Halaman: 1/8 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara Pengurusan program pengajian prasiswazah. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi perancangan, penyediaan, pengemaskinian, penyebaran, pelaksanaan dan pemantauan penggunaan bagi semua program pengajian prasiswazah yang ditawarkan untuk setiap semester pengajian kecuali Program Doktor Perubatan, Program Asasi Sains Pertanian, Program Pendidikan Jarak Jauh, Program Pengsiswazahan Guru dan Program Pengajian Mod Eksekutif. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Kalendar Akademik Sesi Pengajian Berkaitan - Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Pindaan 2010), Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) - Buku Panduan Pengajian Prasiswazah - Skema Program Pengajian www.smp.upm.edu.my Manual Pengguna SMP Modul - Petikan Minit Senat Berkaitan - Manual Pengguna SMP Modul Bank Kursus - Senarai Kursus Universiti/Kursus Sumbangan/Kursus Gunasama)
Halaman: 2/8 4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN BK : Bahagian Kemasukan Fakulti :Semua fakulti termasuk, Pusat Kokurikulum dan Pembangunan Pelajar dan Pusat Pemajuan Kompetensi Bahasa idec : Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi : Jadual Waktu Kuliah dan Amali JWP : Jadual Waktu Peperiksaan Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan2005) : Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Pindaan 2010), Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) Ketua J : Dekan Fakulti, dan Pengarah Pusat KPAA : Ketua Pentadbiran Akademik dan Antarabangsa KBK : Ketua Bahagian Kemasukan PJ : Penolong Jurutera P : Penolong Pegawai Tadbir Bahagian Kemasukan Program Prasiswazah : Semua program Bacelor, Diploma dan Asasi Sains Pertanian sepenuh masa : Pegawai Tadbir Bahagian Kemasukan J : Pegawai Tadbir J (P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Bahagian Kemasukan (P/O) J : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) J J : Pusat Tanggungjawab SMP : Sistem Maklumat Pelajar TDA : Timbalan Dekan Akademik TNC(A&A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) 5.0 TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), Ketua J, KPAA dan KBK bertanggungjawab memastikan prosedur Pengurusan Jadual Waktu Kuliah dan Amali ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini.
Halaman: 3/8 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula 6.2 Sedia Jadual Kerja 6.3 Adakan Mesyuarat Penyediaan /JWP 6.2 Sedia Jadual Kerja a) Sediakan jadual kerja dua (2) minggu sebelum Semester bermula bagi merancang dan menyediakan semester berikutnya. b) Edarkan Jadual Kerja kepada Fakulti. 6.3 Adakan Mesyuarat Penyediaan /JWP a) Sediakan dan edar surat kepada Fakulti untuk Mesyuarat Penyediaan /JWP b) Adakan Mesyuarat Penyediaan /JWP pada minggu ketiga (3) semester. c) Sediakan perkara berikut untuk di bawa ke Mesyuarat Penyediaan /JWP: J i. Cetak Semester lepas (sesi berkaitan)sebagai panduan penyediaan mengikut fakulti berkenaan (termasuk kursus Universiti/kursus gunasama yang ditawarkan oleh fakulti lain). Manual Pengguna SMP Modul. ii. Cetak sesi berkaitan bagi semua fakulti. Manual Pengguna SMP - Modul. J J KJ/TDA TDA/ J J 6.4 Sediakan Draf A 6.4 Sediakan Draf a) Semak contoh dan sediakan Draf untuk diedarkan ke Jabatan bagi tujuan pengesahan. b) Sediakan dan edar draf ke Jabatan pada minggu keempat (4) bagi penyelarasan peringkat Jabatan. c) Buat pengesahan bagi penawaran kursus pada minggu kelima (5) d) Adakan Mesyuarat Penyelarasan peringkat fakulti pada minggu keenam (6) bagi pengesahan yang telah dilengkapkan. e) Buat pemantauan status peringkat fakulti pada minggu keenam (6). Dapatkan status penyediaan di peringkat fakulti. J f) Masukkan data dalam SMP selewatlewatnya pada akhir minggu ketujuh (7) Manual Pengguna SMP Modul
Halaman: 4/8 J A g) Cetak dan semak draf yang lengkap (kod/ kredit kursus, nama kursus, program/ klasifikasi/ kuota calon, kuliah/ amali (hari, masa, tempat dan kumpulan) dan penyelaras/pengajar.. Rujuk: Manual Pengguna SMP Modul. TDA/ KJ h) Sahkan draf yang lengkap dan hantar ke BK pada minggu kelapan (8). 6.5 Terima Draf 6.5 Terima Draf (P/O) / (P/O) J a) Sediakan surat kepada fakulti untuk menghantar draf pada minggu ketujuh (7). b) Terima draf dan lengkapkan Log Terima Draf Jadual Waktu Kuliah dan Amali / Jadual Waktu Peperiksaan (PU/PS/LG03/JAD). c) Semak dan masukkan lokasi kuliah dan amali ke data pada minggu ke lapan (8) secara atas talian. 6.6 Laksanakan Mesyuarat Penyelarasan / JWP 6.6 Laksana Mesyuarat Penyelarasan / JWP a) Edar surat panggilan Mesyuarat Penyelarasan dan JWP kepada Ketua J selewatlewatnya pada minggu kelapan (8) semester semasa. / (P/O) b) Cetak mengikut J dan bentangkan dalam mesyuarat Penyelarasan /JWP untuk pengesahan pada minggu kesepuluh (10). J c) Maklumkan pindaan/ tambahan pada (jika ada) 6.7 Pengesahan 6.7 Pengesahan a) Buat semakan pada yang telah dibuat pindaan semasa Mesyuarat Penyelarasan. KPAA b) Buat pengesahan pada yang telah lengkap. 6.8 Muat Naik 6.8 Muat Naik a) Muat naik ke laman web BK selewatlewatnya minggu kesebelas (11) pada semester berkenaan untuk makluman pensyarah dan pelajar. / J b) Maklumkan kepada pihak fakulti untuk mencetak yang telah lengkap mulai minggu ke sebelas (11). B
Halaman: 5/8 TDA c) Jika terdapat perubahan, pindaan B hendaklah mendapat kelulusan dengan alasan yang munasabah. / J /(P/O)/ PJ/ J 6.9 Notis Pemantauan Pelaksanaan Pemantauan Pelaksanaan 6.10 Laksana Pemantauan 6.9 Notis Pemantauan Pelaksanaan Keluarkan surat/notis pemantauan pelaksanaan kepada semua Penolong Pendaftar J dan Juruteknik Bahagian Kemasukan selewat-lewatnya seminggu sebelum semester bermula. 6.10 Laksana Pemantauan a) Laksanakan pemantauan untuk tempoh dua (2) minggu pertama semester bermula. b) Laksanakan pemantauan mengikut zon Dewan Kuliah seliaan BK dan J. /(P/O)/ PJ/ J c) Masukkan maklumat Pemantauan Jadual Waktu Kuliah dan Amali dalam SMP. d) Sahkan pemantauan secara rawak mengikut Zon Dewan Kuliah seliaan BK dan dewan kuliah di fakulti. e) Buat laporan analisis pemantauan dan bentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan, Bahagian Akademik. f) Buat edaran analisis pemantauan kepada semua Fakulti. Rujuk: Manual Pengguna SMP: Modul JWP 6.11 Tamat 6.11 Tamat
Halaman: 6/8 7.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/600-6/1/2 JADUAL WAKTU KULIAH & AMALI SEMESTER Jadual kerja Surat ke fakulti mengenai Jadual Kerja Surat Makluman Mesyuarat Penyediaan /JWP Senarai Kehadiran Mesyuarat Penyediaan /JWP Minit Mesyuarat Penyediaan /JWP Surat Pemantauan Status dan Laporan Status penyediaan Surat hantar Draf Log Terima Draf Jadual Waktu Kuliah dan Amali / Jadual Waktu Peperiksaan (PU/PS/LG03/JAD) Surat terima Draf dari J Surat panggilan Mesyuarat Penyelarasan / JWP kepada Ketua J Minit Mesyuarat Penyelarasan yang telah lengkap dan telah disahkan Surat / Memo dari J yang memerlukan Tempat Kuliah/ Amali Surat Makluman mencetak yang telah lengkap Surat/ Memo pembetulan/ perubahan (Jika ada) Notis Pemantauan Pelaksanaan Jadual Pemantauan Laporan Pemantauan Pelaksanaan Minit Mesyuarat Pengurusan Bahagian Akademik yang Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan (P/O) Pusat Dokumen dan Rekod (AKD) 5 Tahun Kuasa Melupus KPAA
Halaman: 7/8 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Berkaitan Surat laporan analisis pemantauan kepada J Surat-surat berkaitan Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 2. UPM/(J)/600-6/1/2 JADUAL WAKTU KULIAH & AMALI SEMESTER Surat edaran dan Jadual kerja Salinan Surat Makluman Mesyuarat Penyediaan /JWP Salinan Minit Mesyuarat Penyediaan /JWP Surat/memo edaran draf yang telah disahkan oleh Jabatan Surat / memo panggilan Mesyurat Penyelarasan peringkat Fakulti Minit/ Catatan Mesyurat Penyelarasan peringkat Fakulti Draf yang telah lengkap dan telah disahkan Salinan Surat hantar Draf Salinan Surat panggilan Mesyuarat Penyelarasan / JWP kepada Ketua J Salinan Minit Mesyuarat Penyelarasan Surat Makluman dari Bahagian Kemasukan untuk mencetak yang telah lengkap Notis Pemantauan Pelaksanaan Surat ke Bahagian Kemasukan mengenai laporan pemantauan di Fakulti Salinan Surat laporan analisis pemantauan beserta laporan. Surat-surat berkaitan (P/O) J Pusat Dokumen dan Rekod (J) 3 Tahun Ketua J
Halaman: 8/8 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan TNCAA WP 03/01/2011 02 01 51/2011 Mesyuarat Pengurusan Akademik 5/2011 TNCAA WP 12/09/2011 02 02 32/2012 02 03 86/2012 02 04 3/2014 Mesyuarat Pengurusan Akademik 4/2012 (Khas) Mesyuarat Pengurusan Akademik 7/2012 (Khas) Mesyuarat Pengurusan Akademik 9/2014 (Khas) TNCAA WP 09/05/2012 TNCAA WP 14/08/2012 TNCAA WP 11/08/2014