PROSEDUR PEMBELIAN BARANG DAN PERLAKUAN HUTANG PADA PT. ANDALAN SURYA KENCANA Nama : TIFANNY SYAM NPM : 21209388 Jurusan : AKUNTANSI Pembimbing : : RINA NOFIYANTI SE.MM
Latar Belakang Penulisan Perusahaan dagang adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan dan pembelian barang. Perusahaan membeli barang dari produsen untuk dijual kembali kepada konsumen dalam bentuk semula tanpa mengalami pengolahan. Perusahaan dagang dapat berupa toko, penyalur tunggal, agen penjualan, distributor dan sejenisnya. Transaksi pembelian dapat dilakukan secara tunai / dengan jatuh tempo. Sebelum transaksi antara pembeli dan penjual dilakukan, biasanya akan dibuat kesepakatan mengenai harga barang, term of payment / jatuh tempo pembayaran dan syarat lainnya yang tercantum dalam faktur pembelian. PT. Andalan Surya Kencana merupakan salah satu perusahaan yang bertindak sebagai Dealer Authorize Motor Yamaha yang melakukan kegiatan perusahaan dagang. Dalam menjalankan kegiatannya, pembelian barang yang tepat adalah salah satu faktor penting yang berpengaruh pada tingkat penjualan perusahaan. Adapun prosedur pembelian pada PT. Andalan Surya Kencana tercantum seperti bagan dibawah ini : Forecast Unit (permohonan unit dealer) Alokasi Unit Penerimaan Unit Pengecekan Unit Penginputan Unit Pada sistem Pencatatan Hutang
PEMBAHASAN 4.2 Analisa permasalahan yang timbul dari prosedur pembelian dan pencatatan hutang pada PT. Andalan Surya Kencana 4.2.1 Alokasi unit yang diterima tidak sesuai dengan forecast yang dibuat PT. Andalan Surya Kencana sebagai dealer Authorised motor Yamaha, maka hanya mempunyai satu supplier tunggal yaitu PT. Yamaha Indonesia Motor Manufacturing. Dan proses permohonan barangnya menggunakan forecast yang harus diajukan ke bagian gudang kantor pusat setiap akhir bulan. Kepala cabang akan menganalisa beberapa kondisi yang mempengaruhi penjualan bulan berikutnya sebelum pengajuan forecast. Faktor-faktor yang mempengaruhi pengajuan forecast antara lain : Stock akhir bulan sebelumnya. Dengan mempertimbangkan jumlah stock pada akhir bulan maka dapat diperkirakan berapa unit yang harus dimiliki sebagai stock persediaan. Daftar tunggu unit pelanggan. Daftar tunggu pesanan dapat dijadikan acuan permohonan permintaan unit karena unit yang telah menjadi pesanan adalah unit yang pasti terjual. Prediksi dealer untuk kondisi pasar bulan berikutnya. Ramalan yang tepat akan kondisi pasar sangat membantu peningkatan penjualan Tingkat penjualan bulan sebelumnya. Dari jumlah penjualan bulan sebelumnya juga dapat diramalkan jumlah penjualan bulan berikutnya. Pengajuan forecast yang tepat sangat membantu untuk meningkatkan penjualan dealer. Oleh sebab itu, dealer sangat mengharapkan agar permintaan unit melalui forecast ini dapat dipenuhi oleh PT. Yamaha, namun realisasi yang diberikan oleh PT. Yamaha masih terbilang jauh dari forecast yang diajukan. Hal ini sangat berpengaruh pada pencapaian target penjualan bulan berikutnya.
PEMBAHASAN 4.2.2 Pencatatan hutang setelah penerimaan barang Berdasarkan surat jalan copi dan laporan penerimaan motor dari admin sales, staff accounting akan melakukan pencatatan hutang kedalam sistem. Kendala yang ada antara lain : Pada surat jalan copi tidak terdapat harga pokok barang Tidak lengkapnya data yang dibutuhkan karena keterlambatan faktur pembelian dan faktur pajak dari PT. Yamaha Indonesia Motor Mfg Kendala tersebut menyebabkan hutang dicatat dalam satu account sementara dan baru akan diakui pada akhir bulan. Jurnal pada saat penerimaan unit : (D) Persediaan (K) Titipan Pada saat penerimaan faktur pembelian dijurnal dengan : (D) Titipan (K) Hutang (K) PPn 4.3 Pembahasan penulis untuk pemecahan masalah dari kasus yang timbul dari prosedur pembelian dan pencatatan hutang pada PT. Andalan Surya Kencana 4.3.1 Perbaikan prosedur pembelian Melihat kondisi prosedur pembelian yang dijalankan oleh PT. Andalan Surya Kencana terdapat beberapa kekurangan yang menyebabkan prosedur tidak efektif, seperti : Alokasi yang tidak pernah sesuai dengan forecast (pengajuan permohonan unit) membuat pengajuan forecast merupakan satu prosedur yang useless (tidak berguna) karena tidak memenuhi harapan dari dealer dan sebaiknya dihapuskan. Jadwal alokasi yang diberikan tidak tepat dengan waktu pengiriman, maka sebaiknya alokasi unit digantikan dengan penerbitan surat jalan dan faktur pembelian pada waktu pengiriman barang sehingga tidak terjadi beberapa kali prosedur yang berulang-ulang dan menghasilkan prosedur yang menghemat waktu dan lebih ringkas. Untuk lebih memahaminya maka penulis membuat diagram seperti dibawah ini :
PEMBAHASAN Gambar 4.3 Dokumen dan flow chart Prosedur pembelian revisi
KESIMPULAN Setelah penulis melakukan penelitian mengenai Prosedur Pembelian dan Perlakuan Hutang pada PT. Andalan Surya Kencana, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut : Prosedur pembelian yang diberlakukan PT. Andalan Surya Kencana saat ini banyak memiliki kekurangan, tidak efesien dan tidak efektif sehingga banyak proses yang tidak berguna dan membuang waktu. Pengiriman barang yang tidak disertai dengan faktur pembelian menyebabkan hutang tidak dapat diakui pada saat penerimaan unit dan harus dicatat pada akun cadangan. Hal ini selain berpengaruh pada keterlambatan pencatatan hutang juga akan menimbulkan keterlambatan penyajian laporan keuangan karena laporan pembelian yang belum dapat dibuat sampai diterimanya faktur pembelian dari PT. Yamaha Indonesia Motor.