ANALISIS DAN PERANCANGAN BASIS DATA PENILAIAN KINERJA KARYAWAN MENGGUNAKAN METODE 360-DEGREE FEEDBACK BERBASIS WEB DI PT. IFS SOLUTIONS INDONESIA Andika Gilang Nugraha Binus University, Jakarta, Indonesia Alwin Ghifari Binus University, Jakarta, Indonesia Axel Didha Dewangga Binus University, Jakarta, Indonesia Choirul Huda, S.Kom., MM. Binus University, Jakarta, Indonesia ABSTRAK Tujuan penelitian ini adalah merancang dan menganalisa sistem basis data penilaian kinerja karyawan yang sesuai dengan kebutuhan PT. IFS Solution Indonesia, serta membuat program aplikasi berdasarkan rancangan basis data. Sistem ini menciptakan dan menyediakan informasi yang cepat dan akurat dimana data-datanya terintegrasi dengan baik, sehingga dapat membantu pihak perusahaan untuk melakukan analisa dan sebagai bahan pertimbangan bagi pengambilan keputusan. Metodologi penelitian yang digunakan yaitu dengan studi kepustakaan yang dilakukan di perpustakan Binus University dan media elektronik, metodologi analisis dengan melakukan wawancara langsung dengan pihak HRD perusahaan untuk mendapatkan informasi seputar sistem yang berjalan dan untuk keperluan sistem yang akan dirancang, kemudian perancangan basis data secara konseptual, logikal dan fisikal. Hasil yang dicapai adalah terbentuknya suatu sistem basis data dan aplikasi berbasis web yang dapat membantu pengambilan keputusan untuk karyawan karena data tersimpan dengan teratur dan lebih akurat sehingga bisa dengan mudah didapatkan ketika dibutuhkan. Simpulan dari penelitian ini adalah dengan adanya perancangan basis data beserta dengan aplikasi yang berhubungan, berintegrasi dengan baik akan dapat mempermudah perusahaan dalam mengelola dan membuat keputusan serta menghasilkan hasil kerja yang lebih baik. Kata Kunci : Basis Data, Penilaian kinerja karyawan, PT.IFS Solution Indonesia
LATAR BELAKANG Di era globalisasi saat ini, perkembangan teknologi informasi semakin maju menjadi faktor penting yang dapat dikatakan sangat berpengaruh bagi kehidupan manusia. Begitu banyak hal yang bisa dilakukan berdasarkan bantuan dari teknologi informasi, begitupun dengan adanya penggunaan aplikasi database. Dengan menggunakan aplikasi database, segala proses yang rumit dan berskala besar dapat dipermudah dan dipercepat, pencarian data-data, serta mencari hal-hal yang detail akan membuat keputusan-keputusan pun dapat dengan lebih mudah dibuat. PT. IFS Solutions Indonesia merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan Enterprise Resource Planning atau biasa dikenal juga dengan ERP. Perusahaan ini menjual ERP sebagai bentuk modul-modul yang ada, dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan ataupun mengambil semua paket yang ada. Untuk meningkatkan kualitas bagi perusahaan, PT. IFS Solutions Indonesia perlu melakukan suatu penilaian mengenai kinerja karyawannya sebagai bahan pertimbangan bagi para direktur dan manager dalam pengambilan keputusan. Metode 360-degree feedback digunakan untuk meningkatkan kinerja karyawan dengan memberikan feedback berupa kekuatan dan kelemahan karyawan. Disebut umpan balik karena penilaian kinerja dilakukan dari dua atau lebih sumber. Hal tersebut dilihat sebagai kesempatan untuk memberikan kontribusi terhadap PT. IFS Solutions Indonesia untuk mempermudah para manager beserta para petingginya untuk membuat keputusan terhadap kinerja karyawan yang bekerja di PT. IFS Solutions Indonesia. TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN Untuk menganalisa dan merancang sistem basis data penilaian kinerja karyawan berbasis web yang meliputi direktur, manager, dan staff dengan menggunakan metode 360- degree feddback serta memperbaiki penilaian kinerja karyawan yang sebelumnya menggunakan sistem self appraisal yang ada pada PT. IFS Solutions Indonesia. Sedangkan manfaat penulisan skripsi ini adalah membantu proses penilaian kinerja dan pengkajian informasi sesuai dengan metode 360-degree feddback, mempermudah direktur dan manager dalam pengontrolan kinerja karyawan, melihat hasil kinerja karyawan secara keseluruhan dan membuat keputusan terhadap karyawan di tahun-tahun berikutnya. METODOLOGI PENELITIAN Metode dalam penulisan skripsi ini meliputi studi kepustakaan, untuk mendapatkan bahan bahan yang terkait sebagai landasan dalam penulisan skripsi ini, dilakukan dengan membaca buku-buku yang terkait dan menarik kesimpulan dari hasil bahan bahan yang dibaca, kemudian tahapan analisis yaitu dengan melakukan wawancara dengan pihak Direktur, Manager dan juga HRD dari PT.IFS Solution Indonesia, juga tahapan perancangan basis data yang meliputi perancangan basis data konseptual, logikal hingga fisikal, dan yang terakhir adalah perancangan aplikasi, yaitu perancangan Structure Chart, perancangan State Transaction Diagram dan perancangan layar pengguna.
LANDASAN TEORI Definisi dari Basis data adalah suatu koleksi data yang secara logika berhubungan satu sama lain, dan uraian dari data tersebut dirancang untuk memenuhi kebutuhan infomasi dari sebuah organisasi, kemudian, untuk mengontrol database digunakan Database Management System yang merupakan suatu sistem perangkat lunak yang memungkinkan bagi user untuk dapat mendefinisikan, memelihara, menciptakan dan mengontrol akses ke dalam database (Conolly dan Begg, 2010, p65-66). Web database merupakan aplikasi penggunaan web sebagai platform yang menghubungkan pengguna dengan antarmuka satu atau lebih basis data (Connolly dan Begg, 2010). Sedangkan PHP adalah bahasa script open source HTML embedded yang mendukung banyak web server dengan tujuan memampukan webdeveloper untuk mampu menulis banyak halaman dinamis secara cepat (Connolly dan Begg, 2010, p1043). Berdasarkan metode 360-degree feedback (Richard Lepsinger dan Anntoinette D. Lucia, 1997) 360 degree feedback merupakan sebuah metode yang digunakan untuk proses mengumpulkan data yang akan dinilai dari beberapa persepsi seputar perilaku seseorang dan dampak dari perilaku tersebut. Metode 360 degree feedback ini akan mengumpulkan data berdasarkan persepsi yang diambil dari atasan, atasan dari atasan, laporan langsung, kolega, anggota kelompok proyek, pelanggan internal dan external, serta supplier, Yang membedakan 360 degree feedback dari metode lainnya adalah metode ini menggunakan umpan balik sebagai penilaian utamanya, disebut umpan balik karena penilaian kinerja dilakukan dari dua atau lebih sumber. PERMASALAHAN PENELITIAN Beberapa masalah yang dihadapi oleh PT. IFS Solutions Indonesia yaitu: 1. Proses penilaian kinerja karyawan yang kurang akurat Dikarenakan sistem yang berjalan saat ini masih berbentuk manual maka banyak perhitungan yang dilakukan secara manual, sebagai contoh : terdapat kesalahan manusia (human error) dalam perhitungan hasil rata-rata. 2. Keamanan data yang kurang terjamin Data yang disimpan berbentuk lembaran-lembaran kertas yang kemungkinan besar dapat dilihat oleh orang yang tidak berwewenang dalam hal tersebut. 3. Kemungkinan data hilang Data yang ada ditulis dalam arsip tidak memiliki cadangan, sehingga jika terjadi hal yang tidak diinginkan seperti bencana alam, kebakaran ataupun pencurian maka data yang ada pada perusahaan tidak dapat ditelusuri atau ditinjau kembali. 4. Proses yang kurang efisien dan efektif Proses manual yang berjalan saat ini menyebabkan pihak HRD tidak efisien waktu karena harus mengirimkan Performance Appraisal kepada seluruh karyawan melalui email dan mengakibatkan banyaknya keterlambatan hasil akhir dari penilaian kinerja karyawan. 5. Kebutuhan - kebutuhan Direktur : 1. Kebutuhan informasi tentang data karyawan dan detail hasil penilaian kinerja karyawan per divisi. 2. Kebutuhan transaksi menilai bawahan.
3. Kebutuhan sistem keamaan tentang kerahasiaan data hasil penilaian kinerja bawahan. Manager : 1. Kebutuhan informasi tentang hasil penilaian karyawan bawahannya. 2. Kebutuhan transaksi menilai bawahan dan atasan. 3. Kebutuhan sistem keamanan tentang kerahasiaan data hasil penilaian hasil penilaian kinerja bawahan divisinya. HRD : 1. Kebutuhan informasi tentang seluruh detail data karyawan, detail hasil penilaian kinerja karyawan. 2. Kebutuhan transaksi menilai bawahan, dan atasan. Insert, update, delete data. 3. Kebutuhan sistem keamanan tentang kerahasiaan detail data karyawan, detail hasil penilaian kinerja seluruh karyawan. Officer : 1. Kebutuhan infornasi tentang data karyawan divisinya, kolega beda divisi yang berkaitan, dan hasil penilaian diri sendiri. 2. Kebutuhan transaksi menilai diri sendiri, atasan dan kolega. 3. Kebutuhan sistem keamanan tentang kerahasiaan hasil penilaian diri sendiri. HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN Berdasarkan hasil analisis serta penelitian dari masalah dan kebutuhan didapatkan solusi untuk menggunakan metode baru yang bernama metode 360-degree feedback, yaitu metode untuk memberikan penilaian kinerja karyawan yang berbasis kepada sistem multisource feedback. Metode tersebut akan diterapkan secara digital dan berbasis web melalui jaringan intranet di dalam kantor PT.IFS Solution Indonesia dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP. Tata laksana sistem yang sedang berjalan
HRD mengirimkan formulir Performance Appraisal melalui email kepada seluruh karyawan, yang dimaksud karyawan disini adalah bawahan dari para manager, kemudian karyawan mengisi formulir Performance Appraisal, setelah diisi formulir tersebut dikumpulkan kepada atasannya masing-masing, lalu atasan (Manager) mereview hasil Performance Appraisal dengan memanggil subordinate untuk berdiskusi dan setelah selesai Manager tersebut memberikan hasil diskusi kepada Kepala Divisi untuk menentukan nilai
akhir dan pada akhirnya kepala divisi memberikan hasil akhir Performance Appraisal kepada HRD untuk di rekap. ERD konseptual Berdasarkan kebutuhan-kebutuhan dan masalah yang dijelaskan sebelumnya maka dihasilkan sebuah ERD konseptual yang berisikan 7 entitas, yang kemudian akan diterapkan langkah-langkah menuju tahapan logikal, yaitu mengidentifikasi tipe entitas, tipe relasi, hubungan atribut setiap entitas, menentukan atribut domain, atribut candidate key dan primary key, mempertimbangkan penggunaan dari perbaikan konsep model, mengecek redudansi, memvalidasi model data terhadap transaksi dan yang terakhir adalah meninjau ulang model data konseptual dengan user.
Gambar ERD Global Di tahap akhir perancangan basis data ini dihasilkan ERD Global yang akan digunakan sebagai rangka database untuk keperluan pembuatan aplikasi.
IMPLEMENTASI Pada tahap ini dilakukan rencana implementasi yang terkait pada aplikasi basis data yang diusulkan, serta dilakukan evaluasi terhadap beberapa aspek terkait integrity dan security pada basis data. Untuk membantu pengguna dalam pemakaian basis data diberikan panduan pengoperasiannya. Jadwal dari rencana implementasi adalah Tabel Jadwal Rencana Implementasi Minggu Aktivitas 1 2 3 4 5 Instalasi Perangkat Keras Instalasi Aplikasi Pendukung dan DBMS Instalasi Program Aplikasi Basis Data Panduan Pengoperasian Basis Data Pelatihan Pengoperasian Basis Data Pengujian Sistem dan Revisi Spesifikasi Sistem meliputi spesifikasi komputer dan spesifikasi perangkat keras yang direkomendasikan untuk aplikasi web ini meliputi spesifikasi komputer sebagai berikut: Harddisk dengan kapasitas 40 GB RAM dengan ukuran 512 MB Processor Pentium IV 2.4 GHz Koneksi dengan intranet Monitor dengan resolusi 1024x768 pixel Pointing device Typing Keyboard Spesifikasi perangkat lunak minimum yang direkomendasikan untuk aplikasi web ini adalah sebagai berikut: Operating system berbasis Microsoft Windows XP/Vista/7 XAMPP 1.8.1 yang sudah meliputi MySQL 5.5.27 PHP 5.4.7 PhpMyAdmin 3.5.2.2 Internet Browser Mozilla Firefox Spesifikasi personil yang terkait yaitu Database Administrator, personil yang bertanggung jawab terhadap database, diberikan kepada Admin HRD yang bertanggung
jawab. Tim Pendukung, yaitu tim yang bertanggung jawab atas maintenance aplikasi, diberikan kepada tim IT yang ditunjuk. Selain pembatasan hak akses terhadap data sebagaimana telah dirancang sebelumnya, untuk dapat lebih meningkatkan keamanan terhadap pemakaian aplikasi basis data juga diperlukan pembatasan hak akses pada level aplikasi. Untuk pembatasan hak akses melalui aplikasi, digunakan mekanisme pembeda user melalui identifikasi siapa yang mengakses aplikasi melalui identifikasi jabatan, divisi dan NIK karyawan, kemudian dilakukan juga pembatasan akses aplikasi yang hanya dapat dilakukan di periode yang telah ditentukan, yaitu bulan November sampai dengan akhir Desember. TAMPILAN STRUCTURE CHART Tabel Structure Chart
TAMPILAN HASIL APLIKASI Tampilan layar login Tampilan layar home
Tampilan layar Assess
Tampilan layar questionnaire
Tampilan layar self result
Tampilan layar detail result employee EVALUASI Evaluasi yang dilakukan meliputi 5 kriteria yang telah diuji-coba, yaitu Domain Integrity, Entity Integrity, References Integrity, Enterprise Constraint dan Security. Hasil dari evaluasi Domain Integrity menunjukan bahwa semua tabel yang telah dilakukan uji coba, semua tabel telah dapat dilakukan dengan tepat karena setiap atributnya harus diisi dengan batasan yang telah ditentukan sebelumnya.
Hasil dari evaluasi Entity Integrity menunjukan bahwa semua primary key pada setiap tabel tidak diperbolehkan untuk diisi dengan NULL. Hasil dari evaluasi References Integrity menunjukkan bahwa setiap data telah terhubung dan terasosiasi dengan baik sesuai dengan referensinya masing-masing. Tidak ditemukan adanya kesalahan pemrograman yang menyebabkan adanya Broken Link. Hasil dari evaluasi Enterprise Constraint menghasilkan kesimpulan bahwa program telah berjalan sesuai dengan batasan-batasan yang telah diberikan oleh perusahaan, dalam kasus ini, perusahaan membatasi bahwa perubahan program, baik Insert, Update dan Delete hanya diberlakukan dari tanggal 1 November sampai dengan tanggal 31 Desember. Hasil dari evaluasi Security menunjukan bahwa entitas dalam aplikasi yang telah dilakukan uji coba menghasilkan kesimpulan bahwa aplikasi telah dapat berjalan sesuai dengan mekanisme yang ditentukan. Yaitu dengan membagi hak akses program sesuai tingkatan user, yaitu Officer, Manager, Direktur dan Admin HRD. Tabel Evaluasi Entity Primary Key Foreign Key Constraint Karyawan Jabatan Divisi Kategori_Penilaian Sub_Kategori_Penilaian Nilai_Penilaian Periode_Penilaian KESIMPULAN Berdasarkan analisis dan perancangan basis data yang telah dilakukan pada PT. IFS Solution Indonesia, maka dapat disimpulkan bahwa sistem ini akan bekerja dengan merombak sistem penilaian kinerja karyawan sebelumnya yang hanya berbasis kepada self appraisal yang dinilai kurang akurat, aplikasi ini bersifat user friendly, memudahkan user untuk dapat mengisi laporan kinerja karyawan, dengan adanya aplikasi penilaian karyawan dengan metode 360 degree berbasis web ini, pihak perusahaan mendapatkan kemudahan dalam mengambil sikap dan keputusan atas karyawan PT.IFS Solution Indonesia kedepannya dan sistem ini memberikan perubahan besar, khususnya di bagian efisiensi waktu, dikarenakan dalam sistem sebelumnya, adanya keterlambatan antara staff dan manager dan juga meeting untuk membahas self appraisal akan terhapuskan, human error yang sering terjadi dalam melakukan penyimpanan data SARAN Pihak perusahaan perlu mengadakan orientasi pengenalan untuk meningkatkan kesiapan para staff dalam menjalankan sistem baru ini, baik dalam pengoperasian, pemeliharaan sistem dan juga mengoptimalisasi sistem penilaian karyawan ini Pihak perusahaan perlu mengadakan pengawasan terhadap sistem yang diusulkan, sehingga apabila terjadi kekurangan ataupun permasalahan dalam sistem yang diusulkan ini dapat diketahui dengan cepat dan dapat diperbaiki segera
Back up data setelah sesi penilaian kinerja karyawan perlu dilakukan agar mengurangi resiko kehilangan ataupun kerusakan data dan perusahaan perlu mengganti pertanyaan ataupun merubah kategori jika dirasa pertanyaan yang dituju terlalu general dan kurang akurat DAFTAR PUSTAKA Connoly, T. dan Begg, C. (2010). Database System : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management.(5 th Edition). New York: Addison-Wesley. Eaglestone, B. dan Ridley, M. (2001). Web Database System. United Kingdom. McGraw- Hill. Kasiman Peranginangin. (2006). Aplikasi Web dengan PHP dan MySQL. Yogyakarta. Andi. Lepsinger R. dan Lucia A. D. (1997). The Art and Science of 360 degree Feedback. New York. John Willey and Sons Nugroho, A. (2011). Perancangan dan Implementasi Basis Data. Yogyakarta. Andi Shneiderman, Ben. (2010). Designing the user Interface : Strategies for Effective Human- Computer Interaction. (3 rd Edition). Massachusetts. Addison-Wesley, Turban, E., Rainer, R.K.Jr., dan Potter, R.E. (2003). Introduction To Information Technology. (2 nd Edition). New York. John Wiley & Sons, Inc., Yakub. (2008). Sistem Basis Data. Yogyakarta. Graha Ilmu. RIWAYAT PENULIS Nama : Andika Gilang Nugraha Tempat / Tanggal Lahir : Jakarta, 24 Mei 1991 Pendidikan : S1 Teknik Informatika, Binus University Nama : Alwin Ghifari Tempat / Tanggal Lahir : Jakarta, 1 September 1991 Pendidikan : S1 Teknik Informatika, Binus University Nama : Axel Didha Dewangga Tempat / Tanggal Lahir : Jakarta, 11 Oktober 1991 Pendidikan : S1 Teknik Informatika, Binus University