25 BAB III ANALISA DAN PEMBAHASAN MASALAH 3.1 Sejarah Singkat. UD. Mandiri didirikan oleh Bapak Rana Gunawan pada tahun 2002 yang berlokasi di Jalan. Pertanian Raya No.134 Lebak Bulus - Jakarta Selatan. Adapun tujuan didirikannya UD. Mandiri adalah untuk membuka lapangan pekerjaan baru, mengembangkan dan membangun potensi dan mempermudah masyarakat untuk mendapatkan peralatan bahan-bahan bangunan dengan kwalitas yang sangat baik dan berharga yang terjangkau. UD. Mandiri sangat bermutu tinggi dan siap bersaing dipasarkan karena bahan-bahan bangunan yang dipasarkan mempunyai kwalitas yang sangat baik dan mutunya terjamin. Sampai saat ini sistem pembelian yang ada masih ditangani secara manual dan kurang sesuai dengan kebutuhan yang sekarang. Diperkirakan laju pertumbuhan akan terus meningkat dari tahun ketahun untuk mencapai tujuan perusahaan dan hasil yang memuaskan, maka haruslah mulai menciptakan sistem yang cepat dan akurat dalam mengantisipasi permasalahan yang akan datang. Struktur Organisasi. Gambar 3.1 Struktur Organisasi
26 Fungsi Dan Tugas 1. Pimpinan a. Memimpin, mengatur, merencanakan dan mengkoordinasikan serta mengawasi kegiatan agar dapat tercapai sesuai dengan tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. b. Menandatangani segala perjanjian dengan pihak lain dalam hubungan kerjasama. c. Memimpin rapat kerja perusahaan. d. Memberikan otoritas dan menentukan pengeluaran yang ditetapkan oleh perusahaan serta kebijaksanaan-kebijaksanaan lain yang digariskan agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan. e. Menyusun dan melaksanakan kebijaksanaan dalam usaha untuk mencapai tujuan. f. Bertanggung jawab atas kelangsungan kegiatan perusahaan. g. Mengkoordinasikan terhadap kegiatan karyawan agar dapat bekerja secara efisien. 2. Staff Pembelian a. Bertanggung jawab kepada pimpinan. b. Mengatur kegiatan pembelian perusahaan. c. Mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan Pembelian. d. Membuat laporan pembelian untuk pimpinan. 3. Staff Penjualan a. Bertanggung jawab kepada pimpinan. b. Mengatur kegiatan Penjualan perusahaan. c. Mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan Penjualan. d. Membuat laporan Penjualan untuk pimpinan.
27 4. Operasional a. Bertanggung jawab kepada pimpinan. b. Bertanggung jawab atas barang yang dikirim sampai ketujuan. c. Fungsinya mengirim barang pembelian. d. Meminta tanda pengesahan bahwa pada saat barang dikirim dalam keadaan baik. 3.1.1 Uraian Prosedur Dalam membahas sistem yang berjalan, yang terdiri dari prosedur dalam melakukan berbagai kegiatan dan dalam penyusunan laporan pada sistem Pembelian, penulis mengelompokan prosedur tersebut dalam lima proses yang akan dijelaskan sebagai berikut : a. Pemesanan Barang Staff pembelian mengecek persediaan barang yang hampir habis dan memesan barang tersebut ke supplier. b. Penerimaan Barang Sesuai dengan pesanan yang diterima, maka supplier mengirim barang yang disertai dengan surat jalan. Dan dilakukan pengecekan. c. Pembayaran Pembayaran dilakukan berdasarkan faktur yang diberi oleh supplier, setelah barang diterima dalam keadaan baik, lalu dilakukan pembayaran sesuai harga yang tertera di faktur dan mendapatkan kwitansi sebagai bukti pembayaran barang. d. Laporan pembelian Laporan dibuat setiap bulan untuk diserahkan kepada pimpinan
28 3.1.2 Flow Of Document yang berjalan Gambar 3.2 FOD yang berjalan
29 3.1.3 Kendala system yang dihadapi Berdasarkan analisa diatas penulis menemukan masalah yang timbul dan kelemahan yang dihadapi pada Sistem Pembelian Stock Barang UD. Mandiri, antara lain : 1. Jenis barang yang beragam dan banyak membuat sulitnya mengetahui jumlah stock yang ada di persediaan material. 2. Dalam pengolahan data masih menggunakan cara yang manual maka sering terjadi ketidaktelitian dalam pencatatan pembelian barang sesuai dengan tanggal pesanan, barang yang dipesan, no. faktur, no. surat jalan, no. kwitansi dan total biaya pemesanan dan laporan yang tidak tepat waktu karena memerlukan waktu dalam penyusunannya, apabila terjadi kesalahan 3. Banyak transaksi yang tidak tertata rapih, sehingga untuk mencarinya kembali cukup sulit dan membutuhkan waktu untuk diperoleh. 3.2 Prosedur Sistem yang diusulkan 3.2.1 Dasar Pemikiran Sistem yang diusulkan System pembelian dan pengembalian yang sedang berjalan sekarang masih memiliki procedure yang baik, tetapi terjadi permasalahan yang menyangkut kecepatan dan ketelitian pada informasi yang dibutuhkan. Dalam hal ini penulis mengajukan sebuah Rancangan Sistem Informasi untuk Pembelian Stock Barang yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi Staff Bagian Pembelian Material 3.2.2 Tujuan Sistem yang diusulkan Adapun Sistem yang diusulkan ini diharapkan dapat mempermudah pencarian data dan dapat dirasakan langsung oleh pihak Staff bagian Pembelian Material. Tujuan yang diharapkan dapat dirasakan oleh Staff bagian Pembelian Material adalah 1. meningkatkan efektivitas dan efisien kerja bagian administrasi dalam mengelola informasi dengan memberikan kemudahan dan kecepatan pelayanan dalam mengalami pengolahan informasi. 2. ketelitian dan kecepatan pencarian data pembelian yang telah tersusun rapih.
30 3.2.3 Flow Of Document yang diusulkan Gambar 3.3 FOD yang diusulkan
31 3.3 Data Flow Diagram (DFD) 3.3.1 Diagram konteks Gambar 3.4 Diagram Konteks
32 3.3.2 Diagram Zero Gambar 3.5 Diagram Zero
33 3.3.3 Entity Relationship Diagram(ERD) Supplier M Pesanan N Barang Kd_Supp* Nm_Supp Almt_Supp No_Telp No_Psnan* Tgl_Psn Kd_Supp** Kd_Brg** Jml_Psn Hrg_Psn Kd_Brg* Nm_Brg Jns_Brg Satuan Hrg_Brg Stock No_Faktur Tgl_Faktur No_SJ Tgl_SJ Gambar 3.6 Entity Relationship Diagram
34 3.3.4 Normalisasi a. Unnormal / Normalisasi 1 NF Gambar 3.7 Normalisasi 1NF b. Normalisasi 2NF Gambar 3.8 Normalisasi 2NF
35 c. Normalisasi 3NF Gambar 3.9 Normalisasi 3NF
36 3.4 Struktur File Database Penulis menggunakan file database untuk perancangan program yaitu dengan file PembelianUDMandiri.mdb yang berisikan tabel-tabel sebagai berikut : a. Spesifikasi File Supplier Nama File : PembelianUDMandiri.mdb Nama Tabel : Supplier Primary Key : Kd_Supp No Nama Field Tipe Width Keterangan 1 Kd_Supp Text 5 Kode Supplier 2 Nm_Supp Text 20 Nama Supplier 3 Almt_Supp Text 35 Alamat Supplier 4 No_Telp Text 12 Telpon Supplier Tabel 3.1 Tabel Supplier b. Spesifikasi File Barang Nama File : PembelianUDMandiri.mdb Nama Tabel : Barang Primary Key : Kd_Brg No Nama Field Tipe Width Keterangan 1 Kd_Brg Text 5 Kode Barang 2 Nm_Brg Text 20 Nama Barang 3 Jns_Brg Text 20 Jenis Barang 4 Satuan Text 10 Satuan Barang 5 Hrg_Brg Currency Harga Barang 6 Stock Number Integer Jumlah Stock Barang Table 3.2 Tabel Barang
37 c. Spesifikasi File Pesanan Nama File : PembelianUDMandiri.mdb Nama Tabel : Pesanan Primary Key : No_Psnan Foreign Key : Kd_Supp Kd_Brg No Nama Field Tipe Width Keterangan 1 No_Psnan Text 8 Nomor Pesanan 2 Tgl_Psn Date/Time Tanggal Pesanan 3 Kd_Supp Text 5 Kode Supplier 4 Kd_Brg Text 5 Kode Barang 5 Jml_Psn Number Integer Jumlah barang yang dipesan 6 Hrg_Psn Currency Harga pada saat pemesanan 7 No_Faktur Text 8 Nomor Faktur yang diterima 8 Tgl_Faktur Date/Time Tanggal Faktur 9 No_SJ Text 8 Nomor Surat Jalan yang diterima 10 Tgl_SJ Date/Time Tanggal Surat Jalan Tabel 3.3 Tabel Pesanan
38 3.5 Perancangan Input Output 3.5.1 Perancangan Input 3.5.1.1 Struktur Menu Utama Gambar 3.10 Struktur Menu Tampilan
39 3.5.1.2 Menu Utama Gambar 3.11 Form Menu Utama
40 3.5.1.3 Input Supplier SUPPLIER X SUPPLIER KODE Kd_Supp NAMA Nm_Supp ALAMAT NO. TELPON Almt_Supp No_Telp SIMPAN UBAH HAPUS BATAL KELUAR KODE NAMA ALAMAT NO. TELPON Data Grid Gambar 3.12 Form Supplier
41 3.5.1.4 Input Barang BARANG X BARANG KODE NAMA JENIS SATUAN HARGA STOCK Kd_Brg Nm_Brg Jns_Brg Satuan Hrg_Brg Stock SIMPAN UBAH HAPUS BATAL KELUAR KODE NAMA JENIS SATUAN HARGA STOCK Data Grid Gambar 3.13 Form Barang
42 3.5.1.5 Pesanan PESANAN X PESANAN PESANAN SUPPLIER NO. PESANAN No_Psnan KODE Kd_Supp V TANGGAL Tgl_Psn V NAMA Nm_Supp ALAMAT Almt_Supp NO. TELPON No_Telp BARANG KODE NAMA JENIS JUMLAH HARGA SUB TOTAL Kd_Brg V Nm_Brg Jns_Brg Jml_Psn Hrg_Psn Sub_Total Data Grid TOTAL TOTAL SIMPAN UBAH HAPUS CETAK KELUAR Gambar 3.14 Form Pesanan
43 3.5.1.6 Terima Faktur TERIMA FAKTUR X TERIMA FAKTUR NO. PESANAN TANGGAL PESANAN PESANAN No_Psnan Tgl_Psn V NO. FAKTUR TANGGAL FAKTUR FAKTUR No_Fatur Tgl_Faktur V BARANG KODE NAMA JENIS JUMLAH HARGA SUB TOTAL Data Grid TOTAL TOTAL SIMPAN KELUAR Gambar 3.15 Form Terima Faktur
44 3.5.1.7 Terima Surat Jalan Gambar 3.16 Form Terima Surat Jalan
45 3.5.1.8 Cetak Laporan Pembelian Stock LAPORAN PEMBELIAN X CETAK LAPORAN PEMBELIAN STOCK TANGGAL PERIODE Tgl_Awal S/D PERIODE Tgl_Akhir V V CETAK KELUAR Gambar 3.17 Form Cetak Laporan Pembelian Stock 3.5.1.9 Cetak Laporan Stock barang LAPORAN STOCK BARANG X CETAK LAPORAN STOCK BARANG BARANG KODE BARANG Kode_Brg_Awal S/D KODE BARANG Kode_Brg_Akhir V V CETAK KELUAR Gambar 3.18 Form Cetak Laporan Stock Barang
46 3.5.2 Perancangan Output 3.5.2.1 Pesanan LOGO M A N D I R I JUAL BAHAN BANGUNAN PASIR, BATU BATA, SEMEN, DLL JASA PENGANGKUTAN BARANG Jl. Pertanian Raya (Samping bengkel Steam Mobil) Telp. : (021)75916021 NO. PESANAN TANGGAL : X 8 - X : DD/MM/YYYY SUPPLIER KODE NAMA ALAMAT NO. TELPON : X 5 - X : X 20 - X : X - 35 - X : X 12 - X BARANG KODE NAMA JENIS SATUAN JUMLAH HARGA SUB TOTAL X -5 -X X - 20 - X X 20 - X X 10 - X 999 9.999.999.999 9.999.999.999 TOTAL : 9.999.999.999 STAFF PEMBELIAN ( ) Gambar 3.19 Pesanan
47 3.5.2.2 Laporan Pembelian Stock LOGO M A N D I R I JUAL BAHAN BANGUNAN PASIR, BATU BATA, SEMEN, DLL JASA PENGANGKUTAN BARANG Jl. Pertanian Raya (Samping bengkel Steam Mobil) Telp. : (021)75916021 NO. PESANAN : X 8 - X TANGGAL : DD/MM/YYYY TANGGAL PESANAN : DD/MM/YYYY SUPPLIER KODE : X 5 - X NAMA : X 20 - X ALAMAT : X - 35 - X NO. TELPON : X 12 - X FAKTUR NO. FAKTUR TANGGAL SURAT JALAN NO. SURAT JALAN TANGGAL BARANG KODE NAMA JENIS SATUAN JUMLAH HARGA SUB TOTAL X 8 - X DD/MM/YYYY X 8 - X DD/MM/YYYY X -5 -X X - 20 - X X 20 - X X 10 - X 999 9.999.999.999 9.999.999.999 TOTAL : 9.999.999.999 PIMPINAN STAFF PEMBELIAN ( ) ( ) Gambar 3.20 Laporan Pembelian Stock
48 3.5.2.3 Laporan Stock Barang Gambar 3.21 Laporan Stock Barang