iv Universitas Bina Nusantara Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2006/2007 PENGEMBANGAN SISTEM APLIKASI OPERATING LEASE ALAT-ALAT BERAT UNTUK PERUSAHAAN JASA Novita 0700684184 Ornella Yosefinna 0700684423 Kuniawati 0700723203 Abstrak Operating lease merupakan salah satu teknik pembiayaan leasing, dimana lesse (pihak penyewa) hanya diberikan hak pemakaian atau penggunaan objek sewa guna usaha (leasing) dan bukan hak milik oleh lessor (pihak yang menyewakan). Tujuan Penelitian, ialah untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem aplikasi operating lease alat-alat berat untuk perusahaan jasa yang proses bisnisnya masih dilakukan secara manual ke komputer. Metode Penelitian yang digunakan adalah metode analisis dan metode perancangan. Metode analisis diawali dengan survei, wawancara, indentifikasi kebutuhan pengguna, identifikasi persyaratan sistem, dan studi kepustakaan. Metode perancangan diawali dengan perancangan user interface, fitur, report, database, dan akhirnya merancang program. Hasil yang dicapai, aplikasi ini dapat membantu manajemen perusahaan memperoleh informasi yang dibutuhkan secara cepat dan akurat untuk pengambilan keputusan, data dan informasi yang dibutuhkan menjadi terintegrasi, meningkatkan kinerja perusahaan sehingga dapat bersaing dengan perusahaan sejenisnya dan dengan komputer mempermudah proses bisnis perusahaan. Simpulan, dari hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa penelitian ini telah menghasilkan rancangan database, layar, input, dan output untuk sistem aplikasi operating lease alat-alat berat untuk perusahaan jasa. Pengembangan sistem aplikasi operating lease ini sesuai dengan proses bisnis untuk perusahaan sewa alat-alat berat secara umum. Kata Kunci : Sistem, Aplikasi, Operating Lease
v UCAPAN TERIMA KASIH Rasa terima kasih kami yang tak terhingga kepada semua pihak yang telah terlibat dalam penyusunan skripsi ini, sehingga skripsi yang berjudul Pengembangan Sistem Aplikasi Operating Lease Alat-alat Berat untuk Perusahaan Jasa dapat diselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya. Dalam kesempatan ini perkenankanlah kami menyampaikan rasa terima kasih kepada : 1. Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat dan anugerah-nya yang telah diberikan kepada kami. 2. Bapak Prof. Dr.Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara atas semua pendidikan yang telah kami terima selama ini di Universitas Bina Nusantara. 3. Bapak Ir.Sablin Yusuf, M.Sc., M.ComSc., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara. 4. Ibu Yanti S.Kom., MM, selaku Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi atas dukungan dan kesempatan yang telah diberikan kepada kami untuk menyelesaikan skripsi ini. 5. Ibu Noerlina S.Kom., MM., selaku Sekretaris Program Studi Komputerisasi Akuntansi dan pembimbing kami yang telah banyak memberikan bimbingan dan saran-saran yang sangat berharga dalam penyusunan skripsi ini sampai tahap akhir.
vi 6. Seluruh dosen di Universitas Bina Nusantara yang telah mendidik dan memberikan pelajaran serta ilmu pengetahuan yang berharga dalam menyelesaikan gelar kesarjanaan ini. 7. Perusahaan-perusahaan yang telah memberikan kesempatan kepada kami untuk melakukan survei terhadap proses penyewaan alat-alat berat di perusahaan mereka dan memberikan informasi dan data-data yang sangat berguna bagi penyusunan skripsi ini. 8. Orang tua dan keluarga kami tercinta atas dukungannya yang tiada henti dan tak pernah berubah, melalui doa, dukungan materiil maupun moril. 9. Semua teman-teman kami untuk cinta kasih dan persahabatannya. 10. Semua pihak yang tidak dapat kami sebutkan satu per satu baik yang secara langsung maupun tidak langsung telah membantu dalam penyusunan skripsi ini. Akhirnya kami berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pihak yang membutuhkannya, serta keberadaan aplikasinya mampu membantu dan memudahkan pengguna dalam menyelesaikan pekerjaannya. Kami menyadari sepenuhnya bahwa kami masih memiliki kekurangan mengingat keterbatasan pengetahuan dan pengalaman. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati kami sangat menghargai segala saran dan kritik yang membangun dari pembaca untuk penyempurnaan skripsi ini. Jakarta, Januari 2007 Penulis
vii DAFTAR ISI Halaman Judul Luar...i Halaman Judul Dalam...ii Halaman Persetujuan Hardcover... iii Halaman Pernyataan Dewan Penguji Abstrak...iv Ucapan Terima Kasih...v Daftar Isi...vii Daftar Tabel...xiv Daftar Gambar...xvi BAB 1 PENDAHULUAN...1 1.1 Latar Belakang...1 1.2 Ruang Lingkup Penelitian...2 1.3 Permasalahan...3 1.4 Tujuan dan Manfaat...3 1.5 Metodologi Penelitian...4 1.6 Sistematika Penulisan...6 BAB 2 LANDASAN TEORI...8 2.1 Teori-teori Dasar / Umum...8 2.1.1 Pengertian Sistem...8 2.1.2 Karakteristik Sistem...8 2.1.3 Pengertian Pengembangan Sistem...9 2.1.3.1 Perlunya Pengembangan Sistem...9 2.1.3.2 Prinsip Pengembangan Sistem...11
viii 2.1.3.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem...12 2.1.4 Pengembangan Sistem Aplikasi Bisnis...13 2.1.4.1 Pengembangan Sistem Aplikasi Berdasarkan Perspektif Pemakai...13 2.1.4.2 Prosedur dalam Membangun Aplikasi...14 2.1.5 Pengendalian Aplikasi (Application Control)...16 2.1.6 Perlindungan terhadap Aset Infomasi...19 2.1.7 Basis Data...22 2.1.8 Microsoft Access...24 2.1.9 Visual Basic 6.0 (VB6 )...26 2.1.10 UML ( Unified Modelling Language )...31 2.1.11 Critical Success Factors (CSF)...38 2.2 Teori-Teori Khusus...41 2.2.1 Pengertian Leasing...41 2.2.2 Jenis-jenis Leasing...44 2.2.3 Unsur-unsur yang Terdapat dalam Leasing...45 2.2.4 Metode Pembayaran Leasing...46 2.2.5 Keuntungan Operating Lease...47 2.2.5.1 Keuntungan Operating Lease bagi Lessor...47 2.2.5.2 Keuntungan Operating Lease bagi Lessee...48 2.2.6 Pajak Pertambahan Nilai (PPN)...49 2.2.7 Jenis-jenis Perusahaan...50 2.2.8 Karakteristik Perusahaan Jasa yang Baik...51
ix BAB 3 GAMBARAN PROSES BISNIS BIDANG USAHA...54 3.1 Pembatasan Area Bisnis...54 3.2 Proses Bisnis yang ada dalam Area Bisnis...57 3.2.1 Prosedur Penerimaan Pesanan...57 3.2.2 Prosedur Pengiriman Alat...59 3.2.3 Prosedur Penagihan Piutang...61 3.2.4 Prosedur Penerimaan Kas...62 3.3 Dokumen dan Laporan yang Diperlukan...63 3.4 Analisis Critical Success Factors ( CSF )...74 3.5 Analisis Kebutuhan Dokumen dan Informasi...76 BAB 4 PENGEMBANGAN SISTEM APLIKASI BISNIS...79 4.1 Overview Sistem Aplikasi Operating Lease Alat-Alat Berat...79 4.2 Rich Picture Sistem Aplikasi Operating Lease Alat-alat Berat...83 4.3 Kriteria Kinerja dan Keamanan Sistem...84 4.4 Mekanisme Kontrol Sistem Aplikasi Operating Lease Alat-alat Berat...90 4.4.1 Mekanisme Kontrol...90 4.4.2 Pengaturan Otorisasi...91 4.4.2.1 Menu Master...91 4.4.2.2 Menu Transaksi...91 4.4.2.3 Menu Daftar dan Laporan...92 4.4.2.4 Menu Pengaturan...93 4.4.3 Pengendalian terhadap Transaksi...93 4.4.3.1 Transaksi Operating Lease Alat alat Berat...93
x 4.4.3.2 Piutang...94 4.4.3.3 Persediaan Alat Berat...94 4.5 UML Class Diagram...95 4.6 Use Case Diagram...96 4.6.1 Skenario Use Case...97 4.6.1.1 Use Case Login...97 4.6.1.2 Use Case Penerimaan Pesanan...97 4.6.1.3 Use Case Pembuatan Surat Kontrak...97 4.6.1.4 Use Case Pengiriman Alat Berat...98 4.6.1.5 Use Case Penagihan Piutang...98 4.6.1.6 Use Case Penerimaan Kas...98 4.6.1.7 Use Case Penerimaan Alat Berat...98 4.6.1.8 Use Case Pembuatan Laporan...99 4.6.1.9 Manipulasi Master Alat Berat...99 4.6.1.10 Manipulasi Master Penyewa...99 4.6.1.11 Manipulasi Master Operator...99 4.6.1.12 Manipulasi Master Pasal...99 4.6.1.13 Manipulasi Master Login...100 4.6.1.12 Pengaturan Sistem...100 4.6.2 Use Case Specification...100 4.6.2.1 Spesifikasi dari Use Case Login...100 4.6.2.2 Spesifikasi dari Use Case Penerimaan Pesanan...101 4.6.2.3 Spesifikasi dari Use Case Pembuatan Kontrak...103 4.6.2.4 Spesifikasi dari Use Case Pengiriman Alat Berat...105
xi 4.6.2.5 Spesifikasi dari Use Case Penagihan Piutang...108 4.6.2.6 Spesifikasi dari Use Case Penerimaan Kas...109 4.6.2.7 Spesifikasi dari Use Case Penerimaan Alat...110 4.7 Rancangan Basis Data...115 4.8 Rancangan Formulir...134 4.8.1 Formulir Surat Pesanan.......134 4.8.2 Formulir Surat Kontrak.......135 4.8.3 Formulir Surat Faktur......138 4.8.4 Formulir Surat Jalan....139 4.8.5 Formulir Kwitansi......140 4.8.6 Formulir Terima Alat..........141 4.8.7 Formulir Surat Tagihan.......142 4.9 Rancangan Layar...143 4.9.1 Layar Login.....143 4.9.2 Layar Menu Utama.........143 4.9.3 Layar Ganti Password..144 4.9.4 Layar Pengaturan Preferensi....144 4.9.5 Layar Pengaturan Otorisasi.....145 4.9.6 Layar Pengaturan Aplikasi......145 4.9.7 Layar Pengaturan Kode Transaksi.......146 4.9.8 Layar Master Alat.......146 4.9.9 Layar Master Penyewa.......147 4.9.10 Layar Master Operator.....147
xii 4.9.11 Layar Master Pasal.......148 4.9.12 Layar Master Login.........148 4.9.13 Layar Transaksi Pemesanan...149 4.9.14 Layar Transaksi Kontrak......149 4.9.15 Layar Transaksi Faktur.........150 4.9.16 Layar Transaksi Surat Jalan... 150 4.9.17 Layar Transaksi Penerimaan Kas......151 4.9.1 8 Layar Transaksi Penerimaan Alat....151 4.9.19 Layar Daftar Pengingat....152 4.9.20 Layar Daftar Alat Tersedia.......152 4.9.21 Layar Daftar Pemakaian Alat...153 4.9.22 Layar Daftar Piutang....153 4.9.23 Layar Daftar Beban..........154 4.9.24 Layar Laporan Pesanan Alat.....154 4.9.25 Layar Laporan Pendapatan.....155 4.9.26 Layar Laporan Pengeluaran Alat......155 4.9.27 Layar Laporan Penerimaan Alat.......156 4.9.28 Layar Laporan Penerimaan Kas........156 4.9.29 Layar Jurnal Umum..........157 4.10 Rancangan Laporan...158 4.10.1 Laporan Alat Tersedia.........158 4.10.2 Laporan Pemakaian Alat.........159 4.10.3 Laporan Beban...........160 4.10.4 Laporan Pesanan Alat........161
xiii 4.10.5 Laporan Pendapatan..... 162 4.10.6 Laporan Pengeluaran Alat...........163 4.10.7 Laporan Penerimaan Alat...... 164 4.10.8 Laporan Penerimaan Kas......165 4.10.9 Jurnal Umum..........166 4.11 Navigation Diagram...168 4.12 Standar dan Prosedur Sistem Aplikasi Operating Lease Alat-alat Berat...169 4.13 Spesifikasi Kebutuhan Sistem...199 4.13.1 Spesifikasi Perangkat Keras...199 4.13.2 Spesifikasi Perangkat Lunak...199 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN...200 5.1 Simpulan...200 5.2 Saran...200 DAFTAR PUSTAKA...202 RIWAYAT HIDUP...204 FOTOCOPY KETERANGAN SURVEI
xiv DAFTAR TABEL Tabel 4.1 Tabel Otorisasi Menu Master....91 Tabel 4.2 Tabel Otorisasi Menu Transaksi...91 Tabel 4.3 Tabel Otorisasi Menu Daftar dan Menu Laporan......92 Tabel 4.4 Tabel Otorisasi Menu Pengaturan...93 Tabel 4.5 Tabel Master Alat........115 Tabel 4.6 Tabel Master Penyewa...116 Tabel 4.7 Tabel Master Operator....117 Tabel 4.8 Tabel Master Perusahaan...118 Tabel 4.9 Tabel Master Login.119 Tabel 4.10 Tabel Master Pasal..120 Tabel 4.11 Tabel Pengaturan Alat Berat...120 Tabel 4.12 Tabel Pengaturan Transaksi...121 Tabel 4.13 Tabel Pengaturan Jabatan...121 Tabel 4.14 Tabel Pengaturan Kode Transaksi...122 Tabel 4.15 Tabel Transaksi Sales Order Header..123 Tabel 4.16 Tabel Transaksi Sales Order Detail 124 Tabel 4.17 Tabel Transaksi Surat Kontrak Header... 125 Tabel 4.18 Tabel Transaksi Surat Kontrak Detail.126 Tabel 4.19 Tabel Transaksi Invoice Header..126 Tabel 4.20 Tabel Transaksi Invoice Detail...128
xv Tabel 4.21 Tabel Transaksi Surat Jalan Header 129 Tabel 4.22 Tabel Transaksi Surat Jalan Detail..130 Tabel 4.23 Tabel Transaksi Penerimaan Kas Header 130 Tabel 4.24 Tabel Transaksi Penerimaan Kas Detail.131 Tabel 4.25 Tabel Transaksi Penerimaan Alat Header...132 Tabel 4.26 Tabel Transaksi Penerimaan Alat Detail.133
xvi DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Gambar 2.2 Notasi UML untuk Use Case.....32 Notasi UML untuk Actor....32 Gambar 2.3 Notasi UML untuk Communication Association... 33 Gambar 2.4 Gambar 2.5 Gambar 2.6 Gambar 2.7 Gambar 2.8 Gambar 2.9 Class....34 Class Diagram dengan Hubungan Generalization........35 Class Diagram dengan Hubungan Aggregation......35 Class Diagram dengan Hubungan Association...36 Notasi UML untuk Package...36 Notasi UML untuk Node...37 Gambar 2.10 Notasi UML untuk Component...38 Gambar 2.11 Notasi UML untuk Dependency....38 Gambar 2.12 Critical Success Factor......41 Gambar 3.1 Gambar 3.2 Gambar 3.3 Gambar 3.4 Gambar 3.5 Gambar 3.6 Gambar 3.7 Prosedur Penerimaan Pesanan 57 Prosedur Pengiriman Alat....59 Prosedur Penagihan Piutang.....61 Prosedur Penerimaan Kas...62 Surat Kontrak...67 Faktur......68 Surat Jalan.....69
xvii Gambar 3.8 Gambar 3.9 Surat Tagihan...70 Kwitansi.....71 Gambar 3.10 Laporan Rekapitulasi Pemakaian Alat...72 Gambar 3.11 Laporan Pendapatan.....73 Gambar 3.12 Laporan Penerimaan Kas......73 Gambar 3.13 Laporan Piutang......74 Gambar 4.1 Gambar 4.2 Gambar 4.3 Gambar 4.4 Gambar 4.5 Gambar 4.6 Gambar 4.7 Gambar 4.8 Gambar 4.9 Rich Picture.83 Class Diagram.95 Use Case Diagram..96 Use Case Login...100 Use Case Penerimaan Pesanan Alat Berat...101 Use Case Pembuatan Kontrak 103 Use Case Pengiriman Alat Berat 105 Use Case Penagihan Piutang..108 Use Case Penerimaan Kas..109 Gambar 4.10 Use Case Penerimaan Alat Berat 110 Gambar 4.11 Use Case Pembuatan Laporan...111 Gambar 4.12 Formulir Surat Pesanan...134 Gambar 4.13 Formulir Surat Kontrak...135 Gambar 4.14 Formulir Faktur...138 Gambar 4.15 Formulir Surat Jalan...139 Gambar 4.16 Formulir Kwitansi...140
xviii Gambar 4.17 Formulir Terima Alat...141 Gambar 4.18 Formulir Surat Tagihan...142 Gambar 4.19 Layar Login...143 Gambar 4.20 Layar Menu Utama...143 Gambar 4.21 Layar Ganti Password...144 Gambar 4.22 Layar Pengaturan Preferensi...144 Gambar 4.23 Layar Pengaturan Otorisasi...145 Gambar 4.24 Layar Pengaturan Aplikasi...145 Gambar 4.25 Layar Pengaturan Kode Transaksi...146 Gambar 4.26 Layar Master Alat...146 Gambar 4.27 Layar Master Penyewa...147 Gambar 4.28 Layar Master Operator...147 Gambar 4.29 Layar Master Pasal...148 Gambar 4.30 Layar Master Login...148 Gambar 4.31 Layar Transaksi Pemesanan...149 Gambar 4.32 Layar Transaksi Kontrak...149 Gambar 4.33 Layar Transaksi Faktur...150 Gambar 4.34 Layar Transaksi Surat Jalan...150 Gambar 4.35 Layar Transaksi Penerimaan Kas...151 Gambar 4.36 Layar Transaksi Penerimaan Alat...151 Gambar 4.37 Layar Daftar Pengingat...152 Gambar 4.38 Layar Daftar Alat Tersedia...152 Gambar 4.39 Layar Daftar Pemakaian Alat...153 Gambar 4.40 Layar Daftar Piutang......153
xix Gambar 4.41 Layar Daftar Beban......154 Gambar 4.41 Layar Laporan Pesanan Alat...154 Gambar 4.43 Layar Laporan Pendapatan..155 Gambar 4.44 Layar Laporan Pengeluaran Alat.. 155 Gambar 4.45 Layar Laporan Penerimaan Alat...156 Gambar 4.46 Layar Laporan Penerimaan Kas...156 Gambar 4.46 Layar Jurnal Umum...157 Gambar 4.48 Laporan Alat Tersedia...158 Gambar 4.49 Laporan Pemakaian Alat...159 Gambar 4.50 Laporan Beban...160 Gambar 4.51 Laporan Pesanan Alat...161 Gambar 4.52 Laporan Pendapatan... 162 Gambar 4.53 Laporan Pengeluaran Alat... 163 Gambar 4.54 Laporan Penerimaan Alat... 164 Gambar 4.55 Laporan Penerimaan Kas... 165 Gambar 4.56 Jurnal Umum... 166 Gambar 4.57 Navigation Diagram...168