masa Jabatan 2014-2018 MEMUTUSKAN Menetapkan : SURAT KEPUTUSAN REKTOR TENTANG PROSEDUR TETAP SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) UNIVERSITAS PGRI SEMARANG Prosedur Tetap SPMI Universitas PGRI Semarang sebagaimana tertera pada x
Pertama : Kedua : lampiran keputusan ini yang merupakan bagian tak terpisahkan dengan keputusan ini; Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan diperbaiki sebagaimana mestinya apabila ternyata di kemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapan ini. Ditetapkan di : Semarang Pada tanggal : 10 Juli 2014 Rektor, Tembusan disampaikan kepada Yth. 1. Ketua YPLP PT PGRI Semarang 2. Wakil Rektor 3. Para Dekan 4. Direktur Program Pascasarjana 5. Ketua Lembaga 6. Kapala Biro di lingkungan Universitas PGRI Semarang DAFTAR ISI Dr. Muhdi,S.H.,M.Hum. xi
STANDAR XIII : PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT A. MANUAL Manual Penetapan Standar Pengabdian Kepada Masyarakat... 2 1. Manual Pelaksanaan Standar Pengabdian Kepada Masyarakat... 6 2. Manual Pengendalian Standar Pengabdian Kepada Masyarakat... 10 3. Manual Pengembangan Standar Pengabdian Kepada Masyarakat... 15 B. STANDAR I: Pengabdian Kepada Masyarakat... 19 C. PROSEDUR TETAP (PROTAP)... 24 1. Prosedur Tetap Pengabdian Kepada Masyarakat... 35 xii
UNIVERSITAS PGRI SEMARANG STANDAR SPMI Revisi : Kode/No : M.Pnptn ABDIMAS/Std13/001 Tanggal : 14 Agustus 2014 Halaman : Proses 1. Perumusan Ketua Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota 2. Pemeriksaan Ketua 3. Persetujuan Dr. H. Muhdi, S.H., M.Hum Rektor Penanggung Jawab Nama Jabatan Tanda Tangan 4. Penetapan Ketua Senat 5. Pengendalian Ketua LPMU Tanggal 1
MANUAL PENETAPAN STANDAR PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT UNIVERSITAS PGRI SEMARANG 1. Visi, Misi, dan Tujuan Universitas PGRI Semarang Visi Menjadi Universitas yang unggul dan berjati diri. Misi Menyelenggarakan caturdharma (pendidikan, penelitia, pengabdian kepada masyarakat dan peneladanan) untuk membentuk insan cendikia serta pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan bagi kemaslahatan hidup dan kehidupan Tujuan 1. Membentuk insan cendikia yang unggul dan berkarakter untuk kemaslahatan hidup dan kehidupan. 2. Membentuk pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan 3. Mengembangkan dan menyebarkan ilmu pengetahuan, teknologi, budaya dan seni dengan wawasan global, komitmen nasional dan kearifan lokal. 4. Membangun kehidupan bermartabat. 2. Tujuan Manual Untuk merancang, merumuskan, dan menetapkan standar Pengabdian kepada Masyarakat Universitas PGRI Semarang 2
3. Luas Lingkup Manual dan Penggunaannya Manual Penetapan standar ini berlaku : 1. Ketika standar Pengabdian kepada Masyarakat pertama kali hendak dirancang, dirumuskan, dan ditetapkan 2. Untuk standar XIII (Pengabdian kepada Masyarakat) 4. Definisi Istilah 1. Merancang standar adalah olah pikir untuk menghasilkan standar tentang hal apa yang dibutuhkan dalam SPMI.Kegiatan ini berupa elaborasi/penjabaran dan penelaahan 8 standar nasional pendidikan, 10 standar dalam Undang-undang Perguruan Tinggi dan tuntutan kebutuhan institusional lain menjadi berbagai standar lain menjadi berbagai aspek secara lebih rinci ; 2. Merumuskan standar adalah menuliskan isi setiap standar kedalam bentuk pernyataan lengkap dan utuh dengan menggunakan rumus Audience, Behaviour, Competence, dan Degree (ABCD) 3. Pengabdian Kepada Masyarakat oleh Perguruan Tinggi adalah pengamalan IPTEKS yang dilakukan oleh Perguruan Tinggi secara melembaga melalui metode ilmiah langsung kepada masyarakat diluar kampus yang tidak terjangkau oleh program pendidikan formal yang membutuhkannya dalam upaya mensukseskan pembangunan dan mengembangkan manusia pembangunan. 5. Langkah-langkah atau Prosedur 1. Pengabdian Kepada Masyarakat Universitas PGRI Semarang sebagai dasar spirit dan sumber inspirasi dalam menyusun dan mengembangkan standar pengabdian kepada masyarakat. 3
2. Proses kegiatan pengabdian kepada masyarakat mulai dari merancang hingga menetapkan standar berdasarkan tata nilai budaya kerja di Universitas PGRI Semarang. 3. Rencana Induk Pengabdian Masyarakat (RIPM) dijadikan sebagai acuan dalam pengembangan standar pengabdian kepada masyarakat. 4. Menyusun standar pengabdian kepada masyarakat berdasar pada isi peraturan dan perundang-undangan yang berlaku di Universitas PGRI Semarang. 5. Norma hukum dan syarat yang tercantum harus dilaksanakan sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. 6. Melakukan evaluasi diri dengan analisis SWOT atau metode yang lain. 7. Melakukan pelacakan dengan cara survey, wawancara dengan dosen, mahasiswa, oleh pejabat terkait. 8. Merumuskan draft awal standar dengan menggunakan rumus ABCD. 9. Melakukan uji publik atau sosialisasi draft standar dengan mengundang Wakil Rektor I, Wakil Dekan I, Ketua Program Studi, dosen, mahasiswa untuk mendapatkan masukan dan saran. 10. Merumuskan kembali pernyataan standar dengan memperhatikan hasil no. 7 11. Melakukan pengeditan dan verifikasi pernyataan standar untuk memastikan tidak ada kesalahan gramatikal atau kesalahan penulisan 4
6. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang menjalankan Prosedur Tetap 12. Mengesahkan dan memberlakukan standar melalui penetapan dalam bentuk keputusan. 1. Wakil Rektor I 2. Ketua LPPM 3. Wakil Dekan I 4. Ketua Program Studi 5. Ketua Bidang Monev dan Audit LPM 7. Catatan Manual dilengkapi dokumen tertulis berupa :Formulir/Template Standar 8. Referensi 1. Undang-undang Nomor 12 tahun 2012 tentang Perguruan Tinggi 2. Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 3. Undang-Undang Nomor 14 tahun 2005 tentang Guru dan Dosen 4. Peraturan Pemerintah Nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 5. Peraturan Pemerintah Nomor 37 tahun 2009 tentang Dosen 6. Permendiknas Nomor 42 tahun 2007 tentang Sertifikasi Dosen 7. Kebijakan SPMI Universitas PGRI Semarang 8. Standar Penilaian Pendidikan Universitas PGRI Semarang 9. Panduan Pelaksanaan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat Dirjen DIKTI Edisi VI tahun 2006 5
UNIVERSITAS PGRI Kode/No : M.Plks ABDIMAS/Std13/002 SEMARANG Tanggal : 14 Agustus 2014 STANDAR SPMI Revisi : Halaman : Proses MANUAL PELAKSANAAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT UNIVERSITAS PGRI SEMARANG Penanggung Jawab Nama Jabatan Tanda Tangan 1. Perumusan Ketua Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota 2. Pemeriksaan Ketua 3. Persetujuan Dr. H. Muhdi, S.H., M.Hum Rektor 4. Penetapan Ketua Senat 5. Pengendalian Ketua LPM Tanggal 6
1. Visi, Misi, dan Tujuan Universitas PGRI Semarang Visi Menjadi Universitas yang unggul dan berjati diri. Misi Menyelenggarakan caturdharma (pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat dan peneladanan) untuk membentuk insan cendikia serta pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan bagi kemaslahatan hidup dan kehidupan Tujuan 1. Membentuk insan cendikia yang unggul dan berkarakter utuk kemaslahatan hidup dan kehidupan. 2. Membentuk pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan 3. Mengembangkan dan menyebarkan ilmu pengetahuan, teknologi, budaya dan seni dengan wawasan global, komitmen nasional dan kearifan lokal. 4. Membangun kehidupan bermartabat. 2. Tujuan Manual Untuk melaksanakan standar pengabdian masyarakat yang berlaku Universitas PGRI Semarang 3. Luas Lingkup Manual dan Penggunaannya Manual Pelaksanaan standar ini berlaku : 1. Ketika standar Pengabdian kepada Masyarakat harus dilaksanakan dalam seluruh Program Studi di Universitas PGRI Semarang 7
2. Untuk standar XII (Pengabdian Kepada Masyarakat) 4. Definisi Istilah 1. Melaksanakan standar adalah mengoperasionalkan tetapan-tetapan yang didasarkan atas ukuran, spesifikasi, dan patokan sebagaimana dinyatakan dalam pernyataan standar Pengabdian Kepada Masayrakat yang harus dipatuhi, dikerjakan, dan dipenuhi pencapaiannya 2. Prosedur Tetap adalah uraian tentang urutan langkah kerja untuk mencapai sesuatu yang ditulis secara sistematis, kronologis, logis, koheren serta dilengkapi dengan alur untuk memudahkan pemahaman semua pihak yang akan melaksanakan prosedur tersebut. 3. Instruksi Kerja adalah rincian daftar tugas yang harus dilakukan oleh penerima tugas. 5. Langkah-langkah atau Prosedur 1. Melakukan persiapan teknis dan/atau administratif sesuai dengan isi standar Pengabdian Kepada Masyarakat. 2. Mensosialisasikan isi standar Pengabdian Kepada Masyarakat kepada seluruh dosen melalui website, forum rapat, atau forum lainnya. 3. Menyiapkan dokumen tertulis berupa Prosedur Tetap (Protap), instruksi kerja, atau dokumen sejenis lainnya sesuai dengan isi standar Pengabdian Kepada Masyarakat. 4. Melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat dengan menggunakan standar Pengabdian kepada Masyarakat sebagai tolok ukur pencapaiannya. 8
6. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang menjalankan Prosedur Tetap Dosen tetap dengan jabatan fungsional sekurang-kurangnya Asisten Ahli 7. Catatan Manual dilengkapi dengan ketersediaan dokumen tertulis berupa : 1. Protap Pengajuan Usul Pengabdian Kepada Masyarakat 2. Protap Penggunaan Tenaga Ahli 3. Formulir Format Usul Pengabdian Kepada Masyarakat, 4. Formulir Monev Pengabdian Kepada Masyarakat 8. Referensi 1. Undang-undang Nomor 12 tahun 2012 tentang Perguruan Tinggi; 2. Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 3. Peraturan Pemerintah Nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 17 tahun 2010 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi; 5. Kebijakan SPMI Universitas PGRI Semarang 6. Standar XIII (Pengabdian Kepada Masyarakat) Universitas PGRI Semarang 7. Panduan Penyusunan Porposal Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat Universitas PGRI Semarang. 9
UNIVERSITAS PGRI Kode/No :M.Pngdln ABDIMAS/Std13/003 SEMARANG Tanggal : 14 Agustus 2014 STANDAR SPMI Revisi : Halaman : MANUAL PENGENDALIAN STANDAR PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT UNIVERSITAS PGRI SEMARANG Proses Penanggung Jawab 1. Perumusan Ketua Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota 2. Pemeriksaan Ketua 3. Persetujuan Dr. H. Muhdi, S.H., M.Hum Rektor Nama Jabatan Tanda Tangan 4. Penetapan Ketua Senat 5. Pengendalian Ketua LPM Tanggal 10
1. Visi, Misi, dan Tujuan Universitas PGRI Semarang Visi Menjadi Universitas yang unggul dan berjati diri. Misi Menyelenggarakan caturdharma (pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat dan peneladanan) untuk membentuk insan cendikia serta pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan bagi kemaslahatan hidup dan kehidupan Tujuan 1. Membentuk insan cendikia yang unggul dan berkarakter untuk kemaslahatan hidup dan kehidupan. 2. Membentuk pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan 3. Mengembangkan dan menyebarkan ilmu pengetahuan, teknologi, budaya dan seni dengan wawasan global, komitmen nasional dan kearifan lokal. 4. Membangun kehidupan bermartabat. 2. Tujuan Manual Mengendalikan pelaksanaan standar Pengabdian kepada Masyarakat Universitas PGRI Semarang sehingga isi standar tersebut dapat tercapai/terpenuhi 3. Luas Lingkup Manual dan Penggunaannya Manual Pengendalian standar ini berlaku : 1. Ketika standar Pengabdian Kepada Masyarakat ini memerlukan pemantauan/pengawasan, pengecekan, pemeriksaan, dan evaluasi secara rutin 11
dan terus menerus 2. Untuk standar XIII (Pengabdian Kepada Masyarakat) 4. Definisi Istilah 1. Monitoring atau pemantauan adalah kegiatan pengumpulan data yang dimaksudkan untuk mengamati suatu proses atau kegiatan agar diketahui apakah proses atau kegiatan tersebut berjalan sesuai dengan apa yang telah ditetapkan dalam standar. 2. Evaluasi adalah kegiatan pengumpulan data yang dimaksudkan untuk mengetahui apakah proses atau pelaksanaan kegiatan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. 3. Audit atau pemeriksaan proses adalah kegiatan untuk memeriksa atau mengaudit semua aspek dari penyelenggaraan pendidikan yang dilakukan secara berkala untuk mencocokkan apakah semua aspek penyelenggaraan pendidikan tersebut telah berjalan sesuai dengan isi standar Pengabdian Kepada Masyarakat. 5. Langkah-langkah atau Prosedur 1. Melakukan pemantauan secara periodik (semesteran) terhadap pelaksanaan isi standar pengabdian kepada masyarakat. 2. Mencatat/merekam semua temuan berupa penyimpangan, kelalaian, kesalahan atau sejenisnya dari penyelenggaraan pengabdian kepada masyarakat yang tidak sesuai dengan isi standar pengabdian kepada masyarakat. 3. Mencatat ketidaklengkapan dokumen seperti Prosedur Tetap, Formulir dan instrumen rekaman data lainnya dari standar pengabdian kepada masyarakat 12
6. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang menjalankan Prosedur Tetap yang telah dilaksanakan 4. Memeriksa dan mempelajari alasan atau penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar pengabdian kepada masyarakat atau bila isi standar tersebut gagal dicapai 5. Mengambil tindakan korektif terhadap setiap pelanggaran atau penyimpangan dari isi standar sehingga pelaksanaan isi standar tetap terkendali 6. Mencatat tindakan korektif. 7. Memantau terus menerus efek tindakan korektif agar sesuai kembali dengan isi standar pengabdian kepada masyarakat 8. Membuat laporan tertulis secara periodik yang menyangkut pengendalian standar. 9. Melaporkan hasil dari pengendalian standar kepada pimpinan unit kerja dan pimpinan universitas disertai saran atau rekomendasi. 1. LPPM 2. Wakil Dekan I dan / atau Kaprodi 7. Catatan Manual dilengkapi dokumen tertulis berupa Prosedur Tetap (Protap) pengendalian pengabdian kepada masyarakat 13
8. Referensi 1. Undang-undang Nomor 12 tahun 2012 tentang Perguruan Tinggi 2. Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 3. Peraturan Pemerintah Nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 4. Peraturan Pemerintah Nomor 47 tahun 2009 tentang Dosen 5. Kebijakan SPMI Universitas PGRI Semarang 14
UNIVERSITAS PGRI SEMARANG STANDAR SPMI Revisi : Kode/No : M.Pngbn ABDIMAS/Std13/004 Tanggal : 14 Agustus 2014 Halaman : MANUAL PENGEMBANGAN STANDAR PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT UNIVERSITAS PGRI SEMARANG Proses Penanggung Jawab Nama Jabatan Tanda Tangan 1. Perumusan Ketua Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota 2. Pemeriksaan Ketua 3. Persetujuan Dr. H. Muhdi, S.H., M.Hum Rektor 4. Penetapan Ketua Senat 5. Pengendalian Ketua LPM Tanggal 15
1. Visi, Misi, dan Tujuan Universitas PGRI Semarang Visi Menjadi Universitas yang unggul dan berjati diri. Misi Menyelenggarakan caturdharma (pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat dan peneladanan) untuk membentuk insan cendikia serta pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan bagi kemaslahatan hidup dan kehidupan Tujuan 1. Membentuk insan cendikia yang unggul dan berkarakter untuk kemaslahatan hidup dan kehidupan. 2. Membentuk pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan 3. Mengembangkan dan menyebarkan ilmu pengetahuan, teknologi, budaya dan seni dengan wawasan global, komitmen nasional dan kearifan lokal. 4. Membangun kehidupan bermartabat. 2. Tujuan Manual Untuk meningkatkan mutu secara berkelanjutan atas standar Pengabdian Kepada Masyarakat setiap berakhirnya siklus standar ini 3. Luas Lingkup Manual dan Penggunaannya Manual Pengembangan standar ini berlaku : 1. Ketika siklus standar Pengabdian Kepada Masyarakat berakhir (5 tahun) dan kemudian standar tersebut ditingkatkan mutunya 16
2. Untuk standar Pengabdian Kepada Masyarakat 4. Definisi Istilah 1. Pengembangan atau peningkatan standar adalah upaya untuk mengevaluasi dan memperbaiki mutu dari isi standar secara periodik, terus menerus dan berkelanjutan 2. Evaluasi standar adalah tindakan menilai isi standar Pengabdian Kepada Masyarakt yang antara lain didasarkan pada : a. Laporan hasil evaluasi Beban Kinerja Dosen (BKD) setiap akhir semester. b. Perkembangan kebijakan Pemerintah yang terkait langsung dengan kegiatan pengabdian kepada masyarakat setiap dosen c. Perkembangan situasi dan kondisi Universitas PGRI Semarang, tuntutan kebutuhan pemangku kepentingan, masyarakat pada umumnya misalnya permintaan dari para pemangku kepentingan atas kiprah Universitas PGRI Semarang dalam kegiatan pengabdian kepada masyarakat. 3. Siklus standar adalah durasi atau masa berlakunya suatu standar sesuai dengan aspek yang diaturnya. 4. Bencmarking/patok duga adalah kegiatan untuk mencari referensi/pengalamanpengalaman pembanding dari institusi lain tentang praktik baik kegiatan pengabdian kepada masyarkaat, terutama terkait beragam model pengembangannya dan strategi pencapaiannya. 5. Langkah-langkah atau Prosedur 1. Mempelajari laporan hasil evaluasi pengabdian kepada masyarakat yang dilakukan semua dosen pada seluruh program studi di Universitas PGRI 17
Semarang 2. Menyelenggarakan rapat atau diskusi untuk menelaah hasil evaluasi pengabdian kepada masyarakat dengan melibatkan Wakil Rektor I, Ketua LPPM, Ketua Bidang Monev dan Audit LPM, Wakil Dekan I, dan Ketua Program Studi. 3. Mengkaji ulang isi standar Pengabdian Kepada Masyarakat. 4. Melakukan revisi isi standar pengabdian kepada masyarakat sehingga menjadi standar baru. 5. Mengikuti langkah atau prosedur yang berlaku dalam penetapan standar. 6. Mengesahkan standar baru dalam bentuk keputusan atau penetapan. 6. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang menjalankan Prosedur Tetap 1. Wakil Rektor I, 2. Ketua LPPM 3. Ketua Bidang Monev dan Audit LPM 4. Wakil Dekan I dan/atau Ketua Program Studi. 7. Catatan Untuk melengkapi manual ini, dibutuhkan ketersediaan dokumen tertulis berupa formulir/template standar Manual ini digunakan secara bersamaan dengan Manual Penetapan Standar Protap Bencmarking /studi banding 8. Referensi M.Pntp/Std 13 /01. Manual Penetapan Standar 18
UNIVERSITAS PGRI Kode/No : Std13/Pngdn Kpd Msy/001 SEMARANG Tanggal : 14 Agustus 2014 STANDAR SPMI Revisi : Halaman : STANDAR XII PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT Proses Penanggung Jawab Nama Jabatan Tanda Tangan 1. Perumusan Ketua Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota 2. Pemeriksaan Ketua 3. Persetujuan Dr. H. Muhdi, S.H., M.Hum Rektor 4. Penetapan Ketua Senat 5. Pengendalian Ketua LPM Tanggal 19
1. Visi, Misi, dan Tujuan Universitas PGRI Semarang Visi Menjadi Universitas yang unggul dan berjati diri. Misi Menyelenggarakan caturdharma (pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat dan peneladanan) untuk membentuk insan cendikia serta pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan bagi kemaslahatan hidup dan kehidupan Tujuan Universitas PGRI Semarang : 1. Membentuk insan cendikia yang unggul dan berkarakter utuk kemaslahatan hidup dan kehidupan. 2. Membentuk pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan 3. Mengembangkan dan menyebarkan ilmu pengetahuan, teknologi, budaya dan seni dengan wawasan global, komitmen nasional dan kearifan lokal. 4. Membangun kehidupan bermartabat. 2. Rasionale Kegiatan pengabdian di Universitas PGRI Semarang dalam rangka pencapaian visi, misi dan tujuannya diperlukan penyusunan standar pengabdian masyarakat untuk meningkatkan peran serta sivitas dalam masyarakat. 20
3. Subyek/Pihak yang bertanggung jawab untuk mencapai/ memenuhi standar 1. Rektor 2. Ketua LPPM 3. Dekan 4. Kaprodi 5. Dosen 6. Mahasiswa. 4. Definisi Istilah Pengabdian kepada masyarakat oleh perguruan tinggi adalah pengamalan IPTEKS yang dilakukan oleh perguruan tinggi secara melembaga melalui metode ilmiah langsung kepada masyarakat (di luar kampus yang tidak terjangkau oleh program pendidikan formal yang membutuhkannya, dalam upaya meyukseskan pembangunan dan mengembangkan manusia pembangunan. 5. Pernyataan Isi Standar 1. LPPM menyusun arah dan kebijakan berdasar rencana induk pengabdian kepada masyarakat dalam 5 tahun dan ditinjau ulang setiap 1 tahun sekali 2. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat tidak boleh melanggar nilai-nilai agama, moral dan kemanusiaan. 3. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat harus dilakukan dalam rangka pemanfaatan, pendayagunaan, dan pengembangan ipteks untuk kepentingan masyarakat seluas-luasnya. 4. Kegiatan pengabdian masyarakat harus merujuk kepada kebutuhan nyata di masyarakat; 21
5. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat dapat dilakukan secara lintas program studi. 6. Usul pengabdian kepada masyarakat yang diajukan tidak bertentangan dengan kode etik penulisan karya ilmiah sebagaimana diatur dalam Kepmendiknas No. 17 Tahun 2010 Tentang Penanggulangan Plagiasi 7. Setiap dosen tetap wajib melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat sekurang-kurangnya satu kali dalam satu semester. 8. Setiap dosen hanya diperkenankan mengajukan satu kegiatan pengabdian kepada masyarakat baik sebagai ketua maupun sebagai anggota dalam satu tahun untuk dana yang bersumber dari LPPM. 9. Setiap dosen wajib melibatkan mahasiswa dalam kegiatan pengabdian kepada masyarakat dari program studinya masing-masing. 10. Pengabdian kepada masyarakat dengan sumber dana dari luar LPPM mengikuti syarat dan ketentuan yang berlaku. 11. Setiap dosen yang telah selesai melaksanakan pengabdian masyarakat harus mempublikasikan hasil kegiatan tersebut melalui presentasi, poster, atau bentuk lain selambat-lambatnya 1 semester setelah kegiatan pengabdian kepada masyarakat selesai 6. Strategi 1. Melakukan sosialisasi standar mutu pengabdian ke seluruh dosen di lingkungan Universitas PGRI Semarang. 2. Meningkatkan ketrampilan penyusunan proposal melalui pelatihan/workshop dengan mengundang narasumber sesuai dengan kualifikasi yang ditentukan 22
DIKTI 3. Memberikan stimulan dana pendamping bagi dosen dan mahasiswa 4. Menjalin kerjasama dengan lembaga eksternal yang terkait dengan kegiatan pengabdian kepada masyarakat. 7. Indikator 1. Jumlah proposal yang didanai LPPM maksimal 13 proposal setiap semester. 2. Jumlah proposal yang didanai dari luar sekurang-kurangnya 10 proposal setiap tahun 8. Dokumen terkait 1. Pedoman penyusunan proposal pengabdian kepada masyarakat. 2. Pedoman rekrutmen reviewer pengabdian kepada masyarakat. 3. Pedoman review pengabdian kepada masyarakat. 4. Pedoman monev pengabdian kepada masyarakat. 5. Pedoman pelaporan pengabdian kepada masyarakat 9. Referensi 1. Undang-Undang Sisdiknas Tahun 2004 2. PP No.19 Tahun 2005 3. Buku Pedoman LPPM 4. Statuta Universitas PGRI Semarang 5. Renstra dan Renop Universitas PGRI Semarang 23
PROTAP PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT 1. Tujuan Prosedur ini dibuat agar proses usul pengabdian pada masyarakat dapat berjalan sesuai dengan isi standar pengabdian pada masyarakat. 2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku untuk semua dosen di lingkungan Universitas PGRI Semarang. 3. Pernyataan Isi Standar a. LPPM menyusun arah dan kebijakan berdasar rencana induk pengabdian kepada masyarakat dalam 5 tahun dan ditinjau ulang setiap 1 tahun sekali b. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat tidak boleh melanggar nilai-nilai agama, moral dan kemanusiaan. c. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat harus dilakukan dalam rangka pemanfaatan, pendayagunaan, dan pengembangan ipteks untuk kepentingan masyarakat seluas-luasnya. d. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat harus merujuk kepada kebutuhan nyata di masyarakat; e. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat seharusnya dapat dilakukan secara lintas program studi. 24
f. Usul pengabdian kepada masyarakat yang diajukan tidak bertentangan dengan kode etik penulisan karya ilmiah sebagaimana diatur dalam Kepmendiknas No. 17 Tahun 2010 Tentang Penanggulangan Plagiasi g. Setiap dosen wajib melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat sekurang-kurangnya satu kali dalam setiap semester. h. Setiap dosen hanya diperkenankan mengajukan satu kegiatan pengabdian kepada masyarakat baik sebagai ketua maupun sebagai anggota dalam satu tahun untuk dana yang bersumber dari LPPM. i. Setiap dosen wajib melibatkan mahasiswa dalam kegiatan pengabdian kepada masyarakat dari program studinya masing-masing. j. Pengabdian kepada masyarakat dengan sumber dana dari luar LPPM mengikuti syarat dan ketentuan yang berlaku. k. Setiap dosen yang telah selesai melaksanakan pengabdian kepada masyarakat harus mempublikasikan hasil kegiatan tersebut melalui seminar dalam bentuk oral maupun poster atau melalui jurnal pengabdian kepada masyarakat. l. Dosen tetap program studi dapat melaksanakan kerjasama dengan institusi lain dalam kegiatan pengabdiankepada masyarakat. 4. Definisi a. Pengabdian kepada masyarakat oleh perguruan tinggi adalah pengamalan IPTEKS yang dilakukan oleh perguruan tinggi secara melembaga melalui metode ilmiah langsung kepada masyarakat (di luar 25
kampus yang tidak terjangkau oleh program pendidikan formal yang membutuhkannya, dalam upaya meyukseskan pembangunan dan mengembangkan manusia pembangunan. b. Proposal adalah usulan kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang diajukan oleh dosen c. Laporan adalah kumpulan hasil kegiatan yang telah dilakukan dalam bentuk soft copy dan hard copy dari kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang telah dilaksanakan d. Monitoring dan evaluasi adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengetahui kemajuan kegiatan berdasarkan pada perencanaan kegiatan sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan dalam perencanaan kegiatan tersebut. e. HKI adalah hak yang timbul dari hasil kecerdasan daya pikir yang menghasilkan sebuah produk atau proses yang berguna bagi masyarakat. 5. Prosedur a. Tahap Pengajuan Proposal 1) LPPM menyampaikan informasi penawaran pengabdian kepada masyarakat yang berasal dari sumber dana baik internal maupun eksternal ke fakultas dan program studi melalui web dan surat edaran. 2) Dosen membuat proposal sesuai dengan panduan proposal dari penyandang dana dan telah disahkan oleh Dekan dan diajukan kepada LPPM. 3) LPPM melakukan pemeriksaan proposal kegiatan pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan format dan pedoman yang ditentukan untuk proposal yang diajukan dan berbagai kelengkapan lainnya 26
4) Pengesahan proposal kegiatan pengabdian kepada masyarakat oleh Ketua LPPM setelah diperiksa dan divalidasi oleh Sekretaris LPPM 5) Proposal kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang telah disahkan dibuatkan daftar usulan, pemeriksaan berkas dan dikirimkan kepada penyandang dana oleh LPPM 6) Proposal kegiatan pengabdian kepada masyarakat dan berkas lengkap diarsip oleh bagian administrasi LPPM 7) Bukti terima pengiriman untuk monitoring usulan proposal kegiatan pengabdian kepada masyarakat oleh LPPM b. Tahap Rekrutmen Reviewer Proposal Pengabdian Kepada Masyarakat 1) LPPM menginformasikan penawaran menjadi reviewer beserta persyaratan ke fakultas lewat web dan surat. 2) Dosen yang memenuhi syarat, dapat mengajukan diri sebagai reviewer ke LPPM menurut panduan dan borang yang disediakan LPPM 3) Borang yang sudah dikirimkan diperiksa sesuai kelengkapan dan syarat-syarat oleh LPPM. 4) Ketua LPPM dapat membentuk tim/panitia seleksi reviewer yang bertugas menyeleksi calon reviewer. 5) Hasil seleksi calon reviewer diverifikasi oleh Ketua LPPM, dan dibuatkan daftar nama calon reviewer LPPM. 6) Calon reviewer yang telah masuk daftar diusulkan oleh Ketua LPPM untuk mendapatkan SK Rektor 7) Daftar nama reviewer yang sudah mendapat SK Rektor dimumkan melalui surat 27
8) Berdasarkan SK Rektor, LPPM menetapkan penjadwalan tugas reviewer c. Tahap Pelaksanaan Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat 1) LPPM menyampaikan informasi tentang pengumuman proposal pengabdian kepada masyarakat yang lolos dari penyandang dana melalui web dan surat. 2) LPPM memberitahukan kepada Dosen/Pelaksana pengusul kegiatan pengabdian kepada masyarakat. 3) LPPM melakukan penandatangan kontrak kerja dengan penyandang dana dan mempersiapkan berbagai dokumen pendukung. 4) LPPM melakukan sosialisasi isi kontrak dan mekanisme pelaksanaan kepada semua Dosen/Pelaksana kegiatan sebagai penerima dana. 5) LPPM melaksanakan penandatanganan kontrak kerja sama dengan Dosen/Pelaksana Kegiatan 6) LPPM melakukan pencairan dana pertermin melalui bendahara berdasarkan persetujuan Warek II. 7) LPPM melaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi internal atas kegiatan yang sedang berjalan. 8) Dosen / Pelaksana Kegiatan wajib menyerahkan laporan kemajuan pelaksanaan kegiatan kepada LPPM untuk diteruskan kepada penyandang dana sebagai dasar untuk monitoring evaluasi eksternal. 9) Dosen / Pelaksana kegiatan wajib menyerahkan laporan akhir pelaksanaan kegiatan beserta kelengkapannya. 28
d. Tahap Monitoring Dan Evaluasi Internal (Monevin) Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat 1) LPPM memberitahukan informasi tentang jadwal monev internal kegiatan pengabdian masyarakat kepada dosen/pelaksana kegiatan 2) LPPM melakukan persiapan pelaksanaan monev dimulai dengan penunjukan reviewer pelaksana dan penyiapan lembar evaluasi 3) Tim monev melakukan penilaian pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat berdasarkan Surat Tugas dari LPPM. 4) Monev yang dilakukan oleh tim internal maupun eksternal/reviewer/asesor, meliputi : Paparan dan visitasi lapangan dengan tujuan melihat kesesuaian kegiatan dengan rencana (proposal), menilai kemajuan kegiatan berdasarkan log book dan realisasi penggunaan anggaran menemukenali permasalahan dan hambatan dalam pelaksanaan kegiatan, mendiskusikan dengan pelaksana terkait dengan solusi dari permasalahan yang ada. 5) Tim monev melakukan verifikasi laporan kegiatan dan laporan keuangan dengan dokumen pendukungnya. 6) LPPM membuat laporan hasil kegiatan monev dan melampirkan dokumen pendukungnya. 7) Pengesahan laporan kegiatan dan keuangan oleh Ketua LPPM. 8) Pengiriman laporan kegiatan monev LPPM ke penyandang dana berikut mengarsip bukti tanda terima laporan 29
e. Tahap Pelaporan Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat 1) LPPM menyampaikan informasi tentang pengumpulan laporan kegiatan pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan dokumen kontrak kepada dosen/pelaksana kegiatan. 2) Dosen/Pelaksana Kegiatan membuat laporan kegiatan sesuai dengan format dan melampirkan dokumen pendukungnya. 3) Dosen / Pelaksana kegiatan mengumpulkan laporan kegiatan ke LPPM. 4) Ketua LPPM melakukan verifikasi atas laporan kegiatan dan keuangan dengan kelengkapan dokumen pendukungnya 5) Ketua LPPM melakukan pengesahan laporan kegiatan dan laporan keuangan 6) LPPM melakukan pengiriman laporan kegiatan pengabdian kepada masyarakat ke penyandang dana dan mengarsip bukti tanda terima laporan f. Tahap Pencairan Dana Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat 1) Ketua LPPM melakukan penandatanganan kontrak dengan pelaksana kegiatan pengabdian masyarakat 2) Tim pelaksana menyerahkan berkas pencairan dana sesuai dengan termin yang tercantum dalam surat kontrak 3) Sekretaris LPPM melakukan verifikasi berkas pengajuan pencairan dana dari tim pelaksana 4) Ketua LPPM memberikan persetujuan pencairan dana. 5) Pencairan dana oleh bendahara Universitas PGRI Semarang berdasarkan persetujuan Warek II, atas usulan Ketua LPPM dengan cara transfer melalui rekening maupun tunai. 30
6) Dokumen pertanggungjawaban yang sah diarsip oleh sekretaris LPPM. g. Tahap Tindak Lanjut Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat a. LPPM akan menelaah laporan hasil pengabdian kepada masyarakat berupa temuan-temuan yang berupa produk: teknologi tepat guna/rekayasa publik yang bertujuan untuk mengevaluasi hasil kegiatan agar dapat dimanfaatkan oleh pihak terkait b. Temuan-temuan tersebut kemudian akan diimplementasikan melalui kaji tindak untuk mengetahui apakah produk tersebut benar teruji secara nyata c. Penguji (pihak eksternal) memberikan nilai apakah produk tersebut dapat diaplikasikan ke masyarakat, apabila tidak sesuai maka pelakasana kegiatan pengabdian kepada masyarakat harus menganalisa kembali hasil temuannya d. Produk yang diusulkan oleh pelaksana kegiatan pengabdian kepada masyarakat dapat diaplikasikan setelah adanya validasi dari penguji bahwa produk tersebut teruji secara nyata e. LPPM akan memberikan rekomendasi produk yang layak untuk mendapatkan perlindungan HKI, dipublikasikan melalui poster atau jurnal abdimas h. Tahap Pengajuan Hak Kekayaan Intelektual (HKI) a. Dosen / Pelaksana kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang berminat menyiapkan draft HKI dan mengajukan kepada Dirjen HKI 31
b. Dirjen HKI mengeluarkan nomor permohonan HKI, dan mengumumkan kepada dosen/pelaksana kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang bersangkutan diterima atau tidaknya paten yang diajukan c. Apabila diterima dosen/pelaksana kegiatan pengabdian kepada masyarakat menindaklanjuti hasil penerimaan. 6. Instruksi Kerja a. Pengabdian Eksternal No Rincian kegiatan Pengusul Dekanat LPPM 1 Pengusul mencari informasi mengenai pengabdian dengan fasilitasi LPPM 1 2 Pengusul mempelajari panduan penyusunan usul pengabdian 2 3 Pengusul menyusun draft usul pengabdian 3 32
4 Pengusul mengajukan usul pengabdian kepada LPPM melalui fakultas 4 5 Dekanat mengesahkan usul pengabdian 5 6 LPPM menyeleksi usul pengabdian oleh tim reviewer 6 7 LPPM meneruskan ke penyandang dana 7 33
b. Pengabdian Internal No Rincian kegiatan Pengusul Dekanat LPPM 1 Pengusul mencari informasi mengenai pengabdian dengan fasilitasi LPPM 1 2 Mempelajari panduan penyusunan usul pengabdian 2 3 Menyusun draft usul pengabdian 3 4 Mengajukan usul pengabdian kepada LPPM melalui fakultas 4 5 Mengesahkan usul pengabdian 5 6 Menyeleksi usul pengabdian oleh tim reviewer 6 7 Didanai untuk dilaksanakan 7 34
UNIVERSITAS PGRI SEMARANG Kode/No : Protap/ Pngdn Kpd Masy/ Std 13/ 001 Tanggal : PROTAP SPMI Revisi : Halaman: PROTAP PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT 1. Tujuan : Prosedur ini dibuat agar proses usul pengabdian pada masyarakat dapat berjalan sesuai dengan isi standar pengabdian pada masyarakat. 2. Ruang Lingkup : Prosedur ini berlaku untuk semua dosen di lingkungan Universitas PGRI Semarang 3. Pernyataan Isi Standar a. LPPM Universitas PGRI Semarang menyusun arah dan kebijakan berdasar rencana strategis pengabdian kepada masyarakat dalam 5 tahun dan ditinjau ulang setiap 1 tahun sekali b. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat tidak boleh melanggar nilai-nilai agama, moral dan kemanusiaan. 35
c. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat harus dilakukan dalam rangka pemanfaatan, pendayagunaan, dan pengembangan ipteks untuk kepentingan masyarakat seluas-luasnya. d. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat harus merujuk kepada kebutuhan nyata di masyarakat; e. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat seharusnya dapat dilakukan secara lintas program studi. f. Usul pengabdian kepada masyarakat yang diajukan tidak bertentangan dengan kode etik penulisan karya ilmiah sebagaimana diatur dalam Kepmendiknas No. 17 Tahun 2010 Tentang Penanggulangan Plagiasi g. Setiap dosen wajib melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat sekurang-kurangnya satu kali dalam satu tahun. h. Setiap dosen hanya diperkenankan mengajukan satu kegiatan pengabdian kepada masyarakat baik sebagai ketua maupun sebagai anggota dalam satu tahun untuk dana yang bersumber dari LPPM Universitas PGRI Semarang. i. Setiap dosen wajib melibatkan mahasiswa dalam kegiatan pengabdian kepada masyarakat dari program studinya masing-masing. j. Pengabdian kepada masyarakat dengan sumber dana dari luar LPPM Universitas PGRI Semarang mengikuti syarat dan ketentuan yang berlaku. k. Setiap dosen yang telah selesai melaksanakan pengabdian kepada masyarakat harus membuat laporan kegiatan dan laporan penggunaan dana pengabdian kepada masyarakat dalam bentuk hardcopy dan softcopy dan diserahkan kepada LPPM Universitas PGRI Semarang 36
l. Setiap dosen yang telah selesai melaksanakan pengabdian kepada masyarakat harus mempublikasikan hasil kegiatan tersebut melalui seminar dalam bentuk oral maupun poster atau melalui jurnal pengabdian kepada masyarakat. m. Dosen tetap program studi dapat melaksanakan kerjasama dengan institusi lain dalam kegiatan pengabdiankepada masyarakat. 4. Definisi a. Pengabdian kepada masyarakat oleh perguruan tinggi adalah pengamalan IPTEKS yang dilakukan oleh perguruan tinggi secara melembaga melalui metode ilmiah langsung kepada masyarakat (di luar kampus yang tidak terjangkau oleh program pendidikan formal yang membutuhkannya, dalam upaya meyukseskan pembangunan dan mengembangkan manusia pembangunan. b. Proposal adalah usulan kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang diajukan oleh dosen c. Laporan adalah kumpulan hasil kegiatan yang telah dilakukan dalam bentuk soft copy dan hard copy dari kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang telah dilaksanakan d. Monitoring dan evaluasi adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengetahui kemajuan kegiatan berdasarkan pada perencanaan kegiatan sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan dalam perencanaan kegiatan tersebut. e. HKI adalah hak yang timbul dari hasil kecerdasan daya pikir yang menghasilkan sebuah produk atau proses yang berguna bagi masyarakat. 37
5. Prosedur a. Tahap Pengajuan Proposal 1) LPPM Universitas PGRI Semarang menyampaikan informasi penawaran pengabdian kepada masyarakat yang berasal dari sumber dana baik internal maupun eksternal ke fakultas dan program studi melalui web dan surat. 2) Dosen membuat proposal sesuai dengan panduan proposal dari penyandang dana 3) LPPM Universitas PGRI Semarang melakukan pemeriksaan proposal kegiatan pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan format dan pedoman yang ditentukan untuk proposal yang diajukan dan berbagai kelengkapan lainnya 4) Pengesahan proposal kegiatan pengabdian kepada masyarakat dilakukan oleh Ketua LPPM setelah diperiksa dan divalidasi oleh Sekretaris LPPM Universitas PGRI Semarang 5) Proposal kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang telah disahkan dibuatkan daftar usulan, pemeriksaan berkas dan dikirimkan kepada penyandang dana oleh LPPM Universitas PGRI Semarang 6) Proposal kegiatan pengabdian kepada masyarakat dan berkas lengkap diarsip oleh bagian administrasi LPPM Universitas PGRI Semarang 7) Setiap pengusul menerima bukti terima pengiriman untuk monitoring usulan proposal kegiatan pengabdian kepada masyarakat oleh LPPM Universitas PGRI Semarang 38
b. Tahap Rekrutmen Reviewer Proposal Pengabdian kepada Masyarakat 1) LPPM Universitas PGRI Semarang menginformasikan penawaran menjadi reviewer beserta persyaratan ke fakultas lewat web dan surat. 2) Dosen yang memenuhi syarat, dapat mengajukan diri sebagai reviewer ke LPPM Universitas PGRI Semarang menurut panduan dan borang yang disediakan LPPM 3) Borang yang sudah dikirimkan diperiksa sesuai kelengkapan dan syarat-syarat oleh LPPM Universitas PGRI Semarang. 4) Ketua LPPM Universitas PGRI Semarang dapat membentuk tim/panitia seleksi reviewer yang bertugas menyeleksi calon reviewer. 5) Hasil seleksi calon reviewer diverifikasi oleh Ketua LPPM, dan dibuatkan daftar nama calon reviewer LPPM. 6) Calon reviewer yang telah masuk daftar diusulkan oleh Ketua LPPM untuk mendapatkan SK Rektor 7) Daftar nama reviewer yang sudah mendapat SK Rektor dumumkan melalui web dan surat 8) Berdasarkan SK Rektor, LPPM menetapkan penjadwalan tugas reviewer c. Tahap Pelaksanaan Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat 1) LPPM menyampaikan informasi tentang pengumuman proposal pengabdian kepada masyarakat yang lolos dari penyandang dana melalui web dan surat. 2) LPPM memberitahukan kepada Dosen/Pelaksana pengusul kegiatan pengabdian kepada masyarakat. 39
3) LPPM melakukan penandatangan kontrak kerja dengan penyandang dana dan mempersiapkan berbagai dokumen pendukung. 4) LPPM melakukan sosialisasi isi kontrak dan mekanisme pelaksanaan kepada semua Dosen/Pelaksana kegiatan sebagai penerima dana. 5) LPPM melaksanakan penandatanganan kontrak kerja sama dengan Dosen/Pelaksana Kegiatan 6) LPPM melakukan pencairan dana pertermin melalui bendahara Universitas PGRI Semarang berdasarkan persetujuan Warek II. 7) LPPM melaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi internal atas kegiatan yang sedang berjalan. 8) Dosen / Pelaksana kegiatan wajib menyerahkan laporan kemajuan pelaksanaan kegiatan kepada LPPM untuk diteruskan kepada penyandang dana sebagai dasar untuk monitoring evaluasi eksternal. 9) Dosen / Pelaksana kegiatan wajib menyerahkan laporan akhir pelaksanaan kegiatan beserta kelengkapannya. d. Tahap Monitoring Dan Evaluasi Internal (Monevin) Kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat 1) LPPM memberitahukan informasi tentang jadwal monev internal kegiatan pengabdian masyarakat kepada dosen/pelaksana kegiatan 2) LPPM melakukan persiapan pelaksanaan monev dimulai dengan penunjukan reviewer pelaksana dan penyiapan lembar evaluasi 3) Tim monev melakukan penilaian pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat berdasarkan Surat Tugas dari LPPM. 40
4) Monev yang dilakukan oleh tim internal maupun eksternal/reviewer/asesor, meliputi antara lain: Paparan dan visitasi lapangan dengan tujuan melihat kesesuaian kegiatan dengan rencana (proposal), menilai kemajuan kegiatan berdasarkan log book dan realisasi penggunaan anggaran menemukenali permasalahan dan hambatan dalam pelaksanaan kegiatan, mendiskusikan dengan pelaksana terkait dengan solusi dari permasalahan yang ada. 5) Tim monev melakukan verifikasi laporan kegiatan dan laporan keuangan dengan dokumen pendukungnya. 6) LPPM membuat laporan hasil kegiatan monev dan melampirkan dokumen pendukungnya. 7) Pengesahan laporan kegiatan dan keuangan oleh Ketua LPPM. 8) Bagian administrasi LPPM mengirim laporan kegiatan monev LPPM ke penyandang dana berikut mengarsip bukti tanda terima laporan e. Tahap Pelaporan Kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat 1) LPPM menyampaikan informasi tentang pengumpulan laporan kegiatan pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan dokumen kontrak kepada dosen/pelaksana kegiatan. 2) Dosen/Pelaksana kegiatan membuat laporan kegiatan dan laporan penggunaan dana sesuai dengan format serta melampirkan dokumen pendukungnya. 3) Dosen / Pelaksana kegiatan mengumpulkan laporan kegiatan ke LPPM. 4) Ketua LPPM melakukan verifikasi atas laporan kegiatan dan keuangan dengan kelengkapan dokumen pendukungnya 41
5) Ketua LPPM melakukan pengesahan laporan kegiatan dan laporan keuangan 6) LPPM melakukan pengiriman laporan kegiatan pengabdian kepada masyarakat ke penyandang dana dan mengarsip bukti tanda terima laporan f. Tahap Pencairan Dana Kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat 1) Ketua LPPM melakukan penandatanganan kontrak dengan pelaksana kegiatan pengabdian masyarakat 2) Tim pelaksana menyerahkan berkas pencairan dana sesuai dengan termin yang tercantum dalam surat kontrak 3) Sekretaris LPPM melakukan verifikasi berkas pengajuan pencairan dana dari tim pelaksana 4) Ketua LPPM memberikan persetujuan pencairan dana. 5) Pencairan dana oleh bendahara Universitas PGRI Semarang berdasarkan persetujuan Warek II, atas usulan Ketua LPPM dengan cara transfer melalui rekening maupun tunai. 6) Dokumen pertanggungjawaban yang sah diarsip oleh sekretaris LPPM. g. Tahap Tindak Lanjut Kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat 1) LPPM akan menelaah laporan hasil pengabdian kepada masyarakat berupa temuan-temuan yang berupa produk: teknologi tepat guna/rekayasa publik yang bertujuan untuk mengevaluasi hasil kegiatan agar dapat dimanfaatkan oleh pihak terkait 2) Temuan-temuan tersebut kemudian akan diimplementasikan melalui kaji tindak untuk mengetahui apakah produk tersebut benar teruji secara nyata 42
3) Penguji (pihak eksternal) memberikan nilai apakah produk tersebut dapat diaplikasikan ke masyarakat, apabila tidak sesuai maka pelaksana kegiatan pengabdian kepada masyarakat harus menganalisa kembali hasil temuannya 4) Produk yang diusulkan oleh pelaksana kegiatan pengabdian kepada masyarakat dapat diaplikasikan setelah adanya validasi dari penguji bahwa produk tersebut teruji secara nyata 5) LPPM akan memberikan rekomendasi produk yang layak untuk mendapatkan perlindungan HKI, dipublikasikan melalui poster atau jurnal edimas h. Tahap Pengajuan HKI 1) Dosen / Pelaksana kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang berminat menyiapkan draft HKI dan mengajukan kepada Dirjen HKI 2) Dirjen HKI mengeluarkan nomor permohonan HKI, dan mengumumkan kepada dosen/pelaksana kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang bersangkutan diterima atau tidaknya paten yang diajukan 3) Apabila diterima dosen/pelaksana kegiatan pengabdian kepada masyarakat menindaklanjuti hasil penerimaan 43