1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi telah membawa perubahan yang signifikan selama dua puluh tahun terakhir, hal ini berdampak secara global dimana hampir semua perusahaan baik perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan ataupun yang bergerak dalam bidang jasa telah menerapkan teknologi informasi untuk kegiatan back office maupun kegiatan front office mereka. Dimana dengan penerapan teknologi informasi, hampir semua perusahaan yang menerapkan teknologi informasi akan mampu meningkatkan kapasistas pemrosesan transaksi tanpa perlu menambahkan sumber daya manusia. Untuk mencapai semua manfaat positif dari penerapan teknologi informasi tersebut maka diperlukan sebuah Sistem Informasi Akuntansi yang dapat digunakan untuk memonitor dan mengendalikan kegiatan operasional perusahaan. Informasi yang dihasilkan dari sebuah Sistem Informasi Akuntansi dapat digunakan untuk menghasilkan berbagai laporan bulanan seperti laporan keuangan ataupun laporan penjualan yang berguna bagi pihak manajemen tingkat menengah maupun manajemen tingkat atas, selain itu informasi yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Akuntansi juga dapat mendukung kegiatan-kegiatan rutin perusahaan, mendukung perencanaan dan pengendalian serta implementasi pengendalian internal. Untuk tetap dapat terus beroperasi, perusahaan harus mampu menghasilkan pendapatan yang dimana pendapatan tersebut berasal dari siklus pendapatan perusahaan
2 yaitu mulai dari proses penerimaan surat permintaan penawaran harga dari pelanggan sampai ke proses penerimaan kas, dan pendapatan tersebut kemudian akan digunakan perusahaan untuk membiayai berbagai pengeluaran perusahaan. Perusahaan harus mampu menjaga keuangan perusahaan agar tidak mengalami masalah seperti tersendatnya aliran kas masuk ke dalam perusahaan. Pada umumnya yang menyebabkan tersendatnya aliran kas perusahaan adalah kurangnya pengendalian dalam melakukan penagihan piutang kepada pelanggan, serta belum dibakukannya penetapan limit kredit kepada pelanggan. PT. Tanah Mas Raya adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam perdagangan suku cadang mobil dan peralatan berat, yang menjadi masalah dalam perusahaan saat ini adalah belum maksimalnya penerapan pengendalian internal seperti belum dibakukannya penetapan limit kredit bagi masing-masing pelanggan, dan perangkapan fungsi pada bagian-bagian tertentu. Serta belum maksimalnya pemanfaatan teknologi informasi sehingga kurang lengkapnya laporan untuk pihak manajemen yang mengakibatkan kesulitan bagi pihak manajemen untuk mengambil keputusan berdasarkan laporan yang ada sekarang, serta historis data dari penolakan Surat Penawaran Harga oleh pelanggan belum tersimpan dengan baik. Dan belum adanya prosedur yang baku atas penagihan piutang perusahaan sebelum masa jatuh tempo berakhir. Hal diatas tersebut menjadi suatu masalah besar karena sebagian besar penjualan yang dilakukan oleh perusahaan dilakukan secara kredit, sehingga diperlukan suatu penanganan khusus atas siklus pendapatan perusahaan. Dengan dibangunnya suatu Sistem Informasi Akuntansi yang mengatur siklus pendapatan perusahaan maka diharapkan Sistem Informasi Akuntansi tersebut dapat membantu perusahaan dalam melakukan pengendalian internal terhadap penjualan kredit, menghasilkan informasi-
3 informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan, dan mendukung proses penagihan piutang, sehingga dapat meningkatkan kemampuan perusahaan untuk mengatur aliran kas, terutama aliran kas masuk ke dalam perusahaan. Pada penelitian ini, penulis berharap agar dapat menganalisis sistem yang berjalan, mengidentifikasi kelemahan sistem yang berjalan, memberikan usulan perbaikan serta merancang sebuah Sistem Informasi Akuntansi khususnya pada siklus pendapatan berdasarkan usulan perbaikan yang dapat mendukung kegiatan operasi siklus pendapatan dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk menyusun sebuah skripsi dengan judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Revenue Cycle pada PT. Tanah Mas Raya. 1.2 Ruang Lingkup Agar penyusunan dan penulisan skripsi ini lebih terarah dan mengingat cakupan Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan sangat luas, maka saya sebagai penulis perlu membatasi ruang lingkup pembahasan skripsi ini, yaitu : Prosedur pada siklus pendapatan, mulai dari proses penawaran harga barang kepada pelanggan, proses pendataan histori penolakan Surat Penawaran Harga, proses penerimaan pesanan dari pelanggan, proses pembuatan Surat Jalan, proses pembuatan Faktur Penjualan, proses retur penjualan dari pelanggan, proses penagihan piutang kepada pelanggan, sampai ke proses penerimaan kas dari pelanggan. Sistem pengendalian internal yang berhubungan dengan siklus pendapatan.
4 Bagian-bagian yang terkait dengan siklus pendapatan. Penetapan kriteria baku atas limit kredit yang dapat diambil pelanggan, serta pengecekan terhadap limit kredit tersebut sebelum suatu pesanan pelanggan diterima. Dokumen dan formulir yang digunakan, informasi atau laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen sehubung dengan siklus pendapatan. Perancangan sebuah prototype sistem informasi akuntansi yang berbasiskan object oriented dengan pendekatan Mathiassen. Skripsi ini tidak membahas mengenai pajak, pendataan rute ekspedisi, otorisasi secara terkomputerisasi untuk kegiatan operasional siklus pendapatan. 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan Adapun tujuan dari analisis dan perancangan ini adalah : 1. Untuk menganalisis siklus pendapatan yang sedang berjalan pada PT. Tanah Mas Raya. 2. Merumuskan masalah-masalah yang sedang terjadi pada sistem yang berjalan pada PT. Tanah Mas Raya. 3. Mengidentifikasi serta menganalisis kebutuhan informasi serta memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada dalam siklus pendapatan yang sedang berjalan untuk meningkatkan kinerja PT. Tanah Mas Raya. 4. Merancang sebuah Sistem Informasi Akuntansi siklus pendapatan berdasarkan usulan-usulan tersebut, yang dimana sistem tersebut diharapkan dapat memperbaiki kelemahan pada sistem yang berjalan saat ini.
5 1.3.2 Manfaat Adapun manfaat dilakukannya analisis dan perancangan ini adalah : 1. Membantu pihak manajemen agar mendapatkan informasi yang lebih lengkap, yaitu dengan membuat sebuah sistem yang dapat menghasilkan informasi mengenai barang paling sering dijual, pelanggan paling sering melakukan transaksi, serta berbagai informasi-informasi mengenai kegiatan operasional dalam siklus pendapatan perusahaan. Dengan informasi tersebut pihak manajemen dapat mengambil keputusan dan kebijakan mengenai pengadaan barang stok serta pemberian limit kredit yang baru bagi pelanggan. Serta juga menyediakan informasi yang jelas mengenai penolakan Surat Penawaran Harga, sehingga manajemen dapat mengetahui mengapa pelanggan tidak melakukan transaksi dengan perusahaan, dengan informasi tersebut pihak manajemen dapat mengambil keputusan dan kebijakan untuk mempertahankan loyalitas para pelanggan. 2. Menghasilkan rancangan Sistem Informasi Akuntansi siklus pendapatan yang telah mengintegrasikan bagian-bagian yang berkaitan dengan siklus pendapatan perusahaan, serta menerapkan pengendalian intern yang baik, dan juga menerapkan prosedur baku atas penagihan piutang pelanggan. 3. Membantu manajemen agar mampu meningkatkan daya saing yang kompetitif dengan menerapkan Sistem Informasi Akuntansi yang terintegrasi dengan baik berkaitan dengan siklus pendapatan. 1.4 Metodologi Penelitian Metode penelitian yang digunakan untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penulisan skripsi ini meliputi :
6 1. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data melalui empat tahapan, yaitu : Survei atas sistem yang sedang berjalan pada PT. Tanah Mas Raya meliputi penelitian lapangan (Field Research). Penelitian yang dilakukan secara langsung pada objek pembahasan dengan cara : a. Pengamatan (Observation). Penelitian secara langsung ke lapangan dan mencatat masalah-masalah yang sedang dihadapi. b. Wawancara (Interview). Mengadakan sesi tanya jawab dengan pimpinan serta karyawan perusahaan berkaitan dengan objek penelitian. Studi kepustakaan (Library Study). Mempelajari buku-buku wajib atau buku lainnya, yang secara langsung ataupun tidak langsung berkaitan dengan objek penelitian, serta membaca berbagai literatur atau makalah yang berkaitan dengan objek penelitian. Analisis terhadap temuan survei. Identifikasi kebutuhan informasi. 2. Metode Analisis Dalam skripsi ini metode analisis yang digunakan adalah pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) dengan menggunakan notasi Unified Modelling Language (UML), berikut adalah tahapan-tahapannya :
7 a. Problem domain analysis Mengidentifikasikan dan menggambarkan informasi-informasi yang harus diadministrasi, dipantau atau dikendalikan oleh sistem. b. Application domain analysis Menganalisis bagaimana sistem akan digunakan serta menentukan kebutuhan dan fungsi dari sistem sehingga sistem dapat mengadministrasi, memantau dan mengontrol informasi-informasi. 3. Metode Perancangan Metode peracangannya meliputi tahapan berikut ini : 1. Architectural design Pada tahap ini dilakukan perancangan pola arsitektur dari sistem informasi yang diusulkan sesuai dengan hasil analisis dan perancangan yang telah dilakukan. Dimulai dengan menentukan prioritas dari masing-masing kriteria sistem, kemudian merancang pola komponen arsitektural dan pola distribusi yang paling tepat untuk sistem informasi tersebut. 2. Component design Tahap ini menentukan dan merancang kebutuhan pengimplementasian komponen-komponen dan fungsi-fungsi ke dalam sistem sesuai dengan pola aristektur yang telah dirancang. Berikut ini adalah gambaran umum mengenai metode penelitian yang digunakan:
8 Survei 1 = Wawancara Survei 2 = Observasi Konfirmasi ulang atas hasil survei Analisis temuan survei Identifikasi masalah dan kebutuhan informasi Studi kepustakaan Menyusun solusi pemecahan masalah sesuai dengan studi kepustakaan Analisis sistem yang diusulkan Perancangan sistem yang diusulkan Coding aplikasi Presentasi hasil program Revisi aplikasi Saran / Masukkan Implementasi Gambar 1.1 Gambaran Umum Metode Penelitian 1.5 Sistematika Penulisan Untuk memudahkan dalam menulis skripsi ini, maka akan disajikan ke dalam bab yang secara garis besarnya akan dijelaskan sebagai berikut :
9 BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menguraikan latar belakang dari permasalahan yang akan diuraikan, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian yang hendak diperoleh dari kegiatan penelitian bagi diri sendiri maupun pihak-pihak lain, serta metodologi penelitian sekaligus sistematika penulisan yang berisi uraian singkat tentang isi skripsi secara keseluruhan. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini menyajikan beberapa teori yang akan dijadikan landasan dalam penulisan laporan skripsi ini, yang ditujukan agar pembaca memperoleh gambaran singkat mengenai konsep yang berkaitan dengan skripsi ini. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini menguraikan secara singkat tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi perusahaan, sejarah perusahaan, bidang kegiatan perusahaan, pembagian tugas dan tanggung jawab, kebijakan perusahaan mengenai siklus pendapatan, prosedur siklus pendapatan yang sedang diterapkan oleh perusahaan, serta identifikasi masalah yang dihadapi perusahaan. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI REVENUE CYCLE PT. TANAH MAS RAYA Bab ini membahas tentang usulan perancangan Sistem Informasi Akuntansi Revenue Cycle yang akan dibuat dengan menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) dengan menggunakan notasi Unified Modelling Language (UML).
10 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bagian terakhir dari penulisan skripsi yang mengemukakan simpulan atas kegunaan dari sistem baru yang diusulkan untuk mengatasi permasalahan yang ada serta memberikan saran-saran yang bermanfaat bagi perusahaan untuk pengembangan sistem selanjutnya.