USER MANUAL DMS-ISO APLIKASI SISTEM MANAJEMEN DOKUMEN INTEGRASI ISO 9001 :2008, 14001:2004, SMK3, SMP
DAFTAR ISI Hal A. Prosedur Pengendalian Dokumen... 1 B. Login Aplikasi DMS-ISO... 2 C. Upload Dokumen... 6 C.1 Cara mengupload dokumen baru... 6 C.2 Cara mengupload dokumen revisi... 7 C.3 Cara melakukan checkout file...... 9 D. File Detail Dokumen... 11 D.1 Cara mendownload dokumen... 12 D.2 Cara mengedit dokumen... 13 D.3 Cara melihat Histori dokumen Revisi... 14 D.4 Cara melihat Relasi dokumen... 14 D.5 Cara menghapus dokumen... 15 E. Cara Mereview Dokumen... 15 F. Menu Admin... 16 F.1 Administrasi File... 17 F.2 Administrasi User... 20 i
DAFTAR GAMBAR Hal Gambar A.1 Alur Pengendalian Dokumen... 1 Gambar B.1 Form Login... 2 Gambar B.2 Menu Utama... 3 Gambar B.3 Struktur Header Menu... 3 Gambar B.4 Menu Filtering Dokumen by Kategori... 3 Gambar B.5 Menu Filtering Dokumen by Level... 3 Gambar B.6 Menu Pencarian by Teks... 3 Gambar B.7 File List... 5 Gambar B.8 Menu Navigasi... 5 Gambar B.9 Jumlah baris tiap halaman... 5 Gambar C.1 Menu Upload Dokumen Baru... 6 Gambar C.2 Form Upload Dokumen Baru... 6 Gambar C.3 Specific User Permission... 7 Gambar C.4 Menu Upload Dokumen Revisi... 8 Gambar C.5 Daftar Dokumen Checkout... 8 Gambar C.6 Form Upload Dokumen Revisi... 8 Gambar C.7 Form File Detail... 9 Gambar C.8 File Check-out... 10 Gambar C.9 File dokumen yg sedang direvisi... 10 Gambar C.10 Status dokumen locked... 11 Gambar D.1 Menu File Detail... 12 Gambar D.2 Download Dokumen... 13 Gambar D.3 Update File Dokumen... 13 Gambar D.4 Histori Dokumen Revisi... 14 Gambar D.5 Relasi Dokumen... 15 Gambar D.6 Hapus Dokumen... 15 Gambar E.1 Review Dokumen... 16 Gambar F.1 Tambah User... 17 ii
Gambar F.2 Pilih User... 18 Gambar F.3 Update User... 19 Gambar F.4 Tambah User... 20 Gambar F.5 Konfirmasi Hapus User... 20 Gambar F.6 Deleted Files... 21 iii
A. Prosedur Pengendalian Dokumen Alur Pengendalian Dokumen Gambar A.1 Alur Pengendalian Dokumen 1
B. Login Aplikasi DMS-ISO Untuk login ke aplikasi DMS-ISO buka web browser anda (Firefox,Chrome dll) lalu arahkan url ke alamat http://10.47.0.16/dms_iso atau melalui portal PLN TJB di menu Database ISO. Tampilan menu login akan tampak seperti gambar di bawah ini: Gambar B.1 Form Login Masukan User dan Password anda. User dan password aplikasi DMS-ISO sudah diregister terlebih dahulu oleh administrator. Anda bisa menghubungi administrator aplikasi ini untuk memperolehnya. Bila berhasil login maka anda akan masuk ke tampilan menu utama aplikasi seperti pada gambar B.2 Pada tampilan menu ini terdiri dari 5 bagian utama yaitu 1. Header Menu 2. Menu Filter 3. Menu Pencarian 4. File List 5. Menu Navigasi 2
1 2 3 4 Gambar B.2 Menu Utama 5 1. Header Menu Header Menu terdiri dari menu Upload,Search Admin, Help dan Profile. Menu ini akan selalu tampil pada setiap halaman. Struktur menu seperti gambar di bawah ini: Gambar B.3 Struktur Header Menu 2. Menu Filter Menu Filter digunakan untuk mensortir data berdasarkan Kategori dokumen atau level dokumen. Menu Filter mensortir dokumen berdasarkan Kategori berupa ISO 3
9001:2008, ISO 14001:2004, SMK3, SMP atau All untuk menampilkan semua kategori dokumen. Menu ini bisa dilihat seperti pada gambar di bawah ini: Gambar B.4 Menu Filtering Dokumen by Kategori Menu Filter mensortir Dokumen berdasarkan Level berupa Manual, Prosedur, Instruksi kerja, Formulir, Rekaman atau All untuk menampilkan semua level dokumen. Menu ini bisa dilihat seperti pada gambar di bawah ini: Gambar B.5 Menu Filtering Dokumen by Level 3. Menu Pencarian Pencarian dokumen bisa di lakukan melalui Menu Pencarian Dokumen dengan menginputkan teks pencarian seperti pada gambar di bawah ini: Gambar B.6 Menu Pencarian by Teks 4
4. File List File List berisi semua daftar dokumen yang telah masuk dalam database aplikasi DMS-ISO. Informasi yang ada berupa nama file dokumen, deskripsi file, kategori dokumen, level dokumen, hak akses dokumen, tanggal dokumen dibuat, tgl dokumen diubah, pemilik dokumen, ukuran file hingga status dokumen apakah tersedia atau sedang di revisi oleh user yang lain. Gambar B.7 File List 5. Menu Navigasi Menu Navigasi digunakan untuk melakukan perpindahan ke halaman tertentu, halaman awal, sebelumnya, setelahnya atau hal akhir Gambar B.8 Menu Navigasi Untuk menampilkan jumlah data tiap halaman juga bisa diatur pada menu ini. Jumlah Baris yang ditampilkan dalam tiap halaman bisa dilihat pada gambar di bawah ini: Gambar B.9 Jumlah baris tiap halaman 5
C. Upload Dokumen C.1 Cara mengupload Dokumen Baru : 1. Buka menu Upload-Upload Dokumen Baru Gambar C.1 Menu Upload Dokumen Baru Tampil Form Upload Dokumen Baru seperti pada gambar C.2 Gambar C.2 Form Upload Dokumen Baru 6
2. Klik tombol Choose Files untuk memilih File yang akan di upload 3. Assign Ke pemilik diisi dengan pemilik dari file tersebut 4. Assign ke department diisi dengan department dari pemilik dokumen tersebut 5. Isi Kategori Dokumen sesuai dengan Kategori Dokumen tersebut, apakah dokumen itu merupakan dokumen ISO 9001, ISO 14001, SMK3 atau SMP. Untuk Dokumen terintegrasi bisa dipilih lebih dari 1 kategori. 6. Isi Level Dokumen sesuai dengan Level Dokumen tersebut, apakah dokumen itu merupakan Manual, Prosedur, Instruksi Kerja, Formulir atau Rekaman. 7. Isi deskripsi dengan penjelasan singkat tentang dokumen tersebut 8. Isi comment dengan komentar terkait dokumen tersebut 9. Pilih Specific Permission untuk mengatur hak akses dokumen itu terhadap user lain. Gambar C.3 Specific User Permission 10. Lalu klik tombol submit untuk menyimpan C.2 Cara mengupload Dokumen Revisi 1. Untuk melakukan Revisi, dokumen yang akan di revisi itu harus dicheckout dari sistem terlebih dahulu. Hal ini dilakukan untuk menghindari dilakukan perubahan secara bersamaan pada dokumen yang sama. 2. Setelah Perubahan/Revisi selesai Buka menu Upload-Upload Dokumen Revisi 7
Gambar C.4 Menu Upload Dokumen Revisi Tampil Menu Upload Dokumen Revisi berupa daftar dokumen yang sedang di check-out oleh kita sebelumnya, seperti terlihat pada gambar C.5 Gambar C.5 Daftar Dokumen Checkout 3. Pilih File Dokumen mana yang akan upload Tampil form Upload Dokumen Revisi seperti pada gambar C.6 Gambar C.6 Form Upload Dokumen Revisi 8
4. Klik tombol Choose File untuk memasukan file dokumen hasil revisi tersebut. 5. Beri keterangan catatan revisi pada kolom catatan revisi 6. Klik tombol Upload Dokumen Revisi untuk menyimpan C.3 Cara melakukan checkout files 1. Pada Menu File List, pilih file dokumen yang akan di revisi Tampil Form file details seperti pada gambar dibawah ini Gambar C.7 Form File Detail 2. Klik tombol Checkout Tampil dialog seperti gambar di bawah ini: 9
Gambar C.8 File Check-out 3. Klik tombol File Checkout untuk menyimpan/ mendownload file dokumen tersebut ke komputer lokal kita 4. Klik Menu File List. Pada Menu ini file dokumen yang baru saja kita checkout akan ditandai dengan background warna merah yang menandakan bahwa file dokumen tersebut sedang dilakukan perubahan / revisi. Gambar C.9 File dokumen yg sedang direvisi 5. Klik File Dokumen tadi sehingga masuk ke file detail. Di menu ini status dari dokumen tersebut berubah menjadi gambar C.10. seperti pada 10
Gambar C.10 Status dokumen locked 6. Proses Check out selesai, lakukan perubahan file yang telah kita download tadi dikomputer lokal kita. Setelah perubahan/revisi dokumen selesai baru uploadlah dokumen tersebut pada menu upload dokumen revisi D. File Detail Dokumen File Detail dokumen digunakan untuk melihat semua informasi yang ada pada file/dokumen. Menu yang ada di modul ini antara lain : Read, untuk membaca dan mendownload dokumen Checkout, untuk merubah isi dokumen Edit, untuk merubah informasi dari file dokumen Delete, untuk menghapus dokumen 11
History, untuk melihat histori dari file dokumen terhadap revisi yang pernah dilakukan Relasi, untuk melihat dokumen-dokumen yang terkait dengan dokumen tersebut Menu File Detail tampak seperti pada gambar di bawah ini : Gambar D.1 Menu File Detail D.1 Cara mendownload dokumen 1. Pada menu File Detail Klik tombol Read, lalu akan tampil dialog seperti di bawah ini : 12
Gambar D.2 Download Dokumen 2. Klik Tombol Download untuk menyimpan ke komputer lokal D.2 Cara mengedit dokumen 1. Pada menu File Detail Klik tombol Edit, lalu akan tampil dialog seperti di bawah ini: Gambar D.3 Update File Dokumen 13
2. Lakukan Pengeditan dokumen 3. Klik Tombol Save untuk menyimpan perubahan D.3 Cara melihat Histori dokumen Revisi Menu Histori Dokumen Revisi digunakan untuk melihat histori dokumendokumen yang telah mengalami perubahan atau revisi. Untuk melihat histori Dokumen Revisi lakukan sbb: 1. Pada menu File Detail Klik tombol Histori, lalu akan tampil dialog Histori Dokumen Revisi seperti pada gambar berikut: Gambar D.4 Histori Dokumen Revisi User dapat melihat histori dari file-file yang mengalami perubahan atau revisi. User dapat melihat atau membuka file yang lama karena file asli yang mengalami perubahan tidak terhapus dan masih tersimpan di server. 2. Klik pada kolom versi untuk mendownload file dokumen yang dibutuhkan D.4 Cara melihat Relasi dokumen Menu Relasi Dokumen digunakan untuk melihat dokumen terkait, menambahkan atau menghapus dokumen terkait. Cara melihat relasi dokumen : 1. Pada menu File Detail Klik tombol Relasi, lalu akan tampil dialog relasi dokumen seperti pada gambar berikut: 14
Gambar D.5 Relasi Dokumen 2. Klik pada tombol tambah dokumen relasi untuk menambahkan dokumen 3. Klik pada tombol simpan untuk menyimpan file dokumen terkait tersebut. D.5 Cara menghapus dokumen 1. Pada menu File Detail Klik tombol Hapus, lalu akan tampil dialog konfirmasi penghapusan dokumen seperti pada gambar berikut: Gambar D.6 Hapus Dokumen 2. Klik Ok untuk menghapus dokumen E. Cara Mereview Dokumen Untuk melakukan review dokumen yang masuk pada dashboard di menu utama akan muncul alert dokumen seperti ini: Untuk mereview dokumen tersebut lakukan seperti ini: 15
1. Klik teks pada alert tadi tampil menu dokumen menunggu untuk di review/diperiksa seperti pada gambar E.1 2. Klik teks nama file untuk mendownload file tersebut. 3. Klik tombol Authorize untuk menerima dokumen tersebut atau tombol reject untuk menolak dokumen tersebut. Gambar E.1 Review Dokumen F. Menu Admin Menu Admin digunakan khusus oleh user yang memiliki hak administrator untuk mengelola user dan file dokumen. 16
F.1 Administrasi User Cara Untuk menambahkan user 1. Klik tombol add Form tambah user tampil seperti pada gambar E.1 Gambar F.1 Tambah User 2. Klik tombol tambah user untuk menambah user dan menyimpan. Cara Untuk mengedit user 1. Klik tombol Update 2. Pilih User, lalu tekan tombol Ubah user, seperti pada gambar F.1 17
Gambar F.2 Pilih User 3. Lakukan pengeditan pada data user. Yang perlu di perhatikan adalah pada kolom password. Bila tidak ada perubahan pada password biarkan kolom itu kosong. Setelah semua selesai lalu tekan tombol Update User untuk menyimpan 18
Gambar F.3Update User Cara Untuk menghapus User 1. Klik tombol delete 2. Pilih User untuk di hapus pada menu dropdown user lalu tekan tombol Hapus 19
Gambar F.4 Tambah User Tampil dialog konfirmasi sebelum benar-benar di hapus. Seperti pada gambar di bawah ini Gambar F.5 Konfirmasi Hapus User 3. Klik tombol Hapus untuk menghapus user tersebut F.2 Administrasi File Cara Delete/Undelete Dokumen 1. Klik tombol Delete/Undelete 2. Pilih File Dokumen yang benar-benar akan di hapus 20
3. Klik tombol undelete untuk mengembalikan file dokumen yang telah di hapus sebelumnya atau klik tombol Delete Files untuk menghapus file dokumen tersebut. Bila dokumen sudah dihapus dari menu ini. file dokumen tersebut tidak bisa dikembalikan lagi. Karena file dokumen tersebut sudah dihapus baik secara fisik maupun dihapus dari database sistem Gambar F.6 Deleted Files 21
PT.SUCOFINDO ADVISORY UTAMA Graha Sucofindo, Annex B Jl.Raya Pasar Minggu Kav 34 Jakarta 12780 T: +62 21 7983666 ext : 2321-2324 F: +62 21 7986766 www.sucofindo-advisory.co.id