Petunjuk Singkat Pengunaan Aplikasi Pendirian Madrasah Online direktori.madrasah.kemenag.go.id
Daftar Isi 1 Pendahuluan... 1 1.1 Tujuan... 1 2 Memulai aplikasi... 1 2.1 Kebutuhan Perangkat Minimal... 1 2.2 Membuka aplikasi... 1 2.3 Login... 2 3 Setup Awal... 2 3.1 Profile Pengguna... 3 3.2 Data Kantor... 3 3.3 Pengantian Password... 4 3.4 Memastikan data semua madrasah sesuai dan aktual... 4 4 Gambaran Administrasi Proses Pendirian Madrasah (Format yang dikeluarkan berdasar 1385). 6 4.1 Dokumen dan File yang harus disiapkan oleh Calon Madrasah... 7 4.2 Penerimaan Dokumen (oleh KanKemenag Kab/Kota)... 8 4.3 Verifikasi Dokumen (oleh KanKemenag Kab/Kota)... 12 4.3.1 Pembuatan surat tugas verifikasi dokumen... 12 4.3.2 Hasil Verifikasi dokumen dalam bentuk berita acara... 13 4.4 Verifikasi Lapangan (oleh KanKemenag Kab/Kota)... 14 4.4.1 Pembuatan surat tugas verifikasi lapangan... 14 4.4.2 Berita acara verifkasi lapangan... 15 4.5 Pengiriman Dokumen ke Kanwil (oleh KanKemenag Kab/Kota)... 16 4.6 Rapat pertimbangan (oleh Kanwil Kemenag)... 17 5 Proses Penutupan Madrasah... 21 5.1 Surat Rekomendasi dari Kepala Kantor Kemenag / Kanwil... 21 5.2 Rapat pertimbangan penutupan madrasah (oleh kanwil)... 22 5.3 Nota Dinas dan SK Penutupan (oleh kanwil)... 23
1 Pendahuluan 1.1 Tujuan Aplikasi ini dibuat untuk memudahkan proses administrasi pendirian madrasah yaitu mulai dari menyiapkan surat yang dibutuhkan (sesuai dengan junis 1385 ), mencatat proses informasi, menampilkan status pendirian, memberikan nomor NSM dan sampai dengan pembuatan SK dan Piagam. Semua surat yang telah dihasilkan tersimpan dan mudah untuk dicari kembali, dan karena semua tersimpan di server pusat maka dapat mengurangi kehilangan karena pergantian personil, kerusakan atau kehilangan komputer di level kabupaten. Dengan tersimpan secara online juga memudahkan koordinasi dengan pihak kantor wilayah dan kemenag pusat, karena semua pihak dapat mengakses data yang ada baik untuk keperluan verifikasi ataupun untuk keperluan bagian lain, karena aplikasi ini ditujukan untuk mencatat legalitas madrasah. 2 Memulai aplikasi 2.1 Kebutuhan Perangkat Minimal Perangkat yang dibutuhkan adalah komputer dengan browser terkini seperti firefox, chrome, safari, internet explore atau browser lain. Untuk pencetakan formulir diperlukan juga printer 2.2 Membuka aplikasi Dengan menggunakan browser yang anda miliki anda dapat membuka dengan alamat url : direktori.madrasah.kemenag.go.id 1
2.3 Login Untuk masuk ke aplikasi setiap kantor kemenag kabupaten / kota diberikan user dan password, untuk memulai login dengan mengklik menu ada pada kanan atas dan memasukkan user dan password, apabila username dan password mengalami masalah anda dapat menghubungi petugas kanwil, untuk mereset password yang baru. Setelah login maka pada menu login kanan atas tadi akan berubah menjadi nama user pada profil pengguna. 1 2 4 3 Catatan : Untuk calon madrasah dapat memanfaatkan website ini tanpa harus login untuk melihat tata cara pendirian, mendownload form elektronik (MS Excel) pendirian dan untuk melacak proses pendirian madrasahnya. Untuk keamanan dan kemudahan saat login pertama kali dimohon operator kab/kota untuk mengganti passwordnya 3 Setup Awal Setelah melakukkan login maka yang harus dilakukan pertama kali adalah : 1. mengubah profile Pengguna. 2. Mengisi data kantor. 3. Mengganti password awal. 4. Memastikan semua madrasah sudah tercatat dan benar terutama NSMnya 2
3.1 Profile Pengguna Mengganti alamat email aktif yang anda gunakan sehari hari, nama lengkap, jabatan dan no telp ataupun handpone anda. Kemudian tekan tombol simpan. 1 2 3.2 Data Kantor Data kantor perlu diisi dengan benar karena akan banyak digunakan dalam membuat surat seperti kop surat kemenag, nama pejabat yang akan memberikan tanda tangan, untuk masukkan kota dibutuhkan sebagai nama tempat ibukota kabupaten untuk lokasi tempat tanda tangan. 3
3.3 Pengantian Password cara mengganti password adalah dengan memasukkan password baru dua kali, dan pastikan penggunaan hurufnya, karena karakter password berbeda antara huruf besar dan huruf kecil. 3.4 Memastikan data semua madrasah sesuai dan aktual Karena aplikasi ini untuk menjamin legalitas dari madrasah sehingga kantor kemenag kabupaten / kota harus memastikan data madrasah telah sesuai dan aktual. Bila masih ada madrasah yang sudah mempunyai surat legalitas sebelumnya namun belum masuk terdaftar dalam data aplikasi ini maka segera untuk menghubungi petugas kanwil agar bisa ditambahkan, diubah ataupun dihapus, karena dengan peraturan yang baru semua pembuatan, perubahan dan penghapusan adalah wewenang kantor wilayah. Untuk memudahkan melihat seluruh madrasah maka data yang ada di aplikasi online ini dapat diekspor ke file ms excel melalui menu : Madrasah Data Semua Ekspor ke Excel. 4
Karena aplikai ini akan memberikan nomor NSM secara otomatis dari daftar NSM madrasah terakhir maka pastikan data NSM madrasah sudah benar sebelum melakukan proses pendaftaran madrasah baru. 2 MS Excel Untuk masa transisi kantor kemenag kabupaten / kota diperbolehkan mengedit data madrasah yang ada terutama data akta notaris, pengesahan kemenkumham, alamat dan yayasan. Pada saatnya nanti untuk edit akan di kunci karena untuk perubahan data akan mempunyai mekanisme tersendiri. 2 5
4 Gambaran Administrasi Proses Pendirian Madrasah (Format yang dikeluarkan berdasar 1385) 6
4.1 Dokumen dan File yang harus disiapkan oleh Calon Madrasah Secara cepat gambaran alur pendirian madrasah bagi calon madrasah adalah sebagai berikut : 1. Calon madrasah mencari informasi, dapat dilakukan dengan datang ke Kantor Kemenag Kabupaten / Kota atau dapat membaca dari laman direktori.madrasah.kemenag.go.id. Calon madrasah harus mendownload / mencopy format elektronik (MS Excel) disamping mencari template, peryaratan dan kelengkapan dokumen lain 2. Calon madrasah mengisi form template elektronik (yang diisi hanya pada sheet PM01 & PM02 pada cell yang berwarna kuning dan Cek di Cover). Disamping itu calon madrasah harus membuat dan melengkapi persyarat dokumen cetak yang diperlukan, dan memastikan semua syarat administrasi terpenuhi (misalnya luas tanah, jumlah guru, ruang dll). Setelah dokumen cetak telah memenuhi dan mengikuti urutan sesuai cover daftar persyaratan & kelangkapan, calon madrasah juga harus membawa copy file format elektronik yang telah diisikan. Calon madrasah disarankan membawa 2 (dua) rangkap dokumen dan file formt elektronik yang telah terisi dan disiman pada CDR ke kemenag kab/kota setempat. 3. Calon madrasah menyerahkan ke kemenag kab/kota 2 dokumen dan CDR tersebut, disarankan 1 dokumen diserahkan ke bagian umum dan 1 dokumen beserta CDR file format diserahkan ke staf bagian pendirian madrasah. 4. Petugas membuka file format yang dikirim oleh madrasah, terutama pada nama calon madrasah dan alamat kemudian juga memastikan pada sheet Cek Persyaratan semua terpenuhi (tiadk ada yang merah). Bila memenuhi petugas akan mengupload file format elektronik dan menyerahkan ke madrasah PM-05 Tanda Penerimaan Berkas Permohonan Pendirian Madrasah yang dibuat rangkap 3 yang ditandatangani oleh Petugas dan Pengantar dokumen (1 untuk calon madrasah, 1 untuk dok Kab/Kota dan 1 untuk dok Kanwil). 5. Calon madrasah dapat mengecek proses, kekurangan persyaratan ataupun posisi berkas melalui aplikasi online dengan alamat yang ada pada tanda terima berkas (url dan kodenya atapun menggunakan QRcode) 7
Untuk persyaratan detil dapat dilihat pada peraturan Juknis Pendirian Madrasah 1385 Tahun 2014, sedangkan secara cepat petugas harus memastikan dokumen yang dibawa oleh calon madrasah harus mengikuti urutan dan dokumen sebagai berikut : 4.2 Penerimaan Dokumen (oleh KanKemenag Kab/Kota) Langkap adalah sebagai berikut : 1. petugas pendirian madrasah menerima 1 berkas dokumen dan soft file format elektronik dari calon madrasah, dimana 1 berkas dokumen masuk di bagian umum untuk mendapatkan nomor surat masuk dapat diedit kemudian. Setelah itu pastikan urutan dan isi dari dokumen cetak /proposal sesuai dengan daftar persyaratan dan kelengkapan diatas. 2. Soft file format dokumen dibuka dahulu, dan langsung cek pada sheet Cek Persyaratan pastikan semua memenuhi syarat. Kemudian cek nama calon madrasah dan pastikan tidak memasukkan jenjang madrasah (MI, Madrasah Ibtidaiyah, MTs, MA dll) jadi hanya nama saja. Kemudian cek alamat calon madrasah dan yayasan, pastikan alamat hanya berisi nama jalan atau dusun tanpa nama desa/kecamatan/kab/kota/propinsi karena sudah ada di bagian bawah. 3. Kemudian buka dan masuk (login) aplikasi online, kemudian klik menu Madrasah Pendirian Pendirian Baru 3 8
4. Masukkan no surat masuk dari bagian umum apabila belum datang bisa diisikan dengan... kemudian nanti diedit setelah no surat datang. (Catatan edit hanya dapat dilakukkan bila tidak mengerjakan/menyelesaikan proses berikutnya.) 5. Masukkan nama pengirim dokumen tersebut, dan nama Petugas aplikasi dan NIP nya 6. Upload / Kirim soft file format elektronik melalui menu Choose File pada bagian formulir pendaftaran xls, (catatan untuk kemudahaan pastikan file yang diupload adalah xls bukan xlsx (format MS Excel 97 / 2003 karena format xlsx sering mengalami gagal upload). 7. Kemudian tekan tombol simpan 5 6 7 8. Kemudian akan muncul Dialog Konfirmasi Data, tampilan ini untuk konfirmasi sebelum cetak tanda terima dimana bisa melihat nama calon madrasah, alamat. 9. Terkadang ada kesalahan pengisian pada kecamatan dan desa/kelurahan maka akan muncul dropdown untuk memastikan nama kecamatan, desa/kelurahan. Jadi perlu dipilih yang sesuai/mendekati(nama desa/kelurahan dan kecamatan mengacu pada data BPS) 9. 10. Apabila telah dicek maka bisa dilanjutkan dengan memasukkan tanggal terima (bisa di ganti / mundur) dan dilanjutkan dengan tombol simpan 11. Setelah disimpan maka aplikasi akan membuat PM-05(tanda terima) dan juga file format pendaftaran elektronik, dan aplikasi akan membuka dialog Status Pendaftaran dialog ini memudahkan navigasi (membuka format, posisi proses dan langkah selanjutnya) Untuk membuka PM-05 klik menu PM-05 dan akan membuka form baru dan bisa langsung dicetak (dengan format pdf) 12. Untuk tanda terima cetak 3x (calon madrasah, kankemenag, kanwil) dan di tanda tangani. 9
Tanda sudah selesai Langkah Selanjutnya Mengulangi Langkah 11 4 Alamat untuk calon madrasah melihat satus proses pendiriannya 10
Trik untuk penomoran surat otomatis Bila penomoran surat menggunakan pola khusus dimana nomor surat naik otomatis dan juga berdasarkan tahun yang aktif, aplikasi ini memberikan fasilitas agar nomor surat dapat naik (+1) secara otomatis apabila satu proses pendaftaran madrasah dilakukan, sehingga tidak perlu lagi memasukkan patern no surat. Patern yang digunakan adalah #n# (n huruf kecil) untuk nomor otomatis (autoincrement 1) dan #Y# (Y huruf besar/kapital) untuk mendapatkan tahun sekarang. Nomor counter bisa diset sesuai keinginan dan akan naik otomatis 1 setelah form dieksekusi. Contoh : Apabila counter sekarang adalah 41 dan tahun akti f adalah 2016 maka patern kd.11.22/2/pp.004/#n#/#y# akan otomatis menjadi kd.11.22/2/pp.004/41/2016 sehingga untuk proses pendaftaran madrasah berikutnya dengan patern yang sama nomor akan menjadi kd.11.22/2/pp.004/42/2016 Patern no surat Ganti no autoincrement No yang akan disimpan ke database Trik membuka lagi proses yang telah ditutup (logoff) Setelah menyelesaikan proses penerimaan calon madrasah dan akan meneruskan proses selanjutnya dilain hari maka dapat dilakukan dari menu Madrasah Pendirian Usul Pendirian. Jadi proses pendirian tidak harus diproses semua dalam satu hari tapi bisa dilanjutkan sesuai kebutuhan 1 2 11
4.3 Verifikasi Dokumen (oleh KanKemenag Kab/Kota) Proposal atau dokumen pendirian yang diterima dari calon madrasah harus diverifikasi, dan proses verifikasi dilakukan oleh 3 orang yang ditunjuk oleh surat tugas 3 orang itu adalah : 1. Kasi Pendidikan Madrasah 2. Pengawas Madrasah 3. Staf Pendidikan Madrasah Persyaratan yang diperiksa sesuai dengan juknis pendirian 1385 ada dua yaitu persyaratan Administratif dan persyaratan teknis, sehingga dengan melihat dokumen yang dikirim tidak memenuhi maka verifikasi ke lapangan tidak diperlukan dahulu sampai terpenuhi oleh calon madrasah. Jadi aplikasi online ini hanya memberikan surat tugas dan mencatat hasil tim verifikasi dokumen sehingga apabila ada kekurangan bisa langsung dicatatkan dan dapat diketahui oleh calon madrasah untuk dilengkapi. 4.3.1 Pembuatan surat tugas verifikasi dokumen Langkah adalah sebagai berikut : 1. Klik pada panah merah verifikasi dokumen administratif 2. Memasukkan no surat tugas dan tanggal keluarnya surat tugas. 3. Mencatatkan 3 orang yang akan bertanggung jawab pada proses verifikasi dokumen. 4. Tanggal waktu pelaksanaan tim verifikasi bekerja 5. Nama Kepala kantor dan NIP nya 6. Mencetak surat tugas rangkap 2 (kankemenag, kanwil) 1 2 3 4 5 12
4.3.2 Hasil Verifikasi dokumen dalam bentuk berita acara Setelah tim melakukkan verifikasi dokumen maka selanjutnya adalah membuat berita acara verifikasi dokumen. Hasil verifikasi bisa jadi tidak memenuhi sehingga calon madrasah harus melengkapi dokumen atau syarat yang kurang. Langkah adalah sebagai berikut : 1. Mengisi no berita acara dan tanggal penerbitan berita acara tersebut. 2. Mengisian berita acara dengan mencontreng setiap item persyaratan dan bila diperlukan bisa ditambahkan catatan yang diperlukan. 3. Setelah sesuai dengan hasil verifikasi maka bisa diteruskan dengan menyimpan dengan menekan tombol simpan. 4. Bila ada syarat yang tidak terpenuhi maka akan muncul peringatan bahwa ada persyaratan yang tidak terpenuhi, sehingga calon madrasah harus melengkapi kekurangannya dan petugas bisa melakukkan verifikasi ulang dengan menekan tombol 5. Bila memenuhi bisa diteruskan dengan mencetak berita acara tersebut sebanyak 2 copy 1 2 2 3 4 13
5 4.4 Verifikasi Lapangan (oleh KanKemenag Kab/Kota) Verifikasi lapangan berfungsi untuk memastikan proposal dan dokumen yang di buat oleh calon madrasah sesuai dengan kondisi lapangan. Secara garis besar verifikasi lapangan dimulai dengan proses pembuatan surat tugas kepada 3 orang. Kemudian tim ini turun lokasi calon madrasah sambil dibekali dengan surat tugas dan instrumen verifikasi, setelah instrumen verifikasi telah selesai diisikan oleh tim maka petugas aplikasi pendirian online memasukkan cek list instrumen tersebut ke dalam aplikasi untuk dibuatkan berita acara verifikasi lapangan. Apabila telah memenuhi maka akan dicetak juga surat rekomendasi pendiriannya. 4.4.1 Pembuatan surat tugas verifikasi lapangan Urutan langkah membuat surat tugas yaitu : 1. Memasukkan no surat tugas dan tanggal keluarnya surat tugas. 2. Mencatatkan 3 orang yang akan bertanggung jawab pada proses verifikasi dokumen. 3. Tanggal waktu pelaksanaan tim verifikasi bekerja 4. Mencetak surat tugas beserta lampiran instrumen verifikasi lapangan rangkap 2 (untuk kankemenag dan kanwil) 1 2 3 14
4 4.4.2 Berita acara verifkasi lapangan Setelah tim kembali dari verifikasi lapangan maka instrumen yang telah diisi oleh tim dimasukkan untuk mencetak berita acara, apabila memenuhi persyaratan maka dapat dilanjutkan dengan membuat surat rekomendasi. Langah adalah sebagai berikut : 1. Mengisi nomor berita acara dan tanggal terbit berita acara tersebut 2. Memasukkan lama kunjungan, tanggal kunjungan dan kategori daerah (apakah terpencil atau biasa?) 3. Kemudian mencontreng sesuai dengan instrumen yang dihasilkan tim verifikasi, dan bila diperlukan dapat diberikan catatan tambahan. 4. Cetak berita acara sejumlah 2 copy 1 3 15
4 4.5 Pengiriman Dokumen ke Kanwil (oleh KanKemenag Kab/Kota) Setelah berita acara dibuat dan hasilnya direkomendasikan maka kemudian diterbitkan surat rekomendasi dan surat pengantar untuk diserahkan ke kanwil. Pengiriman dapat dilakukkan bersamaan dengan undangan rapat pertimbangan dari kanwil sehingga sekaligus membawa proposal tersebut. Untuk langkah membuat rekomendasi dan surat pengantar cukup dengan memasukkan no surat rekomendasi dan no surat pengantar. 16
Setelah tahap ini tugas kantor kemenag sudah selesai dan untuk langkah berikutnya tinggal menunggu undangan kanwil untuk rapat pertimbangan. Saat rapat pertimbangan proposal dari calon madrsah juga dilampiri dengan surat pengantar, rekomendasi pendirian, berita acara verifikasi dokumen dan berita acara verikasi lapangan. 4.6 Rapat pertimbangan (oleh Kanwil Kemenag) Rapat pertimbangan dilakukan di kanwil rapat ini dihadiri oleh : 1. Kabid Pendidikan Madrasah 2. Kasi kelembagaan 3. 2 kasi lain di lingkungan penmad 4. Mengundang kantor kab./kota yang bisa diwakili minimal 1 tim verifikasi lapangan Untuk propinsi dengan kabupaten banyak, rapat pertimbangan bisa dilakukan dalam beberapa gelombang. Karena pada tahap ini adalah tugas kanwil kemenag maka langkah selanjutnya petugas kanwil kemenag harus memasukkan login kanwil kemenag untuk menyelesaikan tugas selanjutnya Untuk membuat berita acara dan tanda terima dokumen dilakukan dengan langkah sebagai berikut : 1. Memasukkan no surat tanda terima proposal dari kantor kemenag dan diisi pula dengan tanggal terima dan nama yang membawa dokumen proposal. 2. Mencetak tanda terima untuk kankemenag yang membawa dokumen proposal tersebut 1 2 17
3. Apabila rapat pertimbangan menerima keputusan rapat maka langkah berikutnya adalah membuat berita acara rapat pertimbangan a. Memasukkan no surat berita acara rapat pertimbangan, tanggal pelaksanaan rapat dan jam selesai rapat b. Memasukkan peserta yang ikut dalam rapat pendirian pada madrasah tersebut c. Apabila diterima jangan lupa mengubah status dari status awal tidak direkomendasi menjadi Direkomendasikan 1 2 3 18
4. Membuat nota dinas ke kepala kantor wilayah dengan memasukkan no surat nota dinas 5. Membuat SK Pemberian izin pendirian a. Memasukkan tanggal SK dikeluarkan b. Memasukkan no SK c. Memasukkan no Piagam 6. Membuat Piagam pendirian madrasah dimana no NSM di ambil dari nomor NSM terakhir ditambah 1 1 2 3 19
20
5 Proses Penutupan Madrasah Alur secara cepat adalah sebagai berikut : Penutupan madrasah dapat dilakukan dengan mendapatkan surat usulan penutupan madrasah, surat ini harus discan dalam bentuk pdf (resolusi max 300 dpi), kemudian dari surat usulan ini Kantor kemenag atau kantor wilayah dapat memberikan surat rekomendasi penutupan. Selanjutnya kabid akan memimpin rapat pertimbangan penutupan dan apabila disetujui maka akan membuat nota ke kepala kantor wilayah untuk memuat SK pencabutan SK pendiriannya. 5.1 Surat Rekomendasi dari Kepala Kantor Kemenag / Kanwil Langkah secara aplikasi adalah sebagai berikut : 1. Memasukan NSM madrasah yang hendak ditutup, pastikan madrasah adalah madarasah yang hendak ditutup tersebut. 2. Memasukkan tanggal dan no surat rekomendasi penutupan 3. Memasukkan kelompok penutupan dan menulis sedikit catatan tentang penutupan madrasah tersebut. 4. Memasukkan No surat usulan, tgl usulan, siapa yang mengusulkan perihal dan mengupload scaning surat tersebut 1 2 3 4 Dari sini tugas kemenag kabupaten telah selesai dan kemudian mengirimkan surat rekomendasi beserta lampiran surat referensi usulan penutupan. 21
5.2 Rapat pertimbangan penutupan madrasah (oleh kanwil) Rapat dipimpin oleh Kabid Pendidikan Madrasah dan diikuti oleh kasi dilingkungan penmad kanwil kemenag. Kemudian akan diterbitkan surat berita acara rapat pertimbangan penutupan madrasah Langkah yaitu : 1. Memasukkan no surat beriat acara rapat beserta tanggal dan jam selesai rapat 2. Memasukkan peserta rapat pertimabangan penututupan 3. Menuliskan hasil ditutup atau tidak dan memberikan catatan rapat. 4. Mencetak berita acara rapat pertimbangan 22
5.3 Nota Dinas dan SK Penutupan (oleh kanwil) Apabila hasil rapat disetujui untuk ditutup maka kabid penmad akan mengajukan nota dinas penutupan madrasah dan SK Pencabutan Izin. Langkah adalah sebagai berikut : 1. Memasukkan no nota dinas dan tanggalnya 2. Mengupdate sifat atau berkas jika diperlukan 3. Mencetak 23
Untuk mencetak SK Pencabutan Izin Operasional Madrasah dilakukkan dengan langkah berikut : 1. Memasukkan no SK dan tanggal terbitnya SK 2. Memasukkan nama kepala kantor wilayah 3. Mencetak SK 4. Mengesekusi data agar ditandai ditutup. 24