TAKLIMAT SISTEM PENILAIAN PRESTASI UNIVERSITI SAINS MALAYSIA 2004

TAKLIMAT SISTEM PENILAIAN PRESTASI UNIVERSITI SAINS MALAYSIA 2004 BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA DAN PENTADBIRAN JABATAN PENDAFTAR UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

ISI KANDUNGAN M/S 1.0 LATAR BELAKANG 4 2.0 TUJUAN 4 3.0 FORMAT BORANG LAPORAN PENILAIAN PRESTASI (LPP) YANG TELAH DIKAJI SEMULA MENGIKUT KUMPULAN PERKHIDMATAN 5 3.1 RUJUKAN DAN WARNA BORANG 5 3.2 PERBANDINGAN WAJARAN MARKAH MENGIKUT KUMPULAN PERKHIDMATAN DI ANTARA BORANG LPP JABATAN PERKHIDMATAN AWAM (JPA) DENGAN BORANG LPP USM 6 3.3 PERBANDINGAN FORMAT BORANG LPP JABATAN PERKHIDMATAN AWAM (JPA) DENGAN FORMAT BORANG LPP USM MENGIKUT KUMPULAN PERKHIDMATAN 7 3.3.1 KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL (PENTADBIRAN) BORANG USM (PRESTASI) AKADEMIK 3/2004 - WARNA UNGU 7 3.4 BORANG SASARAN KERJA TAHUNAN (SKT) YANG DIKAJI SEMULA MENGIKUT KUMPULAN PERKHIDMATAN 11 3.4.1 PANDUAN SASARAN KERJA (SKT) KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL (PENTADBIRAN) DAN KUMPULAN SOKONGAN I & II 11 2

4.0 FORMAT BORANG LAPORAN PENILAIAN PRESTASI (LPP) DAN SASARAN KERJA TAHUNAN (SKT) MENGIKUT KUMPULAN PERKHIDMATAN 27 5.0 PENUTUP 27 BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA & PENTADBIRAN JABATAN PENDAFTAR UNIVERSITI SAINS MALAYSIA 3

1.0 LATAR BELAKANG Selaras dengan pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia (SSM) dan hasil perbincangan menerusi Bengkel Sistem Penilaian Prestasi pada 19 Februari 2003 anjuran Bahagian Pengurusan Sumber Manusia & Pentadbiran (BPSM&P) telah dipersetujui penubuhan Jawatankuasa Kajian Semula Borang Laporan Penilaian Prestasi (LPP) dan Sasaran Kerja Tahunan (SKT). Pihak Universiti merasakan adalah perlu bagi mengkaji semula format borang tersebut agar selaras dan memenuhi keperluan serta kehendak Universiti dikalangan kumpulan perkhidmatan yang ada di Universiti Sains Malaysia ini. 2.0 TUJUAN Tujuan taklimat ini adalah untuk memberikan penjelasan kepada Pegawai Penilai Pertama dan Pegawai Penilai Kedua berkaitan borang baru Laporan Penilaian Prestasi (LPP) dan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) bagi tahun 2004. 4

3.0 FORMAT BORANG LAPORAN PENILAIAN PRESTASI (LPP) YANG TELAH DIKAJI SEMULA MENGIKUT KUMPULAN PERKHIDMATAN 3.1 RUJUKAN DAN WARNA BORANG Kumpulan Perkhidmatan Rujukan Borang Warna Kertas P&P (PENTADBIRAN) BORANG USM (PRESTASI) PENTADBIRAN 3/2004 Ungu Sokongan I BORANG USM (PRESTASI) 4/2004 Biru Sokongan II BORANG USM (PRESTASI) 5/2004 Hijau 5

3.2 PERBANDINGAN WAJARAN MARKAH MENGIKUT KUMPULAN PERKHIDMATAN DI ANTARA BORANG LPP JABATAN PERKHIDMATAN AWAM (JPA) DENGAN BORANG LPP USM WAJARAN MARKAH (%) ASPEK PENILAIAN P&P PENTADBIRAN SOKONGAN I SOKONGAN II ASAL JPA CADANGAN USM ASAL JPA CADANGAN USM ASAL JPA CADANGAN USM KEPIMPINAN - 5 - - - - PENGHASILAN KERJA 50 50 50 50 50 55 ILMU PENGETAHUAN & KEPAKARAN ILMU PENGETAHUAN & KEMAHIRAN - - - - - - 25 20 25 25 20 20 KUALITI PERIBADI 20 20 20 20 25 20 KEGIATAN & SUMBANGAN DI LUAR TUGAS RASMI 5 5 5 5 5 5 JUMLAH 100 100 100 100 100 100 6

3.3 PERBANDINGAN FORMAT BORANG LPP JABATAN PERKHIDMATAN AWAM (JPA) DENGAN FORMAT BORANG LPP USM MENGIKUT KUMPULAN PERKHIDMATAN Borang LPP Kumpulan Sokongan I [BORANG USM (PRESTASI) 4/2004] berwarna Biru dan Borang LPP Kumpulan Sokongan II [BORANG USM (PRESTASI) 5/2004] berwarna Hijau tidak mempunyai apa-apa perubahan dan kekal sepertimana format borang LPP JPA. Borang LPP Kumpulan Pengurusan & Profesional (Pentadbiran) [BORANG USM (PRESTASI) 3/2004] berwarna Ungu yang mempunyai perubahan format adalah seperti berikut: 3.3.1 KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL (PENTADBIRAN) BORANG USM (PRESTASI) AKADEMIK 3/2004 - WARNA UNGU PERBANDINGAN FORMAT DI ANTARA FORMAT BORANG LAPORAN PENILAIAN PRESTASI PEGAWAI KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL JABATAN PERKHIDMATAN AWAM (JPA) DENGAN FORMAT BORANG LAPORAN PENILAIAN PRESTASI PEGAWAI KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL (PENTADBIRAN) UNIVERSITI SAINS MALAYSIA (USM) (ASAL) FORMAT BORANG LPP JPA (Kumpulan P&P) (CADANGAN) FORMAT BORANG LPP USM (Kumplan P&P Pentadbiran) BAHAGIAN I MAKLUMAT PEGAWAI BAHAGIAN I MAKLUMAT PEGAWAI BAHAGIAN II KEGIATAN DAN SUMBANGAN DI LUAR TUGAS RASMI 1. KEGIATAN DAN SUMBANGAN DI LUAR TUGAS RASMI 2. LATIHAN BAHAGIAN II KEGIATAN DAN SUMBANGAN DI LUAR TUGAS RASMI 1. KEGIATAN DAN SUMBANGAN DI LUAR TUGAS RASMI 2. LATIHAN 7

BAHAGIAN III PENGHASILAN KERJA (WAJARAN 50%) 1. KUANTITI HASIL KERJA -Kuantiti hasil kerja seperti jumlah, bilangan, kadar, kekerapan dan sebagainya berbanding dengan sasaran kuantiti kerja yang ditetapkan. 2. KUALITI HASIL KERJA 2.1 Dinilai dari segi kesempurnaan, teratur dan kemas 2.2 Dinilai dari segi usaha dan inisiatif untuk mencapai kesempurnaan hasil kerja 3. KETETAPAN MASA - Kebolehan menghasilkan kerja atau melaksanakan tugas dalam tempoh masa yang ditetapkan 4. KEBERKESANAN HASIL KERJA - Dinilai dari segi memenuhi kehendak stake-holder atau pelanggan BAHAGIAN III PENGHASILAN KERJA (WAJARAN 50%) 1. KUANTITI HASIL KERJA 1.1 Kuantiti hasil kerja seperti jumlah, bilangan, kadar, kekerapan dan sebagainya berbanding dengan sasaran kuantiti kerja yang ditetapkan. 1.2 Ketetapan masa dinilai dari segi kebolehan menghasilkan kerja atau melaksanakan tugas dalam tempoh masa yang ditetapkan 2. KUALITI HASIL KERJA 2.1 Dinilai dari segi kesempurnaan, teratur dan kemas 2.2 Dinilai dari segi usaha dan inisiatif untuk mencapai kesempurnaan hasil kerja 2.3 Keberkesanan hasil kerja dinilai dari segi memenuhi kehendak stake-holder atau pelanggan BAHAGIAN IV PENGETAHUAN DAN KEMAHIRAN (WAJARAN 25%) 1. ILMU PENGETAHUAN DAN KEMAHIRAN DALAM BIDANG KERJA - Mempunyai ilmu pengetahuan dan kemahiran/kepakaran dalam menghasilkan kerja meliputi kebolehan mengenalpasti, menganalisis serta menyelesaikan masalah 2. PELAKSANAAN DASAR, PERATURAN DAN ARAHAN PENTADBIRAN - Kebolehan menghayati dan melaksanakan dasar, peraturan dan arahan pentadbiran berkaitan dengan bidang tugasnya. BAHAGIAN IV PENGETAHUAN DAN KEMAHIRAN (WAJARAN 20%) 1. ILMU PENGETAHUAN DAN KEMAHIRAN DALAM BIDANG KERJA - Mempunyai ilmu pengetahuan dan kemahiran/kepakaran dalam menghasilkan kerja meliputi kebolehan mengenalpasti, menganalisis serta menyelesaikan masalah 2. PELAKSANAAN DASAR, PERATURAN DAN ARAHAN PENTADBIRAN - Kebolehan menghayati dan melaksanakan dasar, peraturan dan arahan pentadbiran berkaitan dengan bidang tugasnya. 8

3. KEBERKESANAN KOMUNIKASI - Kebolehan menyampaikan maksud, pendapat, kefahaman atau arahan secara lisan dan tulisan berkaitan dengan bidang tugas merangkumi penguasaan bahasa melalui tulisan dan lisan dengan menggunakan tatabahasa dan persembahan yang baik. 3. KEBERKESANAN KOMUNIKASI - Kebolehan menyampaikan maksud, pendapat, kefahaman atau arahan secara lisan dan tulisan berkaitan dengan bidang tugas merangkumi penguasaan bahasa melalui tulisan dan lisan dengan menggunakan tatabahasa dan persembahan yang baik. BAHAGIAN V KUALITI PERIBADI (WAJARAN 20%) 1. CIRI-CIRI PEMIMPIN - Mempunyai wawasan, komitmen, kebolehan membuat keputusan, menggerak dan memberi dorongan kepada pegawai ke arah pencapaian objektif organisasi. BAHAGIAN V KUALITI PERIBADI (WAJARAN 20%) 1. KEBOLEHAN MENGELOLA - Keupayaan dan kebolehan menggembleng segala sumber dalam kawalannya seperti kewangan, tenaga manusia, peralatan dan maklumat bagi merancang, mengatur, membahagi dan mengendalikan sesuatu tugas untuk mencapai objektif organisasi. 2. KEBOLEHAN MENGELOLA - Keupayaan dan kebolehan menggembleng segala sumber dalam kawalannya seperti kewangan, tenaga manusia, peralatan dan maklumat bagi merancang, mengatur, membahagi dan mengendalikan sesuatu tugas untuk mencapai objektif organisasi. 3. DISIPLIN - Mempunyai daya kawal diri dari segi mental dan fizikal termasuk mematuhi peraturan, menepati masa, menunaikan janji dan bersifat sabar. 2. DISIPLIN DAN ETIKA - Mempunyai daya kawal diri dari segi mental dan fizikal termasuk mematuhi peraturan, menepati masa, menunaikan janji dan bersifat sabar serta professional. 3. PROAKTIF DAN INOVATIF - Kebolehan menjangka kemungkinan, mencipta dan mengeluarkan idea baru serta membuat pembaharuan bagi mempertingkatkan kualiti dan produktiviti organisasi. 4. PROAKTIF DAN INOVATIF - Kebolehan menjangka kemungkinan, mencipta dan mengeluarkan idea baru serta membuat pembaharuan bagi mempertingkatkan kualiti dan produktiviti organisasi. 4. JALINAN HUBUNGAN DAN KERJASAMA - Kebolehan pegawai dalam mewujudkan suasana kerjasama yang harmoni dan mesra serta boleh menyesuaikan diri dalam semua keadaan. 5. JALINAN HUBUNGAN DAN KERJASAMA - Kebolehan pegawai dalam mewujudkan suasana kerjasama yang harmoni dan mesra serta boleh menyesuaikan diri dalam semua keadaan. 9

BAHAGIAN VI KEGIATAN DAN SUMBANGAN DI LUAR TUGAS RASMI (WAJARAN 5%) - Peringkat komuniti/jabatan/daearah/negeri/negara/antarabangsa BAHAGIAN VI KEPIMPINAN PENTADBIRAN (WAJARAN 5%) 1. CIRI-CIRI PEMIMPIN - Mempunyai wawasan, kebolehan membuat keputusan, menggerak dan memberi dorongan kepada pegawai ke arah pencapaian objektif organisasi. - Kebolehan dan keupayaan mengelola serta menggembleng segala sumber dalam kawalannya seperti kewangan, tenaga manusia, peralatan dan maklumat 2. KEBOLEHAN MENGENALPASTI, MENGHADAPI DAN MENGATASI MASALAH SERTA CABARAN - Kebolehan mengenalpasti masalah di peringkat dalam dan luar organisasi serta mengemukakan pelbagai alternatif dan menyelesaikannya secara berkesan berdasarkan ilmu pengetahuan dan kemahiran yang dimilikinya. - Kemampuan menghadapi dan mengatasi cabaran dalaman dan luaran dalam persekitaran yang berubah-ubah serta dapat mengawal emosi. BAHAGIAN VII JUMLAH MARKAH KESELURUHAN BAHAGIAN VII KEGIATAN DAN SUMBANGAN DI LUAR TUGAS RASMI (WAJARAN 5%) - Peringkat komuniti/jabatan/daerah/negeri/negara/antarabangsa BAHAGIAN VIII ULASAN KESELURUHAN DAN PENGESAHAN OLEH PEGAWAI PENILAI PERTAMA BAHAGIAN VIII - JUMLAH MARKAH KESELURUHAN BAHAGIAN IX ULASAN KESELURUHAN OLEH PEGAWAI PENILAI KEDUA BAHAGIAN IX ULASAN KESELURUHAN DAN PENGESAHAN OLEH PEGAWAI PENILAI PERTAMA BAHAGIAN X ULASAN KESELURUHAN OLEH PEGAWAI PENILAI KEDUA 10

3.4 BORANG SASARAN KERJA TAHUNAN (SKT) YANG DIKAJI SEMULA MENGIKUT KUMPULAN PERKHIDMATAN Borang Sasaran Kerja Tahunan (SKT) Kumpulan Pengurusan & Profesional (PENTADBIRAN) dan Kumpulan Sokongan I & II mempunyai perubahan berdasarkan Panduan Sasaran Kerja Tahunan Kumpulan Pengurusan & Profesional (PENTADBIRAN) dan Kumpulan Sokongan I & II. 3.4.1 PANDUAN SASARAN KERJA (SKT) KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL (PENTADBIRAN) DAN KUMPULAN SOKONGAN I & II BAHAGIAN A PANDUAN SASARAN KERJA TAHUNAN (SKT) A. PENGENALAN Sistem Penilaian Prestasi adalah instrumen penting dalam pengurusan dan pembangunan sumber manusia untuk menilai pencapaian prestasi staf. Perkara utama yang diberi perhatian dalam sistem ini ialah pengurusan dan penilaian prestasi 1. Pengurusan penilaian prestasi melibatkan proses perancangan kerja di peringkat Unit, Bahagian, Jabatan, Pusat/Pusat Pengajian dan Universiti serta penetapan Sasaran Kerja Tahunan (SKT). Oleh yang demikian, Sasaran Kerja Tahunan (SKT) adalah elemen terpenting dalam Sistem Penilaian Prestasi yang perlu dilaksanakan dengan teliti dan teratur. Ini membolehkan penilaian prestasi staf dapat dilaksanakan dengan objektif, adil dan telus. 11

B. MATLAMAT PANDUAN SKT Panduan SKT ini disediakan berdasarkan penyelarasan dan penyeragaman kepada Borang Sasaran Kerja Tahunan yang disediakan oleh pihak Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) selaras dengan pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia (SSM). Jawatankuasa mengkaji semula borang Laporan Penilaian Prestasi (LPP) dan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) bagi Kumpulan Pengurusan & Profesional (Pentadbiran) dan Kumpulan Sokongan 1 & 2 mencadangkan Panduan SKT ini dapat dihasilkan selari dan seiringan dengan misi, visi dan objektif Universiti. Tambahan lagi Panduan SKT ini bermatlamatkan untuk memenuhi kriteria penetapan SKT seperti Tugas Utama mengikut kumpulan perkhidmatan, klasifikasi sasaran seperti sasaran rutin, sasaran unit, jabatan, pusat/pusat pengajian, inovatif dan penyelesaian masalah serta sasaran peribadi. Kesemua kriteria tersebut terkandung dalam borang SKT yang telah dibuat kajian semula. Oleh itu, matlamat Panduan SKT ini ialah untuk menyediakan garis panduan, kaedah dan memberi penjelasan mengenai proses penyediaan SKT kepada staf yang perlu memberikan perhatian kepada elemen-elemen penting dalam Borang SKT agar Sasaran Kerja Tahunan seseorang staf sentiasa sehala dengan hala tuju Universiti. C. OBJEKTIF PANDUAN SKT Objektif Panduan SKT ini adalah seperti berikut:- Mewujudkan kaedah dan garis panduan penyediaan SKT yang seragam dan selaras diantara Pusat Tanggungjawab (PTJ) Menyediakan Sasaran Kerja Tahunan berorientasikan petunjuk prestasi yang sesuai dan relevan bagi setiap klasifikasi sasaran Memastikan penyediaan Sasaran Kerja Tahunan staf berlandaskan hala tuju, misi dan visi Universiti Berdasarkan objektif Kertas Konsep tersebut maka dapatlah diwujudkan Borang Sasaran Kerja Tahunan yang memenuhi piawaian Sasaran Kerja Tahunan 2 iaitu:- 12

- Tahap kecemerlangan - Berkualiti - Memenuhi kehendak pelanggan Nota: 1 Lampiran A3 : Panduan Penyediaan Sasaran Kerja Tahunan (SKT), m/s 1, Sistem Penilaian Prestasi Perkhidmatan Awam, Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia (JPA), 19 Ogos 2002 2 Modul 3, Pengurusan Prestasi, m/s 33 35, Bengkel Sistem Penilaian Prestasi Dibawah SSB untuk Pegawai Utama Universiti Sains Malaysia, Performance Management, 8 9 April 1995 13

BAHAGIAN B BORANG SASARAN KERJA TAHUNAN (SKT) A. FORMAT BORANG SASARAN KERJA TAHUNAN (SKT) Format borang SKT masih mengikut format yang disediakan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA). Walaubagaimanapun, terdapat beberapa aspek dan kriteria yang dimasukkan ke dalam borang SKT bagi memantapkan pengurusan Penilaian Prestasi. Terdapat tiga (3) jenis borang SKT mengikut kumpulan perkhidmatan iaitu:- i. Kumpulan Pengurusan & Profesional (Pentadbiran) - BORANG USM (PRESTASI) PENTADBIRAN 3/2004 ii. Kumpulan Sokongan I - BORANG USM (PRESTASI) 4/2004 iii. Kumpulan Sokongan II - BORANG USM (PRESTASI) 5/2004 Borang SKT masih mengekalkan format JPA yang mempunyai tiga (3) bahagian iaitu:- 14

BAHAGIAN I - SASARAN KERJA TAHUNAN 1. TUGAS UTAMA 2. PENETAPAN SASARAN KERJA TAHUNAN BAHAGIAN II - KAJIAN SEMULA SASARAN KERJA TAHUNAN PERTENGAHAN TAHUN 1. AKTIVITI/PROJEK YANG DITAMBAH 2. AKTIVITI/PROJEK YANG DIGUGURKAN BAHAGIAN III - LAPORAN DAN ULASAN KESELURUHAN PENCAPAIAN SEBENAR KERJA TAHUNAN PADA AKHIR TAHUN OLEH PYD DAN PPP Jika dibandingkan borang SKT JPA di Bahagian I hanya mempunyai aspek SKT Tugas Utama sahaja tetapi bagi borang SKT yang dicadangkan dibuat penambahan dan pecahan yang lebih spesifik ke atas Bahagian I di mana terdapat dua (2) aspek iaitu Tugas Utama dan Penetapan Sasaran Kerja Tahunan. Bahagian lain didalam borang SKT kekal sama seperti Borang SKT JPA. Oleh yang demikian, Panduan SKT ini akan lebih memfokuskan kepada penerangan dan memberi garis panduan terperinci ke atas Bahagian I. 15

B. PERINCIAN ELEMEN-ELEMEN BORANG SASARAN KERJA TAHUNAN BAHAGIAN I SASARAN KERJA TAHUNAN Bahagian I ini memerlukan perbincangan dan persetujuan bersama daripada pihak Pegawai Yang Dinilai (PYD) dan Pegawai Penilai Pertama (PPP) sebelum menetapkan SKT dan petunjuk prestasinya. Adalah disarankan agar penetapan SKT adalah berdasarkan halatuju, misi dan visi Universiti/Pusat/Pusat Pengajian/Jabatan/Bahagian/Unit serta mengambilkira faktor tempat bertugas dan fungsi Pusat Tanggungjawab. Sasaran Kerja Tahunan bagi setiap kumpulan perkhidmatan dicadangkan mengikut peringkat keutamaan sasaran kerja yang ditunjukkan menerusi Rajah A :- 16

RAJAH A : PERINGKAT KEUTAMAAN SASARAN KERJA MENGIKUT KUMPULAN PERKHIDMATAN SASARAN PENYELESAIAN MASALAH/ INOVATIF/ & SASARAN UNIT/BAHAGIAN/JABATAN/ PUSAT PENGAJIAN N54 KUMPULAN JUSA/GRED KHAS/A KUMPULAN SOKONGAN I (B) N 1 KUMPULAN SOKONGAN II (C&D) SASARAN RUTIN & SASARAN PERIBADI 17

Berdasarkan Rajah A, Kumpulan Perkhidmatan masing-masing mempunyai sasaran kerja yang sama. Di mana setiap kumpulan perkhidmatan mempuyai skop sasaran yang sama bagi Sasaran Unit/Bahagian/Jabatan/Pusat/Pusat Pengajian/Universiti dan juga Sasaran Peribadi. Akan tetapi skop sasaran kerja bagi setiap kumpulan perkhidmatan adalah berbeza-beza. Bagi Kumpulan Pengurusan & Profesional didapati skop sasaran kerja lebih memfokuskan kepada Sasaran Penyelesaian Masalah/Inovatif manakala Kumpulan Sokongan I dan II pula lebih memfokuskan kepada Sasaran Rutin. Oleh itu, penetapan SKT adalah seimbang bagi setiap kumpulan perkhidmatan dan juga selaras dengan kehendak Job Description bagi setiap Kumpulan Perkhidmatan. 1. TUGAS UTAMA Tugas Utama merupakan bidang kerja yang penting dan utama bagi setiap Pegawai dari segi fikiran, masa, kepakaran, tenaga dan penggunaan sumber-sumber berdasarkan jawatan yang disandangnya 1. Elemen Tugas Utama ini adalah selaras dengan Job Description. Tumpuan kepada tugas-tugas utama adalah berbeza mengikut kumpulan perkhidmatan. Setiap Tugas Utama mempunyai peratusan masa yang ditumpukan sebagai garis panduan setiap Pegawai di dalam memberikan keutamaan tugas-tugas yang akan dilaksanakan sepanjang tahun tersebut. Apabila seseorang Pegawai itu melaksanakan lebih daripada satu (1) jenis pekerjaan, tugas-tugas utama boleh berbentuk mengikut jenis kerja yang dijalankan tetapi jumlah peratusan masa tugas-tugas utamanya hendaklah 100% 2. Oleh yang demikian, PYD perlu berbincang dengan PPP mengenai senarai Tugas Utama agar selaras dengan hala tuju, misi dan visi diperingkat Unit/Bahagian/Jabatan/Pusat/Pusat Pengajian/Universiti. Perincian elemen Bahagian I Sasaran Kerja Tahunan : Tugas Utama, mengikut kumpulan perkhidmatan:- a. Kumpulan Pengurusan & BORANG USM Profesional (Pentadbiran) (PRESTASI) PENTADBIRAN 3/2004 Bahagian I Sasaran Kerja Tahunan kumpulan ini mempunyai elemen Tugas Utama yang mengkehendaki PYD menyenaraikan tugas utamanya mengikut keutamaan yang merangkumi aspek-aspek seperti berikut:- 18

i. Perancangan ii. Pelaksanaan iii. Penyeliaan dan Pengawalan iv. Pengelolaan v. Penilaian Secara amnya kumpulan P&P menumpukan kepada aspek perancangan, pelaksanaan, pengesanan dan penilaian projek-projek serta membantu melaksanakan atau menggubal dasar-dasar/peraturan-peraturan Universiti dan awam diperingkat masing-masing. b. Kumpulan Sokongan - BORANG USM I & II (PRESTASI) 4/2004 & 5/2004 Bahagian I Sasaran Kerja Tahunan kumpulan ini mempunyai elemen Tugas Utama yang mengkehendaki PYD menyenaraikan tugas utamanya mengikut keutamaan yang merangkumi aspek-aspek seperti berikut:- i. Pelaksanaan dasar ii. Peraturan dan Arahan Pentadbiran iii. Pengawalan dan PengetahuanTeknikal/Kemahiran iv. Penyeliaan dan Pengawasan v. Pengelolaan Secara amnya Kumpulan Sokongan I lebih menumpukan kepada tugas-tugas utamanya yang berkaitan dengan kerja-kerja operasi, pengawasan dan penguatkuasaan. Manakala Kumpulan Sokongan II pula lebih memfokuskan kepada pekerjaan yang berbentuk fizikal dan rutin. 19

2. PENETAPAN SASARAN KERJA TAHUNAN Bahagian ini dibuat penambahbaikan dengan elemen-elemen yang lebih spesifik dengan mewujudkan klasifikasi sasaran kerja seperti dibawah ini:- A. Sasaran Unit/Bahagian/Jabatan/Pusat/Pusat Pengajian B. Sasaran Penyelesaian Masalah / Inovatif C. Sasaran Rutin D. Sasaran Peribadi Pegawai perlu mengenalpasti dan menyenaraikan aktiviti/projek yang akan dilaksanakan pada tahun yang dinilai mengikut klasifikasi yang telah ditetapkan. Setiap Kumpulan Perkhidmatan tidak semestinya mempunyai kesemua sasaran seperti yang dinyatakan serta ditunjukkan menerusi Rajah A. Perincian sasaran kerja tersebut adalah sama bagi semua Kumpulan Perkhidmatan. Perincian elemen Bahagian I Sasaran Kerja Tahunan : Penetapan Sasaran Kerja Tahunan, mengikut Kumpulan Perkhidmatan:- a. Kumpulan Pengurusan & BORANG USM Profesional (Pentadbiran) (PRESTASI) PENTADBIRAN 3/2004 Kumpulan Perkhidmatan ini perlu ada kesemua sasaran kerja selaras dengan Job Description kumpulan ini. A. SASARAN UNIT/BAHAGIAN/JABATAN/PUSAT/PUSAT PENGAJIAN Sasaran ini bukanlah sasaran rutin sepertimana yang disenaraikan dibahagian Sasaran Rutin / Tugas Harian. Bahagian ini hendaklah menyenaraikan tugas-tugas, aktiviti atau projek yang selaras dengan misi atau hala tuju diperingkat Unit/Bahagian/Jabatan/Pusat/Pusat Pengajian. Setiap Unit/Bahagian/Jabatan/Pusat/Pusat Pengajian perlu ada hala tuju atau misi (blue-print) yang selaras dengan sasaran Universiti bagi tahun yang dinilai itu. Ketua Unit/Bahagian/Jabatan/Pusat/Pusat Pengajian hendaklah membuat/merangka blue-print diperingkat ini untuk dijadikan panduan penyediaan Sasaran Unit/Bahagian/Jabatan/Pusat/Pusat Pengajian oleh stafnya. 20

B. SASARAN PENYELESAIAN MASALAH/INOVATIF Sasaran ini hanya perlu disenaraikan sekiranya mempunyai aktiviti/projek yang memfokuskan kepada penyelesaian masalah/inovatif yang akan atau dihadapi berdasarkan sasaran rutin. Aktiviti/projek yang menekankan kepada aspek penyelesaian masalah/inovatif boleh dilaksanakan secara individu ataupun berkumpulan. Tujuan sasaran ini adalah untuk mempertingkatkan lagi kualiti kerja dan melicinkan proses kerja yang sedia ada. C. SASARAN RUTIN Bahagian ini perlu diisikan dengan menyenaraikan tugas-tugas rasmi yang boleh dinilai atau dicatatkan petunjuk prestasinya. Sasaran rutin merujuk kepada tugasan harian yang dilaksanakan atau dipertanggungjawabkan kepada Pegawai sepanjang tahun yang dinilai itu. Setiap tugas rasmi tersebut mestilah satu tugas yang boleh dibuat pengukuran sama ada dengan petunjuk prestasi kuantiti, kualiti, masa ataupun kos. D. SASARAN PERIBADI Sasaran ini merupakan sasaran individu yang dilaksanakan atas inisiatif diri sendiri bagi mempertingkatkan kemahiran dan prestasi kerja yang relevan dengan tugas rasmi sahaja. Sasaran ini merangkumi aktiviti/projek/kursus/latihan/pembelajaran sendiri yang dilaksanakan pada tahun yang dinilai tersebut. 21

b. Kumpulan Sokongan I - BORANG USM (PRESTASI) 4/2004 Kumpulan Perkhidmatan ini hanya memerlukan kesemua sasaran kerja kecuali Sasaran Penyelesaian Masalah/Inovatif dan Sasaran Universitit selaras dengan Job Description kumpulan tersebut. A. SASARAN UNIT/BAHAGIAN/JABATAN/PUSAT/PUSAT PENGAJIAN Sasaran ini bukanlah sasaran rutin sepertimana yang disenaraikan dibahagian Sasaran Rutin / Tugas Harian. Bahagian ini hendaklah menyenaraikan tugas-tugas, aktiviti atau projek yang selaras dengan misi atau hala tuju diperingkat Unit/Bahagian/Jabatan/Pusat/Pusat Pengajian. Setiap Unit/Bahagian/Jabatan/Pusat/Pusat Pengajian perlu ada hala tuju atau misi (blue-print) yang selaras dengan sasaran Universiti bagi tahun yang dinilai itu. Ketua Unit/Bahagian/Jabatan/Pusat/Pusat Pengajian hendaklah membuat/merangka blue-print diperingkat ini untuk dijadikan panduan penyediaan Sasaran Unit/Bahagian/Jabatan/Pusat/Pusat Pengajian oleh stafnya. B. SASARAN PENYELESAIAN MASALAH/INOVATIF Sasaran ini hanya perlu disenaraikan sekiranya mempunyai aktiviti/projek yang memfokuskan kepada penyelesaian masalah/inovatif yang akan atau dihadapi berdasarkan sasaran rutin. Aktiviti/projek yang menekankan kepada aspek penyelesaian masalah/inovatif boleh dilaksanakan secara individu ataupun berkumpulan. Tujuan sasaran ini adalah untuk mempertingkatkan lagi kualiti kerja dan melicinkan proses kerja yang sedia ada. C. SASARAN RUTIN Bahagian ini perlu diisikan dengan menyenaraikan tugas-tugas rasmi yang boleh dinilai atau dicatatkan petunjuk prestasinya. Sasaran rutin merujuk kepada tugasan harian yang dilaksanakan atau dipertanggungjawabkan kepada Pegawai sepanjang tahun yang dinilai itu. Setiap tugas rasmi tersebut mestilah satu tugas yang boleh dibuat pengukuran sama ada dengan petunjuk prestasi kuantiti, kualiti, masa ataupun kos. 22

D. SASARAN PERIBADI Sasaran ini merupakan sasaran individu yang dilaksanakan atas inisiatif diri sendiri bagi mempertingkatkan kemahiran dan prestasi kerja yang relevan dengan tugas rasmi sahaja. Sasaran ini merangkumi aktiviti/projek/kursus/latihan/pembelajaran sendiri yang dilaksanakan pada tahun yang dinilai tersebut. c. Kumpulan Sokongan II - BORANG USM (PRESTASI) 5/2004 Kumpulan Perkhidmatan ini hanya memfokuskan kepada 3 sasaran kerja seperti dibawah ini dan sekiranya ada atau terdapat Sasaran Penyelesaian Masalah/Inovatif dikalangan kumpulan in perlulah selaras dengan Job Description kumpulan tersebut. A. SASARAN UNIT/BAHAGIAN/JABATAN/PUSAT/PUSAT PENGAJIAN Sasaran ini bukanlah sasaran rutin sepertimana yang disenaraikan dibahagian Sasaran Rutin / Tugas Harian. Bahagian ini hendaklah menyenaraikan tugas-tugas, aktiviti atau projek yang selaras dengan misi atau hala tuju diperingkat Unit/Bahagian/Jabatan/Pusat/Pusat Pengajian. Setiap Unit/Bahagian/Jabatan/Pusat/Pusat Pengajian perlu ada hala tuju atau misi (blue-print) yang selaras dengan sasaran Universiti bagi tahun yang dinilai itu. Ketua Unit/Bahagian/Jabatan/Pusat/Pusat Pengajian hendaklah membuat/merangka blue-print diperingkat ini untuk dijadikan panduan penyediaan Sasaran Unit/Bahagian/Jabatan/Pusat/Pusat Pengajian oleh stafnya. B. SASARAN PENYELESAIAN MASALAH/INOVATIF Sasaran ini hanya perlu disenaraikan sekiranya mempunyai aktiviti/projek yang memfokuskan kepada penyelesaian masalah/inovatif yang akan atau dihadapi berdasarkan sasaran rutin. Aktiviti/projek yang menekankan kepada aspek penyelesaian masalah/inovatif boleh dilaksanakan secara individu ataupun berkumpulan. Tujuan sasaran ini adalah untuk mempertingkatkan lagi kualiti kerja dan melicinkan proses kerja yang sedia ada. 23

C. SASARAN RUTIN Bahagian ini perlu diisikan dengan menyenaraikan tugas-tugas rasmi yang boleh dinilai atau dicatatkan petunjuk prestasinya. Sasaran rutin merujuk kepada tugasan harian yang dilaksanakan atau dipertanggungjawabkan kepada Pegawai sepanjang tahun yang dinilai itu. Setiap tugas rasmi tersebut mestilah satu tugas yang boleh dibuat pengukuran sama ada dengan petunjuk prestasi kuantiti, kualiti, masa ataupun kos. D. SASARAN PERIBADI Sasaran ini merupakan sasaran individu yang dilaksanakan atas inisiatif diri sendiri bagi mempertingkatkan kemahiran dan prestasi kerja yang relevan dengan tugas rasmi sahaja. Sasaran ini merangkumi aktiviti/projek/kursus/latihan/pembelajaran sendiri yang dilaksanakan pada tahun yang dinilai tersebut. BAHAGIAN II KAJIAN SEMULA SASARAN KERJA TAHUNAN PERTENGAHAN TAHUN Bahagian II ini digunapakai seperti Borang SKT JPA dan sama untuk setiap Kumpulan Perkhidmatan. Setiap SKT hendaklah dikaji semula pada pertengahan tahun untuk mengetahui kemajuan pelaksanaannya. SKT yang didapati tidak boleh dilaksanakan atas sebab-sebab tertentu boleh diubahusai setelah perbincangan antara PYD dan PPP 3. SKT yang didapati tidak realistik hendaklah diubahsuai setelah perbincangan bersama dilakukan. 1. AKTIVITI/PROJEK YANG DITAMBAH Aktiviti/projek yang ditambah hendaklah dikenalpasti dan dicatatkan dalam Borang SKT beserta dengan petunjuk prestasinya. 2. AKTIVITI/PROJEK YANG DIGUGURKAN Aktiviti/Projek yang digugurkan hendaklah dicatatkan dalam Borang SKT di bahagian yang disediakan. 24

BAHAGIAN III LAPORAN DAN ULASAN KESELURUHAN PENCAPAIAN SEBENAR KERJA TAHUNAN PADA AKHIR TAHUN OLEH PYD DAN PPP PYD dikehendaki menyediakan laporan/ulasan mengenai pencapaian kerja dibandingkan dengan SKT yang ditetapkan. Sekiranya terdapat sasaran kerja yang tidak tercapai, PYD hendaklah menyatakan sebab-sebab ianya tidak dapat dicapai. PPP juga hendaklah membuat laporan/ulasan mengenai pencapaian kerja PYD berbanding dengan sasaran kerja tahunan yang telah ditetapkan. Nota: 1 Modul 3, Pengurusan Prestasi, m/s 27, Bengkel Sistem Penilaian Prestasi Dibawah SSB untuk Pegawai Utama Universiti Sains Malaysia, Performance Management, 8 9 April 1995 2 Modul 3, Pengurusan Prestasi, m/s 30, Bengkel Sistem Penilaian Prestasi Dibawah SSB untuk Pegawai Utama Universiti Sains Malaysia, Performance Management, 8 9 April 1995 3 Lampiran A3 : Panduan Penyediaan Sasaran Kerja Tahunan (SKT), m/s 7-8, Sistem Penilaian Prestasi Perkhidmatan Awam, Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia (JPA), 19 Ogos 2002 25

BAHAGIAN C KESIMPULAN A. CADANGAN Sasaran Kerja Tahunan (SKT) bergantung kepada setiap pegawai berdasarkan faktor-faktor:- i. Tempat bertugas ii. Bidang Tugas yang disandang iii. Fungsi Pusat Tanggungjawab (PTJ) iv. Rangka/Blue-print pihak pengurusan tertinggi SKT setiap Pegawai secara khususnya SKT PTJ mestilah berdasarkan/sehaluan dengan misi dan hala tuju Universiti bagi tahun yang dinilai itu. Setiap PTJ perlu membuat rangka/blue print masing-masing selaras dengan hala tuju Universiti untuk tahun berkenaan Ketua Jabatan PTJ perlu memastikan bahawa setiap SKT Pegawai di PTJ mengikut hala tuju PTJ masing-masing Setiap peringkat pengurusan tertinggi di PTJ (Dekan/ Timbalan/ Dekan/Pengarah/Penyelaras/Pegawai Tadbir) adalah perlu selaras dan sehaluan dengan hala tuju dan misi Universiti bagi tahun berkenaan B. PENUTUP Panduan SKT ini adalah sebagai garis panduan bagi staf Universiti Sains Malaysia dan juga sebagai sumber rujukan bagi tujuan proses penyediaan SKT. Penyediaan SKT yang teratur dan selaras serta seiringan dengan hasrat Universiti pada tahun berkenaan akan memudahkan dan membolehkan penilaian prestasi pegawai dapat dilaksanakan dengan objektif, adil dan telus serta dapat mempertingkatkan produktiviti Pegawai dan Universiti. 26

4.0 FORMAT BORANG SASARAN KERJA TAHUNAN (SKT) MENGIKUT KUMPULAN PERKHIDMATAN Kumpulan Perkhidmatan Rujukan Borang Warna Kertas P&P (PENTADBIRAN) BORANG USM (PRESTASI) PENTADBIRAN 3/2004 Ungu Sokongan I BORANG USM (PRESTASI) 4/2004 Biru Sokongan II BORANG USM (PRESTASI) 5/2004 Hijau 5.0 PENUTUP Tarikh kuatkuasa pemakaian borang baru ini pada tahun penilaian tahun 2004. 27