56 BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN A. Sejarah Perusahaan Sesuai dengan tuntutan dan perkembangan usaha, disadari bahwa dapur membutuhkan penanganan khusus dan spesialisasi, maka pada tahun 1994 Ir. Satriadi Benggawan, MSC, mendirikan PT Panel Asri Perkasa di Jl. Arteri Pondok Indah No: 10-10 A, Jakarta Selatan 12240 yang bergerak di bidang dapur (kitchen). Bermula dari sebuah showroom di Jl. Arteri Pondok Indah, Jakarta Selatan, metric kitchen kini telah berkembang dengan 13 showroom yang berada di Jakarta, Bandung, Yogyakarta, Surabaya, Bali, Balikpapan, Makassar dan Medan. Komitmen akan mutu menjadi dasar yang utama sehingga PT Panel Asri Perkasa bisa bertahan menghadapi krisis moneter maupun persaingan bisnis. Bahkan kini terus berkembang pesat dengan semakin banyaknya produk yang dihasilkan dan semakin banyak pula cabang yang dibuka di berbagai kota. Pada tahun 2001 PT Panel Asri Perkasa melakukan restrukturisasi manajemen, merapikan sistem internal juga mengembangkan produk lemari (wardrobe). Segenap manajemen dan karyawan PT Panel Asri Perkasa berkomitmen menjadikan perusahaan terunggul dengan menghasilkan produk bermutu tinggi dengan pelayanan professional melalui penerapaan sistem
57 manajemen mutu sesuai dengan standart ISO 9001. Maka pada tahun 2002 PT Panel Asri Perkasa memperoleh sertifikasi ISO 9001. B. Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Pada PT. Panel Asri Perkasa Untuk mengetahui tentang sistem informasi akuntansi pembelian pada PT. PAP maka dibawah ini penerapan sistem informasi akuntansi tersebut dijabarkan sebagai berikut : a. Dokumen yang digunakan 1. Purchase request Purchase request adalah surat permintaan pembelian yang dikeluarkan oleh departemen terkait berisi tentang kode barang, nama barang, dan jumlah barang yang akan dipesan, keterangan dan pejabat yang mengotorisasi pembelian. ( Lihat Lampiran 1 ) 2. Quotation Price List Quotation Price List adalah dokumen penawaran harga dari pemasok barang. Dokumen ini biasanya di perbaharui sebulan sekali atau bila ada informasi perubahan harga barang dari pemasok. ( Lihat Lampiran 2 ) 3. Purchase Order Purchase Order adalah surat order pembelian yang ditujukan kepada pemasok. Dalam Purchase order tersebut dicantumkan nomor PO, Tanggal PO, kurs yang berlaku, nama dan alamat pemasok, nama dan kode barang, jumlah pesanan, satuan barang, harga per satuan barang, total harga, tanggal dan alamat pengiriman barang, dan informasi pejabat
58 yang mengotorisasi pembelian barang. Purchase order dibuat menjadi 4 rangkap dan didistribusikan kepada : ( Lihat Lampiran 3 ) a. Lembar ke-1 dan 2 : Untuk bagian finance bagian hutang b. Lembar ke-3 : Untuk arsip bagian pembelian c. Lembar ke-4 : Untuk bagian gudang 4. Laporan Penerimaan Barang Laporan penerimaan barang adalah laporan yang berisi data-data mengenai barang yang diterima pemasok, yang dicantumkan nomer dan tanggal penerimaan barang, kode dan nama jenis barang, jumlah barang yang diterima, nama pemasok, nomer surat jalan dari pemasok dan nomer PO. ( Lihat Lampiran 4 ) 5. Payable Aging Report Payable aging report adalah dokumen ini berisi tentang data-data utang perusahaan pada pihak pemasok yang mencantumkan nama pemasok, nomer dan tanggal invoice, tanggal jatuh tempo dan total utang. 6. Voucher Pembayaran Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran kepada pemasok yang harus dilampiri dengan invoice dari pemasok, PO, surat jalan, purchase invoice, dan informasi pejabat yang mengotorisasi pengeluaran kas. ( Lihat Lampiran 5 ) 7. Cek atau Bilyet Giro Bukti pembayaran utang dagang kepada pemasok setelah mendapatkan otorisasi dari finance and accounting director serta president director.
59 b. Prosedur Pembelian Adapun prosedur pembelian yang diterapkan pada PT. Panel Asri Perkasa 1. Prosedur pembelian pada PT PAP untuk bahan baku berkaitan dengan proses produksi dilakukan oleh departemen project planning inventory control ( PPIC ). Bagian ini membuat dan melakukan rencana produksi untuk semua proyek yang akan di produksi, selain itu juga melakukan kontrol terhadap persediaan yang telah mencapai reorder point dan data persediaan lainnya dari file persediaan yang kemudian dievalusi sesuai dengan kebutuhan produksi untuk mendapatkan jumlah bahan baku yang akan dibeli. Selanjutnya permintaan pembelian tersebut dicatat dalam purchase requset yang ditujukkan untuk departemen pembelian. 2. Purchase request kemudian dikirim ke bagian pembelian setelah disetujui oleh pejabat yang berwenang yaitu, kepala departemen PPIC, departemen gudang, dan kepala bagian pabrik. 3. Bagian pembelian mengevaluasi purchase request tersebut. Selanjutnya dilakukan seleksi pemasok dari file induk pemasok. Untuk barang yang sudah pernah di beli, bagian pembelian langsung menghubungi pemasok melalui telepon atau email untuk melakukan cek stok dan harga barang yang akan di order. 4. Setelah melakukan seleksi pemasok bagian pembelian membuat purchase order yang telah diotorisasi oleh pejabat berwenang. Setalah diotorisasi bagian pembelian melakukan order barang dengan cara di fax atau di email file purchase order kepada pemasok.
60 5. Karena barang yang dipesan adalah barang lokal, maka barang tersebut langsung dikirim ke pabrik. 6. Barang yang dipesan beserta surat jalan diterima oleh bagian gudang yang selanjutnya dicocokkan dengan PO yang di terima dari bagian pembelian. Setalah barang di terima bagian gudang membuat laporan penerimaan barang yang di terima per harinya kepada bagian pembelian, PPIC dan bagian keuangan. 7. Bagian gudang menginput laporan penerimaan barang yang sebelumnya dicocokkan dengan purchase order dari departemen pembelian. 8. Bagian keuangan yang menangani utang menerima dokumen berupa invoice asli, surat jalan asli, PO, dan laporan penerimaan barang dari bagian gudang. Kepada pemasok diberikan tanda terima faktur. 9. Bagian keuangan yang menangani utang memeriksa semua dokumen yang diterima dan menghitung ulang total invoice yang terhutang. Periksa ulang total invoice apakah sudah sesuai dengan PO yang di terbitkan oleh bagian pembelian dan sesuai dengan surat jalan yang diterima oleh bagian gudang. Apabila sudah sesuai semua kemudian diinput dan disimpan pada file transaksi utang dagang tetapi bila tidak sesuai maka bagian keuangan akan menghubungi pemasok untuk melakukan pengecekkan ulang untuk perbedaan tersebut sehingga invoice tersebut dapat segera di proses. Setalah di terbitkan payable aging report data-data utang dan waktu pembayaran kepada pemasok. Bila sudah jatuh tempo berdasarkan payable aging report tersebut maka
61 bagian keuangan mangajukan pembayaran ke manajer keuangan untuk dilakukan pembayaran. Bagian kasir membuat voucher pembayaran. Pembayaran dilakukan dengan cek atau giro yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Bila sudah melakukan pembayaran, bagian kasir keuangan melakukan pencatatan uang keluar sesuai nama pemasok dan voucher tersebut di cek oleh bagian accounting dan selanjutnya file diarsipkan. c. Pengendalian Yang Diterapkan 1. Pengendalian Umum ( General Controls ) a. Pengendalian organisasi, Organisasi menetapkan hubungan kerja antara karyawan dan unit organisasi. Struktur organisasi dirancang sedemikian rupa sehingga menghasilkan organisasi yang independen. Organisasi yang independen adalah struktur organisasi yang memisahkan wewenang dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga fungsi yang tidak kompatibel dipisahkan. Selain melalui pemisahan tugas, pengendalian juga dicapai dengan monitoring. Dalam PT. PAP adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab yang jelas antara bagian PPIC, bagian pembelian, bagian gudang, bagian utang. b. Pengendalian dokumentasi yaitu dengan penggunaan formulir bernomor urut tercerak pada Purchase Order. Dokumentasi yang baik berguna untuk efisiensi dalam perbaikan bagi sistem, untuk efisiensi
62 dalam pengembangan tambahan aplikasi baru, serta untuk pelatihan karyawan dalam mengenalkan sistem aplikasi. c. Pengendalian Aplikasi pengendalian aplikasi adalah pengendalian terkait dengan aplikasi (peranti lunak) tertentu. Pengendalian aplikasi ini meliputi pengendalian input, pengendalian proses dan pengendalian output. Kali ini, yang akan dibahas adalah pengendalian input. Macam macam pengendalian aplikasi adalah : 1. Otorisasi. Otorisasi membatasi orang yang dapat mengakses data atau mengakses aplikasi tertentu.otorisasi ini dapat diterapkan melalui penggunaan nama login dan pasword. 2. Pengecekan kelengkapan user dalam menginput data. Misalkan, untuk setiap supplier baru harus ada alamat dan nomor telpon. Oleh karena itu, jika pengguna tidak mengisi field alamat dan nomor telpon, maka penambahan user baru tersebut tidak dapat disimpan. 3. Pengecekan format. Memastikan bahwa pengguna menginputkan data sesuai dengan tipe data yang benar. Sebagai contoh, field nama tentunya tidak boleh memuat data selain alafabet dan field tanggal mestinya tidak akan menerima inputan selain tanggal. 4. Readback. Meminta konfirmasi dari pengguna untuk mengecek kembali data yang telah diinputkan. 5. Validity Cek. Cek yang berguna untuk memastikan bahwa user menginputkan data yang valid. Valid dalam artian, sesuai dengan
63 sumber data di master file. Perancang sistem dapat menggunakan listbox untuk memaksa user memilih dari alternatif yang tersedia. Mencocokan antara form purchase order dengan hasil input di layar dimana staff pembelian diberi kesempatan untuk membetulkan bila terdapat kesalahan pengecekan. 6. Menandai dokumen yang sudah diinput agar tidak terjadi penginputan ganda dari satu dokumen yang sama. 7. Approval (persetujuan). Transaksi dapat diproses lebih lanjut, setelah adanya approval dari pihak yang berwenang. Adanya verifikasi dokumen untuk menjamin kelengkapan dan kebenaran otorisasi pada saat membuat dokumen PO diperiksa kembali apakah jumlah barang yang dipesan sudah benar. Begitu pula pada saat bagian utang menyiapkan voucher pembayaran atas utang yang terjadi, terlebih dahulu bagian utang memeriksa kelengkapan dan kebenaran semua dokumen yang terkait dengan terliti. d. Evaluasi Terhadap Sistem Pelaporan Proses pembuatan laporan bersifat indivual dimana pelaporan dibuat oleh masing-masing bagian sesuai dengan uraian tugas masing-masing. Sistem pelaporan yang bersifat individual ini memiliki kelemahan yang signifikan bila dibandingkan dengan sistem pelaporan yang konsolidasi. Manajemen harus memperhatikan banyak laporan untuk menganalisis suatu proses atau mengevaluasi suatu aktivitas sementara biasanya banyak laporan untuk menganalisis suatu proses atau mengevaluasi suatu aktivitas
64 sementara biasanya mereka hanya memiliki waktu yang terbatas untuk mengelola informasi-informasi tersebut. Berdasarkan hal diatas, Penulis mengusulkan agar perusahaan membangun sistem pelaporan yang bersifat konsolidasi dimana manajeman memiliki laporan yang bersifat komprehensif dan laporan-laporan tersebut dapat langsung dibandingkan sehingga pengolahan infoemasi tidak membutuhkan waktu yang lama dan pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat. Selain itu dimana fase demi fase dapat terekam oleh sistem infomasi, mulai dari permintaan pembalian sampai dengan pelunasa utang dengan berbagai bentuk laporan yang sesuai dengan kebutuhan manajemen. Karena itu penulis mengusulkan beberapa laporan yang diperlukan untuk mengendalikan aktivitas pembelian, yaitu : 1. Laporan Monitoring Pembelian kesulitan untuk mengambil keputusan dengan cepat. Dengan adanya perubahan dan perbaikan dalam laporan monitorng pembelian akan mempermudah manajemen untuk mendapatkan informasi mengenai hal-hal diatas dan memberikan keputusan dengan cepat. 2. Laporan Monitoring Pembayaran Dengan laporan ini manajemen dapat mengetahui berapa pembayaran yang telah dilakukan pada saat tertentu,kepada siapa saja pembayaran dilakukan, dengan apakah pembayaran dilakukan, berapa pembayaran yang dilakukan dengan uang tunai, cek atau giro atau transfer bank. Informasi ini berguna untuk memantau saldo bank, mengendalikan
65 pengeluaran uang dan membandingkan antara arus kas masuk dengan arus kas keluar sehingga memudahkan pihak manajemen untuk memantau saldo keuangan perusahaan dan juga untuk menentukan keputusan apabila ada masalah keuangan di perusahaan. e. Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi Pembelian PT. Panel Asri Perkasa Berikut ini adalah bagan alir yang membentuk Sistem Informasi Akuntansi Pembelian pada PT. PAP : 1. Bagian PPIC Bagian PPIC membuat Purchase Order yang terdiri dari 4 rangkap yang telah di setujui oleh pejabat yang berwenang. Setelah disetujui Purchase order tersebut di tujukan ke bagian pembelian ( Purchasing ). 2. Bagian Pembelian Bagian pembelian menerima Purchase Order asli yang telah di setujui oleh pejabat terkait. Setelah di setujui oleh manajer pembelian maka staf pembelian mencari perbandingan harga dari berbagai pemasok, kemudian membuat PO yang untuk di setujui oleh pejabat terkait. Setelah di setujui PO tersebut di kirim kepemasok untuk proses pembelian barang. 3. Bagian Gudang Bagian gudang menerima barang dengan mengecek barang yang dikirim dari pemasok sesuai dengan PO yang diberikan dari bagian pembelian.
66 Setelah semua barang sesuai dengan pesanan barang tersebut di masukkan kedalam catatan stok barang gudang. 4. Bagian Keuangan Bagian keuangan menerima invoice dari pemasok yang telah melakukan pengiriman barang sesuai dengan PO yang dikirim oleh bagian pembelian. Setelah itu bagian keuangan melakukan pengecekkan data kelengkapan invoice yang terdiuri dari surat jalan, faktur pajak dan copy PO dari bagian pembelian. Setelah semuanya lengkap bagian keuangan melakukan proses pengecekan barang yang dikirim ke bagian gudang dan melakukan pengecekkan ulang nama barang sesuai dengan PO dari bagian pembelian. Setelah itu dibuatkan pengajuan pembayaran ke manajer dan direksi. 5. Bagian Akuntansi Bagian akuntansi melakukan pengecekan atas pengeluaran kas perusahaan untuk pembayaran utang ke pemasok guna melakukan pencatatan untuk laporan keuangan perusahaan.
67 PPIC PEMBELIAN KEUANGAN AKUNTANSI M ENGISI FPPB BAGIA N PEM BELIAN FPPB PO ( Y A N G TELA H DISETUJUI ) SJ/ TTB FPPB PO, SJ, TTB DIAJUKAN KE M A N A JER UNTUK DI SETU JU I CARI SU PPLIER PV FOTO COPY CEK /G IRO FPPB FPPB PO TELITI K EBEN A RAN DOKUM EN DIAJUKAN KE M A N A JER & D IREK SI UNTUK DI SETU JU I FPPB PO, SJ, TTB PERIK SA K EBEN A RAN DOKUM EN SUPPLIER PO (YANG TELAH DISETUJUI ) SJ / TTB CEK Q TY FPPB PO ( Y A N G TELA H DISETUJUI ) F PV DIAJUKAN KE M ANAGER, DIREKSI U N TU K D I TTD PV M F OSES F SELESA I BARANG D IK IRIM BAGIA N G U D A N G CEK / G IRO / KAS Keterangan : FPPB= Form Permohonan Pembelian Barang PO = Purchase Order = Payment Requirement MF = Master File SJ/TTB = Surat Jalan/Tanda Terima Barang Gambar 2.17 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian PT. Panel Asri Perkasa
68 C. Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Pada PT. Panel Asri Perkasa Untuk mengetahui tentang sistem informasi akuntansi pengeluaran kas pada PT. PAP maka dibawah ini penerapan sistem informasi akuntansi tersebut dijabarkan sebagai berikut : a. Dokumen yang di gunakan 1. Faktur Invoice Faktur invoice ini berupa invoice asli pembelian barang atau jasa dari supplier yang telah selesai di proses oleh bagian piutang yang dilengkapi oleh PO, surat jalan dan PI yang telah di otorisasi oleh pihak berwenang. ( Lihat Lampiran 6 ). 2. Anggaran Pembelian atau Surat Pemohonan Pembayaran Anggaran atau surat permohonan pembayaran ini berupa permintaan untuk pengeluaran kas yang telah dilengkapi dengan dokumen pendukung yang sah untuk diajukan kepada manager atau direksi. ( Lihat Lampiran 7 ). 3. Bukti kas keluar Bukti persetujuan permintaan pembayaran yang telah dilengkapi bukti pendukung yang sah yang berisikan tentang keterangan pembayaran yang dilakukan, tanggal pembayaran dan tanda tangan penerima pembayaran tersebut. Setelah itu dibuatkan cek atau giro yang diotorisasi oleh manager dan direksi yang kemudian dilakukan pembayaran. ( Lihat Lampiran 5 ).
69 b. Prosedur Pengeluaran Kas 1. Setiap Pengeluaran baik pengeluaran kas maupun pengeluaran bank harus di sertai dengan bukti pendukung yang sah ( faktur pembelian atau bill of invoice, kwitansi serta bukti lainnya ) yang kemudian dikirim ke bagian keuangan untuk di proses pembayarannya. 2. Bagian keuangan kemudian membuat permohonan pembayaran ( Payment Requirement ) yang disertakan dengan bukti pendukung yang sah dan telah di proses sesuai dengan prosedur yang berlaku untuk selanjutnya diajukan kepada manager atau direksi. 3. Apabila permohonan pembayaran telah di setujui, kemudian bagian keuangan membuat bukti pengeluaran ( Payment Voucher ) yang telah di lengkapi dengan bukti pendukung yang telah di proses dan di otorisasi oleh pejabat terkait. Setalah itu dibuatkan cek atau giro yang telah di otorisasi oleh pejabat terkait yang kemudian dibayarkan kepada supplier. 4. Setelah proses pembayaran di lakukan bagian keuangan mencatat pengeluaran tersebut ke buku bank atau buku kas, serta pengendalian cashflow. Setelah itu bukti pembayaran yang telah dilengkapi dengan bukti pendukung yang sah didistribusikan ke bagian akuntansi sebagai data untuk membuat laporan keuangan c. Sistem Pengendalian Pengeluaran Kas Sistem pengendalian di PT. PAP dengan pemisahan tugas antara bagian keuangan yang memproses dokumen pendukung untuk proses pembayaran
70 dengan bagian keuangan yang mengeluarkan atau melakukan proses pembayaran. Adanya beberapa proses otorisasi dokumen yang dilakukan oleh pejabat terkait dalam proses pengecekan dokumen pendukung sebelum dilakukannya proses pembayaran. Apabila ada dokumen yang tidak sesuai harus di lakukan pengecekan kembali sampai data yang tidak sesuai bisa untuk di proses. Setelah proses pembayaran dilakukan bukti pembayaran tersebut di cek kembali oleh bagian akuntansi guna sebagain data acuan membuat laporan keuangan perusahaan yang akan dilaporkan setiap bulan ke direksi. d. Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas PT. Panel Asri Perkasa Berikut ini adalah bagan alir yang membentuk Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas pada PT. Panel Asri Perkasa : 1. Pemasok Memberikan faktur pembelian yang dilengkapi dengan surat jalan, faktur pajak, copy PO yang diterima. Setelah lengkap semua dokumen itu di tukarkan kebagian kasir. Setelah di tukarkan pemasok mendapatkan bukti tanda terima faktur dari bagian kasir yang bernomor urut dan berangkap. 2. Bagian Keuangan Bagian keuangan menerima invoice dari pemasok yang telah melakukan pengiriman barang sesuai dengan PO yang dikirim oleh bagian
71 pembelian. Setelah itu bagian keuangan melakukan pengecekkan data kelengkapan invoice yang terdiuri dari surat jalan, faktur pajak dan copy PO dari bagian pembelian. Setelah semuanya lengkap bagian keuangan melakukan proses pengecekan barang yang dikirim ke bagian gudang dan melakukan pengecekkan ulang nama barang sesuai dengan PO dari bagian pembelian. Setelah itu dibuatkan pengajuan pembayaran ke manajer dan direksi. 3. Bagian Akuntansi Bagian akuntansi melakukan pengecekan atas pengeluaran kas perusahaan untuk pembayaran utang ke pemasok guna melakukan pencatatan untuk laporan keuangan perusahaan.
72 PEMASOK PEMBELIAN KEUANGAN AKUNTANSI SUPPLIER FPB/BI, PO FPB, BI, PO FPB, BI, PO FP FP FP KWT KWT KWT FPB FB FOTO COPY CEK / GIRO / KAS KWT F TELITI KEBENARAN DOKUMEN PERIKSA SELURUH DOKUMEN Keterangan : BI FP = Bill Of Payment = Faktur Pajak FPB, BI, PO FP INPUT DATA KWT = Kwitansi = Payment Requirement KWT OSES PV PO MF = Payment Voucher = Purchase Order = Master File DIAJUKAN KE MANAGER, DIREKSI UNTUK DI SETUJUI CEK / GIRO MI F SELESAI CEK / GIRO / KAS Gambar 2.18 Sistem Informasi Akuntansi pengeluaran Kas Pada PT. Panel Asri Perkasa
73 D. Pengendalian Internal Dalam Perusahaan 1. Penerapan Pengendalian Internal Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Pada PT. Panel Asri Perkasa a. Otorisasi yang tepat atas aktifitas dan transaksi PT. PAP menggunakan sistem otorisasi yang sesuai disetiap transaksi yang dilakukan, mulai dari permintaan pembelian, menentukan supplier, lead time pengiriman sampai dengan lead time pembayaran yang dilakukan. Sistem otorisasi ini didokumentasikan dengan tanda tangan atau paraf yang dilakukan oleh pejabat terkait dalam sebuat dokumen yaitu bon permintaan pembelian atau biasa di sebut dengan BPB. Otorisasi umum digunakan untuk proses pembelian bernilai kurang signifikan. Dan otorisasi khusus digunakan untuk proses pembelian dengan nilai yang sangat signifikan jumlahnya. Sebagai contoh untuk proses tanda tangan Purchase Order dibawah Rp. 500,000,00 Purchase order hanya di otorisasi oleh kepala bagian pembelian saja, tetapi untuk Purchase Order diatas Rp. 500,000,00 harus di otorisasi oleh pihak direksi atau direktur perusahaan.sementara dalam tahap negosiasi pembelian barang dan penentuan harga harus melibatkan kepala bagian pembelian dan pejabat direksi. b. Pemisahan Tugas Adanya pemisahan tugas antara aktifitas pembelian sampai proses pencatatan pembayaran. Tetapi dalam PT. PAP bagian pembelian
74 dapat melakukan pembayaran pembelian melalui anggaran yang di ajukan ke bagian keuangan setiap hari senin dan jum at, sehingga proses pemisahan tugas belum berjalan dengan baik. Bagian pembelian terpisah dengan bagian pembayaran A/P. Dimana bagian A/P berada di struktur perusahaan bagian keuangan, Selain itu bagian A/P juga terpisah dengan bagian pengeluaran kas atau kasir. Dimana bagian A/P melakukan proses pengajuan untuk pembayaran dengan melakukan otorisasi dengan pejabat terkait. Sedangkan bagian kasir melakukan proses pembayaran yang telah di setujui oleh pejabat terkait. c. Dokumen dan catatan yang memadai Setiap staf PPIC membuat dokumen permintaan pembelian sendiri yang dilengkapi dengan inisial nama dan nomer berurut sehingga mudah untuk di monitoring oleh bagian monitoring bagian PPIC dan bagian pembelian. Begitu pula dengan bagian pembelian membuat PO dengan nomer berurut sehingga memudahkan bagian monitoring untuk proses monitoring ke berbagai supplier. Begitu pula dengan bagian pengeluaran kas memiliki ciri khas dokumen beruopa voucher yang bernomor urut yang membedakan setiap periodenya. d. Pengecekan independen terhadap kinerja PT. PAP memiliki internal audit yang bertugas untuk melakukan penilaian terhadap kelayakan dan kebenaran atas transaksi pembelian yang dilakukan oleh bagian pembelian. Internal audit melakukan audit
75 setiap akhir bulan, biasanya melakukan audit kas bagian pembelian yaitu mengecek kebenaran transaksi kas yang dilakukan bagian pembelian dengan mencocokkan permintaan pembelian, kwitansi pembelian, slip pembayaran dan buku bank bagian pembelian. 2. Penerapan Pengendalian Internal Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Pada PT. Panel Asri Perkasa a. Sistem otorisasi dan pengeluaran kas Setiap pengeluaran kas dalam perusahaan dilaksanakan dengan otorisasi dari pejabat yang berwenang dalam hal ini biasanya manager keuangan. Pembukuan dan penutupan rekening dalam bagian keuangan kas harus mendapatkan persetujuan dari kepala bagian keuangan dan manager keuangan perusahaan. Setiap ada pencatatan jurnal pengeluaran kas harus dilampirkan dokumen pendukung yang lengkap dan akurat sehingga yang menjadi dasar pengeluaran kas yang biasanya disetujui oleh manager keuangan. b. Praktik yang sehat Saldo kas uang tunai dan cek/giro disimpan dalam brangkas besi di ruangan manager dan komisaris keuangan dengan hanya manager dan komisaris keuangan yang tahu untuk kode kunci brangkas tersebut.
76 Adanya dokumentasi pengeluaran kas dilengkapi dengan cap dan tanda tangan oleh bagian pengeluaran kas dan tanda tangan penerima. Dilakukan pengecekan rekening koran bank setiap bulan dan di cocokkan dengan laporan keuangan beserta dokumen terkait. Setiap pengeluaran kas disarankan agar penerima cek/giro menggunakan nama perusahaan tersebut, tetapi apabila hanya atas nama perseorangan, maka harus disertakan surat keterangan bahwa nama perseorangan tersebut benar atas nama perusahaan yang bersangkutan dilengkapi dengan cap dan tanda tangan pejabat perusahaan tersebut. Setiap satu minggu sekali bagian kasir kantor diaudit oleh bagian internal control untuk mencocokkan catatan transaksi dengan kas yang dikeluarkan. Bentuk perlindungan terhadap pencegahan pencurian kas hanya dilengkapi dengan brankas dengan kode kunci. Semua nomer cek/giro dicatat dan diikhtisarkan bersama dalam laporan pengeluaran kas atau dalam catatan buku bank. E. PEMBAHASAN a. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Yang Diterapkan PT. Panel Asri Perkasa Penerapan sistem informasi akuntansi pembelian pada PT. PAP sudah cukup sesuai dengan prosedur yang berlaku. Adanya bentuk perencanaan dokumen dan catatan yang memadai dan efisien sehingga
77 mampu membedakan dengan jelas setiap bentuk dokumen dan catatan setiap bagian di perusahaan. Kelengkapan dokumen pembelian seperti permintaan pembelian, surat penawaran harga, Purchase Order sudah sesuai dengan catatan dokumen yang umum di gunakan, hanya untuk pelaporan penerimaan barang masih belum sesuai. Terdapatnya fungsi pemisahan tugas yang memadai dalam setiap lini bagian organisasi perusahaan sehingga memudahkan karyawan mengenali pekerjaan dan tanggung jawabnya masing masing. Tetapi perlu ada sedikit perbaikan untuk setiap fungsi pemisahan tugas supaya kedepananya dapat berjalan lebih baik. Bentuk keamanan data dan informasi perusahaan dilindungi, setiap karyawan memiliki kode dan password masing masing untuk melakukan akses ke sistem program perusahaan dan setiap karyawan di batasi secara khusus terhadap sistem informasi akuntansi seperti apa yang dapat dilakukannya. Adanya fungsi pengendalian terhadap kinerja karyawan untuk menjaga profesionalitas kerja karyawan secara individu atau secara departemen sehingga informasi dan data yang dihasilkan cukup akurat. Proses Otorisasi yang cukup baik yang sudah dilakukan oleh perusahaan sehingga meminimaliskan kesalahan dalam proses pembelian yang dilakukan oleh perusahaan. Semua sistem otorisasi yang di gunakan oleh perusahaan di dokumentasikan menggunakan tanda tangan atau paraf yang dilakukan dengan pejabat yang terkait.
78 Dalam sistem monitoring pembelian barang masih kurang baik ada beberapa pembelian barang yang lead time pengirimannya melewati jadwal yang telah disepakati oleh pihak perusahaan, sehingga harus ada perbaikan dan pengembangan untuk sistem monitoring pengiriman barang tersebut. b. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Yang Diterapkan PT. Panel Asri Perkasa Sistem informasi akuntansi pengeluaran kas yang di terapkan oleh PT. PAP sudah berjalan cukup baik. Prosedur dan dokumen yang di gunakan oleh perusahaan sudah cukup sesuai dengan prosedur yang berlaku secara umum. Tetapi kurangnya pengawasan terhadap bagian keuangan yang menangani proses penagihan mengakibatkan banyak keterlambatan dalam proses pembayaran yang telah di sepakati oleh supplier. Proses otorisasi pengeluaran kas berjalan cukup baik dan pengawasan otorisasi sesuai dengan prosedur yang berlaku secara umum. Setiap pembayaran yang di ajukan kepada manager keuangan dilakukan pengecekkan yang baik sehingga meminimaliskan terjadinya kecurangan yang dialami perusahaan. Sistem otorisasi ini dilakukan dengan memberikan tanda tangan atau paraf pejabat terkait dalam sebuah dokumen pendukung pengeluaran kas sebagai bukti bahwa proses pengeluaran kas tersebut telah disetujui.
79 Penerapan fungsi internal control dalam PT. PAP sangat membantu peruahaan dalam mengawasi setiap aktivitas pengeluaran kas yang dilakukan oleh perusahaan. Adanya kesalahan klasifikasi jurnal yang seringkali harus dilakukan penyesuaian oleh bagian akuntansi. Hal ini sangat berdampak pada sistem pembukuan, dimana banyak terdapat koreksi dan sebagainya. c. Rekomendasi Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Dan Pengeluaran Kas Pada PT. PAP 1. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Pada PT. PAP Dalam rekomendasi bagan alir ini ada sedikit penambahan untuk proses penerimaan barang dan sistem pelaporan barang sehingga aktivitas perusahaan dapat berjalan lebih baik, dokumen pelaporan barang harus bernomer urut dan ada rangkap untuk bagian pembelian dan bagian keuangan. Membuat tim monitoring yang baik sehingga dapat melakukan proses monitoring pembelian barang dengan baik dan sesuai dengan ketentuan yang di buat oleh perusahaan.
80 PPIC PEMBELIAN KEUANGAN AKUNTANSI MENGISI FPPB BAGIAN PEMBELIAN FPPB PO ( YANG TELAH DISETUJUI ) SJ/ TTB FPPB PO, SJ, TTB DIAJUKAN KE MANAJER UNTUK DI SETUJUI CARI SUPPLIER PV FOTO COPY CEK/GIRO FPPB FPPB PO TELITI KEBENARAN DOKUMEN DIAJUKAN KE MANAJER & DIREKSI UNTUK DI SETUJUI FPPB PO, SJ, TTB PERIKSA KEBENARAN DOKUMEN Supplier PO (YANG TELAH DISETUJUI ) SJ / TTB CEK QTY FPPB PO ( YANG TELAH DISETUJUI ) F PV DIAJUKAN KE MANAGER, DIREKSI UNTUK DI TTD PV MF OSES F SELESAI BARANG DIKIRIM BAGIAN GUDANG MONITORING BARANG MEMBUAT LAPORAN PENERIMAAN BARANG LAPORAN MONITORING BARANG CEK / GIRO / KAS CATATAN KARTU STOCK Keterangan : FPPB = Form Permohonan Pembelian Barang PO = Purchase Order = Payment Requirement MF = Master File SJ/TTB = Surat Jalan/Tanda Terima Barang Gambar 4.19 Rekomendasi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Pada PT. Panel Asri Perkasa
81 2. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Pada PT. PAP Dibagian keuangan perusahaan harus dibuat laporan hutang yang dilaporkan ke pada direksi perusahaan agar bisa diketahui kendalakendala terlambatnya proses pembayaran yang sering terjadi di PT., PAP. Dari laporan tersebut dapat meminimaliskan keterlambatan pembayaran yang dilakukan oleh bagian keuangan perusahaan sehingga tidak membuat suppllier kecewa dengan sistem pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan.
82 Supplier Pembelian Keuangan Direksi Akuntansi SUPPLIER FPB/BI, PO FP KWT FPB, BI, PO FP MENGECEK LAPORAN UTANG DAGANG FPB, BI, PO FP KWT FPB FB KWT MELAKUKAN OTORISASI KELENGKAPAN DOKUMEN FOTO COPY CEK / GIRO / KAS KWT F LAPORAN UTANG DAGANG PERIKSA SELURUH DOKUMEN Keterangan : BI = Bill Of Payment TELITI KEBENARAN DOKUMEN INPUT DATA FP = Faktur Pajak OSES KWT = Kwitansi FPB, BI, PO = Payment Requirement FP MI PV PO = Payment Voucher = Purchase Order KWT F MF = Master File DIAJUKAN KE MANAGER, DIREKSI UNTUK DI SETUJUI CEK / GIRO SELESAI CEK / GIRO / KAS Gambar 4.20 Rekomendasi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Pada PT.Panel Asri Perkasa