BAB IV HASIL DAN ANALISIS. Bagian pembelian PT. Purinusa Ekapersada Bawen Semarang merupakan

Transkripsi

1 BAB IV HASIL DAN ANALISIS 1.1. Analisis Bagian pembelian PT. Purinusa Ekapersada Bawen Semarang merupakan bagian yang menerima penagihan dari pemasok. Setiap ada tagihan yang masuk, bagian ini sering kali harus memeriksa antara surat jalan dan faktur masuk dengan purchase ordersecara manual. Hal tersebut dilakukan untuk mengetahui apakah barang yang sudah dikirim benar-benar sesuai dengan pesanan yang tercatat dalam purchase order. Selain itu dalam hal pembayaran ataupun pelunasan sendiri sering mengalami keterlambatan, sehingga pemasok akan menghubungi bagian pembelian untuk menagih pembayaran jika barang yang telah terpenuhi belum terbayarkan sesuai dengan jatuh temponya. Hal ini dikarenakan tidak adanya sistem informasi untuk mencatat setiap tagihan yang masuk dari pemasok. Maka pada bagian ini, memerlukan sebuah sistem informasi untuk melakukan pencatatan surat jalan dan faktur yang masuk dan sekaligus pengingat pembayaran sesuai dengan periode yang telah ditentukan, yang mana dalam satu bulan dilakukan dua kali pembayaran yaitu setiap tanggal 10 dan tanggal 25. Sistem Pencatatan ini dibuat untuk lebih mempermudah pekerjaan dalam pemeriksaan tagihan dan purchase order Kebutuhan Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka diperlukan Sistem Pencatatan Tagihan Pembelian Kredit yang telah didesain sedemikian rupa untuk 20

2 melancarakan proses pembayaran/pelunasan kepada pemasok.untuk menunjang berjalannya sistem ini diperlukan juga data-data yang terkait dengan sistem. Untuk software atau perangkat lunak aplikasi pengingat ini dibuat menggunakan aplikasi Microsoft Visual Studio 2005 dan Microsoft Access 2003 sebagai basis data. Sehingga penerapannya hanya cukup meng-install sistem pengingat tersebut Perancangan Perancangan basis data diperlukan agar dapat memiliki basis data fisik yang efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dan cepat dalam mengakses. Untuk itu dalam merancang Sistem Pencatatan Tagihan Pembelian Kredit, diperlukan pula rancangan database yang sesuai dengan kebutuhan dalam sistem. Berikut Data Flow Diagram (DFD) dan desain basis data untuk menampung data yang diperlukan dalam sistem ini Data Flow Diagram (DFD) Gambar DFD Level DFD Level 1 Gambar

3 Entity Relationship Diagram (ERD) Gambar DFD Level 2 Sedangkan ERD-nya didapat sebagai berikut: Gambar ERD

4 Perancangan Database Sistem Informasi diciptakan memiliki stuktur basis data yang terdiri dari beberapa tabel. Tabel-tabel tersebut berisi field-field yang berguna untuk menampung atau menyimpan data dari sistem tersebut. Berikut ini adalah tabel-tabel yang diusulkan dalam membangun Perancangan dan Pembuatan Sistem Pencatatan Tagihan Pembelian Kredit: 1. T_PO Tabel Tabel Purchase Order Field Name Type Size Descripition No_PO Number Long Integer Nomor Purchase Order (Primery Key) Tgl_PO Date/Time Medium Date Tanggal pembuatan PO ID_Vendor Text 10 Kode vendor 2. T_DetailPO Tabel Tabel Detail Purchase Order Field Name Type Size Description No_PO Number Long Integer Nomor Purchase Order ID_Material Number Long Integer Nomor material QTY Number Long Integer Jumlah barang yang dipesan No_Faktur Text 20 No faktur yang diterima QTY_Faktur Number Long Integer QTY barang yang dipenuhi dalam faktur Hrg_Faktur Currency General Harga satuan yang tertulis dalam faktur Number 3. T_ Faktur Tabel Tabel Faktur Masuk Field Name Type Size Description No_Faktur Text 20 Nomor faktur yang diterima (Primery Key)

5 24 No_SJ Text 20 Nomor surat jalan Tgl_Jth_Tempo Date/Time Medium Date Tanggal jatuh tempo yang telah ditentukan Nama_Material Text 50 Nama barang sesuai barang yang dipesan QTY Number Long Integer Jumlah barang sesuai pesanan di PO Total_Hrg Currency General Total harga yang ada di faktur Number 4. T_SJ Tabel Tabel Surat Jalan Masuk Field Name Type Size Description No_SJ Text 20 Nomor surat jalan (Primery Key) Tgl_SJ Date/Time Medium Date Tanggal surat jalan dan sesuai dengan faktur 5. T_Barang Tabel Tabel Baramg Field Name Type Size Description ID_Material Number Long Integer Kode barang Nama_Material Text 50 Nama barang yang ada atau dipesan dan dibeli 6. T_Supplier Tabel Tabel Supplier Field Name Type Size Description ID_Vendor Text 10 ID perusahaan yang sudah dijadikan sebagai pemasok (Pirmery Key) Nama_Vendor Text 30 Nama perusahaan yang sudah dijadikan

6 25 sebagai pemasok Alamat Text 50 Alamat pemasok Kota Text 25 Kota dari pemasok Kode_Pos Text 10 Kode pos dari alamat pemasok No_Tlp Text 15 Nomor telepon perusahaan pemasok No_Fax Text 15 Nomor Fax perusahaan pemasok Text 20 pemasok

7 Rancangan Relasi Antar Tabel Berdasarkan tabel-tabel yang diusulkan maka diperoleh rancangan relasi antar tabel sebagai berikut: Gambar Perancangan Relasi Antar Tabel Perancangan Interface Berdasarkan rancangan database di atas maka desain gambar form yang terdapat dalam sistem pengingat pembayaran jatuh tempo PT. Purinusa Ekapersada Bawen Semarang dirancang sebagai berikut: Gambar Perancangan Form Login

8 27 Gambar Perancangan Form Menu Utama Gambar Perancangan Form Surat Jalan Gambar Perancangan Purchase Order Belum Terpenuhi

9 28 Gambar Perancangan Form Faktur Masuk Gambar Perancangan Form Alarm

10 29 Gambar Perancangan Form Data Pemasok Gambar Perancangan Form Data Barang

11 Implementasi Sistem Pencatatan Tagihan Pembelian Kredit PT. Purinusa Ekapersada Bawen Semarang, memiliki beberapa tampilan form atau yang sering dikenal dengan istilah user interface. User interface berguna untuk sarana memudahkan user dalam mengolah dan mengkases data tanpa harus masuk ke dalam basis data secara langsung. Berikut adalah penjelasan singkat mengenai fungsi dan cara menggunakan form-form yang terdapat dalam Sistem Pencatatan Tagihan Pembelian Kredit di PT. Purinusa Ekapersada Bawen Semarang Impelmentasi Relasi Antar Tabel Setelah melakukan rancangan database, maka didapatkan hubungan antar tabel sebagai berikut: Gambar 4.4.1Relasi Antar Tabel Implementasi Form Berikut ini merupakan form yang dihasilkan setelah merancang: 1. Form Login Form Login terdiri dari username dan password. Form ini dirancang untuk menjaga keamanan sistem informasi agar tidak semua orang dapat mengkases, user harus mengisi username dan password.

12 31 Jika user memasukkan username dan password dengan benar lalu menekan tombol OK maka akan masuk ke form utama. Sebaliknya, jika username dan atau password yang dimasukkan salah, maka muncul peringatan bahwa data yang dimasukkan salah. Tombol cancel merupakan tombol yang memiliki fungsi membatalkan proses login untuk keluar dari sistem ini. Gambar 4.4.2Form Login 2. Form Menu Utama Form menu utama merupakan form yang akan muncul pertama setelah proses login berhasil. Form ini dibuat untuk memudahkan user dalam memilih menu yang ada dalam Sistem Pencatatan Tagihan Pembelian Kredit. Selain itu, di dalam form ini digunakan untuk menampung fom-form yang tersedia pada sistem Pencatatan Pembelian. Sistem ini akan bekerja secara urut yang dimulai dari penginputan data di form surat jalan kemudian dilanjutkan di form purchase order lalu di form faktur dan terakhir adalah form alarm. Selain itu pada form utama ini juga menampung form barang dan form pemasok.

13 32 Gambar Form Menu Utama Berikut ini adalah tampilan dan penjelasan singkat form-form yang ada di dalam form menu utama: 3. Form Surat Jalan Menu Surat Jalan dihubungkan dengan form surat jalan. Form surat jalan merupakan tahapan awal user untuk menampilkan alarm jatuh tempo. Di dalam form ini user akan menginputkan data surat jalan yang berisi nomor surat jalan. Gambar Form Input Surat Jalan

14 33 4. Form Purchase Order Belum Terpenuhi Setelah proses menginputan data surat jalan pada form surat jalan, maka proses selanjutnya yaitu form purchase order akan menampilkan data yang diambil dari T_DetailPO. Form ini akan menampilkan data PO yang belum terpenuhi oleh pemasok. User dapat langsung memilih lebih dari satu PO dengan cara menekan tombol ctrl dan menekan/klik data yang dibutuhkan lalu klik tombol NEXT untuk melanjutkan proses sistem. Gambar Form Purchase Order Belum Terpenuhi

15 34 5. Form Faktur Data PO yang telah dipilih pada form purchase order belum terpenuhi, secara otomatis akan muncul di form faktur beserta data surat jalan yang telah diinputkan terlebih dahulu. Pada form ini, user bisa mengubah kuantias barang dan harga satuan. Jika user menekan tombol SAVE, maka proses selanjutnya yaitu, data-data yang telah diinput akan tersimpan di dalam database. Data yang tersimpan diantaranya adalah data surat jalan, data PO yang telah terpilih oleh user dan data faktur. Maka data pada form purchase order belum terpenuhi yang telah dipilih oleh user, otomatis tidak akan muncul kembali pada form PO. Gambar Form Faktur Masuk 6. Form Alarm Setelah proses penginputan data telah selesai maka pada form alarm, akan memunculkan data nomor faktur dan tanggal jatuh tempo dari masing-masing faktur yang telah terpilih dan tersimpan dari form faktur. Di dalam form ini user tidak perlu mengatur lagi, karena data nomor faktur dan tanggul jatuh tempo otomatis muncul sendiri.

16 35 Gambar Form Alarm 7. Form Supplier Form ini dirancang untuk menampung dan memanipulasi data pemasok. Di dalam form ini terdapat beberapa fungsi tombol diantarnya adalah: Tombol search (cari) digunakan untuk mencari data supplier. Di dalam tombol ini, ada dua alternatif untuk mencari data yang diperlukan oleh user, yaitu mencari berdasarkan ID Vendor atau berdasarkan Nama Vendor. Tombol insert digunakan untuk menambahkan data pemasok di database. Tombol save (simpan). Setelah user mengklik tombol insert maka tombol saveakan aktif dan data pemasok yang akan ditambahkan pada database dapat disimpan dengan cara memilih tombol save ini. Tombol edit, dipakai untuk meng-update data pemasok bila ada perubahan data. Tombol delete (hapus) berfungsi untuk menghapus data pemasok yang ingin dihapus oleh user. Tombol cancel berfungsi untuk menunda data yang tidak jadi disimpan.

17 36 Gambar Form Data Pemasok 8. Form Barang Form barang digunakan untuk menampilkan data barang yang ada. Di dalam form ini tersedia tombol cari dengan dua alternatif yaitu pencarian dengan ID Material atau Nama Barang. Form barang juga memiliki tombol insert dan save untuk menambah serta menyimpan data di database. Selain itu tombol cancel juga tersedia dalam form ini, yang berfungsi untuk menunda data yang tidak jadi ditambahkan di database.

18 Gambar Form Data Barang 37