PRAKTIK BAIK SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL DI PERGURUAN TINGGI Manfaat yang diperolah Setelah Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi Sistem Penjaminan Mutu Internal sebagai Enabler Tercapainya Kampus Unggul di STIE Perbanas Surabayaq Gunasti Hudiwinarsih * *STIE Perbanas Surabaya, Kepala Pusat Penjaminan Muu Abstract Sistem Penjaminan Mutu Internal Sebagai Enabler Tercapainya Kampus Unggul di STIE Perbanas Surabaya Gunasti Hudiwinarsih, Kepala Pusat penjaminan Mutu, STIE Perbanas Surabaya, Hp. 08123212040, email: astit@perbanas.ac.id Pendahuluan Perguruan tinggi sebagai penyelenggara pendidikan tinggi, mempunyai peran penting dalam mempersiapkan insan profesional menghadapi era persaingan global. Untuk itu sangat dituntut perguruan tinggi memiliki mutu yang baik dalam tatakelola Tridharma dan sarana prasarana pendukungnya. Salah satu tolok ukur utama bahwa perguruan tinggi bermutu memiliki tata kelola yang baik, dilihat dari perolehan peringkat akreditasinya. Terakreditasi A (Sangat baik) bermakna bahwa perguruan tinggi tersebut memiliki mutu yang mencapai standar akreditasi tertinggi sesuai ketentuan Pemerintah melalui BAN-PT STIE Perbanas Surabaya sebagai salah satu perguruan tinggi swasta di Surabaya di bawah Yayasan Pendidikan Perbanas Jawa Timur (Perhimpunan Bank-Bank Umum Nasional) Jawa Timur memiliki komitmen kuat dalam mewujudkan tata kelola yang baik (Good University Governance) dengan meningkatkan secara berkelanjutan terhadap sistem penjaminan mutu internal. Hal ini tertuang dalam rencana startegis STIE Perbanas Surabaya melalui peningkatan capaian akreditasi. Sehingga menjadi target seluruh sivitas akademika STIE Perbanas Surabaya melalui kontribusi kinerja di aktivitasnya masing-masing. Optimalisasi Institusi beserta segenap unsurnya terhadap upaya peningkatan akreditasi tersebut sangat terkait dengan manfaat dan peran dari implementasi sistem penjaminan mutu internal yang terus dikembangkan sejak dirintis mulai tahun 2006. Keberadaan Pusat Penjaminan Mutu Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) sudah dirintis sejak tahun 2006, melalui pembentukan Tim ISO (SK. No. 1257/Kp.20200/06/05) yang tujuannya mempersiapkan pengembangan sistem manajemen mutu guna mendapatkan sertifikat ISO 9001: 2000. Selanjutnya dikembangkan menjadi
Unit Penjaminan Mutu Pendidikan (SK. No. 0420/Kp.20000/04/06.), yang bertanggung jawab terhadap penjaminan mutu manajemen, penjaminan mutu akademik dan pengendalian dokumen, di tingkat institusi maupun di tingkat prodi. Sejak tahun 2014 Unit Penjaminan Mutu Pendidikan ditingkatkan kapasitasnya menjadi Pusat Penjaminan Mutu (PPM) melalui SK.No. 1648/Kp.20000/12/2014, yang dipimpin oleh Kepala PPM, dibantu oleh Wakil Kepala dan staf Pengendali Dokumen. PPM ini melakukan fungsi mengelola dan menjamin penerapan sistem penjaminan mutu manajemen dan mutu akademik STIE Perbanas Surabaya. Ketentuan pokok terkait PPM diatur dalam Statuta Pasal 44. Tugas pokoknya adalah:1) Memastikan sistem manajemen mutu ditetapkan, diterapkan dan dipelihara; 2) Mengevaluasi kinerja proses dan memonitor tindak lanjut perbaikan mutu; 3) Melaporkan kepada pimpinan atas sistem manajemen mutu serta kebutuhan peningkatan; 4) Memastikan promosi kesadaran tentang persyaratan pelanggan; 5) Melakukan komunikasi dengan pihak internal dan pihak ekternal; 6) Penghubung dengan pihak luar untuk masalah sistem manajemen mutu. Adanya Pusat Penjaminan Mutu ini menunjukkan komitmen manajemen terhadap pentingnya mutu pendidikan secara berkelanjutan (continuous improvement) dalam pendidikan serta komitmen terhadap keputusan Menteri Pendidikan terkait dengan keharusan adanya unit penjaminan mutu pendidikan. Peran Penting Pusat Penjaminan Mutu dalam Pencapaian Rencana Strategis Tujuan penerapan sistem manajemen mutu adalah memastikan budaya mutu, kebijakan mutu, standar mutu, dan sasaran mutu sehingga mencapai visi misi STIE Perbanas Surabaya serta memenuhi kebutuhan stakeholders melalui penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi. Ruang lingkup sistem manajemen mutu STIE Perbanas Surabaya mengacu pada Standar Nasional Pendidikan Tinggi, dan BAN PT serta didukung sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 berbasis IWA 2:2007. Gambar 1 berikut memperlihatkan tahapan pencapaian sasaran jangka panjang STIE Perbanas Surabaya dan peran penting dari Penjaminan Mutu Internal dalam pencapaian sasaran tersebut. Pusat Penjaminan Mutu terlibat mulai dari perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi, hingga tindak lanjut dan perbaikan atas ketidaksesuaian pada semua aktivitas di STIE Perbanas Surabaya. Gambar 1. Rencana Pengembangan STIE Perbanas Surabaya dan Peran Penjaminan Mutu Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Ruang lingkup sistem manajemen mutu STIE Perbanas Surabaya mengacu pada Standar Nasional Pendidikan Tinggi, dan BAN PT serta didukung sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 berbasis IWA 2:2007. Sistem penjaminan mutu STIE Perbanas Surabaya mengikuti siklus yang diawali dengan penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian dan peningkatan standar mutu. Dalam penetapan standar selalu memperhatikan capaian standar, rencana strategi sebelumnya serta ketentuan terbaru dari Pendidikan Tinggi (Dikti). Penyusunan standar dilakukan oleh Pimpinan bersama program studi, Pusat Penjaminan Mutu, dan Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat. Selanjutnya disahkan oleh Ketua STIE Perbanas Surabaya, setelah mendapatkan pertimbangan dari Senat dan disosialisasikan melalui web ppm@perbanas.ac.id. Standar yang disusun saat ini terdapat 29 standar (24 standar sesuai dengan permenristekdikti terbaru ditambah 5 standar dari Institusi). Disamping itu program studi juga memiliki standar mengacu pada standar BAN PT. Adanya standar tersebut menjadi acuan aktivitas unit kerja yang dituangkan dalam perencanaannya pada sasaran mutu, program kerja, dan rencana kerja anggaran tahunan (RKAT). Dalam pelaksanaan atas RKAT dan upaya capaian sasaran mutunya, yang merepresentasikan implementasi standar mutu, seluruh unit kerja menjalankan program kerjanya sesuai prosedur kerja (SOP/QP) maupun instruksi kerja dari masing-masing unit kerja yang terkait. Hal ini menunjukkan bahwa seluruh unit keja menjalankan standar tata pamong. Sebagai contoh dalam implementasi
standar mutu proses pengajaran, antara lain dilakukan aktivitas kuliah umum yang mengacu pada prosedur penyelenggaraan kuliah umum (QP-ACD-05). Dalam implementasi standar pendidik dan tenaga kependidikan, aktivitas pengembangan dosen seperti sertifikasi bagi dosen seperti sertifikasi audit internal, sertifikasi manajemen risiko, sertifikasi general banking yang mengacu pada prosedur pengembangan dosen (QP-HR-05). Dalam implementasi standar penelitian, terkait dengan aktivitas penelitian dosen, PPPM mengacu pada prosedur antara lain pengelolaan penelitian internal (QP-RCS-01) yang masuk dalam program kerja dan sasaran mutu PPPM. Hasil implementasi standar mutu yang terwujud dalam implementasi program kerja, dan sasaran mutu, masing-masing unit kerja pada setiap akhir semester harus melaporkan kinerjanya dalam laporan semester dan laporan tahunan pada akhir periode akademik (bulan September), yang memuat capaian sasaran mutu dan realisasi program kerjanya, evaluasi, rekomendasi serta sasaran mutu periode berikutnya. Pada aktivitas evaluasi dilaksanakan melalui rapat-rapat koordinasi, rapat evaluasi, maupun rapat pleno. Misal dalam evaluasi materi pembelajaran, setiap akhir semester, penanggungjawab mata kuliah melakukan evaluasi materi pembelajaran sesuai prosedur pemantauan (monitoring) materi pembelajaran (QP-MGT-02) dengan membandingkan kesesuaian materi yang tertuang dalam kontrak pembelajaran dengan berita acara proses pembelajaran. Demikian pula dengan evaluasi penilaian yang dilakukan oleh penanggungjawab mata kuliah terkait kesesuaian antara sistem penilaian di kontrak pembelajaran dengan realisasi penilaian pengajaran setiap selesai UTS dan UAS. Hasil dari evaluasi penilaian tersebut dilaporkan kepada ketua program studi, untuk kemudian ditindaklanjuti oleh program studi melalui rapat evaluasi semester di program studi. Aktivitas evaluasi dan monitoring lainnya yang dilakukan PPM adalah menyediakan layanan Customer Care sebagai media umpan balik yang disediakan untuk mahasiswa guna menyampaikan masukan/keluhan dan evaluasi tentang pelaksanaan pembelajaran, dan layanan lainnya. Disamping itu juga melakukan survey layanan mahasiswa, survey kepuasan atas pengelolaan pegawai. Hasil ini didokumentasikan dalam laporan kepuasan pelanggan yang juga disosialisasikan di web ppm.perbanas.ac.id. Keseluruhan hasil evaluasi dan analisis ini dituangkan dalam capaian sasaran mutu yang merepresentasikan evaluasi terhadap standar. Pada aktivitas pengendalian berikutnya dilakukan aktivitas audit baik audit internal maupun audit eksternal dengan memeriksa laporan semester maupun laporan tahunan yang berfungsi sebagai laporan evaluasi diri. Aktivitas ini dilakukan dua kali dalam setahun, yaitu setiap awal semester yang dilakukan oleh tim auditor internal yang ditunjuk berdasarkan SK Ketua yang berlaku untuk satu tahun. Selanjutnya ketua auditor internal yang sekaligus merupakan Kepala PPM melakukan perencanaan audit beserta tim, untuk kemudian pelaksanaan audit yang diawali dengan opening meeting, audit dokumen dan fisik, selanjutnya penyampaian hasil audit melalui aktivitas closing meeting. Berdasarkan Aktivitas audit internal ini hasil audit dirangkum dan dituangkan dalam laporan audit. Sampai dengan saat ini sudah berjalan 20 kali pelaksanaan audit internal dan audit eksternal selain dilakukan oleh BAN PT setiap 5 tahun sekali, juga dilakukan oleh Badan sertifikasi ISO dan Kopertis wilayah 7 Jawa Timur setiap tahun. Terakhir adalah aktivitas tindakan perbaikan/peningkatan. Berdasarkan hasil analisis dan evaluasi maka dilakukan berbagai tindakan perbaikan termasuk hasil dari audit internal. Sebagai contoh: 1) untuk mengatasi materi yang tidak seragam dalam kelas paralel, maka tindakan perbaikannya berupa penyusunan materi perkuliahan secara tim dan di upload di e-learning 2) untuk mengatasi keberagaman penilaian, maka disusun rubrik penilaian; 3) untuk mengatasi adanya penggunaan e- learning yang tidak sama, maka dibuat pedoman mekanisme penggunaan e-learning dan mensosialisasikan atas mekanisme tertulis penggunaan e-learning. Contoh tersebut merepresentasikan bahwa ketidaksesuaian dengan standar dilakukan evaluasi dan upaya tindakan perbaikan. Demikian pula dengan hasil temuan audit, juga ditindaklanjuti setelah disepakati bersama solusinya dalam rapat tinjauan manajemen. PPM terus memantau terhadap temuan audit secara berkelanjutan melalui sarana Corrective and Preventive Action Monitoring Log (Carparlog) atau kertas kerja audit dan Permintaan Tindakan Koreksi/korektif dan Pencegahan (PTKP). Sebagai contoh: Gambar 2 Carparlog yang berisi temuan dan rencana tindaklanjutnya, adalah:
Gambar 2. Contoh Carparlog Manfaat dan dampak Penerapan SPMI Pada 2008, dan tahun 2010 STIE Perbanas Surabaya mendapatkan penghargaan sebagai Perguruan Tinggi yang memiliki best practice (praktek baik) dalam mengimplementasikan sistem penjaminan mutu internal untuk Kelompok Sekolah Tinggi di tingkat Nasional. Hal ini berdampak STIE Perbanas Surabaya dirujuk sebagai tempat studi banding pusat penjaminan mutu dan technical assistant untuk pengembangan sistem penjaminan mutu di Perguruan Tinggi lain. Dalam waktu 3 tahun terakhir terdapat 18 Perguruan Tinggi yang berkunjung ke Pusat Penjaminan Mutu. Selain itu Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPPM) STIE Perbanas Surabaya mendapat peringkat madya berdasarkan kinerja penelitian serta mendapatkan insentif tata kelola jurnal ilmiah dalam pengelolaan jurnal ilmiah. Pada tahun 2015 berhasil diperolehnya Akreditasi A tahun 2015 4(empat) program studi, dari 6 program studi, yaitu program studi Sarjana Akuntansi, Sarjana Manajemen, Diploma 3 Akuntansi, dan Diploma 3 Keuangan Perbankan. Satu program studi meningkat menjadi terakreditasi B, yaitu program studi Magister Manajemen. Akreditasi Institusi terakreditasi B tahun 2014, saat ini sedang menunggu hasil dari pengajuan reakreditasi yang telah di site visit bulan Oktober 2016 untuk dapat terakreditasi A. Tahun 2017 menjadi target bagi program studi Magister Manajemen yang segera mengajukan reakreditasi untuk peningkatan dari akreditasi B menjadi peringkat akreditasi A, demikian pula dengan progam studi baru Sarjana Ekonomi Islam yang baru beroperasi dua tahun segera mengajukan akreditasinya pada akhir 2016 ini. Praktik tata kelola yang baik diakui pula oleh Koordinator Perguruan Tinggi Swasta (Kopertis Wilayah 7 Jawa Timur) yang secara rutin melakukan pemeringkatan kinerja Perguruan Tinggi memberikan penghargaan kepada STIE Perbanas Surabaya pada tahun 2008, 2009, 2010, 2012, 2013, 2014, dan 2015 sebagai kampus unggulan. STIE Perbanas Surabaya berhasil meraih predikat kampus Unggul (Terbaik) tahun 2011, 2013, 2014, dan 2015 di bidang Tata Kelola, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat dari Kopertis Wilayah 7 Jawa Timur, dan tahun 2016 mendapatkan penghargaan Kartika (karena berturut-turut dalam 3 tahun sebagai kampus unggul). Penghargaan ini merupakan bentuk pengakuan atas kualitas tata pamong STIE Perbanas Surabaya. Pengakuan dari pemerintah juga diberikan kepada Perpustakaan, yang pada tahun 2015, Perpustakaan STIE Perbanas Surabaya memperoleh akreditasi A dari Perpustaaan Nasional Republik Indonesia. Beberapa dosen yang berkompeten di bidang manajemen risiko sebagai komite manajemen risiko dan komite audit di bank-bank swasta nasional. STIE Perbanas Surabaya selalu dilibatkan dalam diskusi yang diselenggarakan oleh Perbanas. Bank Indonesia juga memberikan kepercayaan kepada STIE Perbanas Surabaya untuk melakukan survei ekspektasi konsumen sejak tahun 2013 dan survei pemantauan harga sejak tahun 2007 hingga sekarang. Pemerintah Provinsi Jawa Timur juga memberikan penghargaan atas peran serta STIE Perbanas Surabaya dalam memberikan pelatihan dan sertifikasi kompetensi di bidang perbankan berupa penghargaan sebagai Perguruan Tinggi Pelopor Sertifikasi dan Kompetensi. Selain itu Dinas Koperasi dan Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah Jawa Timur merekomendasi STIE Perbanas Surabaya sebagai penyelenggara Sertifikasi Manajemen Koperasi Jasa Keuangan di Jawa Timur. Di tingkat internasional Pimpinan STIE Perbanas Surabaya dipercaya menjadi Vice President South East Asia for Institutional Research (Pusat di Thailand) sejak tahun 2009-2013. Selain itu Pimpinan STIE Perbanas Surabaya juga menjadi Vice President of Asia International Multidisiplinary Research (Pusat di Philipina) sejak tahun 2011-2014. Sejak Agustus 2015, STIE Perbanas Surabaya telah menjadi anggota dari The Association of Advance Collegiate Schools of Business (AACSB). Akreditasi internasional sekolah bisnis dari AACSB ini menjadi sasaran berikutnya dalam peningkatan kualitas pendidikan di STIE Perbanas Surabaya. Penutup
Diraihnya peringkat akreditasi A untuk mayoritas program studi, juga penghargaan Kartika sebagai kampus unggul berturut-turut di tingkat Sekolah Tinggi oleh Kopertis Wilayah 7 Jawa Timur, Akreditasi A untuk perpustakaan, beserta beberapa penghargaan lainnya merupakan wujud dari manfaat optimalisasi seluruh sivitas STIE Perbanas Surabaya dalam mengimplementasikan sistem penjaminan mutu internal. Kunci keberhasilan ini dampak dari komitmen seluruh sivitas STIE Perbanas Surabaya sebagai upaya mewujudkan visi STIE Perbanas Surabaya melalui peningkatan penerapan sistem penjaminan mutu internal sesuai pernyataan mutu yang menjadi budaya mutu.