i
ii
SALINAN KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA SEMARANG NOMOR: 101/SK/UPGRIS/VII/2014 tentang MANUAL SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) UNIVERSITAS PGRI SEMARANG REKTOR UNIVERSITAS PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA SEMARANG: Menimbang : Bahwa dalam rangka melaksanakan kebijakan SPMI Universitas PGRI Semarang, Mengingat : perlu adanya Manual SPMI; Bahwa sehubungan dengan butir di atas, perlu ditetapkan Manual SPMI Universitas PGRI Semarang dengan keputusan Rektor 1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor: 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2. Undang-undang Republik Indonesia Nomor: 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor: 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi; iii
4. Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 143/P/2014 tanggal 17 April 2014 tentang Penggabungan IKIP PGRI Semarang dan Akademi Teknologi Semarang yang diselenggarakan oleh YPLP PT PGRI Semarang di Kota Semarang Provinsi Jawa Tengah menjadi Universitas PGRI Semarang yang diselenggarakan oleh YPLP PT PGRI Semarang di Kota Semarang Provinsi Jawa Tengah 5. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga PGRI 6. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga YPLP PT PGRI Semarang juncto Perubahan SK Menkumham AHU-AH.01.08-499 tanggal 18 Agustus 2010 7. Surat Keputusan YPLP PT PGRI Semarang Nomor: 052.b/P.Y/U/Kpts/3.1/YPLP PT PGRI/IV/2014 tanggal 18 April 2014 tentang Statuta Universitas PGRI Semarang 8. Surat Keputusan Pengurus YPLP PT PGRI Semarang nomor: 055/PY/U/Kpts/3.1/YPLP PT PGRI/IV/2014 tanggal 30 April 2014 tentang Pengangkatan Rektor Universitas PGRI Semarang masa jabatan 2014-2018 M E M U T U S K A N Menetapkan : SURAT KEPUTUSAN REKTOR TENTANG MANUAL SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) UNIVERSITAS PGRI SEMARANG iv
Pertama : Kedua : Manual SPMI Universitas PGRI Semarang sebagaimana tertera pada lampiran keputusan ini yang merupakan bagian tak terpisahkan dengan keputusan ini; Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan diperbaiki sebagaimana mestinya apabila ternyata di kemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapan ini. Ditetapkan di : Semarang Pada tanggal : 10 Juli 2014 Rektor, Tembusan disampaikan kepada Yth. 1. Ketua YPLP PT PGRI Semarang 2. Wakil Rektor 3. Para Dekan 4. Direktur Program Pascasarjana 5. Ketua Lembaga 6. Kepala Biro di lingkungan Universitas PGRI Semarang Dr. Muhdi,S.H.,M.Hum. v
SALINAN KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA SEMARANG NOMOR: 102/SK/UPGRIS/VII/2014 tentang STANDAR SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) UNIVERSITAS PGRI SEMARANG REKTOR UNIVERSITAS PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA SEMARANG: Menimbang : a. Bahwa dalam rangka melaksanakan Manual SPMI Universitas PGRI Semarang, Mengingat : perlu adanya Standar SPMI; b. Bahwa sehubungan dengan butir di atas, perlu ditetapkan Standar SPMI Universitas PGRI Semarang dengan keputusan Rektor 1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor: 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2. Undang-undang Republik Indonesia Nomor: 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor: 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi; 4. Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 143/P/2014 tanggal 17 April 2014 tentang Penggabungan IKIP PGRI vi
Semarang dan Akademi Teknologi Semarang yang diselenggarakan oleh YPLP PT PGRI Semarang di Kota Semarang Provinsi Jawa Tengah menjadi Universitas PGRI Semarang yang diselenggarakan oleh YPLP PT PGRI Semarang di Kota Semarang Provinsi Jawa Tengah. 5. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga PGRI 6. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga YPLP PT PGRI Semarang juncto Perubahan SK Menkumham AHU-AH.01.08-499 tanggal 18 Agustus 2010 7. Surat Keputusan YPLP PT PGRI Semarang Nomor: 052.b/P.Y/U/Kpts/3.1 / YPLP PT PGRI/IV/2014 tanggal 18 April 2014 tentang Statuta Universitas PGRI Semarang 8. Surat Keputusan Pengurus YPLP PT PGRI Semarang nomor: 055/PY/U/Kpts/3.1 / YPLP PT PGRI/IV/2014 tanggal 30 April 2014 tentang Pengangkatan Rektor Universitas PGRI Semarang masa jabatan 2014-2018 M E M U T U S K A N Menetapkan : Pertama : SURAT KEPUTUSAN REKTOR TENTANG STANDAR SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) UNIVERSITAS PGRI Standar SPMI Universitas PGRI Semarang sebagaimana tertera padalampiran keputusan ini yang merupakan bagian tak terpisahkan dengan keputusan ini vii
Kedua : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan diperbaiki sebagaimana mestinya apabila ternyata di kemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapan ini. Ditetapkan di : Semarang Pada tanggal : 10 Juli 2014 Rektor, Tembusan disampaikan kepada Yth. 1. Ketua YPLP PT PGRI Semarang 2. Wakil Rektor 3. Para Dekan 4. Direktur Program Pascasarjana 5. Ketua Lembaga 6. Kepala Biro di lingkungan Universitas PGRI Semarang Dr. Muhdi,S.H.,M.Hum. viii
SALINAN KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA SEMARANG NOMOR: 103/SK/UPGRIS/VII/2014 tentang PROSEDUR TETAP SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) UNIVERSITAS PGRI SEMARANG REKTOR UNIVERSITAS PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA SEMARANG: Menimbang : a. Bahwa dalam rangka melaksanakan Manual SPMI UniversitasPGRI Semarang, Mengingat : perlu adanya Prosedur Tetap SPMI. b. Bahwa sehubungan dengan butir di atas, perlu ditetapkan Prosedur Tetap SPMI Universitas PGRI Semarang dengan keputusan Rektor. 1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor: 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2. Undang-undang Republik Indonesia Nomor: 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor: 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi; 4. Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 143/P/2014 tanggal 17 April 2014 tentang Penggabungan IKIP PGRI ix
Semarang dan Akademi Teknologi Semarang yang diselenggarakan oleh YPLP PT PGRI Semarang di Kota Semarang Provinsi Jawa Tengah menjadi Universitas PGRI Semarang yang diselenggarakan oleh YPLP PT PGRI Semarang di Kota Semarang Provinsi Jawa Tengah. 5. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga PGRI 6. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga YPLP PT PGRI Semarang juncto Perubahan SK Menkumham AHU-AH.01.08-499 tanggal 18 Agustus 2010 7. Surat Keputusan YPLP PT PGRI Semarang Nomor: 052.b/P.Y/U/Kpts/3.1/YPLP PT PGRI/IV/2014 tanggal 18 April 2014 tentang Statuta Universitas PGRI Semarang 8. Surat Keputusan Pengurus YPLP PT PGRI Semarang nomor: 055/PY/U/Kpts/3.1/YPLP PT PGRI/IV/2014 tanggal 30 April 2014 tentang Pengangkatan Rektor Universitas PGRI Semarang masa Jabatan 2014-2018 MEMUTUSKAN Menetapkan : Pertama : SURAT KEPUTUSAN REKTOR TENTANG PROSEDUR TETAP SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) UNIVERSITAS PGRI SEMARANG Prosedur Tetap SPMI Universitas PGRI Semarang sebagaimana tertera pada lampiran keputusan ini yang merupakan bagian tak terpisahkan dengan keputusan ini; x
Kedua : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan diperbaiki sebagaimana mestinya apabila ternyata di kemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapan ini. Ditetapkan di : Semarang Pada tanggal : 10 Juli 2014 Rektor, Dr. Muhdi,S.H.,M.Hum. Tembusan disampaikan kepada Yth. 1. Ketua YPLP PT PGRI Semarang 2. Wakil Rektor 3. Para Dekan 4. Direktur Program Pascasarjana 5. Ketua Lembaga 6. Kapala Biro di lingkungan Universitas PGRI Semarang xi
DAFTAR ISI STANDAR SISTEM INFORMASI A. MANUAL 1. Manual Penetapan Standar Sistem Informasi... 1 2. Manual Pelaksanaan Standar Sistem Informasi... 4 3. Manual Pengendalian Standar Sistem Informasi... 7 4. Manual Pengembangan Standar Sistem Informasi... 11 B. STANDAR Standar Sistem Informasi... 14 C. PROSEDUR TETAP Prosedur Sistem Informasi Akademik (SIA)... 19 xii
UNIVERSITAS PGRI SEMARANG MANUAL PENETAPAN STANDAR SISTEM INFORMASI Kode/No : M.Pntp/Std 15/001 Tanggal : 14 Agustus 2014 Revisi : Halaman : 1. Visi, Misi, dan Tujuan Universitas PGRI Semarang Visi Menjadi universitas yang unggul dan berjati diri. Misi Menyelenggarakan caturdarma (pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan peneladanan) untuk membentuk insan cendekia serta pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan bagi kemaslahatan hidup dan kehidupan. Tujuan 1. Membentuk insan cendekia yang unggul dan berkarakter untuk kemaslahatan hidup dan kehidupan. 2. Membentuk pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan. 3. Mengembangkan dan menyebarkan ilmu pengetahuan, teknologi, budaya, dan seni dengan wawasan global, komitmen nasional, dan 1
kearifan lokal. 4. Membangun kehidupan bermartabat. 2. Tujuan Manual Untuk merancang, merumuskan, dan menetapkan standar sistem informasi akademik Universitas PGRI Semarang 3. Luas Lingkup Manual dan Manual penetapan standar ini berlaku: Penggunaannya 1. Ketika sebuah standar pertama kali hendak dirancang, dirumuskan, dan ditetapkan 2. Untuk standar Sistem Informasi Akademik 4. Definisi Istilah 1. Merancang standar adalah olah pikir untuk mengahasilkan standar tentang hal apa yang dibutuhkan dalam SPMI. Kegiatan ini berupa elaborasi/penjabaran dan penelaahan 8 standar nasional pendidikan dan tuntutan kebutuhan institusional lain menjadi berbagai standar lain menjadi berbagai aspek secara lebih rinci; 2. Merumuskan standar adalah menuliskan isi setiap standar ke dalam bentuk pernyataan lengkap dan utuh dengan menggunakan rumus Audience, Behavior, Competence, dan Degree; 5. Langkah-langkah atau Prosedur 1. Mengumpulkan dan mempelajari isi semua peraturan perundangundangan dan peraturan yang berlaku di Universitas PGRI Semarang 2. Mencatat apa yang menjadi norma hukum atau syarat yang tercantum dalam peraturan perundang-undangan. 3. Melakukan evaluasi diri dengan menerapkan SWOT analisis. 2
6. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang menjalankan Prosedur Tetap 4. Melaksanakan studi pelacakan atau survei tentang aspek terkait sistem informasi akademik. 5. Melakukan uji publik atau sosialisasi draft standar dengan mengundang pemangku kepentingan internal dan/atau eksternal untuk mendapatkan saran. 6. Merumuskan kembali pernyataan standar dengan memperhatikan hasil No. 6 7. Melakukan pengeditan dan verifikasi pernyataan standar untuk memastikan tidak ada kesalahan gramatikal atau kesalahan penulisan. 8. Mengesahkan dan memberlakukan standar melalui penetapan dalam bentuk putusan 1. Warek 1 2. BPTIK 3. Dosen, Karyawan, dan Mahasiswa 7. Catatan Untuk melengkapi manual ini dibutuhkan ketersediaan dokumen tertulis berupa formulir atau template standar sistem informasi 8. Referensi Kebijakan SPMI dan Standar Sistem Informasi 3
UNIVERSITAS PGRI SEMARANG MANUAL PELAKSANAAN STANDAR SISTEM INFORMASI Kode/No : M.Plks/Std 15/002 Tanggal : 14 Agustus 2014 Revisi : Halaman : 1. Visi, Misi, dan Tujuan Universitas PGRI Semarang Visi Menjadi universitas yang unggul dan berjati diri. Misi Menyelenggarakan caturdarma (pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan peneladanan) untuk membentuk insan cendekia serta pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan bagi kemaslahatan hidup dan kehidupan. Tujuan 1. Membentuk insan cendekia yang unggul dan berkarakter untuk kemaslahatan hidup dan kehidupan. 2. Membentuk pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan. 3. Mengembangkan dan menyebarkan ilmu pengetahuan, teknologi, 4
budaya, dan seni dengan wawasan global, komitmen nasional, dan kearifan lokal. 4. Membangun kehidupan bermartabat. 2. Tujuan Manual Untuk melaksanakan standar sistem informasi akademik Universitas PGRI Semarang 3. Luas Lingkup manual dan penggunaannya Manual pelaksanaan standar ini berlaku: 1. Ketika standar sistem informasi harus dilaksanakan dalam seluruh kegiatan penyelenggaraan pendidikan oleh semua unit kerja pada semua bagian Universitas PGRI Semarang 2. Untuk standar Sistem Informasi Akademik 4. Definisi istilah 1. Melaksanakan standar adalah ukuran, spesifikasi, dan patokan sebagaimana dinyatakan dalam pernyataan standar sistem informasi yang harus dipatuhi, dikerjakan, dan dipenuhi pencapaiaannya 2. Prosedur tetap adalah urain tentang urutan langkah untuk mencapai sesuatu yang ditulis secara sitematis, kronologis, logis, koheren serta dilengkapi dengan alur untuk memudahkan pemahaman semua pihak yang akan melaksanakan prosedur tersebut. 3. Instruksi kerja adalah rincian daftar tugas yang harus dilakukan oleh penerimaan tugas. 5
5. Langkah-langkah atau prosedur 6. Kualifikasi pajabat/petugas yang menjalankan prosedur tetap 1. Melakukan persiapan teknis dan/atau administratif sesuai dengan isi standar sistem informasi 2. Mensosialisasikan isi standar sistem informasi kepada seluruh dosen, karyawan, mahasiswa, para pemangku kepentingan secara periodik dan konsiten, melalui website, forum pertemuan, leaflet, dan media lainnya. 3. Menyiapkan dan menuliskan dokumen berupa prosedur tetap (protap), instruksi kerja atau dokumen sejenis lainnya sesuai dengan isi standar sistem informasi. 4. Melaksanakan kegiatan penyelenggaraan pendidikan dengan menggunakan standar sebagai tolok ukur pencapaiannya. 1. Warek 1 2. BPTIK 3. Dosen, mahasiswa, karyawan 7. Catatan Untuk melengkapi manual ini, dibutuhkan ketersediaan dokumen tertulis berupa protap pelaksanaan sistem informasi 8. Referensi Kebijakan SPMI dan standar sistem informasi 6
UNIVERSITAS PGRI SEMARANG MANUAL PENGENDALIAN STANDAR SISTEM INFORMASI Kode/No : M.Pngndln/Std 15/003 Tanggal : 14 Agustus 2014 Revisi : Halaman : 1. Visi, Misi, dan Tujuan Universitas PGRI Semarang Visi Menjadi universitas yang unggul dan berjati diri. Misi Menyelenggarakan caturdarma (pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan peneladanan) untuk membentuk insan cendekia serta pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan bagi kemaslahatan hidup dan kehidupan. Tujuan 1. Membentuk insan cendekia yang unggul dan berkarakter untuk kemaslahatan hidup dan kehidupan. 2. Membentuk pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan. 3. Mengembangkan dan menyebarkan ilmu pengetahuan, teknologi, budaya, dan seni dengan wawasan global, komitmen nasional, dan kearifan lokal. 7
4. Membangun kehidupan bermartabat. 2. Tujuan Manual Untuk mengendalikan pelaksanaan standar sistem informasi akademik Universitas PGRI Semarang sehingga isi standar tersebut dapat tercapai/terpenuhi 3. Luas Lingkup manual dan penggunaannya Manual pengendalian standar ini berlaku : 1. Ketika standar sistem informasi ini memerlukan pemantauan/ pengawasaan, pengecekan, pemeriksaan, dan evaluasi secara rutin dan terus menerus 2. Untuk standar Sistem Informasi Akademik 4. Definisi istilah 1. Monitoring atau pemantauan adalah mengamati suatu proses atau kegiatan dengan maksud untuk mengetahui apakah proses atau kegiatan tersebut berjalan sesuai dengan apa yang telah ditetapkan dalam standar 2. Evaluasi adalah kegiatan yang dimaksudkan untuk mengetahui apakah proses atau kegiatan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan 3. Audit atau pemeriksaan adalah kegiatan untuk memeriksa atau mengaudit semua aspek dari penyelenggaraan pendidikan yang dilakukan secara berkala untuk mencocokkan apakah semua aspek penyelenggaraan pendidikan tersebut telah berjalan sesuai dengan isi standar sistem informasi 5. Langkah-langkah atau prosedur 1. Melakukan pemantauan secara periodik misalnya harian, mingguan, bulanan, atau semesteran terhadap pelaksanaan isi standar sistem informasi dalam semua aspek kegiatan penyelenggaraan pendidikan 8
6. Kualifikasi pajabat/petugas yang menjalankan prosedur tetap 2. Mencatat/merekam semua temuan berupa penyimpangan, kelalaian, kesalahan atau sejenisnya dari penyelenggaraan pendidikan yang tidak sesuai dengan isi standar sistem informasi 3. Mencatat pula bila ditemukan ketidaklengkapan dokumen seperti prosedur tetap, formulir dan dokumen rekaman lainnya dari standar sistem informasi yang telah dilaksanakan 4. Memeriksa dan mempelajari alasan atau penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar sistem informasi atau bila isi satandar tersebut gagal dicapai 5. Mengambil tindakan korektif terhadap setiap pelanggaran atau penyimpangan dari isi standar 6. Mencatat atau merekam semua tindakan korektif yang diambil 7. Memantau terus menerus efek dari tindakan korektif tersebut misal apakah kemudian penyelanggaraan pendidikan kembali berjalan sesaui dengan isi standar sistem informasi 8. Membuat laporan tertulis secara periodik tentang semua hal yang menyangkut pengendalian standar seperti diuraikan diatas 9. Melaporkan hasil dari pengendalian standar itu kepada pimpinan unit kerja dan pimpinan universitas disertai saran atau rekomendasi 1. Tim LPM 2. Warek 1 3. BPTIK 4. Dosen, karyawan, dan mahasiswa 9
7. Catatan Untuk melengkapi manual ini, dibutuhkan ketersediaan dokumen tertulis berupa: 1. Prosedur tetap (protap) 2. Formulir evaluasi 3. Formulir/ borang temuan hasil pemeriksaan/audit 8. Referensi Kebijakan SPMI dan standar sistem informasi 10
UNIVERSITAS PGRI SEMARANG MANUAL PENGEMBANGAN STANDAR SISTEM INFORMASI Kode/No : M.Pngbn/Std 15/004 Tanggal : 14 Agustus 2014 Revisi : Halaman : 1. Visi, Misi, dan Tujuan Universitas PGRI Semarang Visi Menjadi universitas yang unggul dan berjati diri. Misi Menyelenggarakan caturdarma (pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan peneladanan) untuk membentuk insan cendekia serta pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan bagi kemaslahatan hidup dan kehidupan. Tujuan 1. Membentuk insan cendekia yang unggul dan berkarakter untuk kemaslahatan hidup dan kehidupan. 2. Membentuk pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan. 3. Mengembangkan dan menyebarkan ilmu pengetahuan, teknologi, budaya, dan seni dengan wawasan global, komitmen nasional, dan 11
kearifan lokal. 4. Membangun kehidupan bermartabat. 2. Tujuan Manual Untuk meningkatkan mutu secara berkelanjutan atas standar pembiayaan setiap berakhirnya siklus standar ini 3. Luas lingkup Manual dan Penggunaannya Manual pengembangan standar ini berlaku: 1. Ketika siklus standar pembiayaan mutunya berakhir (masa 5 tahun) dan kemudian standar tersebut ditingkatkan mutunya 2. Untuk standar sistem informasi 4. Definisi istilah 1. Pengembangan atau peningkatan standar adalah upaya untuk mengevaluasi dan memperbaiki mutu sari isi standar secara periodik, terus menerus dan berkelanjutan 2. Evaluasi standar adalah tindakan menilai isi standar pembiayaan yang antara lain didasarkan pada: a) Implementasi pembiayaan pada semua unit kerja b) Perkembangan situasi dan kondisi Universitas PGRI Semarang, tuntutan kebutuhan pemangku kebijakan baru dari pemerintah tentang pendidikan tinggi c) Relevansinya dengan tata nilai budaya kerja Universitas PGRI Semarang 3. Siklus standar adalah durasi atau masa berlakunya suatu standar sesuai dengan aspek yang diaturnya 4. Benchmarking/patok duga adalah kegiatan untuk mencari referensi/pengalaman-pengalaman pembanding dari institusi lain tentang praktik baik implementasi pembiayaan dan strategi pencapaiaannya 12
5. Langkah-langkah atau Prosedur 6. Kualifikasi pejabat/petugas yang menjalankan prosedur tetap 1. Mempelajari laporan hasil evaluasi implementasi sistem informasi 2. Menyelenggarakan rapat atau forum diskusi untuk mendiskusikan/menelaah hasil evaluasi implementasi sistem informasi dengan mengundang pejabat struktural dan perwakilan dosen setiap prodi 3. Mengevaluasi isi standar sistem informasi 4. Melakukan revisi isi standar sitem informasi sehingga menjadi standar baru 5. Mengikuti langkah atau prosedur yang berlaku dalam penetapan standar 1. TIM LPM 2. Semua pejabat struktural pada setiap unit kerja 3. Warek 1 4. BPTIK 5. Dosen, karyawan, dan mahasiswa 7. Catatan 1. Manual ini digunakan secara bersamaan dengan manual penetapan standar 2. Untuk melengkapi manual ini, dibutuhkan ketersediaan dokumen tertulis berupa formulir/template standar 8. Referensi Manual penetapan standar 13
UNIVERSITAS PGRI SEMARANG STANDAR SISTEM INFORMASI AKADEMIK UNIVERSITAS PGRI SEMARANG Kode/No : Std 15/SIA/001 Tanggal : 14 Agustus 2014 Revisi : Halaman : 1. Visi, misi, dan tujuan Universitas PGRI Semarang Visi Menjadi universitas yang unggul dan berjati diri. Misi Menyelenggarakan caturdarma (pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan peneladanan) untuk membentuk insan cendekia serta pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan bagi kemaslahatan hidup dan kehidupan. Tujuan 1. Membentuk insan cendekia yang unggul dan berkarakter untuk kemaslahatan hidup dan kehidupan. 2. Membentuk pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan. 3. Mengembangkan dan menyebarkan ilmu pengetahuan, teknologi, 14
budaya, dan seni dengan wawasan global, komitmen nasional, dan kearifan lokal. 4. Membangun kehidupan bermartabat. 2. Rasional Pesatnya kemajuan teknologi di bidang informasi telah melahirkan perubahan tatanan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Peran dan fungsi pelayanan data dan informasi yang dilaksanakan oleh unit pelaksana teknis pengelola data dan informasi dituntut untuk mampu melakukan berbagai penyesuaian dan perubahan, agar tercipta sistem informasi terpadu. Untuk mewujudkan visi, misi, dan tujuan perlu peningkatan layanan prima untuk peningkatan produktivitas kerja pelayanan dan informasi serta peningkatan kemampuan komputer di lingkungan Universitas PGRI Semarang. Hal ini diperlukan untuk peningkatan layanan yang efisien, cepat, mudah, akurat, aman, terpadu, dan akuntabel. Salah satu bentuk penerapannya melalui sistem otomasi pelayanan dengan memanfaatkan teknologi informasi (TI) melalui penggunaan sistem informasi akademik. 3. Subjek/pihak yang bertanggung jawab untuk mencapai/memenuhi 1. Pimpinan universitas 2. Pimpinan fakultas 3. BPTIK 4. BAUK 5. BAAK 15
6. Definisi istilah Sistem informasi adalah suatu sistem yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan organisasi yang terdiri dari sekumpulan komponen yang saling terkait hardware, software, brainware, media jaringan, prosedur dan atau aturan yang diorganisasi secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan secara lebih cepat, efisien dan akurat 5. Pernyataan Isi Standar 1. Rektor melaksanakan pengadaan perangkat teknologi informasi (kemanan data, akurasi data dan kebaharuan data, publikasi sistem informasi) yang dibutuhkan dan mampu mendukung kelancaran penyelenggaraan kegiatan tri darma perguruan tinggi. 2. Rektor melaksanakan pengadaan sitem informasi yang terintegrasi dan berkelanjutan dalam pengembangan teknologi informasi 3. Rektor melaksanakan pengadaan sumber daya manusia untuk menangani pengelolaan sistem informasi secara efektif dan efisien serta harus melakukan diseminasi teknologi informasi kepada seluruh civitas akademika 4. Rektor harus menjamin akses sistem informasi secara memadai 6. Strategi 1. Menyediakan perangkat teknologi informasi yang terintegrasi 2. Meningkatkan kemampuan SDM di bidang teknologi informasi 3. Sumber dana melalui : 16
a. Dana investasi yayasan b. Program hibah c. Program dana lain yang berasal dari dalam dan dari luar 7. Indikator 1. Tersedia Teknologi Informasi yang terintegrasi 2. Peningkatan kemampuan SDM di bidang teknologi informasi 3. Tersedia kbps brandwith permahasiswa, dosen/karyawan 4. Tersedia area hotspot di seluruh area kampus 8. Dokumen terkait untuk melaksanakan standar ini diperlukan : 1. pedoman SIA bagi mahasiswa, dosen, staf jurusan, dan ketua jurusan 2. pedoman SIA bagi mahasiswa, karyawan, dan dosen 3. blue print 9. Referensi 1. Undang-undang No. 20 tahun 2003 tentang Sistem pendidikan Nasional 2. Peraturan pemerintah No. 19 tahun 2005 tentang standar nasional pendidikan 17
UNIVERSITAS PGRI SEMARANG PROTAP SISTEM INFORMASI AKADEMIK (SIA) UNIVERSITAS PGRI SEMARANG Kode/No : Protap/SIA/001 Tanggal : 14 Agustus 2014 Revisi : Halaman : Tujuan Prosedur 1. Untuk memberikan penjelasan tentang komponen pada Sistem Informasi Akademik 2. Sebagai pedoman bagi civitas akademika dalam penggunaan sistem informasi akademik yang ada di lingkungan Universitas PGRI Semarang Ruang Lingkup 1. Civitas akademika 2. Sistem Informasi Akademik (SIA) Pernyataan Isi Standar 1. Rektor melaksanakan pengadaan perangkat teknologi informasi (keamanan data, akurasi data, dan kebaruan data) yang dibutuhkan dan mampu mendukung kelancaran penyelenggaraan kegiatan caturdarma Universitas PGRI Semarang. 18
2. Rektor melaksanakan pengadaan sistem informasi yang terintegrasi dan berkelanjutan dalam pengembangan teknologi informasi 3. Rektor menjamin akses sistem informasi secara memadai 4. Rektor melaksanakan pengadaan sumber daya manusia untuk menangani pengelolaan sistem informasi secara efektif dan efisien serta melakukan diseminasi teknologi informasi kepada seluruh civitas akademika Definisi Sistem Informasi Akademik merupakan sistem yang mengolah data dan melakukan proses kegiatan akademik yang melibatkan mahasiswa, dosen, administrasi akademik, keuangan dan data atribut lainnya. Prosedur A. Bagi Mahasiswa 1. Prosedur Aktivasi Perkuliahan a. Tujuan Memberikan pedoman kepada mahasiswa dan bagian keuangan dalam proses aktivasi perkuliahan b. Pihak terkait 1) Mahasiswa 2) Bank 3) Bagian keuangan 4) BPTIK 19
c. Prosedur 1) Mahasiswa melakukan pembayaran di bank pada tanggal yang telah ditetapkan 2) Bank mengirimkan data pembayaran mahasiswa ke BAUK 3) BAUK meneruskan data keuangan ke BAAK 4) BAAK meminta BPTIK untuk mengaktifkan mahasiswa meliputi : aktivasi lihat nilai, isi KRS, cetak KRS/KHS, dan cetak transkrip 5) BPTIK mengaktifkan mahasiswa meliputi: aktivasi lihat nilai, isi KRS, cetak KRS/KHS, dan cetak transkrip 6) Apabila mahasiswa terlambat melakukan pembayaran, aktivasi dilakukan dengan menunjukkan slip pembayaran dari BANK di bagian keuangan d. Instruksi Kerja No. Rincian Kegiatan Mahasiswa Bank BAUK BAAK 1. Mahasiswa melakukan pembayaran di BANK pada tanggal yang telah ditetapkan 1 2. Bank mengirimkan data pembayaran mahasiswa ke BAUK 2 20
3. BAUK meneruskan data keuangan ke BAAK 3 4. BAAK meminta BPTIK untuk mengaktifkan mahasiswa meliputi: aktivasi lihat nilai, isi KRS, cetak KRS/KHS, dan cetak transkrip 5. BPTIK mengaktifkan sistem informasi 4 5 2. Prosedur Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) Online a. Tujuan Memberikan pedoman kepada mahasiswa, dosen wali, dan TU prodi dalam proses pengisian KRS b. Pihak terkait 1) Mahasiswa 2) Dosen wali 3) BAAK fakultas 4) Ka/Sekprodi 21
c. Prosedur a) Mahasiswa melakukan pembayaran di bank pada tanggal yang telah ditentukan b) Kaprodi mengumumkan jadwal mata kuliah yang ditawarkan pada semester yang bersangkutan (ganjil atau genap) c) Mahasiswa melakukan perwalian kepada dosen wali dengan menunjukkan printout KHS dan blangko perwalian yang telah diisi (rangkap 3) d) Dosen wali menandatangani dan mengambil 1 lembar blangko perwalian e) Mahasiswa melakukan entry KRS online sesuai jadwal yang telah ditetapkan oleh bagian akademik f) Printout KRS dilampiri draft KRS yang telah disetujui dibawa ke dosen wali untuk ditandatangani g) Mahasiswa membawa printout KRS untuk disahkan dan mengumpulkan ke bagian BAAK fakultas beserta 1 lembar blangko perwalian h) Mahasiswa menyimpan 1 lembar blanko perwalian dan copy print out KRS yang telah ditandatangani dan disahkan d. Instruksi Kerja No. Rincian Kegiatan Mahasiswa Kaprodi Dosen Wali 1. Kaprodi mengumumkan jadwal mata kuliah yang ditawarkan pada semester yang bersangkutan (ganjil atau genap) 1 22
2. Mahasiswa melakukan pembayaran di bank pada tanggal yang telah ditentukan 3. Mahasiswa melakukan perwalian kepada dosen wali dengan menunjukkan printout KHS dan blangko perwalian yang telah diisi (rangkap 3) 4. Dosen wali menandatangani dan mengambil 1 lembar blangko perwalian 5. Mahasiswa melakukan entry KRS online sesuai jadwal yang telah ditetapkan oleh bagian akademik 6. Printout KRS dilampiri draft KRS yang telah disetujui dibawa ke dosen wali untuk ditandatangani 7. Mahasiswa membawa printout KRS untuk disahkan dan mengumpulkan ke BAAK beserta 1 lembar blangko perwalian 8. Mahasiswa menyimpan 1 lembar blanko perwalian dan copy print out KRS yang telah ditandatangani dan disahkan 2 3 5 7 8 4 6 23
3. Prosedur Pengajuan Cuti a. Tujuan Memberikan pedoman kepada Mahasiswa dalam proses pengajuan cuti kuliah b. Pihak Terkait 1) Mahasiswa 2) Kaprodi/sekprodi 3) Dekan fakultas 4) BAAK fakultas 5) BPTIK c. Prosedur 1) Mahasiswa mengajukan surat cuti kuliah yang blangkonya telah disediakan oleh BAAK kepada kaprodi 2) Kaprodi memberikan persetujuan cuti kepada mahasiswa 3) Mahasiswa meminta persetujuan cuti kepada Dekan 4) Dekan meminta BPTIK untuk menonaktifkan status perkuliahan mahasiswa ybs. 5) BAAK fakultas mengarsipkan surat cuti yang telah ditandatangani 24
d. Instruksi Kerja No. Rincian Kegiatan Mahasiswa 1. Mahasiswa mengajukan surat cuti kuliah yang blangkonya telah disediakan oleh BAAK kepada kaprodi 2. Kaprodi memberikan persetujuan cuti kepada mahasiswa 3. Mahasiswa meminta persetujuan cuti kepada Dekan 1 Kaprodi Dekan BPTIK BAAK Fakultas 2 3 4. Dekan meminta BPTIK untuk menonaktifkan status perkuliahan mahasiswa ybs. 5. BAAK fakultas mengarsipkan surat cuti yang telah ditandatangani 4 5 25
4. Prosedur pendaftaran wisuda a. Tujuan Memberikan pedoman kepada mahasiswa dalam proses pendaftaran wisuda online. b. Pihak Terkait 1) Mahasiswa 2) BAAK fakultas 3) Kaprodi/sekprodi 4) BPTIK 5) BAUK c. Prosedur 1) Setelah lulus semua mata kuliah termasuk lulus ujian skripsi mahasiswa melakukan pembayaran dan pemberkasan wisuda pada waktu yang telah ditentukan 2) Mahasiswa melakukan pendaftaran secara online melalui menu wisuda 3) Dekan menyampaikan nama-nama calon wisudawan kepada rektor 4) Panitia wisuda mencantumkan nama-nama wisudawan pada buku wisuda 5) Panitia wisuda mengirimkan undangan wisuda 6) Peserta wisuda mlaksanakan gladi bersih wisuda satu hari sebelum pelaksanaan wisuda 7) Rektor memimpin pelaksanaan wisuda 26
d. Instruksi Kerja No. Rincian Kegiatan Mahasiswa/ Calon Wisudawan 1. Mahasiswa melakukan pembayaran dan pemberkasan wisuda serta secara online 1 melalui menu wisuda melakukan pendaftaran pada waktu yang telah ditentukan 2. Berdasarkan rekap pendaftaran, dekan menyampaikan nama-nama calon wisudawan kepada Rektor 3. Rektor menginstruksikan kepada panitia wisuda untuk memproses pelaksanaan wisuda 4. Panitia wisuda mencantumkan nama-nama wisudawan pada buku wisuda serta mengirimkan undangan wisuda 5. Peserta wisuda mlaksanakan gladi bersih wisuda satu hari sebelum pelaksanaan 5 wisuda 6. Rektor memimpin pelaksanaan wisuda Dekan 2 Panitia Wisuda 4 Rektor 3 6 27
5. Prosedur pengisian KRS remidi a. Tujuan Memberikan pedoman kepada mahasiswa dalam proses pengisian KRS remidi online b. Pihak terkait 1) Mahasiswa 2) BPTIK 3) TU jurusan 4) BAUK 5) Dosen wali c. Pernyataan Isi Standar 1) Peserta remidi adalah mahasiswa yang terdaftar pada semester pada saat pelaksanaan remidi 2) Mahasiswa mengambil mata kuliah yang keluar pada semester akademik sebelumnya (genap atau gasal) 3) Mata kuliah yang dapat ditempuh adalah mata kuliah yang pernah ditempuh dengan mendapatkan nilai D atau C 4) Mata kuliah yang mendapat nilai C hanya dapat dilakukan remidi satu kali 5) Jumlah sks maksimal yang dapat ditempuh adalah 12 6) Tidak ada pembatalan dalam pelaksanaan remidi 7) Pendaftaran dan pelaksanaan remidi dilakukan secara terjadwal 28
d. Prosedur 1) Mahasiswa mengambil blanko KRS remidi di BAAK Fakultas dan melakukan pendaftaran remidi dengan menunjukkan KHS mata kuliah yang akan diremidi kepada kaprodi 2) Mahasiswa melakukan pembayaran sesuai dengan jumlah KRS yang diambil 3) Mahasiswa melakukan pengisian KRS online 4) Print out KRS remidi dilampiri draft KRS dibawa ke kaprodi untuk ditandatangani 5) Mahasiswa menyerahkan bukti pendaftaran berupa print out KRS remidi dan bukti pembayaran ke BAAK fakultas 6) BAAK fakultas membuat daftar peserta remidi per mata kuliah e. Instruksi Kerja No. Rincian Kegiatan Mahasiswa Kaprodi BAAK Fakultas 1. Mahasiswa mengambil blanko KRS remidi di BAAK Fakultas dan melakukan pendaftaran 1 remidi dengan menunjukkan KHS mata kuliah yang akan diremidi kepada kaprodi 2. Mahasiswa melakukan pembayaran sesuai dengan jumlah KRS yang diambil 2 3. Mahasiswa melakukan pengisian KRS online 3 29
4. Print out KRS remidi dilampiri draft KRS dibawa ke kaprodi untuk ditandatangani 5. Kaprodi menandatangani printout dan KRS remidi 4 5 6. Mahasiswa menyerahkan bukti pendaftaran berupa print out KRS remidi dan bukti pembayaran ke BAAK fakultas 7. BAAK fakultas membuat daftar peserta remidi per mata kuliah 6 7 6. Prosedur Cetak Transkrip Sementara a. Tujuan Memberikan pedoman kepada mahasiswa dalam proses pencetakan transkrip sementara b. Pihak terkait 1) Kaprodi/sekprodi 2) Mahasiswa 3) BAAK fakultas c. Prosedur 1) Mahasiswa mengajukan surat permohonan penerbitan transkrip sementara kepada kaprodi 2) Kaprodi memberikan persetujuan penerbitan transkrip sementara dengan menandatangani surat pengajuan tersebut. 3) BAAK fakultas mencetak transkrip sementara 30
4) Kaprodi menandatangani transkrip sementara 5) Dekan menandatangani transkrip sementara 6) BAAK fakultas memberikan pengesahan dengan cara membubuhkan stempel fakultas. d. Instruksi Kerja No. Rincian Kegiatan 1. Mahasiswa mengajukan surat permohonan penerbitan transkrip sementara kepada kaprodi 2. Kaprodi memberikan persetujuan penerbitan transkrip sementara dengan menandatangani surat pengajuan tersebut. 3. BAAK fakultas mencetak transkrip sementara 4. Kaprodi menandatangani transkrip sementara 5. Dekan menandatangani transkrip sementara 6. BAAK fakultas memberikan pengesahan dengan cara membubuhkan stempel fakultas. Mahasiswa 1 Kaprodi 2 4 BAAK Fak 6 3 Dekan 5 31
B. Bagi Dosen 1. Prosedur perwalian mahasiswa a. Tujuan Memberikan pedoman kepada dosen wali dalam proses perwalian mahasiswa b. Pihak terkait 1) Mahasiswa 2) Dosen wali 3) BAAK fakultas c. Prosedur 1) Mahasiswa mengisi blanko KRS dan mebawanya ke dosen wali dengan menyertakan print out KHS 2) Dosen wali menandatangani blanko KRS sebagai tanda persetujuan pengambilan mata kuliah mahasiswa 3) Dosen wali menyimpan blangko perwalian 1 lembar sebagai arsip 4) Mahasiswa melakukan entry mata kuliah yang telah disetujui dosen wali secara online 32
d. Instruksi Kerja No. Uraian Kegiatan Mahasiswa Dosen Wali 1. Mahasiswa mengisi blanko KRS dan mebawanya ke dosen wali dengan menyertakan print out KHS 1 2. Dosen wali menandatangani blanko KRS sebagai tanda persetujuan pengambilan mata kuliah mahasiswa dan menyimpan blangko perwalian 1 lembar sebagai arsip 2 3. Mahasiswa melakukan entry mata kuliah yang telah disetujui dosen wali secara online 3 2. Prosedur input nilai a. Tujuan Memberikan pedoman kepada Dosen Pengampu mata kuliah dalam proses input nilai. b. Pihak terkait 1) Ka BAAKSI 2) Kaprodi 3) Dosen 4) BPTIK 33
c. Pernyataan Isi Standar 1) Input nilai dilakukan tepat waktu 2) pabila dosen terlambat melakukan entri nilai pada tanggal yang telah ditentukan, dosen pengampu dapat melakukan proses input nilai dengan membawa surat pengantar dari kaprodi dan melakukan input nilai langsung di BPTIK, serta wajib mengisi berita acara input nilai susulan. d. Prosedur 1) Wakil rektor I mengumumkan tanggal input nilai bagi dosen pengampu melalui surat resmi kepada dekan dan tembusan kepada kaprodi 2) Kaprodi meneruskan pengumuman tersebut kepada semua dosen 3) Dosen melakukan input nilai sesuai jadwal yang telah ditetapkan dan mencetak nilai sebagai bukti telah melakukan proses input nilai e. Instruksi Kerja No. Rincian Kegiatan Wakil Rektor I 1. Wakil rektor I mengumumkan tanggal input nilai bagi dosen pengampu melalui surat resmi kepada dekan 1 dan tembusan kepada kaprodi 2. Kaprodi meneruskan pengumuman tersebut kepada semua dosen 3. Dosen melakukan input nilai sesuai jadwal yang telah ditetapkan dan mencetak nilai sebagai bukti telah melakukan proses input nilai Kaprodi 2 Dosen 3 34
3. Prosedur input nilai remidi a. Tujuan Memberikan pedoman kepada dosen pengampu remidi dalam proses input nilai remidi. b. Pihak terkait 1) Ka BAAKSI 2) Kaprodi 3) Dosen 4) BPTIK c. Pernyataan Isi Standar 1) Remidi mata kuliah dilakukan oleh dosen yang sebelumnya tidak mengampu mata kuliah tersebut 2) Tatap muka dosen-mahasiswa dalam remidi dilakukan 3 kali, dan 1 kali di antaranya digunakan untuk ujian 3) Apabila dosen terlambat melakukan entri nilai pada tanggal yang telah ditentukan, dosen pengampu dapat melakukan proses input nilai dengan membawa surat pengantar dari kaprodi dan melakukan input nilai langsung di BPTIK, serta wajib mengisi berita acara input nilai susulan. d. Prosedur 1) Kaprodi mengumumkan pengampu mata kuliah remidi 2) Dosen Pengampu remidi mengadakan perkuliahan pada tanggal yang telah ditetapkan 3) BAAK fakultas mengumumkan tanggal input nilai remidi 35
4) Dosen melakukan input nilai remidi pada tanggal yang telah ditetapkan serta mencetak nilai sebagai bukti telah melakukan proses input nilai 4. Prosedur edit pengampu mata kuliah a. Tujuan Memberikan pedoman kepada dosen pengampu mata kuliah jika jadwal online tidak sesuai dengan nama pengampu. b. Pihak terkait 1) Kaprodi/sekprodi 2) Dosen pengampu c. Prosedur 1) Dosen login program SIA, membuka jadwal kuliah sesuai dengan semester akademik 2) Apabila di dalam list jadwal kuliah tidak ada, dosen pengampu menyampaikan kepada kaprodi untuk mengganti nama dosen pengampu 3) Kaprodi mengganti nama dosen pengampu yang seharusnya 4) Setelah mendapatkan konfirmasi dari kaprodi, dosen pengampu mengecek pada program SIA, apabila sudah ada jadwal kuliah berarti jadwal tersebut telah diganti. 36
d. Instruksi Kerja No. Rincian Kegiatan Dosen Pengampu 1. Dosen login program SIA, membuka jadwal kuliah sesuai dengan semester akademik. Apabila di dalam list jadwal kuliah tidak ada, dosen pengampu 1 Kaprodi 2. Kaprodi mengganti nama dosen pengampu yang seharusnya 2 3. Setelah mendapatkan konfirmasi dari kaprodi, dosen pengampu mengecek pada program SIA, apabila sudah ada jadwal kuliah berarti jadwal tersebut telah diganti. 3 37
38